Implementar ERP para facilitar la administración de recursos

SCOPE STATEMENT
Nombre del Proyecto Implementacin de ERP Descripcin del alcance del producto Requerimientos 1. Lograr facilitar la planificacin de los recursos de la empresa 2. Lograr integrar la informacin de las distintas reas estandarizando la informacin desde inventarios hasta personal 3. Permitir evaluar, controlar y gestionar de una manera mas eficiente el negocio.
Siglas del proyecto ERP
Caractersticas 1 contar con informacin en tiempo real referente al desempeo que este teniendo la empresa. 2 modelar y realizar de manera automtica los procesos de la empresa de distintas reas tales como finanzas, logstica, produccin, ventas, compras, etc. 3 Gran capacidad de adaptacin, modularidad e integracin de la informacin 4. Proporcionar una visin completa de las funciones tanto contables como financieras a manera de generar informes de tiempo real para la toma de decisiones.
5. Gestiona los cobros realizados tanto a proveedores como a clientes.
Criterios de adaptacin del producto Conceptos 1. Tcnicos
Criterios de adaptacin - visin completa de las funciones tanto contables como financieras a manera de generar informes de tiempo real para la toma de decisiones. - Gestiona los cobros realizados tanto a proveedores como a clientes. - Gestionar cadena de suministros de la organizacin desde la adquisicin hasta la entrega al cliente - Manejar procesos de compra y venta de manera automtica
2. De calidad -
3. Administrativos
Mantener al dia el valor neto de los activos fijos. Llevar un control en tiempo real de los inventarios tanto de materia prima, producto en proceso como producto terminado. Integrar informacin necesaria para cado uno de los procesos de fabricacin El sistema debe ser aprobado por la gerencia general de la empresa para su implementacin.
Entregables del proyecto Fases del proyecto 1. Gestin del proyecto 2. Requisitos y Diseo del sistema 3. Post-Implementacin
Productos entregables Proyecto Gestionado Todos aquellos elementos listos para formar parte de la instalacin de del sistema Documentos referidos a los temas legales, econmicos y de conclusin del sistema
Exclusiones del proyecto 1. Responsabilidad sobre el proceso de implementacin 2. Responsabilidad sobre el perfil del sistema 3. Capacitaciones de acuerdo al conocimiento y potencial del personal para adaptarse al sistema Restricciones del Proyecto Internos a la Organizacin Asimilar que un ERP es la solucin y no prestar atencin a las nuevas tecnologas Contar con datos importantes y confidenciales No generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado Planificacin deficiente Costo de la implementacin, capacitaciones y actualizaciones del sistema Supuestos del Proyecto Internos a la Organizacin
Ambientales o Externos a la Organizacin Cambios climticos puede afectar la red
Ambientales o Externos a la Organizacin
Disponibilidad de recursos de la empresa para la implementacin del sistema Contratos con el proveedor se rigen a la poltica de Compras de la empresa
Versin 1.0
Hecha por Equipo de implementacin
Control de versiones Revisada por Aprobada por PM PM
Fecha 06.12.13
Motivo Versin original
DOCUMENTACION DE REQUERIMIENTOS
Nombre del Proyecto
Implementacin de un Sistema ERP en Litografa global S.A.
Necesidades del Negocio u Oportunidad a Aprovechar Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, etc. Incrementar la participacin de mercado de empaques; creciendo a nivel regional. Objetivos del Negocio y del Proyecto
Implementacin de cada uno de los mdulos que componen el ERP. Proporcionar a la empresa una herramienta que permita incrementar su productividad y eficiencia Capacitar al personal en el uso de los mdulos asignados Completar la implementacin del ERP en su totalidad en 10 meses Percibir el retorno de la inversin a partir del primer semestre en funcionamiento No exceder el presupuesto del proyecto; con un costo de USD70,000
Requerimientos Funcionales Prioridad Otorgada por Stakeholder el Stakeholder Muy Alta Sponsor Muy Alta
Requerimientos Los mdulos del sistema ERP deben llenar las expectativas tcnicas de la empresa. La implementacin de los mdulos no debe exceder el presupuesto del proyecto de USD70,000 con margen de error del 10%. Administre el equipo implantador cliente de manera eficiente y eficaz durante todas las fases. Contar con todas las especificaciones tcnicas necesarias en la implementacin del ERP. Mantenga a detalle la informacin respecto a avances en tiempo y costos a lo largo del proyecto. Busque la constante capacitacin en todos los niveles jerrquicos de la empresa a fin que todos puedan tener una apertura al nuevo sistema. Facilite la integracin del sistema con la atencin a clientes internos y externos. Identifique las oportunidades del negocio respecto a la utilizacin del sistema ERP y determine anlisis de desempeo para la toma de decisiones. Adecue sus conocimientos del negocio en la migracin eficiente de data.
Gerente de proyecto cliente
Muy Alta Muy Alta
Gerente proyecto implementador
Muy Alta
Comit Directivo Litografa Equipo Implantador cliente (key users) Equipo Investigacin y Anlisis Equipo de IT
Muy Alta
Alta
Alta
Alta
Consultores Implementadores Usuarios
Alta Alta Muy Alta
Proveedor Muy Alta Requerimientos No Funcionales Prioridad Otorgada por Stakeholder el Stakeholder Sponsor Consultores Implementador Proveedor Muy Alta
Conozcan y participen desde la fase de previa a la implementacin hasta la fase postimplementacin. Usuario pueda identificarse y relacionarse con el nuevo software. Apertura a la tecnificacin. El software vendido cumpla con las especificaciones tcnicas y tecnolgicas mostradas. Exista un compromiso legal mediante un contrato. Requerimientos Buscar que la implementacin tenga impacto a nivel financiero, posterior a su implementacin. Maneje competencias eficientes que permitan guiar la implementacin de la manera ms productiva. Mantenga una apertura con el negocio respecto a dudas o criterios especficos que puedan surgir a lo largo del proyecto.
Muy Alta
Alta
Requerimientos de Calidad Prioridad Otorgada por Stakeholder Requerimientos el Stakeholder Equipo de Buscar un nivel ptimo respecto a calidad en Desarrollo de Muy Alta cada etapa de la implementacin; de manera Calidad que se lleve a cabo sin incidencias tcnicas. Criterios de Aceptacin Concepto Criterio de Aceptacin El sistema ERP debe cumplir con las especificaciones tanto tcnicas como Tcnicos a nivel de virtualizacin requeridas. Cada una de las etapas debe cumplir con los estndares de calidad De calidad establecidos a manera de evitar las incidencias en el proceso. Todo entregable debe ser analizado por el Sponsor y aprobado por la Administrativos Presidencia de la Organizacin. Financieros Cumplir con los presupuestos de cada etapa. Reglas del Negocio Documentar todo procedimiento realizado a manera de mantener respaldo de lo realizado. Mantener una comunicacin libre, con confianza y constante con cada uno de los involucrados en dicha implementacin. Impactos en otras reas organizacionales Regirse en base a la misin y visin de la empresa, compartiendo entre reas las oportunidades de aprendizaje. Impacto en otras entidades N/A
Requerimientos de Soporte y Entrenamiento Mantener una constante capacitacin respecto al sistema y sus actualizaciones a manera que se convierta en amigable al usuario. Supuestos Relativos a Requerimientos Mantener una disponibilidad de tiempo y personal para la realizacin de cada entregable. Restricciones relativas a requerimientos N/A
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUERIMIENTOS

Cdigo Descripcin Sustento de inclusin Prioridad Versin Estado Actual Nivel de Estabilidad Grado de complejidad Criterio de Aceptacin Necesidades, metas del negocio Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, etc. Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, etc. Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, Objetivo del proyecto Entregable del WBS Estrategi a de Prueba
ROO1
Los mdulos del sistema ERP deben llenar las expectativas tcnicas de la empresa.
Junta Directiva de empresa
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
El sistema ERP debe cumplir con las especificaciones tanto tcnicas como a nivel de virtualizacin requeridas
Implementacin de cada uno de los mdulos que componen el ERP.
1.1.1 Definicin de requerimient os preliminares
Aplica
ROO2
La implementacin de los mdulos no debe exceder el presupuesto del proyecto de USD70,000 con margen de error del 10%.
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
Cumplir con el presupuesto en cada etapa
No exceder el presupuesto del proyecto; con un costo de USD70K
1.2.1 Plan del proyecto
No aplica
ROO3
Administre el equipo implantador cliente de manera eficiente y eficaz durante todas las fases.
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
Todo entregable debe ser analizado por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la Organizacin.
Capacitar al personal en el uso de los mdulos asignados
1.3.1 Etapa de visualizacin
No Aplica
ROO4
Contar con todas las especificaciones tcnicas necesarias en la implementacin del ERP.
Equipo de IT
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
Cada una de las etapas debe cumplir con los estndares de calidad establecidos a manera de evitar las incidencias en el proceso.
Proporcionar a la empresa una herramienta que permita incrementar su productividad y eficiencia
1.1.2 Acta de constitucin
Aplica
disminuyendo re procesos, et Mantenga a detalle la informacin respecto a avances en tiempo y costos a lo largo del proyecto. Busque la constante capacitacin en todos los niveles jerrquicos de la empresa a fin que todos puedan tener una apertura al nuevo sistema. Facilite la integracin del sistema con la atencin a clientes internos y externos. Identifique las oportunidades del negocio respecto a la utilizacin del sistema ERP y determine anlisis de desempeo para la toma de decisiones. Adecue sus conocimientos del negocio en la Incrementar la participacin de mercado de empaques; creciendo a nivel regional. Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Incrementar la participacin de mercado de empaques; creciendo a nivel regional. Completar la implementacin en su totalidad de 10 meses. No exceder el presupuesto del proyect; USD70K
ROO5
Muy Alta
Activo
Medio
Medio
1.4.1 Informe de avances y costos
No aplica
ROO6
Equipo de Impleme ntacin
Muy Alta
Activo
Medio
Medio
Todo entregable debe ser analizado por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la Organizacin
2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones
No aplica
ROO7
Equipo de impleme ntacin
Alta
Activo
Alto
Alto
2.2.2 Aprovisionam iento y acondicionam iento de software, hardware y otros insumos
Aplica
ROO8
Alta
Activo
Alto
Alto
Incrementar la participacin de mercado de empaques; creciendo a nivel regional.
Percibir el retorno de la inversin a partir del primer semestre en funcionamiento
3.2.1 Registros de desarrollo del sistema
No Aplica
ROO9
Alta
Activo
Alto
Alto
El sistema ERP debe cumplir con las especificaciones tanto tcnicas como
Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los
2.1.2 Plan de lanzamiento
No aplica
migracin eficiente de data.
a nivel de virtualizacin requeridas
RO10
Conozcan y participen desde la fase de previa a la implementacin hasta la fase postimplementacin.
Alta
Activo
Medio
Medio
RO11
Usuario pueda identificarse y relacionarse con el nuevo software. Apertura a la tecnificacin.
Alta
Activo
Alto
Alto
RO12
El software vendido cumpla con las especificaciones tcnicas y tecnolgicas mostradas.
Junta Directiva de empresa , Equipo de Impleme ntacin
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
R013
Exista un compromiso legal mediante un contrato.
Proveed or
Muy Alta
Activo
Alto
Medio
recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times,
Completar la implementacin del ERP en su totalidad en 10 meses
Aplica
No aplica
1.3.3 Acta de adquisiciones
Aplica
1.3.3 Acta de adquisiciones
No aplica
R014
Buscar que la implementacin tenga impacto a nivel financiero, posterior a su implementacin.
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
disminuyendo re procesos, et Incrementar la participacin de mercado de empaques; creciendo a nivel regional. Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, et Incrementar la participacin de mercado de empaques; creciendo a nivel regional.
Percibir el retorno de la inversin a partir del primer semestre en funcionamiento
No Aplica
R015
Maneje competencias eficientes que permitan guiar la implementacin de la manera ms productiva.
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
1.4.1 Informe de avances y costos
No aplica
R016
Mantenga una apertura con el negocio respecto a dudas o criterios especficos que puedan surgir a lo largo del proyecto. Buscar un nivel ptimo respecto a calidad en cada etapa de la implementacin; de manera que se lleve a cabo sin incidencias tcnicas.
Proveed or
Alta
Activo
Alto
Medio
2.3.1 Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas
Aplica
R017
Equipo de calidad
Muy Alta
Activo
Alto
Alto
Proporcionar a la empresa una herramienta que permita incrementar su productividad y eficiencia
1.3.2 Acta de aseguramient o de calidad
No aplica
DICCIONARIO WBS
ESPECIFICACIONES DE PAQUETES DE TRABAJO DEL PROYECTO Descripcin del proyecto, definicin del producto 1.1.1 Definicin de requerimientos del proyecto, definicin de los requerimientos del preliminares proyecto; definicin de amenazas y oportunidades del proyecto 1.1 Proceso de Iniciacin Desarrollo del acta de constitucin, Definicin de los objetivos del proyecto a nivel de alcance, costos y 1.1.2 Acta de constitucin tiempo; definicin de la finalidad del proyecto; justificacin del proyecto; definicin de sponsor que autoriza, stakeholders Estructura de trabajo desglosada; responsables de tareas; red del proyecto; estimaciones de costos; plan se organizacin; definicin de tiempos y programacin en CPM y Gantt; Identificacin de 1.2 Proceso de Planificacin 1.2.1 Plan del proyecto presupuesto del proyecto; descripcin de la adquisicin y asignacin de recurso; plan de gestin de calidad, plan de comunicaciones; plan de gestin de riesgos, plan de gestin de recurso humano. Conformacin de equipos de trabajo; reuniones de arranque; ajuste del cronograma; Implementacin 1.3.1 Etapa de visualizacin de entregables; Implementacin de requerimientos; implementacin de capacitaciones; preparacin y ejecucin de escenarios prueba. 1.3 Proceso de Ejecucin Lnea base de calidad, registro de discusiones y 1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad polticas respecto al tema de calidad del proyecto. Registro de requisiciones, rdenes de compra y 1.3.3 Acta de adquisiciones facturas de compra.
Fase 1: Gestin del proyecto
1.4 Proceso de Seguimiento y Control
1.4.1 Informe de avances y costos 1.4.2 Informe de control de riesgos 1.5.1 Informe de revisin y evaluacin de fases 1.5.2 Informe de revisin y evaluacin del proyecto
1.5 Proceso de Cierre
1.5.3 Cierre contractual
1.5.4 Cierre administrativo
2.1 Construccin del sistema
2.1.1 Plan de instalacin de infraestructura tecnolgica
2.1.2 Plan de lanzamiento 2.2 Implementacin 2.2.1 Presupuesto de costo de implementacin
Informe del avance de los entregables, planes y objetivos de cada etapa y el proyecto global. Informe de polticas del manejo de control de riesgos y sus respectivos desempeos. Evaluacin de cada fase finalizada segn criterios de aceptacin; certificacin de los entregables del proyecto. Evaluacin del proyecto segn criterios de aceptacin; certificacin de los entregables del proyecto. Verificacin del cumplimiento de planes y aseguramiento que los procesos se llevaron adecuadamente. Documentacin y archivo de resultados, garantas, manuales, comunicados, etc. Documentacin de las actividades del equipo del proyecto y las partes interesadas. Aprobacin y confirmacin de resultados. Documentacin del presupuesto real, lecciones aprendidas, reportes de cambios, etc. Diseo de modelos, identificacin de opciones tecnolgicas, Instalacin de la plataforma tecnolgica a nivel de: dispositivos de acceso, sistema operativo, dispositivos de visualizacin, conectividad externa e interna, infraestructura energtica, gestin y administracin de datos, aspectos arquitectnicos. Descripcin detallada de las etapas y procesos de lanzamiento en la empresa del sistema ERP. Conceptualizacin de flujos de efectivo especficos y detallados de la implementacin.
Fase 2: Requisitos y Diseo del Sistema
2.3 Pruebas y soporte
2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos 2.3.1 Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas 2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones 3.1.1 Bitcoras de soporte 3.1.2 Sistemas desempeo
Fase 3: Post Implementacin
3.1 Estabilizacin
3.2 Mejoramiento continuo
3.2.1 Registros de desarrollo del sistema 3.2.1 Plan de actualizaciones futuras
Instalacin de infraestructura y paquetes del EPR, configurar y modificar paquetes, parametrizacin y migracin de datos, construir interfaces. Descripcin del flujo del proceso de mitigacin de errores o fallas. Entrenamiento a usuarios finales y personal administrativo y directivos. Anlisis de las fallas ocurridas con sus respectivas soluciones. Determinacin de los beneficios estratgicos; medicin de eficiencias, benchmarking Registro de indicadores de desempeo y retroalimentaciones realizadas. Etapas propuestas para integracin futura, evaluacin de posibles alternativas de crecimiento.
CONTROL DE VERSIONES
VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO
1.0
Equipo de PM implementacin
PM
11/30/2013
Versin original
IDENTIFICACION Y SECUENCIAMIENTO DE TRABAJO

Actividad Predecesora Tipo de relacin adelanto /atraso Tipo de actividad (Time Driven, Resource Driven) Resource Driven Resource Driven Resource Driven Time Driven Resource Driven Time Driven Resource Driven Time Driven Resource Driven Resource Driven Guatemala Resource Driven
Cdigo WBS
Cdigo Nombre
Nombre
Alcance de trabajo de la actividad Redactar la definicin del proyecto y sistema Redactar los requerimientos Redactar amenazas y oportunidades Reunin con el rea responsable Redactar el Acta de Constitucin Aprobacin Acta de Constitucin Redactar el plan de proyecto Aprobacin Plan del Proyecto Conformar equipos previos al arranque Implementar entregables y requerimientos Realizar escenarios prueba
Persona Responsable
Zona Geogrfica
Secuenciamiento de actividades dentro del paquete de trabajo
1.1.1.A01 1.1.1 Definicin de requerimientos preliminares
Definir y describir proyecto y sistema ERP Definir requerimientos Definir amenazas y oportunidades Reunin para definicin del Acta de Constitucin Definicin final del Acta de Constitucin Revisin y aprobacin del Acta de Constitucin Elaborar Plan del proyecto Aprobar plan del Proyecto Conformacin de equipos para reunin de arranque Implementacin de entregables y requerimientos Ejecucin de escenarios prueba
P. Gonzles
Guatemala
1.1.1.A0 1 1.1.1.A0 2 1.1.1.A0 3
1.1.1.A02 1.1.1.A03
1.1.1.A01 1.1.1.A02
P. Gonzles P. Gonzles
Guatemala Guatemala
1.1.2.A01
P. Gonzles
Guatemala
1.1.2.A0 1 1.1.2.A0 2 1.1.2.A0 3
1.1.2
Acta de constitucin
1.1.2.A02
1.1.2.A02
P. Gonzles
Guatemala
1.1.2.A03
1.1.2.A03
J. Castaeda
Guatemala
1.2.1.A01 1.2.1 Plan del proyecto 1.2.1.A02
P. Gonzles 1.2.1.A01 J. Castaeda
Guatemala Guatemala
1.2.1.A0 1
1.2.1.A0 2
1.3.1.A01
P. Gonzles
Guatemala
1.3.1.A0 1 1.3.1.A0 2 1.3.1.A0 3
1.3.1
Etapa de visualizacin
1.3.1.A02
1.3.1.A01
P. Gonzles
1.3.1.A03
1.3.1.A02
P. Gonzles
1.3.2.A01
1.3.2
Acta de aseguramiento de calidad
1.3.2.A02
1.3.2.A03
1.3.3.A01 1.3.3 Acta de adquisiciones 1.3.3.A02
Reunin para definicin del Acta De aseguramiento de Calidad Definicin final del Acta de Aseguramiento de Calidad Revisin y aprobacin de Acta de Aseguramiento de Calidad Desarrollo del acta de adquisiciones Reunin revisin y validacin del acta de adquisiciones Elaboracin del informe de avances y costos Revisin del informe de avances y costos Elaboracin del informe de control de riesgos Revisin del informe de control de riesgos Evaluacin de las etapas finalizadas Certificacin de etapas finalizadas
Reunin con el rea responsable Redactar Acta de Aseguramiento de Calidad Aprobacin Acta de Aseguramiento de calidad Redactar acta de adquisiciones Reunin con el rea responsable Redactar informe de avances y costos Revisin informe de avances y costos Redactar informe de control de riesgos Revisin informe de control de riesgos Evaluar la finalizacin de cada etapa Certificar la finalizacin de cada etapa 1.3.3.A01
P. Gonzles
Guatemala
Time Driven
1.3.2.A0 1
1.3.2.A0 2
1.3.2.A01
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
1.3.2.A0 1 1.3.2.A0 2 1.3.2.A0 3
1.3.2.A02
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
1.3.3.A0 1
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven
1.3.3.A0 2
1.4.1.A01 1.4.1 Informe de avances y costos 1.4.1.A02
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
1.4.1.A0 1
1.4.1.A0 2
1.4.1.A01
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven
1.4.2.A01 1.4.2 Informe de control de riesgos 1.4.2.A02
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
1.4.2.A0 1
1.4.2.A0 2
1.4.2.A01
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven Time Driven Time Driven

1.5.1.A0 1 1.5.1.A0 2
1.5.1.A01 1.5.1 Informe de revisin y evaluacin de fases 1.5.1.A02
P. Gonzles
Guatemala
1.5.1.A01
J. Castaeda
Guatemala
1.5.2
Informe de revisin y evaluacin del proyecto
1.5.2.A01
1.5.2.A02
1.5.3.A01 1.5.3 Cierre contractual 1.5.3.A02
Evaluacin del proyecto finalizado Certificacin del proyecto finalizado Verificacin de la documentacin de planes y procesos Certificacin y cierre contractual Verificacin de la documentacin de actividades de interesados y equipo del proyecto Certificacin y cierre administrativo Reunin para definicin de Instalacin de Infraestructura tecnolgica Definicin final de Instalacin de Infraestructura tecnolgica Revisin y aprobacin de Instalacin de Infraestructura tecnolgica Reunin para definicin del Plan de Lanzamiento Definicin final del Plan de Lanzamiento
Evaluar la finalizacin del proyecto global Certificar la finalizacin del proyecto Verificar documentacin Certificar el cierre contractual
P. Gonzles
Guatemala
Time Driven Time Driven Resource Driven Time Driven

1.5.2.A0 1 1.5.2.A0 2
1.5.2.A01
J. Castaeda
Guatemala
P. Gonzles
Guatemala
1.5.3.A0 1
1.5.3.A0 2
1.5.3.A01
J. Castaeda
Guatemala
1.5.4.A01 1.5.4 Cierre administrativo
Verificar documentacin
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
1.5.4.A0 1
1.5.4.A0 2
1.5.4.A02
Certificar el cierre administrativo Reunin con el rea responsable Redactar plan de instalacin de infraestructura Aprobacin de Instalacin de Infraestructura tecnolgica Reunin con el rea responsable Redactar plan de lanzamiento
1.5.4.A01
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven
2.1.1.A01
P. Gonzles
Guatemala
Time Driven
2.1.1.A0 1
2.1.1
Plan de instalacin de infraestructura tecnolgica
2.1.1.A02
2.1.1.A01
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
2.1.1.A0 2 2.1.1.A0 3
2.1.1.A03
2.1.1.A02
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven
2.1.2.A01 2.1.2 Plan de lanzamiento 2.1.2.A02
P. Gonzles
Guatemala
Time Driven
2.1.2.A0 1
2.1.2.A01
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
2.1.2.A0 2 2.1.2.A0 3
2.1.2.A03
2.2.1.A01 2.2.1 Presupuesto de Costo de Implementacin 2.2.1.A02
Revisin y aprobacin del Plan de lanzamiento Detalle del Presupuesto de Implementacin Aprobacin del presupuesto de Implementacin Instalacin de Infraestructura Parametrizacin y Migracin de datos Construccin de Interfaces Reunin para definicin del Plan de mitigacin por etapas Definicin final del Plan de mitigacin por etapas Revisin y aprobacin del Plan de mitigacin por etapas Definicin de plan de capacitacin por niveles jerrquicos Capacitacin por niveles jerrquicos de la empresa Revisin, evaluacin y retroalimentacin
Aprobacin del plan de lanzamiento Realizar Presupuesto de Implementar Aprobar el presupuesto de Implementar Instalar Infraestructura Migrar datos parametrizados Construir interfaces del sistema Reunin con el rea responsable Redactar plan de mitigacin por etapas Aprobar el plan de mitigacin por etapas Redactar plan de capacitacin
2.1.2.A02
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven Resource Driven

2.2.1.A0 1 2.2.1.A0 2
P. Gonzles
Guatemala
2.2.1.A01
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven Resource Driven Resource Driven Resource Driven Time Driven
2.2.2.A01 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos 2.2.2.A02
P. Gonzles 2.2.2.A01 P. Gonzles
Guatemala Guatemala
2.2.2.A0 1 2.2.2.A0 2 2.2.2.A0 3
2.2.2
2.2.2.A03
2.2.2.A02
P. Gonzles
Guatemala
2.3.1.A01
P. Gonzles
Guatemala
2.3.1
Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas
2.3.1.A0 1
2.3.1.A02
2.3.1.A01
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
2.3.1.A0 2 2.3.1.A0 3
2.3.1.A03
2.3.1.A02
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven
2.3.2.A01
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
2.3.2.A0 1
2.3.2
Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones
2.3.2.A02
Capacitar a los involucrados Evaluar y retroalimentar las capacitaciones
2.3.2.A01
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
2.3.2.A0 2 2.3.2.A0 3
2.3.2.A03
2.3.2.A02
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven
3.1.1.A01 3.1.1 Bitcoras de soporte 3.1.1.A02
3.2.1.A01 3.1.2 Sistemas desempeo 3.2.1.A02
3.2.1.A01 3.2.1 Registros de desarrollo del sistema 3.2.1.A02
3.2.2
Plan de actualizaciones futuras
3.2.2.A01
3.2.2.A02
de capacitaciones impartidas. Desarrollo peridico de bitcora de soporte Reunin revisin de bitcora de soporte Desarrollo peridico de indicadores de desempeo Reunin revisin de indicadores de desempeo Desarrollo peridico de registros del progreso del sistema Reunin revisin de registros de progreso Desarrollo del Plan de actualizaciones futuras Aprobacin del plan para futras actualizaciones
Desarrollar la bitcora de soporte Reunin con el rea responsable Desarrollar indicadores de desempeo Reunin con el rea responsable Desarrollar registros de progreso del sistema Reunin con el rea responsable Redactar plan de actualizaciones futuras Aprobar el plan de actualizaciones 3.2.1.A01 3.2.1.A01 3.1.1.A01
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven Time Driven Resource Driven Time Driven
3.1.1.A0 1
3.1.1.A0 2
J. Castaeda
Guatemala
P. Gonzles
Guatemala
3.1.2.A0 1
3.1.2.A0 2
J. Castaeda
Guatemala
P. Gonzles
Guatemala
Resource Driven
1.2.1.A0 1 1.2.1.A0 2
J. Castaeda
Guatemala
Time Driven Resource Driven Time Driven
P. Gonzles
Guatemala
3.2.2.A0 1
3.2.2.A0 2
3.2.2.A01
J. Castaeda
Guatemala
1.0
PM
11/30/2013
Versin original
RED DE TRABAJO
ESTIMACION DE RECURSOS Y DURACION

TIPO DE RECURSO: PERSONAL Trabajo Cantidad Costo (h-h) Unitario 3 1 Q30 TIPO DE RECURSO: MATERIAL NO CONSUMIBLE Nombre de Costo Costo total Cantidad Recursos unitario
Entregable 1.1.1.A01 1.1.1 Definicin de requerimientos preliminares 1.1.1.A02 1.1.1.A03
Actividad Definir y describir proyecto y sistema ERP Definir requerimientos Definir amenazas y oportunidades Reunin para definicin del Acta de Constitucin Definicin final del Acta de Constitucin Revisin y aprobacin del Acta de Constitucin Elaborar Plan del proyecto Aprobar plan del Proyecto Conformacin de equipos para reunin de arranque Implementacin de entregables y requerimientos Ejecucin de escenarios prueba Reunin para definicin del Acta De aseguramiento de Calidad
Nombre de Recurso P. Gonzles P. Gonzles P. Gonzles
Costo total Q90
2 2 3
1 1 1
Q30 Q30 Q30
Q60 Q60 Q90
1.1.2.A01
P. Gonzles 3 P. Gonzles 2 J. Castaeda P. Gonzles J. Castaeda P. Gonzles 24 P. Gonzles P. Gonzles 48 3 P. Gonzles 2 1 Q30 Q30 Q2880 Q90 Pruebas de conexin 8 50,000 400,000 2 Q30 Q2440 15 2 8 2 1 3 Q30 Q30 Q30 Q900 Q60 Q720 1 Q30 Q60 1 Q30 Q30
1.1.2.A02
1.1.2.A03
1.2.1.A01 1.2.1.A02
1.3.1.A01 1.3.1 Etapa de visualizacin
1.3.1.A02 1.3.1.A03
1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad
1.3.2.A01
1.3.2.A02
1.3.2.A03
1.3.3.A01 1.3.3 Acta de adquisiciones 1.3.3.A02
1.4.1.A01 1.4.1 Informe de avances y costos 1.4.1.A02
1.4.2.A01 1.4.2 Informe de control de riesgos 1.4.2.A02
Definicin final del Acta de Aseguramiento de Calidad Revisin y aprobacin de Acta de Aseguramiento de Calidad Desarrollo del acta de adquisiciones Reunin revisin y validacin del acta de adquisiciones Elaboracin del informe de avances y costos Revisin del informe de avances y costos Elaboracin del informe de control de riesgos Revisin del informe de control de riesgos Evaluacin de las etapas finalizadas Certificacin de etapas finalizadas Evaluacin del proyecto finalizado Certificacin del proyecto finalizado Verificacin de la documentacin de planes y procesos
12 P. Gonzles 3 J. Castaeda 10 P. Gonzles 3 J. Castaeda 16 P. Gonzles J. Castaeda P. Gonzles J. Castaeda P. Gonzles J. Castaeda P. Gonzles J. Castaeda 3 3 12 4 4
Q30
Q360
Q30
Q90
Q30
Q300
Q30
Q90
Q30
Q480
Q30
Q120
15
Q30
Q450
Q30
Q120
12
Q30
Q360
1.5.1 Informe de revisin y evaluacin de fases
1.5.1.A01 1.5.1.A02 1.5.2.A01
1 1
Q30 Q30
Q90 Q360
1.5.2 Informe de revisin y evaluacin del proyecto
Q30
Q90
1.5.2.A02
8 P. Gonzles
Q30
Q240
1.5.3 Cierre contractual
1.5.3.A01
1.5.3.A02
1.5.4.A01 1.5.4 Cierre administrativo 1.5.4.A02
2.1.1.A01
2.1.1 Plan de instalacin de infraestructura tecnolgica
2.1.1.A02
2.1.1.A03
2.1.2.A01
2.1.2 Plan de lanzamiento
2.1.2.A02
2.1.2.A03
2.2.1 Presupuesto de Costo de Implementacin 2.2.2 Aprovisionamiento
2.2.1.A01
2.2.1.A02 2.2.2.A01
Certificacin y cierre contractual Verificacin de la documentacin de actividades de interesados y equipo del proyecto Certificacin y cierre administrativo Reunin para definicin de Instalacin de Infraestructura tecnolgica Definicin final de Instalacin de Infraestructura tecnolgica Revisin y aprobacin de Instalacin de Infraestructura tecnolgica Reunin para definicin del Plan de Lanzamiento Definicin final del Plan de Lanzamiento Revisin y aprobacin del Plan de lanzamiento Detalle del Presupuesto de Implementacin Aprobacin del presupuesto de Implementacin Instalacin de Infraestructura
J. Castaeda
3 8
1 1
Q30 Q30
Q90 Q240
P. Gonzles
J. Castaeda
Q30
Q60
3 P. Gonzles
Q30
Q90
12 P. Gonzles 3 J. Castaeda 3 P. Gonzles 12 P. Gonzles 3 J. Castaeda 6 P. Gonzles J. Castaeda P. Gonzles 3
Q30
Q1080
Q30
Q90
Q30
Q90
Q30
Q360
Q30
Q90
Q30
Q180
Q30
Q90
40
Q30
Q3600
Software, Hardware
1 software 30 hardware
2,250,000 20,000
Q2,850,000
y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos
2.2.2.A02 2.2.2.A03
2.3.1.A01 2.3.1 Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas
2.3.1.A02
2.3.1.A03
2.3.2.A01
2.3.2.A02
2.3.2.A03
3.1.1.A01 3.1.1 Bitcoras de soporte 3.1.1.A02
3.2.1.A01 3.1.2 Sistemas desempeo 3.2.1.A02
Parametrizacin y Migracin de datos Construccin de Interfaces Reunin para definicin del Plan de mitigacin por etapas Definicin final del Plan de mitigacin por etapas Revisin y aprobacin del Plan de mitigacin por etapas Definicin de plan de capacitacin por niveles jerrquicos Capacitacin por niveles jerrquicos de la empresa Revisin, evaluacin y retroalimentacin de capacitaciones impartidas. Desarrollo peridico de bitcora de soporte Reunin revisin de bitcora de soporte Desarrollo peridico de indicadores de desempeo Reunin revisin de indicadores de desempeo
40 P. Gonzles P. Gonzles 48 3 P. Gonzles 12 P. Gonzles 3 J. Castaeda 3 P. Gonzles 24 P. Gonzles 24 J. Castaeda 8 P. Gonzles 4
Q30
Q3600
Migracin de datos
1,200,000
1,200,000
3 1
Q30 Q30
Q3600 Q90
Q30
Q360
Q30
Q90
Q30
Q90
Q30
Q2160 Capacitaciones 10 50,000 500,000
Q30
Q720
Q30
Q240
J. Castaeda
Q30
Q120
8 P. Gonzles 4
Q30
Q240
J. Castaeda
Q30
Q120
3.2.1.A01
3.2.1.A02
3.2.2 Plan de actualizaciones futuras
3.2.2.A01
3.2.2.A02
Desarrollo peridico de registros del progreso del sistema Reunin revisin de registros de progreso Desarrollo del Plan de actualizaciones futuras Aprobacin del plan para futras actualizaciones
8 P. Gonzles
Q30
Q240
J. Castaeda
Q30
Q120
15 P. Gonzles 3
Q30
Q450
J. Castaeda
Q30
Q90
1.0
PM
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Versin original
PLANTILLA DE METRICA DE CALIDAD Mtrica de: Proyecto
Producto ERP Factor de calidad relevante Definicin del factor de calidad
Implementacin de ERP
Nivel de xito en la implementacin del software
El nivel al cual se considera en cada etapa que la implementacin del ERP se est llevando a cabo sin incidencias tcnicas en los puntos de control seleccionados. Propsito de la mtrica: Proporcionar una idea clara de la dificultad que est presentando la instalacin, pruebas y puesta en funcionamiento del software en una fase previa a su uso y sin tomar en cuenta su funcionalidad en operaciones. Definicin operacional: Al final de cada fase de iniciacin IT realiza reportes de todas las fallas (momentos los cuales el sistema dejo de funcionar con normalidad) su gravedad, tiempo necesario para volver el sistema aun estado estable y si la falla hubiese afectados uno o varios usuarios. Mtodos de medicin En base a la experiencia y anlisis se determinara la gravedad de las fallas agrupadas por categoras en severas, de consideracin y leves. Se espera que al final de cada etapa el nmero de fallas severas se convierta en fallas de consideracin posteriormente fallas leves hasta quedar completamente resueltas y considerar que el sistema funciona sin fallas y las que se lleguen a presentar quedan completamente fuera de control (fallas en la red elctrica, hardware defectuoso, etc.) Resultado deseado Tiempo de resolucin de incidencias: 1 da o menos: leve 2 a 5 das: de consideracin 5 das en adelante: severos Se busca que las incidencias sean sobre todo leves y que pasen el menor tiempo posible en cada estado. Responsable del factor de calidad Departamento de IT junto con la empresa que vende el software.
Producto ERP Factor de calidad relevante Definicin del factor de calidad
Mtrica de: Proyecto
Cumplimiento con el presupuesto establecido para el proyecto
En qu medida se cumple con el presupuesto establecido para una etapa del proyecto y para la totalidad del mismo. Propsito de la mtrica: Proveer un indicador exacto de cmo se ejecuta el presupuesto establecido, si es suficiente o demasiado y si se estn teniendo que hacer demasiados recortes para cubrir todos los gastos. Definicin operacional: Para cada uno de los paquetes de trabajo en la EDT se analizara su costo en materiales, horas de trabajo, insumos consumidos y otros gastos en un formato preestablecido y se comparara con el presupuesto asignado a la tarea. Mtodos de medicin Para cada paquete de trabajo se analiza si el presupuesto est dentro del 10% de tolerancia analizando si se realiz algn ahorro en o algn gasto adicional y de esta forma re acomodar el presupuesto general de cada sub proyecto. Resultado deseado Se tomara como exitoso un paquete de trabajo que no exceda el presupuesto, Bueno si lo excede por 3% como mximo y malo si llega o sobrepasa el lmite de 10% Responsable del factor de calidad Equipo de finanzas asignado por el PM realiza el anlisis y reporta al PM quien es el tomador de decisiones principal. Mtrica de: Proyecto
Producto ERP Factor de calidad relevante
Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema. Definicin del factor de calidad En qu medida los empleados son capaces de emplear adecuadamente el sistema ERP en las tareas propias de su puesto y rea. Propsito de la mtrica:
Proporcionar un indicador del grado de conocimiento tcnico y habilidad para utilizar el sistema a causa de las capacitaciones y sesiones de simulacin. Definicin operacional: Una vez realizado el plan de capacitaciones para cada rea en especfico se realizara una prueba diagnstica al final de cada mdulo la cual estar diseada por el equipo de investigacin y desarrollo. De aqu se puede desprender un anlisis FODA que permita mejorar de forma continua esta parte del proyecto. Mtodos de medicin Se realizara un diagnstico terico y prctico tanto para cada colaborador como para los equipos. Resultado deseado Para cualquier tipo de evaluacin se tomara como satisfactoria una calificacin a partir de 85%. Se busca no obtener dentro del equipo o para empleados individuales calificaciones debajo del 60%. Responsable del factor de calidad Departamento de Investigacin y desarrollo, Equipo de la empresa proveedora encargado de capacitar.
Producto ERP Factor de calidad relevante
Mtrica de: Proyecto
Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema. Definicin del factor de calidad En qu medida los empleados son capaces de emplear adecuadamente el sistema ERP en las tareas propias de su puesto y rea. Propsito de la mtrica: Proporcionar un indicador del grado de conocimiento tcnico y habilidad para utilizar el sistema a causa de las capacitaciones y sesiones de simulacin. Definicin operacional: Una vez realizado el plan de capacitaciones para cada rea en especfico se realizara una prueba diagnstica al final de cada mdulo la cual estar diseada por el equipo de investigacin y desarrollo. De aqu se puede desprender un anlisis FODA que permita mejorar de forma continua esta parte del proyecto. Mtodos de medicin
Se realizara un diagnstico terico y prctico tanto para cada colaborador como para los equipos. Resultado deseado Para cualquier tipo de evaluacin se tomara como satisfactoria una calificacin a partir de 85%. Se busca no obtener dentro del equipo o para empleados individuales calificaciones debajo del 60%. Responsable del factor de calidad Departamento de Investigacin y desarrollo, Equipo de la empresa proveedora encargado de capacitar. CONTROL DE VERSIONES
1.0
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LINEA BASE DE CALIDAD LINEA BASE DE CALIDAD

FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE OBJETIVOS DE CALIDAD MTRICA A USAR FRECUENCIA Y MOMENTO DE MEDICIN FRECUENCIA Y MOMENTO DE REPORTE
Nivel de xito en la implementacin del software Cumplimiento con el presupuesto establecido para el proyecto Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema.
Eliminar incidencias Tiempo y llegar a un resolucin funcionamiento incidencias estable del sistema
de Al final de cada Al completar cada de semana. etapa determinada por I.T. Lunes por la tarde No exceder en ms Informes Al finalizar cada Al final de cada de 10% el financieros de paquete de sub proyecto, presupuesto inicial cada paquete de trabajo. martes por la del proyecto trabajo maana. Que el personal tenga como mnimo un 85% de conocimiento y buen manejo del sistema previo al lanzamiento No exceder el tiempo inicial estimado en ms de 2 meses Evaluaciones tericas prcticas individuos equipos Al finalizar cada Al finalizar cada y mdulo de mdulo de a capacitacin capacitacin. y Martes ms prximo por la tarde. de Al finalizar cada Al finalizar cada paquete de su proyecto trabajo jueves ms prximo por la tarde.
Cumplimiento con los tiempos pre establecidos para el proyecto
Proyeccin tiempos
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD ESTNDAR DE CALIDAD APLICABLE Estndares del PMI ACTIVIDADES DE PREVENCIN ACTIVIDADES DE CONTROL Aprobacin de Equipo de implementacin.
ENTREGABLE 1.1.1 Definicin de requerimientos preliminares 1.1.2 Acta de constitucin 1.2.1 Plan del proyecto 1.3.1 Etapa de visualizacin 1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad 1.3.3 Acta de adquisiciones
Estndares del PMI Estndares del PMI Estndares del PMI Estndares del PMI Estndares del PMI
Revisin detallada de documentos y actas Aprobacin del PM. Aprobacin del PM. Revisin detallada de documentos y actas Aprobacin del PM y depto. De IT.
Estndares del PMI 1.4.1 Informe de avances y costos 1.4.2 Informe de control de riesgos 1.5.1 Informe de revisin y evaluacin de fases 1.5.2 Informe de revisin y evaluacin del proyecto 1.5.3 Cierre contractual Estndares del PMI Norma CMM para desarrollo de software Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI Estndares del PMI Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI
Proyecciones de tiempos y costos estimados hacia la finalizacin del proyecto
Aprobacin de PM y depto. Financiero.
Aprobacin de PM Aprobacin de PM Aprobacin de PM Revisin de documentos de contrato y especificaciones Aprobacin de PM
1.5.4 Cierre administrativo 2.1.1 Plan de instalacin de infraestructura tecnolgica 2.1.2 Plan de lanzamiento y evaluacin del ERP 2.2.1 Presupuesto de costo de implementacin 2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software y otros insumos
Aprobacin de PM Aprobacin de PM e IT.
Aprobacin de PM Aprobacin de PM y depto. Financiero Aprobacin de PM e IT.
Revisar especificaciones de compra e instalacin
2.3.1 Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas 2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones 3.1.1 Bitcoras de soporte
Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI
Estndares del PMI
Aprobacin de PM y depto. De investigacin y desarrollo.
3.1.2 Sistemas desempeo Norma CMM para desarrollo de software 3.2.1 Registros de Norma CMM para desarrollo del sistema desarrollo de software 3.2.1 Plan de Norma CMM para actualizaciones futuras desarrollo de software CONTROL DE VERSIONES
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PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTO. El presente proyecto esta sujeto a restricciones de tiempo, presupuesto y sobre todo calidad de la implementacin del sistema tanto desde el punto de vista de capacitacin del personal como del funcionamiento estable de cada mdulo en el software. LINEA BASE DE CALIDAD
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE OBJETIVOS DE CALIDAD MTRICA A USAR FRECUENCIA Y MOMENTO DE MEDICIN FRECUENCIA Y MOMENTO DE REPORTE
Nivel de xito en la implementacin del software Cumplimiento con el presupuesto establecido para el proyecto Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema.
Eliminar incidencias Tiempo y llegar a un resolucin funcionamiento incidencias estable del sistema
de Al final de cada Al completar cada de semana. etapa determinada por I.T. Lunes por la tarde No exceder en ms Informes Al finalizar cada Al final de cada de 10% el financieros de paquete de sub proyecto, presupuesto inicial cada paquete de trabajo. martes por la del proyecto trabajo maana. Que el personal tenga como mnimo un 85% de conocimiento y buen manejo del sistema previo al lanzamiento No exceder el tiempo inicial estimado en ms de 2 meses Evaluaciones tericas prcticas individuos equipos Al finalizar cada Al finalizar cada y mdulo de mdulo de a capacitacin capacitacin. y Martes ms prximo por la tarde. de Al finalizar cada Al finalizar cada paquete de su proyecto trabajo jueves ms prximo por la tarde.
Cumplimiento con los tiempos pre establecidos para el proyecto
Proyeccin tiempos
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS Pasos a seguir cuando se requiera mejorar un proceso: 1. Delimitar proceso 2. Identificar posible mejora 3. Recabar y analizar informacin relevante 4. Definir un plan de accin basado en el anlisis 5. Aplicar el plan 6. Evaluar resultados
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD ESTNDAR DE ENTREGABLE CALIDAD APLICABLE 1.1.1 Definicin de Estndares del PMI requerimientos preliminares Estndares del PMI 1.1.2 Acta de constitucin 1.2.1 Plan del proyecto 1.3.1 Etapa de visualizacin 1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad 1.3.3 Acta de adquisiciones Estndares del PMI Estndares del PMI Estndares del PMI Estndares del PMI
ACTIVIDADES DE PREVENCIN
ACTIVIDADES DE CONTROL Aprobacin de Equipo de implementacin.
Revisin detallada de documentos y actas Aprobacin del PM. Aprobacin del PM. Revisin detallada de documentos y actas Aprobacin del PM y depto. De IT.
Estndares del PMI 1.4.1 Informe de avances y costos 1.4.2 Informe de control de riesgos 1.5.1 Informe de revisin y evaluacin de fases 1.5.2 Informe de revisin y evaluacin del proyecto 1.5.3 Cierre contractual Estndares del PMI Norma CMM para desarrollo de software Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI Estndares del PMI Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI
Proyecciones de tiempos y costos estimados hacia la finalizacin del proyecto
Aprobacin de PM y depto. Financiero.
Aprobacin de PM Aprobacin de PM Aprobacin de PM Revisin de documentos de contrato y especificaciones Aprobacin de PM
1.5.4 Cierre administrativo 2.1.1 Plan de instalacin de infraestructura tecnolgica 2.1.2 Plan de lanzamiento y evaluacin del ERP 2.2.1 Presupuesto de costo de implementacin 2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software y otros insumos
Aprobacin de PM Aprobacin de PM e IT.
Aprobacin de PM Aprobacin de PM y depto. Financiero Aprobacin de PM e IT.
Revisar especificaciones de compra e instalacin
2.3.1 Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas 2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones 3.1.1 Bitcoras de soporte
Norma CMM para desarrollo de software Estndares del PMI
Estndares del PMI
Aprobacin de PM y depto. De investigacin y desarrollo.
3.1.2 Sistemas desempeo Norma CMM para desarrollo de software 3.2.1 Registros de Norma CMM para desarrollo del sistema desarrollo de software 3.2.1 Plan de Norma CMM para actualizaciones futuras desarrollo de software ROLES PARA LA GESTION DE CALIDAD Objetivo del rol: Analizar resultados y tener la responsabilidad por el proyecto Funciones del rol: Analizar, dar aprobaciones y sugerir o solicitar cambios y/o mejoras Nivel de autoridad: Exigir al PM cumplimiento de todos los entregables y fases Reporta a: N/A Supervisa a: PM Objetivo del rol: Persona encargada de liderar el proyecto y transmitir las exigencias y expectativas del proyecto al resto del equipo. Funciones del rol: Supervisar, dar seguimiento y aprobaciones, toma de decisiones internas. Nivel de autoridad: Exigir a equipo de implementacin, IT, I&D y empresa proveedora. Reporta a: Directivos Supervisa a: Jefes de cada equipo Objetivo del rol: Equipo totalmente dedicado a la supervisin del proyecto completo, anlisis de informacin y apoyo en toma de decisiones. Funciones del rol: Proporcionar apoyo y seguimiento a todas las reas, realizar los reportes y documentacin necesaria Nivel de autoridad: Reporta a:
ROL # 1 Directivos
ROL # 2 Project Manager
ROL # 3 Equipo de implementacin
Supervisa a: Objetivo del rol: Equipo dedicado al control de calidad y de mtricas apoyado por los departamentos necesarios. Funciones del rol: Reportes de calidad y resultados de mtricas, apoyo en mejoras y calidad ROL # 4 de procesos Equipo de Investigacin y Nivel de autoridad: Desarrollo Exigir la correcta aplicacin de las herramientas que llegasen a desarrollar. Reporta a: PM. Supervisa a: N/A Objetivo del rol: Encargados del aspecto tcnico y operacional del software de ERP. Funciones del rol: Adaptar, instalar y echar a andar el sistema, dar capacitaciones apoyados por la empresa proveedora ROL # 3 Nivel de autoridad: Equipo de IT. Exigir todo lo necesario y permitido de acuerdo al contrato a la empresa proveedora Reporta a: PM Supervisa a: Empresa proveedora ORGANIZACIN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO
Junta directiva
Project Manager
Equipo de implementacin.
Equipo de I&D
Equipo de IT
Empresa proveedora de software

DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD 1) Auditorias Procedimientos 2) Reportes para reuniones 1) Para mtricas 2) Reporte de tiempos Plantillas 3) Reporte financiero 1) Mtricas 1) Rendicin de cuentas Formatos 2) Plan de gestin de calidad 1) Mtricas 2) Auditorias Checklist 3) Mejora de procesos DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD Se realizara durante la realizacin de cada paquete de trabajo, se tomaran Enfoque de decisiones en caso sea necesario mejorar o corregir ciertas acciones en cuyo aseguramiento de calidad caso se seguir el procedimiento establecido. Enfoque de control de la calidad Se evaluara cada entregable contra las especificaciones fijadas para el mismo y se evaluara de acuerdo a la mtrica o norma de calidad correspondiente. En caso se necesite un re proceso se repetir todo el proceso nuevamente. Pasos a seguir cuando se requiera mejorar un proceso: 1. Delimitar proceso 2. Identificar posible mejora 3. Recabar y analizar informacin relevante 4. Definir un plan de accin basado en el anlisis
Enfoque de mejora de procesos
5. Aplicar el plan 6. Evaluar resultados
1.0
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ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto implementacin de ERP
Siglas del Proyecto IERP
C Comit Ejecutivo Sponsor Comit de Control de Cambios: Comit Ejecutivo y Sponsor
Comit de Consulta: Director de Calidad, Director de Data
Project Manager Director de Investigacin y desarrollo
Director de Diseo Diseador Soporte
Director de Ingeniera Control de calidad
Director de Calidad
Planificacin
Analistas Desarrollador software
MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES Leyenda Cdigo de Responsabilidades Cdigo de Roles
R = Responsable P = Participa V = Revisa A = Aprueba
CE = Comit Ejecutivo SP = Sponsor del Proyecto PM = Project Manager CC = Comit de Consulta CAM = Comit de Cambio ERD = Encargado de Base de Datos DAR = Director Asuntos Regulatorios DID = Director Investigacin y Desarrollo DIM = Director Imagen DSM = Diseadores de Imagen DIN = Director de Ingeniera ING = Ingenieros DISN = Diseador de Ingeniera CCD = Control de Calidad
Entregables 1.0 Gestin de Proyectos 1.1 Iniciacin 1.1.1 Definicin de requerimientos preliminares 1.1.2 Acta de constitucin 1.2 Planificacin 1.2.1. Plan de Proyecto 1.3 Ejecucin 1.3.1 Etapa de visualizacin 1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad 1.3.3 Acta de adquisiciones 1.4 Control y Seguimiento 1.4.1 Informe de avances y costos 1.4.2 Informe de control de riesgos 1.5 Cierre 1.5.1 Informe de revisin y evaluacin de fases 1.5.2 Informe de revisin y evaluacin del proyecto 1.5.3 Cierre contractual 1.5.4 Cierre administrativo 2.0 Requisitos y Diseo del sistema 2.1 Construccin del Sistema 2.1.1 Plan de instalacin de infraestructura tecnolgica 2.1.2 Plan de lanzamiento 2.2 Implementacin 2.2.1 Presupuesto de costo de implementacin 2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos 2.3 Pruebas y Soporte 2.3.1 Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas
CE
SP
PM
CC
CAM
Roles/Responsabilidades ERD DAR DID DIM DSM
DIN
ING
DISN
CCD
R R R R R R R R V V
A V V V V V
V V
A A A
R R R
V V V
V V
V V V V V
V V
V V V V
2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones 3.0 Pos-Implementacin 3.1 Estabilizacin 3.1.1 Bitcoras de soporte 3.1.2 Sistemas desempeo 3.2 Mejora continua 3.2.1 Registros de desarrollo del sistema 3.2.1 Plan de actualizaciones futuras 3.2.2.3. Componentes Liberados
V V A V R R V
V V V V V
V V V V V V V
R R V P R
P P V P P
P P
DESCRIPCION DE ROLES
Nombre del Rol
Comit Ejecutivo
Objetivos del Rol: Son los dueos de la organizacin, por lo que se encargan de verificar y aprobar el desarrollo del sistema segn el perfil dado. Aprobar las especificaciones del Software Aprobar el prototipo del Software Verificar y aprobar los docuemtnso de entregables del desarrollo del software, para dar inicio a otra fase. Decide sobre los entregables del Software Decide sobre los planes y programas del proyecto
Responsabilidades: -
Funciones:
Niveles de Autoridad: -
Reporta a:
Supervisa a: Sponsor
Requisitos del Rol: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Otros: Estrategia de la empresa, direccin de la empresa y las rentabilidades de la organizacin. Liderazgo y la comunicacin. Nivel Estratgico Mentalidad abierta al cambio
Nombre del Rol
Sponsor
Objetivos del Rol: Es la persona que patrocina el proyecto, es el principal interesado en el xito del proyecto y por tanto la persona que apoya, soporta y defiende el proyecto. Aprobar el Project Charter Aprobar el Plan del Proyecto Aprobar el cierre del proyecto Aprobar el Informe de Factibilidad Revisar los informes
Funciones: - Iniciar el proyecto - Aprobar la planificacin del proyecto - Monitorear el estado general del proyecto - Cerrar el Proyecto - Gestionar el Control de Cambios del proyecto - Asignar recursos al proyecto. - Designar y empoderar al Project Manager. - Ayuda en la solucin de problemas y superacin de obstculos del proyecto Niveles de Autoridad: - Decide sobre recursos humanos y materiales asignados al proyecto. - Decide sobre modificaciones a las lneas base del proyecto. - Decide sobre planes y programas del proyecto Reporta a: Comit Ejecutivo
Supervisa a: Project Manager
Requisitos del Rol: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Otros: Gestin estratgica para tener un mayor control de la empresa Liderazgo Comunicacin Inteligencia Emocional Experiencia en trabajos similares (4 aos)
Nombre del Rol
Comit de Consulta
Objetivos del Rol: Est conformado por los Directores de Calidad y Director de Base de datos, a los cuales se les consulta e informa de cmo va el desarrollo del software. Verifican el Prototipo de Componentes. Verifican la Prueba Piloto Verifican el Informe de Anlisis Costo/Beneficio Verificar que el desarrollo del Software este de acuerdo al perfil dado y a los estndares de la empresa.
Funciones:
Niveles de Autoridad: Decide en la gestin de desarrollo del Software.
Reporta a: Sponsor
Supervisa a:
Requisitos del Rol: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Otros: Estndares y polticas de la organizacin Lineamiento con el plan estratgico de la organizacin. Liderazgo Comunicacin Nivel Estratgico
Nombre del Rol
Project Manager
Objetivos del Rol: Es la persona que gestiona el proyecto, es el principal responsable por el xito del proyecto, y por tanto la persona que asume el liderazgo y la administracin de los recursos del proyecto para lograr los objetivos fijados por el Sponsor. Elaborar el Project Charter Elaborar el Registro de Stakeholders. Elaborar el Plan de Proyecto. Elaborar el Informe de Performance del Proyecto. Realizar la Reunin y generar las actas. Elaborar el Informe de Cierre de componentes y de formulacin. Elaborar el Informe de Cierre de Proyecto. Ayudar al Sponsor a iniciar el proyecto. Planificar el proyecto Ejecutar el Proyecto Controlar el Proyecto Cerrar el Proyecto. Ayudar a Gestionar el Control de Cambios del Proyecto Gestionar los recursos del proyecto. Solucionar problemas y superar los obstculos del proyecto. Decide sobre la programacin detallada de los recursos humanos y materiales asignados al proyecto. Decide sobre la informacin y los entregables del proyecto.
Funciones:
Niveles de Autoridad:
Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Direccin de Investigacin y Desarrollo Direccin de Imagen /Diseadores Direccin de Ingeniera / Ingeniera Diseador rea de Sistema Encargado de base de datos.
Requisitos del Rol: Conocimientos: Gestin de Proyecto segn el PMBOK.
Habilidades:
Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de Conflictos Motivacin.
Experiencia: Otros:
Gestin de Proyectos Procesos de Desarrollo del Software
Nombre del Rol
Comit de Cambios
Objetivos del Rol: Est conformado por los dueos de la organizacin, el sponsor del proyecto (Comit Ejecutivo y el Sponsor. Su objetivo es tomar decisiones y aprobar cambios en la gestin del proyecto y en la elaboracin del Software Aprobar cambios en la gestin del proyecto. Aprobar cambios en el desarrollo del Software Solucin de conflictos. Tomar decisiones.
Funciones:
Niveles de Autoridad: Decide en la gestin de desarrollo del Software y en la gestin del proyecto
Reporta a:
Supervisa a:
Requisitos del Rol: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Otros: Lineamiento con el plan estratgico de la organizacin. Liderazgo Comunicacin Nivel Estratgico
Nombre del Rol
Director de Investigacin y Desarrollo

Objetivos del Rol: Es la persona que gestiona todos los procesos involucrados en la generacin de la frmula.
Responsabilidades: Responsable por los informes de componentes del Software
Funciones: Asegurarse que se elabore el patrn
Niveles de Autoridad: Tomar decisiones sobre la gestin del desarrollo del Software Decide sobre la informacin y los entregables. Project Manager Supervisa a: Ingeniera Requisitos del Rol: Conocimientos: Habilidades: Experiencia: Otros: Composicin de las fragancias. Habilidad en la formulacin Habilidad para la identificacin de las pruebas y aplicacin Haber pasado 5 aos en trabajo similar. (5 aos)
Reporta a:
ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO A continuacin presentamos los tres grupos de personas necesarias para implementar el proyecto ERP en Litografa Global S.A. Muchas veces se cuenta ya con estas personas dentro de la organizacin, solamente se les notifica del proyecto y se les requiere que participen, asignando una parte significativa de su tiempo productivo, a realizar todas las tareas necesarias para que este proyecto salga adelante.
En el caso de Litografa Global S.A. no necesitamos contratar a nadie. Muchas personas sern asignadas a cubrir estas necesidades y se sabe que cuentan con el tiempo necesario para llevarlas a cabo. Lo mas importante, es que esto no se tome como algo que hacer en tiempos libres, sino mas bien como una responsabilidad que debe de ser cubierta con el mayor esfuerzo y dedicacin posible. DESCRIPCIN DE ROLES Equipo Implementador: Para asegurar el xito de la implementacin del sistema ERP en Litografa Global S.A. se debe de asegurar que se dispongan de los recursos humanos necesarios para llevar a cabo todas las tareas necesarias que requiere un proyecto de esta magnitud. El objetivo de este equipo es llevar a cabo la implantacin del sistema y tomar decisiones, deben de estar involucradas las siguientes reas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Compras Ventas Inventarios Bodegas Produccin CXC CXP Tesorera Informtica Finanzas
Sus funciones sern las siguientes:

Funciones: Participar en la definicin del modelo de negocios en el rea y mdulos que le sean asignados Validar el modelo y las definiciones de las reas y mdulos relacionados con su rea de responsabilidad Participar en todas las reuniones y actividades de definicin, diseo, preparacin, migracin y capacitacin para la implantacin Elaboracin de la documentacin de los procesos definidos y de las guas rpidas de capacitacin a usuarios finales Capacitar y dar soporte a los usuarios finales de su rea de responsabilidad Analizar los procesos vigentes y proponer los cambios necesarios Perfil: Alto conocimiento y liderazgo en su rea de responsabilidad Habilidades para trabajar con sistemas de informacin y trabajar en equipo Organizado mentalmente para definir funciones y procesos del negocio. Alto compromiso con el proyecto Abierto al cambio
No debe tener liga sentimental ni de ningn tipo con los sistemas, manuales automticos, actuales de la empresa
Si no existen actualmente recursos que cumplan el perfil mencionado anteriormente, se debern de proceder a contratar personal que si lo cumpla. Este personal puede ser contratado bajo trminos temporales, y se deber analizar que tanto puede ser su aporte post implementacin y ponderar si es necesario que sigan contribuyendo a las operaciones de la empresa luego de terminada la implementacin
Cargo: Usuario final (UF) Objetivo: Ejecutar los procesos diarios de la compaa, usando el sistema. Funciones: Capturar la informacin inicial para la ejecucin de los procesos en el sistema Llevar a cabo las actividades comprendidas en los procesos bajo su responsabilidad Aportar toda la informacin solicitada por el equipo del proyecto para la definicin de los procesos Participar en la depuracin de la informacin actual del rea bajo su responsabilidad. Perfil: Conocimiento de los procesos bajo su responsabilidad Actitud positiva al proyecto Estar desempaando la funcin operativa referente al caso de implantacin.
Cargo: Gerente Interno del Proyecto Litografa Global S.A. Objetivo: Establecer las directrices y facilitar los medios necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto Funciones: Responsable directo del desarrollo del proyecto Enlace entre Litografa Global S.A. y el grupo de consultores Dirigir y monitorear todas las actividades del proyecto Proporcionar y coordinar los recursos de la empresa necesarios para la realizacin del proyecto Dar seguimiento al proyecto, asegurando que ste se cumpla de acuerdo al plan propuesto, tomando las acciones correctivas en caso de desviaciones Requerir y disponer de los recursos adecuados para el desarrollo del proyecto Reportar el avance del proyecto peridicamente al comit directivo Definir los criterios de aceptacin de los entregables Perfil: Liderazgo e influencia sobre el equipo de trabajo Tener acceso a todos los niveles de la empresa, Director General, Gerencias, etc. Altamente organizado. Facilidad para organizar y administrar actividades y planes de trabajo. Iniciativa para generar planes de accin, - correctivos, preventivos -. Alto compromiso con el proyecto. Conocimiento conceptual de todas las funciones de la empresa.
CARGA DEL PERSONAL
Equipo Implementador 1. Compras 2. Ventas 3. Inventarios 4. Bodegas 5. Produccin 6. CXC 7. CXP 8. Tesorera 9. Informtica 10. Finanzas
Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al proyecto 35% 35% 30% 20% 25% 25% 25% 15% 40% 35%
Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al Usuarios Finales proyecto 1. Compras 50% 2. Ventas 50% 3. Inventarios 50% 4. Bodegas 50% 5. Produccin 50% 6. CXC 50% 7. CXP 50% 8. Tesorera 50% 9. Informtica 50% 10. Finanzas 50% * Se requiere de un 50% durante el plan piloto, y un 100% post-implementacin Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al proyecto 100%
Gerente de Proyecto Todas las reas
PLAN DE RECURSOS HUMANOS Como se menciona en el tema del plan de adquisicin de personal, se han descrito los perfiles de los puestos necesarios para llevar a cabo este proyecto. Un plan de recursos humanos efectivo sigue una estrategia en la que se incluye personal suficiente, en los puestos adecuados, con el grado adecuado de talento para cada puesto y con la motivacin necesaria para realizar el trabajo en las mejores condiciones de efectividad. Aqu los recursos humanos no juegan un simple papel de control administrativo y pasa a ser un componente esencial que aporta valor aadido a la empresa durante este proyecto de implementacin de un sistema ERP. Dado que muchas de las personas necesarias para llevar a cabo este proyecto ya estn dentro de la organizacin, lo que debemos de hacer es contar con un plan de incentivos y bonificaciones que motiven a las personas a ser participantes activos de este proyecto cumpliendo con todas sus tareas de manera eficaz y eficiente. Hemos pensado llevar a cabo bonificaciones de acuerdo a: Cumplimiento de las tareas en fecha Calidad de las tareas luego de cumplidas. Como bien hemos visto, toda documentacin y proceso realizado en este periodo lleva cierto tipo de revisiones. Luego de ser aprobado cada documento y cada proceso durante esta revisin, se proceder a pagar la bonificacin al empleado, siempre y cuando esta haya salido en tiempo. Dependiendo del rol, las bonificaciones se pagaran de la siguiente manera: Gerente de Proyecto 20% Equipo Implementador 15% Usuarios Finales 10%
El porcentaje mencionado anteriormente, es una bonificacin adicional que se le har al empleado sobre su salario base mensual. Para lograr esto el empleado debe de: 1. Cumplir todas sus tareas en tiempo 2. Que cada una de estas tareas pase las revisiones correspondientes.
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES La comunicacin es un factor determinante en la implementacin de un proyecto ERP, por esto mismo, toda esta debe de quedar documentada de una manera especifica. A continuacin dividimos la comunicacin en 3 partes y esta son notificaciones, protocolo de aceptacin y un reporte semanal que contiene las dos mencionadas anteriormente. Todas las personas involucradas en el proyecto deben de seguir con estos lineamientos para asegurar que no queden cabos sueltos en ningn momento durante la implementacin. El seguir estos lineamientos nos permitir ahorrar tiempo y dinero si evitamos constantes confusiones que podran llegar a darse cuando la comunicacin no es eficaz.
Notificaciones Las notificaciones son utilizadas para soportar la entrega de documentos, acuerdos, actividades, sin la formalidad de una minuta, pero si con firmas como respaldo para el control de un proyecto. Es muy importante que todos los notificados firmen, as se asegura que la informacin sea difundida por completo.
Protocolo de Aceptacin Los protocolos de aceptacin son utilizados para soportar la entrega de documentos, con la formalidad de las firmas de entrega y recepcin, ya que este documento es el soporte de las tablas y documentos que quedan configurados como definitivos dentro de un proyecto. Es importante que cada vez que se de por terminado una de las fases del proyecto sea firmado este documento en el que se declare adems de la finalizacin de la etapa tambin que archivos son entregados como prueba de la misma.
Reporte Semanal Los reportes semanales son muy tiles para la continuidad de las actividades dentro de un proyecto, adems de que el seguimiento es ms detallado, puesto que se lleva un control de los porcentajes de avance lo que nos asegura un buen control de seguimiento. En l se declaran todas las actividades que se realizaron en la semana, todos aquellos acuerdos que se obtuvieron y por ultimo una breve agenda de las actividades a realizarse la semana entrante.
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO Frecuencia de Metodologia Comunicac in
Informacin
Contenido
Nivel de Responsable Detalle
Grupo Receptor
1.1.1 Definicin de requerimien tos preliminares
Descripcin del proyecto, definicin del producto del proyecto, definicin de los requerimientos del proyecto; definicin de amenazas y oportunidades del proyecto Desarrollo del acta de constitucin, Definicin de los objetivos del proyecto a nivel de alcance, costos y tiempo; definicin de la finalidad del proyecto; justificacin del proyecto; definicin de sponsor que autoriza, stakeholders Estructura de trabajo desglosada; responsables de tareas; red del proyecto; estimaciones de costos; plan se organizacin; definicin de tiempos y programacin en CPM y Gantt; Identificacin de presupuesto del proyecto; descripcin de la adquisicin y asignacin de recurso; plan de gestin de calidad, plan de comunicaciones; plan de gestin de riesgos, plan de gestin de recurso humano. Conformacin de equipos de trabajo; reuniones de arranque; ajuste del cronograma; Implementacin de entregables; Implementacin de requerimientos; implementacin de capacitaciones; preparacin y
ALTO
PM-Equipo STAKEHOL implementa DERS dor
WORD
UNICO
ALTO
WORD
UNICO
ALTO
PROJECT
SEMANAL
1.3.1 Etapa de visualizacin
ALTO
VISIO
DIARIO
ejecucin de escenarios prueba. 1.3.2 Acta Lnea base de calidad, registro de de discusiones y polticas aseguramie respecto al tema de calidad del nto de proyecto. calidad 1.3.3 Acta de adquisicione s 1.4.1 Informe de avances y costos Registro de requisiciones, rdenes de compra y facturas de compra. PM-Equipo implementa STAKEHOL dorDERS Usuarios Clave STAKEHOL DERS STAKEHOL DERSEQUIPO IMPLEME NTADOR EQUIPO IMPLEME NTADORPM
ALTO
EXCEL
DIARIO
ALTO
PM
EXCEL
DIARIO
Informe del avance de los entregables, planes y objetivos MEDIO de cada etapa y el proyecto global.
PM
PROJECT
DIARIO
1.4.2 Informe de polticas del manejo Informe de de control de riesgos y sus control de respectivos desempeos. riesgos 1.5.1 Informe de revisin y evaluacin de fases Evaluacin de cada fase finalizada segn criterios de aceptacin; certificacin de los entregables del proyecto.
BAJO
PM
WORD
DIARIO
ALTO
PM-Equipo implementa STAKEHOL dorDERS Usuarios Clave
WORD
SEMANAL
1.5.2 PM-Equipo Evaluacin del proyecto segn Informe de implementa criterios de aceptacin; STAKEHOL revisin y MEDIO dorcertificacin de los entregables DERS evaluacin Usuarios del proyecto. del proyecto Clave Verificacin del cumplimiento de planes y aseguramiento que los procesos se llevaron 1.5.3 Cierre adecuadamente. contractual Documentacin y archivo de resultados, garantas, manuales, comunicados, etc.
WORD
SEMANAL
BAJO
PM
STAKEHOL DERS
PROJECT
DIARIO
Documentacin de las actividades del equipo del proyecto y las partes 1.5.4 Cierre interesadas. Aprobacin y administrati confirmacin de resultados. vo Documentacin del presupuesto real, lecciones aprendidas, reportes de cambios, etc. Diseo de modelos, identificacin de opciones tecnolgicas, Instalacin de la 2.1.1 Plan plataforma tecnolgica a nivel de de: dispositivos de acceso, instalacin sistema operativo, dispositivos de de visualizacin, conectividad infraestruct externa e interna, ura infraestructura energtica, tecnolgica gestin y administracin de datos, aspectos arquitectnicos. Descripcin detallada de las 2.1.2 Plan etapas y procesos de de lanzamiento en la empresa del lanzamiento sistema ERP. 2.2.1 Conceptualizacin de flujos de Presupuesto efectivo especficos y de costo de detallados de la implementa implementacin. cin 2.2.2 Aprovisiona miento y Instalacin de infraestructura y acondiciona paquetes del EPR, configurar y miento de modificar paquetes, software, parametrizacin y migracin de hardware y datos, construir interfaces. otros insumos
ALTO
Usuarios Clave
STAKEHOL DERS
WORD
SEMANAL
ALTO
Equipo STAKEHOL Implementa DERS-PM dor
VISIO-EXCEL
SEMANAL
ALTO
PM
STAKEHOL DERSUSUARIOS CLAVE
PROJECT
SEMANAL
MEDIO
PM
STAKEHOL DERS
EXCEL
SEMANAL
BAJO
Equipo USUARUIO Implementa S CLAVE dor
EXCEL
UNICO
2.3.1 Plan de mitigacin del sistema ERP por etapas 2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluacione s
Descripcin del flujo del proceso de mitigacin de errores o fallas.
ALTO
PM
USUARUIO S CLAVE
VISIIO
SEMANAL
Entrenamiento a usuarios finales y personal administrativo y directivos.
Equipo USUARUIO MEDIO Implementa S CLAVE dor
WORD
DIARIO
3.1.1 Anlisis de las fallas ocurridas Bitcoras de MEDIO con sus respectivas soluciones. soporte 3.1.2 Sistemas desempeo Determinacin de los beneficios estratgicos; medicin de eficiencias, benchmarking
Usuarios Clave
EQUIPO IMPLEME NTADORPM STAKEHOL DERS
EXCEL
DIARIO
MEDIO
PM
WORD
UNICO
3.2.1 Registro de indicadores de Registros de desempeo y MEDIO desarrollo retroalimentaciones realizadas. del sistema 3.2.1 Plan de actualizacio nes futuras Etapas propuestas para integracin futura, evaluacin de posibles alternativas de crecimiento.
PM
STAKEHOL DERS
EXCEL
DIARIO
PM-Equipo STAKEHOL MEDIO Implementa DERS dor
WORD
MENSUAL
CLASIFICACION DE STAKEHOLDERS
Como hemos mencionado al inicio de este documento, en este proyecto existe solamente un StakeHolder que es el seor Juan Maegli, propietario de la empresa. Por esto mismo, l cuenta con todo el nivel de influencia y poder en este proyecto. Por tanto, la clasificacin de stake holders queda de la siguiente manera:
Poder sobre el proyecto Bajo Alto
Influencia sobre el proyecto
Bajo
JM
JM
Alto
JM
JM
PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES
Adquisiciones del Proyecto Ver matriz de adquisiciones Procedimientos estndar a seguir Segn manuales de compras internos Formatos estndar a utilizar Litografa Global S.A. cuenta con un departamento de compras; el cual tiene definido el proceso de cualquier adquisicin mediante una requisicin de compras, matriz de evaluacin de proveedores, orden de compra, registro de facturas comerciales. Coordinacin con otros aspectos de la gestin del proyecto Segn la planificacin del proyecto la adquisicin de infraestructura; incluyendo software, hardware, cableado, etc. Se realizar 8 de diciembre de 2013 Coordinacin con la Gestin de Proyectos de los Proveedores
REQUISICIN DE COMPRA: Generadas y enviadas a los negociadores por parte de los diversos usuarios. La distribucin de las requisiciones se efecta mediante la clasificacin de 3 reas de abastecimiento: Insumos bsicos y materiales
Equipos Servicios Recepcin y revisin de Requisicin: Una vez recibida la requisicin, los encargados del rea de compras aseguran su correcta revisin con el fin de verificar que contenga toda la informacin requerida y la descripcin del producto o servicio sea preciso y completo. Pre-Seleccin de Proveedores: Se identificar a los proveedores potenciales de la lista de Proveedores Aprobados por el Departamento de Compras. En caso de no contar con un proveedor aprobado para el producto/servicio se deber realizar una licitacin para proveedores con el fin de iniciar una lista de proveedores. Cotizacin: Se proceder a realizar el proceso de cotizacin con el/los proveedores que se designen como potenciales de abastecer el sistema y servicios. Matriz de ponderacin: Una vez recibidas y analizadas las cotizaciones, se realizar una matriz de ponderacin otorgada por el Departamento de Compras. Finalizada su realizacin, se procede a su aprobacin. ORDEN DE COMPRA: Colocacin: Una vez se cuenta con la requisicin revisada, procede segn sea aplicable a generar la orden de compra, asegurando que contenga una clara descripcin del sistema y/o servicio. Una vez generada la Orden de Compra el negociador autoriza y realiza la distribucin correspondiente. La orden de compra es enviada por correo, correo electrnico, o cualquier otro canal que lo requiera fsico. Seguimiento: El Proyect Managment designar al personal que harn seguimiento a los pedidos correspondientes. Recepcin del bien o servicio: Una vez recibido el bien o servicio comprado, el personal asignado del proyecto realiza las verificaciones correspondientes mediante un check list. De tal forma que verifique si la orden se encuentra completa, parcialmente completa o incompleta. De estar incompleta se proceder a rechazar y renegociar con el Proveedor.
Restricciones y Supuestos El tiempo estipulado en el cronograma posee una holgura del 10%. Riesgos y Respuestas En caso de incumplimiento del contrato, el Proyect Managment ser el encargado de contactar con los proveedores y sancionar segn corresponda. En caso de atrasos, el personal designado para la recepcin de las adquisiciones ser el encargado de velar por mitigar el tiempo perdido por el atraso y darle el seguimiento respectivo con el proveedor.
MATRIZ DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO
Producto o servicio
WBS
Tipo de Contrato
Procedimiento de contratacin
Forma de contactar proveedor
rea respo nsable
Proveedores precalificados
Contrato
Solicitud
Seleccin
Admn. contrato
Cerrar contrato
Sistema ERP Mdulos
2.2.1
Fijo
Segn planificacin y manual
Depto. De Compras
Depto. De Compr as Depto. De Compr as Depto. De Compr as
-SAP -ORACLE -PEOPLESOFT -Baan - JDEdwards -Intelaf -Intelaf - Compusys -Dell store 6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13 6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13 6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13
Hardware
2.2.1
Fijo
Depto. De Compras
Cableado
2.2.1
Fijo
Depto. De Compras
PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Nombre del Proyecto Implementacin de ERP
Siglas del proyecto IERP
Metodologa de gestin de riesgos Proceso Descripcin Planificacin de gestin de riesgos Elaborar plan de gestin de riesgos
Herramientas La gua de los fundamentos para la gestin de proyectos, cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008. Project Management Institute Checklist de riesgos
Fuentes de Informacin Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Identificacin de los riesgos
Identificar que riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus caractersticas
Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Anlisis cualitativo de riesgos
Evaluar probabilidad e impacto. Establecer ranking de importancia Definir respuesta a riesgos. Planificar ejecucin de respuestas Verificar la ocurrencia de riesgos. Supervisar y verificar la ejecucin de respuestas. Verificar aparicin de nuevos riesgos
Definicin de probabilidad de impacto. Matriz de probabilidad de impacto.
Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Planificacin de respuesta a los riesgos Seguimiento y control de riesgos
Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto
Roles y responsabilidades de gestin de riesgos Proceso Roles Personas Planificacin de Lder Gestin Apoyo de Riesgos. Miembros Identificacin de los riesgos. Lder Apoyo Miembros Lder Apoyo Miembros Lder Apoyo Miembros
Anlisis Cualitativo de Riesgos.
Planificacin de Respuesta a los Riesgos.
Seguimiento y Control Lder de Riesgos. Apoyo Miembros
Responsabilidades Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad
Presupuesto de gestin de riesgos Proceso Personas Planificacin de Lder Gestin de Riesgos. Apoyo Miembros Identificacin de los Lder riesgos. Apoyo Miembros Anlisis Cualitativo de Lder Riesgos. Apoyo Miembros Planificacin de Lder Respuesta a los Apoyo Riesgos. Miembros Seguimiento y Control Lder de Riesgos. Apoyo Miembros
Materiales
Equipos
Periodicidad de la gestin de riesgos Proceso Momento de ejecucin Planificacin de Al inicio del proyecto Gestin de Riesgos. Identificacin de los Al inicio del proyecto riesgos. En cada reunin de equipo de proyecto Anlisis Cualitativo de Al inicio del proyecto Riesgos. En cada reunin de equipo de proyecto Planificacin de Al inicio del proyecto Respuesta a los En cada reunin de Riesgos. equipo de proyecto Seguimiento y Control En cada fase del de Riesgos. proyecto En cada reunin de equipo de proyecto
Entregable del WBS Plan de proyecto Plan de proyecto Reunin de coordinacin semanal Plan de proyecto Reunin de coordinacin semanal Plan de proyecto Reunin de coordinacin semanal Reunin de coordinacin semanal
Periodicidad de ejecucin De acuerdo al cronograma De acuerdo al cronograma De acuerdo al cronograma De acuerdo al cronograma De acuerdo al cronograma
Formatos de la gestin de riesgos Planificacin de gestin de riesgos Identificacin de riesgos Anlisis cualitativo de riesgos Planificacin de respuesta a riesgos
Plan de gestin de riesgos Identificacin y evaluacin cualitativa de riesgos Identificacin y evaluacin cualitativa de riesgos Plan de respuesta a riesgos
Seguimiento y control de riesgos
Informe de monitoreo de riesgos Solicitud de cambios Accin correctiva
Control de versiones Versin Hecha por 1.0 2.0
Revisada por
Equipo de PM implementacin Equipo de PM implementacin
Aprobada por PM PM
Fecha 06.12.13 15.04.14
Motivo Versin original Ajustes y actualizaciones
IDENTIFICACION Y EVALUACION CUALITATIVA DE RIESGOS
Nombre del Proyecto Implementacin de ERP Probabilidad Muy probable Relativamente probable Probable Muy probable Casi certera Valor numrico 0.1 0.3 0.5 0.7 0.9
Siglas del proyecto IERP Impacto Muy bajo Bajo Moderado Alto Muy alto Valor numrico 0.05 0.10 0.20 0.40 0.080
Tipo de riesgo Muy alto Alto Moderado Bajo Muy bajo
Probabilidad x Impacto Mayor a 0.5 Menor a 0.5 Menor a 0.3 Menor a 0.1 Menor a 0.05
Control de versiones Versin Hecha por 1.0
Revisada por
Aprobada por PM
Fecha 06.12.13
Motivo Versin original
PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS
PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS

Nombre del Proyecto Implementacin de ERP Siglas del proyecto IERP
Cdigo Descripcin de del riesgo riesgo R001 Asimilar que un ERP es la solucin y no prestar atencin a las nuevas tecnologas R002 Contar con datos importantes y confidenciales
Causa raz
Trigger
Falta de ideas y resistenci a al cambio
Atraso en los cronogram as
Entregables Estimacin Objetivo afectados de afectado probabilidad Proyecto 0.50 calcance completo
Estimacin Prob X Tipo de de impacto riesgo impacto 0.20 0.1 Bajo
R003 No puede llegar a generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado R004 Planificacin deficiente
Filtracin de informaci n confidenc ial de la empresa Perdida de activos, baja productivi dad
Asegurar el sistema mediante contrasea s
Proyecto completo
0.70
alcance
0.40
0.28
modera do
Capacitacio nes constantes para el buen uso
Proyecto completo
0.1
alcance
0.05
0.005
Muy bajo
R005
Costo de implementaci n, capacitacione sy actualizacione s del sistema
Perdida de activos, baja productivi dad Reducci n de presupue sto en otras reas, recorte de personal
Atraso en los cronogram as
Proyecto completo
0.1
tiempo
0.05
0.005
Muy bajo
Regular el presupuest o a manera que cubra las necesidade s basicas
Proyecto completo
0.7
costo
0.40
0.28
Modera do
Cdigo amenaza Descripcin del del riesgo riesgo R002 Amenaza Contar con datos importantes y confidenciales R005
Causa raz
Trigger
Filtracin de informacin confidencial de la empresa Amenaza Costo de Reduccin de implementacin, presupuesto capacitaciones y en otras actualizaciones reas, recorte del sistema de personal Amenaza Asimilar que un ERP es la solucin y no prestar atencin a las nuevas tecnologas Amenaza No puede llegar a generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado Amenaza Planificacin deficiente Falta de ideas y resistencia al cambio
Asegurar el sistema mediante contraseas Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades bsicas Atraso en los cronogramas
Entregables Probabilidad Tipo de Responsable Respuestas Afectados Por impacto riesgo del riesgo planificadas total Proyecto 0.28 Moderado PM Plasmar las completo necesidades y prioridades de la informacin Proyecto completo 0.28 Moderado PM Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades bsicas Mejor organizacin y planificacin
Tipo de Fecha respuesta planificada mitigar Antes de presentar el proyecto Antes de presentar el proyecto
Mitigar
R001
Proyecto completo
0.10
Bajo
PM
mitigar
Durante la ejecucin
R003
Perdida de Capacitaciones Proyecto activos, baja constantes completo productividad para el buen uso
0.005
Muy bajo
PM
Capacitaciones Mitigar necesarias para aprovecha al 100% Perdida de activos, baja productividad Mitigar
Durante la ejecucin del proyecto
R004
Perdida de Atraso en los activos, baja cronogramas productividad
Proyecto completo
0.005
Muy bajo
PM
Antes de presentar el proyecto

Implementar ERP para facilitar la administración de recursos

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Implementar ERP para facilitar la administración de recursos

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SCOPE STATEMENT

Siglas del proyecto ERP

5. Gestiona los cobros realizados tanto a proveedores como a clientes.

Criterios de adaptacin del producto Conceptos 1. Tcnicos

Ambientales o Externos a la Organizacin Cambios climticos puede afectar la red

Ambientales o Externos a la Organizacin

Hecha por Equipo de implementacin

Control de versiones Revisada por Aprobada por PM PM

Motivo Versin original

Nombre del Proyecto

Implementacin de un Sistema ERP en Litografa global S.A.

Gerente de proyecto cliente

Muy Alta Muy Alta

Gerente proyecto implementador

Consultores Implementadores Usuarios

Alta Alta Muy Alta

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUERIMIENTOS

Junta Directiva de empresa

Implementacin de cada uno de los mdulos que componen el ERP.

1.1.1 Definicin de requerimient os preliminares

Junta Directiva de empresa

Cumplir con el presupuesto en cada etapa

No exceder el presupuesto del proyecto; con un costo de USD70K

1.2.1 Plan del proyecto

Junta Directiva de empresa

Capacitar al personal en el uso de los mdulos asignados

1.3.1 Etapa de visualizacin

Proporcionar a la empresa una herramienta que permita incrementar su productividad y eficiencia

1.1.2 Acta de constitucin

Junta Directiva de empresa

Cumplir con el presupuesto en cada etapa

1.4.1 Informe de avances y costos

Equipo de Impleme ntacin

Capacitar al personal en el uso de los mdulos asignados

2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones

Equipo de impleme ntacin

Implementacin de cada uno de los mdulos que componen el ERP.

2.2.2 Aprovisionam iento y acondicionam iento de software, hardware y otros insumos

Junta Directiva de empresa

Cumplir con el presupuesto en cada etapa

Incrementar la participacin de mercado de empaques; creciendo a nivel regional.

Percibir el retorno de la inversin a partir del primer semestre en funcionamiento

3.2.1 Registros de desarrollo del sistema

Equipo de Impleme ntacin

Facilitar la administracin de manera eficiente y eficaz de los

Implementacin de cada uno de los mdulos que componen el ERP.

2.1.2 Plan de lanzamiento

migracin eficiente de data.

a nivel de virtualizacin requeridas

Conozcan y participen desde la fase de previa a la implementacin hasta la fase postimplementacin.

Junta Directiva de empresa

Usuario pueda identificarse y relacionarse con el nuevo software. Apertura a la tecnificacin.

Junta Directiva de empresa

El software vendido cumpla con las especificaciones tcnicas y tecnolgicas mostradas.

Junta Directiva de empresa , Equipo de Impleme ntacin

Exista un compromiso legal mediante un contrato.

Completar la implementacin del ERP en su totalidad en 10 meses

1.2.1 Plan del proyecto

Capacitar al personal en el uso de los mdulos asignados

2.3.2 Plan de capacitacin por niveles jerrquicos y evaluaciones

Implementacin de cada uno de los mdulos que componen el ERP.

1.3.3 Acta de adquisiciones