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Pontificia Universidad Católica de Chile

Facultad de Ciencias Sociales


Curso: Capacitación en Recursos Humanos

Control y Evaluación
De la Capacitación

María Paz González


Paula León
Montserrat Lewin
Mayo, 2001.
Introducción

En este texto se pretende exponer las características de la evaluación de la


capacitación, así como también cuándo y cómo realizarla, además de los niveles y ámbitos
en los que ésta puede operar. Por último se destacará la relevancia de ésta en el proceso de
capacitación.
Previo a exponer esto, aclararemos dónde se inserta la evaluación en del subsistema
de capacitación.

En el subsistema de Capacitación de Recursos Humanos se pueden distinguir, al


igual que en el interior de cualquier organización, cuatro funciones:
- De Planificación: relacionar la política de capacitación con los objetivos
generales de la organización.
- De Organización: dar orden o estructura interna al subsistema de capacitación,
asigna responsabilidades y autoridad, coordinando las relaciones y los sistemas
de información externa e interna.
- De Dirección: mediante e contacto directo y con adecuado sistema de
información y comunicación, se intenta asesorar y proporcionar conocimientos
técnicos en materia de capacitación y comunicar sobre aspectos generales al
interior de la organización.
- De Control: destinada a medir avances, errores y señalar los cambios necesarios
a realizar. Ésta debe ser objetiva, flexible, comprensible y en lo óptimo debería
llegar a demostrar la rentabilidad de la capacitación. Por lo tanto, implica una
evaluación total del subsistema: en el control de la aplicación de las políticas, en
la evaluación de la programación general, en la evaluación de cada uno de los
cursos, evaluación del personal de la unidad y en comprobar y demostrar la
rentabilidad de la capacitación (Gili, 1982, pág 21)
¿Qué es la Evaluación?

La evaluación de la capacitación forma parte de la cuarta función, ya descrita, y se


refiere a: “dar una mirada global al desarrollo de la capacitación en un momento dado. De
allí se define como un proceso continuo y sistemático que mide los efectos tanto específicos
como generales de ella. Determina el grado de congruencia o discrepancia entre los
objetivos de la capacitación y los resultados de las actividades capacitadoras, como una
forma de respuesta a las necesidades detectadas anteriormente. (Gili, 1982, pág. 73)

Antes de Evaluar, Considerar...

En primer lugar, que la evaluación se constituye en un elemento práctico y útil sólo


en la medida que haya un resultado concreto o real que medir, que indique el grado de éxito
de un programa y de la labor de quienes participan en él.

En segundo lugar, para que la evaluación tenga un significado real, debe estar
relacionada directamente con los objetivos, los cuales deben ser: realistas, comprensibles,
viables y mensurables.

En tercer lugar, para llevar a cabo la evaluación debe tenerse en cuenta


concretamente la naturaleza de la organización, el medio en el que ella está inserta, el tipo
de trabajo que realiza y las características de las personas que en ella trabajan.
¿Qué variables se incluyen en la evaluación?

Se pueden describir tres focos a evaluar:

1.- Evaluación referida a los alumnos: comprende tres tiempos; una previa a la
capacitación, diagnóstica, con el fin de obtener información sobre el nivel de
cualificación de los participantes; otra desarrollada a lo largo del curso, formativa,
que permite reajustar el diseño para mejorar la consecución de los objetivos; otra
realizada al finalizar el curso, sumativa, que permite valorar la consecución de los
objetivos y el rendimiento alcanzado por los alumnos, además permite tomar
decisiones de continuar con nuevas acciones formativas.

También desde este foco se pueden distinguir distintos ámbitos a evaluar:


• Reacción, referida al grado en que los entrenados disfrutaron el programa de
capacitación, es decir, la medición de sentimientos de los participantes.
• Aprendizaje, referido a los principios, hechos y técnicas comprendidos y
absorbidos por los sujetos capacitados. Acá, aún no incluye el uso que el sujeto hará
para la realización de su trabajo. En este ámbito, se pueden diferenciar tres esferas
del aprendizaje: cognoscitiva, psicomotriz y afectivo.
• Actitud, mide si realmente ha habido un cambio de conducta del trabajador
en el desarrollo de su actividad (desempeño laboral), esta modalidad permite
comprobar si los trabajadores capacitados han modificado aptitudes anteriores
después de lo aprendido.

2.- Evaluación de la programación: comprende los siguientes aspectos, los cuales


actúan como indicadores:
• Diseño, responde a la valoración que aporta información sobre la adecuación
de los pasos de la capacitación a sus fines, entre otros:
- diagnóstico de necesidades
- objetivos del curso
- contenido del curso
- técnicas de instrucción utilizadas
- medición del aprendizaje
- materiales
- aulas
- selección de los participantes
- comunicación del evento
- control de los participantes
• Profesorado, aporta información sobre la idoneidad del profesorado en sus
facetas técnicas y didácticas. Permite tomar decisiones respecto al reciclaje del
profesorado en sus distintos vertientes.
• Gestión, en relación a la calidad de la gestión del curso y la adecuación de
los tiempos utilizados durante la impartición del curso, a la necesidad a satisfacer.
Se incluyen las decisiones y elecciones en relación a los materiales, el lugar, la
selección de los participante, etc.

3.- Evaluación de Eficacia y Rentabilidad: trata de comprobar la adecuación del


aprendizaje al puesto de trabajo indicado.

Esta evaluación se centra en los resultados tangibles posteriores del


programa, referido a temas como: reducción de costos, mejora de calidad, mejora de
la moral, reducción de quejas de clientes, etc. Muchas veces se hace difícil
discriminar entre los efectos propios de la capacitación y los de otras variables
externas (sentirse considerado, por ejemplo), no obstante los tipos de aprendizajes
medibles pueden ser evaluados de este modo (mejora en la mecanografía y número
de quejas, por ejemplo) ya que es posible medir un antes y un después.

A primera vista, parece sencillo calcular el costo/beneficio de la


capacitación, pero su aplicación es bastante compleja y exige rigor en la exactitud
de los datos que se señala. A partir de la asignación de recursos para la capacitación
se exige maximizar los resultados. Las actividades de capacitación demandan costos
directos (instructores, material didáctico, material fungible, horas trabajador,
asignación de colación, movilización, otros) e indirectos (referidos a la
administración de la capacitación: personal responsable de la tarea, equipamiento
de la unidad, otros)

Los beneficios de las actividades de capacitación corresponden a la


rentabilidad que reportan o devuelven en un determinado período traducidos en
valores cuantitativos expresados en dinero. Entre los beneficios que las acciones de
capacitación producen existen algunos que son posibles de medir a través del
rendimiento de la producción, del control de calidad, del tiempo destinado a realizar
un determinado trabajo, de la disminución del ausentismo, etc. Por otra parte existen
beneficios no tan fáciles de medir, muchas veces intangibles realizados a elementos
cualitativos que dicen relación con el desarrollo del trabajador como persona
(modificación de valores, adquisición de hábitos, mejor comprensión de roles) y del
desarrollo de la organización (clima laboral, relaciones interpersonales). Entonces
con los datos totales de los costos que la capacitación implica y de los beneficios
que ésta proporciona a la organización, es posible calcular la rentabilidad de la
capacitación.

Fórmula: Rc = Bc
Cc

La Rentabilidad de la capacitación (Rc) es igual a los beneficios de la


capacitación (Bc) divididos por los costos de la mima (Cc)

Esta evaluación, se realiza en distinto momentos temporales, por lo que


también se le denomina evaluación longitudinal o seguimiento. Ésta evalúa a
mediano y largo plazo (3, 6 o 12 meses) los resultados de la capacitación en el
desempeño.
La responsabilidad del seguimiento recae directamente en el jefe inmediato o
en el supervisor del trabajador capacitado, con la colaboración y asesoría del
encargado de la capacitación de la organización.

Esta evaluación puede hacerla el propio trabajador capacitado y/o jefe


directo o supervisor. Entonces estudiar el seguimiento exige un sistema de
intercomunicación posterior al curso dentro de un plazo prudente.

¿Qué Herramientas Utilizar?

La elección de la herramienta de evaluación va a depender directamente de la


operatividad de los objetivos, cuando estos últimos sean de carácter cuantitativo las
herramientas más comunes a utilizar son aquellas que incluyen elementos de respuestas
cerradas: cuestionarios, tests, entre otros. En cambio si los objetivos son de carácter
cualitativo se llevarán a cabo técnicas como observación, entrevista abierta, entrevistas
semi-estructuradas, grupo focal, etc.

¿Es necesario elaborar y entregar un informe de la evaluación?

Una vez evaluada la capacitación es importante elaborar un documento que de a


conocer los resultados más relevantes de la capacitación en general. Debe proporcionar
datos cualitativos y cuantitativos. La difusión de este informe al interior de la organización
es esencial, especialmente entre aquellas personas que de un modo u otro deben tomar
decisiones acerca de la capacitación o que simplemente intervienen en el proceso.
¿Es relevante realizar la evaluación en cada capacitación?

Es necesario tomar muy en serio el proceso de evaluación ya que el futuro de los


entrenadores y de los programas mismos dependen en alto grado de la habilidad que tengan
éstos para evaluar y usar los resultados de ésta con provecho. De este modo, la evaluación
ayuda a la validación de la capacitación como un proceso que aporta al desarrollo de las
personas y de la organización.

Además, considerando que en la capacitación se utilizan recursos personales y


financieros, es necesario proceder a una evaluación oficial de los resultados que la
capacitación provea, con el fin de rectificar y perfeccionar la gestión del subsistema de
Capacitación en Recursos Humanos.
Conclusiones

Consideramos que el tema del control y la evaluación de la capacitación es un


componente de suma importancia dentro del subsistema de capacitación en Recursos
Humanos. Ya que además de validar al proceso ante los encargados de las políticas
respecto al tema, entrega información respecto a la situación de la organización, sirviendo
de retroalimentación para futuros programas y otros sistemas dentro del área de Recursos
Humanos (Promociones, Desarrollo Organizacional, Remuneraciones, etc.).

Es por esta razón, que se debe tener en cuenta que la evaluación deber ser
congruente con los objetivos de la capacitación, y que, éstos a su vez debieran estar
formulados a partir de una real y atingente detección de necesidades.

De este modo, al realizar la evaluación de una capacitación, se debe considerar que


ésta es parte de un proceso, y del cual es parte fundamental en tanto informa sobre los
resultados y la eficacia del proceso completo. Sin embargo al evaluar se deben tener
presentes varias preguntas, de modo tal que éstas ayuden a la adecuada consecución de ésta.

Estas preguntas son:


- ¿por qué evaluar?: para controlar si los objetivos planteados están y fueron
cumplidos con las acciones realizadas. Para detectar las posibles causas del
incumplimiento de los objetivos y así dar información pertinente para futuras
instancias capacitadoras.
- ¿Cuándo evaluar?: siempre que se realice cualquier actividad que pretenda
generar un cambio en las personas y en las organizaciones para disminuir la
brecha entre la situación inicial y la situación deseada. De este modo, siempre
que se hayan detectado necesidades reales, planteado objetivos claros, realistas,
comprensibles, viables y mensurables; y se hayan llevado a cabo acciones en
relación a éstos para alcanzar las metas de la organzación.
- ¿En qué niveles evaluar?: una evaluación integral debiera abarcar los tres
niveles: el alumno (reacción, aprendizaje y actitud), la programación (diseño,
profesorado y gestión) y la eficacia y rentabilidad (los costos y beneficios de la
capacitación)
- ¿Cómo evaluar?: considerando las personas que participan de la capacitación,
los niveles a evaluar, el tipo de instrucción realizada y los contenidos de la
capacitación, entre otros, se deberá determinar que instrumentos con los cuales
realizar la evaluación.
- ¿A quién informar sobre la evaluación?: a todas las personas implicadas en
mayor o menos medida en el proceso, es decir, tanto a las personas encargadas
de tomar decisiones, como a los que fueron receptores de esta acción.

Por último, cabe destacar la relevante doble función que cumple la evaluación. Por
un lado como fuente de retroalimentación para la rectificación en el proceso de
programación de la capacitación misma. Y, por otro lado, la provisión de información
relevante para la detección de nuevas necesidades, las cuales pueden iniciar un nuevo
proceso de capacitación y, además, potenciar decisiones en los otros subsistemas de
Recursos Humanos.
Bibliografía

1. Craig, R. & Bittel, L. (1973) Manual de entrenamiento y desarrollo de personal.


Editorial Diana: México.
2. Gili, M., Rotondo, M. & Squella, I. (1982) La administración de la capacitación
ocupacional en la empresa. Ediciones Universidad Católica de Chile: Santiago.
3. Rodriguez, M. & Ramirez-Buendía, P. (1991) Administración de la Capacitación.
McGraw-Hill: México.
4. Rodriguez, J. & Medrano, G. (1993) La formación en las organizaciones. Editorial
Eudema: Madrid.