Pengurusan GERKO

SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

Disampaikan oleh

TENGKU ADNAN MAHMUD MPKTBR

Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014

Skop / Tajuk ( 2 jam )

Sistem dan jenis-jenis fail Prosedur penulisan surat rasmi Komunikasi rasmi melalui media eletronik

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014 2

Apakah Sistem Fail?

Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekodrekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

Definisi fail
Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

Prinsip-Prinsip Sistem Fail

Rekod yang tersusun Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis Mudah disediakan dan disimpan Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan Rekod penyimpanan dan pengeluaran
Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014 5

Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
Abjad Perkara Angka Tempat dan kawasan

Menggunakan kod;
Nombor Ringkasan
Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014 6

.pengkelasan fail
Tahap pertama:
01. Kurikulum 02. Kokurikulum 03. Hal Ehwal Pelajar 04. Kewangan 05. Asrama
Kokurikulum MPKTR/02
Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap kedua Nombor 02/01 02/02 Perkara JK Kokurikulum Sukan dan permainan

02/03
02/04

Unit Berunifom
Kelab dan Persatuan

Kokurikulum/Unit Berunifom MPKTR/02/03/

Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014 8

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap Ketiga Nombor 01 02 03 04 Perkara Persekutuan Pengakap Pandu Puteri Puteri Islam Bulan Sabit Merah

MPKTR/02/03/02 Pandu Puteri

Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014 9

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap keempat
Nombor 01 02 03 04 Perkara Mesyuarat Maklumat Ahli Perlembagaan Perancangan tahunan

MPKTR/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014 10

Peringkat Keselamatan Fail

JENIS RAHSIA BESAR FUNGSI Keselamatan Negara WARNA Kuning berpalang merah (depan & belakang)

RAHSIA

Tender Kewangan
Laporan sulit Soalan Fail peribadi Dokumen
2/11/2014

Merah Jambu berpalang Depan / Belakang

Hijau Putih Putih
11

SULIT TERHAD BIASA

Terbuka Pengurusan Gerko - NI2003 Harian

Sampul Kecil
Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahala Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

12

Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

13

Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ; MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan Segera(Am 99B) @ Tindakan Serta Merta(Am 99)

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

14

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

Kategori Surat Rasmi :
Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan Memohn ceramah. Memohon lawatan.

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

15

Format Umum
Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) Tarikh Alamat Penerima Melalui (jika berkenaan) Menghadap / pembukaan surat
Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014 16

.format umum
Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan, nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

17

Komunikasi rasmi
Media eletronik
Radio Televisyen E-mail Faks

Media cetak
Akhbar Majalah

Lain-lain
Poster Banner Brosur
Pengurusan Gerko - NI2003
2/11/2014 18

Bahan Rujukan
Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

19

Rumusan
Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi

Pengurusan Gerko - NI2003

2/11/2014

20