GESTO DO TEMPO

Gerir o tempo atingir eficincia e eficcia sem muito esforo - 3 Eff: "Effective, efficient, effortless"
G.M. Blair

O tempo o ladro que no pode ser punido

Phillis McGinley

O tempo um recurso bsico para todos ns; ricos ou pobres, jovens ou velhos, o dia tem as mesmas 24 horas.
G.M. Blair

J deram conta que o tempo passa sem darmos por isso?

Ana Lima Marketing Pessoal - Weber

GESTO DO TEMPO
A falta de tempo na nossa vida profissional , cada vez mais, uma dor de cabea. Quantas vezes ouvimos as pessoas dizer, que no tm tempo, que tero que fazer isto ou aquilo na hora de almoo ou ao fim do dia, ou ainda, que um dia deveria ter 48 horas?

No podemos alterar o nmero de horas que um dia tem, mas podemos interferir na gesto do nosso tempo.

Ana Lima

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GESTO DO TEMPO
Planear
Um bom planeamento ajuda a gastar o tempo de forma mais til. Um
planeamento , na sua forma mais rudimentar, uma lista das tarefas para fazer com pormenores sobre a importncia das mesmas ou a altura em que se vo executar. Quando tiverem que realizar um projecto importante e de grandes dimenses, substituam a pequena lista por um documento de trabalho mais elaborado.

Ana Lima

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GESTO DO TEMPO

Ana Lima

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GESTO DO TEMPO
Um planeamento elaborado detalhadamente d respostas s seguintes perguntas:
Onde estamos agora? Tem que partir da situao actual. Para onde temos que ir? Quais so os objectivos do projecto. Como vamos atingir os nossos objectivos? O planeamento dir o que deve ser feito e onde concentrar esforos e o que pode ser considerado irrelevante. O que precisamos para isso? O planeamento produz uma lista detalhada dos custos e do material necessrio (tanto humano com logstico) para levar a tarefa a bom termo.
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GESTO DO TEMPO
A que temos que ter ateno? O planeamento toma todos os factores em conta, positivos e negativos.
Podemos atacar de vrias maneiras? D uma ideia das vrias opes existentes em simultneo. Quais so as consequncias quando a tarefa estiver executada? Mostra claramente o impacto na empresa ou nos colegas. O objectivo proporcional ao esforo? O planeamento avalia se os esforos, os custos e o impacto valeram a pena. Como controlar o decurso? Oferece uma ideia geral dos mecanismos de controlo necessrios para estar em dia em relao ao plano (relatrios, controlo de qualidade, controlo de custos, etc.).
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GESTO DO TEMPO
Ritmo de trabalho
Conhece o seu?

Pessoas madrugadoras: se voc o tipo de pessoa que salta da cama nas primeiras horas da manh, cheia de energia e entusiasmo? Ento muito provvel que consiga trabalhar muito, e eficientemente, logo de manh cedo. Pessoas noctvagas: se voc , o tipo de pessoa que s ganha conscincia das horas depois do despertador tocar e aps vrios cafs fortes? Deixe as tarefas difceis ou as reunies e encontros importantes para o fim da manh ou mesmo para a tarde.
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GESTO DO TEMPO
O nosso nvel de energia e de performance flutuam ao longo do dia inteiro. Devemos dividir o nosso dia com base nisso: fazermos as tarefas mais difceis quando estivermos com mais energia e as tarefas fceis ou de rotina para quando estivermos mais cansados e/ou sonolentos (depois de almoo, por exemplo).

No esquecer:
Tomar sempre um bom pequeno-almoo
Ao almoo refeies ligeiras Em casa no pensar em trabalho (actividades extras) Dormir bem

Ana Lima

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GESTO DO TEMPO
Organizao
Tem a sensao que lhe falta sempre tempo? Esto convictos que tem sempre coisas de mais para fazer? No conseguem concentrarse na melhoria da vida e do trabalho? No conseguem ter o trabalho em dia? Se responderam que sim maioria destas questes, ento chegou a hora de dizer basta!
Dicas para organizar melhor o modo de trabalhar e viver? Fazer agora Ser organizado Gerir o seu tempo Fazer planos
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GESTO DO TEMPO
Plano dirio: Todas as manhs dedique algum tempo ao planeamento das actividades. Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia; Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho, a sua agenda, as tarefas pendentes. Reserve tempo para

trabalhos inesperados que surjam;

Plano mensal: O plano mensal composto pelos eventos mais importantes do ms seguinte e d-lhe uma viso geral que tornar o planeamento semanal mais eficiente;
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GESTO DO TEMPO
A MANUTENO faz parte do ciclo do trabalho. Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar. Quando utilizar uma coisa, certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores. Por exemplo, se uma fotocopiadora ficar sem papel enquanto estiver a tirar cpias, abastea a mquina com papel suficiente para si e para os que viro a seguir. Se o seu agrafador estiver vazio, coloque agrafos imediatamente. No deixe para mais tarde, aquilo que pode fazer de imediato.

Ana Lima

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GESTO DO TEMPO

Ana Lima

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GESTO DO TEMPO
Dicas:

Ateno com os 'post-it' (autocolantes). Perdem-se com facilidade.

Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda. Mencione a hora exacta, a morada e o n de telefone.

Coloque em cima da secretria somente as coisas com as quais est a trabalhar naquela altura. O resto deve ficar no armrio ou na gaveta.

Uma secretria desarrumada reflecte um carcter no estruturado. Talvez no para si pessoalmente mas sim para as outras pessoas.
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GESTO DO TEMPO
Tente arrumar as coisas todos os dias. Evite juntar demasiado correio. Veja diariamente os documentos que do entrada e arrume-os conforme a urgncia ou deite-os fora quando j no precisa deles. No guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontr-los facilmente. Um documento que hoje intil, provavelmente vai continuar intil amanh. Ouse deitar fora algumas coisas em vez de as arquivar

desnecessariamente.
Textos
Efeitos na nossa vida de uma m gesto do tempo
Regras de ouro para uma adequada gesto do tempo.
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GESTO DO TEMPO
Exerccio: Arranje um frasco de vidro, areia, algumas pequenas pedras e gua. Coloque no frasco de vidro vazio as pedras. O frasco ainda no est cheio, pois no? No, porque ainda h espao para colocar alguma areia... Coloque-a por cima das pedras e a areia vai encontrando o seu espao dentro do frasco.. E agora? O frasco j est cheio? Claro que no... ainda h espao para a gua. O que nos ensina este pequeno jogo? Algumas pessoas diro que a sua utilidade prende-se com as agendas... ou seja, que ser possvel colocar sempre algo mais na nossa agenda, arranjar tempo para mais qualquer coisa...

Mas na verdade, a mensagem outra. Tente encher de novo o frasco, mas desta vez colocando as peas de ordem inversa - primeiro a gua, depois a areia e por fim as pedras... Conseguia? Claro que no.

A mensagem : Coloque sempre em primeiro lugar o mais importante que o resto acabar por encontrar o seu lugar, caso contrrio, o mais importante ficar sempre por fazer...
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Stress o qu?
Eu?
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Stress
Pode ser entendido como qualquer acontecimento externo ao indivduo que sobre ele exerce presso. Ex: Qualquer discusso ou problema no emprego ou em casa. Pode tambm corresponder nossa resposta interna aos acontecimentos externos. Ex: Insnia, exaltao, nervosismo.

O stress no necessariamente uma coisa m

Ningum est livre de experimentar situaes indutoras de stress.

Ana Lima

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Stress
No teramos razo para nos levantar de manh se no existisse uma certa dose de stress. Quando um aluno tem de estudar para um exame, o estado de tenso que por isso sente obriga-o a ler a matria, a responsabilizar-se em passar s diversas cadeiras do curso. Se nessas alturas no se sentisse em stress deixaria o tempo passar sem se preparar adequadamente.
Uma mudana de emprego causa stress mas constitui um desafio que nos encoraja a dar o melhor.

Nestas circunstncias o stress um estmulo para a aco, constitui um motor , uma fonte de impulso que faz com que um indivduo tome decises e resolva problemas, ajudando-o a melhorar o seu funcionamento e as suas aptides.
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Stress
O stress, neste sentido, traz algum sabor vida e pode constituir um incentivo realizao profissional e pessoal. Qual a relao do stress com o nosso desempenho? Qual a diferena entre desafio e stress? frequente as pessoas referirem a necessidade de stress para melhorarem os seus desempenhos. Referem, mesmo, que se no sentem stress no tm vontade de trabalhar ou o trabalho no rende. O nosso desempenho melhora medida que o grau de stress vai aumentando, at que se atinge uma plataforma ptima a partir da qual o desempenho no melhora.
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Stress
O STRESS PODE SER POSITIVO. Aquilo a que vulgarmente se chama stress positivo no mais do que desafio.

Enquanto o nvel de presso a que estamos sujeitos gera um estado de estimulao interna que maximiza o desempenho, estamos perante situaes de desafio.
Quando essa fora nos exige uma estimulao excessiva que nos faz entrar em ruptura com o nosso equilbrio, estamos perante um estado de stress e o nosso desempenho posto em causa. Deixamos de sentir entusiasmo, para passarmos a sentir ansiedade, medo e falta de controlo emocional. O nvel benfico de stress diferente para cada um de ns. O grau de desafio tolerado por cada um de ns varivel no s entre indivduos mas no mesmo indivduo em circunstncias diferentes.
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As Fontes, os Sintomas e os Custos do Stress

Stress

Fontes de Stress

STRESS

Sintomas

Fontes Internas

Percepo do Trabalhador

STRESS

Sintomas

Custos

Fontes Externas Ana Lima Marketing Pessoal - Weber

Stress
Uma pessoa est em stress quando sente que o grau de exigncia que dada circunstncia lhe cria superior sua capacidade de resposta, ou seja, aos meios

de que dispe (pessoais ou sociais) para a ultrapassar com xito.

A importncia relativa das circunstncias relaciona-se com a avaliao que cada um faz das circunstncias do meio envolvente em que se encontra. Esta avaliao est dependente da sua personalidade, da maneira como a pessoa foi educada, das suas experincias de vida, da sua aprendizagem sobre a forma de lidar com circunstncias desagradveis iguais ou semelhantes, dos seus valores e crenas desenvolvidas, em suma, das aptides e recursos pessoais e sociais de que possa dispor. A influncia desses factores determinar se uma determinada fonte sentida como desafiante ou stressante.
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Stress
Sintomas de Stress
O estado emocional do stress manifesta-se atravs de sintomas. Os sintomas de
stress so geralmente de natureza transitria e tendem a desaparecer aps a supresso do agente indutor de stress, mas se este no desaparece, o stress pode gerar consequncias a longo prazo. Estes sintomas podero ser claramente observveis, por exemplo a irritabilidade, ou no observveis, como as alteraes do ritmo cardaco ou hipertenso. Por outro lado, os sintomas podem manifestar-se de forma imediata perante a presena da fonte, ou podero surgir mais tarde e eventualmente como resultado no de uma fonte nica, mas de um acumular de estados de stress. o caso de sintomas como estados depressivos, absentismo, etc.
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Stress
Sintomas fsicos
Boca seca, alterao do ritmo cardaco e presso arterial, hipertenso, problemas respiratrios, diminuio da eficcia do sistema imunolgico, artrite, maior frequncia de doenas comuns: gripes, constipaes, dores de cabea, de costas, dores musculares, cansao fsico geral e esgotamento.

Sintomas Psicolgicos
Insatisfao no trabalho, apatia, ansiedade, estados depressivos, tenso, irritabilidade, fadiga, insnias, pesadelos, dificuldade em tomar decises, lapsos de memria, tendncias neurticas, alteraes de personalidade, instabilidade emocional, dificuldade em aceder ao potencial criativo, pensamentos de suicdio.

Sintomas Comportamentais e Sociais

Maior tendncia para o autoritarismo e punio, criticismo, mau relacionamento, aumento do consumo de lcool, tabaco, caf e drogas, comportamentos anti-produtivos como: lanar boatos, no participar defeitos, aumento do n de acidentes, aumento do n de erros, absentismo, comportamentos violentos, etc.
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Stress

Ana Lima

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Stress
As circunstncias que levam ao stress podem ser de natureza fsica (frio ou calor excessivos...), psicolgica (existncia de conflitos interpessoais, medo de falar em pblico sobre uma matria que no se domina bem...) ou social (desemprego ou carncias econmicas motivadas por um salrio que no suficiente para cobrir as necessidades pessoais...)

O Stress no Trabalho
A interaco das condies de trabalho com caractersticas do trabalhador de tal modo que, as exigncias que lhe so criadas ultrapassam a sua capacidade de lidar com elas.

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Stress

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Stress no trabalho
O stress no trabalho, geralmente, provm de vrias fontes:

1 - O Trabalhador e a sua Personalidade

A personalidade relaciona-se com a maneira de ser habitual de uma pessoa.
considerada como uma estrutura estvel que influencia a forma como cada um reage perante as ocorrncias da vida. A personalidade deve ser considerada parte integrante dos recursos pessoais do indivduo.
A Auto-estima que resulta da avaliao que o indivduo faz de si prprio representa um recurso importante: o indivduo com uma auto-estima elevada tende a aceitar-se como ,

e a sentir que tem valor e que tem direito ao respeito e amizade dos outros;
O Sentido de Humor, o humor ajuda os indivduos a distanciarem-se dos acontecimentos desagradveis e a lev-los menos a srio atenuando o impacto negativo que possam ter.
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Stress no trabalho
O Optimismo e a capacidade de encontrar benefcios na adversidade, um optimista considera o lado favorvel das coisas mesmo que tudo no esteja ou corra bem. Esto, por isso, mais bem defendidos do stress. Os que conseguem encontrar aspectos positivos na adversidade no s se adaptam melhor s situaes ameaadoras como se enriquecem psicologicamente. ou, ao contrrio: A Catastrofizao, caracteriza as pessoas que tendem a ver uma catstrofe em todos os maus acontecimentos que lhe ocorrem; A Procrastinao, que caracteriza as pessoas que adiam propositadamente o comeo ou a finalizao de um tarefa sentindo um desconforto enquanto o facto ocorre. Os procrastinadores podem criar a si prprios situaes graves e embaraosas.
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Stress no trabalho
2 - O Tipo de Trabalho e a Organizao
Existem algumas caractersticas das organizaes, que tendem a gerar stress na maioria das pessoas. So elas: As caractersticas fsicas do ambiente de trabalho so os aspectos relativos ao local de trabalho que podem criar situaes de perigo iminente relacionadas com a poluio atmosfrica ou sonora, temperatura, humidade, presso atmosfrica, restrio de espao, design homem-mquina, etc... As variveis associadas ao tempo as mudanas no fuso horrio, o prolongamento do horrio normal de trabalho, as tarefas com tempo limite curtos ou quaisquer outras situaes em que a actividade profissional decorra

submetendo-se presso do tempo.

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Stress no trabalho
Caractersticas organizacionais os aspectos da organizao de uma empresa tm grande importncia para a sade e bem estar de quem l trabalha. O clima

da organizao, a falta de participao no processo de deciso, a inexistncia de

comunicao, em suma, o mau relacionamento com os seus colegas, os seus superiores hierrquicos ou os seus clientes so indutores de stress. Mudanas no trabalho entre as fontes de stress relacionadas com as mudanas no trabalho encontram-se a iminncia de despedimentos ou demisses, as mudanas qualitativas das funes desempenhadas, a perda de controlo, a mudana dos padres de funcionamento ou, pelo contrrio, a total ausncia de mudana.

Ana Lima

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Stress no trabalho
Papel desempenhado na organizao h vrios aspectos relacionados com o
papel a desempenhar na organizao que podem constituir um factor de stress:

conflitos de papel (por exemplo: a pessoa ser solicitada a fazer algo que

entra em conflito com os seus valores morais; as expectativas que a pessoa

tem entram em coliso com as expectativas que tm em relao ao trabalho; a pessoa ser solicitada a fazer algo incompatvel, etc...);

ambiguidade de papel (por exemplo, no ser claro para o indivduo o que

se pretende dele; os prprios superiores darem ordens contraditrias; incerteza em relao s funes a cumprir causada pela chegada de uma

nova chefia, etc...).

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Stress

Ana Lima

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Stress
Formas de Lidar com o Stress O facto do stress existir e de estar relacionado com inmeros factores que so
extrnsecos a cada um de ns no significa que sejamos impotentes em relao a ele. Existem mecanismos que nos permitem lidar com o stress e, mesmo, evit-lo. Apresenta-se, a seguir, uma lista de algumas dessas estratgias:

Orientar-se
stress;

para

resoluo

do

problema:

procurando

informao,

analisando-a, estabelecendo um plano de aco e seguindo-o at eliminar o Procurar controlar as emoes: fazendo esforos para diminuir o estado de tenso (ex: praticar yoga, mtodos relaxamento, pensamentos positivos)
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Stress
Procurar ajuda na interaco social por exemplo, falando seu problema com algum (claro que esse algum tem de ser capaz de ser emptico e de dar um apoio de qualidade!); Escrever sobre as experincias emocionais pode ser uma forma de libertar as emoes e de organizar os sentimentos e pensamentos; Fugir de forma real ou imaginada por exemplo, envolvendo-se em actividades

distractivas e que lhe dem prazer como ouvir msica, passear, arte...

Ana Lima

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Stress
tambm possvel reduzir as fragilidades para diminuir o stress:

Aprender a pensar com lgica, a evitar o egocentrismo. Aprender a pensar e a lidar simultaneamente com perspectivas mltiplas e, por conseguinte, diferentes do seu ponto de vista. Criar objectivos de vida realistas e decidir sobre a sua implementao responsabilizando-se por si e gratificando-se sempre que se sair bem. Aprender a resolver problemas formular e definir o problema, solues alternativas, tomada de decises, implementao e verificao das solues.
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Stress
Aprendendo a gerir o tempo.
Aprender a no se expor a situaes de stress e a descansar fazendo exerccio fsico, relaxando, controlando o peso, ausentando-se para frias;

Aprendendo a ser auto-afirmativo;

Aprendendo a ser assertivo; Desenvolver estratgias para melhorar a auto-estima compreender, aceitar e

perdoar Aceitar (conhecer os factos a sue respeito e a respeito das outras

pessoas, de uma forma desprendida de juzos de valor), perdoar o passado uma consequncia directa do compreender e aceitar: desenvolver uma atitude de

respeito pelo presente e pelo futuro.

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Stress

Teste: Auto-estima Ana Lima

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Fim

Obrigada

Ana Lima

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