SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAPAPSI KABUPATEN BANDUNG

La Ode Saktika A. Luthfi, Mubassiran, Sari Armiati, Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia Bandung, Jl. Sari Asih 54 Bandung 40151, Indonesia Tel. +62-22-200-9570 lsaluthfi@yahoo.co.id , mubassiran@poltekpos.ac.id, armiati@gmail.com Abstrak - Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) memiliki tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang pengelolaan dan pelayanan perpustakaan, kearsipan dan pengembangan sistem informasi yang meliputi perpustakaan, kearsipan, pengelolaan dan pengembangan informasi, pemberdayaan informasi serta melaksanakan ketatausahaan badan. Penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja sehingga memperlambat alur informasi. Oleh karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk mengelola surat masuk dan keluar agar data surat dapat tersusun dengan baik dan rapi dan penyebaran perintah disposisi secara komputerisasi sehingga dapat bermanfaat bagi instansi.

Metodologi penelitian yang digunakan adalah metodologi waterfall. Tahapan awal dimulai dengan analisis menggunakan Flowmap sebagai pendeskripsian proses yang sedang berjalan yaitu prosedur surat masuk dan proses surat keluar. Perancangan sistem informasi ini menggunakan UML (Unified Modelling Language) sebagai bahasa pemodelan sistem yang akan dibangun, Class Diagram sebagai model data yang terdiri dari entitas dan hubungan (relation) antaraobjek-objek.Sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dan basis data menggunakan Microsoft SQL Server. Sistem Informasi ini telah diuji dengan menggunakan teknik Black Box. Strategi pengujian yang digunakan dalam Sistem yaitu dengan menggunakan pengujian unit. Pengujian dilakukan terhadap 40 unit. Berdasarkan hasil implementasi yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat melakukan penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang secara komputerisasi. Kata Kunci : Bapapsi, Sistem Informasi, Surat Keluar,Surat Masuk, Disposisi, UML, VB.Net, Sql Server, BlackBox. dalam pengolahan surat masuk, surat keluar dan disposisi surat masuk di BAPAPSI. Selain itu penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja sehingga memperlambat alur informasi. Oleh karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk mengelola surat masuk dan keluar agar data surat dapat tersusun dengan baik dan rapi dan penyebaran perintah disposisi secara komputerisasi sehingga dapat bermanfaat bagi instansi. Melihat permasalahan tersebut maka dibangunlah Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI Kab. Bandung.

I.PENDAHULUAN Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) merupakan badan yang bekerja dalam bidang pengolahan data yang ada dan digunakan oleh semua badan yang ada di Pemerintahan Kabupaten Bandung. BAPAPSI memiliki 4 bidang yakni, bidang perpustakaan, kearsipan,pengelolaan dan pengembangan informasi dan pemberdayaan informasi Berdasarkan tugas pokok dari BAPAPSI itu sendiri maka dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan arsip yang baik dan terorganisir dengan rapi. Tapi pada penerapannya sistem informasi pengelolaan arsip yang ada di BAPAPSI belum berjalan sebagaimana mestinya. Terdapat beberapa sistem informasi yang harusnya sudah terkomputerisasi namun masih menggunakan cara manual. Salah satunya adalah

Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah ini adalah sebagai berikut : 2. 1. Merancang sistem informasi yang dapat mempermudah sekretaris, kepala bidang dan kepala dinas dalam penyebaran perintah disposisi. 2. Merancang sistem informasi yang dapat menampilkan grafik laporan surat masuk, surat keluar dan disposisi di BAPAPSI Adapun yang menjadi batasan masalah dalam pembangunan SistemInformasiPengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi ini akan dibangun bersifat objek oriented dan mengunakan bahasa pemrograman VB.Net. 2. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bapapsi dapt menangani hal-hal sebagai berikut : - Pengelolaan data surat masuk - Pengelolaan data surat keluar - Pengelolaan data disposisi - Pengelolaan data master seperti data user, data bidang - Pengelolaan Laporan II.METODOLOGI PENELITIAN Metode yang dijalankan dalam Pembangunan Sistem Informasi ini adalah model air terjun (waterfall). Kegiatan pengembangan dasar seperti yang digambarkan pada gambar 1 berikut:
Analisis

3.

4.

5.

tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. . Perancangan, tahapan dimana dilakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan sistem. Implementasi, penulisan kode program atau coding merupakan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh programmer yang akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan ini lah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Integrasi dan Pengujian, tahapan akhir dimana sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna.. Operasi dan pemeliharaan, perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.

III. TEMUAN PENELITIAN Business User pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar antara lain adalah: 1. Admin Mengelola data user, data bidang, data surat masuk, data surat keluar dan data laporan. 2. Sekretaris Mengelola data surat masuk, data surat keluar dan data laporan 3. Kepala Dinas Mengelola data disposisi, data surat masuk, data surat keluar dan data laporan. 4. Kepala Bidang Mengelola data surat masuk, surat keluar dan data laporan

Perancangan

implementasi

Integrasi dan Pengujian

Operasi dan Pemeliharaan

Gambar 1 MetodeWaterfall [3] Tahapan tahapan dalam metodologi waterfall: 1. Analisis, langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara atau studi literatur. Sistem analis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dariuser sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan

Business Proses pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar digambarkan dengan flowmap. Flowmap Surat Masuk digambarkan pada Gambar 2
Flowmap Surat Masuk
Instansi lain Sekretaris BAPAPSI Kepala BAPAPSI Kepala Bidang

Mulai

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar yang dibangun memiliki 7 proses sesuai dengan urutannya yaitu: 1. Proses Login 2. Proses Kelola User 3. Proses Kelola Bidang 4. Proses Kelola Surat Masuk 5. Proses Kelola Surat Keluar 6. Proses Kelola Disposisi 7. Proses Kelola Laporan Gambar 3 Berikut adalah Class Diagram dari sistem yang dibangun:

Surat Masuk

Surat Masuk

Melakukan pencatatan data surat masuk

Surat Masuk Kartu Kendali Surat Masuk

Surat Masuk

User
Apakah akan memberikan disposisi ?

A1
Ya Surat Masuk Kartu disposisi Memberikan disposisi

-id_user: varchar2 -username: varchar2 -password: varchar2 ~hak_akses: varchar2 +addUser(): varchar2 +editUser(): varchar2 +deleteUser(): varchar2 +cariUser(): varchar2 +viewUser(): varchar2 1 1..* Surat Masuk
Surat Masuk

Tidak Surat Masuk End Kartu disposisi Melaksanakan perintah disposisi

1..* Surat Keluar -id_surat_keluar: int -no_surat_keluar: varchar2 -kode_surat_keluar: varchar2 -kode_pengolah: varchar2 -tujuan: varchar2 -tanggal_surat: date -perihal: varchar2 -ringkasan: varchar2 -pengolah: varchar2 +addSuratKeluar(): varchar2 +editSuratKeluar(): varchar2 +deleteSuratKeluar(): varchar2 +cariSuratKeluar(): varchar2 +getSuratMasuk(): varchar2 +viewSuratKeluar(): varchar2 +getUser(): varchar2 +getBidang(): varchar2 1..*

Surat Masuk
A2

Kartu disposisi

A3 3

-id_surat_masuk: int -no_surat_masuk: varchar2 -kode_surat_masuk: varchar2 -kode_instansi: varchar2 -asal_surat: varchar2 -tanggal_surat: date -perihal: varchar2 -isi: varchar2 -pengolah: varchar2 -tanggal_terima: date -catatan: varchar2 +addSuratMasuk(): varchar2 +editSuratMasuk(): varchar2 +deleteSuratMasuk(): varchar2 +cariSuratMasuk(): varchar2 +getUser(): varchar2 +viewSuratMasuk(): varchar2 1 1..* Disposisi -id_disposisi: int -no_surat_masuk: varchar2 -asal: varchar2 -tanggal_surat: date -perihal: varchar2 -instruksi: varchar2 -tujuan: varchar2 -tgl_diteruskan: date +addDisposisi(): varchar2 +editDisposisi(): varchar2 +deleteDisposisi(): varchar2 +cariDisposisi(): varchar2 +getSuratMasuk(): varchar2 +getBidang(): varchar2 +viewDisposisi(): varchar2

0..1

Gambar 2 Flowmap Surat Masuk IV.HASIL PENELITIAN Perancangan yang digunakan untuk membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ini yaitu dengan menggunakan Use Case dan Class Diagram. Use Case dari system yang dibangun terlihat pada gambar 2 berikut:

1 Bidang -id_bidang: varchar2 -nama_bidang: varchar2 1..* 1 +addBidang(): varchar2 +editBidang(): varchar2 +deleteBidang(): varchar2 +cariBidang(): varchar2

Gambar 4 Class Diagram Gambar 4 di atas menggambarkan hubungan dari antar table yang terdapat di Class Diagram yaitu : 1. Tabel User 2. Tabel Bidang 3. Tabel Surat Masuk 4. Tabel Surat Keluar 5. Tabel Disposisi

Gambar 3 Use Case 3

Gambar berikut adalah tampilan awal dari sistem yang dibangun:

Gambar 8 Kelola Disposisi Gambar 5 Tampilan Halaman Awal

V. KESIMPULAN Setelah dibangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI telah mencapai sasaran kebutuhan fungsional, diperoleh beberapa kesimpulan antara lain : 1. Telah dihasilkan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dapat melakukan penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang secara komputerisasi. 2. Telah dihasilkan system informasi yang dapat mengelompokan surat masuk, surat keluar dan disposisi berdasarkan indeks sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian 3. Telah dihasilkan sistem informasi yang dapat menyimpan arsip surat masuk, surat keluar dan disposisi secara digital. .

Gambar 6 Kelola User

Gambar 7 Kelola Surat Masuk

DAFTAR PUSTAKA 4

[1] Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: PenerbitAndi. [2] Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings.Jr. (1981), Fundamentals of Systems Analysis edisikedua, John Willey & Sons, New York [3] Jogiyanto. HM. (1999), Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi BisnisJilid 2, Informatika: Bandung: EdisibahasaIndonesia. [4] Jogiyanto, H.M. (2004), Analisis dan Desain Sistem Informasi. Bandung :penerbit Informatika.