Analiza SWOT n Project Management

4722 afisari

Luiza Sandu 05 Octombrie 2012

SWOT este un acronim pentru Strengths (puncte tari), Weaknesses (puncte slabe), Opportunities (oportuniti) i Threats (ameninri). Reprezint nu numai o metod folosit n controlul planificrii i riscului, ci i o modalitate de a scoate n eviden zone ale proiectului care pot fi maximizate n beneficiul ntregului proiect sau zone specifice de unde se pot obine avantaje competiionale. Acest tip de analiz este utilizat att pentru a evalua anumite activiti din cadrul proiectului, optimizndu le potenialul, ct i riscurile, pentru a decide care este cea mai potrivit modalitate de minimizare a acelor riscuri. Analiza SWOT se realizeaz, n general, n prima faz a proiectului, astfel nct elementele de analiz pot alctui baza planului de proiect i pot fi folosite ulterior n cadrul proiectului, dac acesta ntmpin dificulti n ceea ce privete planificarea, livrabilele sau bugetul alocat i trebuie readus pe linia de plutire. De exemplu, dac o anumit activitate cheie din cadrul proiectului necesit utilizarea unui software nou, o analiz SWOT poate fi folosit pentru a evalua riscurile i oportunitile achiziionrii software-ului i instruirii personalului, pentru a ajuta la planificarea resurselor. Realizarea unei analize SWOT O sesiune de analiz SWOT trebuie ntotdeauna s aib un obiectiv clar i este responsabilitatea managerului de proiect s comunice acel obiectiv ctre cei prezeni la sesiunea de analiz. n general, o astfel de sesiune trebuie s includ toate prile interesate, n msura n care acest lucru este posibil, i principalii membri ai echipei de proiect. Dac analiza are loc la nceputul unui proiect, cel mai probabil obiectivul va consta n identificarea tuturor activitilor necesare i riscurilor poteniale, astfel nct s poat fi conceput un plan de rezerv. Cu toate acestea, dac o astfel de analiz are loc n cadrul unui proiect aflat n plin desfurare, obiectivul trasat poate consta n reevaluarea bugetului sau a planificrii.

Pentru c obiectivele unei analize SWOT pot varia, la fel se ntmpl i cu ntrebrile utilizate pentru a obine infomaiile necesare. Din acest motiv, nu exist un set standard de ntrebri predefinite pe care s le putem folosi n orice situaie, ns fiecare sesiune trebuie s conin o list de ntrebri, formulate nainte de sesiunea propriu-zis, pentru a v asigura c participanii nu-i pierd interesul. Din nou, acest lucru intr n responsabilitatea managerului de proiect. n funcie de gradul de urgen cu care trebuie finalizat analiza i demarat etapa de planificare a proiectului, poate fi necesar trimiterea ntrebrilor n avans, pentru a oferi participanilor ocazia de a aduna informaii relevante n prealabil. ntrebri tipice pentru fiecare segment din analiza SWOT: Puncte tari - Deinei abilitile necesare n cadrul propriei companii? - I-a fost alocat proiectului un buget? - Care sunt beneficiile finalizrii proiectului? - Va necesita proiectul tehnologie sau echipament noi? - Ce experien deine echipa de proiect din proiecte similare? Puncte slabe - Este disponibil o estimare solid a costurilor? - A alocat compania un buget suficient pentru a acoperi anumite cheltuieli neprevzute? - Care sunt dezavantajele proiectului? - E nevoie ca anumite pri din proiect s fie externalizate? - Este realist planificarea propus? Oportuniti - Poate fi implementat un proiect local la nivel naional sau internaional? - Care sunt punctele slabe ale competitorilor, dac acestea exist? - Care sunt tendinele actuale din industria n care activai? - Exist dezvoltri tehnologice noi sau n curs de apariie? Ameninri

- Exist deja pe pia o competiie bine nchegat? - E dificil nlocuirea personalului cu experien? - A fost noua tehnologie testat corespunztor? - Ar putea situaia economic naional sau mondial s afecteze proiectul? Lista ntrebrilor folosite ntr-o analiz SWOT poate fi, evident, mult mai lung dect cea de mai sus, care reprezint baza, ns folosirea acesteia n propriul proiect va reprezenta cu siguran un bun punct de plecare. Realizarea unei analize SWOT temeinice la nceputul sau n oricare alt etap a unui proiect v poate oferi informaii detaliate care s v ajute n procesele de planificare i luare a deciziilor din cadrul unui proiect.