APLIKASI ANGGARAN KAS DAN LAPORAN PENGGUNAAN SERTA PENERIMAAN KAS PROYEK (Studi Kasus Pada PT THREDIO ENGINEERING)

Febriana Eryanti Eriana Kartadjumena Febriana.Eryanti@ka.politekniktelkom.ac.id email@politekniktelkom.ac.id

Magdalena Karismariyanti,ST.MBA email@politekniktelkom.ac.id

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Telkom Bandung 2011

ABSTRAK

PT. Thredio Engineering merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa dimana mempunyai keahlian dalam perbaikan mekanikal, elektronik dan IT. Pembuatan perencanaan anggaran kas PT. Thredio Engineering belum menggunakan basis data yang terpusat. Data data yang berkaitan dengan perencanaan anggaran kas masih tercatat dalam berbagai file yang terpisah di Microsoft Excel. Hal ini menyebabkan proses perencanaan anggaran kas menjadi kurang efektif dan memungkinkan adanya ketidakakuratan data. Kondisi ini disebabkan oleh adanya pencatatan data yang berulang, yaitu saat data dicatat dalam file di Microsoft Excel yang dikhususkan untuk setiap komponen biaya dan saat data dicatat dalam file untuk anggaran kas di Microsoft Excel. Aplikasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan dalam menghasilkan laporan penggunaan dan penerimaan kas untuk setiap proyek secara bersamaan dalam satu file, dan dibuat berbasis web dengan teknik pemograman terstruktur, menggunakan bahasa pemograman PHP dan basis data MySQL.

Kata Kunci: Aplikasi Anggaran Kas, PHP, Web

1 1.1

PENDAHULUAN Latar Belakang PT. Thredio Engineering

perbaikan mekanikal, elektronik dan IT. Perencanaan untuk anggaran kas

dilakukan

memperoleh

merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa dimana mempunyai keahlian dalam

estimasi arus kas pengeluaran dan penerimaan perusahaan berkaitan dengan suatu proyek. Arus kas

pengeluaran

perusahaan

meliputi

pencatatan biaya barang berasal dari nota pembelian barang sedangkan untuk biaya jasa berasal dari slip jasa. Bila ada pembaruan (update) data dari salah satu file tersebut maka file yang agar dalam anggaran lain harus

pembelian barang barang dan biaya jasa yang terkait dengan suatu proyek, sementara arus kas

penerimaan perusahaan merupakan hasil dari pekerjaan proyek. Pembuatan anggaran kas perencanaan PT. Thredio

mengikutinya kesalahan perencanaan

tidak terjadi pembuatan kas atau

Engineering belum menggunakan basis data yang terpusat. Data data yang berkaitan dengan perencanaan anggaran kas masih tercatat dalam berbagai Microsoft file yang Excel. terpisah Hal di ini

pencatatan komponen biaya. Berangkat dari permasalahan tersebut, Aplikasi Anggaran Kas dan Laporan Penggunaan serta

Penerimaan Kas Proyek akan dibuat untuk diaplikasikan di PT. Thredio Engineering. Aplikasi ini

menyebabkan proses perencanaan anggaran kas menjadi kurang efektif dan memungkinkan adanya

direncanakan untuk memfasilitasi perencanaan anggaran kas untuk setiap proyek di PT. Thredio

ketidakakuratan data. Kondisi ini disebabkan oleh adanya pencatatan data yang berulang, yaitu saat data dicatat dalam file di Microsoft Excel yang dikhususkan untuk setiap

Engineering, dengan menggunakan basis data yang terpusat. Selain itu, aplikasi ini juga direncanakan untuk menghasilkan laporan penggunaan dan penerimaan kas untuk setiap proyek. Aplikasi ini akan

komponen biaya dan saat data dicatat dalam file untuk anggaran kas di Microsoft Excel. Pencatatan data berulang

menggunakan bahasa pemograman PHP dengan basis data MySQL. 1.2 Rumusan Masalah Proyek Akhir ini akan membahas beberapa rumusan masalah antara lain :

dalam hal ini yaitu biaya barang dan biaya jasa dicatat dalam file

penganggaran kas dan dicatat juga di file yang dikhususkan untuk setiap komponen biaya di Microsoft Excel. Data biaya barang dan data biaya jasa dicatat dalam bentuk sheet yang berbeda dimana

1. Bagaimana
aplikasi yang

membangun mampu

menghasilkan laporan anggaran

kas setiap proyek dalam jangka waktu yang ditentukan dengan memperhitungkan biaya jasa dan biaya material?

PT. Thredio Engineering dan Pelanggan. b. Aplikasi ini menghasilkan jurnal penerimaan kas untuk setiap

2. Bagaimana
aplikasi yang menghasilkan

membangun mampu laporan

proyek. c. Anggaran kas dalam hal ini hanya pada bagian aktivitas

penggunaan dan penerimaan kas untuk setiap proyek di PT. Thredio Engineering? 1.3 Tujuan Tujuan yang dihasilkan dari Proyek Akhir ini, yaitu :

operasi saja seperti pembelian material untuk proyek, pembayaran biaya lain lain. d. Pembayaran dilakukan pada saat proyek telah selesai. e. Aplikasi ini tidak membahas tentang pembayaran PPN dan

1. Membangun
anggaran kas

aplikasi

yang

PPH

23,

hanya

melakukan

mampu menghasilkan laporan untuk setiap

pencatatan pembayaran PPN dan PPH 23.

proyek dalam jangka waktu yang ditentukan dengan

memperhitungkan biaya jasa dan biaya material.

2. Membangun

aplikasi

yang

mampu menghasilkan laporan penggunaan dan penerimaan kas untuk setiap proyek di PT.

Thredio Engineering.
1.4 Batasan Masalah Batasan masalah yang dikemukakan dalam Proyek Akhir ini antara lain : a. Aplikasi ini hanya membahas tentang pembuatan perencanaan anggaran kas suatu Proyek yang sudah terjadi kesepakatan antara

1.5

Metodologi Penelitian Metode yang dilakukan yaitu SDLC (Software Development Life Cycle) dengan model waterfall menurut menurut Nugroho (2010; 4) yang terdiri dari :

bahasa

pemograman

yang

sebaiknya digunakan.

3. Tahap Perancangan
Pada tahap perancangan sistem akan dibangun menggunakan DFD (Data Flow Diagram). Penggunaan DFD dimaksudkan untuk menggambarkan jalannya sistem pengguna. dilakukan database Diagram sesuai kebutuhan akan

1. Tahap Perencanaan
Tahap ini menyangkut tentang kebutuhan pengguna (users spesification), studi studi kelayakan (feasibility teknis study) di PT.

Selanjutnya

perancangan menggunakan untuk E/R

baik secara

Thredio Engineering. Selain itu penjadwalan pengembangan

mengetahui

hubungan antar tabel.

aplikasi yang akan dibangun. Penjadwalan bulan maret dilakukan sampai dari bulan

4. Tahap Implementasi
Pada tahapan ini, aplikasi yang sudah dapat dirancang dibangun kode yang kemudian dengan bahasa nantinya

septembe 2011 dimana terdiri dari beberapa tahapan seperti pengumpulan menganalisis perancangan, data, sistem, implementasi,

memasukan pemograman

dapat dieksekusi. Aplikasi ini akan menggunakan bahasa

pengujian dan pemeliharaan.

pemograman PHP dengan basis data MySQL.

2. Tahap Analisis
Tahap analsis merupakan tahap dimana data yang terkumpul dianalisis mengenali permasalahan pada yang sehingga dapat segenap muncul itu

5. Tahap Pengujian
Pada tahapan uji antar ini coba muka akan seperti pada dilakukan aplikasi

pengguna (user) di PT. Thredio Engineering. Pengujian ini akan menggunakan black box testing dimana pengujian ini fokus kepada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak. Tujuan

pengguna.

Selain

menentukan sistem apa yang cocok dengan kebutuhan yang dinginkan oleh pengguna serta

dari tahap pengujian ini ialah memastikan apakah sistem

atau bank dengan laporan sumber dan penggunaan kas akan dapat menilai dalam kemampuan membayar perusahaan bunga atau

yang telah dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna.

6. Tahap Pemeliharaan
Pada tahapan ini, sudah dilakukan pengoperasian

mengembalikan pinjamannya. Sumber dalam suatu penerimaan perusahaan kas pada

sistem. Tujuan dari tahapan ini adalah menjamin

dasarnya dapat berasal dari : 1. Hasil penjualan investasi

kelangsungan, kelancaran dan penyempurnaan dioperasikan. 2 2.1 TINJAUAN PUSTAKA Definisi dan Prinsip Akuntansi Akuntansi pencatatan, sebagai suatu seni dan yang telah

jangka panjang 2. Keuntungan perusahaan Sedangkan penggunaan dan pengeluaran kas dapat disebabkan karena adanya transaksi transaksi sebagai berikut : 1. Pembelian barang secara tunai 2. Pembayaran perusahaan 2.1.2 Anggaran biaya operasi dari operasi

pengklasifikasian,

pengikhtisaran dengan cara tertentu, yang dinyatakan dalam uang, transaksi dan peristiwa, paling tidak mengenai karakter keuangan dan penafsiran hasilnya. 2.1.1 Laporan Penggunaan dan

Anggaran fungsi utama

memiliki di

dua dalam

Penerimaan Kas Laporan penggunaan digunakan kas sebagai sumber akan dasar dan dapat dalam

perusahaan, yaitu sebagai alat perencanaan dan sebagai alat pengendalian Sebagai alat manajemen. perencanaan,

menaksir kebutuhan kas di masa mendatang dan kemungkinan

anggaran akan memberikan arah, pedoman dan standar bagi

sumber-sumber yang ada, atau dapat di gunakan sebagai dan dasar

aktivitas yang dilakukan setiap bagian Sebagai manajemen, organisasi alat perusahaan. pengendalian anggaran akan

perencanaan

peramalan

kebutuhan kas di masa yang akan datang sedangkan bagi para kreditor

berguna

untuk

memastikan

pembayaran

dilakukan

oleh

bahwa seluruh aktivitas yang dilakukan perusahaan telah

pelanggan melalui transfer rekening kepada PT. Thredio Engineering.

sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan di awal periode.

3 ANALISIS KEBUTUHAN DAN 3.2 Analisis Sistem Usulan Aplikasi yang akan dibuat ialah aplikasi tentang pembuatan PERANCANGAN 3.1 Analisis Sistem Berjalan Sistem yang berlangsung di PT. Thredio Engineering diawali dengan permintaan pelanggan untuk perbaikan alat material yang rusak atau yang ingin dikembangkan lagi (upgrade) kepada PT. Thredio

laporan perencanaan anggaran kas yang diperlukan untuk suatu proyek. Anggaran proyek disini merupakan material apa saja yang dibutuhkan oleh proyek tersebut dan jasa yang digunakan dalam proyek seperti jasa teknisi, jasa sewa alat, jasa insinyur (Engineer), jasa supervisor, jasa

Engineering. Perusahaan

Selanjutnya melakukan

pembantu (helper), jasa transportasi. Biaya yang mendukung kebutuhan jasa ialah biaya luar kota, biaya akomodasi, biaya OSA, biaya

pengumpulan data (survey) untuk melihat kerusakan dan material apa saja yang akan dibutuhkan. Hasil survey yang didapat kemudian anggaran kas

transportasi, biaya tenaga kerja dan biaya lain-lainnya. Material keperluan proyek dibeli langsung ke penjual sedangkan untuk anggaran biaya jasa langsung dimasukan oleh bendahara ke dalam aplikasi perencanaan

dibuatkan kas.

perencanaan

Perencanaan

anggaran

diberikan kepada pelanggan melalui via email. Apabila terjadi

kesepakatan diantara kedua belah pihak maka akan dibuat berita acara yang berisikan perjanjian kontrak proyek, kemudian saat proyek 3.2.1

anggaran proyek. Analisis Proses Proses yang terdapat dalam aplikasi ini, antara lain : 1. Pencatatan a. Mencatat pelanggan b. Mencatat data supplier data

selesai maka dibuatkan kembali berita acara dimana akan di tanda tangani oleh pihak pengawas dari pelanggan itu sendiri, dan terakhir

c. Mencatat

data

3.2.1.1

Analisis Masukan dan Keluaran

penggunaan kas jasa d. Mencatat keperluan barang 2. Pengolahan a. Mengolah data proyek b. Mengolah data tahapan kerja c. Mengolah kebutuhan material d. Mengolah kebutuhan jasa 3. Pembayaran a. Mengelola penggunaan kas barang b. Mengelola pembayaran proyek c. Menampilkan penerimaan kas 4. Pelaporan a. Menampilkan Laporan anggaran (Laporan Harga) b. Menampilkan Laporan penggunaan kas c. Menampilkan Laporan penerimaan kas 5. Login a. Memasuukan username dan password proyek Negosiasi jurnal data data data

Data Proyek (idproyek, nomorproyek, namaproyek, tglproyek)

Data Jasa (uraian, volume, satuan, hargasatuan, totalharga)

Laporan Negosiasi Harga

Data Barang (uraian, volume, satuan, hargasatuan, totalharga)

Data Jasa (uraian, volume, satuan, hargasatuan, totalharga)

Data Barang (uraian, volume, satuan, hargasatuan, totalharga)

Laporan Penggunaan dan Penerimaan kas

Data Pencatatan Pembayaran (nilai kontrak, PPH 23, PPN, biayatransfer) Jurnal Penerimaan Kas

Bukti transfer

3.3

Perancangan dan Implementasi Konteks Diagram

password password Lap_penerimaan_kas Dt_supplier , Dt_pelanggan Dt_penggunaan_kas_jasa SISTEM THREDIO Lap_anggaran_pro Lap_penggunaan_kas Dt_hasil_suvey Dt_penggunaan_kas_brg Jurnal_penerimaan_kas Bendahara

3.3.1.1

Manajer

1. Aplikasi 3.3.1.2 Skema Relasi

ini

dapat

memfasilitasi user dalam melakukan perencanaan anggaran kas untuk

setiap proyek di PT. Thredio dengan Engineering, menggunakan

basis data yang terpusat. 2. Aplikasi ini dapat laporan

menghasilkan 4 4.1 4.1.1 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Implementasi Halaman Login 5.2 Saran

negosisasi harga, laporan penggunaan dan

penerimaan kas, jurnal penerimaan kas.

Beberapa saran yang perlu ditambahkan pada aplikasi ini yang berguna untuk meningkatkan kinerja aplikasi ini, yaitu : 4.1.2 Halaman Jasa Anggaran 1. Aplikasi ini diharapkan dapat dikembangkan lagi dengan penambahan adanya seperti

laporan laba rugi, buku besar penerimaan kas, pencatatan 5 5.1 PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan analisis dan transaksi

pembelian barang. 2. Aplikasi ini diharapkan dapat online menambahkan diakses secara dengan domain

pembuatan aplikasi, maka dapat disimpulkan bahwa hasil analisis dan pembuatan aplikasi sebagai berikut :

dan hosting agar dapat digunakan dimana saja.

Suarga.
6 REFERENSI

2006.

Algoritma

Pemograman.

Yogyakarta : Andi. Suharli, Michell. 2006. Akuntansi untuk

Febrian, Jack. 2007. Kamus Komputer dan Teknologi Informasi. Bandung : Informatika Haruman, Tendi dan Sri Rahayu. 2007. Penyusunan Anggaran Perusahaan.

bisnis dan dagang. Yogyakarta : Graha Ilmu. Teddy, Ida Bagus. 2010. Sistem Akuntansi Perusahaan Jasa Konstruksi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Gunadarma University. (2011). Analisis sumber dan penggunaan kas. [online]. Tersedia :

Yogyakarta : Graha Ilmu. Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional.

Yogyakarta : Andi. Kadir, Abdul. 2010. Mudah Mempelajari Database Andi. Krismiaji. 2010. Sistem Informasi MySQL.Yogyakarta :

(http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011 /05/analisis-sumber-dan-penggunaankas/) [2011, JUNI 2]. http://www.unhas.ac.id/rhiza/arsip/Arsitektu r Komputer/sist dan analisis

Akuntansi. Yogyakarta : UPP STIM YKPN. Mulyadi. 2009. Akuntansi Biaya.

sist/Microsoft_Word__Modul_5_APSI_-_Kamus_Data.pdf [2011, September 5].

Yogyakarta : UPP - STIM YKPN. Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP. Yogyakarta : Andi. Peranginagin, Kasiman. 2006. Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Andi. Rudianto. 2008. Pengantar Akuntansi.

Jakarta : Erlangga. Rudianto. 2009. Penganggaran. Jakarta : Erlangga. Skousen, Stice Earl, Stice James. 2009. Akuntansi Kenuangan Intermediate

Accounting Buku 1 Edisi 16. Jakarta : Salemba Empat.

LAMPIRAN

Lampiran Negosiasi Harga