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Cdigo: GS-PR-006
Versin: 01
1. OBJETIVO
Realizar el acto de adquisicin de bienes y servicios de acuerdo a las normas legales y requisitos de la institucin, basados en la solicitud y evaluacin de conformidad de las compras y adquisiciones que permitan satisfacer las expectativas de los usuarios.
2. ALCANCE
Aplica a todas las reas de la Institucin que requieran de una compra.
3. DEFINICIONES
a. Proveedor: Persona fsica o jurdica que suministra productos o servicios (subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados. b. Orden de compra: La orden de compra es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega. c. Cotizacin: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin, en el cual se basa para elegir a uno u otro proveedor.
4. ASPECTOS GENERALES
a. Todas las compras de la Institucin se realizan con la aplicacin del presente procedimiento. b. Si la compra es de un producto de tecnologa, siempre debe comunicarse al proceso de recursos tecnolgicos, quienes realizan la compra y remiten al lder del Proceso de Bienes y servicios copia de la factura de compra y copia del requerimiento realizado al almacn firmado por el cliente interno que recibi a satisfaccin el Equipo. c. Sobre el comit de compras: Los miembros del comit de compras son: Vicerrector administrativo y Financiero, Contador de la Institucin, Director de compras y servicios generales, responsable de activos fijos, almacenista.
Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma: Reviso: Julin Andrs Duran Cargo: Director de Compras y Servicios Firma: Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma: Pgina 1 de 3 Fecha de Emisin 08/10/2012
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Cdigo: GS-PR-006
Versin: 01
El monto mximo de las compras a realizarse con y sin autorizacin del comit, lo define el comit de compras, dems funciones verificar acta de constitucin del comit de compras. Los activos fijos se manejan en el proceso de gestin financiera tras posterior compra del proceso de Gestin de Bienes y servicios.
DESCRIPCION
Se remite formato de requerimiento al proceso de Bienes y servicios. Se recibe el documento archiva solicitud.
RESPONSABLE
Todos procesos los
REGISTRO
Formato de requerimiento al almacn Formato de requerimiento al almacn
Verificar existencias
Verificar si se encuentra lo requerido en el almacn, si es as se entrega al solicitante Si no se tiene el elemento en el almacn se procede a realizar la compra del mismo, si el monto del elemento excede el estipulado por el comit de compras, se remite a la Vicerrectoria Administrativa y Financiera para su aprobacin, en comit de compras Si es el monto de la compra es superior al estipulado por el comit de compras se espera su aprobacin en comit, de lo contrario se elabora solicitud de compra (el formato de requerimiento al almacn se utiliza como orden de compra) Recepcin de elementos y verificacin de registro de orden de compra con la factura
de y
de y
de y
Correo electrnico
de y
11
Entrada a almacn
Almacenista
Factura Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma: Pgina 2 de 3 Fecha de Emisin 08/10/2012
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Cdigo: GS-PR-006
Versin: 01
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Envi de info a Vicerrectora Administrativa y Financiera Realizar orden de pago Ingreso al sistema, codificacin y envi a contabilidad Entrega de requerimientos a dependencia solicitante.
Enviar factura original y orden de compra a la Vicerrectora Administrativa y Financiera Realizar orden de pago, si es un Activo fijo se enva al responsable de activos fijos, si no se enva directamente a contabilidad. Ingreso al sistema, codificacin y envi a contabilidad Entrega y recepcin de materiales y diligenciar formato concerniente.
de y
Factura
y
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Responsable inventarios
de
Responsable almacn
de
Formato de requerimiento
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