UNIVERSIDAD DE ORIENTE NUCLEO ANZOATEGUI ESCUELA DE INGENIERIA Y CIENCIAS APLICADAS DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CIVIL CURSOS ESPECIALES DE GRADO GESTION

DE PROYECTOS SECCION 02

GESTION DE TIEMPO DEL PROYECTO (UNIDAD V)

Profesora: Morales, Hilda

Realizado por: Albarrn Daniela C.I.: 20 341 255 Marin Alvaro Ramrez Ivars C.I.: 20 359 654 C.I.: 20 893 729

BARCELONA OCTUBRE 2013

INDICE

Contenido

Pg.

Gestin de Tiempo del Proyecto ............................................................... 3 Definicin de las Actividades ..................................................................... 3 Entradas ................................................................................................. 4 Herramientas y Tcnicas ........................................................................ 5 Salidas ................................................................................................... 6 Secuencia de Actividades .......................................................................... 7 Entradas ................................................................................................. 7 Herramientas y Tcnicas ........................................................................ 7 Salidas ................................................................................................... 9 Estimar la Duracin de las Actividades ...................................................... 9 Ejecucin y control del cronograma ......................................................... 11 Entradas ............................................................................................... 12 Herramientas y Tcnicas ...................................................................... 13 Salidas ................................................................................................. 15 Estimacin PERT y distribucin triangular ............................................... 16 Software para administracin del tiempo ................................................. 20 Referencias .............................................................................................. 22 Aplicacin Microsoft Office Project........................................................... 24

Gestin de Tiempo del Proyecto

La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo (PMI, 2008). Este rea del conocimiento es crucial y est asociada directamente al costo pues en proyectos de construccin el tiempo tiene un costo asociando. Durante la estimacin del tiempo se debe de calcular la cantidad de recursos necesarios para completar las diferentes actividades dentro del tiempo requerido o establecido originalmente para completar el proyecto. Project Management Institute, Inc. (2008). Definicin de las Actividades

Definir las actividades del cronograma implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar. El proceso Definicin de las Actividades identificar los productos entregables al nivel ms bajo de la estructura de desglose del trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto estn planificados (descompuestos) en componentes ms pequeos denominados actividades del cronograma, para proporcionar una base con el fin de estimar, establecer el cronograma, ejecutar, y supervisar y controlar el trabajo del proyecto. La definicin y planificacin de las actividades del cronograma estn

implcitas en este proceso, de tal modo que se cumplan los objetivos del proyecto.

Entradas Factores Ambientales de la Empresa: incluyen la disponibilidad de los sistemas de informacin de la gestin de proyectos y herramientas de software para la elaboracin de cronogramas. Activos de los Procesos de la Organizacin: contienen las polticas formales e informales existentes relacionadas con la planificacin de actividades, los procedimientos y las guas que se tienen en cuenta al desarrollar las definiciones de las actividades. Enunciado del Alcance del Proyecto: los productos entregables del proyecto, las restricciones y las asunciones documentadas en el enunciado del alcance del proyecto. Estructura de Desglose del Trabajo: la estructura de desglose del trabajo es una entrada principal para la definicin de las actividades del cronograma. Plan de Gestin del Proyecto: el plan de gestin del proyecto contiene el plan de gestin del cronograma, que proporciona orientacin sobre el desarrollo y la planificacin de las actividades del cronograma y del plan de gestin del alcance del proyecto. (http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf)

Herramientas y Tcnicas Descomposicin: implica subdividir los paquetes de trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar, denominados actividades del cronograma Plantillas: puede incluir una lista de habilidades de los recursos y la cantidad de horas de esfuerzo necesarias, la identificacin de riesgos, los productos entregables esperados y cualquier otra informacin descriptiva. Planificacin Gradual: las actividades del cronograma pueden existir a distintos niveles de detalle en el ciclo de vida del proyecto. Durante los inicios de la planificacin estratgica, cuando la informacin est menos definida, las actividades se pueden mantener al nivel de hito. Juicio de Expertos o de los miembros del equipo del proyecto, se encarga de analizar el proyecto de forma detallada.

Componente de Planificacin: dos componentes de planificacin son: Cuenta de Control. Se puede ubicar un punto de control de gestin en puntos de gestin seleccionados (componentes especficos en niveles seleccionados) de la estructura de desglose del trabajo. Estos puntos de control se utilizan como base para la planificacin cuando todava no se han

planificado los paquetes de trabajo relacionados. Todo el trabajo y el esfuerzo realizado dentro de una cuenta de control se documenta en un plan de la cuenta de control. Paquete de Planificacin. Un paquete de planificacin es un componente ubicado por debajo de la cuenta de control, pero por encima del paquete de trabajo. Este componente se utiliza para planificar el contenido del trabajo conocido que no tiene actividades del cronograma detalladas. (http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf)

Salidas Lista de Actividades Atributos de la Actividad Identifican los mltiples atributos relacionados con cada actividad del cronograma. Incluyen el identificador de la actividad, los cdigos de la actividad, la descripcin de la actividad, las actividades predecesoras, las actividades sucesoras, las relaciones lgicas, los adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos, las fechas impuestas, las restricciones y las asunciones Lista de Hitos Identifica todos los hitos e indica si es obligatorio u opcional. Cambios Solicitados

Secuencia de Actividades

Implica identificar y documentar las relaciones lgicas entre las actividades del cronograma. Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lgica con relaciones de precedencia adecuadas, as como tambin adelantos y retrasos, para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma del proyecto realista y factible.

Entradas Enunciado del Alcance del Proyecto Lista de Actividades Atributos de la Actividad Lista de Hitos Solicitudes de Cambio Aprobadas

Herramientas y Tcnicas Mtodo de Diagramacin por Precedencia (PDM). Esta tcnica

tambin se denomina actividad en el nodo (AON), y es el mtodo utilizado por la mayora de los paquetes de software de gestin de proyectos. El PDM incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones de precedencia: Final a Inicio Final a Final Inicio a Inicio

 Inicio a Fin En el PDM, final a inicio es el tipo de relacin de precedencia ms comnmente usado. Las relaciones inicio a fin raramente se utilizan Mtodo de Diagramacin con Flechas (ADM). Es un mtodo para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto que utiliza flechas para representar las actividades, que se conectan en nodos para mostrar sus dependencias. Plantillas de Red del Cronograma. Pueden utilizarse para acelerar la preparacin de redes de actividades del cronograma del proyecto. stas pueden incluir un proyecto completo o solamente una parte de l. Determinacin de Dependencias. Se utilizan tres tipos de dependencias para definir la secuencia entre las actividades. Dependencias obligatorias Son aquellas inherentes a la naturaleza del trabajo que se est realizando. Dependencias discrecionales. Se encuentran totalmente documentadas, ya que pueden producir valores arbitrarios de holgura total y pueden limitar opciones posteriores de programacin. Dependencias externas. Son las que implican una relacin entre las actividades del proyecto y las actividades que no pertenecen al proyecto.

Aplicacin de Adelantos y Retrasos. El equipo de direccin del proyecto determina las dependencias que pueden requerir un adelanto o un retraso para definir con exactitud la relacin lgica.

Salidas Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto Lista de Actividades (Actualizaciones) Atributos de la Actividad (Actualizaciones) Cambios Solicitados

(http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf) Estimar la Duracin de las Actividades

Estimar la Duracin de las Actividades es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. La estimacin de la duracin de las actividades utiliza informacin sobre el alcance del trabajo de la actividad, los tipos de recursos necesarios, las cantidades estimadas de los mismos y sus calendarios de utilizacin. Las entradas para los estimados de la duracin de las actividades surgen de la persona o grupo del equipo del proyecto que est ms familiarizado con la naturaleza del trabajo en la actividad especfica. El estimado de la duracin se elabora de manera gradual, y el proceso evala la calidad y

disponibilidad de los datos de entrada. Por ejemplo, conforme va evolucionando el trabajo de ingeniera y diseo del proyecto, se dispone de datos ms detallados y precisos, lo cual mejora la exactitud de los estimados de la duracin. Por lo tanto, puede suponerse que el estimado de la duracin ser cada vez ms preciso y de mejor calidad. Project Management Institute, Inc. (2008). El proceso Estimar la Duracin de las Actividades requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido y la cantidad de recursos para completar la actividad; esto permite determinar la cantidad de periodos de trabajo (duracin de la actividad) necesarios para completar la actividad. Se documentan todos los datos y supuestos que respaldan el estimado de la duracin para cada estimado de duracin de la actividad. Project Management Institute, Inc. (2008). La mayor parte del software de gestin de proyectos para planificacin manejar esta situacin mediante el calendario del proyecto y los calendarios de recursos de periodos de trabajo alternativos que, por lo general, se identifican por los recursos que requieren periodos de trabajo especficos. Adems de la lgica de secuencia, las actividades se realizarn de acuerdo con el calendario del proyecto y los calendarios de recursos correspondientes. Project Management Institute, Inc. (2008).

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Ejecucin y control del cronograma

La creacin del cronograma del proyecto requiere que el equipo defina las condiciones que conllevaran al desarrollo del cronograma. La primera informacin necesaria para este paso viene de la Estructura de Desglose del Trabajo que tiene todas las actividades identificadas para el proyecto. La calidad y cumplimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo determinar la calidad del cronograma, y este es un buen momento para que el equipo del proyecto revise si todas las actividades del proyecto estn definidas. El crear el cronograma es realmente algo fcil pero una vez que el proyecto se publica, y algunas situaciones y cambios empiezan a darse, el cronograma se vuelve difcil de manejar. (http://www.gestionsocial.org/archivos/00000831/PM4DEV.2.pdf) La meta de definir el cronograma es que el equipo del proyecto tenga total comprensin de todo el trabajo que necesita ser cumplido, mediante la definicin del cronograma el proyecto desarrolla tambin el entendimiento de las restricciones, dependencias y secuencia de actividades. (http://www.gestionsocial.org/archivos/00000831/PM4DEV.2.pdf)

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Entradas Activos de los Procesos de la Organizacin Como un calendario del proyecto Enunciado del Alcance del Proyecto. Hay dos categoras principales de restricciones de tiempo que se tienen en cuenta durante el desarrollo del cronograma: Las fechas impuestas para el inicio o la finalizacin de las actividades pueden usarse para restringir el inicio o la finalizacin a que se produzca no antes de una fecha especificada o no despus de una fecha especificada. El patrocinador del proyecto, el cliente del proyecto u otros interesados a menudo determinan eventos clave o hitos principales que afectan a la finalizacin de ciertos productos entregables para una fecha especfica. Lista de Actividades Atributos de la Actividad Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto Requisitos de Recursos de las Actividades Calendarios de Recursos Estimaciones de la Duracin de la Actividad Plan de Gestin del Proyecto Contiene el plan de gestin del cronograma, el plan de gestin de costes, el plan de gestin del

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alcance del proyecto y el plan de gestin de riesgos. Estos planes guan el desarrollo del cronograma. (http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf)

Herramientas y Tcnicas Anlisis de la Red del Cronograma Emplea un modelo de cronograma y diversas tcnicas analticas, para calcular las fechas de inicio y finalizacin tempranas y tardas, y las fechas de inicio y finalizacin planificadas para las partes no completadas de las actividades del cronograma del proyecto Mtodo del Camino Crtico Es una tcnica de anlisis que calcula las fechas de inicio y finalizacin tempranas y tardas tericas para todas las actividades del cronograma, sin considerar las

limitaciones de recursos. Compresin del Cronograma Acorta el cronograma del proyecto sin modificar el alcance del proyecto, para cumplir con las restricciones del cronograma, las fechas impuestas u otros objetivos del cronograma. Las tcnicas de compresin del cronograma incluyen: Intensificacin y Ejecucin rpida. Anlisis Qu pasa si...? Un anlisis de la red del cronograma se realiza usando el modelo de cronograma para calcular diferentes escenarios, tales como la demora en la entrega de uno de los

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principales componentes, la ampliacin de la duracin de un diseo especfico o la aparicin de factores externos, como una huelga o un cambio en el proceso de permisos. Nivelacin de Recursos Se usa para abordar las actividades del cronograma que deben realizarse para cumplir con fechas de entrega determinadas, para abordar situaciones en las que se dispone de recursos compartidos o crticos necesarios slo en ciertos momentos o en cantidades limitadas, o para mantener el uso de recursos seleccionados a un nivel constante durante perodos especficos del trabajo del proyecto. Mtodo de Cadena Crtica Combina los enfoques determinstico y probabilstico. Agrega colchones de duracin que son actividades del cronograma no laborables, para mantener el enfoque en las duraciones de las actividades planificadas. Software de Gestin de Proyectos El software de gestin de proyectos para la elaboracin de cronogramas se utiliza

ampliamente para ayudar en el desarrollo del cronograma. Otros software pueden ser capaces de interactuar de forma directa o indirecta con el software de gestin de proyectos para llevar a cabo los requisitos de otras reas de Conocimiento, como la estimacin de costes por perodo y la simulacin del cronograma en el anlisis cuantitativo de riesgos.

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Calendarios Aplicables Los calendarios del proyecto y los calendarios de recursos identifican los perodos en que se autoriza el trabajo

Ajuste de Adelantos y Retrasos Como el uso inadecuado de adelantos o retrasos puede distorsionar el cronograma del proyecto, los adelantos o retrasos se ajustan durante el anlisis de la red del cronograma para desarrollar un cronograma del proyecto viable.

Modelo de Cronograma Se utilizan con mtodos manuales o con software de gestin de proyectos para realizar el anlisis de la red del cronograma a fin de generar el cronograma del proyecto. (http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf)

Salidas Cronograma del Proyecto Diagramas de red del cronograma del proyecto Diagramas de barras Diagramas de hitos Datos del Modelo de Cronograma Lnea Base del Requisitos de Recursos (Actualizaciones) Atributos de la Actividad (Actualizaciones) Calendario del Proyecto (Actualizaciones)

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Cambios Solicitados Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones) (http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf)

Estimacin PERT y distribucin triangular

La estimacin PERT y distribucin triangular son tcnicas que se usan para determinar la probabilidad de xito del proyecto, es por ellos que primero se deben conocer los siguientes conceptos: Riesgo de un proyecto: se define como la posibilidad de que el resultado de un acontecimiento incierto afecte positiva o

negativamente el costo y el tiempo de las actividades del proyecto y / o su ejecucin prevista. Riesgo = Consecuencia x Probabilidad de Ocurrencia La incertidumbre: se define como la falta de conocimiento acerca de los parmetros que caracterizan el sistema. (http://www.palisade.com/downloads/UserConf/LTA10/Ordonez_Li ma2010_RISKCostRiskAnalysis_ES.pdf) Una vez definidos amos conceptos se entiende que todo proyecto est sometido a un riesgo que puede o no afectar el tiempo y los costos del

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mismo, a continuacin se muestran algunos datos de estudios que se han hecho con relacin a la probabilidad de xito en la ejecucin de proyectos: Registro del rendimiento del proyecto xito del proyecto (segn RMC Project Management) Solo el 28% de todos los proyectos tienen xito. El tiempo de comercializacin se puede mejorar hasta en un 65% Proyectos pueden ser completados en 50% del tiempo Segn IT Projects (Reporte de caos) 31% de proyectos se cancelan antes completar 53% de los proyectos costara 189% de su estimado original El tiempo medio de retraso es 222% Promedio de xito del proyecto es de 16,2% (proyectos de software) El xito de los proyectos a gran escala depende de la calidad con que se llevan a cabo las fases planeamiento, programacin y control para administrar las actividades en lo que se refiere al personal, materiales, equipamiento y tiempo de desarrollo. Para este tipo de proyectos se utilizan los mtodos basados en redes, que se denominan mtodos de camino crtico. Entre ellos, estudiaremos el PERT y la distribucin triangular.

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El sistema PERT fue desarrollado para el proyecto misilstico "POLARIS" por la Secretara de Proyectos de la Armada de Estados Unidos de Norteamrica durante los aos 1958 y 1959. Mediante la utilizacin de esta tcnica, el Departamento de Defensa pudo completar el proyecto 18 meses antes de lo que originalmente se haba programado. PERT significa "Program Evaulation and Review Technique", es decir "tcnica de revisin y evaluacin de programas".

(http://www.econ.unicen.edu.ar/attachments/905_T%C3%A9cncias%20II %20Administraci%C3%B3n%20de%20proyectos%20por%20camino%20c r%C3%ADtico.pdf)

Es utilizada para programar y controlar programas a realizar, cuando hay un grado extremo de incertidumbre y cuando el control sobre el tiempo es ms importante sobre el control del costo. (http://www.monografias.com/trabajos24/pert-cpm/pertcpm.shtml#ixzz2iQ0VWkeR)
1. Descripcin estimacin PERT. Alternativa a la Triangular Se utiliza cuando el mnimo, mximo, y los valores probables son conocidos usa una curva ms suave, desenfatiza las colas. Proporciona caso ms probable en vez de valores extremos.

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 Describe los efectos perifricos de manera ms realista 2. Descripcin Distribucin Triangular. Se utiliza cuando el mnimo, mximo, y los valores probables son conocidos. Fcil de calcular y generar, pero capacidad limitada para modelar con precisin las estimaciones de la vida real. Distribucin Triangular vs. PERT Comparacin: Se asemeja ms a la distribucin de probabilidad realista Proporciona un mejor ajuste a la distribucin normal o lognormal Al igual que la distribucin triangular, hace hincapi en el valor ms probable tomando el cuenta las estimaciones mnimas y mximas Puede confiar en estimacin de mayor valor probable. Incluso si no es exactamente correcta, estar cerca Produce una curva similar a la normal, sin saber los parmetros precisos. (http://www.palisade.com/downloads/UserConf/LTA10/Ordon ez_Lima2010_RISKCostRiskAnalysis_ES.pdf)

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Software para administracin del tiempo

Planner es una herramienta para planear, programar y seguir proyectos, Planner puede almacenar sus datos en ficheros XML o en una base de datos postgresql. Los proyectos pueden ser impresos en PDF o exportados a HTML para una visualizacin simple desde cualquier navegador web.

El programa permite:

Gestin de calendarios Gestin de recursos Seguimiento del avance del proyecto Enlazar tareas Exportacin a diferentes formatos

Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2013 es la ms reciente a febrero de 2013) es til para la gestin de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el

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PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute. (http://es.wikipedia.org)

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REFERENCIAS

REFERENCIAS DE LIBROS

Project Management Institute, Inc. (2008). Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos (Gua Del Pmbok) 4ta Edicin. Pennsylvania. EE.UU: Autor.

REFERENCIAS EN LINEA

Gestin del Tiempo. (s.f.) Disponible en URL: (http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf) [Consulta 19 de octubre de 2013]. Gestin del Cronograma del Proyecto (2009). Disponible en URL: (http://www.gestionsocial.org/archivos/00000831/PM4DEV.2.pdf) [Consulta 19 de octubre de 2013]. Anlisis de riesgos de costos (s.f.). Disponible en URL: (http://www.palisade.com/downloads/UserConf/LTA10/Ordonez_Li ma2010_RISKCostRiskAnalysis_ES.pdf) [Consulta 20 de octubre de 2013]. Administracin de Proyectos por Camino Crtico (2002). Disponible en URL: (http://www.econ.unicen.edu.ar/attachments/905_T%C3%A9cncias %20II%20Administraci%C3%B3n%20de%20proyectos%20por%20 camino%20cr%C3%ADtico.pdf) [Consulta 20 de octubre de 2013].

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PERT y CPM (s.f.). Disponible en URL:

(http://www.monografias.com/trabajos24/pert-cpm/pertcpm.shtml#ixzz2iQ0VWkeR) [Consulta 20 de octubre de 2013].

Software para administracin de proyectos. (s.f.). Disponible en URL: (http://es.wikipedia.org)

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APLICACIN DEL MICROSOFT OFFICE PROJECT

Pasos para crear una nueva tarea 1. En el campo NOMBRE DE TAREA, escriba el nombre de una tarea 2. En el campo duracin, escriba la cantidad de tiempo que se invertir en cada tarea.

Pasos para Cambiar la duracin de una tarea 1. En la columna Duracin de la tarea, escribe la duracin en minutos (m), horas (h), das (d), semanas (s) o meses (me). 2. Presiona ENTRAR.

Pasos para cambiar las unidades predeterminadas 1. Da clic en la pestaa Archivo y luego da clic en Opciones. 2. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, da clic en Programacin en el panel izquierdo. 3. En el cuadro Mostrar duracin en, selecciona una unidad de duracin.

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Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt 1. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que deseas vincular, en el orden en que deseas vincularlas. Para seleccionar tareas que estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la primera y en la ltima tarea que deseas vincular. Para seleccionar tareas que no estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y da clic en las tareas que deseas vincular. 3. En la pestaa Tarea, en el grupo Tareas, da clic en el botn Vincular tareas. Vincular tareas en la vista Calendario 1. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Calendario. 2. Site el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora. 3. Arrastre la lnea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

Activar y desactivar el vinculado automtico Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule automticamente a las

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tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automtico. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vnculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptar el vnculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella.

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A continuacin un ejemplo de las tareas creadas con sus duraciones en Microsoft Office Project

Fig. 1: Ejemplo de MSP Fuente: Propia 27