ACTIVIDAD 1 ALUMNA: JOHANNA CAROLINA NOCUA MENDOZA CURSO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

DIAGRAMA DE FLUJO

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ASISTENCIA DE GERENCIA

Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los siguientes procesos, elaborados en diagramas de flujo, para la Asistencia de Gerencia.
1. PRODUCCIN DOCUMENTAL INICIO

Elabora el Documento.

Remitirse a: Conoce la normatividad que aplica a ste proceso? NO Tabla de Retencin Documental aprobada por el comit de archivos de la Empresa. Ley 594 de 2000. www.archivogeneral.gov.co.

SI

La Asistente de Gerencia, procede a elaborar los documentos y a conservarlos depende a la T.R.D. en todos sus soportes.

Los expedientes se sealizan y/ o se elabora un rtulo, segn el soporte

Es objeto de conservacin? NO SI Ver T.R.D. y calendario de transferencia Documental de la Empresa.

Ver T.R.D. y proceder a la eliminacin de documentos, mediante una Acta de eliminacin.

FIN 2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

INICIO

La Asistencia de Gerencia, recepciona los documentos que llegan para el Gerente General.

La Secretaria registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los documentos que llegan, con un nmero de radicado y firma el recibido para el mensajero.

FIN

3. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS INICIO

La Secretaria es la responsable de la organizacin de archivos de gestin. Y todos aquellos documentos objeto a transferencia Documental al Archivo Central.

Remitirse a: Se organizan de acuerdo a la T.R.D.? NO Tabla de Retencin Documental aprobada por el comit de archivos de la Empresa.

La secretaria observa y aplica la T.R.D. y procede a clasificar la informacin de acuerdo al nivel de conservacin

La Secretaria ordena los expedientes en carpetas de yute, teniendo en cuenta que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva rotulacin.

Es objeto de Transferencia documental?

NO

FIN

SI

La secretaria, elabora el inventario documental, relacionando la documentacin a transferir (Ver T.R.D.)

La secretaria, se comunica con las personas especializadas del Archivo Central, (Ver calendario de transferencia documental) y programa la respectiva transferencia.

FIN

4. TRAMITE DE DOCUMENTOS INICIO

La Secretaria recibe la documentacin para el respectivo trmite.

Amerita trmite? NO

FIN

Por medio de la Gerencia, la Secretaria da trmite a las rdenes del gerente, de acuerdo a los documentos recepcionados.

FIN

5. CONSULTA DE DOCUMENTOS INICIO

La secretaria se remite al Archivo Central, para corroborar informacin y solicita los documentos por medio electrnico. Teniendo en cuenta y verificando la respectiva transferencia.

El Archivo Central verifica la informacin, y procede a realizar la bsqueda de la informacin.

El Archivo Central responde a la solicitud, y procede a prestar la informacin solicitada.

FIN