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Norma

Portuguesa


NP 4460-1
2007


tica nas organizaes
Parte 1: Linhas de orientao para o processo de elaborao e
implementao de cdigos de tica nas organizaes

thique dans les organisations
Partie 1: Lignes d'orientation pour llaboration et mise en oeuvre de codes d'thique
dans les organizations

Ethics in organizations
Part 1: Guidelines for the elaboration and implementation of codes of ethics in
organizations







ICS
03.040

DESCRITORES
Organizaes; gesto; planeamento; cdigos; estratgia de
gesto; qualidade; definies; bibliografia

CORRESPONDNCIA

HOMOLOGAO
Termo de Homologao N. 52/2007, de 2007-03-06




ELABORAO
CT 165 (APEE)

EDIO
Maro de 2007

CDIGO DE PREO
X005

IPQ reproduo proibida




Rua Antnio Gio, 2
2829-513 CAPARICA PORTUGAL
Tel. +351-212 948 100 Fax +351-212 948 101
E-mail: ipq@mail.ipq.pt Internet: www.ipq.pt
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ndice Pgina
Introduo................................................................................................................................................. 5
1 Objectivo e campo de aplicao ........................................................................................................... 7
2 Termos e definies ............................................................................................................................... 7
3 Planeamento........................................................................................................................................... 8
3.1 Compromisso da Gesto....................................................................................................................... 8
3.2 Definio de responsabilidades............................................................................................................ 8
3.3 Definio da viso e misso da organizao........................................................................................ 8
3.3.1 A sua viso........................................................................................................................................ 8
3.3.2 A sua misso...................................................................................................................................... 9
3.4 Identificao das partes interessadas (internas e externas)................................................................... 9
3.5 Definio do sistema de valores........................................................................................................... 9
3.6 Seleco de abordagens, mtodos e ferramentas.................................................................................. 9
4 Elaborao do cdigo de tica da organizao ................................................................................... 10
4.1 Relao com viso e misso da organizao........................................................................................ 10
4.2 Definio do mbito de aplicao do cdigo de tica.......................................................................... 10
4.3 Auscultao das partes interessadas (internas e externas).................................................................... 10
4.4 Definio de atributos quantificveis para a elaborao do cdigo..................................................... 10
4.5 Definio de compromissos das pessoas e da organizao.................................................................. 11
4.6 Aceitao do cdigo de tica................................................................................................................ 11
4.7 Identificao de situaes-problema.................................................................................................... 11
5 Implementao e operacionalizao do cdigo de tica..................................................................... 12
5.1 Definio do papel da Gesto............................................................................................................... 12
5.1.1 Definio do papel da Gesto na implementao.............................................................................. 12
5.1.2 Concepo de um sistema de reconhecimento de boas prticas........................................................ 12
5.2 Definio de indicadores e metas para o desempenho tico da organizao....................................... 12
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5.3 Processo de comunicao interna e formao..................................................................................... 13
5.4 Processo de comunicao externa....................................................................................................... 13
5.5 Recolha, registo e tratamento de preocupaes/situaes-problema/denncias.................................. 14
6 Monitorizao, verificao de eficcia e melhoria contnua............................................................. 14
6.1 Definio de sistemas de auditoria e controlo..................................................................................... 14
6.1.1 Registos............................................................................................................................................ 14
6.1.2 Auditoria interna............................................................................................................................... 15
6.1.3 Outros mecanismos de verificao................................................................................................... 15
6.2 Mecanismos de melhoria contnua...................................................................................................... 16
6.3 Reviso pela Gesto de topo................................................................................................................ 16
7 Divulgao do desempenho tico da organizao .............................................................................. 17
7.1 Divulgao a nvel interno................................................................................................................... 17
7.2 Divulgao a nvel externo.................................................................................................................. 17
Anexo (informativo) Cdigos de tica versus cdigos de conduta........................................................ 18
Bibliografia............................................................................................................................................... 19

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Introduo
- tica e responsabilidade social nas organizaes
A tica nas organizaes trata do sistema de valores que orienta o comportamento organizacional e das
pessoas que as integram, bem como as relaes que se estabelecem com as suas partes interessadas.
Enquanto membros de uma organizao, as pessoas confrontam-se com situaes no regulamentadas,
requerendo uma escolha entre vrias alternativas que precisam de ser avaliadas como certas ou erradas de
acordo com o sistema de valores da organizao. So estas situaes que constituem questes ticas.
Responsabilidade social o compromisso contnuo e voluntrio da organizao em assumir um
comportamento tico e de contribuir de forma pr-activa para o desenvolvimento sustentvel, numa
perspectiva econmica, ambiental e social, visando a melhoria da qualidade de vida das pessoas. Neste
contexto, as organizaes tm uma responsabilidade tica relacionada com comportamentos ou actividades
que as partes interessadas delas esperam e que no esto legisladas ou regulamentadas.
- Normalizar na rea da tica nas organizaes
A afirmao pblica do compromisso de respeitar determinados valores ticos na sua actuao tem sido
considerada cada vez mais importante por diversos tipos de organizaes, em particular empresas, como
forma de garantia da sua prpria competitividade. Com esta preocupao em mente, muitas organizaes tm
enunciado cdigos de tica ou cdigos de conduta com que procuram balizar a sua prpria actuao e a dos
seus colaboradores, devidamente enquadrados no que consideram ser a sua responsabilidade social e a sua
contribuio para a sustentabilidade do desenvolvimento.
Em 2004, a International Standard Organisation (ISO) criou um grupo de trabalho (ISO/TMB/WG SR) para
preparar uma norma internacional sobre responsabilidade social (ISO 26000), incorporando tambm aspectos
relativos tica. Pretende-se criar um guia internacionalmente aceite, baseado em boas prticas e consistente
com as declaraes e convenes emanadas das Naes Unidas e seus membros, nomeadamente a
Organizao Internacional do Trabalho (OIT). A edio da norma internacional est prevista para Outubro de
2008.
- Uma Norma Portuguesa de tica nas organizaes
A Comisso Tcnica Portuguesa de Normalizao de tica nas organizaes (CT 165) debruou-se sobre o
processo de elaborao e implementao de cdigos de tica em organizaes, reconhecendo que a
normalizao neste domnio pode ter um papel fundamental na credibilidade deste trabalho e,
nomeadamente, na manuteno de relaes de confiana entre os parceiros de uma cadeia de valor.
A CT 165 recomenda s organizaes a reflexo sobre as vantagens de implementar tambm, no seu sistema
de gesto, a norma RS.
- Norma Portuguesa um guia de orientao
O processo de elaborao e implementao de cdigos de tica nas organizaes um processo faseado que
implica o envolvimento das partes interessadas, internas e externas, da organizao e que deve ser
desencadeado pela gesto de topo. Neste contexto, a CT 165 entende ser til aos potenciais utilizadores da
Norma que esta constitua um guia de orientao, abrangente e suficientemente explicativo das diversas
etapas que a organizao dever empreender, bem como dos diversos elementos necessrios para o sucesso
da elaborao e implementao do cdigo de tica.
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Plan
Do
Check
Act
3. Planeamento
3.1. Compromisso da Gesto
3.2. Definio de responsabilidades
3.3. Definio da viso e misso
3.4. Identificao das partes interessadas
3.5. Definio do sistema de valores
3.6. Seleco de abordagens, mtodos e ferramentas
4. Elaborao decdigo deticadaorganizao
4.1. Relao comviso e misso da organizao
4.2. Definio do mbito de aplicao do cdigo de tica
4.3. Auscultao das partes interessadas
4.4. Definio de atributos quantificveis
4.5. Definio dos compromissos das pessoas e da organizao
4.6. Aceitao do cdigo de tica
4.7. Identificao de situaes-problema
5. Implementao eoperacionalizao do cdigo detica
5.1. Definio do papel da Gesto
5.2. Definio de indicadores e metas para o desempenho tico
5.3. Processo de comunicao e formao interna
5.4. Processo de comunicao externa
5.5. Recolha, registo e tratamento de preocupaes/situaes-
problema/denncias
6. Monitorizao, verificao deeficciaemelhoria
contnua
6.1. Definio de sistemas de auditoria e controlo
6.2. Mecanismos de melhoria contnua
6.3. Reviso pela Gesto de topo
7. Divulgao do desempenho tico daorganizao
7.1. Divulgao a nvel interno
7.2. Divulgao a nvel externo
Plan
Do
Check
Act
3. Planeamento
3.1. Compromisso da Gesto
3.2. Definio de responsabilidades
3.3. Definio da viso e misso
3.4. Identificao das partes interessadas
3.5. Definio do sistema de valores
3.6. Seleco de abordagens, mtodos e ferramentas
4. Elaborao decdigo deticadaorganizao
4.1. Relao comviso e misso da organizao
4.2. Definio do mbito de aplicao do cdigo de tica
4.3. Auscultao das partes interessadas
4.4. Definio de atributos quantificveis
4.5. Definio dos compromissos das pessoas e da organizao
4.6. Aceitao do cdigo de tica
4.7. Identificao de situaes-problema
5. Implementao eoperacionalizao do cdigo detica
5.1. Definio do papel da Gesto
5.2. Definio de indicadores e metas para o desempenho tico
5.3. Processo de comunicao e formao interna
5.4. Processo de comunicao externa
5.5. Recolha, registo e tratamento de preocupaes/situaes-
problema/denncias
6. Monitorizao, verificao deeficciaemelhoria
contnua
6.1. Definio de sistemas de auditoria e controlo
6.2. Mecanismos de melhoria contnua
6.3. Reviso pela Gesto de topo
7. Divulgao do desempenho tico daorganizao
7.1. Divulgao a nvel interno
7.2. Divulgao a nvel externo







Figura 1 Esquema do processo de elaborao e implementao de um cdigo de tica segundo a presente
Norma, utilizando o conhecido ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).
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1 Objectivo e campo de aplicao
A presente Norma fornece linhas de orientao e um processo estruturado para elaborao e implementao
de um cdigo de tica, bem como a criao de mecanismos para monitorizar a sua eficcia, numa ptica de
valor acrescentado para toda a organizao.
Esta Norma no tem como objectivo definir os valores a serem adoptados pelas organizaes, nem
influenciar o contedo do prprio cdigo de tica. Tambm no tem como finalidade ser utilizada como
especificao para efeitos de certificao.
Esta Norma aplicvel a qualquer organizao que pretenda elaborar e implementar um cdigo de tica. As
organizaes que j possuam um cdigo de tica formalizado podero utilizar esta Norma para o rever, bem
como o respectivo processo de elaborao e implementao.
2 Termos e definies
Para os fins da presente Norma, aplicam-se os seguintes termos e definies:
2.1 cdigo de tica
Cdigo formal que estabelece objectivos gerais de carcter tico que a organizao pretende alcanar e
prosseguir, interna e externamente, atendendo s diversas partes interessadas. constitudo pelo sistema de
valores e compromissos da organizao, assumidos pelas pessoas enquanto membros da mesma.
2.2 cdigo de tica funcional
Cdigo de tica especfico de uma rea funcional da organizao. constitudo por compromissos
especficos inerentes s tarefas e responsabilidades dessa rea funcional.
2.3 cdigo deontolgico
Cdigo aplicvel a uma determinada rea profissional.
2.4 colaboradores
Trabalhadores com vnculo laboral e outros que a organizao considere e explicite como colaboradores
desempenhando funes ligadas s actividades da organizao, como sejam estagirios, trabalho voluntrio
ou outras formas de relao.
2.5 gesto de topo
Indivduo ou grupo de indivduos responsvel pela gesto formal da organizao ao mais alto nvel.
2.6 misso
A misso da organizao define a razo da sua existncia. Pode ainda explicitar uma ideia de actuao (o que
se prope fazer) e uma filosofia de actuao (qual a forma de atingir os resultados esperados).
2.7 organizao
Entidade de direito pblico ou privado, com ou sem personalidade jurdica e com ou sem fins lucrativos, que
tenha a sua prpria estrutura funcional e administrativa.
2.8 parte interessada
Pessoas, grupos ou organizaes que afectam ou so afectados pelas actividades de uma organizao. Para
alm dos accionistas, as partes interessadas so de tipo interno (por exemplo, os trabalhadores) e de tipo
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externo (por exemplo, clientes, fornecedores e subcontratados, comunidade local, entidades reguladoras,
associaes patronais e sindicais).
2.9 sistema de valores
Conjunto de valores fundamentais que norteiam a actuao da organizao e a conduta das pessoas que a
integram, em consonncia com a sua viso e a sua misso. Os valores representam os critrios de referncia
que influenciam os princpios, a cultura, as decises e as aces da organizao.
2.10 viso
A viso da organizao consiste num conjunto de metas ou objectivos de longo prazo que a organizao se
prope atingir e para os quais define e implementa determinadas aces, medidas e actividades.
3 Planeamento
A gesto de topo deve reflectir sobre as vantagens da elaborao e implementao de um cdigo de tica,
bem como dos riscos associados, aproveitando as oportunidades para optimizar o sistema de gesto, com
vista a melhorar a imagem de responsabilidade, seriedade e excelncia da organizao.
3.1 Compromisso da Gesto
A Gesto de topo deve assumir de forma explcita um compromisso face a objectivos e prticas ticas,
integrando-o na poltica geral da organizao, respeitando-o e fazendo-o respeitar.
Este compromisso deve ser do conhecimento de toda a organizao. A Gesto de topo pode ainda divulgar
este compromisso para o exterior da organizao, nomeadamente para as suas partes interessadas.
A Gesto de topo dever assegurar as condies necessrias para a realizao do processo de elaborao do
cdigo de tica e respectiva implementao na organizao.
3.2 Definio de responsabilidades
Para a realizao do processo de elaborao e implementao do cdigo de tica da organizao, a Gesto de
topo deve definir e atribuir:
a) a autoridade e as responsabilidades;
b) os meios afectos e respectivos prazos.
Para alm das responsabilidades a nvel interno, poder a organizao considerar conveniente o recurso a
uma figura externa independente, por exemplo um provedor, para arbitrar potenciais conflitos de interesse.
3.3 Definio da viso e misso da organizao
A organizao deve definir e formalizar:
3.3.1 A sua viso
Para facilitar a definio da viso, a Gesto de topo dever interrogar-se e procurar responder, de forma clara
e concisa, a questes como: Onde queremos estar como organizao no futuro? Como gostaramos que os
outros nos vissem? Estamos decididos a caminhar nesse sentido?
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3.3.2 A sua misso
Para facilitar a definio da misso, a Gesto de topo dever interrogar-se e procurar responder, de forma
clara e concisa, a questes como: Porque que existimos? Qual o nosso objectivo? O que esperam as partes
interessadas da nossa organizao?
3.4 Identificao das partes interessadas (internas e externas)
A organizao dever identificar as suas partes interessadas, quer internas, quer externas organizao.
Para facilitar a identificao das partes interessadas da organizao, a Gesto de topo dever interrogar-se e
procurar responder, de forma clara e concisa, a questes como: Quem recebe ou usa o que produzimos
(produtos/servios)? Quem nos ajuda a conceb-los e/ou produzi-los? A quem temos de prestar contas dos
resultados da nossa actividade? Quem mais afectado pela nossa actividade?
3.5 Definio do sistema de valores
A organizao deve definir e formalizar o sistema de valores que orienta a sua actuao, a nvel interno e a
nvel externo.
Para facilitar a identificao dos valores da organizao, a Gesto de topo dever interrogar-se e procurar
responder, de forma clara e concisa, a questes como: O que mais valorizamos na nossa organizao? Como
gostaramos que as nossas pessoas interagissem no dia a dia? Que caractersticas podem diferenciar a nossa
organizao dos nossos concorrentes ou de outras organizaes similares? Que atitudes fundamentais
devemos premiar ou reconhecer na nossa organizao?
Cabe Gesto de topo assumir a responsabilidade da deciso final sobre os valores desejados para a
organizao. A organizao dever consultar as suas partes interessadas internas, concedendo a todos a
oportunidade de participarem se assim o desejarem, como forma de promover a identificao e adeso ao
sistema de valores.
As partes interessadas externas podero ser consultadas se tal for considerado recomendvel e vantajoso para
a organizao.
Deve ser tornado claro s partes interessadas que o processo de consulta no significa a promessa de que
todas as sugestes sero incorporadas, mas constituiro uma base para reflexo.
3.6 Seleco de abordagens, mtodos e ferramentas
Devem ser seleccionados as abordagens, mtodos e ferramentas considerados por cada organizao como
sendo os mais adequados realizao do processo de elaborao e implementao do cdigo de tica, de
acordo com as suas caractersticas, tais como dimenso, tipo de organizao e sector de actividade.
Atendendo especificidade tcnica e ao carcter crtico desta fase do processo, as organizaes podero
considerar o recurso a peritos externos.
As abordagens devero envolver representantes das partes interessadas consideradas relevantes para este fim.
As fases do processo de elaborao e implementao do cdigo de tica podero constituir um plano de
aco que dever ser aprovado pela Gesto de topo.
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4 Elaborao do cdigo de tica da organizao
4.1 Relao com viso e misso da organizao
Os valores e princpios contidos no cdigo de tica devem estar em consonncia com a viso e misso da
organizao, realando a determinao da mesma em actuar com total respeito por esses valores e princpios
no seu relacionamento com todas as partes interessadas.
4.2 Definio do mbito de aplicao do cdigo de tica
Na definio do mbito de aplicao do cdigo de tica, a organizao deve ter em conta os aspectos
seguintes:
a) Abrangncia:
aplicao a toda a organizao;
mercados em que opera e suas especificidades;
impacto dos produtos e servios da organizao.
b) Subsidiariedade:
cdigos deontolgicos aplicveis;
cdigos sectoriais aplicveis.
4.3 Auscultao das partes interessadas (internas e externas)
Durante o processo de elaborao do cdigo de tica devem ser ouvidas as partes interessadas relevantes, no
sentido de perceber quais as suas expectativas, requisitos ou sugestes em relao ao comportamento tico
da organizao.
Para tal devem ser criados os mecanismos de auscultao mais adequados a cada parte interessada, tais
como:
inquritos especficos;
reunies com os seus representantes;
sesses com grupos de trabalho focalizados em aspectos especficos do cdigo de tica.
4.4 Definio de atributos quantificveis para a elaborao do cdigo
A equipa responsvel pela elaborao e implementao do cdigo de tica na organizao deve definir um
conjunto de atributos quantificveis que permitam verificar a adequao do cdigo. Estes atributos devem
derivar da auscultao s partes interessadas e ser concordantes com os objectivos da organizao.
Os atributos quantificveis podero envolver, por exemplo: considerar as partes interessadas relevantes; o
texto do cdigo ser escrito preferencialmente na forma positiva; ser coerente com o sistema de valores, viso
e misso da organizao; o nmero mximo de pginas; a existncia de exemplos de boas actuaes e de
condutas reprovveis; utilizar apenas expresses portuguesas.
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4.5 Definio de compromissos das pessoas e da organizao
Para a definio dos compromissos a constarem no cdigo de tica aconselhvel o envolvimento do
mximo de pessoas da organizao, principalmente da parte da Gesto de topo, chefias intermdias e outras
funes com grande visibilidade interna ou externa, no sentido de manifestarem e assumirem a vontade de
actuar em conformidade com as orientaes a definir.
Do confronto e conciliao entre os valores e princpios identificados, as prticas da organizao e as
expectativas expressas pelas partes interessadas, resultam os compromissos de actuao que constituem o
cdigo de tica da organizao.
A organizao deve identificar as funes com maior nvel de risco de incumprimento das normas ticas, por
estarem mais expostas a presses, como por exemplo: vendas, compras, finanas, etc. Se necessrio, a
organizao dever criar cdigos de tica funcionais, ou seja, cdigos especficos para essas funes, como
complemento ao cdigo de tica da organizao.
A organizao deve garantir o rigor de aplicao do cdigo de tica independentemente do mercado em que
opera.
Alm dos compromissos dos elementos da equipa de elaborao do cdigo de tica e das pessoas da
organizao deve exisatir um compromisso por escrito, por exemplo, atravs de uma declarao de
princpio, da Gesto de topo da organizao manifestando a vontade de actuar em conformidade com o
definido.
4.6 Aceitao do cdigo de tica
A organizao deve incentivar a adeso e aceitao voluntria dos colaboradores ao cdigo de tica.
A organizao dever reflectir sobre as implicaes da no aceitao do cdigo de tica, bem como das
vantagens de criar um mecanismo de aceitao formal por parte dos colaboradores.
O cdigo de tica dever explicitar as consequncias da eventual recusa da sua aceitao, bem como do seu
incumprimento.
4.7 Identificao de situaes-problema
No sentido de simplificar a interpretao e clarificar os conceitos do que deve e no deve ser feito sugere-se
que, sempre que possvel, os diversos compromissos do cdigo de tica sejam ilustrados com possveis
situaes-problema que ajudaro a tipificar situaes no desejveis.
Alguns exemplos de situaes-problema:
Um colaborador evidencia comportamentos e atitudes contraditrios aos princpios e compromissos
declarados no cdigo de tica.
Um colaborador contraria sistematicamente as polticas de ofertas explicitadas no cdigo de tica.
Um colaborador no salvaguarda, conscientemente, a privacidade e segurana da informao
classificada como confidencial para a organizao.
A organizao desresponsabiliza-se da aplicao de normas de higiene e segurana no trabalho,
recorrendo a subcontratao.
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5 Implementao e operacionalizao do cdigo de tica
5.1 Definio do papel da Gesto
5.1.1 Definio do papel da Gesto na implementao
A Gesto deve estimular, de forma directa e atravs do exemplo, a adopo e interiorizao do sistema de
valores e condutas de acordo com os compromissos definidos no cdigo de tica da organizao. Devem ser
utilizadas formas tangveis e evidenciveis do envolvimento do lder da organizao e da Gesto de topo
perante todos os colaboradores, de acordo com os meios e dimenso da organizao, tais como:
promoo e participao em reunies formais e informais aos vrios nveis, por forma a ouvir as
pessoas e esclarecer dvidas, dar o exemplo, reconhecer as boas prticas, etc.;
promoo e participao activa em aces de formao sobre os valores e as condutas defendidas no
cdigo de tica da organizao.
5.1.2 Concepo de um sistema de reconhecimento de boas prticas
A Gesto deve criar e envolver-se directamente num sistema especfico de reconhecimento das boas prticas,
adaptado dimenso da organizao e com grande visibilidade interna.
O sistema deve utilizar canais de comunicao j existentes ou outros definidos especificamente para o
efeito, tornando pblicas condutas exemplares, quer a nvel individual, quer a nvel colectivo.
5.2 Definio de indicadores e metas para o desempenho tico da organizao
A Gesto deve definir e aprovar um conjunto de metas e indicadores que lhe permitam avaliar continuamente
a eficcia da implementao do cdigo de tica e o seu nvel de interiorizao na organizao. As metas e
indicadores devem estar adaptados realidade e actividades especficas da organizao, bem como
incorporar o resultado da auscultao das partes interessadas. Devem ser de fcil operacionalizao e
medio, garantindo a mxima transparncia.
Os indicadores de desempenho tico podero estar relacionados, entre outros, com:
percepes dos colaboradores e outras partes interessadas, por exemplo obtidas atravs de inquritos,
ou por auscultao directa de grupos representativos;
reconhecimentos internos de boas prticas e condutas dos colaboradores da organizao, com
especial enfoque nas chefias;
reconhecimentos externos por boas prticas da organizao;
mecanismos de captao de preocupaes e/ou denncias de condutas inadequadas, internas ou
externas;
o sistema de avaliao de desempenho e competncias dos colaboradores, caso exista;
contenciosos com colaboradores, clientes, fornecedores e entidades reguladoras;
multas, coimas ou outras penalizaes aplicadas.
As metas e indicadores devem ser alvo de anlise e reviso regular pela Gesto da organizao.
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5.3 Processo de comunicao interna e formao
A Gesto deve aprovar um processo de comunicao e formao contnuas dos valores e condutas aprovadas
no cdigo de tica da organizao, que abranja todos os colaboradores a todos os nveis da organizao.
Os meios de comunicao e formao devem estar adaptados estrutura e cultura da organizao. Se
necessrio, devero ser considerados meios especficos para colaboradores em condies especiais, tais
como: expatriados, deslocados noutras instalaes ou em clientes, trabalho domicilirio ou outras.
Os meios de comunicao podem envolver, entre outros:
cartas da Gesto aos colaboradores;
brochuras e jornais internos, cartazes especficos, correio electrnico e/ou intranet se disponveis;
comunicao em cascata atravs de reunies formais e informais;
criao de canais de comunicao transversais e ascendentes para partilha de boas prticas e
auscultao do retorno da implementao.
A formao pode contemplar, entre outros:
aces de sensibilizao;
programas de formao especfica para o efeito;
incorporao de mensagens e conceitos noutros programas de formao.
A comunicao e a formao devem contemplar os processos de recrutamento e acolhimento de novos
colaboradores.
5.4 Processo de comunicao externa
A organizao dever reflectir sobre as vantagens e a oportunidade de um processo de comunicao externa
do seu cdigo de tica, atendendo a que quanto maior for a divulgao externa, maior ser a sua exposio e
a avaliao da conduta da organizao e dos seus colaboradores.
O processo de comunicao externa deve ser aprovado pela Gesto e abranger as partes interessadas mais
relevantes.
Os meios de comunicao devem estar adaptados estrutura e cultura da organizao, podendo envolver,
entre outros:
cartas da Gesto a clientes, fornecedores e outros;
reunies institucionais com terceiros;
brochuras, boletins e jornais;
stio na Internet;
exposies em seminrios e conferncias.

A Gesto poder, se considerar apropriado, procurar influenciar o comportamento tico dos seus
fornecedores ou sub-contratados, privilegiando atravs do processo de comunicao externa uma sintonia no
domnio da tica.
Com este propsito poder usar alguns mecanismos de influncia directa, tais como:
promover e fornecer linhas de orientao que permitam aos seus fornecedores ou sub-contratados
criar e implementar o seu prprio cdigo de tica, se inexistente, ou rever o actual;
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solicitar aos fornecedores ou sub-contratados, considerados relevantes, um compromisso de
alinhamento com os princpios ticos da organizao;
observar ou monitorar as condutas de relacionamento directo dos representantes de ambas as
organizaes.
5.5 Recolha, registo e tratamento de preocupaes/situaes-problema/denncias
A Gesto deve conceber e implementar mecanismos que permitam s diferentes partes interessadas
apresentar preocupaes ou denncias sobre condutas e desempenhos discordantes com o cdigo de tica da
organizao, ou outras potencialmente geradoras de situaes-problema a nvel interno ou externo.
Os mecanismos podem ser genricos ou especficos para cada parte interessada, tendo sempre que
demonstrar transparncia em relao ao objectivo da Gesto pela melhoria contnua. Devem ainda garantir,
quer de forma preventiva, quer de forma correctiva, a inexistncia de retaliaes em relao a quem
apresenta a preocupao ou denncia das condutas consideradas inadequadas.
Os mecanismos de recolha devem estar adaptados cultura e actividade da organizao, podendo envolver,
entre outros:
caixas de recolha internas ou colocadas em locais de acesso a clientes;
uma caixa de correio electrnico especfica;
reunies com grupos representativos das partes interessadas;
a audio de representantes dos colaboradores;
inquritos internos e externos, conduzidos pela prpria organizao ou recorrendo a entidades
externas independentes;
constataes detectadas no mbito de auditorias internas ou por terceiras partes.
A organizao deve criar e divulgar os mecanismos, os processos e os intervenientes no registo, anlise e
tratamento das preocupaes ou denncias e situaes-problema. Devem tambm ser divulgadas as aces
desenvolvidas, numa perspectiva de correco de desvios e de melhoria contnua da eficcia do cdigo e do
desempenho tico da organizao.
6 Monitorizao, verificao de eficcia e melhoria contnua
A organizao deve criar e manter um sistema de monitorizao e auto-verificao regular da eficcia da
divulgao, da interiorizao e do respeito do cdigo de tica em vigor. Este sistema deve permitir identificar
os pontos fortes e os aspectos a melhorar para permitir desencadear aces de melhoria contnua adequadas.
6.1 Definio de sistemas de auditoria e controlo
6.1.1 Registos
A organizao deve definir, manter controlado e actualizar um sistema de registos adequados que evidencie
o cumprimento dos requisitos da presente normae do estipulado no cdigo de tica da organizao.
Os registos relativos manifestao de preocupaes ou denncias devem garantir o anonimato dos seus
autores, no sentido de proteger de eventuais consequncias discriminatrias, sanes formais ou informais.
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6.1.2 Auditoria interna
O mecanismo de auto-verificao poder utilizar um sistema de auditorias internas regulares. O sistema de
auditorias, a existir, deve ser planeado, procedimentado e controlado, de forma a garantir, entre outros, os
seguintes princpios:
ser abrangente a toda a organizao, com incluso da Gesto de topo;
ser operacionalizado por equipas de auditores com qualificao para realizar auditorias deste tipo,
segundo critrios explcitos e previamente definidos;
que as equipas auditoras so imparciais e garantem independncia em relao ao sector/actividade a
auditar;
que cada auditoria inclua a verificao dos procedimentos aplicveis e a confirmao dos registos
pr-definidos, bem como entrevistas individuais e/ou de grupo que garantam uma amostragem
significativa dos sectores e nveis hierrquicos sob auditoria;
que em cada auditoria seja garantida a anlise das observaes, no-conformidades e aspectos a
melhorar identificados em auditorias anteriores;
que no final de cada auditoria seja realizado um relatrio identificando: os aspectos ou requisitos
auditados, os pontos fortes constatados e eventuais observaes, no-conformidades ou aspectos a
melhorar face aos objectivos do cdigo de tica da organizao e aos aspectos constantes na presente
Norma;
que os eventuais aspectos recolhidos durante as auditorias, relativos a preocupaes ou denncias de
no respeito do cdigo de tica no identificam os respectivos autores.
A organizao poder integrar as auditorias referentes no mbito da tica com as auditorias que a
organizao eventualmente desenvolve decorrentes, por exemplo: dos sistemas da Qualidade, Ambiente,
Responsabilidade Social, ou outros.
A organizao poder, se assim o entender, complementar o seu sistema de auto-verificao com auditorias
por entidades externas, devendo neste caso evidenciar que as mesmas cumprem os aspectos acima
enunciados.
O responsvel do sector ou actividade auditada ser responsvel pela resposta objectiva s observaes, no-
conformidades ou aspectos a melhorar identificados pela equipa auditora. Deve tambm garantir que a
implementao das aces correctivas e preventivas so adequadas s respectivas situaes, as quais sero
acompanhadas em auditorias posteriores.
Os aspectos relevantes ou pendentes resultantes das auditorias internas devem ser includos na reviso
regular a efectuar pela Gesto de topo.
6.1.3 Outros mecanismos de verificao
A organizao poder complementar o sistema de auditorias internas, com outros mecanismos e ferramentas
de monitorizao e verificao de eficcia, tais como:
inquritos regulares de diagnstico do clima interno com perguntas especficas sobre aspectos de
implementao e respeito do cdigo de tica. Estes inquritos devem ser annimos e podero ser
conduzidos e analisados pela prpria organizao ou por entidades externas, desde que sejam
garantidas a credibilidade e iseno do processo;
inquritos especficos sobre determinados aspectos identificados como estratgicos para enfatizar ou
melhorar;
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utilizao de sistemas de frum de opinio, por exemplo com recurso s novas tecnologias, para
captao de sugestes e identificao de potenciais situaes-problema.
6.2 Mecanismos de melhoria contnua
Para alm da auto-verificao, a organizao dever criar mecanismos preventivos e outros de melhoria
contnua da implementao do cdigo e do desempenho tico da organizao. Estes mecanismos podem
incluir, entre outros:
aces especficas de comunicao que garantam uma maior eficcia e entendimento do cdigo de
tica e mantenham a sua dinmica efectiva;
aces de sensibilizao e formao regular sobre aspectos relevantes a melhorar;
criao de grupos de trabalho especficos para identificar e analisar as causas de situaes-problema
crnicas ou relevantes, bem como implementar aces que permitam a eliminao ou minimizao
das respectivas causas.
Estes mecanismos, sempre que adequado, devero garantir o envolvimento directo e visvel da Gesto de
topo.
Se a organizao tiver identificado uma figura externa independente para as questes relacionadas com a
tica, esta poder ser envolvida no processo de melhoria contnua.
6.3 Reviso pela Gesto de topo
A Gesto de topo deve efectuar revises regulares de todo o sistema para anlise crtica da eficcia da
implementao do cdigo de tica, do seu alinhamento com a viso e a misso, bem como da evoluo do
desempenho tico da organizao.
Nesta anlise crtica, podero ser englobados vrios aspectos especficos, tais como:
metas estabelecidas;
evoluo dos indicadores de desempenho tico;
resultados das auditorias;
resultados dos inquritos internos;
resultados da anlise das sugestes internas;
estado das aces correctivas e preventivas determinadas;
seguimento das aces resultantes das revises anteriores pela Gesto;
actualidade e adequao do cdigo de tica face evoluo da organizao.

Da reviso pela Gesto podero resultar:
decises e aces para melhoria dos aspectos considerados significativos para a implementao do
cdigo de tica e manuteno da sua eficcia;
reforo ou criao de novos recursos e mecanismos que garantam a dinmica do cdigo de tica na
organizao;
aces para melhorar a interaco com as partes interessadas no que respeita aos aspectos aplicveis
definidos no cdigo de tica;
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alteraes ao cdigo de tica, que devero ser amplamente divulgadas e explicadas, podendo
implicar uma reviso da poltica e estratgia da organizao.
7 Divulgao do desempenho tico da organizao
A organizao dever estabelecer um processo de divulgao do seu desempenho tico, que inclua um plano
de comunicao interna e externa. O plano de comunicao deve explicitar os meios de comunicao, os
destinatrios e a respectiva calendarizao.
A divulgao do desempenho tico dever respeitar os valores e princpios ticos da organizao, em
especial no relacionamento com as suas partes interessadas.
7.1 Divulgao a nvel interno
A organizao dever divulgar, com regularidade, o seu nvel de desempenho tico a todos os colaboradores,
tendo como base:
as polticas especficas e aces implementadas neste domnio;
os indicadores e metas definidos, como indicado em 5.2, bem como a sua evoluo;
outros elementos que considere relevantes para consolidar a implementao do cdigo de tica no
seio da organizao e motivar para a melhoria contnua, como indicado em 6.2;
o resultado da anlise crtica da gesto, tal como indicado em 6.3.
7.2 Divulgao a nvel externo
A organizao poder, caso considere conveniente, divulgar a nvel externo a evoluo do seu desempenho
tico. Nesse sentido, dever incluir esta informao num relatrio institucional para enviar s partes
interessadas relevantes.
Neste relatrio podero constar, vrios elementos, tais como:
caracterizao da organizao e da sua actividade, incluindo dados quantitativos relevantes;
misso, viso e sistema de valores da organizao;
cdigo de tica na sua verso integral ou apenas extractos significativos na ptica externa;
indicadores de desempenho resultantes da monitorizao, verificao e reviso pela gesto, tal como
indicado em 6.
Os elementos divulgados a nvel externo devero ser compatveis com as polticas de confidencialidade da
prpria organizao.
Qualquer declarao de conformidade com esta Norma s poder dizer respeito elaborao e
implementao do cdigo de tica da organizao.

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Anexo
(informativo)
Cdigos de tica versus cdigos de conduta

Sublinha-se que a presente Norma se destina elaborao e implementao de cdigos de tica nas
organizaes.
As expresses cdigo de tica e cdigo de conduta so por vezes usadas indistintamente. Importa,
todavia, distinguir as duas designaes.
Para definir de forma clara o que entende por um cdigo de tica, a CT 165 procurou tanto quanto possvel
consultar a literatura existente sobre o assunto e nela basear o seu prprio entendimento (vide termos e
definies).
Definies de cdigo de tica
Segundo o Prof. J os Manuel Moreira (1999), um cdigo de tica trata-se de um documento (ou uma
declarao de princpios) em que a empresa estabelece certos objectivos de carcter tico que deseja
conseguir, dentro e fora da mesma, atendendo s diversas partes interessadas, e que contm uma declarao
de objectivos a misso da empresa , os princpios ticos fundamentais e a concretizao daquela misso e
dos objectivos traados.
Para a associao GRACE (2004), um cdigo de tica constitudo pela descrio de valores e princpios
base da empresa, e define a cultura, os princpios e os critrios que devem reger a actuao dos seus
colaboradores, tornando-se assim numa ferramenta importante para que estes tomem decises empresariais e
tenham comportamentos livres e convictos, coerentes com a cultura da empresa.
Assim sendo, o processo de elaborao do cdigo de tica dever comear por se basear numa reflexo sobre
a tica e o sistema de valores da organizao, da qual emanaro os compromissos que sero assumidos pelos
seus colaboradores. Pelo que podemos definir um cdigo de tica como um documento constitudo pelo
sistema de valores da organizao e pelos compromissos assumidos pelos elementos da organizao.
Estabelece objectivos gerais de carcter tico que a organizao pretende alcanar e prosseguir, dentro e fora
da mesma, atendendo s diversas partes interessadas, e poder conter a sua viso e misso.
Definies de cdigo de conduta
Para a Comisso Europeia (COM 2001, 366), um cdigo de conduta a declarao formal dos valores e
prticas comerciais de uma empresa e, por vezes, tambm dos seus fornecedores. Enuncia requisitos
mnimos e constitui, simultaneamente, um compromisso solene da empresa para a sua observncia e a
exigncia de que os seus contratantes, subcontratantes, fornecedores e concessionrios os observem.
Segundo a ISO (ISO/DIS 10001:2006), um cdigo de conduta de satisfao do cliente um conjunto de
compromissos, destinado a aumentar a satisfao do cliente, assumido pela organizao face aos clientes
relativamente ao seu comportamento e s disposies que lhe esto associadas.
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Bibliografia
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NP EN ISO 9000:2005; Sistemas de gesto da qualidade. Fundamentos e vocabulrio (ISO 9000:2005)
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