EFECTIVO: Es la primera partida, la ms importante y las ms circulante que aparece en el Balance General, es la disponibilidad inmediata que la empresa cuenta

en el momento de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques que esta en caja o en banco y que se utiliza para fines generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades. (pago a proveedores, compra de activos fijos, pago de dividendos, pago de nmina, gastos operacionales, etc.)

CUENTAS QUE LO CONFORMAN - Caja Principal - Caja Chica - Banco Estn ubicadas en el Activo Circulante Disponible y tienen saldo Deudor

CAJA Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dndosele un cargo y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura.

REGISTRO CONTABLE

------------------X-------------------Caja xx Ingreso por Servicios o Ventas xx P/r ingresos por ventas

------------------X---------------------

Cuentas por pagar Pago a empleado Gastos varios Caja

xx xx xx xx

P/r desembolsos varios

-------------------X--------------------Banco Caja xx xx

P/r el depsito en la cuenta bancaria

FALTANTE O SOBRANTE EN CAJA FALTANTE

XX-X-XX

-XDiferencia en caja xx (cuenta transitoria) Caja xx

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el da xxx

xx-xx-xx

-xxx

Cuenta x Cobrar Diferencia en caja

P/r que el faltante existente en caja el da xxx

SOBRANTE x-xx-xx Caja -xxx

Diferencia en caja xx P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el da xx xx-xx-xx -xDiferencia en caja xx Venta o cuenta por cobrar xx P/R sobrante segn arqueo realizado el da xx proveniente de .....

Formulario de movimiento de diario de caja que contiene columnas de entradas (ventas) salidas( egresos varios) El efectivo en caja puede estar constituido por: - Dinero en efectivo en moneda nacional - Moneda extranjera en efectivo o cheque de gerencia - Cheques pagaderos por terceros - Giros postales o bancarios - Recibos de tarjetas de crdito pendientes por depositar - Vales de cesta ticket recibidos de clientes

El efectivo en caja no puede estar conformado por: - Cheques posfechados. Por razones legales no esta permitido aceptar cheques posfechados. - Cheques devueltos por falta de fondo. Deben reclasificarse a una cuenta por cobrar o cheques devueltos de clientes - Vales

CAJA CHICA - Es un fondo fijo que se crea a travs de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo para efectuar desembolsos menores. (Para no elaborar un cheque por una cantidad irrisoria, se pierde tiempo y papeleo) - La empresa debe definir el monto mximo y la naturaleza del gasto a pagar por el fondo. - Los pagos que se efecten deben estar aprobadas por las personas responsables y autorizadas para tal fin. - Deben asignarse los fondos fijos a personas responsables con controles estrictos a fin de que no se desve su fin. - Todo desembolso debe estar amparado por un comprobante de pago de caja chica y su respectiva factura.. - El custodio conserva todos los comprobantes de los pagos realizados, los cuales sern contabilizados en el momento que el fondo sea sujeto de reposicin.

CONSTITUCION O CREACION DE LA CAJA CHICA

XX-X-XX

-XCaja Chica o Fondo Fijo Banco

Dr.

Cr. xx xx

P/r creacin del fondo fijo o caja chica

Una vez creada caja chica no recibir ningn cargo o abono, es decir su saldo permanecer inalterable, a menos que se quiera aumentar, disminuir o cancelar su saldo

REPOSICION O REEMBOLSO

-Debe reponerse cuando el monto en Bolvares de comprobantes o facturas (desembolsos) asciende a un 75% de su monto total. - El custodio elabora la relacin de gastos, la solicitud de reembolso con los comprobantes debidamente autorizados para entregarlos a la persona autorizada (administrador o gerente) quien verificara el saldo aun disponible del fondo mas el total de los importes de los comprobantes que debe ser igual a la suma o saldo del fondo fijo, para emitir el cheque por la diferencia que corresponde a los pagos efectuados, a nombre de la persona responsable con el carcter NO ENDOSABLE. - Las facturas que soportan los pagos hechos por el fondo fijo debern ser inutilizadas con una maquina troqueladora o por medio de un sello que tenga la expresin Cancelado, para evitar que sean presentadas nuevamente para su cobro.

REGISTRO CONTABLE xx-xx-xx -xFletes s/ compra Gastos de artculos de escritorio Gastos de transporte Gastos de correspondencia Gastos de alimentacin Banco xx xx xx xx xx xx

P/R el reembolso o reposicin del fondo de caja chica de acuerdo a la relacin presentada por el custodio del fondo

AUMENTO DEL FONDO El registro contable es igual al de su constitucin, con la variante de que el monto a contabilizar es por la diferencia entre el fondo actual y el nuevo.

xx-xx-xx

-xxx xx

Caja Chica o fondo fijo Banco

P/R el aumento del fondo de caja chica del dpto. x

DISMINUCION DEL FONDO El registro se realiza en forma inversa al de su constitucin xx-x-xx Banco Caja Chica o fondo fijo P/R la disminucin del fondo fijo del Dpto. X Aqu se hace un depsito bancario, si no es as y se decide depositar en la caja principal el cargo se hara a caja y no a banco -xxx xx

FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA Se presenta cuando hay diferencia entre el saldo del arqueo y saldo contable del fondo

ARQUEO DE CAJA CHICA Consiste en la revisin e inspeccin de todos los valores en poder del custodio

FALTANTE

Este registro se realiza cuando se haga la reposicin, as xx-x-xx -xxx xx xx

Suma de todos los gasto Faltante de caja Chica Banco

P/R la reposicin del fondo de caja chica y el respectivo faltante

SOBRANTE Si hay sobrante este beneficia a la empresa, por lo tanto es tomada como una cuenta de ingresos llamada sobrante de caja chica xx-x-xx -xSuma de todo los gastos Banco Sobrante de caja chica P/R reposicin de caja chica y el respectivo sobrante xx xx xx

EJERCICIOS 1.- La empresa Jabillos S.R.L. posee una caja chica por Bs. 10.000 para manejar desembolsos en forma eficiente. El 15-4-05 el encargado del manejo de dicho fondo solicit que se aumentara el monto del mismo debido a que las reposiciones se estaban realizando con demasiada frecuencia. Una vez analizados los argumentos presentados, se decidi aumentar el monto de dicho fondo a Bs. 20.000. El 29-4-05 el encargado del manejo de fondo solicit la reposicin del mismo de acuerdo a la siguiente relacin:

Comprobantes por pago: Fletes en compras Traslado de personal Gastos Varios Timbres Fiscales Estampillas Artculos de Oficina Efectivo en caja chica Total Bs. 8.700 2.400 2.500 3.500 1.150 20.000 480 1.270

A los efectos de reponer el fondo se emiti un cheque Se pide: registrar en el diario principal el aumento y la reposicin de caja

2.- La empresa LOS HABILES SNC, posee una caja chica que fue creada con un monto de Bs. 25.000 para cancelar aquellas cantidades pequeas por las cuales no se justifica la realizacin de un cheque. El 17-5-05 el encargado del manejo del fondo, plante a la gerencia que el monto con el cual se haba abierto la caja chica era muy alto, lo que traa como consecuencia que las reposiciones se estaban realizando cada 4 meses. En vista de este caso, se decidi rebajar el monto de caja chica a Bs. 7.000, dicha disminucin se efectuar al momento de que se fuera a realizar la reposicin. El 11-8-05, el encargado del manejo del fondo solicit la reposicin, para lo cual entreg la siguiente relacin: Recibos por: Suministro de Oficina Fletes sobre compras Anticipos a empleados Estampillas Envo de correspondencia Bs. 7.230 4.100 3.600 5.600 4.130

Efectivo Total

340 25.000

En vista de lo aprobado se emiti un cheque. Se pide: registrar la reposicin de caja chica con su correspondiente disminucin

3.- Para el 09-4-05 el gerente de la empresa LOS ALTOS C.A., decidi realizar un arqueo sorpresa de caja chica, la cual fue creada con un monto de Bs. 10.000. Al efecto se present a la oficina del encargado del fondo y le solicit que le mostrara el contenido de caja chica a los efectos de proceder a su reposicin. Este arqueo mostr lo siguiente: Recibos por pago de agua Recibo por pago de luz Pago de taxis Efectivo Total en comprobantes y efectivo Bs. 612,50 1.250,15 1.150,00 7.187,35 10.200,00

En vista de que se encontr un sobrante, el gerente procedi a reponer la caja chica mediante la emisin de un cheque y registrar el sobrante. Se pide: realizar los registros correspondientes

4.- La empresa Ferretera Central SNC, tiene abierta una caja chica con un monto de Bs. 12.000 para la realizacin de pagos menores a Bs. 500. El administrador de la firma decidi el 13-7-05 realizar un arqueo sorpresa al mencionado fondo. En el arqueo se encontraron los siguientes comprobantes y efectivo:

Comprobantes: Aseo Artculos de oficina Traslado de personal Bs. 750 3.100 830

Efectivo Faltante Total

7.020 300 12.000

Se consider el faltante como anticipo al empleado Se pide: registrar la reposicin de caja Chica

5.- La empresa ABC C.A; decide crear un fondo fijo el 12-03-05 por Bs. 15.000, para lo cual emiti un cheque por ese monto. - El 31-03-05 El encargado del fondo solicit la reposicin del mismo, para la cual envi la siguiente relacin:

Comprobantes: Material de oficina Anticipo a empleados Correspondencia Fletes s/compra Efectivo Total Bs. 2.300 3.700 1.270 1.230 15.000 6.500

Se pide: - Registrar la creacin y la reposicin de Caja Chica

6.- La empresa Comercial Mesa C.A posee un fondo de Caja Chica por Bs. 80.000. El 2105-06 se decidi realizar un arqueo sorpresa al encargado de dicho fondo, encontrndose lo siguiente:

Fletes s/ Compras

Bs.

10.000

Anticipo a Empleados Articulo oficina Efectivo Total

20.000 30.000 20.000 80.000

Se pide: hacer el registro correspondiente