Cdigo: SI-G-01-F-01

ACTA ANEXO 1

Version: 03 Fecha: 19 10 !011

Bogot, D.C, da 15 mes Noviembre de 2012 11:30 a 14:30 horas

Ministerio del Interior

Lugar: ede !a "ira!da

Repblica de Colombia

ASISTENTES
No

1 2 3 4 5 5 7 : < 10

N#$B%& "ustavo &*ri+ue "ar,a Bate '*dr-s $auri,io .im-*e/ (ava C!audia (atri,ia Da/ &dgar $auri,io "ra,ia Da/ Li!ia*a "ar,a Li/ara/o '!e6a*dra (e/ #sorio $ara 8er**de/ 9!vare/ $ara .ime*a ',osta $ara )eresa (ardo Cama,ho '*dr-s 3v* Buriti,a

C'%"# e,retario "e*era! .e0e #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1* (ro0esio*a! &s2e,ia!i/ado .e0e #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a .e0e #0i,i*a 'sesora .urdi,a ubdire,tora de "esti1* Co*tra,tua! ubdire,tora de 3*0raestru,tura ubdire,tora de "esti1* ;uma*a ubdire,tora 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera Dire,tor de 'su*tos Legis!ativos Co*tratista ubdire,tor de eguridad = Co*vive*,ia 'sesor >i,emi*istro 2ara !a (arti,i2a,i1* e 3gua!dad de Dere,hos Dire,tora 2ara !a (arti,i2a,i1* Ciudada*a = !a ',,i1* Comu*a! Co*tratista Dire,tor de 'su*tos 3*dge*as %om = $i*oras Dire,tora de Dere,hos ;uma*os Dire,tor de Co*su!ta (revia INVITA"OS

%&(%& &N)'

.e0e de !a #0i,i*a de Co*tro! 3*ter*o

11 $artha Cordero 12 '!o*so ;urtado "1me/ 13 8e!i2e Botero &s,obar 14 Lu,a Bastidas ?bate

Dire,tora de "obier*o = "esti1* )erritoria! >i,emi*istro 2ara !a (arti,i2a,i1* e 3gua!dad de Dere,hos Dire,tor de 'su*tos 2ara Comu*idades Negras, '0ro,o!ombia*as = (a!e*+ueras

15 Lu/ $ari*a $e*a

15 (edro a*tiago (osada 17 $ara (au!i*a %iveros Due@as 1: %a0ae! '*to*io )orres $arti*

.a,i*to $o*tero Lora

#0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1*

Coordi*ador "ru2o de $e6oramie*to Co*ti*uo

(gi*a 1 de 15

Li/beth ?r/o!a &strada .ho*ata* #bregoso

#0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1* #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1*

'*dr-s $auri,io (a,he,o (arra #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1* A#SENTES Dire,tor de 'su*tos 2ara Comu*idades Boris 8e!i2e Aa2ata %omero Negras, '0ro,o!ombia*as = (a!e*+ueras a*dra (atri,ia Devia Dire,,i1* "obier*o B gesti1* territoria! "!oria 3*-s $u@o/ (arada .e0e #0i,i*a Co*tro! 3*ter*o >i,emi*istro 2ara !a (arti,i2a,i1* e '*ba! 8er**de/ de oto 3gua!dad de Dere,hos .ua* Cami!o %estre2o "1me/ >i,emi*istro de %e!a,io*es (o!ti,as

"ru2o de $e6oramie*to Co*ti*uo "ru2o de $e6oramie*to Co*ti*uo "ru2o de $e6oramie*to Co*ti*uo $#STIFICA"O 3 3 3 3 3

1 2 3 4 5

O%"EN "E& "IA 1. 3m2orta*,ia de !a %evisi1* (or !a Dire,,i1* 2. (o!ti,a de ,a!idad = estado de !os ob6etivos de ,a!idad. 3. %esu!tados de auditoras = &stado de !as a,,io*es ,orre,tivas = 2reve*tivas. 4. %etroa!ime*ta,i1* de! ,!ie*te. 5. Desem2e@o de !os 2ro,esos C3*di,adores de "esti1*D. 5. Co*0ormidad de! 2rodu,to = servi,io. 7. %esu!tados de !a gesti1* rea!i/ada sobre !os riesgos ide*ti0i,ados 2ara !a e*tidad. :. ',,io*es de seguimie*to de revisio*es 2revias e0e,tuadas 2or !a dire,,i1*. <. &stado de! (!a* de "esti1* 'mbie*ta!. 10. Cambios +ue 2uede* a0e,tar a! istema de "esti1* de !a Ca!idad. 11. %e,ome*da,io*es 2ara !a me6ora. 12. Com2romisos. "ESA%%O&&O &! .e0e de !a #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1* 2rese*ta e* 0orma su,i*ta i*0orme de %evisi1* de! istema 3*tegrado de "esti1* a !os miembros de! Comit- de "ere*,ia, a sus de!egados e i*vitados, de a,uerdo ,o* e! orde* de! da 2revisto. Dura*te !a 2rese*ta,i1* de! i*0orme se ge*eraro* di0ere*tes i*+uietudes re!a,io*adas ,o* !os di0ere*tes temas, ta!es ,omo: 'o()*ica de ca(idad + es*ado de (os o,-e*i.os de ca(idad/ e sugiri1 +ue !a 2o!ti,a de ,a!idad a,tua! se ma*tuviera hasta 0i*a!es de a@o, 2ero +ue se sometiera a revisi1* 2ara ha,er!a ,ohere*te ,o* !os ob6etivos de! 2!a* estrat-gi,o +ue se e*,ue*tra e* revisi1*. &sta sugere*,ia 0ue a2robada. %es0(*ados de a0di*or)as + Es*ado de (as acciones correc*i.as + 1re.en*i.as/
(gi*a 2 de 15

La i*0orma,i1* 2rese*tada re0ere*te a este tema se e*,ue*tra ,o*te*ida e* !a 2rese*ta,i1* e (oEer(oi*t = e* e! do,ume*to Ford G3*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1*H. &* re!a,i1* ,o* este tema se a,ord1 +ue todos !os res2o*sab!es de a,,io*es 2e*die*tes de ,ierre, deba* 2ro,eder a su ,ierre !o ms 2ro*to 2osib!e. 3gua!me*te se me*,io*1 +ue: '! e!aborar !os 2!a*es de me6oramie*to se debe a2!i,ar e! i*strume*to de ,ausa ra/ +ue est ,o*te*ido e* e! 2ro,edimie*to a,,io*es 2reve*tivas, ,orre,tivas = de me6oramie*to, e! ,ua! se e*,ue*tra 2ub!i,ado e* !a 2gi*a Eeb de! $i*isterio. %ea!i/ar u* (!a* de ',,i1* 2ara +ue !os !deres de ,ada rea se ,om2rometa* ,o* !a a2!i,a,i1* de! tema de gesti1* do,ume*ta! 'gi!i/ar !a a2roba,i1* de !a gua de 0ormu!a,i1* = ado2,i1* de (o!ti,as = e*sibi!i/ar!o, ,omo 2arte de! istema.

%e*roa(i2en*acin de( c(ien*e/ Los deta!!es 2rese*tados a !os miembros de! Comit-, re0ere*tes a este tema se 2uede* ,o*su!tar e* e! 2u*to 3 de! 3*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1*. e 2rese*t1 e! 3*0orme de! 2rimer semestre de !as Iue6as, re,!amos = sugere*,ias e* do*de !os asiste*tes rea!i/aro* u*a variedad de a2ortes e i*+uietudes res2e,to de di,ho tema: $e6orar e! ma*e6o de !a !*ea de ate*,i1* a! ,!ie*te. 3*sta!ar a todos !os ,o*tratistas !a herramie*ta 3"#B = ,a2a,itar!os. Los asiste*tes de ma*era ge*era! se 2ro*u*,iaro* a,er,a de! i*ade,uado ma*e6o +ue se !e da a! tema de Iue6as, %e,!amos = ugere*,ias. 3m2!eme*tar u* sistema +ue a=ude a dismi*uir !os tiem2os de res2uesta de !as 2eti,io*es. $e6orar !a ate*,i1* de! ,!ie*te. "e*erar 2o!ti,as 2ara e! uso de! 3"#B. %ea!i/ar u* ,o*tro! de! 3"#B = re2ortar a!ertas a !as res2e,tivas reas. %evisar 2or+u- !a ,orres2o*de*,ia est !!ega*do tarde a !as de2e*de*,ias.

(gi*a 3 de 15

%evisar !a ,ausa 2or !a +ue a ve,es se re,ibe !a misma ,omu*i,a,i1* ,o* di0ere*tes radi,ados. Ca2a,ita,i1* a !os 0u*,io*arios = ,o*tratistas a,er,a de! *uevo 2orta! de! $i*isterio. '!gu*os asiste*tes se 2ro*u*,iaro* sobre !a a,tua!i/a,i1* de !os do,ume*tos 2ub!i,ados e* !a 2gi*a Eeb. &! 6e0e de !a #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a me*,io*1 +ue !a i*0orma,i1* +ue se e*,ue*tra e* !a 2gi*a Eeb ser migrada 2ara !a *ueva 2gi*a de! $i*isterio a ms tardar e! 1< de Noviembre ,o* e! 0i* de +ue est- dis2o*ib!e 2ara !a auditora. 3*,!uir e* !a 2gi*a Eeb 0otogra0as a,er,a de !o +ue ha,e* ,ada u*a de !as de2e*de*,ias.

"ese21e3o de (os 1rocesos 4Indicadores de Ges*in5 De a,uerdo ,o* e! resu!tado de !a medi,i1* de !os 2ro,esos se observa +ue e! sistema es ,o*ve*ie*te = ade,uado ,o* res2e,to a !a &0i,a,ia, &0i,ie*,ia = &0e,tividad ,o* u* 2or,e*ta6e 2romedio de! :7J, resu!tado arro6ado 2or !a medi,i1* de !os i*di,adores de (ro,esos. &! resu!tado de !os i*di,adores se 2uede ,o*su!tar e* e! 2u*to 4 GDesem2e@o de !os (ro,esos de! i*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1*. Los ,ome*tarios 2rese*tados 2or 2arte de !os asiste*tes 0uero* !os siguie*tes: %evisar !as ,argas de traba6o = !as 0u*,io*es de! gru2o de >igi!a*,ia = Co*tro! 2ara determi*ar !as *e,esidades de! ta!e*to huma*o. &!aborar Dire,tiva $i*isteria! ,o* e! 0i* de +ue a!!egue* !a i*0orma,i1* so!i,itada a tiem2o a !a Dire,,i1* de 'su*tos Legis!ativos. e me*,io*1 !a *e,esidad de ,o*tar ,o* u*a so!a batera de i*di,adores 2ara su seguimie*to. De a,uerdo a! resu!tado de! i*di,ador de 3*s2e,,i1*, vigi!a*,ia = ,o*tro!: aD &! e,retario "e*era! so!i,it1 u*a !ista de !as 2eti,io*es +ue se res2o*diero* 0uera de! tiem2o. bD La Dire,,i1* de Demo,ra,ia evide*,i1 !a *e,esidad de u* ,o*tador 2ara a2o=ar a! rea de >igi!a*,ia = Co*tro!.

(gi*a 4 de 15

Con6or2idad de( 1rod0c*o + ser.icio/ &! resu!tado 0i*a! de todos !os (rodu,tos No Co*0ormes de! $i*isterio de! 3*terior +ue se 2rese*taro* e* !a reu*i1* de !a '!ta Dire,,i1* se 2uede* ,o*su!tar e* e! 2u*to 5 de! 3*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1*. Los ,ome*tarios +ue se obtuviero* a,er,a de! tema 0uero*: La Dire,,i1* de Co*su!ta (revia ma*i0iesta +ue se ha ve*ido traba6a*do ha,e 3 meses e* !a im2!eme*ta,i1* de u* a2!i,ativo 2ara e! ,o*tro! de! tema de ,erti0i,a,io*es.

No*a/ La Dire,,i1* de Co*su!ta (revia deber desarro!!ar u* (!a* de $e6oramie*to ,o* e! 0i* de e!imi*ar !as ,ausas +ue ge*era* !os 2rodu,tos *o ,o*0ormes e* !os ,erti0i,ados de 2rese*,ia. &ste tema 0ue a,e2tado = se va a revisar. %es0(*ados de (a ges*in rea(i7ada so,re (os riesgos iden*i6icados 1ara (a en*idad &! estado de !os riesgos de! $i*isterio a 30 de .u*io de 2012 0ue 2rese*tado 2or e! %e2rese*ta*te de !a a!ta dire,,i1* a! ,omit- = !os deta!!es de! mismo se e*,ue*tra* se@a!ados e* e! (u*to 5 de! 3*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1*. Las di0ere*tes o2i*io*es = ,ome*tarios +ue resu!taro* de di,ho tema 0uero*: 3*,!uir e! tema de %iesgos, 3*di,adores = (rodu,to *o Co*0orme e* !os ,omit-s i*ter*os de ,ada de2e*de*,ia. Certi0i,ar*os 2ara e! a@o 2014 e* !o re0ere*te a !a seguridad de !a i*0orma,i1* i*stitu,io*a! = "esti1* ambie*ta!. 3*,!uir e* e! 2resu2uesto 2014 !a im2!eme*ta,i1* de 3*0orma,i1* = gesti1* ambie*ta! eguridad de !a

'*a!i/ar = redistribuir !as ,argas e*tre !os su2ervisores de ,o*tratos. %evisar = me6orar e! a2!i,ativo istema 3*ter*o de Co*trata,i1*K 3C. $odi0i,ar e! 2ro,edimie*to de viti,os. $e6orar !as estrategias de de0e*sa 0re*te a !as dema*das ,o*tra e! $i*isterio. &! i*ve*tario de Bie*es +ue i*gresa* debe estar ,e*tra!i/ado 2ara todo e! $i*isterio de! 3*terior.

(gi*a 5 de 15

%evisar = a6ustar e! riesgo de! "ru2o de ervi,io a! Ciudada*o, ,o*te*ido e* e! ma2a de riesgos. %eorga*i/ar a !as 2erso*as e*,argadas de trasmitir !os ,o*o,imie*tos a,er,a de !a orga*i/a,i1* de! 'r,hivo. 'ume*tar e! es2a,io 0si,o = e! ,a2ita! huma*o ,om2ete*te 2ara tratar e! ar,hivo de ,ada u*a de !as de2e*de*,ias. %ea!i/ar i*du,,io*es a ,ada u*o de !os 0u*,io*arios = ,o*tratistas +ue i*gresa* a! $i*isterio ,o* ma=or 0re,ue*,ia = ,o* !a i*te*sidad re+uerida = 0orta!e,er e! 2ro,eso de rei*du,,i1* a !os 0u*,io*arios = ,o*tratistas +ue =a vie*e* ,o* e! $i*isterio. %evisar e! 2ro,edimie*to de >iti,os ,o* e! 0i* de mi*imi/ar !os tiem2os de res2uesta 2ara rea!i/ar !as ,omisio*es. %evisar = a6ustar e! 2ro,edimie*to de !a Dire,,i1* Comu*idades Negras, '0ro,o!ombia*as, %ai/a!es = (a!e*+ueras. %evisar !as ,argas de traba6o = !as 0u*,io*es de! "ru2o de "esti1* de !o Co*te*,ioso 2ara determi*ar !as *e,esidades de ta!e*to huma*o.

Acciones de seg0i2ien*o de re.isiones 1re.ias e6ec*0adas 1or (a direccin/ Los ,om2romisos +ue se de6aro* !a 2asada revisi1* 2or !a dire,,i1* 0uero* tratados 2or e! eL2ositor = se a,ord1 +ue todos !os res2o*sab!es de a,,io*es 2e*die*tes de ,ierre, deba* 2ro,eder a su ,ierre !o ms 2ro*to 2osib!e. &! deta!!e de este tema 2uede ,o*su!tarse e* e! 2u*to 7 de! 3*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1*. Es*ado de( '(an de Ges*in A2,ien*a(/ La 2o!ti,a de "esti1* 'mbie*ta! 0ue a2robada 2or e! Comit- ,um2!ie*do ,o* !os re+uisitos +ue se es2e,i0i,a* e* e! i*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1* e* e! 2u*to :. Ca2,ios 80e 10eden a6ec*ar a( Sis*e2a de Ges*in de (a Ca(idad/ $odi0i,a,i1* de !a &stru,tura #rg*i,a: e* varias reu*io*es e0e,tuadas ,o* !a e,retaria "e*era!, se ha ve*ido dis,utie*do e! tema de !a *e,esidad de reestru,turar e! $i*isterio !o ,ua! est e* estudio. %eco2endaciones 1ara (a 2e-ora/ &! Comit- de "ere*,ia debe a2robar !a (o!ti,a de Ca!idad = sus res2e,tivos ob6etivos, observa*do !a ,ohere*,ia ,o* !a 2!a*ea,i1* estrat-gi,a +ue se e*,ue*tra e* revisi1* = a6uste.

(gi*a 5 de 15

Cerrar !as a,,io*es ,orre,tivas ve*,idas de !as 'uditoras 3*ter*as = &Lter*as = !as de !a %evisi1* 2or !a Dire,,i1* e* !o 2osib!e 2ara 0i*a! de a@o. Co*so!idar u* Nomograma e* !a 2gi*a Eeb 2ara ,o*su!ta ge*era!. &*tregar e! re2orte de seguimie*to de! (!a* de ',,i1* ,o* ,orte a 30 de e2tiembre a !a #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1* de !as de2e*de*,ias +ue 0a!ta*. %ea!i/ar ,om2romisos 2ara me6orar !a 2er,e2,i1* de! ,!ie*te e* !os 2u*tos +ue se to,aro* a*teriorme*te. #rga*i/ar !as Bases de datos de !as de2e*de*,ias +ue te*ga* i*0orma,i1* de !os ,!ie*tes eLter*os. #rga*i/ar !as Bases de datos de !as de2e*de*,ias +ue te*ga* i*0orma,i1* de !os ,!ie*tes eLter*os. 3*0ormar a! so!i,ita*te, ,ua*do su so!i,itud sea tra*s0erida a otra e*tidad. De0i*ir !a res2o*sabi!idad ,o* res2e,to a! seguimie*to de !as Iue6as, re,!amos = sugere*,ias. %evisar !as ,argas de traba6o = !as 0u*,io*es de! gru2o de >igi!a*,ia = Co*tro! 2ara determi*ar !as *e,esidades de! ta!e*to huma*o. &!aborar Dire,tiva $i*isteria! ,o* e! 0i* de +ue a!!egue* !a i*0orma,i1* so!i,itada a tiem2o a !a Dire,,i1* de 'su*tos Legis!ativos. %evisar e! es+uema 2ara 0a,i!itar e! seguimie*to a !os i*di,adores de !a e*tidad. La Dire,,i1* de Co*su!ta (revia deber desarro!!ar u* (!a* de $e6oramie*to ,o* e! 0i* de e!imi*ar !os 2rodu,tos *o ,o*0ormes e* !os ,erti0i,ados de 2rese*,ia. %evisar e! 2ro,edimie*to de >iti,os ,o* e! 0i* de mi*imi/ar !os tiem2os de res2uesta 2ara rea!i/ar !as ,omisio*es. %evisar = a6ustar e! 2ro,edimie*to de !a Dire,,i1* de Comu*idades *egras, a0ro,o!ombia*as %ai/a!es = 2a!e*+ueras. %evisar !as ,argas de traba6o = !as 0u*,io*es de! "ru2o de "esti1* de !o Co*te*,ioso 2ara determi*ar !as *e,esidades de ta!e*to huma*o. &!aborar ,ir,u!ares 2ara ,omu*i,ar a todo e! 2erso*a! !os 2ro,edimie*tos 2ara e! e*trada = sa!ida de bie*es a !as sedes de! $i*isterio de! 3*terior. 8orta!e,er e! ,om2romiso de !os 2arti,i2a*tes e* !os 2ro,esos 2ara re2ortar a tiem2o !a i*0orma,i1* 2ara ,o*so!idar !os i*0ormes. 3*sta!ar e! a*tivirus e* todos !os e+ui2os de! $i*isterio de! 3*terior = rea!i/ar su res2e,tiva ,o*trata,i1* ,o* tiem2os 2rude*tes. #rga*i/ar !as Bases de datos de !as de2e*de*,ias +ue te*ga* i*0orma,i1* de !os ,!ie*tes eLter*os. #rga*i/ar e! ar,hivo de! $i*isterio de! 3*terior de ,ada u*a de !as de2e*de*,ias = !as )%D. Cum2!ir ,o* todos !os ,om2romisos +ue se e*,ue*tra* ve*,idos = e* e6e,u,i1* e* e! mes de Di,iembre de 2012.

CONC&#SIONES De a,uerdo a !o e*,o*trado e* !a Co*0ormidad de! 2rodu,to o servi,io se muestra !a a2ro2ia,i1* de! ,o*,e2to de 2rodu,to No ,o*0orme, si* embargo es 2re,iso ,o*ti*uar me6ora*do 2ara redu,ir !a 2rese*,ia de 2rodu,tos *o ,o*0ormes e* !os di0ere*tes
(gi*a 7 de 15

2ro,esos de !a e*tidad. &s im2orta*te se revise* !os re+uisitos de! 2rodu,to o servi,io 2ara determi*ar ,o* ma=or ,!aridad e! 2rodu,to N# Co*0orme = a su ve/ +ue se 0a,i!ite !a medi,i1* de !a satis0a,,i1* de! ,!ie*te. De a,uerdo ,o* e! resu!tado de !a medi,i1* de !os 2ro,esos se observa +ue e! sistema es ,o*ve*ie*te = ade,uado ,o* res2e,to a !a &0i,a,ia, &0i,ie*,ia = &0e,tividad ,o* u* 2or,e*ta6e 2romedio de! :7J, resu!tado arro6ado 2or !a medi,i1* de !os i*di,adores de (ro,esos. %es2e,to a! tema de riesgos, es 2re,iso de,ir eListe* !os i*strume*tos = se est* a2!i,a*do 2or 2arte de ,ada u*o de !os res2o*sab!es de !os 2ro,esos, !o ,ua! se 2uede evide*,iar ,o* !os ma2as de riesgos = !os ,orres2o*die*tes seguimie*tos rea!i/ados. Lo a*terior se@a!a !a ,o*ve*ie*,ia = ade,ua,i1* de !a a2!i,a,i1* de este i*strume*to de*tro de! sistema i*tegrado de gesti1* i*stitu,io*a!. e muestra +ue ha= u*a a,titud de me6ora 2ara +ue !a e*tidad sea ms e0i,a/, e0i,ie*te = e0e,tiva e* ,ada u*a de *uestras a,tividades estrat-gi,as, misio*a!es, de a2o=o = de eva!ua,i1* re!a,io*adas ,o* e! istema 3*tegrado de "esti1* i*stitu,io*a!. e evide*,ia e! ,om2romiso de !a dire,,i1* e* su a0* 2or tomar a,,io*es de me6ora +ue ,o*!!eve* a u*a me6or 2resta,i1* de! servi,io, 2ara !a satis0a,,i1* de !as *e,esidades = eL2e,tativas de *uestros, usuarios, be*e0i,iarios o ,!ie*tes. 8i*a!me*te es sabido +ue !as debi!idades +ue ho= eListe*, se ,o*vertir* e* o2ortu*idades 2ara !a me6ora ,o*ti*ua. &! $i*isterio de! 3*terior ,ue*ta ,o* u* istema de "esti1* de !a Ca!idad 0orma!me*te estab!e,ido e im2!eme*tado +ue re+uiere +ue se ,o*ti*4e ,o* !a ,u!tura orie*tada ha,ia e! me6oramie*to ,o*ti*uo. CO9'%O9ISOS %ES'ONSA:&E ACCIONES
FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

Comit- de "ere*,ia.

%evisar !a (o!ti,a = #b6etivos de Ca!idad de a,uerdo a! (!a* 20 de 0ebrero de &strat-gi,o +ue se est 2013 desarro!!a*do 2012K2014.

Co*so!idar u* Nomograma e* )odos !os !deres de 2ro,eso !a 2gi*a Eeb 2ara ,o*su!ta ge*era!. De2e*de*,ias +ue a4* *o

2: de .u*io de 2013 20 de *oviembre

(gi*a : de 15

ha* e*viado

&*tregar e! re2orte de seguimie*to de! (!a* de ',,i1* ,o* ,orte a 30 de e2tiembre a !a #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1*. ACCIONES %ea!i/ar ,om2romisos 2ara me6orar !a 2er,e2,i1* e*:

de 2012

%ES'ONSA:&E

FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

Co*0iabi!idad de !a i*0orma,i1* de !a 2gi*a Eeb de! $i*isterio de! 3*terior. e@a!i/a,i1* 2ara ubi,ar a! #0i,i*a de 3*0orma,i1* usuario, res2e,to de !a (4b!i,a, ubdire,,i1* de2e*de*,ia a !a +ue se 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera = dirige. )odos !os !deres de 2ro,eso 'mabi!idad = ,ortesa e* !os as,e*sores. 'mabi!idad e* !a ate*,i1* te!e01*i,a. Cortesa = amabi!idad e* e! 2erso*a! de re,e2,i1*. #rga*i/ar !as Bases de datos de !as de2e*de*,ias +ue te*ga* i*0orma,i1* de !os ,!ie*tes eLter*os. Iue se !e d- res2uesta o ,o2iar a! so!i,ita*te ,ua*do !a so!i,itud se tra*s0iera a otra e*tidad.

1 de 'bri! de 2013

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a

2: de .u*io de 2013

"ru2o de ervi,io a! Ciudada*o.

1 de 'bri! de 2013

De0i*ir !a res2o*sabi!idad ,o* e,retara "e*era! = #0i,i*a res2e,to a! seguimie*to de !as de 3*0orma,i1* (4b!i,a Iue6as, re,!amos = sugere*,ias. ubdire,,i1* de "esti1* ;uma*a = Dire,,i1* 2ara !a Demo,ra,ia, !a (arti,i2a,i1* %evisar !as ,argas de traba6o

1 de 'bri! de 2013 2: de .u*io de 2013

(gi*a < de 15

= !a ',,i1* Comu*a!

= !as 0u*,io*es de! gru2o de >igi!a*,ia = Co*tro! 2ara determi*ar !as *e,esidades de! ta!e*to huma*o.
FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

%ES'ONSA:&E

ACCIONES &!aborar Dire,tiva $i*isteria! ,o* e! 0i* de +ue a!!egue* !a i*0orma,i1* so!i,itada a tiem2o a !a Dire,,i1* de 'su*tos Legis!ativos.

Dire,,i1* de 'su*tos Legis!ativos.

1 de 'bri! de 2013

.e0e #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1*, Coordi*ador %evisar e! es+uema 2ara "ru2o de (!a*es, (rogramas 0a,i!itar e! seguimie*to a !os = (ro=e,tos = Coordi*ador i*di,adores de !a e*tidad. de! "ru2o de $e6oramie*to Co*ti*uo. Desarro!!ar u* (!a* de $e6oramie*to ,o* e! 0i* de Dire,,i1* de Co*su!ta (revia e!imi*ar !os 2rodu,tos *o ,o*0ormes e* !os ,erti0i,ados de 2rese*,ia. %evisar e! 2ro,edimie*to de >iti,os ,o* e! 0i* de mi*imi/ar !os tiem2os de res2uesta 2ara rea!i/ar !as ,omisio*es. %evisar = a6ustar e! 2ro,edimie*to de !a Dire,,i1* de Comu*idades *egras, a0ro,o!ombia*as = 2a!e*+ueras.

1 de 'bri! de 2013

1 de 'bri! de 2013

ubdire,,i1* de "esti1* ;uma*a.

1 de 'bri! de 2013

Dire,,i1* de Comu*idades *egras, a0ro,o!ombia*as = 2a!e*+ueras.

1 de 'bri! de 2013

%evisar !as ,argas de traba6o = !as 0u*,io*es de! "ru2o de ubdire,,i1* de "esti1* "esti1* de !o Co*te*,ioso ;uma*a = "ru2o de "esti1* 2ara determi*ar !as de !o Co*te*,ioso. *e,esidades de ta!e*to huma*o.

1 de 'bri! de 2013

(gi*a 10 de 15

ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera.

&!aborar ,ir,u!ares 2ara ,omu*i,ar a todo e! 2erso*a! !os 2ro,edimie*tos 2ara !a e*trada = sa!ida de bie*es a !as sedes de! $i*isterio de! 3*terior. ACCIONES

1 de 'bri! de 2013
FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

%ES'ONSA:&E

8orta!e,er e! ,om2romiso de !os 2arti,i2a*tes e* !os 2ro,esos 2ara re2ortar a tiem2o !a i*0orma,i1* 2ara )odos !os !deres de 2ro,eso ,o*so!idar !os i*0ormes de $a2a de riesgo, (!a* de ',,i1*, 3*di,adores = Co*0ormidad de! (rodu,to. 3*sta!ar e! a*tivirus e* todos !os e+ui2os de! $i*isterio de! 3*terior = rea!i/ar su res2e,tiva ,o*trata,i1* ,o* e! debido tiem2o. #rga*i/ar e! ar,hivo de! $i*isterio de! 3*terior = de ,ada u*a de !as de2e*de*,ias = !as )%D. %ea!i/ar u* (!a* de ',,i1* 2ara +ue !os !deres de ,ada rea se ,om2rometa* ,o* !a gesti1* do,ume*ta!. '2!i,ar e! i*strume*to de a*!isis de ,ausa ra/ 2ara e!imi*ar *o ,o*0ormidades. Nota. &ste i*strume*to se e*,ue*tra ,o*te*ido e* e! 2ro,edimie*to a,,io*es 2reve*tivas, ,orre,tivas = de me6oramie*to, e! ,ua! se e*,ue*tra 2ub!i,ado e* !a

1 de 'bri! de 2013

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,aK"ru2o de istemas

1 de 'bri! de 2013

ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera = todos !os !deres de 2ro,eso.

2: de .u*io de 2013

ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera )odos !os !deres de 2ro,esos.

1 de 'bri! de 2013 1 de 'bri! de 2013

(gi*a 11 de 15

2gi*a Eeb de! $i*isterio. >i,emi*istro 2ara !a (arti,i2a,i1* e 3gua!dad de Dere,hos = >i,emi*istro de %e!a,io*es (o!ti,as %ES'ONSA:&E 'gi!i/ar !a a2roba,i1* = 2ub!i,a,i1* de !a gua 2ara 0ormu!a,i1* = ado2,i1* de (o!ti,as = e*sibi!i/ar!o. ACCIONES '*a!i/ar !a 2osib!e i*,!usi1* e* !a 2gi*a Eeb de 0otogra0as a,er,a de !o +ue ha,e* ,ada u*a de !as de2e*de*,ias. 8orta!e,er e! ma*e6o de !a !*ea de ate*,i1* a! ,!ie*te. 3*sta!ar a todos !os ,o*tratistas !a herramie*ta 3"#B = ,a2a,itar!os sobre !a o2era,i1* de !a misma. 3m2!eme*tar u* sistema +ue a=ude a dismi*uir !os tiem2os de res2uesta de !as 2eti,io*es. "e*erar 2o!ti,as 2ara e! uso de! 3"#B. %ea!i/ar u* ,o*tro! de! 3"#B diariame*te = re2ortar a!ertas a !as res2e,tivas reas. 1 de 'bri! de 2013
FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a.

1 de 'bri! de 2013

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a.

1 de 'bri! de 2013

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera

2: de .u*io de 2013

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a

30 de e2tiembre de 2013 1 de 'bri! de 2013 2: de .u*io de 2013

Noviembre 1< de $igrar !a i*0orma,i1* +ue se 2012 e*,ue*tra e* !a 2gi*a Eeb a,tua! a! *uevo 2orta! Eeb a ms tardar e! 1< de Noviembre ,o* e! ob6eto de +ue est- dis2o*ib!e 2ara !a auditora eLter*a.

(gi*a 12 de 15

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a 6u*to ,o* todos !os 2ro,esos %ES'ONSA:&E

',tua!i/ar !a i*0orma,i1* 2ub!i,ada e* !a 2gi*a Eeb.

1 de 'bri! de 2013
FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

ACCIONES Ca2a,ita,i1* a !os 0u*,io*arios = ,o*tratista a,er,a de! *uevo 2orta! de! $i*isterio. De0i*ir estrategia 2ara dismi*uir errores e* e! e*vo de &M) a !as de2e*de*,ias. %evisar 2or+u,orres2o*de*,ia !!ega*do tarde a de2e*de*,ias. !a est !as

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a.

1 de 'bri! de 2013

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera

1 de 'bri! de 2013

#0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera

1 de 'bri! de 2013

Dire,,i1* de Demo,ra,ia, 2ar !a 2arti,i2a,i1* &*viar a e,retaria "e*era! !a ,iudada*a = !a a,,i1* !ista de !as 2eti,io*es +ue se ,omu*a! = ubdire,,i1* res2o*diero* 0uera de! tiem2o. 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = Dire,,i1* de ,o*su!ta 2revia. %evisar !a 2osibi!idad de im2!eme*ta,i1* de u* a2!i,ativo 2ara e! ,o*tro! de ,erti0i,a,io*es e* ,o*su!ta 2revia. 3*,!uir e! tema de %iesgos, 3*di,adores = (rodu,to *o Co*0orme e* !os ,omit-s i*ter*os de ,ada de2e*de*,ia. 8orta!e,er !os 2rogramas de i*du,,i1*, rei*du,,i1* =

1 de 'bri! de 2013

1 de 'bri! de 2013

Comit- de "ere*,ia

1 de 'bri! de 2013

ubdire,,i1* de "esti1* ;uma*a = .e0es de De2e*de*,ia

30 de e2tiembre de 2013

(gi*a 13 de 15

e*tre*amie*to e* !os 2uestos de traba6o ta*to a !os 0u*,io*arios ,omo a !os ,o*tratistas.
FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

%ES'ONSA:&E ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera

ACCIONES

'ume*tar e! es2a,io 0si,o = e! 31 de Di,iembre ,a2ita! huma*o ,om2ete*te de 2013 2ara tratar e! ar,hivo de ,ada u*a de !as de2e*de*,ias. (re2arar e i*struir a !as 2erso*as e*,argadas de orga*i/ar e! 'r,hivo de gesti1*. 2: de .u*io de 2013

ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera

#0i,i*a de 3*0orma,i1* %evisar = a6ustar e! riesgo de! (4b!i,a = #0i,i*a asesora de "ru2o de ervi,io a! (!a*ea,i1* Ciudada*o. ubdire,,i1* 'dmi*istrativa = 8i*a*,iera Ce*tra!i/ar e! i*greso de Bie*es a! $i*isterio de! 3*terior. $e6orar !as estrategias de de0e*sa 0re*te a !as dema*das ,o*tra e! $i*isterio. %evisar = me6orar e! a2!i,ativo istema 3*ter*o de Co*trata,i1*. '*a!i/ar = redistribuir !as ,argas de traba6o e*tre !os su2ervisores de ,o*tratos. 3*,!uir e* !a 2!a*ea,i1* de! 2resu2uesto 2ara 2014 !a im2!eme*ta,i1* de eguridad de !a 3*0orma,i1* = de "esti1* ambie*ta! 3m2!eme*tar 2ara e! 2014 !a

2: de .u*io de 2013 2: de .u*io de 2013

#0i,i*a .urdi,a = Dire,,io*es ,o* dema*das ubdire,,i1* de "esti1* Co*tra,tua! = !a #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a e,retaria "e*era!, ubdire,,i1* de "esti1* Co*tra,tua! = de2e*de*,ias re!a,io*adas. e,retaria "e*era!, #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a = #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1* e,retara "e*era!, #0i,i*a de 3*0orma,i1* (4b!i,a =

2: de .u*io de 2013 30 de e2tiembre de 2013 1 de 'bri! de 2013 2: de .u*io de 2013

31 de Di,iembre de 2013

(gi*a 14 de 15

#0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1* )odos !os 2ro,esos, ,o* a,,io*es 2e*die*tes de ,ierre %ES'ONSA:&E

seguridad de !a i*0orma,i1* i*stitu,io*a! = !a "esti1* ambie*ta!. )odos !os res2o*sab!es de a,,io*es 2e*die*tes de ,ierre ACCIONES e* !a revisi1* a*terior, debe* 2ro,eder a su ,ierre !o ms 2ro*to 2osib!e. 1 de 'bri! de 2013
FEC;A &I9ITE ENT%EGA TI'O C#9'&I9IENTO<

e debe !!evar a ,abo !a Di,iembre 31 de (!a*ea,i1* de !a gesti1* de 2013 re,ursos a trav-s de !a e,retara "e*era! NLa 8e,ha !mite de ,um2!imie*to de ,ada u*o de estos ,om2romisos ser desarro!!ada e* u* (!a* de $e6oramie*to +ue deber 0ormu!ar e! res2o*sab!e de !as res2e,tivas a,,io*es, ,itadas e* e! 2rese*te do,ume*to. Comit- de gere*,ia Ane=os: 1. Listado de asiste*tes 2. (rese*ta,i1* de !a %evisi1* 2or !a Dire,,i1* ,o* ,orte 30 de e2tiembre de 2012 3. 3*0orme de %evisi1* 2or !a Dire,,i1* ,o* ,orte a 30 de e2tiembre de 2012
)ra*s,ri2tor: Li/beth ?r/o!a &strada, (ro0esio*a! ?*iversitarioK#0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1*

8irmas de !os res2o*sab!es,

G#STAVO EN%I>#E GA%C?A :ATE e,retario "e*era!

AN"%ES 9A#%ICIO $I9ENE@ 'AVA

(gi*a 15 de 15

.e0e de !a #0i,i*a 'sesora de (!a*ea,i1*

)%D:

(gi*a 15 de 15