Criando uma mala direta com o Word 2007 em 6 Passos

por Rafael Arcanjo Uma das tarefas mais trabalhosas e, porque no, chatas de se fazer criar etiquetas manualmente quando voc precisa enviar cartas em uma mala direta para seus clientes, representantes de venda ou algo do tipo. Ainda bem que voc no precisa fazer este processo manualmente se voc tem a sute Office 2007. Com o Word 2007 simples montar cartas e etiquetas utilizando seus cadastros j existentes, inclusive em uma tabela Excel. Com a ajuda dos vrios novos assistentes presentes na nova verso da sute, com 6 passos conseguimos criar etiquetas com a configurao que voc precisar. Passo 1: Com o Word 2007 aberto, v na guia Correspondncias, depois em Iniciar Mala Direta e escolha Assistente de Mala Direta Passo a Passo.

Um assistente divide a tela e pergunta qual o tipo de documento queremos gerar (Cartas, Emails, Envelopes, Etiquetas, Diretrio). Vamos utilizar Etiquetas como um exemplo que servir como base para todas as outras opes que tambm so to simples quanto esta.

Usa-se muito a impresso em etiquetas autocolantes, que podem ser encontradas em qualquer papelaria. No final da pgina do assistente, escolhemos o prximo passo. Passo 2: Vamos selecionar o layout do documento e das etiquetas. Marque a opo Alterar o Layout do Documento e vamos configurar a etiqueta clicando em Opes de Etiqueta. Este processo necessrio porque para cada fabricante pode haver diferenas de tamanhos do papel. Quem j trabalhou imprimindo alguma etiqueta nestes papeis especiais sabe o que eu estou falando. Uma nova tela se abrir perguntando o tipo de impresso e o fornecedor da etiqueta. Existem vrios j pr-definidos, porm

procurar dentre as vrias opes de fornecedores e seus cdigos pode ser um trabalho duro. E pode existir o caso de no encontrar uma que se encaixe perfeitamente na margem, ou no tamanho de pgina, etc. Por isto existe a opo de voc criar sua prpria configurao de etiqueta clicando em Nova Etiqueta. Assim, nesta nova tela, voc ser capaz de configurar centmetro a centmetro como exatamente o papel que voc adquiriu para impresso, ajustando margens, quantas etiquetas por pgina, qual o tamanho exato da pgina e por a vai.

O auxlio de uma rgua muito bem vindo nesta hora :) Feita a configurao da etiqueta, vamos para o prximo passo. Passo 3: Vamos definir que j temos os destinatrios para o envio das cartas. Ento, precisamos selecionar estes do local onde esto armazenados. Vou usar o exemplo de uma tabela do Excel 2007 com os dados preenchidos, mas voc pode usar um banco de dados diretamente, um arquivo do Access 2007 e outras opes. Selecione a opo Usar uma lista existente e depois clique em Procurar... para vincularmos a tabela do Excel.

Aps escolher onde est seu arquivo Excel com os dados, uma nova janela ser exibida, pedindo que voc informe em qual

planilha esto os dados, caso o arquivo tenha mais de uma planilha. No nosso caso, os endereos esto na Plan1.

Feito isto j vamos conseguir visualizar nossos dados e fazer alguns ajustes se necessrios, como filtrar alguns registros.

*Clique na imagem para ampliar Faa as consideraes necessrias e clique em OK. Assim j vamos ter nosso primeiro esboo da folha de etiquetas. Para visualizarmos melhor os limites e divises de cada etiqueta clique no arquivo aberto e um menu contextual chamado Ferramentas de Tabela se abrir. Clique em Layout e no grupo Tabela clique em Exibir linhas de grade. Assim fica mais visvel onde cada registro vai ser impresso. Feito isto, clique em Prxima: Prepare as etiquetas no lado inferior direito da tela e vamos para a prxima etapa. Passo 4: A hora agora de estruturar o que eu quero inserir na minha etiqueta. No nosso exemplo vamos colocar uma saudao ao responsvel pelo contato, depois inserir os dados de endereo. Clique na primeira etiqueta da folha e na guia Correspondncia do painel, procure o grupo Gravar e Inserir Campos e clique no boto Linha de Saudao. Configure a forma de saudao que voc deseja.

Se os campos no esto saindo de forma correta, talvez voc precise utilizar a opo Coincidir Campos, que serve para falar qual campo em sua tabela o Nome, qual campo o endereo, Cep e por a vai. Feita a configurao, clique em OK e ver que um campo LinhaDeSaudao foi inserido na primeira etiqueta. No se preocupe com as outras por enquanto, elas sero preenchidas todas automaticamente aps nossa configurao. Aps, insira o restante dos campos utilizando o boto Inserir Campo de Mesclagem.

Posicione da forma que achar melhor. Eu fiz uma configurao desta forma:

Feito isto, utilize o boto Atualizar todas as etiquetas no painel do assistente ao lado direito da tela. Assim, voc estar replicando toda a configurao que fez na primeira posio para todas as opes seguintes.

Feito isto, todas as etiquetas foram atualizadas com a configurao de estrutura que voc determinou. Vamos em frente que agora a coisa fica boa. Passo 5: Ao passar para o prximo passo, j conseguimos enxergar nossa etiqueta pronta, com todos os dados impressos na tela conforme foi configurado.

Podemos ver que sobraram algumas etiquetas, pois apenas fiz uma tabela com 10 registros para exemplificar. Se voc sabe quantos registros sero impressos, basta que voc, no passo 4, antes de mandar Atualizar todas as etiquetas, apague o PrximoRegistro das etiquetas em sobra. Avanando! Passo 6: O prximo passo a impresso do documento, onde voc posicionar a etiqueta na bandeja da impressora cuidadosamente, sem deixar que a folha fique torta, pois qualquer centmetro quando estamos tratando de etiqueta pode resultar na perda de todo o papel. E temos sempre que lembrar da nossa responsabilidade social ao desperdiar papel, evitando a derrubada de novas rvores.

Fonte:

http://www.comunidadeoffice.com.br/