Sistem Pengurusan Fail

Disediakan Oleh : Mohd Zuki Arifin Pegawai Eksekutif PPD Dungun/Marang
Disuai dan ditambah Oleh : Tengku Adnan Mahmud Peserta NPQH 9/05 Institut Aminuddin Baki
DEDIKASI BUAT GURU-GURU SKTJ

DARIPADA
1. 2. 3. 4. TENGKU ADNAN MAHMUD HASSAN BIN EMBONG JONI BIN MOHAMAD MOHD NAJAMIN BIN ABDUL JALIL
Sistem Pengurusan Fail
RUJUKAN
1. AP BAB 3 2. AP BAB 5 3. AP BAB 6 4. MAMPU - SURAT MENYURAT - PEMELIHARAAN DAN PENYIMPANAN REKOD FAIL - FAIL MEMFAIL - PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSI-AGENSI KERAJAAN
DEFINASI
FAIL
- Mengandungi dokumen, surat dan catatan minit
SPF
- Meliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan
TUJUAN
* Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan
Membantu pegawai atau kakitangan yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerjakerja mereka
Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO 9001:2000
ISU DAN PERMASALAHAN

Surat yang diterima tidak direkod. Menggunakan kulit fail tidak mengikut kehendak Arahan Keselamatan dan ANM.
Fail dibuka tidak didaftarkan.

Membuka fail mengikut kehendak pegawai. Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100. Penyimpanan fail tidak secara teratur. Pergerakan fail tidak direkod. Fail-fail tidak dilupus dan dilupuskan tidak mengikut peraturan.
IMPLIKASI YANG TIMBUL

Surat diterima tidak dapat dikesan. Surat masuk dan keluar boleh dibuang atau dikoyak. Fail mudah hilang dan sukar untuk dikesan. Menyukarkan pegawai lain untuk mengambil tindakan.
Menyempitkan ruang pejabat (bilik fail).
KATEGORI FAIL
Housekeeping
Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan.
Functional
Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya.
KLASIFIKASI FAIL
RAHSIA BESAR RAHSIA - KUNING BERPALANG MERAH - MERAH JAMBU
SULIT
TERHAD TERBUKA
- HIJAU
- PUTIH DITANDA TERHAD - PUTIH
SAMPUL KECIL
- KUNING
CONTOH FAIL : RAHSIA BESAR

RAHSIA BESAR
TAJUK FAIL: Ada ditampal

kertas bagi menerangkannya.
RAHSIA BESAR
LAIN-LAIN BAHAGIAN ADALAH SERUPA SAHAJA DENGAN FAIL-FAIL LAIN.
CONTOH FAIL : RAHSIA RAHSIA
TAJUK FAIL: Ada ditampal

kertas bagi menerangkannya.
LAIN-LAIN BAHAGIAN ADALAH SERUPA SAHAJA DENGAN FAIL-FAIL LAIN.
Sampul Kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahaja. Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif.
JENIS-JENIS FAIL
Fail Umum
Fail Kakitangan/Personel
Fail-fail mengikut keperluan
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL
1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT
1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN

1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN
1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT
DIKLASIFIKASIKAN :
Rahsia Besar Rahsia Sulit
Terhad
1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN
Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian mana-mana pegawai
1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN
Semua surat-surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan catatkan untuk perhatian pegawai berkenaan
1.4 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
Buka surat dan copkan tarikh terima Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10)
Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian
Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan
2. PROSEDUR PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
1. PENGKELASAN FAIL 2. NOMBOR RUJUKAN FAIL
3. PENGGUNAAN KOD-KOD
4. MENDAFTAR FAIL BARU 5. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
6. MEMBUKA FAIL SEMENTARA
2.1 PENGKELASAN FAIL
Fail-fail boleh dibuka seperti : - Fail Umum - Fail Kakitangan / Personel - Fail-fail mengikut keperluan Fail-fail dalam kategori di atas boleh dibuka : - Terbuka - Terperingkat RB, R, S dan T
2.2 NOMBOR RUJUKAN FAIL
Rujukan Pertama Rujukan Kedua Rujukan Ketiga Rujukan Keempat Rujukan Kelima Rujukan Keenam
- Kod Ringkas Organisasi - Taraf Keselamatan - Kod Daerah / Institusi - Kod Subjek Utama - Kod Pecahan Subjek - Kod Subjek Kecil
2.3 PENGUNAAN KOD-KOD
a) Kod Ringkas Organisasi
b) Taraf Keselamatan
c) Kod Daerah / Institusi d) Kod Subjek Utama e) Kod Pecahan Subjek f) Kod Subjek Kecil
a) Kod Ringkas Organisasi
JPN - Jabatan Pelajaran Negeri PPD - Pejabat Pelajaran Daerah SK - Sekolah Kebangsaan SMK - Sekolah Menengah Kebangsaan SMKA - Sekolah Menengah Kebangsaan Agama
b) Taraf Keselamatan
RB - Rahsia Besar R - Rahsia S - Sulit Tiada Terhad/Terbuka
TARAF KESELAMATAN
JENIS FUNGSI WARNA
RAHSIA BESAR
Keselamatan Negara
Kuning berpalang merah (depan & belakang)

Merah Jambu berpalang Depan / Belakang Hijau Putih Putih
RAHSIA
Tender Kewangan Laporan sulit Soalan Fail peribadi Dokumen Terbuka Harian
SULIT TERHAD BIASA
c) Kod Daerah/Institusi
Kuala Terengganu Dungun/Marang Hulu Terengganu Kemaman Besut Setiu Institusi
- 01 - 02 - 03 - 04 - 05 - 06 - susunan mengikut sekolah-sekolah berkenaan
d) Kod Subjek Utama
Pentadbiran Perkhidmatan Kewangan Bekalan & Kontrak Pendidikan
- 100 - 200 - 300 - 400 - 500
e) Kod Pecahan Subjek Utama
KEWANGAN Prosedur Kewangan - 01
Anggaran Belanjawan
PERKHIDMATAN Alamat Anugerah & Kehormatan Buku Perkhidmatan Cuti Penanggungan Kerja Kesihatan & Perubatan - 01 - 02 - 03 - 04 - 06 - 07 Peruntukan Perakaunan Terimaan Bayaran
- 02
- 03 - 04 - 05 - 06
BEKALAN & KONTRAK Pengubahsuaian / Pembaikan - 01 Penyelenggaraan Perolehan & Pembinaan Perolehan Perkhidmatan Perolehan Bekalan Pengurusan Aset Pengurusan Stor Pelupusan & Hapuskira - 02 - 03 - 04 - 05 - 06 - 07 - 08
Gaji/Emolumen
- 07
Kenaikan Pangkat/Pemangkuan - 05
Cara Memberi Nombor Rujukan

1. PPD.01/100/02/1 >> PPD.01 >> 100 >> 02 >> 1 - Kod Organisasi Daerah K.T - Kod Pentadbiran - Arahan / Pekeliling - Pekeliling KPM/JPN
2. PPD.02(S)/200/18/1 >> PPD.02 >> (S) >> 200 >> 18 >> 1 - Kod Organisasi Daerah Dungun/Marang - Taraf Keselamatan Sulit - Kod Perkhidmatan - Kod Tatatertib - Lembaga Tatatertib
.pengkelasan fail
Tahap pertama:
01. Asrama 02. Hal Ehwal Murid 03. Kemudahan Fizikal 04. Stok 05. Kokurikulum
..pengkelasan dan nombor fail

Tahap kedua
Nombor 02/01 02/02 Perkara Bantuan dan Biasiswa Berhenti Sekolah
02/03
02/04
Bimbingan & Kaunseling

Disiplin
..pengkelasan dan nombor fail

Tahap Ketiga
Nombor Perkara 02/01/001 Bantuan Pakaian Raya 02/01/002 Bantuan Cermin Mata 02/01/003 Bantuan Murid 02/01/004 Maklumat Murid Miskin
Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu di minitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam/biru
Contoh Kertas Minit:

Surat dari..bertarikh..2006 Dikandungkan pada..Rujukan No Surat kepada.bertarikh2006 Dikirimkan pada2006 Dakwat MERAH
Dakwat BIRU/ HITAM
2.4 MENDAFTAR FAIL BARU
Sediakan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) dan Doket Faharasat Abjad (Am 89A)
Taip butiran maklumat seperti berikut :

- Nombor Rujukan Fail - Tajuk Fail Doket Faharasat Bilangan (Am 89) digunakan untuk pergerakan fail
2.5 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
Kandungan melebihi 100 kandungan atau kurang tetapi dianggap terlalu tebal hendaklah ditutup
Buka Jil 2 atau Jil 3

Fail asal hendaklah ditanda DITUTUP JIL 2 DIBUKA Fail baru dibuka dengan nombor rujukan yang sama dan ditambah Jil 2 atau Jil 3
3. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
1. CARA PENYIMPANAN 2. PERGERAKAN FAIL 3. SIMPAN DALAM PERHATIAN
3.1 CARA PENYIMPANAN FAIL
Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi
Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan
3.2 PERGERAKAN FAIL
Catat semua pergerakan fail dan catatkan di belakang kertas Doket Faharasat Bilangan atau Buku Pergerakan Fail
3.3 SIMPAN DALAM PERHATIAN
Simpan dalam perhatian (SDP) fail berkenaan sehingga masa ditetapkan.
Perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang diperlukan

Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Harian Rasmi.
4. PROSEDUR PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
1. PEMISAHAN FAIL 2. PEMINDAHAN FAIL 3. PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL
4.1 PEMISAHAN FAIL
Asingkan fail aktif dengan fail-fail tidak aktif Fail aktif, fail yang masih digunakan dan dirujuk lebih 2 kali dalam setahun Fail tidak aktif, fail yang tidak pernah dirujuk dalam tempoh setahun
4.2 PEMINDAHAN FAIL
Fail-fail yang tidak aktif perlu dipindah ke Arkib Negara tetapi mempunyai nilai kekal dan rujukan
Fail diwujud sebelum dan pada tahun 1948

Fail peribadi kakitangan Dipersetujui oleh Arkib Negara berdasarkan jadual pemindahan rekod
4.3 PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL
Fail-fail yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai penyelidikan dan perundangan.
Fail-fail rosak dan tidak boleh digunakan lagi.

Fail-fail yang tamat tempoh simpan mengikut jadual pemindahan rekod yang dipersetujui oleh Arkib Negara.
PENUTUP
PENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA SEPANJANG PERKHIDMATAN

Sistem Pengurusan Fail

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Sistem Pengurusan Fail

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Disediakan Oleh : Mohd Zuki Arifin Pegawai Eksekutif PPD Dungun/Marang

DEDIKASI BUAT GURU-GURU SKTJ