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Manual 5S Resumo

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GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S

? SUMÁRIO ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 03 O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04 SENSO DE SELEÇÃO ....................................................................................................... 05 SENSO DE ORDENAÇÃO .................................................................................................. 06 SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10 SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11 SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12 VOCÊ PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13 CONCLUSÃO ..................................................................................................................... 14 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15

Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 ? INTRODUÇÃO
Este Guia Prático do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execução do Programa de Gestão Pela Qualidade Total do 2º CTA. ? Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de melhorar as condições de trabalho e criar o “ Ambiente da Qualidade”. Após muita reflexão sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vários especialistas têm concluído que, antes de mais nada, é preciso uma ampla faxina no sentido físico e mental.

? ONDE ENCONTRAR ?
? ? ? ? Arquivos na Intranet : pasta Escritório da Qualidade Total Correio eletrônico: Será enviada uma cópia deste manual para todas os facilitadores e multiplicadores. Impresso: no Escritório da Qualidade Total. Área de descarte: Todas as Divisões deverão deixar o material inservível no Sec Mat / Almox.

? QUEM SOMOS?

? COMISSÃO DE DIREÇÃO GERAL (CDG):
FUNÇÃO Coordenador Presidente Executivo Gerente do projeto Gerente Executivo do progeto Ch do 2º CTA Sb Ch do 2º CTA Ch Div Adm Ch Eqt PARTICIPANTE

MISSÃO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gestão Total pela Qualidade no 2º CTA .

? COMISSÃO EXECUTIVA (CE)
FUNÇÃO FACILITADOR PARTICIPANTE Chefes de Divisão O QUE FAZ Facilita e dá meios para os multiplicadores e colaboradores trabalharem em prol da qualidade total Adquire conhecimentos e repassa aos companheiros de Seção, incentivando-os à prática. Colaboram para a manutenção e desenvolvimento da qualidade total

MULTIPLICADOR

Chefes de Seções e Setores

COLABORADORES

Todos

FL - 2

Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

O PROGRAMA “5S”
O 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total. JAPÃO SEIRI BRASIL SENSO DE SELEÇÃO DEFINIÇÃO - Selecionar os documentos, materiais, equipamentos necessários dos desnecessários, visando a utilização racional. - Efetuar a arrumação dos objetos, materiais e informações úteis, de maneira funcional, possibilitando acesso rápido e fácil. - Limpar é eliminar a sujeira inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas. - Eliminar fatores que possam atuar negativamente sobre os indivíduos no ambiente de trabalho. - Conscientizar as pessoas da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos 4S anteriores

SEITON

SENSO DE ORDENAÇÃO

SEISO SEIKETSU SHITSUKE

SENSO DE LIMPEZA SENSO DE BEM-ESTAR SENSO DE DISCIPLINA

?

“OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S”
I. II. III. IV. V. VI. Ficarei com o estritamente necessário. Definirei um lugar para cada coisa. Manterei cada coisa no seu lugar. Manterei tudo limpo e em condições de uso. Combaterei as causas de sujeira. Identificarei toda situação de risco.

VII. Trabalharei com segurança. VIII. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo. IX. X. Procurarei formas de melhorar meu trabalho. Honrarei todos os compromissos.

FL - 3

Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

SENSO DE SELEÇÃO
“Tenha SÓ o necessário, na quantidade certa”. ? O QUE FAZER:

? Separar o útil do inútil, fazendo a pergunta quando eu uso ?
? ? ? ? ? Toda hora; Todo dia; Periodicamente; Eventualmente; Não é utilizado - descartar.

?

Como posso DESCARTAR ? ? ? Trocando Vendendo ? ? Recuperando Recolhendo ao Almoxarifado ? ? Colocando no lixo Etc.

? IMPORTANTE:
? ? ? Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máquinas, móveis, papeis desatualizados e sem utilização; Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Seção. Não esqueça de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.

? BENEFÍCIOS:
? ? ? ? Utilização mais racional do espaço; Eliminação do excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada; Eliminação do tempo de procura de documentos e materiais; Facilidade de controle da carga.

? DICAS:
? ? Inicie pela sua mesa e/ou armário; Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princípio, reduzir, jogando o máximo possível fora. Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catálogos. Livre-se de toda 2ª, 3ª ou 4ª cópia de itens e de qualquer informação que tenha uso. Esqueça o que não é válido. Use o computador, imprima o mínimo necessário, remeta seu Doc pela INTRANET, através do OUTLOOK EXPRESS ou pelo PROTWEB.

? MODELO: FL - 5

Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso (ver anexo na pasta Seleção).

SENSO DE ORDENAÇÃO
“Use o bom senso”. ? CAMPANHA: “UM É MELHOR”
A campanha do “um é melhor” é um meio de dinamizar as operações e facilitar o gerenciamento. Basicamente, é uma forma de evitar a redundância, na medida em que afasta o não-essencial e reforça a essência, por exemplo: ? ? ? ? ? ? ? ?

Localização única (manter cada arquivo em um único local); Processamento de um dia (evita acúmulo de Serviço); Projetos com um arquivo (consolidação de arquivos); Reuniões de uma hora (limitar reuniões a uma hora); Documentos de uma página; Telefonemas de um minuto; Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o número de ferramentas a, no máximo, uma por pessoa); Arquivamento de uma cópia (manter apenas o documento original e não fazer várias cópias).

? COMO FAZER:

?

Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso: MATERIAL Necessário e de uso freqüente Necessário e de uso esporádico Necessário, recuperação porém precisa ? ? de ? PROVIDÊNCIAS Mantê-lo o mais próximo possível do usuário. Mantê-lo em instalações centrais que permitam uma otimização do uso. Recuperá-lo em função do custo/benefício e da disponibilidade financeira. Fornecê-lo para interessados ou transferindo a carga Adaptá-lo ou aliená-lo Expor o material durante um período definido para possíveis interessados; Descartá-lo.

Desnecessário, porém útil para outras ? pessoas ou seções Desnecessário, porém útil para outros ? fins Desnecessário e inútil ? ?

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

MATERIAL Manuais de instrução, legislações e ? documentos Materiais extras de expediente Provérbios ou citações ? ?

PROVIDÊNCIAS Crie um arquivo para todos os tipos de documentos e agrupe por assunto. Colocá-los em armário ou de volta no almoxarifado. No máximo dois por mural. Jogue fora outros ou coloque no arquivo pessoal (cuidado com a bagunça visual). Pesos de papéis, relógios, etc. Guarde no armário e reveze quando novos chegarem.

Materiais promocionais

?

? CÓDIGO DE CORES:
Serve para padronizar e facilitar a identificação das carteiras de trabalho das Seções/Escalões e demais controles das mesmas.

01. IDENTIFICAÇÃO EXTERNA DAS DIVISÕES/SEÇÕES (previamente determinada): Para identificar a porta externa das Seções e Escalões, utilizar o código de cores abaixo: COR NOME DA COR Verde escuro Marrom Azul Vermelho Especificações (modelo nos anexos da pasta Ordenação): ? ? ? ? ? Fonte: arial (azul) Cor de fundo: branca Cor da tarja: código de cores acima Posição na porta: abaixo do símbolo do 2º CTA. Modelo: DIVISÃO Chefe e Subchefe Div Op Div Tec Sec Infor

DIVISÃO ADMINISTRATIVA

EQT - ESCRITÓRIO DA QUALIDADE TOTAL

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02. IDENTIFICAÇÃO INTERNA DA SEÇÃO/SETOR Cada carteira deve ter a sua cor e identificação dos arquivos, pastas e armários de acordo com a atividade que exerce.

? IMPORTANTE:
Todas as identificações deverão seguir ao padrão descrito nos modelos constantes dos anexos para identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc: ? ? ? Fonte: arial Cor da fonte e borda: código de cores (determinado pelos integrantes da Seção) Cor de fundo: branco ? ? Maneira mais efetiva de se etiquetar uma pasta;
ARQUIVOS

?

Maneira menos efetiva de se etiquetar uma pasta, a não ser que a pasta seja arquivada deitada

Utilize o código de cores na fonte ou da maneira que identifique melhor o responsável pelo arquivo.

? OBSERVAÇÕES:
? ? ? De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimensões quando o nome for grande ou vários itens forem citados; Evite a discriminação “diversos”, escreva de forma clara e concisa; Utilize sempre o bom senso.

? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO:
? ? Procure colocar a identificação de forma visível utilizando as cores de acordo com o anexo; Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seção saibam: pode ser atrás da porta ou num mural visível, evite colar nas paredes.

? ONDE ME ENCONTRO:
? ? Faça de acordo com as necessidades de sua Divisão/Seção, identificando os locais mais visitados (modelo na pasta Ordenação); Quadro “Onde me Encontro” não foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de Seção terão menos trabalho em encontrá-lo numa emergência, se este for usado corretamente.

? ESCANINHO DA QUALIDADE:
Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislação correspondente (ver anexo na pasta Ordenação).

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? LISTA DE VERIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA:
Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seção, evitando a ocorrência de erros (ver anexo na pasta Ordenação).

? IDENTIFICAÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES
? ? ? Escreva suas atribuições de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seção, identifiquem de forma rápida e fácil a carteira que precisa consultar; Coloque-a em cima da mesa de forma visível (anexo pasta Ordenação); O material para a moldura das atribuições pode ser, por exemplo, de acrílico ou improvisado com papelão (o escritório da Qualidade Total terá um “laboratório” onde estarão expostos alguns modelos).

? DICAS:

? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS:
1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos; 2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferência a última); 3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfície de sua mesa para processamento imediato; 4. Leve suas “tralhas” em excesso para casa; 5. Apenas itens de uso freqüente devem ficar próximos a sua carteira de trabalho.

? PARA ORGANIZAR SUA MESA:
? A freqüência de uso é a chave para a localização, pense em sua mesa inteira como “espaço principal”. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa usá-los com freqüência. Comece pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta; ? O objetivo não é uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, é a capacidade de encontrar coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade; ? Se tiver uma caixa de saída, limpe-a pelo menos uma vez ao dia;

RELEMBRANDO... 1. Limpe sua mesa no final de cada dia; 2. Seja seletivo sobre o que manter; 3. Jogue coisas fora, 4. Arquive rapidamente.

? SEJA ORGANIZADO(A):
? “Ser desorganizado é como girar em uma roda gigante. Há a sensação de movimento mas, quando o divertimento acaba, se está no mesmo local em que se estava quando ele começou.” (Odete

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
Pollar) ? ? “A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer pareça maior do que realmente é.” (Odette Pollar) Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda à parte. A maneira de lembrar é anotando, mas de forma organizada. Então, ao guardar coisas, faça uma anotação, conforme quadro abaixo:

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

ONDE Agenda Lista de coisas a fazer Lista de projetos

PROVIDÊNCIAS Anote tudo e tenha apenas uma Priorize ações e tenha apenas uma com no máximo 15 itens Separar atividades diárias de projetos de longo prazo

? BENEFÍCIOS DE SER ORGANIZADO(A):
? ? ? ? ? Maior controle sobre minha mesa; Outros podem encontrar informações quando eu estiver fora; Liberdade do caos; Ser um bom exemplo; Ter mais tempo.

? FRASES DE EFEITO:
? ? Servem de estímulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seção e serem trocadas, por exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenação, tem alguns modelos de frases. “Use a criatividade!”.

SENSO DE LIMPEZA
“Mais importante que limpar é não sujar”

? COMO FAZER ?
EM TRÊS ETAPAS Limpeza macro Limpeza local Limpeza micro ? ? ? Limpeza do ambiente Tratar dos locais de trabalhos e os específicos Nos objetos e ferramentas específicos, identificar e corrigir as causas

? IMPORTANTE
? ? ? ? Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO; Material de limpeza deve sempre estar disponível a todos; Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo; Combata as “FONTES DE SUJEIRA”.

? DICAS
? ? ? Defina responsáveis para as áreas comuns; Meio limpo não existe; Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armários de metal passe polidor de carro e cera “karnu”.

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? “SEJA UM HERÓI TODOS OS DIAS”
? Como???? ? ? Não jogue coisas no chão – o lugar do lixo é no lixo; Conserve limpos mesas, gavetas, armários, Antes de guardar, limpe o material usado.

? BENEFÍCIOS:
? ? ? ? ? ? Bem estar quanto à saúde física e mental; Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho; Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil; Eliminação das causas de sujeira; Eliminação de desperdícios; Ambiente mais agradável e sadio.

? MODELOS:
? Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que podem ser usados pela Seção ou com base neles serem criados outros; ? importante é que a forma de controle seja prática e sempre utilizada.

SENSO DE BEM-ESTAR
“Quem não cuida de si mesmo não pode fazer serviços de qualidade”

? COMO FAZER ?
? ? ? ? Mantenha os três primeiros sensos: Seleção, Ordenação e Limpeza; Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos; Educação alimentar; Estimule confiança, amizade e solidariedade.

? DICAS IMPORTANTES
? ? ? Fale com as pessoas e não das pessoas; Faça o seu descarte mental; Tenha algumas plantas na sua Seção tornando o seu ambiente de trabalho mais agradável.

? BENEFÍCIOS
? ? Higiene mental; Qualidade de vida no trabalho.

“TENHA ORGULHO DO QUE FAZ”

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 “VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAÇÃO É IMPORTANTE NO PROCESSO” ? MOTIVAÇÃO

? O QUE É????
? ? ? ? Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós. Estar motivado é um exercício diário. É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos conhecer melhor... É sair em busca do que nos impulsiona.

“O SER HUMANO SÓ CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL”.

? COMO FAZER ?
? ? Estabeleça desafios; Supere-se.

? DICA
Mamangava (na conclusão).

SENSO DE DISCIPLINA CONSCIENTE
“O sucesso é conseqüência do nosso comprometimento”

? COMO FAZER ?
? ? ? ? Treinamento, repetição, insistência, persistência; Critica construtiva; Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos; COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consigo mesmo.

? DICAS IMPORTANTES
? ? ? ? ? Tornar um hábito; Elogiar sempre; Acompanhar o processo criticando se necessário; Mudar a maneira de falar e “encarar” a vida, isto é, agir proativamente. Ex: ao invés de dizer: A qualidade não vai dar certa. Diga: Vamos tentar, nós temos condições de alcançar a qualidade; Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seção / cumprimentar / seu nome. Por exemplo: 1ª Seção, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? BENEFÍCIOS
? ? ? ? Redução das necessidades de controles; Consolidação do trabalho em equipe; Desenvolvimento pessoal; Conscientização das responsabilidades de cada um.

? MODELOS
? ? Coloque no mural o nome dos superiores hierárquicos de sua organização (de forma visível para consultar quando necessário - anexo pasta Ordenação); Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenação).

“SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS”

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

VOCÊ PRATICA O 5S ?
? Leia, reflita e responda: com que freqüência pratica? Use os seguintes critérios:
? ? ? ? QUASE NUNCA ÀS VEZES QUASE SEMPRE SEMPRE (1) (2) (3) (4)

? Confira os resultados no final

01 – Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de priorização 02 – Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado 03 – Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar 04 – Anoto todas boas idéias que tenho 05 – Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho 06 – Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e mental 07 – Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço 08 – Gosto de trabalhar em equipe 09 – Sou bom ouvinte 10 – Mantenho minha mesa limpa e organizada 11 – Sou capaz de perdoar um erro 12 – Critico em particular e elogio publicamente 13 – Coloco-me no lugar do outro 14 – Sou, enfim, um criador de qualidade de vida TOTAL

( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( (

) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) )

? AVALIAÇÃO
? ? ? ? Acima de 50 pontos: Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história. Entre 40 e 50 pontos: Você está no caminho certo, mas pode melhorar. Entre 30 e 40 pontos: Você precisa se esforçar um pouco mais. Abaixo de 30 pontos: Você precisa de um 5S radical.

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? CONCLUSÃO

“Somente quando os integrantes se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S”.

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MAMANGAVA

“Foi estabelecido cientificamente que a mamangava não pode voar. Sua cabeça é grande demais e suas asas pequenas demais para sustentar o corpo. Segundo as leis da aerodinâmica, simplesmente não pode voar. Mas ninguém disse isso à mamangava. E assim, ela voa...

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003 ? BIBLIOGRAFIA
BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record, 1993.

CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano Ottoni, 1994.

ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Tradução Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.

OSADA, Takashi. Housekeeping, 5S´s: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. São Paulo, SP: Instituto IMAN, 1992.

Por Dentro dos 5S. 4o RCC.

Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998

Programa 5S. Estado-Maior do Exército, 1996.

Programa 5S. Hospital Geral de Porto Alegre, 1998.

Programa 5S. Policlínica Militar de Porto Alegre, 1998

RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantação Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da Qualidade, 1994.

SILVA, João Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3ª Ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano Ottoni, 1994.

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