COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

COMO FAZER VOL. 10

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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO Geraldo Alckmin GOVERNADOR SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA Cludia Costin SECRETRIA DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS Marilda Suyama Tegg DIRETORA DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO Fausto Couto Sobrinho DIRETOR IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO Hubert Alqures DIRETOR PRESIDENTE Luiz Carlos Frigerio DIRETOR VICE-PRESIDENTE Teiji Tomioka DIRETOR INDUSTRIAL Richard Vainberg DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO CEETEPS CENTRO ESTADUAL DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA Prof. Marcos Antnio Monteiro DIRETOR-SUPERINTENDENTE Prof. Remo Alberto Fevorini VICE-DIRETOR-SUPERINTENDENTE Prof. Laura Lagan CHEFE DE GABINETE Arquivo do Estado de So Paulo R. Voluntrios da Ptria, 596 Santana CEP: 02010-000 So Paulo SP Fone/Fax: (11) 6221-4785 www.arquivoestado.sp.gov.br arquivoestado@sp.gov.br Imprensa Oficial do Estado Rua da Mooca, 1.921 Mooca 03103-902 So Paulo SP Tel.: (11) 6099-9800 Fax: (11) 6692-9674 www.imprensaoficial.com.br livros@imprensaoficial.com.br SAC 0800-123 401

JOHANNA WILHELMINA SMIT NAIR YUMIKO KOBASHI

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COMO FAZER VOL. 10

Foi feito o depsito legal

ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO SO PAULO 2003

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ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO Coordenao editorial LAURO VILA PEREIRA MARIZA ROMERO

SUMRIO
APRESENTAO
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ARQ/SP ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS DE SO PAULO Diretora HELOSA LIBERALLI BELLOTTO Vice-Diretora ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO Secretria SILVANA GOULART FRANA GUIMARES Tesoureira SILVIA COELHO HERNANDES Coordenadora de cursos IEDA PIMENTA BERNARDES

Editora responsvel JULIANA PADUA MELO ALKMIN Assistente editorial FERNANDO F. DE SOUSA LIMA Reviso dos textos ANA PAULA DE FREITAS SANCHEZ LLIA RAMADAN VERSSSIMO DE LIMA Capa FERNANDO F. DE SOUSA LIMA Diagramao PAULO F. M. DE BORGIA Criao de arte TEREZA REGINA CORDIDO

SOBRE AS AUTORAS O QUE CONTROLE DE VOCABULRIO

1.1. Controle de vocabulrio e uso de vocabulrio controlado 1.2. Variveis intervenientes na construo de um vocabulrio controlado para arquivos

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COMO FAZER O CONTROLE DE VOCABULRIO: PROCEDIMENTOS MICRO 22

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. Normalizao gramatical Opes de grafia Alteraes nos nomes de pessoas e topnimos Controle de sinonmia, homonmia e quase sinonmia Adoo de termos compostos Introduo de notas de escopo e notas de uso Sntese dos procedimentos micro de controle de vocabulrio 22 23 24 25 27 30 33

Fotolito, impresso e acabamento IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Co-edio ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO Apoio Tcnico: CEETEPS - Centro Estadual de Educao Tecnolgica Paula Souza Governo do Estado de So Paulo
S645C SMIT, JOHANNA WILHELMINA COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS / JOHANNA WILHELMINA SMIT E NAIR YUMIKO KOBASHI. SO PAULO: ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2003. 56 P. (PROJETO COMO FAZER, 10). BIBLIOGRAFIA ISBN: 85-86726-52-4 (ARQUIVO DO ESTADO) ISBN: 85-7060-216-2 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SO PAULO) 1. ARQUIVOS VOCABULRIO CONTROLADO 2. VOCABULRIO CONTROLADO 3. ARQUIVSTICA 4. TESAURUS I. KOBASHI,NAIR YUMIKO. II. TTULO. III. SRIE. CDD 025.017 CDU 930.251 FICHA CATALOGRFICA ELABORADA POR IZOLINA MARIA JUNQUEIRA DE ASSIS CRB 8 N. 2971

COMO FAZER O CONTROLE DE VOCABULRIO: PROCEDIMENTOS MACRO ORDENAO DOS TERMOS

3.1. Tipologia de vocabulrios controlados 3.2. A construo de um plano de classificao 3.3. A construo de um tesauro funcional 3.4. A elaborao de listas alfabticas complementares ordenao dos termos

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CONCLUSO O QUE H PARA LER ANEXO

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APRESENTAO
O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus congneres. Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos. O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de renome internacional nesse campo de atuao. A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes, sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos. A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique, em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado. Dr. Fausto Couto Sobrinho Diretor do Arquivo do Estado

SOBRE AS AUTORAS

Johanna Wilhelmina Smit docente de graduao e psgraduao do Departamento de Biblioteconomia e Documentao da Escola de Comunicaes e Artes da Universidade de So Paulo (USP). Formada em Biblioteconomia pela USP, fez Mestrado e Doutorado na Frana, na rea de anlise documentria. cocoordenadora e professora do Curso de Especializao em Organizao de Arquivos, promovido pelo Instituto de Estudos Brasileiros e pela Escola de Comunicaes e Artes da USP, membro do Conselho Tcnico do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP) e consultora no Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (SAESP). Nair Yumiko Kobashi docente de graduao e psgraduao nos cursos de Biblioteconomia da Escola de Comunicaes e Artes da Universidade de So Paulo (ECA/USP) e da Pontifcia Universidade Catlica de Campinas (PUC/CAMP). Formada em Biblioteconomia e Jornalismo pela Universidade de So Paulo, fez Mestrado e Doutorado na rea de Anlise Documentria. consultora de projetos que envolvem a construo de vocabulrios controlados.

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O QUE CONTROLE DE VOCABULRIO

A massa documental que circula por uma instituio ou foi recolhida a um arquivo permanente pode ser comparada s cidades medievais que, construindo muros e/ou fossos, protegiam-se dos perigos externos. Os muros tinham algumas portas e os fossos, algumas pontes, pois, para alm da proteo, o acesso cidade era igualmente necessrio. Os documentos no tm inimigos externos contra os quais devem se proteger, mas sua acumulao acarreta o surgimento de inimigos internos: a falta de organizao ou a desorganizao do arquivo e a conseqente dificuldade ou impossibilidade de nele encontrar os documentos procurados. Para que um arquivo, qualquer um, preencha sua misso de ser o arsenal da administrao e o celeiro da histria,1 pressupe-se a sua organizao. Organizar, segundo o dicionrio, significa dispor de forma ordenada; dar forma regular s partes de um todo; prover de ou adquirir certa estrutura,2 ou seja, organizar significa, forosamente, categorizar, incluir, em funo de algum critrio, determinados elementos em uma classe e, nesse mesmo movimento, excluir outros elementos. O conceito arquivstico da srie, enquanto seqncia de unidades de um mesmo tipo documental,3 exemplifica o que foi acima afirmado: ao erigir o tipo documental como critrio para
Expresso do arquivista francs Charles Braibant, transcrita por Helosa Bellotto em Arquivstica: objetos, princpios e rumos. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. (Scripta, 1). p. 9. 2 Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2001. 3 CAMARGO, A. M. de A., BELLOTTO, H. L Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros Ncleo Regional de So Paulo/Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
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identificao das sries, fica estabelecido que documentos de um mesmo tipo documental apresentam uma caracterstica comum capaz de diferenci-los de outros tipos documentais. Assim, agregamse documentos do mesmo tipo documental numa srie, excluindose conseqentemente, e por definio, outros tipos documentais. A organizao pressupe, portanto, a identificao de semelhanas e de diferenas. Voltando imagem das cidades medievais evocada no incio deste manual, e relembrando que os arquivos e sistemas de arquivos devem organizar um volume importante de documentos, torna-se necessrio identificar seus agrupamentos. Eis a funo dos pontos de acesso, que nada mais so do que as portas nos muros medievais ou as pontes que permitem ultrapassar o fosso. Os pontos de acesso permitem, como a expresso indica, o acesso aos documentos a partir da alguns pontos preestabelecidos, nomeando critrios utilizados para agrupar documentos. Dito em outros termos, os pontos de acesso permitem detectar, no todo da massa documental, documentos correspondentes a determinados agrupamentos.

O acesso informao nos arquivos mediado por pontos de acesso, portas ou pontes que permitem detectar agrupamentos de documentos, distinguindo-os de outros agrupamentos de documentos. O controle de vocabulrio intervm na organizao dos arquivos ao nomear, de forma consistente, os pontos de acesso aos documentos e informao neles contida. O objetivo a ser alcanado pelos arquivos, por essa ptica, sempre o da recuperao da informao: somente esse objetivo justifica os cuidados com o controle de vocabulrio. Os documentos, ou conjuntos de documentos, devem ser identificados por algumas caractersticas que os individualizam, distinguindo-os dos demais: essa a condio para que possam ser recuperados com preciso. Logo, a identificao das caractersticas dos documentos pressupe: que a descrio das caractersticas dos documentos seja eficiente, ocupando o menor tempo possvel, tanto do arquivista quanto do usurio do sistema; que a descrio das caractersticas dos documentos seja eficaz, permitindo que o objetivo do arquivo seja atingido, isto , a correta recuperao dos documentos e informaes. Trata-se, portanto, de identificar, nos documentos ou seus conjuntos, as categorias informacionais que sero utilizadas na busca de informao, ou seja, os pontos de acesso. As normas ISAD (G) e ISAAR (CPF), por exemplo, dispem categorias informacionais para a descrio de conjuntos documentais ou documentos isolados, respeitando os princpios arquivsticos. Para tornar teis os pontos de acesso, duas condies devem ser observadas: 1. que sejam bem selecionados, isto , que tenham poder discriminante para diferenciar conjuntos documentais em conformidade com os preceitos arquivsticos; essa a funo das normas ISAD (G) e ISAAR (CPF); 2. que sejam expressos de forma consistente.

Os pontos de acesso A, B, C, D e E na funo de portas em muros ou pontes sobre fossos nomeiam caractersticas distintivas dos documentos ou conjuntos documentais, como por exemplo: - tipo documental; - rgo de origem e - data.

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Assim, para ilustrar as duas condies acima referidas, podese dizer que a identificao do rgo gerador/acumulador da documentao constitui um ponto de acesso pertinente. No entanto, para que a busca de informao acerca de determinado rgo gerador de documentos seja feita de forma precisa, gerando uma resposta consistente e, por conseguinte, confivel, imprescindvel que o nome do rgo gerador tenha sido preenchido de forma uniforme. Se os documentos gerados pela Associao de Arquivistas de So Paulo so identificados no campo do rgo gerador, algumas vezes pelo nome por extenso, outras vezes pela sigla ARQ-So Paulo ou, ainda, Associao dos Arquivistas de So Paulo, a recuperao da informao ser falha, incompleta, gerando resultados equivocados. Este manual no discutir os diferentes pontos de acesso, mas as vantagens advindas da adoo do controle de vocabulrio no seu preenchimento. O controle de vocabulrio um recurso para organizar e recuperar documentos e informaes com consistncia, gerando, conseqentemente, confiana no sistema. De fato, o aumento no volume de documentos armazenados nas organizaes (pblicas e privadas) e a sua necessidade cada vez maior de recuperao rpida e precisa tornam patente que a soluo passa, forosamente, por uma classificao rigorosa. A expresso classificao rigorosa remete, tradicionalmente, a um plano de classificao que possa ser considerado adequado em relao instituio, ou seja, um plano que organiza a guarda fsica dos documentos ou processos de tal forma que estes possam sempre ser encontrados quando requisitados. A organizao fsica dos documentos, embora deva continuar sendo feita de forma rigorosa, no , de modo geral, suficiente para garantir a recuperao da informao em diferentes situaes. O caos instala-se com relativa facilidade, e raramente o vilo corretamente identificado: o controle de vocabulrio ou o seu descontrole. Para melhor dimensionar a questo aqui apontada, basta refletir a respeito do uso crescente das tecnologias de informao nas

organizaes. A informatizao na produo dos documentos, em sua busca, o controle de sua tramitao (protocolo eletrnico) e o acesso aos documentos eletrnicos no podem hoje ser ignorados; afinal, so a realidade de muitas instituies. Nesses casos, a organizao fsica dos documentos pouco significa e em nada colabora para sua recuperao. Voltemos aos documentos (em suporte papel ou eletrnicos) e sua identificao: se alguns deles so registrados sob a rubrica solicitao de transporte outros sob a rubrica pedido de transporte e ainda alguns sob a rubrica requerimento de veculo, uma busca pelo termo carro no produzir nenhuma resposta, e uma busca pelo termo transporte ir gerar uma resposta incompleta, pois outros documentos, que tambm deveriam ser encontrados, sero, literalmente, ignorados pelo sistema, como se no existissem. O exemplo simples, e veremos que ele no representa toda a complexidade do controle de vocabulrio; no entanto, permite chegar seguinte afirmao:

O controle de vocabulrio um meio para produzir confiana no sistema de organizao e busca de informaes arquivsticas.

O controle de vocabulrio foi inicialmente desenvolvido pela documentao e introduziu-se na arquivstica, especialmente em razo da informatizao crescente dos arquivos. Nos arquivos correntes, diferentes rotinas incluem ou deveriam incluir a preocupao com o controle de vocabulrio: - na elaborao de tabelas de temporalidade dos documentos, atravs da nomeao das sries documentais; - na elaborao de planos de classificao, atravs da nomeao das atividades desenvolvidas pela instituio ou, ainda, na nomeao das sries documentais; - na elaborao de listas de assuntos para protocolos automatizados; - na atribuio de ttulos a formulrios.

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Nos arquivos correntes o controle de vocabulrio deve ser estabelecido em decorrncia do dilogo entre o arquivista e os produtores de documentos. O vocabulrio deve, nesses casos, aproximar-se tanto quanto possvel da linguagem adotada pelos agentes da instituio. Nos arquivos permanentes, por sua vez, o vocabulrio tambm deve ser estabelecido, mas o arquivista no poder dialogar com os produtores dos documentos, e o vocabulrio se defrontar com questes diacrnicas complexas: a mesma funo, ou atividade, com o passar do tempo pode ser nomeada de formas diferentes. Acresce a essa dificuldade uma outra, de mesma natureza: a linguagem utilizada pelo pesquisador, que vem ao arquivo em busca de documentos, tambm representa uma diferena em relao linguagem presente nos documentos, tornando a fixao do vocabulrio ainda mais difcil. A elaborao de ndices (onomsticos, geogrficos, de assuntos, etc.) em instrumentos de pesquisa pressupe igualmente o controle de vocabulrio. Dito em outros termos, a abertura de um processo, a nomeao de um documento ou de uma srie documental, a busca de um documento pelo protocolo automatizado ou pelo ndice de um instrumento de pesquisa sero operaes mais consistentes e confiveis se forem baseadas num vocabulrio controlado. Para melhor dimensionar a disperso ocasionada por uma nomeao ou busca de documentos sem a adoo do controle de vocabulrio, voltemos ao exemplo citado anteriormente. Imaginemos que os pedidos de carros sejam nomeados de cinco formas diferentes: - pedido de transporte; - requerimento de veculo; - requisio de veculo; - solicitao de transporte e - solicitao de veculo. Conseqncias? Mltiplas, e nunca agradveis. Se, por exemplo, ocorrerem problemas no agendamento de um carro, para localizar o respectivo documento e verificar o que aconteceu, ser necessrio lembrar como o pedido foi nomeado no momento da

solicitao. E quando o Chefe da Seo de Transportes quiser fazer um estudo a fim de avaliar se a frota de veculos est bem dimensionada em face da demanda, ele dever lembrar que os dados necessrios para sua anlise se encontram dispersos por cinco sries documentais. Com o objetivo de evitar esses dissabores, a soluo mais racional passa pelo controle de vocabulrio: - na entrada do sistema, com a adoo de uma nica forma de designao para nomear documentos que so gerados pela mesma atividade; - na sada do sistema (na busca), informando como cada atividade nomeada pelo sistema. Esquematicamente, a questo pode ser representada como uma operao de reduo e controle de sinonmias e adoo de uma expresso considerada mais adequada:

Trata-se, em suma, de utilizar um sistema de referncia comum e compartilhado (o vocabulrio controlado), tanto para organizar quanto para recuperar documentos estocados no arquivo. Muito embora o controle de vocabulrio deva ser incorporado elaborao dos instrumentos de gesto dos arquivos, este manual, a partir de agora, enfocar especialmente (mas no exclusivamente) a nomeao de funes e de atividades que integram os planos de classificao.

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1.1. Controle e Uso Controlado de Vocabulrio muito importante diferenciar claramente: - o momento da construo de um vocabulrio controlado; - o momento da utilizao do vocabulrio controlado. Os dois momentos (construo e utilizao de vocabulrios controlados) so definidos por diferentes variveis:

profissionais, importante sempre verificar se j existe um vocabulrio adequado aos propsitos perseguidos. Porm, tal recomendao esbarra em duas dificuldades: 1. em funo da introduo relativamente recente da problemtica na rea, ainda no se dispe de um nmero razovel de vocabulrios controlados desenvolvidos para arquivos; 2. as empresas privadas que desenvolvem seus prprios vocabulrios controlados, via de regra, no os colocam em domnio pblico, pois consideram resultado de um investimento. Com o intuito de contornar as numerosas dificuldades que a questo evoca, sugere-se, para a construo de vocabulrios que possam ser adotados pelas diferentes instituies, grupos de trabalho, formados por profissionais de arquivos similares. O intercmbio entre os arquivos seria fortalecido, gerando vocabulrios menos locais (ou seja, adotados por uma nica instituio), mais visveis e com menor custo em funo do compartilhamento de profissionais e recursos. A ttulo de exemplo, pode-se imaginar que os arquivos municipais de determinado Estado construam um vocabulrio controlado das atividades-meio desenvolvidas pelas diferentes secretarias municipais. Os arquivos das delegacias de ensino poderiam desenvolver um vocabulrio a ser adotado por todos os rgos a elas subordinados, assim como os arquivos das diferentes secretarias de cultura dos Estados brasileiros, presume-se, gerenciem tipos documentais que se repitam em considervel proporo. A existncia de algumas peculiaridades em cada rgo, na gerao de documentos, no invalida a sugesto acima, pois acredita-se que, entre rgos semelhantes, certamente uma boa porcentagem de funes/atividades desenvolvidas e a gerao dos respectivos tipos documentais so constantes e poderiam ser objeto de um vocabulrio controlado. As peculiaridades de cada rgo seriam acrescentadas ao vocabulrio, em espaos predeterminados e de acordo com os procedimentos acordados pelas diferentes instituies envolvidas.

Enfatizaremos, neste manual, os procedimentos para a construo de vocabulrios controlados, lembrando sempre que esses vocabulrios so instrumentos que concorrem para, na organizao do arquivo, evitar a disperso de informaes e, por conseqncia, gerar confiana na resposta. Em outros termos, tal construo um procedimento anterior sua utilizao.4 Voltemos, pois, a ela, supondo sua utilidade estabelecida, mas lembrando que, idealmente, no deve ser feita por uma nica pessoa, mas por uma equipe multidisciplinar. Como a construo de vocabulrio controlado representa uma operao complexa que envolve, de forma ideal, uma equipe de
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Uma parcela da bibliografia, no entanto, apresenta a construo de um vocabulrio controlado como uma operao concomitante sua utilizao, o que totalmente contra-indicado, a nosso ver, tendo em vista que as variveis envolvidas nos dois momentos divergem totalmente.

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De toda maneira, a organizao de um arquivo supe a adoo de um vocabulrio controlado, fato que requer a compreenso de suas caractersticas, quer seja para avaliar vocabulrios existentes, quer seja para criar novos ou utiliz-los. Assim, temos que: - CONTROLE DE VOCABULRIO = processo, um objetivo que se deseja atingir; - VOCABULRIO CONTROLADO = um instrumento para nomear as atividades/funes, gerando confiana no sistema. 1.2. Variveis intervenientes na construo de um vocabulrio controlado para arquivos Como ser a seguir detalhado, a construo de vocabulrios controlados mobiliza uma srie de procedimentos visando normalizao dos termos (item 2) e ordenao destes (item 3). No entanto, cumpre preliminarmente passar em revista as variveis mais freqentes que nortearo a construo do vocabulrio: - Tamanho do arquivo e projeo de crescimento, no que diz respeito variedade de atividades e tipos documentais nele presentes de fato, no se trata de tirar concluses da metragem ocupada pela massa documental, mas da complexidade e diversidade de funes desenvolvidas pela instituio: Quanto mais complexas e diversificadas forem as instituies, maior ser o nmero de termos do vocabulrio controlado necessrio para representar adequadamente a variedade do universo documental a ser organizado. - rea de atuao da instituio. Trata-se de analisar se as atividades-fim da instituio so muito especializadas: No mesmo intuito de bem representar o universo documental, atividades-fim muito especializadas supem a incorporao de uma linguagem mais especializada.

- Objetivos da instituio e determinao de prioridades no atendimento por parte do arquivo. A quem o arquivo deve servir? Deve-se acrescentar que a organizao de um arquivo e a respectiva adoo de um vocabulrio controlado supem escolhas em termos do cdigo lingstico: O ideal que o vocabulrio controlado reflita a linguagem da instituio, aproximando-se o mximo possvel da linguagem do usurio. Se a instituio for muito grande e complexa, a questo se torna mais nuanada, porque os profissionais envolvidos nas rotinas arquivsticas no detm, forosamente, o mesmo conhecimento e linguagem especializada do profissional que solicita e utiliza a informao arquivada. Todas as variveis evocam questes de linguagem e sua adequao a culturas locais, ou seja, a composio sociocultural e socioprofissional dos usurios do sistema. Em concluso, a nomeao das sries documentais, embora ancorada em terminologias das reas de direito, administrao e recebendo importante subsdio da diplomtica, aponta para uma questo especfica que deve ser includa nas discusses arquivsticas, questo esta at agora referenciada pela expresso controle de vocabulrio ou pelo instrumento para atingi-lo, isto , o vocabulrio controlado.

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COMO FAZER O CONTROLE DE VOCABULRIO: PROCEDIMENTOS MICRO

Os procedimentos micro de controle de vocabulrio tm por finalidade introduzir o controle nos termos ou expresses e entre estes. Estes procedimentos contemplam, particularmente, seis aspectos: - Normalizao gramatical (item 2.1.); - Opes de grafia (item 2.2.); - Alteraes em nomes de pessoas ou topnimos (item 2.3.); - Controle de sinonmia, homonmia e quase-sinonmia (item 2.4.); - Adoo de termos compostos (item 2.5.) e - Introduo de notas de escopo e de uso (item 2.6.). 2.1. Normalizao gramatical A normalizao gramatical preconiza que se adote a forma substantiva, masculina e singular dos termos. Porm, algumas excees podem ser mencionadas, no que diz respeito forma plural, quando o termo representar, nessa forma, um conceito diferente ou uma classe de objetos, ou, ainda, quando, em termos compostos, uma parte dos mesmos estiver no plural e a expresso for consagrada:

2.2 Opes de grafia As opes de grafia ocupam um papel de destaque nas discusses arquivsticas relacionadas ao controle de vocabulrio. Trata-se, em suma, de resolver situaes nas quais o mesmo termo ou expresso apresenta grafias diferentes, freqentemente em funo da passagem do tempo. Assim, por exemplo, o Rio Tamaduate j foi grafado Tamanduatehy: mesmo rio, mas duas grafias diferentes. Situaes assim podem ser resolvidas de duas formas distintas, alertando-se para o fato de que, ao elaborar um vocabulrio, deverse- manter a mesma opo ao longo de todo o processo. A primeira forma de encaminhamento consiste em adotar a grafia atual, remetendo das anteriores para esta: Tamanduatehy, rio USE Tamanduate, rio

Grafia adotada Em arquivos permanentes, em que essas questes aparecem com mais freqncia, pode ser interessante adotar uma postura pedaggica e, no vocabulrio controlado, incluir uma meno a respeito da mudana de grafia: Tamanduate, rio - grafia adotada a partir de ......, em substituio grafia anterior Tamanduatehy A segunda alternativa consiste em respeitar as grafias de poca, mas relacion-las, a fim de manter o controle sobre o todo: Tamanduate, rio (grafia utilizada em documentos a partir de ... em documentos anteriores USE Tamanduatehy, rio) Tamaduatehy, rio (utilizado em documentos at ... em documentos posteriores USE Tamanduate, rio) A ttulo de sugesto recomenda-se a adoo da primeira alternativa, partindo do pressuposto de que a busca ser feita, na

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maior parte das vezes, a partir da grafia atualizada do termo. importante ressaltar que o uso de remissivas alivia o peso das decises, sendo necessrio, ainda, manter a coerncia em relao ao critrio adotado. 2.3. Alteraes nos nomes de pessoas ou topnimos As alteraes que ocorrem, nos nomes de pessoas ou topnimos, constituem uma variante das opes de grafia apresentadas no item anterior. No caso de lugares (cidades, bairros, ruas, praas, etc.), supe-se sempre a possibilidade de resgatar o ato que determinou a mudana (deciso de Cmara, Assemblia, etc.) e, nesse caso, recomenda-se explicitar tal informao: Floriano Peixoto, rua - at 1907 chamada Fundio, rua da Fundio, rua da USE Floriano Peixoto, rua, nome do logradouro a partir de 1907 O controle de nomes prprios de pessoas instaura uma questo complexa, particularmente no que diz respeito a nomes artsticos ou outras mudanas no nome. O Visconde do Bom Retiro, por exemplo, nasceu Jos da Silva. Qual nome adotar? Provavelmente o de Visconde, pois supe-se que, a partir da obteno do ttulo nobilirquico, a gerao dos documentos tenha sido maior. As normas preconizam a adoo do nome mais conhecido; no entanto, se esta regra pode satisfazer o bom senso, na prtica questionvel, pois nem sempre h consenso sobre o nome mais conhecido. A fragilidade da regra aparece claramente quando se trabalha com nomes de pessoas que viveram h muito tempo, em outra regio ou pas. Por exemplo, como Pedro lvares Cabral ficou conhecido no Brasil? E em Portugal? E na Espanha? De toda maneira, em nenhuma hiptese duas regras no podem ser esquecidas: 1. manter a mesma lgica em todos os casos; 2. utilizar o recurso da remissiva para garantir o controle e evitar que a mesma pessoa tenha seus documentos acumulados em dois conjuntos distintos.

Forma adotada VISCONDE DO BOM RETIRO - nascido Jos da Silva, tornou-se visconde em ..... JOS DA SILVA USE VISCONDE DO BOM RETIRO, ttulo obtido em .... Remissiva da forma no adotada para a forma adotada pelo sistema

2.4. Controle de sinonmia, homonmia e quase-sinonmia A sinonmia, homonmia e quase-sinonmia constituem um captulo parte no controle de vocabulrio, respondendo por sua maior visibilidade. Um exemplo de sinonmia anteriormente introduzido foi o de transporte. Como se deve agir nesses casos? Pedido de transporte, requerimento de veculo, requisio de veculo, solicitao de transporte ou solicitao de veculo? Nesses casos, de sinonmia simples, trata-se, em suma, de fazer uma opo, remetendo da expresso no adotada para a adotada. No possvel sugerir um critrio universal de adoo de um termo ou outro: a adequao da deciso depender, prioritariamente, da misso do arquivo, ou seja, da adequao da linguagem adotada em relao a seus usurios. Os casos mais freqentes de sinonmia que ocorrem em arquivos podem ser sistematizados da seguinte maneira: - Termos estrangeiros x termos traduzidos Feedback ou retroalimentao Leasing ou arrendamento mercantil - Termos mais genricos x termos mais especializados Formatura ou colao de grau - Siglas x expresso por extenso ARQ-SP ou Associao de Arquivistas de So Paulo BID ou Banco Interamericano de Desenvolvimento

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- Regionalismos Ar condicionado ou ar refrigerado Mandioca, aipim ou macaxeira - Termos adotados pela instituio x termos no adotados pela instituio Licena-maternidade ou licena-gestante - Termos adotados pela instituio x termos adotados pela legislao Licena-sade ou licena-tratamento de sade A variedade de situaes acima listada remete tanto necessidade de conhecimento da cultura local quanto da terminologia adotada pela legislao (ltimo caso). Quando h alguma que rege a atividade cuja nomeao deve ser normalizada, sugere-se a adoo da terminologia sacramentada por essa legislao (e a elaborao de remissivas para variantes). Nos demais casos, somente o conhecimento da cultura da instituio (e, portanto, da linguagem por ela utilizada) permite decidir com adequao. De todo modo, o recurso das remissivas garante o encaminhamento a partir de variantes, evitando assim que as pessoas, na busca, fiquem sem resposta. A quase sinonmia levanta uma questo prxima da sinonmia, porm mais operacional. A rigor, o exemplo supracitado, opondo licena-gestante licena-maternidade, designa momentos subseqentes na vida da mulher: primeiro a gestao e depois a maternidade. A menos que os dois momentos fossem totalmente diferenciados pela legislao trabalhista brasileira (caso em que as duas expresses no poderiam ser consideradas sinnimas), operacionalmente pode-se considerar que ambas remetem a uma nica atividade: a concesso de licenagestante. A homonmia (mesma expresso para atividades diferentes) ocorre com freqncia na linguagem do cotidiano, mas bem menos freqente na linguagem das instituies, evitando-se desse modo o caos administrativo. No entanto, nas listas onomsticas (de nomes prprios de pessoas), a homonmia ocorre com muita freqncia e deve ser devidamente equacionada. Nesses casos, recorre-se

sempre a especificadores ou modificadores que, atravs de informaes complementares, individualizam os nomes (atravs do acrscimo do nmero funcional, nmero de identidade, ano de nascimento, nome do servio ao qual esto vinculados etc.). Jos da Silva, RG ..........., CPF ............., nmero funcional .......... Qualificativos, entre parnteses, so normalmente empregados para distinguir termos com significados diversos ou evitar interpretaes equivocadas, mesmo na ausncia do mesmo termo com outro significado: Ofcio (documento) Ofcio (profisso) Gravador (artista) Aos topnimos (nomes de lugares) acrescentam-se geralmente informaes complementares, mesmo quando no se constata a ocorrncia de homnimos. Essa prtica bastante til, tanto porque explicita tratar-se de nomes de lugares (ou geogrficos) quanto por que fornece informaes teis, inclusive para a diferenciao de homnimos. Direita, rua (Centro) Direita, rua (Jardim Primavera) So Paulo (cidade) So Paulo (Estado) Triunfo (PE) Triunfo (RS)

2.5. Adoo de termos compostos Os termos compostos, que representam atividades identificadas por expresses formadas por mais de uma palavra,

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geram uma srie de dvidas relacionadas manuteno, ou no, da expresso como um todo, quanto ordem a ser adotada entre os termos. A expresso administrao de arquivos, por exemplo, suscita duas perguntas: 1. A expresso deve ser considerada indivisvel ou deve ser subdividida em duas partes: administrao + arquivo? 2. Caso se mantenha a expresso administrao de arquivos, melhor mant-la na ordem direta (administrao de arquivos) ou na ordem invertida (arquivos, administrao)? A norma ISO 2788 determina que os termos de indexao devem representar o mximo possvel de noes simples ou unitrias, e que os termos compostos devem decompor-se em elementos mais simples, salvo se esse procedimento afetar a compreenso do usurio. Termos compostos, ou at expresses que se assemelham a frases, so freqentemente utilizados para nomear tipos documentais ou atividades desenvolvidas pelas instituies. A ttulo de exemplo, basta relembrar as denominaes dadas a processos da rea pblica (Processo para pagamento de penso Revoluo Constitucionalista de 1932) ou a atividades tais como preveno de acidentes de trabalho ou elaborao de alteraes oramentrias. Quando se trata de expresses consolidadas, inclusive pela legislao, sugerimos a manuteno da expresso indivisa, pois o todo adquiriu um sentido preciso a ser preservado. Deve-se acrescentar a esse argumento o fato de que, freqentemente, uma parte da expresso formada por termos que, isoladamente, significam muito pouco por serem demasiadamente vagos: [Licena ?] gestante [Licena ?] paternidade [Licena ?] sem [vencimentos?] No entanto, nem todas as expresses so consolidadas pela legislao, e a orientao geral, segundo a qual se deve decidir de forma a no prejudicar a compreenso do usurio, excessivamente vaga.

Deve-se atentar ainda para outra faceta relacionada aos termos compostos que, quando esses designam atividades, so freqentemente antecedidos por nomes de aes que no incidem no conceito central, mas que se justapem a ele.

Muito embora a questo dos termos compostos seja seguramente aquela que mais gera dvidas, como nos casos acima exemplificados, sugere-se a decomposio das expresses. Isso porque os termos que designam aes no significam nada isoladamente. Alterao do qu? Incluso do qu e onde? Concesso do qu? E assim por diante. A elaborao de uma lista controlada de aes parece factvel e til, pois ajudar a decidir se determinada expresso deve, ou no, ser decomposta, porm ela no deve ser muito extensa. Tendo em vista a complexidade das decises a serem tomadas, propomos a adoo das seguintes regras gerais: 1. aproximar-se, tanto quanto possvel, da linguagem consolidada pela legislao e da linguagem utilizada pela instituio; 2. valorizar a coerncia interna do vocabulrio (ou seja, manter a mesma deciso ao longo de todo o vocabulrio); 3. diferenciar a nomeao de atividades das aes que as modificam.

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Reiterando que a adoo dos termos compostos com coerncia aponta seguramente para uma das questes mais complexas a enfrentar no controle de vocabulrio para arquivos demandando estudos aprofundados , chamamos a ateno para a importncia da elaborao de listas alfabticas permutadas, conforme descrito no item 3.4.

ACIDENTES

descritor de atividade

2.6. Introduo de notas de escopo e notas de uso No intuito de garantir ao mximo o funcionamento do vocabulrio controlado como uma lista monossmica5 de termos cujo uso, conseqentemente, possa se fazer de forma bastante consistente, tanto na indexao dos documentos por ocasio da entrada no sistema quanto no momento da busca (a sada do sistema), h dois recursos suplementares que podem ser de grande valia: as notas de escopo e as notas de uso. O controle de vocabulrio pressupe, efetivamente, alm do controle de formas (gramaticais, grafia e termos compostos) e do controle de variantes (sinnimos, homnimos), o controle do significado atribudo a cada termo. Essa nova faceta da discusso parte do pressuposto de que termos designando atividades, mesmo quando estas foram categorizadas, nem sempre garantem uma nomeao monossmica por parte dos profissionais que nomeiam ou buscam documentos. Quanto maior a instituio, e mais diversificadas as atividades e os profissionais envolvidos, maior a probabilidade de um mesmo termo, que designa uma atividade, gerar entendimentos diferentes. Nesses casos, ser necessrio conceituar o termo, explicitando a compreenso da atividade nomeada por ele no mbito da instituio. Vejamos o seguinte exemplo:

As atividades envolvidas em como lidar com desastres que causam leso ou dano. Inclui dano ou leso s propriedades da instituio ou a algum membro da equipe, ocorrido enquanto vinha ou saa do trabalho, ou ao pblico em geral ou ainda a visitantes nas propriedades da instituio. Tambm inclui medidas de preveno de acidentes. Ver INDENIZAO - CASOS para situaes em que as leses pessoais resultam em pedido de indenizao, e o caso gerar um processo por razes legais ou operacionais. Copiar as informaes sobre o acidente e coloc-las no arquivo de indenizao. Adicionar o nome do indivduo em texto livre. Se a pessoa no for um empregado da instituio, adicionar o descritor visitantes, e ento seu nome em texto livre. Ver SEGUROS para os processos de retirada dos prmios de seguro. Ver RECLAMAES para gerenciar o dano ou a destruio da propriedade causado(a) por acidentes.
Fonte: National Archives Of Australia. The keyword AAA: a thesaurus of general terms.

Estas explicaes tm uma nica finalidade: determinar, de forma clara, explcita, o mbito ou as condies em que determinado termo deve ser utilizado. No se trata, por extenso, de concordar ou de discordar da leitura da atividade acidentes proposta pelo Arquivo Nacional da Austrlia, mas de incorporar compreenso do vocabulrio controlado uma nova faceta: a conceituao. Essa conceituao, tal como consta no exemplo acima, constitui o objeto das notas de escopo. Alguns vocabulrios distinguem de forma explcita dois tipos de explicaes: 1. as notas de escopo tm por finalidade explicitar a amplitude ou o entendimento atribudo ao conceito. Elas no podem ser

A palavra monossmica tem um nico sentido, em oposio s palavras polissmicas, que tm vrios sentidos DUBOIS, J. et al. Dicionrio de lingstica. So Paulo: Cultrix, 1991. p. 418.

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confundidas com definies de dicionrio, pois no se pode perder de vista que os vocabulrios controlados tm objetivos concretos e industriais: como a organizao do acesso informao contida nos documentos. Desse modo, as definies contidas nas notas de escopo tm objetivos pragmticos (organizar o acesso informao) e no tericos; 2. as notas de uso, pouco utilizadas na prtica, no se propem a explicitar o conceito mas a explicitar recomendaes prticas que devem nortear o uso do termo. No exemplo supracitado, os pargrafos que iniciam por VER caracterizam notas de uso.6 Um outro exemplo, retirado do plano de classificao em fase de reviso das atividades da USP, talvez ajude a distinguir e a dimensionar a utilidade dos dois tipos de notas explicativas:

2.7. Sntese dos procedimentos micro de controle de vocabulrio O controle de vocabulrio que, como o nome j diz, visa estabelecer um vocabulrio controlado para a identificao e subseqente busca de documentos e informaes no arquivo, com preciso e confiabilidade, processa-se principalmente atravs dos seguintes procedimentos: - distino entre termos adotados e termos no adotados pelo sistema; - remissivas dos termos no adotados para os termos adotados pelo sistema; - padronizao formal dos termos adotados; - conceituao de termos.

Aluno-monitor de graduao

Nota de escopo : As funes de monitor podero ser exercidas por alunos matriculados em curso de graduao que tenham obtido bom rendimento em disciplinas j cursadas. Nota de uso: utilizar o termo para alunos de graduao, exclusivamente.7

O exemplo apresentado indica que a nota de escopo e a nota de uso so complementares e no excludentes.

Particularmente, no sugerimos a adoo da expresso VER para introduzir notas de uso, pois esta usada por outros vocabulrios a fim de representar uma relao de sinonmia, conforme sistematizado no anexo. 7 A USP prev a figura do aluno-monitor tanto para alunos de graduao quanto para alunos de ps-graduao. O vocabulrio, para evitar a homonmia, criou os termos aluno-monitor de graduao e aluno-monitor de ps-graduao.

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COMO FAZER O CONTROLE DE VOCABULRIO: PROCEDIMENTOS MACRO

ORDENAO DOS TERMOS
A ordenao dos termos introduz no controle de vocabulrio um outro aspecto igualmente indispensvel, pois, atravs dele, os termos so organizados num sistema significante. Caso no se proceda ordenao dos termos, o vocabulrio controlado se apresentar como uma longa lista de termos, controlados, por certo, mas cujo significado se restringe aos prprios termos. No possvel extrair significado de uma lista, gerar expectativas ou previses sobre o universo abrangido, o ponto de vista adotado e nem o nvel de especificidade no qual a documentao foi tratada. Assim como uma lista telefnica de determinada cidade no permite fazer inferncias sobre as caractersticas da populao, uma lista de termos controlados no possibilita uma viso do universo compreendido pela lista. Recomenda-se, portanto, que os termos, uma vez submetidos ao controle de vocabulrio, sejam ordenados, organizados ou categorizados. A categorizao gera significado ao introduzir os termos num sistema significante. Como a incluso de termos em hierarquias freqentemente operada, inclusive no senso comum, tem-se tendncia a esquecer seu principal produto, ou seja, uma operao de significao. Isto , a ordenao, hierarquizao, estruturao ou categorizao de termos: - gera a arquitetura do universo de funes e atividades da instituio; - atribui sentido ao todo.

A organizao do universo documental pode ser representada por uma diversidade de vocabulrios controlados, como ser visto nos itens seguintes. 3.1. Tipologia de vocabulrios controlados H vrios tipos de vocabulrios controlados, e importante identificar o mais adequado para cada situao. Resumindo, a tipologia se estabelece em funo do princpio de organizao dado aos termos do vocabulrio, desde a organizao por ordem alfabtica (a rigor, no se trata neste caso de uma organizao), passando por sistemas mais rgidos (planos de classificao) at chegar, historicamente, a sistemas com uma organizao menos draconiana (os tesauros). H possibilidades intermedirias, como listas de atividades organizadas em grandes categorias, em que as atividades so dispostas em ordem alfabtica; porm, na discusso que segue, ressaltaremos as caractersticas, virtudes e desvantagens de planos de classificao e tesauros, tendo em vista o fato de as discusses enfocarem com mais freqncia esses dois tipos de vocabulrios controlados. Iniciemos pela anlise de uma situao concreta, retirada do cotidiano de uma metrpole, e enfocando o deslocamento nessa cidade entre dois pontos predeterminados (a residncia e o local de trabalho, por exemplo). Esse deslocamento entre dois pontos pode ser enfocado a partir de dois paradigmas: os roteiros das linhas regulares de nibus e o percurso realizado com uma bicicleta ou um carro:

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O paradigma do roteiro de nibus representa bem o conceito de um sistema classificatrio, enquanto o percurso com carro ou bicicleta simboliza o tesauro. No h razo para interpretar esses dois tipos de vocabulrios controlados como opostos radicais, mas interessa verificar melhor o que os distingue. O plano de classificao tem por base o princpio da hierarquia, que se aplica a todas as atividades desenvolvidas pela instituio. Esse princpio da hierarquia tem uma grande vantagem: ao ordenar as atividades hierarquicamente, ele fornece, instantaneamente, uma viso do todo e tambm de como este foi distribudo. No entanto, a vantagem pode se tornar uma desvantagem quando se trabalha para ordenar um universo maior e, por definio, mais complexo. Simplificando o princpio do sistema classificatrio, parte-se do pressuposto de que todas as atividades devem ser inseridas, ou alocadas, em classes, sendo que essas classes devem ser auto-excludentes. No se evoca, aqui, a diferena entre o mtodo estrutural e funcional para classificar os documentos, pois ambos devem se conformar aos mesmos pressupostos da teoria da classificao. O exemplo do percurso com carro ou bicicleta simboliza, por sua vez, a lgica do tesauro, que no abandona a lgica do plano de classificao, apenas a abranda ou a torna mais relativa. O todo (conjunto das funes/atividades desenvolvidas) segmentado em conjuntos menores (as categorias) e, no interior destas, organizamse os termos, explicitando-se as relaes entre eles (hierarquia, equivalncia, associao espao-temporal), o que torna a sua atualizao mais simples e o seu uso, mais consistente. Obtm-se, desse modo, mapas parciais, que permitem vrios trajetos, sendo, portanto, menos coercitivos ou mais flexveis em sua aplicao. Um exemplo da rea de arquivos universitrios, comparando-se a soluo dada para a rubrica bolsas de estudo nos planos de classificao da Universidade Carlos III (Madri, Espanha) e da Universidade de So Paulo.8 Com a soluo proposta pelo tesauro da Case Western Reserve University (Estados Unidos) para a mesma rubrica, fica mais clara essa diferena.

O Plano de Classificao das Atividades da USP est sendo revisto e ampliado neste momento. Os exemplos, no entanto, foram extrados da verso datada de 1997.

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pesquisa, representa a adoo de um ponto de vista muito semelhante. As bolsas de estudos tm, no entanto, uma dimenso financeira (tratase de um apoio financeiro que, em contrapartida, favorece a realizao de determinada pesquisa): esse aspecto foi silenciado pelos planos de classificao das universidades Carlos III e USP. O tesauro da universidade americana incluiu as bolsas de estudos (grants) na funo finanas, optando assim por uma abordagem diversa. Esse fato, em si, somente demonstra que as trs universidades tm culturas diferentes e, portanto, atribuem um significado diferente s bolsas de estudo. No entanto, a Case Western no ignora que as bolsas de estudo mantm uma interface com a gesto da pesquisa: o tesauro, na lista alfabtica, sob a rubrica pesquisa (research), aponta para um termo relacionado (RT)10 grants. Ou seja, as bolsas de pesquisa, muito embora categorizadas em funo de seu aspecto financeiro, aparecem explicitamente relacionadas, na estrutura do tesauro, pesquisa:

O plano de classificao da Universidade Carlos III inclui as bolsas de estudo (becas) na categoria das solicitaes de apoio;9 por sua vez incluem uma subdiviso da categoria apoio pesquisa, j uma subdiviso da grande funo gesto da pesquisa. O Plano de Classificao da USP, ao subordinar as bolsas de pesquisa funo
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O exemplo das bolsas de pesquisa permite chegar a duas concluses: 1. uma categorizao hierrquica de termos representa ou atualiza sempre um ponto de vista;11
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O termo apoio adotado no Brasil para designar ajuda financeira pesquisa: a traduo no foi, portanto, literal, mas adaptada cultura local.

Em anexo, encontram-se sistematizados e explicitados os operadores utilizados em planos de classificao e tesauros. 11 Supe-se que este ponto de vista mantenha um vnculo muito claro com a cultura institucional.

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2. as opes de categorizao ao mencionar termos no includos em determinada funo/atividade, mas considerados relacionados, podem ser explicitadas na lgica do tesauro. Planos de classificao e tesauros oferecem duas formas distintas mas no opostas de apresentao dos termos, dispondo os tesauros de mais recursos para explicitar a modalidade de relao estabelecida entre os termos, conforme est sintetizado no anexo. O exemplo a seguir, hipottico, permite comparar as duas apresentaes:

Um vocabulrio controlado (plano de classificao ou tesauro) composto, idealmente, de duas partes: - uma parte categorizada (ou estruturada), em que as atividades so ordenadas pelas funes (ou pela estrutura, caso se adote o critrio estrutural). Essa parte pode, ainda, incluir as notas que restringem ou explicitam o significado dos termos; - uma lista alfabtica, em que as denominaes adotadas para as atividades remetem para a lista categorizada (funcionando, portanto como ndice), ao passo que o controle de vocabulrio se manifesta pela incluso de termos no adotados (remetendo aos adotados). A relao que se estabelece entre a parte categorizada e a lista alfabtica pode ser visualizada no prximo exemplo, tambm retirado do universo dos arquivos universitrios:

Ao final, o que concluir? De imediato, deve-se atentar para os seguintes pontos: - um vocabulrio controlado , idealmente, composto de uma lista categorizada e de outra alfabtica (que contempla as questes das remissivas);

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- a diferena entre planos de classificao e tesauros se manifesta: - pelo nvel de hierarquizao: quanto mais o universo das funes/atividades hierarquizado, mais nos aproximamos do paradigma do plano de classificao; - pelo fato de que a lista alfabtica de tesauros inclui as remissivas, ao passo que a lista alfabtica de planos de classificao, quando existente, no manifesta forosamente essa preocupao. RESUMINDO: um vocabulrio controlado, na ptica arquivstica, deve: 1. hierarquizar as funes e respectivas atividades: esta hierarquia pode ser mais ou menos detalhada, mas necessria por duas razes: - para dar uma idia do universo funcional abrangido (a viso do todo), incluindo os termos num sistema significante; - para orientar a organizao fsica das sries documentais. 2. contemplar o controle de vocabulrio, particularmente no que diz respeito sinonmia, pela incluso de remissivas na lista alfabtica. As remissivas tm por funo orientar a nomeao dos documentos (em sua gerao e no momento de sua busca) de termos ou expresses no adotados para termos ou expresses adotados pelo sistema; 3. relacionar termos presentes em categorias diferentes. 4. conceituar os termos e as condies de seu uso.
HIERARQUIA CONSISTENTE + SINONMIA CONSISTENTE = CONFIABILIDADE NA ORGANIZAO DO ARQUIVO CONFIABILIDADE NA RESPOSTA FORNECIDA PELO ARQUIVO

No entanto, de imediato, propomos que se construa um plano de classificao que incorpore a preocupao com o controle de vocabulrio e, num segundo momento, seja gerado um tesauro a partir do plano. Os procedimentos macro atribuem significado s atividades desenvolvidas pela instituio atravs da ordenao do universo. O exemplo das bolsas de estudo, ora includas no universo da pesquisa (Universidade Carlos III e USP), ora includas nas finanas (Case Western Reserve University), ilustra a atribuio de sentido produzida pela operao da ordenao. 3.2. A construo de um plano de classificao A construo de um plano de classificao que incorpore a preocupao com o controle de vocabulrio obedecer aos seguintes procedimentos: 1. levantamento de uma lista livre de atividades. Essa listagem pode ser elaborada a partir da leitura das tabelas de temporalidade dos documentos, da lista de assuntos do protocolo, da leitura de nomes dados a processos ou pasta, etc. 2. anlise crtica dos termos includos na lista: at que ponto a lista duplica atividades em funo de sinonmias? At que ponto tal lista consistente em termos de normalizao gramatical, opes de grafia e soluo dada aos termos compostos? H, por outro lado, sinonmias no contempladas pela lista, mas que se justificariam tendo em vista os hbitos de nomeao de uma parte dos profissionais da instituio? 3. elaborao de uma lista alfabtica consistente de atividades, desdobrada nas aes, caso pertinente, e acrescida das remissivas que se fizerem necessrias; 4. categorizao, em maior ou menor grau, das atividades constantes da lista. Nomeao das categorias maiores, novamente incorporando a preocupao com o controle de vocabulrio; 5. anlise das nomeaes que podem gerar leituras diferentes e elaborao de notas de escopo ou notas de uso;

Na prtica dos arquivos, elaboram-se, atualmente, planos de classificao, e somente alguns sistemas, defensores de um acesso mais gil informao, preconizam a construo de tesauros. O Arquivo Nacional da Austrlia exemplifica, com muita consistncia, a segunda opo.

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6. incluso de uma codificao (alfanumrica ou simplesmente numrica, mas que permita futuras inseres de novas atividades ou agrupamentos); 7. submisso do vocabulrio controlado (lista categorizada e alfabtica) a testes, avaliao do resultado dos testes, incorporao de ajustes e efetiva implantao do vocabulrio controlado. 3.3. A construo de um tesauro funcional12 Um tesauro funcional controla o vocabulrio que designa a razo de ser do documento (sua funo) e no o que ele contm (assunto). A sua construo partir do plano de classificao e o reordenar. Nunca demais salientar que um tesauro funcional no substitui tal plano. Na realidade apresenta as diferentes visualizaes de um (sua estrutura, a apresentao hierrquica e a lista alfabtica). As aes mencionadas no item 2.5, por exemplo, que deviam ser previstas e explicitadas para cada atividade, constituiro uma lista parte, autnoma: o tesauro no supe que todas as ramificaes da atividade sejam previstas a priori, mas que estas possam ser livremente acopladas s atividades, quando a documentao assim o exigir. Veja-se o exemplo das aes relacionadas ao controle de benefcios (alterao, concesso, incluso, indeferimento e solicitao), apresentadas no item 2.5. No mbito de um tesauro, haveria uma atividade gesto de benefcios e uma lista, autnoma, de aes livremente combinveis , no existindo necessidade de prever, inicialmente, todas as aes que podem ser justapostas atividade: Alterao Concesso Incluso Indeferimento Solicitao
12

O tesauro, nessa ptica, enfatiza a combinatria entre os termos e, conseqentemente, no prev todas as combinatrias por antecipao, j que as permite quando necessrio. A economia do sistema, sua flexibilidade e facilidade de atualizao ganham, mas, ao mesmo tempo, perde-se a viso do arquivo como organizao de documentos. Em suma, passa-se a trabalhar com dois paradigmas, complementares entre si: - a organizao fsica dos documentos; - a organizao intelectual das atividades que os produzem. As funes desempenhadas pelo tesauro funcional podem ser resumidas como segue: - opera como ndice de termos do plano de classificao; - opera como ndice para encontrar sries documentais a serem eliminadas; - prov pontos de acesso ao usurio, permitindo navegar de sinnimos ou outros termos no adotados para a terminologia adotada pelo arquivo; - pode ser usado como ferramenta para ajudar o funcionrio a encontrar documentos necessrios para as tarefas do dia-a-dia. O tesauro, ao enfatizar a combinatria entre os termos, apresenta o universo organizado sob a forma de rede, em que cada n representa um ponto de acesso. Apresentamos a seguir um exemplo de rede:

Benefcio

Adotamos a terminologia proposta pelo Arquivo Nacional da Austrlia.

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3.4. A elaborao de listas alfabticas complementares ordenao dos termos O plano de classificao e o tesauro, enquanto diferentes formas de apresentao lgica do universo das atividades e dos documentos a serem organizados no arquivo, constituem instrumentos de gesto imprescindveis. No entanto, pela sua prpria apresentao, eles no favorecem a consulta de acordo com a diversidade de linguagens mobilizadas pelos usurios do arquivo para denominar suas necessidades de informao. Dito de outro modo, o plano de classificao e, de forma menos evidente, o tesauro esto voltados prioritariamente para a organizao dos documentos no arquivo e no tm por objetivo a funo precpua do arquivo, qual seja, a organizao do acesso informao e aos documentos. Retomando conceitos anteriormente introduzidos, o acesso informao se d de diferentes maneiras, de acordo com a origem de quem procura, com o momento em que essa necessidade ocorre e com o objetivo que gerou a busca pela informao. Assim, o administrador, ao final de um ano de gesto, para fazer seu relatrio anual, solicitar determinados documentos diferentemente do modo como um outro cidado buscar informao que diz respeito a um parente que foi funcionrio pblico. O pesquisador, ao enunciar uma necessidade de informao guiada pelo seu objeto de pesquisa, poder estar procurando pelos mesmos documentos que, anos atrs, foram solicitados pelo administrador ou pelo cidado, mas o far certamente de outra maneira, utilizando outros termos. O acesso informao, portanto, deve incorporar as diferentes maneiras de enunciar necessidades de informao em funo da diversidade de pblicos, momentos e objetivos aos quais serve. A lista alfabtica de termos, que remete lista categorizada, dispe: - os termos adotados pelo sistema em ordem alfabtica, ou seja, eles esto acessveis mesmo para aquele usurio que no sabe como as atividades foram categorizadas ou qual critrio foi adotado na categorizao (estrutural ou funcional); - os termos no adotados pelo sistema, includos na mesma ordem alfabtica e encaminhando o usurio para o termo adotado, evitando, desse modo, que fique perdido no labirinto

da organizao da informao ou ainda que conclua que a informao por ele procurada no est presente, pelo simples fato de ter recorrido a sinnimos no momento da busca. A lista alfabtica, incluindo termos adotados e no adotados, contempla, dessa maneira, as diferentes formas utilizadas pelos usurios para nomear suas necessidades de informao. Constatada a importncia da gerao de listas alfabticas como acesso parte categorizada do plano de classificao ou do tesauro, impe-se uma ltima reflexo, gerada pela adoo de expresses (ou termos compostos) para nomear atividades. De fato, e retomando as indagaes presentes no item 2.5., a nomeao de atividades por termos compostos ou expresses suscita algumas dvidas suplementares, to complexas quanto a discusso inserida no item referido. Exemplificando: a incluso da expresso licenatratamento de sade na letra L da lista alfabtica correta, mas no prev uma provvel busca por tratamento de sade, na letra T. Os termos compostos tambm geram, portanto, dvidas no momento da elaborao das listas alfabticas, recomendando-se adotar a rotao dos termos, isto , a segmentao das expresses em partes significativas, e a introduo dessas partes na ordem alfabtica: A B (...) L Licena-tratamento de sade (...) T Tratamento de sade, licena Ordem alfabtica Dito de outro modo, a expresso segmentada em partes menores, cada qual includa na ordem alfabtica e complementada pela parte que a antecede: Adicional por Tempo de servio

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A expresso estar presente, na ordem alfabtica, em 2 pontos diferentes: Adicional por tempo de servio Tempo de servio, adicional por As dvidas ocorrem no momento da segmentao das expresses, pois, se por um lado tal segmentao necessria, por outro lado freqentemente difcil decidir quais partes so mais significativas. Assim na expresso execuo de servios de grfica, por exemplo, cabe a dvida: Execuo de Servios de grfica ou Execuo de Servios de grfica Nesses casos, uma vez que tal resoluo depende em boa parte da cultura institucional e dos modos de nomeao variveis de acordo com os usurios , ocorre uma nica certeza: melhor pecar por excesso do que por falta. No entanto, a adoo desta regra em demasia torna a lista alfabtica muito pesada, ou longa. As listas alfabticas construdas dessa maneira so chamadas de ndices permutados: gira-se a expresso para que cada parte significativa se torne acessvel pela ordem alfabtica.

CONCLUSO

Para finalizar, sugerimos: Iniciar pela construo de um vocabulrio controlado, incorporando-o ao plano de classificao, pensando no arranjo fsico e, num segundo momento, elaborar um tesauro baseado no primeiro vocabulrio, priorizando a organizao intelectual das funes/ atividades geradoras de documentos.

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O QUE H PARA LER

Retiramos exemplos, e inspirao, dos seguintes vocabulrios controlados utilizados em sistemas arquivsticos: ACHIAM, F.A.M. Plano de classificao funcional de documentos. Vitria: Estado do Esprito Santo/Secretaria de Estado da Fazenda, 1994. DOMNECH i FERNNDEZ, S. Tesaure BIMA. Barcelona: Arxiu Municipal de Barcelona, [1993]. ESTADO DO ESPRITO SANTO. Tribunal de Contas. Plano de classificao geral. Vitria, 1999. ESTADO DO PARAN. Departamento Estadual de Arquivo Pblico. Manual de gesto de documentos do Estado do Paran. 2a ed. Curitiba, 1998. ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Secretaria de Estado de Administrao e Reestruturao. Manual de procedimentos para classificao de documentos do poder executivo. Rio de Janeiro, 2001. V.1: Atividades-meio. ROBERGE, M. La classification universelle des documents administratifs. Qubec: Documentor, 1985. SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO. Plano de classificao das atividades da Universidade de So Paulo. So Paulo, 1997. TATEM, J.M., ROLLISON, J. Thesaurus of university terms developed at Case Western Reserve University Archives. Chicago: Society of American Archivists, [1985]. UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID. Cuadro de clasificacin de los documentos. Madri, 1996. De resto, adaptamos os procedimentos para controle de vocabulrio a partir de uma bibliografia biblioteconmica: ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6034: Preparao de ndice de publicaes. Rio de Janeiro, 1989. AUSTIN, D. Diretrizes para o estabelecimento e desenvolvimento de tesauros monolnges. Braslia: IBICT, SENAI, 1993. CAVALCANTI, C.R. Indexao & tesauro: metodologia & tcnicas. Ed. preliminar. Braslia: Associao de Bibliotecrios do Distrito Federal, 1978.

A bibliografia sobre questes relacionadas ao controle de vocabulrio para a rea da biblioteconomia e documentao vasta, mas a literatura que descreve a aplicao do mesmo controle arquivologia bastante escassa. Consultamos os seguintes textos: CALDERON, W. R. Instrumentos de pesquisa nos arquivos pblicos permanentes: um estudo sob a tica da anlise documentria. So Paulo, 2003. Dissertao (mestrado) - Escola de Comunicaes e Artes, Universidade de So Paulo. RIBEIRO, F. Indexao e controlo de autoridade em arquivos. Porto: Cmara Municipal, 1996. SANTOS CANALEJO, E. C. La indizacin en la recuperacin de la informacin. Janus, n.1, p.116-131, 1998. Diferentes textos elaborados pelo Arquivo Nacional da Austrlia revelaram-se seminais. Em particular recomendamos a leitura de: NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Developing a functions thesaurus: guidelines for Commonwealth Agencies. Canberra, 2000. ARCHIVES AUTHORITY OF NEW SOUTH WALES. The keyword AAA: a thesaurus of general terms. Sydney, 1998. NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Designing and implementing recordkeeping systems (DIRKS) manual. Canberra, 2000. Todas as publicaes editadas pelo Arquivo Nacional da Austrlia podem ser acessadas a partir do site http://www.naa.gov.au/ recordkeeping.

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COMO FAZER 10 - COMO ELABORAR VOCABULRIO CONTROLADO PARA APLICAO EM ARQUIVOS

CINTRA, A.M.M. et al. Linguagens documentrias e terminologia. In: ALVES, I.M. (org.). A constituio da normalizao terminolgica no Brasil. So Paulo: FFLCH/CITRAT, 1996. (Cadernos de terminologia, 1). p.17-22. CINTRA, A.M.M. et al. Para entender as linguagens documentrias. So Paulo: Polis, APB, 1994. (Palavra Chave, 4). GOMES, H.E. Diretrizes para elaborao de tesauros monolnges. Braslia: IBICT, 1984. GOMES, H.E. Manual de elaborao de tesauros monolnges. Braslia: Programa Nacional de Bibliotecas das Instituies de Ensino Superior, 1990. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 2788: Documentation guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri. 1986. LANCASTER, F.W. Construo e uso de tesauros : curso condensado. Braslia: IBICT, 1987. SMIT, J.W. (org.). Anlise documentria: a anlise da sntese. Braslia: IBICT, 1987. TLAMO, M.F.G.M. et al. A contribuio da terminologia para a elaborao de tesauros. Cincia da Informao, Braslia, v.21, n.3, p.197-200, 1993.

ANEXO
Ficha-sntese das abreviaturas (ingls e portugus) utilizadas para designar as relaes entre os termos nos vocabulrios controlados.

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