Você está na página 1de 94

Audit pentru

Sistemul de management de mediu

Rev: 2 18.08.2008

Cerine referitoare la funcionalitate:


Competitivitate Performan Mediu Sigurana

Calitate

Spiritul ecologic

Siguran n exploatare

Rev: 2 18.08.2008

Beneficiile implementrii sistemului de management integrat


Viziune global asupra managementului organizaiei Planificare coerent a tuturor activitilor prin luarea n considerare att a aspectelor privind calitatea, ct i a celor privind mediul, sntatea i securitatea muncii Optimizarea procesului decizional Evitarea suprancrcrii inutile a sistemului prin stabilirea concomitent a tuturor responsabilitilor Reducerea costurilor privind implementarea i certificarea sistemului

Rev: 2 18.08.2008

Avantajele sistemului integrat


simplificarea sistemelor de management deja existente, n cazul n care acestea exist; creterea beneficiilor aduse de fiecare sistem n parte; optimizarea consumului de resurselor utilizate; micorarea costurilor de meninere a mai multor sisteme de management; stabilirea unui cadru unic pentru mbuntirea continu a tuturor standardelor abordarea integrat a cerinelor standardelor de referin
Rev: 2 18.08.2008
4

Probleme de mediu la nivel local, regional i global

Practicile tradiionale privind protecia mediului

Management sistemic de mediu

Schimbare de mentalitate i cultur profesional/ managerial

Rev: 2 18.08.2008

Probleme de mediu la nivel local, regional i global


Evaluarea performanei de mediu Furnizeaz informaii destinate lurii deciziilor de ctre conducere privitoare la performana de mediu a organizaiei pentru:
stabilirea indicatorilor colectarea i analiza datelor evaluarea informaiilor n raport cu obiectivele i intele de mediu ale organizaiei elaborarea de rapoarte i comunicarea informaiilor ce descriu performana de mediu a organizaiei verificarea periodic i mbuntirea procedeului de evaluare utilizat

Rev: 2 18.08.2008

Factori determinani n realizarea SMM


CONDUCEREA 10% Constientizarea, instruirea personalului 50% Planificarea si conducerea implementarii SMM Mediul de afaceri

20%

20%

Rev: 2 18.08.2008

Avantaje ale implementrii unui SMM


asigurarea unor costuri reduse pentru gestionarea deeurilor; realizarea de economii la consumul de energie, ap, materii prime i materiale; realizarea de costuri minime pentru distribuia produselor; asigurarea unei imagini favorabile a ntreprinderii fa de autoriti, clieni i public; asigurarea unui cadru pentru mbuntirea permanent a performanei privind protejarea mediului nconjurtor.

Rev: 2 18.08.2008

Sistemul de Management al Mediului Presiuni


legislaia mediului nconjurtor presiunea clienilor competiia promoional ntre activitile industriale i produsele care nu sunt periculoase pentru mediu crearea unei culturi n spiritul proteciei mediului i a unei dezvoltri durabile costurile mediului nconjurtor demonstrarea utilizrii cu responsabilitate a resurselor limitate de ctre consumatori i producatori demonstrarea minimizrii polurilor i pierderilor

Rev: 2 18.08.2008

Schema de Management i Audit de Mediu (EMAS) a Uniunii Europene Din aprilie 1995 Obiectiv: promovarea evalurii i mbuntirii continue a performanei de mediu a organizaiilor participante Iulie 1993 - adoptat ca document de politic de mediu instrumentat de Comisia European pentru organizaii i amplasamente care desfoar activiti industriale Obiectiv: Comunitatea de realizare a dezvoltrii durabile

Rev: 2 18.08.2008

10

Schema de Management i Audit de Mediu (EMAS) a Uniunii Europene


n 2001 - Reglementare EMAS (EC) No 761/2001 Principalele sale elemente sunt:
extinderea domeniului de acoperire a EMAS la toate sectoarele activitii economice, incluznd i autoritile locale; integrarea standardului ISO 14001 ca sistem de management de mediu prevzut de EMAS; adoptarea unei sigle EMAS uor de recunoscut i vizibil; implicarea angajailor n implementarea EMAS; consolidarea rolului declaraiei de mediu pentru mbuntirea transparenei comunicrii performanei de mediu ntre organizaiile certificate, prile interesate i public; mai atent considerare a efectelor indirecte, inclusiv investiiile de capital, deciziile administrative i de planificare, procedurile de achiziii, alegerea i structura serviciilor

Rev: 2 18.08.2008

11

Diferene ntre standardul ISO14001 i EMAS


Obiectiv comun - a asigura un bun management de mediu

EMAS
Realizarea unei analize iniiale de mediu validat

ISO 14001
-

Politica, programul, sistemul de management politica s fie fcut public de mediu i detaliile privind performana organizaiei s fie puse la dispoziia publicului, ca parte a declaraiei de mediu Metodologie de auditare detaliat Mai explicit n ceea ce privete exercitarea controlului asupra contractorilor i furnizorilor Reducerea impacturilor de mediu la un nivel care nu depete pe cel corespunztor aplicrii viabile din punct de vedere economic a celei mai bune tehnologii disponibile"
Rev: 2 18.08.2008
12

Audituri cu frecven de auditare nespecificate i cu metodologie mai simpl Procedurile relevante ale organizaiei s fie comunicate contractorilor i furnizorilor Nu precizeaz msura n care trebuie mbuntit performana de mediu

Standardizarea SMM
Organizaia Internaional pentru Standardizare (ISO) a Comitetului Tehnic 207 - domeniu standardizarea instrumentelor i sistemelor de management de mediu n Romnia - Comitetului Tehnic 323 "Managementul mediului" nfiinat n 1995, secretariatul este deinut de Institutul de Cercetri i Ingineria Mediului (ICIM).

Rev: 2 18.08.2008

13

Standardul ISO 14001:2004


Standardele Internaionale furnizeaz elementele unui sistem de management de mediu pentru sprijinirea organizaiilor n atingerea obiectivelor referitoare la mediu i a celor economice. ISO 14001 susine protecia mediului i prevenirea polurii, n echilibru cu necesitile socio-economice

Rev: 2 18.08.2008

14

Standardul ISO 14001:2004

Stadardul ISO 14001 permite unei organizaii s stabileasc i s evalueze eficiena procedurilor pentru elaborarea politicii de mediu i obiectivelor sale de mediu, s obin conformitatea cu acestea i s demonstreze aceasta conformitate altora

Rev: 2 18.08.2008

15

Standardul ISO 14001:2004


Standardul ISO 14001 nu stabilete cerine absolute pentru performana de mediu, cu excepia
angajamentului rezultat din politica de mediu de a se conforma legislaiei i reglementrilor specifice principiului mbuntirii continue

Rev: 2 18.08.2008

16

Beneficiile proiectrii i implementrii unui Sistem de Management al Mediului


Sistematizarea tuturor activitilor de mediu relevante duce la reducerea riscurilor de mediu mbuntirea performanei mediului prin intermediul organizaiei Creterea ncrederii publicului, ageniilor guvernamentale, a bncilor, asiguratorilor i a clienilor Economii de costuri printr-o gndire i aciune sistematic i proactiv mbuntirea implicrii angajailor, a motivaiei i angajamentului Performana de mediu documentat i sustinu va mbunti imaginea i abilitatea de competitivitate att pe piaa naional ct i pe cea internaional Sigurana legal ca urmare a observrii sistematice a legislaiei de mediu relevante i a reglementrilor prin intermediul creia este implementat Integrare uoar ntr-un sistem de management al calitii, uzndu-se de sinergii n cel mai bun mod
Rev: 2 18.08.2008
17

Schema de functionare a unui sistem de management de mediu

Rev: 2 18.08.2008

18

Avantajele majore ale utilizrii standardelor


asigur eliminarea barierelor tehnice din calea comerului susine legislaia contribuie la creterea competitivitii n industrie asigur dezvoltarea economic reducerea costurilor tranzaciilor asigur o mai bun calitate a managementului n organizaii ofer avantaje consumatorilor mbuntete gradul de securitate a persoanelor

Rev: 2 18.08.2008

19

Auditul Sistemului de management de mediu

Standardul SR EN ISO 19011 : 2003 furnizeaz ndrumri pentru :


managementul programelor de audit desfurarea auditurilor interne i externe

competena i evaluarea auditorilor

Rev: 2 18.08.2008

20

Noiuni de baz privind auditul (1)


EN ISO 19011:2003

Audit
proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i de evaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit

Rev: 2 18.08.2008

21

Locul auditului n cadrul sistemului


1. Planific-l! (Plan) 2. Pune-l pe hrtie! 3. Realizeaz-l aa cum l-ai planificat! (Do)

4. Verific-l i analizeaz-l! (Check)


5. Corecteaz, dac poi i rendosariaz! (Act)

Rev: 2 18.08.2008

22

Noiuni de baz privind auditul (2)


EN ISO 19011:2003

Criteriile auditului Totalitatea prevederilor, procedurilor i/sau cerinelor folosite ca baze de referin:
Standarde Legi Regulamentele privind ramura industriei/afacerii Cerine contractuale Directive, politici Cerinele sistemului de management Regulamente Proceduri
Rev: 2 18.08.2008
23

Noiuni de baz privind auditul (3)


EN ISO 19011:2003

Dovezile auditului nsemnri verificabile (justificabile), constatri sau alte informaii referitoare la criteriile auditului (calitative sau cantitative)

Rev: 2 18.08.2008

24

Noiuni de baz privind auditul (4)


(EN ISO 19011:2003)

Constatrile auditului
Rezultatele evalurii comparative a dovezilor colectate i a criteriilor auditului:
corespondena cu criteriile auditului abaterile de la acestea posibilitatea dezvoltrii

Concluziile auditului
Rezultatul final al auditului, format din totalitatea constatrilor echipei de audit, obinute prin luarea n considerare a obiectului auditului i a tuturor constatrilor
Rev: 2 18.08.2008
25

Noiuni de baz privind auditul (5)


EN ISO 19011:2003

Clientul auditului Persoana sau organizaia care solicit auditul (poate fi chiar organizaia sub auditare) Organizaia auditat Organizaia care se afl n procesul de auditare

Rev: 2 18.08.2008

26

Noiuni de baz privind auditul (6)


EN ISO 19011:2003

Audit colectiv
Cnd sistemul de management al calitii i sistemul managementului de mediu sunt auditate n acelai timp (mpreun)

Audit comun
Cnd dou sau mai multe organizaii de auditare execut, n colaborare, auditul unei singure organizaii
Rev: 2 18.08.2008
27

Noiuni de baz privind auditul (7)


EN ISO 19011:2003

Programul auditului

Un audit sau mai multe audituri planificate pe o anumit perioad de timp, pe un anumit obiectiv
Exemple:

audituri interne, care acoper sistemul de management al organizaiei pe anul n curs


auditul(rile) sistemului de management al furnizorului auditul executat de un organism de certificare ntr-o perioad stabilit (mpreun cu auditurile de supraveghere)

Rev: 2 18.08.2008

28

Noiuni de baz privind auditul (8)


SR EN ISO 19011:2003

Planul auditului Descrierea activitilor i msurilor legate de audit

Domeniul auditului ntinderea i limitele auditului


Puncte de lucru, unitile organizaiei Activiti, procese Perioada de timp luat n calcul
Rev: 2 18.08.2008
29

Noiuni de baz privind auditul (9)


(SR EN ISO 19011:2003)

Auditor Persoana care are pregtirea necesar pentru efectuarea auditului Pregtire Caliti personale i abiliti dovedite pentru pentru aplicarea cunotinelor i deprinderilor
Rev: 2 18.08.2008
30

Noiuni de baz privind auditul (10)


(SR EN ISO 19011:2003)

Echipa de audit

Unul sau mai muli auditori, care efectueaz audituri, eventual cu ajutorul experilor n domeniu
Leader-ul echipei de auditori (auditor) Expert n domeniu (nu este auditor) Auditori n formare (lucreaz sub ndrumare) nsoitori (nu fac parte din echip) Supraveghetori (nu fac parte din echip)
Rev: 2 18.08.2008
31

Felul auditurilor
Audituri
Audit de produse/servicii Audit de procese/procedee Audit de sisteme Audit intern

Audit extern

Auditul furnizorului
32

Audit de certificare

Rev: 2 18.08.2008

Auditul de sisteme
Auditul de sisteme reprezint analiza ntregului sistem de management
Aceasta reprezint compararea cerinelor cu documentele semnificative din punctul de vedere al auditului i al verificrii conformitii execuiei Sistem de management (EN ISO 9000:2001) Reprezint un sistem de formulare a politicii i a obiectivelor, create pentru atingerea unor eluri

Rev: 2 18.08.2008

33

Auditul de procese/procedee
Scopul este analizarea proceselor/ procedeelor din punct de vedere al ndeplinirii criteriilor referitoare la acestea
Proces
(EN ISO 9000:2001)

succesiunea activitilor, aflate n relaie una cu cealalt, care transform intrrile n ieiri

Procedeu (EN ISO 9000:2001)


modul de executare a unei activiti sau a unui proces

Rev: 2 18.08.2008

34

Aspecte ale verificrii auditului de proces


Respectarea legislaiei i a dispoziiilor oficiale aferente Corespondena cu, i respectarea procedeelor aferente Accesibilitatea documentelor i administrarea notificrilor Realizarea directivelor, obiectivelor i cerinelor Rolul subiectului de proces Sarcinile, rspunderile, competenele, pregtirea, experiena participanilor Starea i funcionalitatea mainilor, uneltelor, calitatea procesului Starea instrumentelor de msurare Mediul de lucru Punctele de cuplare la alte procese Msurarea i gestionarea abaterilor Urmrire, msurtori, colectarea de date, dezvoltarea procesului
Rev: 2 18.08.2008
35

Auditul produselor
Analiza mostrei produsului fabricat, pentru constatarea msurii satisfacerii criteriilor de calitate referitoare la produs.
Dup ncheierea procesului de fabricare i nainte de vnzarea lui clientului urmtor(poate fi i client intern) Pe baza planului fix de procedur a controlului, n cunoteea produsului, procesului de fabricare i a preteniei clientului

Produs (EN ISO 9000:2001)


rezultatul unui proces

Rev: 2 18.08.2008

36

Scopul auditului procesului


stabilirea neutr a nivelului de calitate a produsului descoperirea posibilitilor de mbuntire a calitii produsului judecarea utilitii locului de analizare analiz cu ochiul clientului

Rev: 2 18.08.2008

37

Audituri interne i externe


Cu ce scop este efectuat Scopuri interne ale firmei Auditul Scopul Care auditor efectueaz Auditor intern, sau persoan desemnat Cine a comandat auditul Managementul firmei Manager de calitate

Audit intern

furnizorilor
Audit de

clientului
Scopuri externe, de pia

Auditor extern, al organizaiei clientului


sau desemnat de el Auditor extern, al organizaiei de auditare

Managementul clientului Manager responsabil cu


calitatea sau aprovizionarea Organizaia de acreditare

certificare

Rev: 2 18.08.2008

38

Audit planificat i extraordinar


Audit planificat:
plan de audit anual plan finisat

e recomandat anunarea lui cu cel puin 4 sptmni nainte Audit extraordinar:


incidente neateptate reclamaii cresctoare din partea clienilor rebururi cresctoare Este indicat anunarea lui cu cel puin 1 zi nainte
Rev: 2 18.08.2008
39

Standarde referitoare la supravegherea stistemelor de management

EN ISO 19011:2003 Instruciuni pentru auditul sistemelor de management al calitii i/sau de mediu (ISO 19011:2002)
(Abrog urmtoarele standarde: EN 30011-1:1993, EN 30011-2:1993, EN 30011-3:1993, EN ISO 14010:1997, EN ISO 14011:1997, EN ISO 14012:1997)
Rev: 2 18.08.2008
40

Coninutul EN ISO 19011:2003


1. Domenii de aplicare

2. Referine dispozitive
3. Descrierea noiunilor 4. Principiile auditului 5. Managementul execuiei programului de audit 6. Activiti de audit 7. Pregtirea i calificarea auditorilor

Rev: 2 18.08.2008

41

Principiile auditului
Principiile referitoare la auditori :

Comportament etic (devotament, ncredere, cinste, discreie)


Rapoarte cinstite (punctualitate, obiectivitate, nregistrarea ct mai obiectiv a experienelor) Grij profesional (pricepere, pregtire, strduin, capacitatea de judecare) Principiile referitoare la audit: Independen (fa de domeniul auditat, de persoane) Bazat pe dovezi (prelevri de mostre corecte, posibilitate de adeverire)

Rev: 2 18.08.2008

42

Participanii auditului intern


Clientul auditului: conducerea superioar a unitii Managerul programului de audit: eful managementului calitii (singur sau n colaborare cu o echip stabilit) Executorul activitilor de auditare: echipa de auditare (n afara pornirii i ncheierii)

Organizaia sub auditare: organizaia ntreag sau doar unitile stabilite


Rev: 2 18.08.2008
43

Managementul executrii programului de audit


nsrcinarea pentru elaborarea programului de audit
(5.1.)

Elaborarea programului de audit


(5.2., 5.3.) scopul, dimensiunea auditului sfere de responsabilitate surse de energie procedee

Planificare PLAN

Executarea programului de audit Msuri ACT Dezvoltarea programului de audit


(5.6.) (5.4., 5.5.) planul de perspectiv ale auditului evaluarea auditorilor alctuirea echipei de audit coordonarea activitilor de audit efectuarea notielor

Pregtirea i calificarea auditorilor


(7.)

Executare DO

Activiti de audit
(6.)

Urmrirea i verificarea executrii programului de audit


(5.6) urmrire i verificare activiti de corectare i de prevenire stabilirea nevoii destinuirea posibilitilor de mbuntire

Verificare CHECK

Rev: 2 18.08.2008

44

Planificarea programului de audit (elaborarea planului auditoriu anual)


Planificare n timp
perioada detaliere metode

Planificare dup subiect


fiecare element al sistemului, fiecare proces, fiecare unitate al organizaiei s fie verificat minim o dat pe an modificri semnificative n sistemul de management importana domeniului dat din punctul de vedere al randamentului sistemului experienele auditelor antecedente fenomene nefavorabile perioada i subiectul auditelor de client i de certificare
Rev: 2 18.08.2008
45

Activiti de auditare
Pornirea auditului
(6.2.) Desemnarea coordonatorului echipei de audit Stabilirea scopului, domeniului i criteriilor auditului Stabilirea posibilitii de executare a auditului Formarea echipei de audit Luarea contactului iniial cu organizaia auditat

Executarea activitii de audit la faa locului


(6.5.) Conferina de deschidere Pstrarea contactului pe durata auditului Rolul nsoitorilor i observatorilor Colectarea de informaii i demonstrri Formularea constatrii auditului ntocmirea concluziilor auditului Conferina de ncheiere

Executarea verificrii documentelor


(6.3)

Elaborarea i distribuirea raportului de auditare


(6.6.) Elaborarea raportului de auditare Aprobarea raportului de auditare i distribuirea lui

Pregtiri pentru auditul la faa locului


(6.4.) Elaborarea planului de audit naintarea lucrrilor echipei Pregtirea documentelor de lucru

ncheierea auditului
(6.7.)

Executarea sarcinilor provenite din audit


(6.8.)

Rev: 2 18.08.2008

46

Activiti de auditare (6.)


Pornirea auditului (6.2.) I.

Desemnarea conductorului echipei de audit (de ctre managerul programului de audit) Stabilirea obiectivelor (de ctre clientul auditat), domeniului i criteriilor auditului (clientul
auditului i conductorul echipei de audit mpreun)
Exemple pentru obiective de audit: stabilirea n ce msur sistemul de management (sau pri al acestuia) satisface criteriile de auditare evaluarea capacitii sistemului, dac asigur cerinele legislaiei, regulamentelor i a contractelor evaluarea faptului ct de eficient satisface obiectivele stabilite, stabilirea domeniilor unde sistemul de management necesit dezvoltare.
Rev: 2 18.08.2008
47

Activiti de auditare (6.)


Pornirea auditului (6.2.) II.

Stabilirea posibilitii de executare a auditului


(clientul auditului i conductorul echipei de audit mpreun)
echipei de audit mpreun)

Alctuirea echipei de audit (clientul auditului i conductorul


Aspecte: Cunotine i abiliti necesare Volumul lucrrii Independen Capacitatea de colaborare

Contact iniial cu organizaia de auditat


(Coordonatorul programului de audit sau seful echipei de audit)

Rev: 2 18.08.2008

48

Activiti de auditare (6.)


Executarea verificrii documentelor (6.3.) I. Echipa de audit stabilete, dac pe baza documentelor sistemul corespunde criteriilor de auditare.
Documentaie parcurs: Documentele sistemului de management
Manuale Instruciuni procedurale Instruciuni directoriale Alte regulamente Instruciuni de lucru i de verificare Fia postului

nsemnrile sistemului de management, rapoartele unor audituri precedente (Documente externe purttoare de criterii de audit)
Rev: 2 18.08.2008
49

Activiti de auditare (6.)


Executarea verificrii documentelor (6.3.) II.

ntrebrile de baz a verificrii documentelor


dac mplinesc preteniile formale? partea profesional este satisfctoare i e n regul? dac corespunde atingerii obiectivelor? dac exist contradicie ntre reglementri? dac a avut loc dispoziia obligatorie?
Rev: 2 18.08.2008
50

Activiti de auditare (6.)


Pregtiri pentru activitile de auditarea la faa locului (6.4.) I.

Elaborarea planului de audit


scopul este planificarea n timp i corelarea activitilor de auditare se elaboreaz cu detaliere specific sarcinii, i este flexibil este elaborat de ctre coordonatorul echipei de auditare, este verificat de ctre managerul programului de auditare, nainte de implementare se discut cu clientul auditului i cu organizaia aflat n auditare
Rev: 2 18.08.2008
51

Activiti de auditare (6.)


Pregtiri pentru activitile de auditare la faa locului (6.4.) II.

Coninutul planului de auditare


obiectivele auditului criteriile auditului i documentele de baz de referin domeniul auditului datele i locurile executrii activitii de auditare la faa locului* data probabil i durata activitilor de auditare la faa locului (incluznd termenele de discuii)* Rolul i responsabilitile membrilor echipei de auditare i a nsoitorilor asigurare surselor de energie necesare pentru domeniile critice *planificare cronologic
Rev: 2 18.08.2008
52

Activiti de auditare (6.)


Pregtiri pentru activitile de auditare la faa locului (6.4.) III.

Planul de auditare poate conine urmtoarele:


reprezentantul desemnat pentru audit al organizaiei auditate

limba auditului i a rapoartelor


subiectele raportrii auditului msuri logistice

ntrebri legate de administrare confidenial


msuri provenite din audit
Rev: 2 18.08.2008
53

Pregtiri pentru activitile de auditare la faa locului (6.4.) IV.

mprirea lucrului echipei de auditare


Coordonatorul auditului nsrcineaz membrii echipei de auditare cu auditarea unei faze, proces, funcie, domeniu, sau activitate a auditului

Pregtirea documentelor de lucru


Echipa de auditare pregtete documentele necesare la referine i observaii:
lista de verificare i planul prelevrii de mostre formulare pentru notarea informaiilor (dovezi, observaii, discuii)
Rev: 2 18.08.2008
54

Activiti de auditare (6.)


Pregtiri pentru activitile de auditare la faa locului (6.4.) V.

Elementele coninutului formularelor de verificare (formular de ntrebri, note de ntrebri):


Subiectele (ntrebrile) atinse n decursul analizei, n legtur cu care trebuie s elaborm evaluari despre: reglementri execuii practice rezultate pentru a avea o vedere n ansamblu de a putea face fa nsrcinrii noastre legate de obiectivele auditului.

Rev: 2 18.08.2008

55

Activiti de auditare (6.)


Pregtiri pentru activitile de auditare la faa locului (6.4.) VI.

Elementele formei obinuite a formularelor de verificare (formular de ntrebri, note de ntrebri):


informaii de identificare (numrul auditului, domeniul analizat, procesul analizat, data, elaborator) ntrebri numerotate locul pentru fixarea experienelor dovezilor de auditare

locul pentru evaluare, pentru observaiile auditului


loc pentru evaluri
Rev: 2 18.08.2008
56

Activiti de auditare (6.)


Pregtiri pentru activitile de auditare la faa locului (6.4.) VIII.

Sarcina conducerii organizaiei auditate


informarea colegilor despre obiectivele i domeniile auditului desemnarea nsoitorilor auditului asigurarea mediului corespunztor punerea la dispoziie a informaiilor i documentelor necesare colaborarea cu auditorii n interesul atingerii obiectivelor iniierea msurilor de rectificare executarea msurilor luate
Rev: 2 18.08.2008
57

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) I.

edina de deschidere
Participani:
echipa de audit (prezideaz coordonatorul echipei) conducerea organizaiei auditate i/sau reprezentanii funciilor/proceselor auditate

Obiectiv (n funcie de situaie):


prezentarea participanilor (clarificarea rolurilor ndeplinite) aprobarea planului de auditare (obiectiv, criterii, domeniu, plan
cronologic)

prezentarea modalitii activitilor de auditare (discreie, metode,


prelevarea mostrelor, colectarea de dovezi, documentare) corelarea menierii relaiei (informare despre progrese, nsoitori)

felul raportrii, gradele necorespunderii clarificarea ntrebrilor ivite (suspendarea auditului, posibilitatea de
contestaii)
Rev: 2 18.08.2008
58

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) II.

Meninerea legturilor pe timpul auditului


membrii echipei de audit ntre ei coordonatorul echipei de audit cu conductorii organizaiei auditate coordonatorul echipei de audit cu mandatarul n privina progresului, reorganizrii, obstacolelor, pericolelor semnificative, problemele lucrrilor

Rev: 2 18.08.2008

59

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) III.

Rolul i sarcinile nsoitorilor i observatorilor


nsoitorii desemnai de ctre organizaia auditat
organizeaz i coordoneaz interviurile, vizitele ajut la respectarea regulilor de siguran i de protecie figureaz ca martorii organizaiei auditate dau informaii, lmuriri

Observatorii pot fi
interni externi
Rev: 2 18.08.2008
60

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) IV.

Colectarea i dovezi de informaii


Metodele colectrii de informaii
interviuri observarea activitilor, situaiilor examinarea documentelor

Prelevarea corect de mostre din sursele de informaii


plan de luare de probe sondaje Precum informaiile (i dovezile) se bazeaz pe probe, auditul poart elemente de incertidtudine, care trebuie, s fie luat n considerare (att de ctre coordonatorul echipei de audit ct i de clientul auditului) la tragerea concluziilor auditului.
Rev: 2 18.08.2008
61

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) V. Surse de informare
discuii cu angajaii i alte persoane examinarea mediului i condiiilor de lucru examinarea bazelor de date, analizelor, proceselor verbale, rapoartelor, paginii web examinarea instruciunilor, procedeelor, planurilor, standardelor, contractelor

Dovedirea informaiilor (Dovezi de audit)


Fixarea datelor ajuttoare de identificare i de descriere a faptelor
numele declaranilor, coninutul declaraiilor coduri de identificare, cifre, definiri precise, date catiti
Rev: 2 18.08.2008
62

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) VI.
Posibilitile progreselor i a lurii de probe la analiza la faa locului urmrire procesului de lucru n ordine direct sau invers urmrirea contractului analiz n adncime complet

S privim activitile i rezultatele acestora cu ochii clientului!

S ne focalizm asupra lucrurilor importante!


S cutm motivele nu fptaii!
Rev: 2 18.08.2008
63

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) VII.

ntrebrile de baz a analizei la faa locului


dac instruciunile sunt cunoscute de cei implicai, dac ele sunt accesilbile pe fiecare punct de utilizare?

dac instruciunile sunt clare tuturor utilizatorilor, i dac se lucreaz pe baza acestora ?
executarea este documentat n modul corect? unde sunt punctele poteniale de erori i de dezvoltare?

Rev: 2 18.08.2008

64

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) VIII.

Luarea de interviu
cu angajaii organizaiei care lucreaz pe nivelul sau n funcia corespunztore n domeniul auditului, n timpul orelor de lucru i - pe ct posibil - pe postul intervievatului, ntr-o atmosfer lejer, interviul s aib loc cu prezentarea cauzelor interviului i a notelor scrise, ca introducere intervievatul i prezint activitatea desfurat, ntrebrile s nu influeneze rspunsurile, rezultatele obinute din interviu s fie cumulate de ctre auditor i verificate mpreun cu intervievat, auditorul s mulumeasc pentru colaborare.

Rev: 2 18.08.2008

65

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) IX. ntrebare pus la faa locului s fie: s nu fie: simpl agresiv de neles sugestiv orientat spre obiectiv, ironic precis deschis alternativ doar n ultima instan
Am ase slugi, ase flci. Numele lor: ce, cnd, de ce, cum, unde, cine.
Rudyard Kipling
Rev: 2 18.08.2008
66

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) X.

Rezultat planificat rezultate obinute dac corespund: OK! dac nu:


exist reglementare aferent?
corespunde atingerii obiectivelor? a ajuns la cei implicai?

a fost neles?
s-a aplicat?
Rev: 2 18.08.2008
67

Activiti de auditare(6.)
Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) XI.

Formularea constatrilor auditului


Echipa de audit verific constatrile auditului S se noteze constatrile particulare i dovezile referitore la constatri dac planul de audit dispune acest lucru Neconformitile i dovezile acestora s fie ntotdeauna notate S se clarifice eventualele diferene de opinii

Rev: 2 18.08.2008

68

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) XII.

Neconformitate

Nerealizarea unei cerine

Rev: 2 18.08.2008

69

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) XIII.

Clasificarea neconformitilor Aprecierea gravitii neconformitii:


ce pagube poate s produc n cazul n care neconformitatea rmne nerezolvat? care este probabilitatea ca paguba s apar din nou? Exemple de clasificare: Neconformitate semnificativ: nseamn lipsa sau erorile sistemului (pune mari ntrebri asupra funcionrii acestuia) Neconformitate nesemnificativ: nclcarea izolat a prevederilor
Rev: 2 18.08.2008
70

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) XIV.

Confruntarea concluziilor auditului


Echipa de audit trebuie s se consulte nainte de edina de nchidere: s verifice toate concluziile, informaiile auditului i s le confrunte cu obiectivul auditului s ia decizii referitoare la concluziile auditului (cu luarea n considerare a incertitudinii auditului) s elaboreze referine dac acestea sunt stabilite n obiectivele auditului s discute sarcinile rezultate din audit dac aceasta figureaz n planul de audit)
Rev: 2 18.08.2008
71

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) XV.

Exemple pentru concluziile auditului


Gradul corespunderii sistemului de management confruntat cu criteriile auditului

Referire la necesitatea activitilor de prevenire, rectificare sau dezvoltare


Referine la relaii de afaceri, certificate, activiti de auditare ulterioare

Rev: 2 18.08.2008

72

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) XVI.

Fluxul de informaii
Surse de informaii Luarea de probe Dovedirea informaiilor Evaluare pe baza confruntrilor criteriilor de auditare Informaii Dovezile auditului Constatrile auditului Concluziile auditului
73

Verificarea pe baza obiectivelor auditului


Rev: 2 18.08.2008

Activiti de auditare (6.)


Executarea activitilor de auditare la faa locului (6.5.) XVII.

edina de nchidere
Participani:
echipa de audit (prezideaz coordonatorul echipei de audit) conducerea organizaiei auditate (sau toi colaboratorii) clientul auditului i tere pri, dup caz

Obiectiv:
Prezentarea concluziilor, constatrilor auditului (explicare, clarificare, aprobare sau documentarea diferenelor de opinii) Evaluarea s se nceap cu prezentarea concluziilor pozitive ! Urmtoarele pe baza nelegerii: prezentarea referinelor stabilirea termenelor sarcinilor ca urmare a auditului (msuri)
Rev: 2 18.08.2008
74

Activiti de auditare (6.)


Elaborarea, aprobarea i distribuirea raportului de audit (6.6.) I.

Elaborarea raportului de audit


Rspunztor pentru elaborarea i coninutul lui este coordonatorul auditului Conine urmtoarele (sau se refer la ele) obiectivele auditului domeniul auditului clientul auditului coordonatorul i membrii echipei de audit activitile de audit la faa locului (dat, locaie) criteriile auditului constatrile auditului consecinele auditului 75 Rev: 2
18.08.2008

Activiti de auditare (6.)


Elaborarea, aprobarea i distribuirea raportului de audit (6.6.) II.

Raportul de audit poate conine urmtoarele


(sau se poate referi la acestea n caz de nevoie):
Plan de audit Reprezenanii organizaiei aflate sub procedura auditrii Concluzionarea procesului de auditare (eventual piedici, incertitudini) ntrirea ajungerii la elurile auditului Domenii menionate dar rmase n afara auditrii Diferende de opinii Sugestii referitoare la dezvoltri Sarcini coordonate provenite din auditare Declaraie de confidenialitate Lista de distribuire
Rev: 2 18.08.2008
76

Activiti de auditare (6.)


Elaborarea, aprobarea i distribuirea raportului de audit (6.6.) III.

Aprobarea i distribuirea raportului de audit


Aprobare: control referitor la programul de audit de ctre conductorul auditului Distribuire: pentru clientul auditului i pentru persoanele desemnate de acesta, n termenele stabilite

Raportul de audit este proprietatea clientului de audit


Rev: 2 18.08.2008
77

Activiti de auditare (6.)


ncheierea auditrii (6.7.) I. Auditul este ncheiat dac s-au executat toate activitile impuse n planul de audit, iar raportul de audit a fost distribuit ncheierea programului de audit este declarat de ctre conductorul programului de audit Pstrarea documentelor programului de audit se face pe baza procedurii de auditare sau pe baza unui acord comun Documentele sau informaiile adunate n urma procesului de auditare nu pot fi publicate sau date unei a treia persoan fr acordul beneficiarului (i organizaiei auditate, dup caz) (Obligativitatea confidenialitii auditorilor i conductorilor programului de audit!)
Rev: 2 18.08.2008
78

Activiti de auditare (6.)


Executarea sarcinilor provenite din audit (6.8.) I.

Activiti de corectare, prevenire, dezvoltare:


definire: de ctre o organizaie subordonat auditului executare: de ctre o organizaie subordonat auditului primete informaie despre situaie: clientul auditului confirmarea efecturii i a succesului: conform procedurii de auditare (ex. n cazul unui audit ulterior)

Aceste activiti nu sunt considerate ca parte component al auditului Dac programul de audit o prevede, i n aceast faz se poate apela la cunotinele profesionale a auditorilor. (la urmtoarea auditare atenie la indepenten!)
Rev: 2 18.08.2008
79

Comunicare I.

38%

55% 7%

Limbaj corporal Cuvinte Timbru vocal

The Journal of Counselling Psychology, 1967.

Rev: 2 18.08.2008

80

Comunicare II.
Comunicare non-verbal

Limbaj corporal
inuta corpului mimica facial contactul ochilor respiraia distane, teritorii

Timbru vocal
intonaia accent intensitatea vocii viteza de vorbire

gesturi
mbrcmintea
Rev: 2 18.08.2008
81

Comunicare III.
n timpul conversaiei s:
discutm doar despre o singur tem purtm discuii profesionale lsm pe cellalt s vorbeasc punem ntrebrile i ntr-o alt formulare repetm rspunsurile partenerului de discuii formulate cu cuvintele noastre n caz c greim s recunotem imediat s implicm toi partenerii de discuii n convorbire, ns de-odat s discutm doar cu unul singur evitm conflictele nu facem reprouri
Rev: 2 18.08.2008
82

Pregtirea i calificarea auditorilor (7.)


Noiunea pregtirii

Abilitile i cunotinele legate de calitate (7.3.3.)

Cunotine i abiliti generale (7.3.1., 7.3.2.)

Cunotine i abiliti legate de mediu (7.3.4.)

Pregtire profesional

Experien

Pregtire de auditor (7.4.)

Experien de auditor

Caliti personale (7.2.)

Rev: 2 18.08.2008

83

Pregtirea i calificarea auditorilor (7.)


Caliti personale (7.2.)

Etic
Deschis Diplomatic Observator Perceptiv

Flexibil
Perseverent Hotrt Cu ncredere n sine Prietenos

Rev: 2 18.08.2008

84

Pregtirea i calificarea auditorilor (7.)


Cunotine i abiliti (7.3.) I.

Cunotine i abiliti generale


Principiile, procedurile i procedeele auditului Sistemul de management i documentele aferente Structura i funcionarea organizaiilor Legi, reguli, cerine n domeniu

Rev: 2 18.08.2008

85

Pregtirea i calificarea auditorilor (7.)


Cunotine i abiliti (7.3.) II.

Cunotinele i abilitile generale ale leaderilor de echip


S fie n stare de a: organiza auditul i a exploata bine resursele de putere reprezenta teamul de audit organiza i dirija munca echipei ndruma auditorii n formare conduce echipa n formularea concluziilor preveni i a soluiona conflictele elabora i finaliza rapoartele de audit
Rev: 2 18.08.2008
86

Pregtirea i calificarea auditorilor(7.)


Cunotine i abiliti (7.3.) III.

Cunotinele i abilitile particulare ale auditorilor de sisteme de management de calitate


Metode i practici (termeni tehnici, principii de management , SPC, FMEA)
Procesele i produsele domeniului dat (termeni tehnici, particulariti tehnici, practici particulare)

Rev: 2 18.08.2008

87

Pregtirea i calificarea auditorilor(7.)


Cunotine i abiliti (7.3.) IV. Cunotinele i abilitile particulare ale auditorilor de sisteme de management de mediu
Metodele i practicile managementului de mediu (termeni tehnici, principii, evaluarea factorilor/efectelor de mediu, analiza ciclului de via, evaluarea performanei de mediu) tiina, tehnica legat de mediu (efectele activitii umane asupra mediului, interaciunile sistemelor de mediu, elementele mediului, administrarea resurselor naturale) Factorii tehnici i de mediu a operaiilor (termeni tehnici, factori/efecte de mediu, caracteristicile critice ale proceselor/produselor, metodele supravegherii i a msurtorilor, metoda prevenirii polurii)

Rev: 2 18.08.2008

88

Pregtirea i calificarea auditorilor(7.)


Pregtire profesional, experien, pregtire de auditor, experien n domeniu (7.4.) I. Auditori
Pregtire profesionl Experien n lucru (n posturi de leader sau n domeniu, luri de decizii, soluionarea problemelor, meninerea relaiilor) Pregtire de auditor certificat (de organizaia proprie sau de una extern) Experien n domeniu (activitate de auditare n domeniul de sistem de management dat, sub conducerea i coordonarea unui conductor de echip de audit experimentat)

Leaderi de echip de auditori


Surplus de experien fa de auditori, acumulate ca conductor de audit sub conducerea i coordonarea unui conductor de echip de audit experimentat
Rev: 2 18.08.2008
89

Pregtirea i calificarea auditorilor(7.)


Pregtire profesional, experien, pregtire de auditor, experien n domeniu (7.4.) II.

Auditori cu pregtire att pentru auditarea sistemelor de management al calitii ct i pentru sistemele de management de mediu
Pregtire profesional, experien de lucru, pregtire de auditor dovedit, experien n ambele domenii Leaderi de echipe de audit: experien multipl ca leader de echip n ambele domenii

Nivelul necesar al pregtirii profesionale, experienei n lucru, pregtirii de auditor i experienei n domeniu este stabilit de fiecare organizaie auditar n parte.
Rev: 2 18.08.2008
90

Pregtirea i calificarea auditorilor (7.)


Perfecionarea profesional continu
Experien n domeniu Perfecionri Autoinstruire Instruirea celorlali edine, seminarii, conferine

Meninerea i perfecionarea continu a pregtirii profesionale (7.5.) I.

Auditorii s dea dovada dezvoltrii continue a pregtirii lor profesionale

Meninerea abilitii de auditare


Participare regulat n audituri

Rev: 2 18.08.2008

91

Pregtirea i calificarea auditorilor (7.)


Calificarea auditorilor (7.6.) I.

Calificarea este efectuat de ctre leaderii programului de audit pe baza procedurilor referitoare la programul de audit iar rezultatele sunt evideniate. Fazele calificrii:
calificarea iniial a persoanelor care vor s devin auditori auditor n formare n cadrul echipei de audit evaluarea continu a activitii lor cu scopul meninerii i perfecionrii cunotinelor i abilitilor lor
Rev: 2 18.08.2008
92

Pregtirea i calificarea auditorilor (7.)


Calificarea auditorilor (7.6.) II.

Procesul calificrii (n oricare faz) 1. Constatarea calitilor, cunotinelor i abilitilor persoanei cu scopul satisfacerii nevoii programului de audit 2. Stabilirea criteriilor calificrii 3. Alegerea modului potrivit de calificare

4. Executarea calificrii

Rev: 2 18.08.2008

93

Recomandare
Dac soarta i-a oferit o lmie

f din ea

o limonad!

Rev: 2 18.08.2008

94