Cuando necesitamos escribir una carta formal

En nuestros tiempos las leyes de la redaccin parecieran haber quedado en el olvido. Con tanto email, Messenger, chat y mensaje de celulares, corremos peligro de olvidar como se debe escribir correctamente... y nos damos cuenta de ello cuando debemos redactar un texto formal, ya sea a nuestro jefe , a una institucin o en alguna ocasin solemne.

Para escribir adecuadamente debemos tener en cuenta, en primera instancia, cul ser el tema a tratar, a que de ello se desprender el tono que elijamos y el formato general del escrito. No es lo mismo una carta que redactemos para solicitaruna mejor atencin en una institucin gubernamental, o una carta a nuestro superior respecto de un ascenso. Es por ello que el tema determinar, tambin, el largo o la extensin del comunicado, y su esquema general.

Ejemplo prctico de una carta formal

Sin embargo, hay algunas pequeas y sencillas reglas que se deben de respetar en cualquier escrito formal. Por un lado (de hecho, desde el comienzo), la fecha es de gran relevancia, y debe ser enunciada correctamente: da, fecha (con mes y ao incluidos) y, de ser adecuado, el lugar, hacia el margen derecho, en el siguiente formato: Buenos Aires, Viernes 3 de Julio de 2009.

A continuacin, el encabezado debe estar bien escrito en cuanto a su contenido. Debemos dirigir nuestra redaccin a la persona en cuestin, expresando "el por qu" en el mismo: por ejemplo, escribiremos una carta al jefe del sector de ventas de una empresa para hacerle saber que compramos un producto que no cumple con nuestras expectativas; en el enunciado entonces haremos saber que le escribimos a una persona, de un departamento especfico, en una empresa en particular: Ingeniero Juan Lpez, Jefe del Departamento de Ventas, Industrias Producto S.A.

A continuacin, podremos incluir la referencia o el asunto a debatir, si fuese el caso adecuado para ello, centrado en la pgina, de la siguiente forma:

Ref.: Mal funcionamiento del producto "Limpiador 2000". Luego, comenzamos con el contenido de la carta formal. En el primer prrafo, haremos saber el por qu de nuestra comunicacin: la compra de un producto defectuoso, enunciando correctamente cul es la falla del producto. Luego podremos agregar cul es nuestro argumento para determinar esta falla, y ms adelante en el escrito podremos incluir cul sera la solucin por nosotros propuesta. Los prrafos debern comenzar a la altura del ltimo carcter hacia la derecha en el encabezado de destinatario: Me comunico con Usted para hacerle saber mi disconformidad con el producto Limpiador 2000 (envasado el 01/01/09 - Lote N 555555), debido a que no cumple con su promesa de ser un limpiador capaz de remover las manchas de grasa de las baldosas del garaje de estacionamiento, como fuera indicado en su comunicacin publicitaria y envase. Utilic el producto tal y como fuera sugerido en ambos medios, y, sin embargo, no he logrado eliminar tales suciedades en mi hogar. .... .... Les agradecera me comunicaran un manejo y utilizacin ms adecuado del producto, o bien que reemplazaran el mismo por uno de iguales o superiores caractersticas, ya que adquir este producto a la espera de una solucin de un problema especfico, confiando en esta marca por su notable presencia en el mercado.

Para finalizar el comunicado, siempre debemos ser cordiales y atentos, sin importar que se trate de una carta de reclamo: nosotros debemos dar el ejemplo de cordialidad. Debemos finalizar con nuestro nombre y los datos que consideremos pertinentes, y con nuestra firma escrita a puo y letra (si el comunicado ser entregado en persona o por correo postal), o sin firma si se trata de un texto digital o electrnico:

Cordialmente, y a la espera de una respuesta, me despido de Usted atentamente, Jorge Prez Socio web de Producto S.A. N 535 Espero que estos consejos te sean de utilidad en tu prxima carta formal.