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A todos aqueles que vivem e criam um mundo de ddiva,

ndice
Introduo.......................................................................................................6 Preguia e Produtividade...........................................................................7 Para que serve e o que vai encontrar neste livro......................................10 Parte 1 Metodologias e sistemas de produtividade.......................................12 Getting T ings !one "GT!#....................................................................1$ %&andonar a 'rgani(ao e Gesto de Tempo....................................1$ % ess)ncia do m*todo..........................................................................1+ ,ase 1 - .ecol er.................................................................................1/ ,ase 2 - Processar................................................................................2$ ,ase $ - 'rgani(ar...............................................................................27 ,ase 0 1 .ever.....................................................................................$0 ,ase + 1 ,a(er......................................................................................$2 3omear com GT!.............................................................................02 Perguntas e respostas 4requentes.........................................................0+ %ction Met od.........................................................................................07 's componentes elementares..............................................................02 !a teoria 5 pr6tica...............................................................................02 Personal 7an&an......................................................................................+1 3onstruir o seu pr8prio 7an&an..........................................................+2 Matri( de 9isen o:er..............................................................................++ 's quatro quadrantes...........................................................................++ ,uncionamento....................................................................................+7 T*cnica Pomodoro...................................................................................60 ,uncionamento....................................................................................60 !o It Tomorro:.......................................................................................60

;o que&rar a cadeia................................................................................6+ ,uncionamento....................................................................................66 %spectos 4undamentais para se ser produtivo..........................................62 Gerir um calend6rio.............................................................................62 Manter uma &oa lista de tare4as...........................................................70 <idar com email..................................................................................72 ,oco vs Multi-tas=ing..........................................................................7+ 3urar a procrastinao.........................................................................77 Prioridades> sa&er o que * realmente importante................................20 Tirar tempo para ser produtivo............................................................21 Produtividade em 9quipa.........................................................................22 %spectos c ave para a produtividade em equipa................................20 'pen ?pace Tec nolog@......................................................................27 Parte 2 9strat*gias para uma Mente Produtiva............................................./$ %prendi(agem e Mem8ria......................................................................../+ ?incronia de emis4*rios...................................................................../+ Mel orar e acelerar o processo de memori(ar..................................../6 Mapas Mentais.........................................................................................// Guia para um &om mapa mental.......................................................100 Modelo de Planeamento ;atural............................................................102 ' que *A.............................................................................................102 Prop8sito............................................................................................10$ Biso..................................................................................................100 3omoA...............................................................................................106 'rgani(ar e %gir................................................................................107 Cori(ontes de ,oco................................................................................10/ Dm guia para a vida..........................................................................10/ 3onstruEndo o seu modelo.................................................................111

?a&er de4inir &ons o&Fectivos.................................................................110 !e4inir a meta....................................................................................110 Beri4icar a meta.................................................................................11+ Implementao..................................................................................112 % Produtividade e 9u..................................................................................11/ Material de %poio.......................................................................................120

INTRODUO

PREGUIA E PRODUTIVIDADE
3omear um livro so&re produtividade a 4alar de preguia pode parecer &astante contradit8rio ouG no mEnimoG estran o. Para muitas pessoasG so dois conceitos que se situam em lados opostos de um espectro. Para outrasG como euG esto muito pr8Himos. ?er6 que perco a con4iana do leitor se con4essar desde F6 que eu pr8prio sou uma pessoa preguiosaA ;a verdadeG 6 uma citao 4amosa de .o&ert Ceinlein que nos di( que so as pessoas preguiosas que 4a(em o mundo avanarG pois so elas que procuram sempre a maneira mel or e mais 46cil de 4a(er as coisas. ;a min a opinioG o mesmo se aplica a avanos na 6rea da produtividade. Para unsG produtividade * tudo aquilo que temos que 4a(er discriminado em listas intermin6veis de tra&al o 6rduo e preocupaIesJavisos constantes para que nada 4ique esquecido. Para outrosG ser produtivo signi4ica sentir-se reali(ado com os resultados atrav*s da optimi(ao da 4orma como se tra&al aG para que o mesmo "ou mais# seFa alcanado com um es4oro mEnimo. ?a&er 4luir com e no tra&al oG * uma 4orma &em mais inteligente de se viver. ' que nos interessa no * contar o nKmero de oras que se dedicou a tra&al arG nem mesmo o nKmero de tare4as que se concluiu num determinado espao de tempo. ' que *G entoG a produtividadeA ;os :or=s ops e 4ormaIes que ten o reali(ado ao longo dos Kltimos anosG tive a oportunidade de ensinar e aprender com pessoas de ramos pro4issionais &em di4erentes> empres6riosG conta&ilistasG pro4essoresG motoristasG artistasG alpinistasG en4ermeirosG advogados e at* mes a tempo inteiro. 3ada um tem a sua pr8pria de4inio de produtividade. Dns

de4endem a quantidade de tra&al o reali(adoG os resultados que so capa(es de mostrarG outros pre4erem a qualidade e e4ici)ncia do tra&al oG a reduo do tempo utili(ado e ainda outrosG que v)em a produtividade como algo menos tangEvelG associado a o&Fectivos mais a&stractos ou amplos e sensaIes de reali(ao pessoal ou pro4issional. 3erto * queG a produtividadeG no passa de um conceito mentalG que cada um constr8i com &ase nas suas pr8prias estruturas psEquicas. ;o entantoG para estarmos numa &ase comum de entendimento ao longo deste livroG conv*m assentarmos num signi4icado. Lruce <ee ensinavaG tanto nas artes marciais como na pr8pria vidaG a sermos como a 6gua. ?em 4ormaG mas gan ando a 4orma. ?em lutaG mas contornando os o&st6culos 4luidamente. ;o dever6 aver mel ores eHemplos e analogias para este tema da produtividade do que aqueles encontrados nas artes marciaisG porque sa&er tra&al ar "e viver#G * tam&*m uma arte. ;o se trataG portantoG da intensidade do tra&al o e muito menos da quantidade. Mas sim da capacidade de concentraoG da 4luide( e de ser capa( de atingir os mel ores resultados possEveisG aplicando o mEnimo es4oro necess6rio. A produtividade directamente proporcional nossa capacidade de relaxar - David Allen 3omo aplicamos este conceito ao nosso tra&al o do dia-a-diaA ?e a produtividade est6 relacionada com o relaHamentoG onde 4ica a imagem do tra&al ador sempre ocupadoA 9ste * um outro aspecto interessante do conceito moderno de produtividade. Para muitas pessoasG ser produtivo implica tra&al ar muitoG colocar muita energia e es4oroG ter o smartphone sempre na mo para responder aos

emails o mais rapidamente possEvelG talve( at* perder algumas noites ou 4ins-de-semana a adiantar coisas que t)m que ser 4eitas. ' que * isso de Mtempo livreN ou Mno 4a(er nadaNA 9sta * uma imagem que temos que mudar. Mais uma ve(G * a qualidade e no a quantidadeG que nos interessa. Foque-se em ser produtivo e no em estar ocupado - Tim Ferriss ;um mundo que cada ve( eHige mais tra&al o com ateno e dedicao quase permanenteG ser capa( de desligar e relaHarG para ser produtivoG * um salto quOntico para uma nova 4orma de viver. ' impacto positivo que essa nova 4orma de estar tr6(G quer 4Esico quer mental *G para mimG um dos principais o&Fectivos daquilo que ensinoG apoio e pretendo passar com este livro.

PARA QUE SERVE E O QUE VAI ENCONTRAR NESTE


LIVRO
9ste livro surge para colmatar uma 4al a na disponi&ilidade de se encontrar material pr6ticoG a&rangenteG simples e Ktil para todosG so&re produtividade e optimi(ao dos nossos processos mentais relacionados com a organi(aoG de4inio e concreti(ao de o&Fectivos. 9m&ora as 4ormaIes que ten o dado ao longo dos anos se 4oquem na metodologia GT! 1 pois acredito ser a mais completa e 4uncional de tudo o que con eci at* oFe 1 F6 ensinei em v6rios casosG di4erentes metodologias e t*cnicas queG quer pela simplicidadeG quer por outras caracterEsticas distintasG se aplicam mais e4ica(mente em conteHtos ou necessidades particulares. PuisG por issoG reunir neste livro as principais metodologias de produtividade pessoal e pro4issional. ;a Parte 1 vai encontrar tanto sistemas mais completos que permitem gerir e integrar v6rias 6reas em simultOneoG como outras t*cnicasG &em mais simplesG que em muitos casos parecem ser o que muitas pessoas procuram para resolver pequenos pro&lemas. Inclui ainda uma seco dedicada 5 produtividade em equipas e mel oramento de reuniIes. Mas se 4ic6ssemos por aEG no estaria a partil ar tudo aquilo que considero Ktil neste Om&ito da produtividadeG de um tra&al o optimi(ado e de uma vida mel or. C6 tam&*m uma s*rie de estrat*giasG 4erramentas e m*todos que nos permitem criar e manter essa produtividade idealG usando para isso nada mais do que o nosso pr8prio c*re&ro. ;a Parte 2 vamos eHplorar algumas das que considero mais importantes e que l e iro permitir optimi(ar a 4orma como vive e tra&al a.

PARTE 1 METODOLOGIAS E SISTEMAS DE


PRODUTIVIDADE

GETTING THINGS DONE (GTD)1


Abandonar a Organiza !o e Ge"#!o de Te$%o ;uma era em que o volume e a compleHidade da in4ormao no param de aumentarG precisamos cada ve( mais de m*todos e 4erramentas que seFam e4ica(es em lidar com todos os compromissosG que consciente e inconscientemente criamos na interaco com essa in4ormao. 's to 4alados m*todos e sistemas de organi(ao e Mgesto de tempoN so cada ve( mais incapa(es de provar a sua e4ici)nciaG 4ace a taman a compleHidadeG volume e velocidade a que vivemos e tra&al amos. % ra(o pela qual muitas destas soluIes t)m 4al adoG * a 4alta de capacidade de recon ecerem as di4erentes dimensIes nas quais o nosso tra&al o "responsa&ilidadesG tare4asG compromissosG planosG etc# tem que ser clari4icadoG de4inido e 4eito. ;o entantoG todas elas ignoram essa compleHidade ao 4ocarem-se unidireccionalmente na organi(ao ou na gesto do tempo. Pualquer pessoa que ten a 5 sua responsa&ilidade v6rias tare4as e se queira sentir mais em pa( com elasG vai certamente tomar a iniciativa de se Morgani(arNG e muito provavelmente vai 4a()-lo criando a tradicional lista de tare4as "to-do list#. ' pro&lema com estas listas de tare4asG * que /0Q dos seus conteKdosG so amontoados con4usos de coisas que no esto claras nem &em de4inidas. Ter McarroN na listaG * uma coisa. ?a&er que queremos 4inali(ar a inspeco do carro e que a Knica pea que podemos mover actualmente para atingir esse o&Fectivo * Mtele4onar para a garagem e 4a(er a marcaoNG * outra completamente di4erente. Pueremos dar ateno 5quilo que verdadeiramente c ama a nossa atenoG e no deiHar que a nossa
1 GT! e Getting T ings !one so marcas registadas da !avid %llen 3ompan@.

energia psEquicaG seFa su&tilmente gasta com algo que ainda no sa&emos claramente o que *. ;a metodologia Getting T ings !oneG decompRr assuntos no clarosG e clari4icar ao pormenor o compromisso que estamos conscientemente a criar com cada um delesG assim como identi4icar pr8Himos passos que seFam eHequEveisG * um dos processos 4undamentais para trans4ormar positivamente qualquer sistema de produtividade e organi(ao. ?er &astante organi(ado com coisas que continuam a&stractasG tem pouco impacto na nossa e4ici)ncia. 20Q das ve(es em que temos tempo e espao para tra&al ar a partir das nossas listas 1 o c amadoG tra&al o planeado 1 no temos tempo para pensar so&re eleG esse pensamento F6 devia ter sido 4eito antesS ' ideal ser6 entoG sa&er identi4icar in4ormao de valor quando ela c ega at* n8sG clari4ic6-la em termos de o&FectivosG compromissos e pr8Himos passosG organi(6-la num sistema com 4erramentas 4uncionaisG integradas e que permitam um acesso r6pido e in4alEvel a in4ormao relevanteG e sa&er 4a(er escol as intuitivas so&re as mel ores acIes a desempen arG atendendo 5 realidade de cada momento da nossa vida. ?e ac a que para isto * preciso algo de muito compleHoG pense de novo. ' sistema GT! 4oi desen ado para ser o mais simples possEvelG mas no mais simples do que isso. ?endo completamente a&straEdo de qualquer 4erramenta ou estilo de vidaG a sua 4leHi&ilidade permite que a metodologia seFa aplicada a qualquer pessoa e 6rea pro4issionalG em qualquer am&iente de so4t:are ou em soluIes de papel e caneta. Porque di(emos ento que vamos al*m da comum gesto do tempoA PrimeiroG porque o tempo no se gere. ?egundoG porque * irrelevante 1 na maioria dos casos 1 tentar agendar o nosso tempo. % volatilidade das surpresas da vida eHige de n8s 4leHi&ilidadeG isto *G capacidade de mano&rar

as responsa&ilidadesG compromissosG o&Fectivos pessoais e pro4issionaisG assim como tare4as urgentes ou pouco urgentes mas motivadoras. ' importante * sa&erG a cada instanteG em cada localG em cada situao e com cada nova realidade que se 4a( e re4a( a cada momentoG Mqual ser6 a mel or 4orma de agirA Pual ser6 a pr8Hima aco mais adequadaAN. ' que queremos * deiHar o tempo de lado e pensar para al*m das limitaIes dessa dimenso. ' que torna a metodologia GT! KnicaG * mesmo essa viso realista da nossa nature(a psEquicaG que aceita que tanto precisamos de nos disciplinar e organi(arG como de que&rar &arreiras e permitir pensar 4ora do normalG dando-nos li&erdade para son ar e criar. T no encontrar do equilE&rio entre estes dois eHtremosG e no sa&er posicionar-nos no mais adequado a cada momentoG que est6 a nossa mel or capacidade de tra&al arG planear e atingir mais e mel orG com menos. A e""&ncia do $'#odo 3riado pelo norte americano !avid %llenG o m*todo GT! resultou da pesquisa e eHperi)ncia de mais de 20 anos a tra&al ar com pro4issionais de topo queG acima de tudoG procuravam encontrar um alEvio da corrida do diaa-dia. ' que %llen se dedicou a 4a(er 4oi encontrar uma metodologia que 4osse su4icientemente completa para englo&ar todas as 6reas da vidaG podendo atrav*s dessa integrao dar soluIes mais e4ica(es na gesto da vida e tra&al o. ' GT! actua em dois eiHos principaisG o eiHo ori(ontalG do controlo e o eiHo verticalG da perspectiva. 3omeamos sempre a aprendi(agem e a pr6tica pelo eiHo ori(ontalG pois * nessa 6rea que se situam os principais &loqueios 5 nossa produtividade e relaHamento. T aE que esto os impedimentos de voarmos mais alto "perspectivaG ideiasG son os#.

9m&ora algumas pessoas seFam capa(es de ter &oas de4iniIes e planos para o&Fectivos que querem atingir a m*dioJlongo pra(oG son os ou deseFosG * certo que a grande maioria no consegue dar-l es o seguimento necess6rio. Isto porqueG tal como todas as outras pessoas com uma vida normalG t)m roupa para lavarG casas a cuidarG pessoas a quem dar atenoG contas a pagarG etc. PueremosG por issoG comear logo por esta&elecer um sistema que seFa to e4iciente que nos li&erte tempo para aquilo que * realmente importante. % a&ordagem que o GT! 4a( a este desa4io * constituEda por + 4ases> 1. .ecol er 1 identi4icar toda a in4ormao de interesse "4Esica ou psEquica# e anot6-la em 4erramentas 4i6veis 2. Processar 1 trans4ormar palavrasG 4rases ou ideias amor4as em in4ormao claraG r6pida e Ktil $. 'rgani(ar 1 manter um sistema de organi(ao que nos permita encontrar qualquer coisa com o mEnimo es4oro e tempo possEvel 0. .ever 1 4a(er o Mc ec=-upN para garantir que o pr8prio sistema no tem 4al as +. ,a(er 1 sa&erG em qualquer ora e situaoG qual a mel or coisa a 4a(er Um convite mistura %ntes de prosseguirmos com a eHplicao detal ada do m*todoG gostaria de salientar duas ideias interessantes que esto presentes em GT!. 9m&ora em certos am&ientes pro4issionais seFa incentivada uma separao da vida pessoal com a pro4issionalG 4eli(mente comea-se cada ve( mais a entender que o ?er Cumano * um todo e que a separao das partes no * &en*4ica. 9m GT!G aconsel a-se mesmo a misturar a vida pessoal com a pro4issionalG propositadamente. %li6sG no o 4a(er seria &oicotar os resultados do pr8prio m*todo. %penas misturando tudo podemos alcanar o

o&Fectivo m6Himo que o GT! propIe. ?igni4ica isto que vamos passar a ver 4ilmes no tra&al o ou passar as noites em casa a 4a(er relat8riosA 3ertamente que no. ?igni4ica sim queG do ponto de vista da gesto das tare4as e sua organi(aoG devemos ser capa(es de conseguirG em qualquer alturaG ver tudo aquilo que 4a( parte da nossa vida. ?8 tendo essa viso completa e integrada ir6 possi&ilitar um planeamento e escol as mais acertadas. 9m GT!G at* o pr8prio conceito de Mtra&al oN * misturado. Puando usamos a palavra Mtra&al oN podemos estar a 4alar de qualquer coisaG desde o documento a enviar para a equipaG ao planeamento das pr8Himas 4*riasG sem esquecer de comprar comida para o gato. Para muitas pessoas esta ideia * &astante estran a e suscita logo dKvidas so&re se ser6 realmente &oa. %quilo que aqui posso deiHar * um convite. Dm convite 5 eHperi)ncia pr6ticaG porque no 6 outra 4orma de viver e sentir os resultados deste m*todo de outra maneira. !) o &ene4Ecio da dKvida e eHperimente. Do inconsciente para o consciente Todos sa&emos que vivemos na era da in4ormao. 'uG mel or seria di(erG na era da so&recarga de in4ormao. <em&ro-me de ler que nos dias de oFeG um Fovem * eHposto a mais in4ormao no espao de um m)sG do que uma pessoa 6 100 anos atr6s durante uma vida inteira. Pense nistoG num m)s temos tanta in4ormao como numa vida inteira no s*culo passado. ;o * di4Ecil de perce&erG &asta ol ar para as de(enas de canais de televisoG a internetG os smartphonesG as revistas... * praticamente um nKmero in4inito de meios de in4ormao. ;o entantoG no * a eHist)ncia desta so&recarga de in4ormao que *

respons6vel pelo stress, pelo menos no directamente. ' que o m*todo GT! nos c ama 5 ateno * a ligao consciente ou inconsciente das relaIes que estamos constantemente a criar com essa in4ormao. Por outras palavrasG so aquelas coisas que nos despertam interesseG mas que 4icam ignoradas. %lgo que vemos num anKncio que pensamos poder ter interesse para n8sG um palavra que algu*m di( que nos lem&ra de um outro assuntoG uma ideia que vem enquanto andamos na rua... mas com a qual no 4a(emos nada. % nossa mente * su4icientemente esperta para sa&er que algo * importante para n8s e por isso guarda essa in4ormaoG mas como no decidimos 4a(er nada conscientemente so&re esse assuntoG ele permanece na mem8ria. Puando isto * repetido v6rias ve(es ao diaG todos os diasG o que est6 a acontecer * um acumular constante de McoisasN. 3ostumo usar a met64ora do colesterol nas art*riasG que vai entupindo at* que um dia o sangue F6 no consegue passar. !a mesma 4ormaG a nossa mente vai 4icando mais c eia e o nosso 4luHo de pensamento e criatividade vai 4icando cada ve( mais &loqueado. ' que queremosG portantoG * tra(er para um plano consciente todas essas McoisasN que 4icaram gravadas mas sem que l es 4osse dada a devida ateno. (a"e 1 ) Reco*+er ' GT! implica a criao de alguns 6&itos. Para algumas pessoas sero 46ceisG caso F6 ten am algo igual ou parecidoG para outrasG requer algum treino. Dm desses 6&itos e talve( dos mais importantesG * o de escrever tudoG capturar todo e qualquer assuntoG ideiaG lem&reteG tare4aG que l e ten a passado pela ca&ea ou que esteFaG de alguma 4ormaG 4isicamente 5 sua

4rente. Para istoG necessita apenas de algo simples que l e permita anotar meia dK(ia de palavras. Pode ser um pequeno &loco de notas que cai&a num &olsoG um cadernoG uma aplicao no smartphoneG etc. ' importante * que seFa 4uncionalG 46cilG r6pida e esteFa sempre disponEvel. ?empre que rece&er um recadoG um tele4onemaG algu*m l e passe uma tare4aG se lem&re de algo para 4a(erG imediatamente p6re e escreva-o em poucas palavras "mas as su4icientes para a mensagem ser clara#. .ecomenda-se o uso de um &loco de notas pequeno pois cada coisa deve estar escrita numa 4ol a separada. % ra(o para isto ser6 descrita na 4ase seguinte. A caixa de entrada .ecol er tudo o que seFa potencialmente interessante * um &om 6&itoG mas se deiHarmos todos esses pap*is espal ados por aEG no vamos ter grandes resultados. T importanteG nesta 4ase de recol aG centrali(ar em poucos sEtios toda essa in4ormaoG para que seFa 46cilG na 4ase seguinteG process6-la. Para issoG usamos a 3aiHa de 9ntradaG uma das principais 4erramentas do m*todo GT!. % 3aiHa de 9ntrada 4unciona como um 4unilG para onde despeFamos tudo aquilo que nos c ama a ateno. !esta 4ormaG podemos a curto pra(o aliviar a nossa menteG pois sa&emos que aquela coisa 4icou na caiHa de entrada e no se vai perder. % caiHa de entrada *G normalmenteG um tEpico ta&uleiro de escrit8rioG com taman o para 4ol as %0. Mas no tem que ser. Tam&*m pode ser uma gavetaG uma caiHa de sapatosG uma pequena mesaG etc. ' que * importante mesmo * que ela eHista e esteFa identi4icada como tal. e no tiver uma caixa de entrada, toda a sua casa uma

caixa de entrada! - David Allen Todos temos caiHas de entradaG quer queiramos quer no. % caiHa do correio em casa * uma caiHa de entrada. % caiHa de email * uma caiHa de entrada. ' primeiro passo * de4inir quais so as suas F6 eHistentes e quais aquelas que necessita criar para optimi(ar a recol a de in4ormao. TipicamenteG uma caiHa em casa e uma no espao de tra&al o costuma ser o ideal para a maioria das pessoasG mas pode ter quantas quiser. % regra *> ten a tantas quanto necess6rioG mas o mEnimo possEvel "porque cada uma delas vai eHigir tra&al o de manuteno#. ' processo ento *G sempre que estamos 4ora do alcance da caiHa de entradaG recol emos ideiasG pensamentosG lem&retes ou seFa o que 4orG na 4erramenta m8vel "como o &loco de notas#. %ssim que voltamos para perto da caiHa de entradaG toda essa in4ormao deve sair das 4erramentas m8veis e ir para a caiHa. Coisas do mundo fsico %t* agora mencionei como eHemplos de coisas a recol erG ideiasG pensamentosG lem&retesG etc. Tudo coisas do mundo psEquico. Mas a verdade * que temos uma eHist)ncia 4Esica e todos os dias lidamos com o&Fectos 4Esicos que tam&*m devem dar entrada no sistema> cartas a responderG contas a pagarG um &il ete para um espect6culoG uma multa deiHada no carroG um &oto caEdo. ?e usarmos apenas 4erramentas digitaisG temos que escrever algo que represente estas coisas 4Esicas. T muito menos tra&al oso ter uma caiHa de entrada 4EsicaG para podermos simplesmente pegar num o&Fecto e coloc6-lo l6. !aE que recomendo sempre a eHist)ncia de caiHas de entrada 4EsicasG mesmo que opte por implementar grande parte do seu sistema no meio

digital. Exerccio: Varrer a mente % Knica 4orma de estarmos relaHados com aquilo que no estamos a 4a(er * sa&endo o que * que no estamos a 4a(er. 'u seFaG temos que ter consci)ncia de Mtudo o que temos no nosso pratoN. T importante termos e mantermos um invent6rio completo de todas as coisas que requerem a nossa atenoG seFa de que 4orma 4or. 9sta 4ase de recol a garante eHactamente isso. ;o entantoG mesmo que a partir de oFe consiga implementar estes consel os a 100QG F6 tem certamente muita M&agagemN acumulada para tr6s. Muitas coisas guardadas em mem8ria que considera de alguma 4orma importantes. 9ste eHercEcio tem como o&Fectivo descarregar o seu c*re&ro para o papel. Para que o resultado seFa o mel or possEvelG * aconsel 6vel visitar o Material de %poio deste livro "p6gina 11$# para poder ter acesso a recursos de apoio ao eHercEcio. 1. %rranFe algumas 4ol as de papel va(iasG de pre4er)ncia com lin as 2. 9scol a um local e ora onde possa estar durante um &om perEodo de tempo "mEnimo $0 minutos# so(in o e sossegado. $. 9screva em cada lin aG cada coisa que tem guardada na ca&ea. ;o 4aa FulgamentosG no desenvolva ideias. ;o t)m que ser tare4as eHequEveisG podem ser tam&*m ideias soltasG deseFosG preocupaIes. 9screva r6pido. ,oque-se na quantidade e no na qualidade. TipicamenteG este eHercEcio resulta no seguinte> durante os primeiros cinco minutos vai conseguir escrever sem parar. Passado esse tempoG 4ica com uma &ranca e pensa MF6 termineiG no me lem&ro de mais nadaN. T importante queG quando c egar a este pontoG no p6re. !eiHe-se 4icar nesse estado de &rancaG use os materiais de apoio ou simplesmente espere. %ssim

que se der o cliqueG vai aceder a uma mem8ria mais pro4unda e imensas coisas iro sair para 4ora. T aE que o verdadeiro eHercEcio comea. Arrumar a casa !epois de arrumada a ca&eaG tam&*m * importante arrumar a casa "ou ao contr6rioG como pre4erir#. !a mesma 4orma que temos muitos pensamentos soltos e perdidos na es4era mentalG tam&*m temos muita coisa perdida nos espaos que nos rodeiamG onde a&itamos e tra&al amos. T muito 46cil de recon ecer algo que no est6 no sEtio certo. Tudo o que est6 visEvelG deve pertencer a uma destas categorias> material de escrit8rio J equipamento decorao arrumos J arquivos J re4er)ncias

?e no pertenceG ento aE est6 uma McoisaN que deve ser recol ida para a sua caiHa de entrada para posteriormente ser processada e arrumada no seu sEtio devido. 'l e 5 sua voltaG no seu quartoG salaG escrit8rioG carroG e rapidamente vai identi4icar v6rias destas McoisasNG um papel perdido em cima da mesaG uma conta que 4icou por pagar Funto 5 tv... !a mesma 4orma que o eHercEcio de varrer a mente aFuda a arrancar o processo inicial de recol a no mundo psEquicoG tam&*m eHiste algo parecido para podermos 4a(er uma pequena limpe(a inicial do espao 4Esico. Para issoG arranFe uma caiHa maior do que a caiHa de entrada normal. 3omece no centro do seu quartoJsalaJescrit8rio e ol ando 5 sua voltaG identi4ique todos os o&Fectos que no pertencem a uma das tr)s categorias descritas em cima. Pegue neles e coloque-os dentro da caiHa. ;o 4inalG no deve aver mais nada 5 vista que no seFa equipamentoG decorao ou coisas arrumadas. 9sta caiHa ser6 uma caiHa de entrada tempor6riaG apenas para auHiliar o

arranque com o m*todo GT!. (a"e , ) Proce""ar % 4ase de Processar * talve( das 4ases mais importantes desta metodologia eG curiosamenteG aquela que mais * despre(ada. Puando se perce&e a verdadeira ess)ncia deste m*todoG perce&e-se o valor crucial eHistente nesta 4ase de processar cada McoisaN que 4oi recol ida. ' mais comum * ver pessoas que saltam por completo esta 4ase. %ssim que recol emos a in4ormaoG temos vontade de a organi(arG comear a pR-la em listasG dar-l e nomesG etc. Mas isso vem apenas na terceira 4ase. %ntes dissoG temos um processo tremendamente importante e vital para o correcto 4uncionamento do sistema GT!> o de sa&er identi4icarG clari4icar e descrever adequadamente cada uma dessas coisas. T aqui que se marca a distino entre uma lista de tare4as mal 4eita e con4usaG e uma 4uncional. %gora que as caiHas de entrada comearam a enc erG conv*m comear a esva(i6-las. T precisamente esse o prop8sito desta 4ase> retirar das caiHas de entrada as coisas no processadas e dar-l es signi4icado. <em&re-se queG na 4ase de recol aG no eHiste qualquer pensamento ou deciso. ;o estamos a decidir se algo * uma tare4a ou noG se queremos ou noG se * para n8s ou no. ?a&emos apenas que esse algo nos c ama a ateno e por isso colocamo-lo l6. T agoraG nesta 4aseG que vamos decidir tudo isso. Quando e como? % 4ase de recol a * um processo permanente. ;o eHiste nen um momento em que ten a que Mcomear a recol erN "eHcepto claroG no eHercEcio que sugeri#. !urante todo o diaG em qualquer lugar ou situaoG pode aver in4ormao interessante a capturar. % 4ase de processar * di4erente F6 que tem um inEcio e um 4im marcado no

tempo. 'u seFaG * necess6rio que decida e marque quando quer 4a(er o processamento de cada uma das suas caiHas de entrada. !eve 4a()-lo pelo menos uma ve( por dia "em casos eHcepcionaisG de dois em dois dias#G nunca menos que isso. ' o&Fectivo da 4ase de processar * conseguir esva(iar por completo todas as suas caiHas de entrada. C6 quem goste de processar logo de man G outros ao 4inal do diaG e outros dividem esta 4ase em duas partes e 4a(em em dois momentos di4erentes do seu dia. ;o 6 regras rEgidasG tem que desco&rir o que mel or 4unciona para siG para o seu ritmo e volume de tra&al o. ?e o volume da sua caiHa de entrada cresce rapidamenteG ser6 &oa ideia ter mais do que um momento para processar durante o dia. 3aso contr6rioG a 4ase de processar poder6 demorar muito tempo de cada ve( e ser mais desmotivante ol ar para um monto de coisas a tratar. T tam&*m importante ter em conta que a 4ase de processar requer energia mental. T aqui que vai realmente pensar a s*rioG decidir a s*rio. ;o * algo que deva ser 4eito numa altura do dia em que F6 est6 esgotado ou sem paci)ncia. % 4ase de processar requer 4oco e concentrao. ?entando-se em 4rente da sua caiHa de entradaG retira um - e apenas um 1 item. "!aE ser importante colocar um papel por cada coisa. 3aso contr6rioG nesta 4ase ir6 estar a processar um papel com duas ou mais coisas o que no aFudar6 a manter o 4oco em cada item individualmente.# ;o interessa a ordem. 'l ando para esse item isoladamenteG responda a tr)s perguntas que aFudam a clari4icar o que 4a(er com ele> 1. ' que * istoA ' que signi4ica para mimA 2. C6 alguma aco que tem que ser 4eitaA $. ?e simG qualA Por outras palavrasG quer 4icar claro do que * que aquela coisa representa. T

aqui queG ol ando para uma lOmpada 4undidaG vai decidir que em ve( de colocar MlOmpadaN numa listaG vai ter algo mais &em de4inido como Mcomprar lOmpada do tipo UG na loFa V para WN. %quilo que tem que sair da 4ase de processar so 4rases claras so&re cada um dos itens da caiHa de entrada. T)m que ser to eHplEcitasG que se as 4osse mostrar a algu*m que no 4a( ideia do que se trataG conseguisse ter toda a in4ormao necess6ria para sa&er o que * preciso 4a(er. MMeN no * eHplEcitoG mas Mplanear aniverXario da meN F6 nos indica um o&Fectivo maior que queremos atingir e nos sugere algumas acIes. Mel or ainda seria Mtele4onar para U e reservar restauranteN como uma aco desse o&Fectivo maior. Pro ectos e ac!"es Puando ouvimos 4alar de MproFectosN * muito comum associarmos uma ideia de algo grande e compleHoG oramentosG equipasG documentosG pra(osG etc. ;a nomenclatura usada em GT!G no tem necess6riamente que ser assim. ProFecto * simplesmente um qualquer o&Fectivo a curtoJm*dio pra(oG que necessita de mais do que uma aco para ser concluEdo. Mtele4onar para U e reservar restauranteN * tudo o que temos que 4a(er para Mplanear anivers6rio da meNA Provavelmente eHistem muitas outras coisas. ' tele4onema * sem dKvida uma pr8Hima acoG enquanto que o o&Fectivo de ter todo esse planeamento 4eitoG * um proFecto. 9sta distino * crucial em GT! e * a origem de muita con4uso e listas de tare4as pouco 4uncionais. Isto porque um proFecto nunca se pode "a#er. Dm proFecto"o&Fectivo# alcana-seG completa-seG enquanto que uma aco "a#-se. Para que precisamos ento do proFectoA Para manter vigia so&re o o&Fectivo maior. ?e nada me lem&rar que ten o a meta de Mter o anivers6rio planeadoNG depois de completar a primeira acoG posso no me voltar a

lem&rar to cedo que ainda no c eguei ao des4ec o deseFado. 's proFectos servem ento para nos manter alerta so&re todos estes o&Fectivos que nos comprometemos a atingir e certi4icar que temos sempre pelo menos uma aco que o 4ar6 continuar a avanar at* 5 sua concluso. T muito importante queG ao processarG sai&amos distinguir se estamos a descrever um proFecto ou uma aco. 9Histem 4ormas simples de detectar um proFecto. Dma delasG como descrevi em cimaG * o 4acto de no se poder "a#er. ;ingu*m "a# organi(ar as 4*riasNG isso seria um o&Fectivo. %s acIes associadas poderiam ser Mtele4onar para a ag)ncia de viagensNG Mcomprar uma mala novaNG etc. 'utra 4orma 46cil de distinguirG * atrav*s dos ver&os. %s acIes t)m sempre ver&os eHplEcitos que indicam acIes 4Esicas> tele4onarG c amarG escreverG arrumarG limparG pintarG etc. Dm proFecto tem ver&os que indicam algo mais a&stracto> planearG organi(arG decidirG... Para continuar a eHplicao de como processar itens temos que entrar o&rigatoriamente na 4ase de organi(aoG F6 que estas duas 4ases esto sempre muito relacionadasG pois assim que processamos algoG imediatamente o colocamos"organi(amos# no seu sEtio respectivo. (a"e - ) Organizar ' que * a organi(aoA Para muitosG ser produtivo implica ser organi(ado. %li6sG para algumas pessoasG assim que pensam em produtividadeG pensam somente em categori(ar pap*isG criar listas e sEtios para pRr as coisas. % organi(ao tem o seu qu) de importanteG simG mas * apenas um passo num conFunto de cinco. !igo isto porque 5s ve(es parece-me que so4remos mais da so&revalori(ao da organi(ao do que da 4alta dela. Mas o que costumo encontrar so os eHtremos> ou pessoas demasiado organi(adas ou ento sem qualquer sistema de organi(ao.

Podemos de4inir a organi(ao como um simples m*todo para categori(ar todas as coisasG de 4orma a que se agrupem de acordo com nature(as id)nticas. Por outras palavrasG se estou a ol ar para uma lista de pr8Himas acIesG no preciso de reprocessar cada itemG pois sei 5 partida que tudo o que l6 est6 so pr8Himas acIes. ?e estou a procurar algo numa gaveta que serve de arquivoG estou certo e descansado que no precisarei de estar atento para a ip8tese de encontrar alguma coisa que necessite de uma aco. % organi(ao poupa-nos a redundOncia de processar as mesmas coisas ve(es sem conta. !e acordo com o m*todo GT!G 6 seis recipientes principais que devem eHistir sempreG pois representam seis nature(as &em di4erentes das coisas que saEram da 4ase de processar. ?a&er organi(ar adequadamente de acordo com GT! * muito simples e envolve apenas responder a algumas perguntas> 9Histe alguma aco a 4a(er com esta McoisaNA ?e no> T algo que poderei querer voltar a ver no 4uturoA "uma ideia a eHplorar mais tardeG para a qual o momento presente no reKne as condiIes necess6riasG seFa din eiroG tempoG energiaG... Y Bai para a Incu&adora "tam&*m designada como MDm diaJTalve(N T algo que no usoG mas quero ou preciso de guardar para possEvel re4er)ncia 4uturaA "documentosG 4acturasG cartasG notasG Z# Y Bai para o %rquivo. T algo que no tem uso nem interesse 4uturo Y Bai para o <iHo. ?e eHiste uma aco associadaG * uma aco Knica ou * um o&Fectivo maior"proFecto#A ?e 4or proFectoG adiciona-se a descrio desse o&Fectivo numa lista

eHclusiva para ProFectos e retira-se pelo menos uma pr8Hima aco desse proFecto para adicionar a uma das listas seguintes. ?e 4or uma pr8Hima aco T algo que devo delegar ou que depende de terceiros Y vai para os Pendentes T algo que tem diaJ ora especE4ica para ser 4eito Y vai para o 3alend6rioJ%genda Pualquer outro caso Y vai para a lista de Pr8Himas %cIes. ;os materiais de apoio deste livro "ver Material de %poio na pag[ina 11$#G pode 4a(er do:nload e imprimir um diagrama simples deste 4luHo de processar e organi(arG com as questIes e recipientes claramente indicados. .esumindoG estes seis recipientes so nucleares no 4uncionamento do sistema GT!. % 4alta de qualquer um deles ir6 certamente &oicotar a e4ici)ncia do m*todo pelo que devem ser vistos como o&rigat8rios. Criar os recipientes 3omo a nature(a das coisas guardadas em cada recipiente * di4erenteG o pr8prio recipiente em si pode ser di4erente para mel or acostumar a in4ormao que pretendemos guardar. %t* o local onde o colocamos pode variarG visto que 6 coisas que precisamos de aceder 4requentemente e outras s8 de longe a longe. Incu&adora 1 pode ir desde uma simples lista com itens de coisas que gostarEamos de ver J 4a(er J aprender J lerG a algo mais compleHoG como uma pasta ou caiHa onde possamos guardar itens 4Esicos "um pan4leto daquele cru(eiro 5 volta do mundoG uma 4oto de uma ideia para construir em casaG Z# %rquivo 1 como est6 associado a consultas 4uturasG o arquivo deve ser &em

4uncional para que no se perca tempo a procurar aquilo que se precisa. % organi(ao deve servir precisamente para issoG dar-nos aquilo que queremos no mais curto espao de tempo. 9ntoG recomenda-se o uso de um tEpico arquivo al4a&*tico %-W. ' 4eed&ac= deste sistema de arquivos * quase sempre negativoG pois ningu*m se lem&ra em qual das letras 6 6 meses guardou aquilo que precisa oFe. ' truque est6 em sa&er arquivar e isto 4a(se pensando do 4uturo para tr6s. %ntes de escol er a letraG ol e para o item que vai arquivar e pergunte-se Mquando mais tarde 4or precisar distoG do que * que me vou lem&rarAN. Pegue nessa primeira letra e arquive l6. T garantido que em menos de 60 segundos vai encontrar o que procuraG mesmo que 4al e a primeira letra. Pode ainda optimi(ar a organi(ao interna de um arquivo usando su&divisIesG como palavras dentro de letras. Por eHemploG dentro da letra 3 ter uma su&diviso M3lientesN para 4acilitar a procura desse tipo de material. ProFectos 1 a lista de proFectos * das mais simplesG pois s8 necessita mesmo de uma lin a onde possa descrever o o&Fectivo 4inal de uma 4orma clara e positiva "aconsel o a ler &em a seco ?a&er de4inir &ons o&FectivosG na p6gina 102#. 'pcionalmenteG pode incluir uma data limite para a reali(ao desse o&Fectivo. Pendentes 1 para manter vigia de tudo aquilo de que estamos 5 esperaG &asta-nos tam&*m uma simples listaG onde se possa escrever o item de uma 4orma sucintaG a pessoa ou entidade do qual est6 dependente eG opcionalmenteG uma data limite para o&ter esse retorno. 3alend6rioJ%genda 1 se ainda no tem umG no continue sem o arranFar. ;o precisa de ser uma grande agendaG &asta algo pequeno e simples onde os dias esteFam identi4icados com espao su4iciente para escrever eventos importantes. 9m GT!G no se adiciona 5 agenda coisas que gostarEamos de

4a(er em tal dia. ' porqu) est6 descrito mais eHplicitamente na seco %spectos 4undamentais para se ser produtivoG na p6gina 60. Pr8Himas %cIes 1 para tudo o restoG queremos tam&*m uma lista simplesG onde anotamos de 4orma clara e concisa qual * a pr8Hima aco a 4a(er. ;ote que uma pr8Hima aco deve sempre indicar uma aco 4EsicaG contendo um ver&o que eHplicite o que * necess6rio 4a(er.. 'pcionalmente e se 4or o casoG pode-se indicar tam&*m uma re4er)ncia "nKmeroG c8digoG cor# do proFecto ao qual a aco pertence. #ateria$ de Apoio a Ac!"es e Pro ectos Por ve(esG reali(ar uma aco depende de termos connosco algum material de apoio. Por eHemploG pagar uma conta no multi&anco pode implicar ter presente a carta com os c8digos e re4er)nciasG para escrever um email pode ser necess6rio ter presente um oramento. !a mesma 4ormaG 6 proFectos que t)m material de apoio que so necess6rios durante a vida do proFectoG mas podem no estar relacionados com nen uma pr8Hima aco actual. % questo ento *> o que 4a(emos com todo este material de apoio de acIes ou proFectosA ' %rquivo poderia ser um destinoG mas como so coisas que vamos precisar a curto pra(oG provavelmente no ser6 o mais aconsel ado. Para estas situaIes criamos mesmo um ou mais recipientes de material de apoio. ?e 6 um proFecto que reKne v6rios itens ao longo do tempoG que t)m que ser guardadosG o mel or * arranFar uma pasta para esse proFecto e coloc6-los l6. ?empre que 4or necess6rio algo para avanar com o proFectoG sa&emos que * nessa pasta que se vai encontrar. ;o caso das pr8Himas acIesG costuma ser su4iciente criar uma pasta gen*rica de material de apoio a pr8Himas acIes que est6 sempre presente connosco. ?eG para e4ectuar o pagamento no multi&anco preciso da conta

com a re4er)nciaG sei que vai estar nesta pasta. ?e vou ao correio enviar uma cartaG sei que vai estar nessa pasta. %r&ani'a!(o interior vs or&ani'a!(o exterior 9m di4erentes ocasiIes nas quais 4i( coac ing privado de GT! "que envolve uma visita aos espaos de tra&al o e uma investigao de todas as gavetas e pap*is#G retirei uma concluso interessante so&re a organi(ao> que nem sempre a organi(ao eHterior * sin8nimo de organi(ao interior. Puando me deparo com um espao ca8ticoG secret6rias c eias de papelG gavetas c eiasG post-its colados no monitor e etcG sei que ten o um tra&al o mais "cilG do que quando encontro um escrit8rio arrumadin o com uma secret6ria va(ia. Pode parecer contradit8rio e no digo que no aFa eHcepIes "porque as 6 de certe(a# masG regra geralG a desorgani(ao eHterior * muito 46cil de arranFar pois est6 tudo 5 vista. ?ei precisamente onde esto todas as coisas no processadasG onde esto as dKvidas e pontas soltas. Puando ten o um espao demasiado organi(adoG o tra&al o * &em mais 6rduoG pois nesses casos a desorgani(ao est6 toda dentro da ca&ea. Tirar essa desorgani(ao para 4oraG ser capa( de a identi4icar o&Fectivamente * &em mais demoradoG especialmente quando a pessoa em questo no est6 a&ituada a descarregar todos os seus pensamentos para o papel. ;o entantoG no quero de 4orma alguma desvalori(ar a organi(ao e limpe(a eHterior. Muito pelo contr6rioG recon eo-l e o valor e a pa( que consegue tra(er para um mel or 4uncionamento mental. .ecordo um epis8dio de um desses coachin$s privados onde quando c eguei pela primeira ve( ao escrit8rio do clienteG me deparei com resmas de papel empil ado como nunca vi. 9stamos a 4alar de mais de 20 montes de papelG incluEndo em cima da secret6ria de tra&al o e de outra mesa de apoio "que

mesmo assim no 4oi su4iciente e muitos montes tiveram que ir parar para o c o#. %ssim que me sentei do outro lado da secret6riaG o papel tapou-me a viso da pessoa que estava 5 min a 4renteG tal era a altura do monte. T inevit6vel que tal con4uso e desordem ten a um impacto negativo na produtividadeG no apenas pelo tempo que se demora a encontrar o que se precisaG mas porque 6 um e4eito su&til na 4orma como a pr8pria mente 4lui quando est6 num am&iente con4uso. Pass6mos v6rias oras apenas a 4ormular um m*todoG alin ado com os princEpios de GT!G para poder categori(ar todo aquele papel e poder Marrum6-loN. %o 4im desse diaG o papel estava todo l6G nada tin a desaparecidoG mas a sensao que provocava na mente deste cliente era totalmente di4erenteG tin a atingido o controlo so&re o papel. (a"e . / Re0er '&viamente que organi(ar todas as coisas em listas no resolve tudoG F6 que elas no se 4a(em so(in as assim que l es di(emos onde pertencem. T necess6rio queG nas alturas e conteHtos certosG possamos tra(er 5 nossa ateno aquilo que 4or Ktil ver. %ssimG cada um destes recipientes descritos na 4ase da organi(aoG tem um timin$ di4erente para ser a&erto e lido. Incu&adora 1 como so coisas que adiamos para um possEvel 4uturoG no precisamos de as rever 4requentemente. !e tr)s em tr)s meses ou mesmo a cada meio anoG * su4iciente. ;essa altura ao rever os di4erentes itens pode perguntar-se Magora * uma &oa altura para istoAN %rquivo 1 o arquivo nem precisa de reviso 4requenteG F6 que * consultado quando necess6rio. %inda assimG * &om 4a(erG pelo menos uma ve( por anoG uma vistoria geral e limpe(a de material que pode F6 no ter qualquer interesse. 3aso contr6rioG ir6 crescer at* ao in4initoG tornando-se cada ve(

mais pesado e di4Ecil de usar. ProFectos 1 como guarda os o&Fectivos a curtoJm*dio pra(oG esta * uma lista que * &om rever uma ou duas ve(es por semana. %o ver cada proFectoG queremos principalmente certi4icarmo-nos que eHiste pelo menos uma aco. Pendentes 1 tam&*mG uma ou duas ve(es por semanaG no m6Himo. 3alend6rioJ%genda 1 como guarda in4ormao especE4ica de diaJ oraG conv*m consultar pelo menos uma ve( por dia para sa&er o que 6 de realmente importante nessa data. Pr8Himas %cIes 1 a lista principal de onde sai a maior parte do tra&al oG logo * consultada v6rias ve(es por dia. Isto so apenas sugestIes daquilo que 4unciona para a maioria das pessoasG mas o seu caso pode ser di4erente. Ten a a li&erdade de eHperimentar coisas di4erentes e adaptar o que ac ar necess6rio. )evis(o *emana$ 9ste * o ponto em queG por momentosG queremos deiHar os pequenos detal es e ver o grande panorama daquilo que * o nosso tra&al o e a nossa vida. !avid %llen costuma di(er que quem no 4a( a .eviso ?emanalG no 4a( GT!G mesmo que seFa um perito em tudo o resto. 9sta reviso semanalG * mesmo um pilar importante do m*todoG pois assegura que todas as peas encaiHam e nada pode 4al ar ou 4icar esquecido. % .eviso ?emanal consiste em 4a(er uma reviso mais pro4undaG semanalmenteG das partes mais importantes de todo o sistema. Peo desculpa pela repetio eHagerada da palavra MsemanalNG mas 4ao-o

propositadamente apenas porque * comum aver revisIes semanais 4eitas mensalmenteG o que &oicota por completo o seu 4uncionamento. 9sta reviso consiste em tr)s etapas> 1. <impar 1. Barrer a mente de pensamentos no recol idos durante a semana 2. Percorrer o espao 4EsicoG a carteiraG a moc ila ou mala 5 procura de itens no recol idos durante a semana $. Processar a caiHa de entrada 2. %ctuali(ar 1. <impar as Pr8Himas %cIes. Procurar por acIes F6 reali(adasG canceladas ou adiadas e actuali(ar a lista. 2. .ever o calend6rio. Ber todas as marcaIes num perEodo de tr)s semanas "uma para tr6s e duas para a 4rente#. ' o&Fectivo * antecipar acIes 4uturas de modo a prepar6-las com mais tempo e concluir coisas passadas que 4icaram inaca&adas. $. .ever Pendentes. 3erti4icar que no 6 datas limites a c egar. ?e 4or o casoG marcar acIes para contactar a pessoa em questo. 0. .ever ProFectos. %valiar estado dos proFectos. %ssegurar que eHiste pelo menos uma pr8Hima aco em cada um. .ever plano dos proFectos e material de apoio "se eHistir# para desco&rir se * necess6rio adicionar novas pr8Himas acIes. $. 3riar 1. .ever Incu&adora. Procurar proFectos que F6 possam ser reali(ados e trans4eri-los para a lista adequada. .emover itens que F6 no seFa v6lidos. 2. ?er criativo. %notar ideias novasG criativasG arriscadasG inspiradoras...

Para istoG deve reservar um dia e ora na sua semanaG que * dedicado 5 reviso semanal. ,aa-o agora e marque F6 na agenda. 9scol a uma altura em que possa estar mais sossegadoG so(in o e num local onde as interrupIes so mEnimas. ;essa alturaG desligue o telem8velG o computador "caso no precise# e pea para que no o interrompam. ,ec e as FanelasG se necess6rio. !urante este processo queremos mesmo desligar o mundo eHterior e mergul ar a 4undo no nosso sistema e na nossa semana. % penso uma ve# por semana e durante a reviso semanal! - David Allen ;o evite marcar esse dia e ora porque tem receio que no seFa o ideal. T pre4erEvel marcarG 4a(er e perce&er que no o *G do que no marcar e nunca 4a(er. 3om cada eHperi)nciaG vai perce&endo qual * o mel or diaG ora e sEtio e vai a4inando a sua reviso semanal. ;ada tem que 4icar gravado em pedra. Puanto tempo demora uma reviso semanalA ?e 4orem 4eitas semanalmenteG no devem ultrapassar uma oraG mas para pessoas com menos compleHidade de tra&al oG vinte minutos so su4icientes. Dma coisa * certaG ainda no tive con ecimento de ningu*m queG tendo aca&ado uma reviso semanalG ten a dito Misto * que 4oi c6 uma perda de tempoN. % sensao que a reviso semanal tra( * precisamente aquela que o m*todo GT! garante> perspectiva e controlo. )ever o pr+prio sistema %ssim como um carro ou uma casa precisam de manuteno para 4uncionarem &em e se manterem com &oa apar)nciaG o pr8prio sistema GT! tam&*m aconsel a uma reviso de si pr8prio. 9starmos conscientes so&re o

que est6 a 4uncionar &em e menos &emG o que pode ser mel oradoG que outras estrat*gias podemos tentarG so coisas importantes para que o pr8prio sistema seFa produtivoG 46cil e divertido de usar. \6 usou papel durante 2 meses e ac a que perde muito tempo a escreverA Porque no tentar algo digitalA % gaveta do arquivo est6 sempre a empenarG e * to di4Ecil de a&rir que nem d6 vontade de arquivar nadaA Cora de pensar em alternativas. 'correm-l e imensas ideias quando 4a( aquelas viagens longas de carroA 9 se arranFar um gravador de vo( para poder 4a(er a recol a sem ter que pararA (a"e 1 / (azer ,inalmente c egamos ao que interessaG 4a(er. ;a verdadeG esta 4ase no 4ala so&re o "a#er em siG mas sim o como escolher o que 4a(er. ?e F6 4e( algum eHercEcio de GT!G nomeadamente o varrer a mente e processou alguns itensG vai veri4icar que de acordo com esta metodologiaG aquilo que antes seria uma lista de de( tare4asG passa muito rapidamente para uma lista de cinquenta. T nessas alturas que me apontam o dedoG 4rustrados pelas listas enormesG como se eu 4osse o culpado pela vida que cada um tem. T importante estarmos conscientes do volume de tra&al o queG conscientemente ou noG aceitamos como nosso. Ber cinquenta itens em ve( de de(G pode ser mais desmotivante no inEcioG mas d6 uma perspectiva &em mais realista do estado em que estamosG daquilo que est6 no nosso prato e queG se cal arG est6 na altura de comear a treinar di(er MnoN a algumas coisas. ' pro&lema *G no meio de tanta coisa para 4a(erG por onde comearA T precisamente isto que a 4ase cinco trataG as mel ores 4ormas de escol ermos quais as acIes mais produtivas a serem 4eitas em qualquer momento e

conteHto. %s ,uatro crit-rios para esco$.er a pr+xima ac!(o 1. 3onteHto 2. Tempo disponEvel $. 9nergia disponEvel 0. Prioridade Prioridade em Kltimo lugarA Mas a prioridade no * priorit6riaA % ra(o para isto * talve( um pouco 4ora do comumG mas 46cil de perce&er com uma simples eHplicao. % vida nos dias de oFe * &astante acelerada. ' tra&al o muda rapidamente e os planos que 4i(emos ontem no so necessariamente os que seguimos oFe. 3onseguir 4luir nesta dinOmica constanteG implica no estar demasiado preso a decisIes passadasG incluEndo prioridades. %s prioridades so sempre de4inidas em relao a algo. 'u seFaG uma tare4a tem prioridade 1 porque a outra tem 2 e a seguinte $. Mas o que acontece se aparecer algo ainda mais importante que 1A ' 1 passa a 2G o 2 a $ e assim sucessivamente. ' que isto nos o&riga a 4a(er * perder tempo a rede"inir o tra&al o 1 algo que queremos que seFa 4eito uma e Knica ve( na 4ase de processar. 9m ve( de estarmos constantemente a atri&uir nKmerosG cores ou letras que indiquem prioridadesG devemos con4iar noutros aspectos do sistema que nos guiaro de uma 4orma mais vi6vel para as tare4as mais importantes "como o estar consciente do volume de tra&al o que temosG o alin amento que temos do tra&al o com a vidaG ter o&Fectivos clarosG etc#. Para al*m dissoG no interessa o quo priorit6ria uma tare4a possa serG se no se possa reali(ar. T precisamente por isso que temos tr)s 4iltrosG antes da prioridade. ' tempo e energia disponEvel devem ser &astante 8&vios para todos. ?e uma tare4a necessita de $0 minutos para ser 4eitaG mas de momento s8 ten o 10G

no interessa o quo importante possa serG simplesmente no * possEvel 4a()-la. ' mesmo acontece com a energiaG 4Esica ou psEquica. Mais interessanteG e importanteG * este conceito de conteHtos. T muito comum ter um papel na porta do 4rigorE4icoG ou algures na co(in aG com as compras que so necess6rias 4a(er. %ssim que 4ormos ao supermercadoG levamos essa lista e nela esto todas as coisas a que devemos dar ateno. Isto * uma lista de conteHto> uma lista de acIes que dependem de um conteHto 4Esico. 's conteHtos mais comuns so 3asaG Tra&al oJ9scrit8rioG 3omputadorG .ua. % lista de conteHtos especi4ica ento acIes que s% podem ser 4eitas quando se est6 nesse conteHto. 3 amo a ateno para o s%. 9stamos a 4alar de uma limitao. M%rranFar a Fanela da co(in aN pode ser muito importanteG mas se no estou em casa para o 4a(erG no me interessa sequer ter esse item numa lista que estou a ler. Interessa-me simG poder v)-lo quando estou em casaG pois s% aE consigo completar essa tare4a e assim que sair ela torna-se de novo impossEvel. !esta 4ormaG uma lista geral de pr8Himas acIes que poderia ter cinquenta ou cem itensG muito rapidamente se su&divide em v6rias listas de pr8Himas acIes mas de conteHtos especE4icos. %ssimG por eHemploG em casa passo a dar mais ateno "ou prioridade# aos itens da lista de Pr8Himas %cIes em 3asaG o que dever6 ter apenas de( ou vinteG um taman o &em mais ra(o6vel. Para todas as acIes que no dependem de nen um conteHto especE4icoG continua-se a coloc6-las na lista gen*rica de Pr8Himas %cIes. 3 amo ateno para o 4acto de que estamos conscientemente e propositadamente a misturar acIes de locais di4erentesG 6reas di4erentes e proFectos di4erentesG nas mesmas listas. C6 um 6&ito comum de termos

listas para o tra&al o e outras para a vida pessoal. 9m GT! isso nunca acontece. ?e saE 5 rua para tratar de alguns recadosG ir ao multi&anco ou ao correioG quero ver a min a lista de Pr8Himas %cIes na .ua e tudo o que possa 4a(erG F6 que l6 estou. ;o me interessa se * pessoal ou pro4issionalG do proFecto % ou L. T precisamente dessa 4orma que optimi(amos o tempo> tomar partido de estar no sEtio ideal para 4a(er a tare4a + e a 2$ e 4a()-las na oraG ao inv*s de regressar a casaG ol ar para uma lista de tare4as Mpro4issionaisN e pensar que devEamos ter aproveitado a ida ao correio para enviar outra carta. /(o .0 1ot"es m0&icos <amento dar esta notEciaG mas a verdade * que no 6G nem nunca vai aver um &oto m6gico que l e diga qual a tare4a mais certa a 4a(er num dado momento. ?e alguma ve( l e disserem que simG no acredite. Por muitos 4actores que algum computador consiga alguma ve( calcular "tempoG prioridadeG conteHtos#G no 6 nada mel or do que con4iar na sua pr8pria intuio para sa&er o que deve 4a(er. % nossa ateno deve estarG por issoG em tra(er para um plano consciente todas as nossas responsa&ilidadesG ter uma &oa viso do que somosG queremos e 4a(emos "com o modelo dos Cori(ontes de ,ocoG p6gina 10$#G e sa&er que quando temos tudo isso alin adoG a nossa intuio ir6 sempre tra(er a resposta certaG em todos os momentos necess6rios. 2o$e ar co$ GTD Puando 4inalmente se capta a ess)ncia deste m*todoG perce&e-se que * &astante simples. %t* l6G o GT! pode parecer um pouco compleHo com uma s*rie de regras e etapas rEgidas. 'l ar para esta aparente compleHidade sem ainda estar claro de como nos movimentamos dentro delaG pode ser um

entrave ao inEcio da sua implementao ou criar um atrito desmotivador para 4a(er o arranque. !urante os primeiros tempos em que ensinei GT! atrav*s de :or=s ops pK&licosG encontrei 4requentemente estes casos. Pessoas que saEam motivadasG mas que poucos dias depois F6 estavam perdidas e tin am quase que posto de lado a inteno de aplicarem o m*todo e mudarem as suas vidas para mel or. Puando me dediquei a perce&er o porqu) de tantos M4al anos na descolagemNG encontrei uma ra(o comumG avia sempre uma lacuna na clare(a e orientao nos passos iniciais. Para que o leitor F6 no ten a de passar pelo mesmoG estes so os primeiros passos a darG para a sua pr8pria implementao do m*todo GT!> 2 3 Construir 9m primeiro lugarG trate das 4undaIes da casaG pois elas vo suportar tudo o resto. Isto signi4ica preparar todo o aspecto material"4Esico# do seu sistema GT!. !ecida que tipo de 4erramentas vai comear por usar e quais precisa de preparar ou comprar> caiHas de entrada &locos de notas r6pidos cadernosJorgani(ersJplani4icadores pastas para organi(ao etiquetas arquivos um m8dulo de gavetas so4t:are especE4ico "caso opte por 4erramentas digitais#

etc

%lgo a ter em conta neste passo * o 4acto que nen um sistema * vitalEcioG nem ningu*m o vai o&rigar a usar algo que no quer. T muito importante queG acima de tudoG gostemos de usar estas 4erramentas. ?e o pr8prio sistema F6 criar repulsoG ou porque somos preguiosos a escrever manualmenteG ou porque aquela gaveta d6 luta a a&rirG ou porque o programa demora + minutos at* comearG estamos no &om camin o para o 4al ano. ;a preparao do sistemaG no seFa 4orretaG arranFe &oas 4erramentas e certi4ique-se que gosta de as usar. Dm dos eHemplos que douG * o meu pr8prio eHemplo. 9nquanto in4orm6ticoG passo &astantes oras do meu dia em 4rente ao computador. 9stou sempre a par das novas tecnologias. ?eria talve( de esperar que optasse por um &om sistema digitalG com aplicaIes no pc e smartp one que se auto-sincroni(amG guardam listas na internetG etc. ;o entantoG nada est6 mais longe da verdade. ' 4acto * que adoro papel e material de papelaria eG por issoG para mim no 6 mel or sistema para implementar GT! do que &ons cadernos e pastas. %cima de tudoG no esquecer que nen uma deciso * escrita em pedra. C6 uma constante reviso e avaliao de como tudo est6 a 4uncionar e se est6 apto ou no para o nosso estilo de vida e tra&al o. ?e ao 4im de algumas semanas no estiver satis4eitoG pode sempre escol er di4erentes 4erramentasG passar do 4Esico ao digital ou vice-vera. Dma dKvida 4requente nesta 4ase de construo * precisamente so&re a questo digital vs 4Esico. ;o 6 respostas certas. ' GT! * apenas uma metodologia eG como talG a sua implementao pr6tica pode ser 4eita de inKmeras maneirasG a&straEndo-se completamente da 4erramenta que vai usar. ?e esta dKvida est6 presente no seu casoG o consel o mel or que posso

dar * o de comear da 4orma mais simples possEvel "o queG na maioria dos casosG remete para 4erramentas 4Esicas#. Puando ainda se est6 numa 4ase inicial de compreender esta metodologiaG pratic6-la e entender qual o mel or sistemaG * &om no perder demasiado tempo a tentar criar algo per4eito. ;o mundo digitalG * muito 46cil perdermonos a desco&rir e eHperimentar de(enas de aplicaIesG cada uma com os seus truques e manias. ,oque-se em comear r6pido e simples. %ssim que F6 tiver destre(a su4iciente e perce&er aquilo que realmente necessitaG pode depois decidir 4a(er o salto para incluir 4erramentas digitais. 4 3 Preenc.er %ssim que as 4erramentas estiverem todas e repitoG todasG no sEtioG o pr8Himo passo * preenc )-las. Pode utili(ar os resultados dos eHercEcios que 4e(G durante a leitura das + 4ases e coloc6-los F6 nos seus respectivos locais "listasG pastasG gavetasG etc#. ;omeadamente> .esultados do eHercEcio Mvarrer a menteN para a sua caiHa de entrada "de pre4er)nciaG cada item num papel separado# Itens F6 processados para as respectivas listas "de conteHtoG pendentesG pr8Himas acIes#G agenda ou arquivos 5 3 #anter Para no Mperder o com&oioNG * essencial assegurar a manuteno do sistema. Isto 4a(-se principalmente atrav*s da reviso semanalG apresentada anteriormente na 0] 4ase do m*todo. ?e ainda no o 4e(G de4ina um diaG ora e local para a sua reviso. Mais uma ve(G lem&re-se que no * necess6rio ter aqui qualquer presso

para 4a(er uma escol a per4eita. Pueremos apenas comearG mais tardeG caso c egue 5 concluso que o que decidiu no 4oi o mel orG pode recalendari(ar a reviso para um outro diaJ ora. Perg3n#a" e re"%o"#a" 4re53en#e" P.> Puando estou a processar uma McoisaN consigo tirar logo v6rias acIes. ?8 pon o uma nas pr8Himas acIesA ?e simG o que 4ao com as restantesA ?e no as apontar posso-me voltar a esquecer. ..> !epende do tipo de acIes. %s pr8Himas acIes de um mesmo proFecto podem ser sequenciais ou paralelas. %cIes sequenciais dependem umas das outras enquanto que as acIes paralelas so independentes eG portantoG podem ser 4eitas em qualquer ordem.

;o caso das acIes sequenciaisG apenas a tare4a % poder6 ir para uma lista de Pr8Himas %cIes. Todas as outras sero impossEveis de 4a(er at* que % esteFa concluEda. 3omo queremos manter listas 4uncionaisG este tipo de tare4as no pode estar presente. % tare4a L e 3 seriam ento colocadas numa lista de acIes 4uturasG por eHemploG no material de apoio do respectivo proFecto. \6 nas acIes paralelasG a resoluo * simples. 3omo todas podem ser eHecutadas sem qualquer ordemG todas podem ir directamente para a lista de Pr8Himas %cIes.

P.> 'ndo coloco tare4as que esteFam pendentes de mimA ..> ;o eHistem tare4as pendentes de mim. ' Mpendente de mimN * uma pr8Hima aco. ?e algo est6 simplesmente a aguardar por ser 4eitoG * uma aco eHequEvel. ?e no o 4orG de que dependeA !e data especE4icaA Bai para o calend6rio. !e uma pessoaA Bai para a lista de pendentes. !e um local especE4icoA Bai para uma lista de conteHto. !e uma outra tare4a ser concluEda primeiroA 9nto no * uma pr8Hima acoG mas uma aco sequencial de um proFectoG logo dever6 ir para o material de apoio desse mesmo proFecto.

P.> Pue outros conteHtos Kteis podemos criarA ..> Dsar as listas de conteHtos para representar locais"limitaIes espaciais# 4Esicas * o mais comumG mas podem ser usadas para outras coisas igualmente Kteis. Menciono sempre criar uma lista de conteHto para cada pessoa com a qual ten amos uma interaco regular e que 4requentemente tem McoisasN associadas. Por eHemploG se ten o v6rias ve(es perguntas a 4a(er ao meu supervisorG coisas a entregar ou discutir pessoalmenteG posso pRr todas elas numa lista com o seu nome. !essa 4ormaG quando estiver com a pessoa em causaG ten o tudo o que preciso para no perder a oportunidade de resolver todas essas coisas. T o tEpico MF6 que estou contigo...N. 'utras ideas so listas de conteHto para 4erramentas como o Tele4one "para quem gosta de pegar uma ve( nele e 4a(er todas as c amadas necess6rias de uma s8 ve(#G uma aplicao de so4t:are especE4icaG uma m6quinaG etc.

ACTION METHOD
' %ction Met od surgiu como uma iniciativa da Le ance IncG empresa 4ocada no tra&al o de pro4issionais criativos. T um sistema de organi(ao e produtividade tam&*m ele criado a pensar em pessoas criativasG em&ora se aplique a qualquer caso. Pondo de lado a lin a de produtos materiaisG e aplicaIes digitais que a Le ance criou como apoio ao %ction Met odG vamo-nos 4ocar apenas na ess)ncia desta metodologia. 3omo o pr8prio nome indicaG este m*todo * &astante 4ocado na acoG com o mote que M 6 muitas ideias no mundoG mas no 6 aco su4icienteN. 3ada proFecto * decomposto at* 5s suas componentes mais simples> acIes. %dicionado a istoG 6 uma premissa simples de que tudo * um proFectoG seFa o plano do Fantar de ;atalG a gesto do oramento 4amiliar ou um qualquer o&Fectivo pessoal em curso. Cavendo uma identi4icao clara de quais os proFectos que temos em cima da mesaG tudo se resume a identi4icar os seus componentes elementares. O" co$%onen#e" e*e$en#are" %cIes 1 as tare4as especE4icas que t)m que ser reali(adas para andar para a 4rente com o proFecto. T)m sempre um ver&o que indica o tipo de acoG por eHemplo> redigir o emailG limpar a salaG pagar a contaG etc. .e4er)ncias 1 todo o material relacionado com o proFecto em questoG que pode servir ou no para a reali(ao de acIesG mas que * Ktil para o proFecto em siG * considerado uma re4er)ncia. Por eHemplo> pap*is de rascun os com ideiasG notas de uma reunioG um artigo de um FornalG desen osG etc. Itens ?uspendidos 1 coisas queG por agoraG no so acIes concretasG mas podem vir a s)-lo no 4uturo. 3omo no queremos perder a ideia de vistaG

4ica arma(enada nesta categoria para mais tarde poder ser resgatada. ;o %ction Met odG todos os proFectos devem ser divididos em itens destas tr)s categorias. Da #eoria 6 %r7#ica % implementao desta metodologia pode ser 4eita recorrendo a qualquer tipo de listasG digitais ou no. 3omo dou sempre prioridade aos materiais no-digitaisG vamos ilustrar com eles um eHemplo real. Bamos partir de um proFecto a tEtulo demonstrativo ao qual c amaremos Mrenovao da co(in aN. 3omo calculamos que seFa algo compleHoG vamos comear por arranFar uma pasta ou dossier com este nome e que al&ergar6 todo o material a ele associado. Tr)s separadores identi4icam os tr)s componentes elementares do %ction Met od. ^ medida que novas coisas vo dando entradaG colocamos nas secIes apropriadas> 9Hemplo de %cIes> tele4onar a U e pedir oramento tirar medidas para os m8veis visitar loFa de a(uleFos em Z

9Hemplos de .e4er)ncias rascun o com ideia para nova disposio da co(in a 4otos de cat6logos cartIes de contacto de empresas da 6rea

9Hemplos de Itens ?uspendidos re4er)ncia para um certo conFunto de loia que poder6 4icar &em "para F6 no * eHequEvel pois * algo a ver apenas mais perto do 4inal

do proFecto# !ependendo da quantidade de itens que cada categoria poder6 terG as 4erramentas e a 4orma de organi(ao pode "e deve# ser di4erente de proFecto para proFecto. Para algunsG ter uma 4ol a na 4rente com as tare4as principais e tudo o resto para tr6sG pode ser su4iciente. Para outrosG pode ser necess6rio agrupar mais ordenadamente um maior nKmero de tare4asG criar uma &olsa para os materiais de re4er)nciaG aneHar outros equipamentosG etc. Diferentes tipos de ac!"es 9nquanto que o m*todo GT! F6 prev) e organi(a 5 partida acIes de di4erentes nature(asG no %ction Met od esto todos misturados. ;o entantoG essa mistura no signi4ica que no seFam identi4icados de 4ormas di4erentes> %cIes normais 1 aquelas que descrevemos at* agora %cIes de superviso 1 algo que queremos ter a certe(a que * 4eito. Podem serG por eHemploG precedidas das palavras Massegurar que...N. Por eHemploG Massegurar que o documento * terminado at* ao 4inal da semanaN. %cIes pendentes - quando algo * delegado e esperamos pelo seu resultadoG ou mesmo quando aguardamos a c egada de qualquer coisa. Por eHemplo MPendente> livro encomendadoN_ M% %guardar> email de resposta da propostaN

PERSONAL KANBAN
' sistema 7an&an1 4oi inventado na To@ota com o intuito de se aplicar em 46&ricas o mesmo tipo de 4luHos eHistentes emG por eHemploG supermercados ou arma(*ns com controlo de stoc=s. Isto *G uma 4orma de perce&er 4acilmente o percurso que algo 4aria desde a entrada no sistemaG at* 5 sua saEda. 9m 2011G \im Lenson adaptou este sistema de mapeamento de produtividade para o tra&al o pessoal e para equipasG dando-l e o nome de Personal 7an&an. ' 7an&an * uma simples 4erramenta para visuali(ao e organi(ao do tra&al oG divindo-o em $ categorias principais> tra&al o a 4a(erG tra&al o a ser 4eito e tra&al o terminado. 3ada item * representado por um pedao de papel "normalmente um post-it#G que possa ser trans4erido de uma seco para outra. BersIes posteriores incluem pequenas su&divisIes nestas categorias principaisG para mel or organi(ar o tra&al o. 9is um eHemplo de um Personal 7an&anG em que as di4erentes cores das notas so usadas para representar tare4as de di4erentes nature(as ou 6reas>

!o Fapon)sG quadro

' Personal 7an&an tem duas grandes vantagensG o 4acto de ser &astante visual e o de limitar o tra&al o que est6 a ser 4eito em qualquer altura. !e uma 4orma simplesG o 7an&an d6-nos 4eed&ac= r6pido so&re o que 6 para 4a(erG o que est6 a ser 4eito e o que est6 terminado. 9m ve( de termos o tra&al o como algo a&stracto na nossa menteG passa a tomar uma 4ormaG como se de uma pequena ist8ria se tratasse. Por outro ladoG o 4acto de limitar o tra&al o que estamos a 4a(er em qualquer momentoG permite-nos ser mais realistas com o que estamos a aceitar e tam&*m a 4acilitar o 4oco e a concentrao. 2on"#r3ir o "e3 %r8%rio 9anban ' primeiro passo "para al*m de arranFar os pr8prios materiais# * de4inir as categorias e nomes para os di4erentes passos do seu 4luHo de tra&al o. 3omo 4oi descrito anteriormenteG o 4luHo mais &6sico consiste em> a 4a(erJnovas tare4as Y a ser 4eito Y terminado. Pode adicionar alguma compleHidadeG tal

como na imagem de eHemplo na p6gina anteriorG ou mesmo ter nomes di4erentes para as v6rias etapasG caso esteFa a usar o 7an&an para um tra&al o mais especE4ico. Por eHemploG para um grande proFecto de pu&licao de um livroG poderEamos ter> a 4a(erJideias Y primeira reviso Y segunda reviso Y aFustes gr64icos Y pu&licao. ;o se preocupe em tentar de4inir o 4luHo ideal. Dma das mel ores 4erramentas recomendadas para o 7an&an costuma ser um quadro &rancoG pelo simples 4acto que nos permite apagar e voltar a escreverG desen ando algo di4erente com rapide( e sem desperdiar nada. !e seguidaG comece a preenc er a primeira coluna com aquilo que F6 tem acumulado para 4a(erG tare4asG ideiasG coisas pendentesG etc. ;o interessa se so coisas compleHas ou simplesG grandes ou pequenasG inclua tudo. Tal como no eHercEcio Mvarrer a menteN do m*todo GT!G as primeiras ve(es que 4a(emos este tipo de despeFo mental tendem a ser um pouco dolorosas pois a realidade do nKmero assom&roso de compromissos que temos est6 &em visEvel 5 nossa 4rente. ;o entantoG * necess6rio en4rentar essa realidade e no meter coisas de&aiHo do tapete. ?8 a consci)ncia plena de tudo aquilo que temos para 4a(er nos permite li&ertar cada ve( mais da presso que daE vem. Dse di4erentes cores de papel para se re4erir a tare4as com di4erentes nature(as. Por eHemploG usar a cor a(ul para tudo o que di( respeito 5 vida pessoalG a verde para coisas da casaG o vermel o para coisas muito urgentes e o amarelo para o resto. Por KltimoG deve de4inir o nKmero limite para a quantidade de tare4as na coluna onde est6 o tra&al o Ma ser 4eitoN actualmente. Isto pretende prevenir comearmos e deiHarmos inaca&adas demasiadas coisasG assim como tam&*m redu(ir o multi-tas=ingG 4a(endo-nos 4ocar apenas nas mais

importantes at* estarem completas. 9ste nKmero * algo que tam&*m vai a4inando com o tempoG mas para comearG escol a um entre $ e +. ' pr8prio limite visual da coluna F6 restringe o nKmero de pap*is que l6 conseguimos colocar.

MATRIZ DE EISENHOWER
9ste m*todo erda o nome do seu pr8prio criadorG o presidente dos 9stados Dnidos !:ig t !. 9isen o:er. !i(em que 9isen o:er era muito organi(ado e produtivoG servindo como presidenteG general de cinco estrelas e comandante supremo das 4oras aliadas na 9uropa. !esenvolveu este m*todo para serG acima de tudoG simples e para que qualquer pessoa o pudesse usar em qualquer parte do mundo recorrendo apenas a papel e l6pis. .esumidamenteG * um sistema que nos permite categori(ar e priori(ar tare4as de uma 4orma simples e directaG medindo-as em dois eiHos> urg)ncia e importOncia. Puando con4rontado com algo que necessitava de ser 4eitoG 9isen o:er 4a(ia a si pr8prio duas perguntas> primeiroG * uma tare4a importanteA ?egundoG * uma tare4a urgenteA 9isen o:er 4icou tam&*m 4amoso por uma c*le&re 4rase que resultou da sua eHperi)ncia com este m*todo> Aquilo que importante raramente ur$ente e aquilo que ur$ente raramente importante - D&i$ht D! 'isenho&er Puantas ve(es temos coisas importantes para 4a(er e desperdiamos tempo com outras nada importantes mas pseudo-urgentesA % Matri( de 9isen o:er 4acilita a visuali(ao daquilo que * realmente priorit6rio. O" 53a#ro 53adran#e" 3ada tare4a que entra para a matri( * classi4icada entre DrgenteJ;o Drgente e ImportanteJ;o Importante. % matri( resultaG por issoG em quatro quadrantes distintos.

6a'er

P$anear

1 $

2 0

De$e&ar

Adiar

(3nciona$en#o ;o complicando a categori(ao de tare4asG neste m*todo limitamo-nos a colocar cada tare4a no seu respectivo quadrante. Tare4as com Prioridade 2 so para 6a'er. ?o o tipo de tare4as que temos que ser n8s a tratar e o mais rapidamente possEvel. ;o entantoG se * aqui que passamos a grande maioria do nosso tempoG pode ser um sinal que estamos a ser vEtimas de uma m6 gesto ou planeamentoG limitando-nos a responder e reagir 5s diversas situaIes que a vida nos coloca. Exemp$os: 9ntrega do relat8rio %rranFar pneu do carro Pagar renda

Tare4as com Prioridade 4 so para P$anear. ?e sa&emos que so importantes mas no necessariamente urgentesG o mel or a 4a(er * plane6las adequadamente para que no 4uturo no se tornem urgentes. !ependendo da nature(a da tare4aG este planeamento pode ter diversas 4ormasG mas o essencial * comear. 3omoA Marcando uma data na agendaG criando um novo documento ou 4ol a de papel para assentar ideiasG comear a organi(ar o que 4or necess6rioG etc. T um &om sinal quando a grande maioria do nosso tempo * dedicado a este quadrante. Exemp$os: 9HercEcio 4Esico Pr8Himas 4*rias 9screver um livro

Tare4as com Prioridade 5 so para De$e&ar. ?endo urgentes mas no importantesG estamos na presena de tare4as que esto maioritariamente ligadas a um tra&al o que somos o&rigados a 4a(er ou responsa&ilidades que temos que manter. ' ideal * conseguirmos delegar estas tare4as.

Exemp$os: .esponder a email Tele4onar a Z e pedir Z 3on4irmar preo de...

Tare4as com Prioridade 7 so para AdiarG ou mesmo esquecer. 9stas tare4as sem grande importOncia nem urg)ncia devem ser adiadas para mais tardeG quando ouver espao e tempo para elas. ;este quadrante tam&*m encontramos 4requentemente os nossos principais desperdEcios de tempo. 9m ve( de os adiarG podemos tam&*m considerar em apag6-los e esquec)los por completo. Exemp$os: Ber Kltimos vEdeos no VouTu&e .eorgani(ar 6l&um de 4otogra4ias

% Matri( de 9isen o:er * uma 4orma visual de avaliarmos qualquer nova tare4a. Por uma questo de 4acilidadeG a organi(ao pr6tica das tare4as pode ser 4eita em quatro listas simplesG com os respectivos tEtulosG em ve( da matri(. %ntes de escrevermos qualquer tare4aG pass6mo-la por este M4iltroN e s8 depois a colocamos na respectiva lista.

TCNICA POMODORO1
Laseada no 4acto que o c*re&ro tra&al a e se 4oca mel or com curtos perEodos de tempo intercalados com pequenas pausas "consultar a seco %prendi(agem e Mem8ria na p6gina 2/ para mais detal e#G o italiano ,rancesco 3irillo desenvolveu o m*todo Pomodoro. !o italiano MtomateNG a t*cnica Pomodoro vai &uscar o seu nome a um cl6ssico tempori(ador de co(in a com esse aspecto. 9sta simples t*cnica &aseia-seG por issoG em contagens de tempos atrav*s de um tempori(ador. T mais uma 4erramenta do que uma sistema de produtividade mas capa(G sem som&ra de dKvidasG de pRr o tra&al o a rolar. 9stando associado a perEodos de4inidos de tempoG torna-se muito Ktil para tra&al o o&Fectivo ou estudoG mas pode ser usado para qualquer coisa. T aconsel 6vel arranFar um tempori(ador 4EsicoG em ve( de usar o do seu telem8vel ou computador. ;a t*cnica PomodoroG * muito importante desligar ou a4astar quaisquer 4ontes de interrupIes ou distraIes. !aE queG estando apenas com aquilo que precisa para a tare4a que tem em mos e um tempori(adorG usar papel e l6pis ser6 mais vi6vel do que espreitar o computador ou o telem8vel para ver o tempo. (3nciona$en#o 3ada tare4a tem um perEodo de 2+ minutos "de acordo com o seu criadorG mas 6 di4erentes variaIes com 12 ou 1+ minutosG por eHemplo#. ;o 4inal de cada tare4aG o tempori(ador conta um pequeno intervaloG com $-+ minutos de duraoG ap8s o qual comea uma nova tare4a e um novo intervalo. ;o 4inal da 0] tare4aG o intervalo dever6 ser de longa duraoG 20
1 Pomodoro * uma marca registada de ,rancesco 3irillo

ou $0 minutos. %qui pode voltar ao inEcioG se quiser continuar com mais tare4as ou simplesmente parar. %ntes de comear uma sesso com PomodoroG deve 4a(er um planeamento simples. Dsar uma lista de tare4a para sa&er o que tem para 4a(erG ordenar as tare4as por importOnciaG estimar as duraIes para perce&er quantos perEodos vo precisar e de4inir quantos ciclos vai 4a(er nessa sesso. Para a t*cnica 4uncionarG * vital que respeite os tempos do Pomodoro e que d) ateno apenas ao que tem que dar ateno. Isto *G se decidiu usar perEodos de 2+ minutosG p6re mesmo nos 2+ e nem mais um. !urante esse tempoG 4oque-se totalmente na tare4a que 4oi atri&uEdaG no use o telem8velG computador ou tv. 's intervalos so livresG use o tempo 1 que no * muito 1 para ir 5 casa de &an oG &e&er 6guaG esticar as pernas e respirar ar livre. 9vite usar esses minutos para ver emails ou algo do g*neroG pois para al*m de no estar a relaHar adequadamenteG pode 4acilmente desli(ar no tempo ultrapassando o limite do intervalo. ?empre que concluir uma tare4aG marque-a como concluEda na sua listaG ou escreva-a mesmo numa outra lista de tare4as concluEdasG que vai aFudando na motivao. Por normaG dentro de uma sesso de Pomodoro "0 tare4as e 0 intervalos# as tare4as escol idas devem ser todas distintas. 'u seFaG se ouver uma tare4a demasiado grandeG no se devem usar 2 perEodos para essa tare4a durante uma mesma sesso.

% 1om e o mau Dma das crEticas mais comuns 5 t*cnica Pomodoro * a m6 adequao da 4erramenta para tra&al os mais criativosG como escreverG pintarG ou planear. ;a min a perspectivaG concordo a +0Q. T verdade que a t*cnica Pomodoro * muito Ktil para simplesmente "a#er! Puando se est6 em 4ases criativas geralmente no * &en*4ico ter presso de tempo. ;o entantoG tam&*m * verdade que a procrastinao ataca em muitas dessas 4ases criativasG principalmente em 4ases iniciais quando ainda no eHiste clare(a su4iciente so&re o que se vai 4a(er "consultar tam&*m a seco so&re Procrastinao na p6gina 7$#. ;esses casosG criar o compromisso de come(ar e simplesmente "a#er algoG costuma ser o su4iciente para que&rar a in*rcia inicial e o tra&al o comear a 4luir. 9Histe 4requentemente uma in*rcia no arranque de algo novoG tal como no inEcio de uma tare4a. Muitas ve(esG essa in*rcia tem origem numa ideia do g*nero Misso vai demorar muito tempoN. % t*cnica Pomodoro * muito KtilG pois pelo 4acto de ter perEodos de tempos de4inidosG * capa( de enganar a nossa pr8pria mente. ?a&emos que s8 vamos 4a(er aquilo durante 2+ minutos e depois aca&ouG independentemente do estado 4inal alcanado nesse perEodo. Isto aFuda-nos a superar essa resist)ncia eG muitas ve(esG depois de dar o primeiro passoG at* conseguEamos continuar por &astante mais tempo.

DO IT TOMORROW
9sta *G provavelmenteG uma das metodologias mais simples de ensinar e eHplicar. Tal como a PomodoroG no se trata de um sistema completo de gestoG mas sim de uma simples estrat*gia para manter uma lista de tare4as. 9m Portugu)sG poderEamos c amar-l e de M,ica para aman NG o que parece digno dos 6&itos de um procrastinador. ;o entantoG em certas situaIesG esta simples t*cnica pode ser o su4iciente para o aFudar a concluir tare4as e no perder nada de vista. 9Histem apenas duas listas a manter> ,a(er CoFe ,a(er %man

?empre que alguma nova tare4a surgeG a regra * anot6-la na lista M,a(er %man N. ;o dia seguinteG as tare4as do %man passam para o CoFe e o %man volta a 4icar va(io. % Knica coisa que * eHigida * que seFamos disciplinados o su4iciente para seguir esta simples regra e que nos dediquemos o m6Himo possEvel apenas 5s tare4as do CoFe. ?e assim 4orG o resultado * que evitamos interrupIes em 4luHos de tra&al o e em planos F6 4eitosG pois tudo o que vier de novo passa para o %man . ;o dia seguinteG iremos tratar de tudo o que 4icou por 4a(er na v*spera e assim sucessivamente. '&viamente que 6 lugar para eHcepIesG pois muitas ve(es surgem tare4as que so necessariamente para serem 4eitas oFe "quando no ontemS#.

NO QUEBRAR A CADEIA
' M!on`t &rea= t e c ainN * uma t*cnica cuFa criao tem sido erradamente atri&uEda ao comediante \err@ ?ein4eld. ;o * &em um m*todo para gesto de tare4as mas mais uma t*cnica para aFudar a manter um 6&ito produtivo. ?ein4eld aconsel ou um novato na com*dia stand-up que para se ser um &om comediante * vital ter &oas piadas e que para ter &oas piadasG * necess6rio escrever todos os dias. % 4orma de o 4a(er * que guarda o segredo. Puantos ve(es F6 no 4i(emos as 4amosas resoluIes de ano novo com novos 6&itos que queremos criarA Para uns * a dieta saud6velG para outros o eHercEcio 4EsicoG a meditao di6ria ou o pintar. ' que * certo * que surge sempre um dia em que a vontade desvanece e 4al amos a resoluo. .apidamente um dia trans4orma-se em doisG tr)s ou uma semana eG quando reparamosG F6 largamos por completo a ideia. T aqui que esta t*cnica 4a( a di4erena. ?ein4eld comprometia-se a escrever um pouco todos os dias. ;o inEcio do anoG pendurava um calend6rio na parede e quando escreviaG desen ava um grande U por cima do dia. ^ medida que os dias passavamG o calend6rio 4icava com uma cadeia de UG todos ligados. 9ste simples 4eed&ac= visual dava motivao su4iciente para no se querer que&rar a cadeia eG por issoG no arranFar desculpas para 4a(er eHcepIes. % tare4a principal * n(o ,ue1rar a cadeia. ?ein4eld usava esta t*cnica para a escritaG mas cada pessoa pode 4acilmente adapt6-la para outras coisas que queira 4a(erG treinarG ou aprender> escrever um &log ler um capEtulo"ou algumas p6ginas# de um livro

aprender a programar meditar co(in ar

MGro a groG enc e a galin a o papoN. T a aco constante e di6ria que constr8i os 6&itos. 9sta t*cnica 4unciona to &em pois so estes pequenos impulsos de motivao para no que&rar a cadeia que nos mant)m no 4luHo de produtividade "seFa o que 4or que esta palavra signi4ique para siG neste conteHto#. (3nciona$en#o 1. !e4ina no m6Himo tr)s o&Fectivos "mais tardeG pode adicionar um quarto#. 2. Para cada um delesG de4ina o crit*rio que permita avaliar se cada meta di6ria 4oi atingida ou no. 9Hemplo> ler pelo menos 10 p6ginasG 4a(er 20 min de eHercEcioG etc $. !e4ina as regras do Fogo e eHcepIes. ;o m*todo originalG ?ein4eld no incluEaG por eHemploG dias de &aiHaG 4*riasG viagem de tra&al o ou outras situaIes que podem impedir a reali(ao de certas metas di6rias. ?e estiverem planeadas e consideradas desde inEcioG estas eHcepIes no contam como que&ras da cadeia. 0. Imprima um calend6rio para cada um dos o&Fectivos. Podem-se usar calend6rios anuais ou mensaisG con4orme pre4er)ncia pessoal. 's mensais t)m a vantagem de ter mais espao para desen ar os U. +. %rranFe um marcador vermel o &em grosso. Puanto mais vermel o e mais gordoG mel or 4ica o U.

ASPECTOS FUNDAMENTAIS PARA SE SER PRODUTIVO


Muitas pessoas que eHperimentam um ou v6rios sistemas de produtividadeG aca&am por criar o seu pr8prio sistemaG &aseando-se em t*cnicas e dicas que retiram de um ou v6rios m*todos. 9stes sistemas auto-criados t)m tanto valor como qualquer outro. Por ve(esG so at* mais e4ica(es pois adaptam-se mel or ao estilo de vida e necessidades de quem os usa. %quiG 4icam alguns aspectos que considero 4undamentais para se ser produtivoG retirados dos m*todos apresentados neste capEtulo. Puer pense em criar um novo m*todo seuG ou noG certi4ique-se que aplica estes consel os no seu dia-a-diaG pois os &ene4Ecios so garantidos. Gerir 3$ ca*end7rio Dse a sua agenda para reservar Fanelas de tempo para tare4as"ou in4ormaIes# que t)m dias eJou oras especE4icas. Dm 6&ito comum * usarmos o calend6rio para anotar tudo aquilo que gostarEamos de 4a(er aman G depois de aman G no 4im de semanaG etcG mas a verdade * que a vida * demasiado dinOmica e estraga-nos muitas ve(es os planos. Tare4as como Mcomprar po no supermercadoNG Mvisitar loFa HN ou Mler ...N no t)mG na maioria dos casosG urg)ncia para necessitarem de um lugar na sua agenda. %notar estas tare4as num calend6rio resulta muitas ve(es em 4rustrao e perdas de tempo. ' que acontece * que quando c egamos ao 4inal do diaG ol amos para o calend6rio e vemos que deiHamos tanto por 4a(erG temos que voltar a escrever tudo num outro dia. % sensao que 4ica * Mno 4i( istoG no 4i( aquiloN. ?eG pelo contr6rioG usarmos um calend6rio apenas para coisas que seFam

realmente o&rigat8rias ou necess6riasG temos nele uma poderosa 4erramenta para gerir &em o tempo. ' que entraG entoG num calend6rioA 9is alguns eHemplos de tare4as ou compromissos que t)m especi4icidade de data e ora> consulta no m*dico apan ar avio reunio da equipa

' que 6 em comum nestes eHemplosA ,al ar o diaJ ora implica 4al ar a tare4a. T uma questo de Mvida ou morteNG o que * &astante di4erente de Mir ao supermercadoNG onde se 4al armos podemos simplesmente adiar. \6 vimos que um &ene4Ecio deste sistema * o evitar perder tempo a recalendari(ar coisas no 4eitas e evitar alguma 4rustrao. Mas 6 mais para al*m disso. ' calend6rio pode dar-nosG de uma 4orma muita r6pidaG 4eed&ac= visual so&re como o nosso tempo e ocupao esto distri&uEdos. Isto * particularmente Ktil quando a vida nos apresenta com surpresas e temos que mudar os planos para o dia pois algo urgente surgiu. %o incluir todo o tipo de tare4asG perdemos este 4eed&ac= r6pido que o calend6rio podia darG pois precisamos de analisar cuidadosamente cada repetir uma avaliao de prioridades. Puando seguimos esta simples regraG torna-se muito 46cil perce&er quais so os perEodos in4leHEveis no nosso dia. BisualmenteG sem sequer precisar de lerG conseguimos em poucos segundos ter uma imagem de como o dia se organi(aG se 6 algo que &loqueia algum perEodo e onde temos mais 4leHi&ilidade para Fogar com surpresas. ora para ver aquilo que realmente * crucial ou no. Por outras palavrasG estamos a perder tempo a

/(o .0 re&ra sem excep!(o 9m situaIes muito especE4icasG pode ser recomendado ir um pouco al*m desta regra de como usar um calend6rio. C6 dois casos em particular onde * Ktil &loquear tempo na agenda para reali(ar uma determinada tare4a> <i&erdade e desorgani(ao de or6rio 1 * muito comum com 4reelancers ou pessoas que tra&al am a partir de casaG terem perEodos de tra&al o mal de4inidosG que se aca&am por misturar com a vida pessoal. % desorgani(ao temporal cria mais con4uso mentalG sensao de tempo perdido e &aiHa produtividade. ;estes casosG comprovei ser mais Ktil de4inir perEodos temporais especE4icos para 4a(er U ou VG com ora de inEcio ou 4imG ou dias designados para certas 6reas ou tra&al os. 3riar alguma estrutura e rotina tra( mel ores resultados para quem no tem nen uma. %diamento constante 1 no o&stante de ler a seco so&re procrastinao "e perce&er mel or o porqu) de adiar continuamente uma tare4a#G uma 4orma 46cil de 4a(er de uma ve( por todas algo que F6 adia 6 tempos * encontrar um tempo livre na sua agenda e marcar para esse dia e ora o tempo necess6rio para a comear "qualquer coisa entre 1+ minutos e 1 ora#. Man#er 3$a boa *i"#a de #are4a" ' que de4ine uma &oa lista de tare4asA ' dever principal de tal lista deve ser o de nos passar a in4ormao que necessitamos para desempen ar cada tare4aG mas de uma 4orma simplesG clara e r6pida. 9u indicaria tr)s aspectos que devem ser considerados na 4orma como escrevemos cada item numa lista de tare4as> taman oG especi4icidadeG motivao. 8aman.o: nem ser demasiado curtoG nem demasiado longo. ?e 4or demasiado curto vai certamente entrar em con4lito com o aspecto seguinte

"especi4icidade#. ?e 4or demasiado longoG provavelmente estamos a perder demasiado tempo a escrever"e posteriormenteG a ler# com in4ormao que no * necess6ria. ' taman o deve ser o mais curto possEvelG mas o su4iciente para que se possa incluir todas as in4ormaIes necess6rias ao desempen ar da tare4a. <em&re-se sempre que pode ler e 4a(er esta tare4a um m)s depois de a ter escrito. Bai-se lem&rar de tudo o que era necess6rio sa&erA "por eHemploG nKmeros de tele4oneG o nome da pessoa com quem tin a que 4alar de seguidaG etc#. Especificidade: a 4alta de clare(a * talve( o maior pro&lema de todas as listas de tare4as que vi at* oFe. T muito comum escrevermos coisas vagas como Mtratar do carroN ou MmeN. Dma &oa lista de tare4as deve ser escrita de 4orma que cada item seFa uma indicao 4Esica da tare4a a desempen ar> Mconcluir a inspeco do carro at* dia 20NG Mcomprar prenda para aniverXario da meN. #otiva!(o: 3ostuma-se di(erG MseFa simp6tico para o seu 4uturo euN. Isto *G lem&re-se queG quer seFa aman ou daqui a 1 m)sG * voc) quem ir6 ler e interpretar aquilo que escreveu. ^s ve(esG ter um pouco de cuidado na 4orma como escrevemos algoG pode 4a(er &astante di4erena na 4orma como vamos voltar a esse assunto mais tarde. Imagine-se a delegar essa tare4a a uma outra pessoa. 3omo a diria de uma 4orma motivante e que desse mesmo vontade de 4a(erA '&viamente que no vamos escrever 4rases irrealistas ou de empoderamento sensacionalista pelo meioG mas 6 um pequeno cuidado que podemos ter e que pode 4a(er alguma di4erena. Por KltimoG no se esquea de 4a(er a inspeco regular 5s suas listas. %pague itens F6 concluEdos ou canceladosG renove o papel "se 4or o caso#G reescrevaG quando necess6rio.

Lidar co$ e$ai* % tecnologia F6 se encontra to enraE(ada nas nossas vidas que 4erramentas como o email so parte vital da nossa comunicaoG quer para 4ins pessoais quer para pro4issionais. ' volume de in4ormao trocada diariamente * to altoG que se alguma ve( rece&)ssemos o mesmo na nossa caiHa de correio 4EsicoG pensarEamos em mudar de morada em poucos dias. %ssim sendoG a organi(ao e &oa gesto da"s# caiHa"s# de email *G para muitosG mais importante do que a criao de uma lista de tare4as. %t* vou mais longeG para muitosG o email a lista de tare4as. Puando a&ordo este tema nos :or=s opsG costumo 4a(er uma pequena sondagem ao taman o das caiHas de email. 9m m*diaG mais de metade dos participantes tem caiHas de email com mais de $00 mensagens no lidas e muitos deles com mais de 1000. .ecomendo tratar a caiHa de email como se trata da caiHa do correio em casa. Puem * queG em casaG deiHa cartas lidas ou no lidas na caiHaA %t* oFeG ainda no con eci ningu*m. ' 6&ito crucial a treinar aqui * o de decidir. ' que 4ao com este emailA .espondo agoraA Mais tarde porque a resposta * longaA Guardo para re4er)ncia 4uturaA %pagoA ?eFa o que 4orG decidaS 9 depois de decidirG no deiHe o email na sua caiHa de entradaG porque se o o&Fectivo da caiHa de entrada 4osse guardar todas as suas mensagensG teria outro nome. Ten a como o&Fectivo permanente manter o nKmero de emails na caiHa de entrada a 0 "(ero#. 'uG pelo menosG perto disso. Arrumar emai$s acumu$ados ?e o leitor 4or um daqueles casos com centenas de emailsG F6 deve ter pensado Misto no * para mimG nunca vou conseguir c egar l6N. ' grande

o&st6culo aqui * a resist)ncia inicial em lidar com centenas de coisas no lidas e no tratadas. Mas o m*todo para o 4a(er * &astante simples e e4iciente> 1. 3rie uma pasta "ou etiqueta# no seu email c amada M9mails a tratarN ou M9mails acumuladosN 2. ?eleccione todos os emails na sua caiHa de entrada eHcepto os do dia de oFe e ontem. $. Mova-os para a pasta criada no ponto 1. 0. ,im ?implesS '=G 4oi &atotaG mas no 4ica por aqui. ' que esta pequena t*cnica aFuda a resolver * a resist)ncia em lidar com grande quantidades de coisas. %gora a Knica coisa que tem a 4a(er * redu(ir a sua caiHa de entrada "com apenas alguns emails# para (ero. ,a(er isso com alguns emails * 46cil. ,a(er com centenasG no. %gora est6 em condiIes de criar o 6&ito e comear F6 a sentir os e4eitos relaHantes de uma caiHa de entrada va(ia. ' que se 4a( ento com a pasta dos emails antigosA Primeiro tenta-se redu(ila de 4orma r6pidaG at* 4icar com o que considera realmente essencial> 'rdenar emails por data e apagar tudo que seFa anterior a U meses "ac a mesmo que ainda vai ler ou responder aquele email de 2002A# 'rdenar por remetente e apagar aqueles que sa&e que no interessam para agora "pu&licidadeG revistasG ne:slettersG pessoas c atas que s8 enviam vEdeos engraados do VouTu&eG etc...# % partir daquiG tem os emails que ac a Kteis lerJresponderJarma(enar. ;o 6 soluIes m6gicasG o camin o daqui em diante * ir encontrando algum tempo e vontade para a&rir esta pasta e comear a v)-los um a um. ;o tem que 4a(er tudo de uma ve( e no tem estes emails 5 sua 4rente todos os dias sempre que a&rir o email. ' o&Fectivo * mesmo esseG dar espao e alEvio

psEquico. 9oas pr0ticas para o uso do emai$ ;o viver na caiHa de entrada. 3on eo algunsG mas poucosG muito poucos casos: em que algu*m precisa de ter um acesso permanente ao email durante o seu dia de tra&al o. //Q das outras pessoas apenas pensam que precisam. ' email * oFe em dia um grande respons6vel pela que&ra de produtividade pelo simples 4acto de que gera um enorme nKmero de interrupIes na nossa ateno "F6 para no 4alar no chat integrado#. % 4orma para resolver esse pro&lema * simples> desligue o email. %gende o uso do email. Puantas ve(es precisa realmente de ver e responder a mensagensA Dma ve( por diaA !uasG tr)sG cincoA ?eFa o que 4orG decida Magora vou ver e responder emailsN e "a(a apenas isso. Puando terminarG 4ec e o email. 9 no se esquea de desligar as noti4icaIes sonoras e visuais que o avisam de uma nova mensagem. 9ram engraadas nos 4ilmes dos anos noventaG quando um M)ou*ve $ot mailN aparecia duas ve(es por dia. ;os dias de oFeG aparecendo 5s de(enas ou centenasG no t)m assim tanta piada ou utilidade. Pelo contr6rioG o &om&ardeamento constante que temos de noti4icaIes e requisiIes pela tecnologia que cada ve( mais nos rodeia apenas causa mais stress e sensaIes de so&recarga. 'rgani(ar as pastasJetiquetas. ?e a sua lista de tare4as est6 dividida por categorias "por eHemplo> coisas a 4a(erG coisas pendentesG etc#G 4aa o mesmo no seu email. ?8 assim poder6 retirar as mensagens da caiHa de entrada e dar-l es algum sentidoG ao inv*s de colocar tudo numa outra pasta de acumulao de mensagens de todo o tipo de assuntos e nature(as.

3rie 4iltros. ?e sa&e 5 partida que o email da pessoa U * de uma certa nature(aG 4aa um 4iltro e poupe tra&al o. C6 muita coisa que $ostariamos de ler eG por issoG no apagamos. ,aa uma pasta para o e4eito e envie para l6 os emails desses remetentes "ne:slettersG &logsG etc#.

(oco 0" M3*#i)#a":ing ;o 6 assim muito tempo atr6sG c egou a ser comum encontrar nos anKncios de o4erta de emprego o 4amoso Mdeve ser capa( de multi-tas=ingN. ,eli(menteG diversos estudos reali(ados deitaram por terra a imagem positiva do multi-tas=ing. CoFe sa&e-se queG na verdadeG * mais preFudicial ao tra&al o do que &en*4ico. Para quem no est6 4amiliari(ado com o termoG o multi-tas=ing pode ser imaginado como aquela pessoa que enquanto tra&al aG por eHemploG no computadorG no est6 apenas a redigir um documento. 9st6 tam&*m com ateno aos emails "provavelmente a meio da escrita de uma resposta#G a reordenar e organi(ar os Kltimos pap*is que 4oram entregues por um colega e no processo de tele4onar e marcar reuniIes com diversos clientes. 9ste * s8 um eHemplo tEpico que vi 4requentemente. 3ada pessoaG dependendo da sua 6rea pro4issionalG ou mesmo em casaG ter6 situaIes semel antes. %creditava-se portantoG que tal tra&al ador seria uma pessoa de muito valor pois conseguia avanar em diversas 4rentes do seu tra&al oG simultOneamenteG lidando com o stress que daE viria e sem perder qualidade. ;o entantoG o 4acto * que o nosso c*re&ro no * capa( de 4a(er multitas=ing. ' nosso 4oco consciente s8 pode estar dirigido a uma actividadeG tal como um processador de computador. Podemos pensar que o computador 4a( muita coisa ao mesmo tempoG mas na verdade 4a( apenas uma de cada

ve(G apenas consegue saltar de uma tare4a para outra com uma velocidade to r6pida que nem damos conta. ' mesmo se passa com o nosso c*re&roG saltamos de um 4oco para outro com tal rapide(G que 4icamos com a iluso que podemos 4a(er v6rias ao mesmo tempo. ' pro&lema est6 na 4orma como o nosso c*re&ro organi(a a in4ormao conteHtual 5 actividade que desempen amos. ?e estivermos na tare4a %G passarmos para a tare4a LG depois 3 e 4inalmente voltarmos 5 %G no a vamos retomar no ponto onde a deiHamos. T necess6rio um pequeno retrocesso para que possamos gan ar de novo o conteHto daquilo que est6vamos a 4a(er. 'u seFaG estamos a dar alguns passos para tr6s. ?e imaginarmos estes saltos de multi-tas=ing repetidos v6rias ve(es em curtos perEodos de tempoG o resultado so muitos passos para tr6s. 9stamos a perder tempo e energia em todos eles. % produtividade est6 mais associada 5 capacidade de manter o 4ocoG pre4erencialmente por perEodos de tempo mais longos. %ssim que terminamos uma &oa parte de uma tare4aG passamos para outraG sem necessitar de voltar atr6s. ?ei que nem todas as pessoas t)m a possi&ilidade de manter estes perEodos de 4ocos prolongados. T uma queiHa que ouo 4requentementeG especialmente vinda de pessoas que ocupam cargos de atendimento ou semel antesG em que t)m que ter disponi&ilidade permanente para interrupIes. 9stes so os casos em que * 4undamental encarar o tra&al o como uma arte marcial e ter o con ecimento e destre(a para lidar com todo o tipo de golpes inesperados de uma 4orma 4luidaG sem que&rar o ritmo e a produtividade. !a min a eHperi)nciaG o m*todo GT! ensina e d6 as 4erramentas mais capa(es para esse 4im.

23rar a %rocra"#ina !o Puem F6 no procrastinou que atire a primeira pedra. C6 quem veFa a procrastinao como um de4eito ou caracterEstica de personalidadeG para mim * simplesmente um resultado de um conFunto de condiIes. % pessoa mais procrastinadora pode-se tornar produtivaG motivada e c eia de iniciativa se as condiIes estiverem certas. Para no nos desviarmos demasiado do tema central deste livro vamos deiHar de lado as causas mais pessoais e emocionais "algumas destas podem ser a&ordadas com as t*cnicas descritas no capEtulo seguinte#. Mas a procrastinao temG sem dKvidaG algo de emocional em si. Puando nos lem&ramos de algo que temos para 4a(er e surge aquela sensao interna MaiG agora noNG 6 aE presente uma poro de emoo negativaG uma averso a uma imagem ou ideia. C6 duas causas principais para isto acontecer> 4alta de clare(a so&re o o&Fectivo e 4alta de clare(a ou inde4inio do pr8Himo passo. ;o * por acaso que metodologias de produtividadeG como o GT!G levam muito a s*rio a clari4icao e de4inio destes dois aspectos. % procrastinao pode assim ser solucionada sem termos que a tratar directamenteG mas sim tratando o que est6 na sua origem. Definir o o1 ectivo ?a&e eHactamente qual * o o&Fectivo 4inal daquilo que est6 a 4a(erA ?a&e recon ecer o 4inalA Por outras palavrasG consegue escrever numa 4rase aquilo que * necess6rio 4icar 4eitoG de uma 4orma to simples e clara que a possa passar a outra pessoa que no 4a( ideia do assuntoA T tam&*m quando procuramos este nEvel de de4inio e clare(a que muitas ve(es nos aperce&emos que no estamos em concordOncia total com esse

o&FectivoG o que * sem dKvida uma &oa ra(o para criarmos resist)ncias internas "ainda que inconscientemente#. %nt on@ .o&&ins a4irma que no 6 pessoas preguiosasG apenas pessoas com o&Fectivos que no do inspirao. ;estes casosG recomendo que d) especial ateno ao capEtulo seguinteG em particular aos Cori(ontes de ,oco "p6gina 10$# e a sa&er ?a&er de4inir &ons o&Fectivos "p6gina 102#.

Definir o pr+ximo passo Pual * a imagem que tem na ca&ea quando pensa em 4a(er aquilo que tem que 4a(erA Puando a procrastinao est6 presente essa imagem ou no eHisteG ou est6 turvaG escondida num nevoeiro de inde4inio. 'u ento visuali(amos algo to grande e compleHo que nem a pessoa mais produtiva do mundo teria vontade de 4a(erS 3omo disse acimaG a procrastinao resulta da sensao "5s ve(es emotiva# que temos com estas representaIes internas que n8s pr8prios criamos. Mel orar essa imagem para algo mais positivo e eHequEvel consiste em dois simples passos> decompRr o pro&lema em passos pequenos e simples e sa&er de4ini-los com clare(a e preciso. Tal como * ensinado no m*todo GT!G no podemos "a#er o&Fectivos. '&Fectivos so atin$+veisG mas no eHequEveis. Identi4ique os diversos passosJtare4as que tero que ser 4eitos sequencialmente at* atingir a meta 4inal. Dsando o &om sensoG certi4ique-se que cada um desses passos * tam&*m pequeno e simples. ' o&Fectivo * que quando voltar a pensar naquilo que tem que 4a(erG no ten a a imagem de algo grandeG mas apenas de um pequeno passoG simplesG curto e que sa&e que pode 4a()-lo sem pro&lema. Posso dar um eHemplo pessoal de quando ten o que 4a(er grandes

arrumaIes e limpe(as 5 casa. ?e pensar simplesmente na tare4a Mlimpar e arrumar casaNG mal consigo sair do so46. Por issoG arranFo sempre uma minilista de tare4as em que Mter a casa limpa e arrumadaN * o o&Fectivo 4inal que se decompIe em pequenas tare4as como Mtirar o liHoNG Mlimpar o 4ogoNG Maspirar o quartoNG etc. ;o ten a pro&lemas em su&dividir uma coisa em de( ou vinte. ?omos movidos pela sensao positiva de sucesso e nada mel or do que poder 4a(er cru(in as em v6rios itens de uma lista de tare4as para sentir que estamos a avanar e a ser produtivos. %o lermos estes pequenos passosG a imagem que temos * de MsimG eu consigo 4a(er isto agoraN e quando este di6logo interno est6 presenteG as ra(Ies para procrastinar redu(em-se para perto do (ero. Prioridade"; "aber o 53e ' rea*$en#e i$%or#an#e 9nquanto que m*todos como a Matri( de 9isen o:er necessitam de uma de4inio de prioridades logo em 4ases iniciaisG outrosG como GT!G deiHam a questo da prioridade para o 4im "ou consideram-na mesmo inKtil#. !ependendo do sistema que adopteG a relevOncia deste aspecto 4icar6 ao seu crit*rio. ' que vale a pena salientar relativamente 5 de4inio de prioridades * que a prioridade * sempre relativa. Por outras palavrasG quando de4inimos uma prioridadeG 4a()mo-lo em comparao com outras e sempre relativamente a algo. % pergunta Mo que * que devo 4a(erAN deve sempre estar acompan ada de Monde quero c egarAN. Mais uma ve( so&ressai a importOncia da clare(a de um o&Fectivo eJou da de4inio daquilo que queremos atingir. 9ssa deve ser a prioridadeS Puando estamos claros do que queremos e para onde vamosG a de4inio de prioridades passa de um tra&al o intelectual para algo intuitivoG

claro e 8&vio. Mais uma ve(G 4ica o consel o para uma leitura cuidada dos Cori(ontes de ,oco "p6gina 10$#. Tirar #e$%o %ara "er %rod3#i0o ' m*todo GT! divide o tra&al o em tr)s tipos> tra&al o surpresaG tra&al o planeado e o planeamento do pr8prio tra&al o. Tudo o que 4a(emosG encaiHa-se sempre numa destas tr)s categorias. % Knica coisa que varia de pessoa para pessoa * o taman o da 4atia que cada uma das categorias ocupa. ?e 4ormos completamente desorgani(ados e tivermos praticamente (ero planeamentoG tudo o que nos aparece pela 4rente * tra&al o surpresaG isto *G algo que no plane6vamos 4a(er. Por outro ladoG pessoas que investem algum tempo a planear o seu tra&al oG t)m mais tra&al o planeado pela 4rente eG consequentementeG menos tra&al o surpresa. % ra(o pela qual di(emos que o planeamento do pr8prio tra&al o tam&*m * Mtra&al oN * porque deve ser visto como um investimento de tempo e energia que nos ir6 aFudar e mel orar todo o resto do que temos para 4a(er. \6 ouvi algumas ve(esG pessoas a di(erem que Mperde-se muito tempo a planear e organi(arN. T certo queG as t*cnicas de produtividade e organi(ao so uma 4erramentaG um suporteG que usamos para mel orar o que 4a(emos. ;o * suposto passarmos grande parte do tempo 5 volta da t*cnica em siG ou num ciclo in4inito de leitura de artigos e livros so&re produtividadeG caso contr6rio o tra&al o real 4icar6 por 4a(er. Mas tam&*m no * correcto devalori(ar esse planeamento e organi(ao. !evemos criar o 6&ito de ver esse tempo que tiramosG como parte do tra&al o em si. 9 de 4acto *. 3ada um desses minutos onde pensamos e optimi(amos tudo aquilo que temos para 4a(er ir6 tra(er-nos um retorno positivo.

PRODUTIVIDADE EM EQUIPA
Dma das coisas que mais ouo no 4inal de 4ormaIes em empresas * sempre algo do g*nero Mo meu c e4e * que devia estar aqui a aprenderN. Isto no * dito com o intuito de desresponsa&ili(ar quem l6 estavaG mas sim porque a produtividade em equipa * algo mais compleHo e que muitas ve(es * negativamente in4luenciada por m6s atitudes vindas de cima. Mais do que ningu*mG so os supervisoresG os lEderes ou c e4esG que devem estar mais conscientes de como optimi(ar a produtividadeG de con ecer as pessoas que t)m e como maHimi(ar os seus recursos. MaHimi(ar recursos no signi4ica espremer pessoas ao m6Himo e retirar tudo aquilo que podem antes de irem para casa. MaHimi(ar recursos signi4ica a4inar e mel orar os processos internos de comunicaoG a delegao de tare4as para as pessoas certasG sa&er quando se deve e quando no se deve interromper algoG entre outras coisas. \6 vi v6rias ve(es que a noo de MurgenteN * &astante relativa eG muitas ve(esG completamente irreal. Para quem gosta de mel orar a sua produtividade mas 46-lo so(in o enquanto tra&al a numa equipaG o resultado 4inal * sempre alguma 4rustrao. .ece&i v6rias ve(es emails de participantes dos :or=s ops que me perguntavam algo do g*nero Mcomo posso pRr os meus colegas a 4a(erem isto tam&*mAN. Por muito &ons que seFamos e por muito in4alEvel que seFa o m*todo que usamosG nada * completamente imperme6vel a in4lu)ncias eHternas. ?er capa( de organi(ar um grupo de pessoas para que tra&al em de uma 4orma produtivaG deveria serG por issoG um ponto de ateno constante por quem gere equipas. ;o um luHo para quando so&ra tempoG mas algo 4ulcral para o &om 4uncionamento dessa equipa e do seu tra&al o.

Isto no implica gastar &alKrdios em 4ormaIes ou retiros o""-site. 3oisas simples como criar um grupo interno para de&ater o temaG partil ar dicas e eHperi)ncias pr8prias ou eHperimentar di4erentes m*todos e 4erramentasG pode ser o su4iciente. Por outras palavrasG o que importa mesmo * 4a(er com que a Produtividade tam&*m seFa um aspecto ao qual se d6 ateno e energia de uma 4orma permanente. A produtividade tem o seu $ado individua$ista T importante termos consci)ncia que no podemos 4orar ningu*m a Mser produtivoN tal como n8s. Isto *G impingir determinada 4erramenta ou modo de organi(ar e processar o tra&al o. 3ada pessoa ir6 encontrar o m*todo ou 4erramenta que mais se adequa ao seu tra&al o e estilo. Dma coisa no eHclui a outra. 9m&ora esteFamos a 4alar de 4ormas de mel orar e coordenar produtividade em grupoG cada indivEduo dever6 ter a li&erdade paraG naquilo que l e di( respeitoG se poder organi(ar da 4orma que l e * pre4erencial. ' que * importante * aver um claro entendimento colectivo da 4orma como toda essa in4ormao * colocada para o grupo. ;a pr6ticaG o que isto signi4ica *G por eHemplo> um equipa de tra&al o coordena um proFecto usando a metodologia personal =an&an. % pessoa UG enquanto mem&ro dessa equipaG tem tare4as que l e so atri&uEdasG para al*m de outras 4ora desse proFectoG ou mesmo 4ora do tra&al o. % pessoa U pode pre4erir usar o m*todo GT! para a sua pr8pria gesto pessoal. ;o entantoG quando esse tra&al o avanaG quando 6 quaisquer alteraIes no estado dessas tare4asG deve sincroni(6-las com a metodologia usada pelo grupo. %ssimG * possEvel o&ter-se mais e4ici)ncia num grupoG escol endo uma metodologia que seFa mais adequada para o tra&al o em questoG sem

preFudicar ningu*m atrav*s do uso 4orada dessa mesma metodologia. A"%ec#o" c+a0e %ara a %rod3#i0idade e$ e53i%a Biso clara 1 tal como para qualquer o&Fectivo pessoalG na es4era colectiva tam&*m todos os mem&ros devem estar claros do o&Fectivo para o qual tra&al am. ?a&er precisamente o que se pretendeG at* quandoG com que 4asesG etc. !e4inio de responsa&ilidades 1 quando * preciso 4ugir ao planoG com quem se deve 4alarA ?e algo correu malG quem deve responderA ?e aaaaaa quem aaaaaaA To importante como de4inir aquilo para o qual se tra&al aG * de4inir a pr8pria equipa de tra&al o. Puem 4a( parte e quem 4a( o qu)A !e4inir estrat*giaG metodologiaG 4erramentas 1 T normal aver muita

urg)ncia em comear a "a#er coisas. ?eG em ve( dissoG come6ssemos sempre por planear coisasG de4inir o plano para o 4a(erG preparar as 4erramentas que vo ser Kteis nesse camin o e s8 ento comearG irEamos o&ter um rendimento muito superior e recuperar rapidamente o tempo inicial investido. .edu(ir o &arul o na comunicao 1 quantos emails so enviados em c8pia para pessoas que se perguntam a si pr8prias M* suposto eu 4a(er algo com istoAN. 9screver emails com assuntos &em de4inidosG com mensagens curtasG claras e o&FectivasG de 4orma a que o leitor no precise de andar a minar pelo que 6 de realmente importante e apenas enviar emails em 33 quando 4or mesmo necess6rio. ?a&er liderar 1 para os lideresG al*m de todos estes pontosG * importante manter ateno nas pessoas> na qualidade do tra&al oG na parte emocionalG nas relaIes inter-pessoaisG na motivao e inspirao. ?eFa em que posio 4or que o leitor esteFaG lem&re-seG tam&*m * um lEder. !entro de qualquer

grupoG esta responsa&ilidade * de todos os mem&ros. T muito 46cil culpa&ili(armos algu*m pela 4alta de algo masG de que 4orma estamos n8s a contri&uir para o &em-estar desse todoA ; princpios para rea$i'ar 1oas reuni"es 1. '&Fectivos &em de4inidos 1 uma &oa parte da ra(o porque muitas reuniIes no so produtivas * porque o seu prop8sito no estava &em de4inido desde o inEcio. Puando no se sa&e &em o que se quer tirarG aca&a-se por desperdiar a energia e o tempo de muita gente. !eve aver uma mensagem clara so&re o porqu) da reunio estar a acontecer e qual o des4ec o deseFado. 2. %penas com as pessoas necess6rias 1 6 muita tend)ncia em

convocar reuniIes com muita genteG quase sempre com o motivo de M* &om estarem in4ormados so&re o que se passaN. % verdade * que para a maioria dos participantes a reunio torna-se uma perda de tempo e essa in4ormao poderia ser passada mais tarde de uma 4orma resumida e r6pida. %ntes de convocar a reunioG certi4ique-se que as pessoas que vo ser convocadas so mesmo necess6rias. $. In4ormar previamente dos assuntos a serem discutidos 1 nem toda a gente gosta de surpresas eG neste conteHtoG ter a oportunidade de ler previamente os assuntos da reunio pode aumentar a produtividade da mesmaG no sentido que as partes envolvidas tero F6 tido tempo para preparar o que 4or necess6rio para a discusso. Para al*m dissoG como ningu*m estar6 a (ero so&re os assuntosG o tempo * mais &em utili(ado. 0. Manter a discusso nos assuntos pr*-de4inidos 1 * muito 46cil a conversa desviar eG quando se reparaG F6 passaram 20 ou $0 minutos.

;este aspectoG * muito importante o papel do moderadorG para garantir que a reunio segue o plano de4inido. Tam&*m a ter em conta evitar Msu&-reuniIesN ou conversas paralelas durante a mesma. +. Manter um am&iente positivo 1 quando 6 diverg)ncias de opiniIesG criticar * 46cilG mas o importante * 4a(er crEticas construtivas. Muitas ve(es no * possEvel c egar a um consenso e tam&*m 6 que aceitar esse des4ec o. ;estes casosG entre outrosG a ?ociocracia "ou GovernOncia !inOmica# sugere algumas estrat*gias inovadoras para a estrutura e 4uncionamento de uma organi(aoG de 4orma a optimi(ar o seu tra&al o e processos internos. 6. Tirar conclusIes e acIes pr6ticas 1 durante o decorrer da reunioG deve aver um respons6vel por ela&orar um pequeno e simples documento com as conclusIes e principais pontos a registar "que ser6 posteriormente enviado a todos os interessados que no estiveram presentes#. \untamente com este documentoG ou mesmo como parte deleG deve aver uma lista clara de todas as pr8Himas acIes a serem desempen adasG com indicao da pessoa respons6velG quem ir6 supervisionar e data limite "se eHistir#. O%en S%ace Tec+no*og< Puando Carrison ':en se aperce&euG durante uma con4er)ncia nos anos 20G que as partes mais produtivas e interessantes dos encontros eram os intervalos e as conversas espontOneas que surgiam 5 volta da m6quina do ca4*G comeou a ela&orar um novo sistema para a organi(ao de reuniIesG encontros e con4er)ncias. 3 amou-l e 'pen ?pace Tec nolog@ "'?T#1. 9ssencialmenteG * um m*todo simples mas &astante poderoso para catali(ar
1 9m Portugu)s * con ecida como M9spao %&ertoN ou MMetodologia de 9spao %&ertoN.

sessIes de tra&al o muito produtivasG em torno de grupos que se autoorgani(amG e que permite lidar com todo o tipo de situaIesG em organi(aIes ou grupos de qualquer taman o. ,omenta a criatividade e a iniciativaG 4a(endo um convite 5 participao e contri&uio de todosG resultando normalmente em cola&orao e envolvimento dos participantesG muito para al*m do tempo da reunio. Pode ser usada em qualquer conteHtoG desde de4iniIes estrat*gicasG resoluo de con4litos ou pro&lemasG planeamentoG &rainstormingG etc. ?egundo o 4undadorG num evento em '?T deve eHistir> um assunto de importOnciaG um t8pico principal em torno do qual a reunio se desenvolve diversidade nos participantesG pessoas de di4erentes 6reas ou ierarquias compleHidade no alcance do o&Fectivo "sem compleHidadeG no se Fusti4ica 4a(er reuniIes# paiHo e con4litoG para MapimentarN a discusso e 4a(er as coisas andarem para a 4rente a necessidade de se alcanar uma soluo rapidamente ?e uma reunio em '?T 4or &em condu(ida> garantir6 que todos e quaisquer assuntos de importOncia para as pessoas envolvidas sero postos em cima da mesa todos os assuntos sero discutidos tanto quanto o valor dado pelas pessoas que se preocupem com eles as conclusIes de todos os assuntos sero apropriadamente escritas e estaro disponEveis para todos os participantes num curto espao de tempo

3laro que a metodologia '?T no deve ser usada sempre e indiscriminadamente. C6 alturas em que no * a mel or escol a para a reali(ao de um encontro ou reunio> quando o grupo de participantes tiver menos de + pessoas quando no eHiste um pro&lema ou assunto especE4ico para o qual se procurem soluIes quando os organi(adores F6 t)m um plano pr*-de4inido para como a reunio deve correr quando os organi(adores t)m um o&Fectivo especE4ico para o resultado da reunio

%s 7 princpios e a <ei Dma &oa reunio em '?T deve assentar em quatro princEpios 4undamentais e numa lei. 9stes garantem que a reunio ir6 decorrer da mel or 4orma possEvelG seguindo o espErito a&erto e cola&orativo da '?T. 's quatro princEpios so> 1. %s pessoas que v)mG so as pessoas certas 2. ' que quer que aconteaG * a coisa certa para acontecer $. Puando comearG * a ora certa para comear 0. Puando terminarG * a ora certa para terminar % ,ei dos Dois -s di(> M?e se encontrar numa situao em que no est6 a contri&uir nem a aprenderG use os seus dois p*s e v6 para outro lugarN Por aqui podemos ver que a '?T d6 prioridade ao 4acto das pessoas estarem

num sEtio e discusso onde se sintam Kteis e possam contri&uir. Puando isso no aconteceG * pre4erEvel ir para outra discusso que c ame mais o interesseG ou mesmo 4a(er uma pausa. Isto garante que todos os mem&ros de um grupo de discusso esto realmente interessados nela e tomaro mais responsa&ilidade pelos resultados. Como acontece uma sess(o de %*8 !a min a eHperi)nciaG quer como participanteG quer como 4acilitadorG testemun ei sempre reuniIes muito produtivas em todas as sessIes de '?T que participei. T comum ler-se 5 entrada da sala onde a sesso vai ser condu(ida MPrepare-se para ser surpreendidoN e de 4acto sou sempre. 3riando as condiIes ideaisG o potencial de cada pessoa revela-se e espantame sempreG o que um grupo de pessoas consegue atingir em curtos espaos de tempo. 3onsideroG por issoG a '?T como uma 4erramenta de valor para a produtividade de grupos e por isso decidi incluir esta pequena seco neste livro. !eiHoG no entantoG a nota de que a reali(ao de um evento em '?TG requer alguma pr6tica e estudo da metodologiaG pelo que se esse 4or o seu interesseG no o 4aa sem consultar mais documentao so&re os passos e cuidados a ter. ' Material de %poio "p6gina 11$# cont*m re4er)ncias Kteis para isso. % sesso comea numa sala que seFa su4icientemente grande para que todos os participantes possam estar sentados num cErculo de cadeiras. Dm quadro &ranco ir6 indicar os locaisG perEodos e temas de cada grupo de discusso. Dma parede &ranca * usada como MMercado de IdeiasNG que * usada para cada pessoa colocar uma ideia ou assunto que gostasse de ver a&ordado ao longo das diversas sessIes.

1. ;o inEcioG o 4acilitador comea por dar as &oas-vindasG clari4icar o porqu) da reunio "o que se pretende alcanar# e eHplicar o 4uncionamento da mesmaG de acordo com a '?T. 2. %&re-se o MMercado de IdeiasN. 3ada pessoa pode ir ao centro do cErculo onde eHiste papel e canetaG escrever o assuntoG anunci6-lo ao grupo e col6-lo na parede. 9ste processo contEnua durante o tempo que 4or necess6rio at* que no aFam mais ideias ou assuntos propostos. ;o * o&rigat8rio que todos propon am algo. $. ' 4acilitador distri&ui os pap*is no Mercado de Ideias pelos locais e perEodos disponEveis. 0. ' grupo des4a(-se para que cada pessoa possa consultar a agenda da reunio e tomar nota dos grupos que l e interessamG com a respectiva ora e local da discusso. +. !urante a sesso '?TG cada grupo ser6 respons6vel pela sua pr8pria reunio e ela&orao de um pequeno documento 4inal onde devem constar as ideias discutidasG soluIes propostas e outros assuntos relevantes. ;o 4inal de cada grupoG um respons6vel deve levar esse documento ao 4acilitador. 6. ;o 4inalG o grupo reKne-se mais uma ve( para o cErculo de encerramentoG onde se podem partil ar algumas eHperi)nciasG aprendi(agens ou resultados de todo o processo. ' 4acilitador tem um papel quase invisEvel no decorrer de toda a sesso. ' que * realmente eHigido por parte da equipa organi(adora * uma preparao logEstica da sesso '?T> materiais como pap*isG canetasG post-itsG quadrosG etc_ preparao da sala e espaos para os di4erentes grupos e ela&orao do or6rio para que as di4erentes sessIes possam ocorrer. ;o 4inalG o 4acilitador ou outros mem&ros da equipa organi(adoraG devem compilar todos os documentos produ(idos pelos diversos grupos e enviar as conclusIes a

todos os participantes. 3omo cada grupo F6 produ(iu um documento que resume a sua discusso e conclusIes relevantesG este processo * &astante r6pidoG dando a possi&ilidade deG at* no pr8prio diaG os participantes F6 levarem consigo todas as conclusIes retiradas da sesso '?T. 's eventos em '?T podem demorar at* dois ou tr)s diasG para organi(aIes e assuntos mais compleHosG mas tam&*m podem ser reali(ados em apenas um dia ou uma tarde. !eve-seG no entantoG ter em ateno que cada perEodo de discusso seFa de aproHimadamente uma ora e meia. Mic ael CermanG um especialista em '?TG deiHa um pensamento interessanteG o de levar os princEpios da '?T para al*m das sessIesG para que possam integrar as pr8prias organi(aIes onde tra&al amos. ?e estes quatro princEpios e a lei da '?T puderem integrar o 4uncionamento de um qualquer grupoG a4ectando positivamente o tra&al o a todos os nEveis ier6rquicosG incentivando a co-criaoG participao e cola&orao de todos na resoluo de pro&lemas como um todoG que tipo de trans4ormao poderemos verA

PARTE , ESTRAT=GIAS PARA UMA MENTE PRODUTIVA

' c*re&ro * talve( o 8rgo mais misterioso e poderoso que temos. ?a&emos muito pouco so&re eleG mas o su4iciente para termos noo queG em m*diaG usamos menos de 10Q das suas capacidades. ^ medida que novos estudos e desco&ertas so 4eitasG a pouco e pouco vamos gan ando novos con ecimentos so&re o seu 4uncionamento e isto permite-nos tam&*m adaptar a 4orma como vivemos e tra&al amos para 4a(ermos um mel or uso desta poderosa 4erramenta. ;este capEtulo esto reunidas diversas t*cnicas que l e vo permitir optimi(ar diversos processos mentaisG atrav*s de uma cola&orao mais natural com o 4uncionamento do c*re&ro.

APRENDIZAGEM E MEMRIA
<onge esto os dias em que se podia acreditar queG depois de terminarmos os estudos acad*micosG a nossa principal aprendi(agem estava concluEda. ;os dias de oFe temos que estar prepararados para uma aprendi(agem constanteG independentemente das 6reas pro4issionais. ' processo de aprendi(agemG ou seFaG uma assimilao interior de o&Fectos eHterioresG pode ser mel orado seguindo alguns princEpios &6sicos. Sincronia de +e$i"4'rio" ' emis4*rio esquerdo do c*re&ro est6 associado ao pensamento l8gicoG analEtico e crEtico. Por sua ve(G o direito * mais usado na eHplorao criativaG olEstica e intuitiva. %s pessoas que mel or usam o seu c*re&ro "aquelas nas quais recon ecemos um Mg*nioN#G sa&em manter a sincronia entre estas duas 4acesG ao inv*s de usar apenas maioritariamente uma delas. ;o quero com isto insinuar que apenas usamos um ladoG no * verdade. Todos usamos am&os os emis4*rios. %lguns conseguem ter um pouco mais de equilE&rioG enquanto que outros agem e pensam maioritariamente in4luenciados por um deles. ' ponto c ave aqui no * o equilE&rio entre am&osG no se trata de ao 4inal do dia poder di(er que usamos +0Q de cada um. ' que * mesmo importante * a sincronia e o uso simultOneo de am&os. ?er capa( de estimular e puHar pelo emis4*rio direito quando 4a(emos algo que * normalmente 4eito pelo esquerdo "ou vice-versa#G pode a&rir imensas portas 5 4orma como ol amos para o que 4a(emosG as soluIes ou estrat*gias novas com que nos deparamosG etc. ' 4acto * que estamos to 4ormatados a Mser s*riosN ou ento a Mser

criativosNG que podemos encontrar di4iculdades em sair dessa caiHa e encontrar um novo estadoG que eHplore os dois potenciais simultOneamente. Dma das 4erramentas onde este princEpio * aplicado * o .ind-.appin$, que * descrito em detal e na seco seguinte. %trav*s de mind-mappingG 4a(emos um processo analEtico de planeamentoJorgani(aoJassociao de ideiasG em conFunto com um processo visual e espacialG avendo at* espao para alguma eHpresso criativa e artEstica. !a pr8Hima ve( que estiver a tra&al arG estudar ou planear agoG veFa de que 4orma poder6 Funtar dois ou mais destes aspectosG simultOneamenteA =emisf-rio Es,uerdo <inguagemG escritaG leitura <8gica Pensamento crEtico Matem6ticaG nKmeros .aciocEnio =emisf-rio Direito 9Hpresso e recon ecimento emoIes MKsicaG som 3Rr e imagem 3riatividade Intuio de

Me*+orar e ace*erar o %roce""o de $e$orizar Manter um estado mental positivo 1 antes de comear "a memori(arG estudarG etc#G coloque-se mentalmente num estado que seFa propEcio 5 aprendi(agem. Invista alguns minutos para visuali(ar uma situao passada onde se lem&ra de estar a aprender algo pela primeira ve( e onde estava com vontade de aprenderG sentia curiosidade e queria sa&er mais. <em&re-se do que sentia nessa alturaG de como a mente 4luEa. Puando conseguir ter &em presente esse estadoG visuali(e-se a entrar para dentro desse seu euG inteligente e curioso. Traga at* si esse estado positivo. Dse um &om am&iente 1 se possEvelG rodeie-se daquilo que para si 4unciona. ;o vou di(er para ir para uma Fanela virada para a nature(aG nem para o

ca4*. ;o 6 verdades a&solutasG cada pessoa tem aquilo que 4unciona para ela. %lguns estudos provaram que mKsica de 4undo pode ser &astante estimulante para este tipo de 4unIes do c*re&ro. Mais especi4icamente musica cl6ssica do estilo &arrocoG como BivaldiG Lac G ou outrosG com 60 &atidas por minutosG so eHcelentes para o c*re&ro relaHar e se concentrar. ?aKde 4Esica tam&*m interessa 1 o c*re&ro est6 ligado a todo o corpo e as suas 4unIes tam&*m so in4luenciadas por todas as nossas c*lulas. Manter o corpo saud6vel e em 4orma * um aspecto muitas ve(es descurado por quem est6 em&rul ado em tare4as intelectuais. Isto inclui alimentao saud6vel e vivaG eHercEcio 4Esico e descanso apropriado. Intervalos adequados 1 ' c*re&ro * capa( de se concentrar e a&sorver in4ormaIes mais optimamenteG quando o 4a(emos em perEodos de aproHimadamente 12 minutosG intercalados por perEodos de 0 minutos de descansoG e repetir tudo at* um m6Himo de 0 ve(es. %o 4im das 0 repetiIesG deve-se 4a(er um intervalo mais longoG ou mesmo parar. Isto respeita a capacidade natural de concentrao e a&soro de in4ormao do c*re&ro. Dsar mais sistemas representativos 1 temos tend)ncia a memori(ar as coisas da mesma 4orma como as rece&emos. Isto *G se ouvimos algoG tendemos a gravar a in4ormao como auditiva. ?e vemos uma imagemG guardamo-la como visual. Podemos 4aciliar o processo de memori(aoG se utili(armos mais do que um sistema representacional. Dm eHemplo simplesG se estiver a aprender que para di(er co em ingl)s uso a palavra `dog`G vou escrev)-la "sensao 4Esica#G vou l)-la em vo( alta "auditivo#G e vou ver aquilo que escrevi "visual#. Posso ainda associar o som de um ladrar "auditivo# e uma imagem de um co"visual# com a qual esteFa ligado emocionalmente. %o repetir toda esta in4ormao nos diversos sistemas representacionaisG estamos a aumentar a capacidade de gravar essa mem8ria rapidamente e por

mais tempoG F6 que usamos outras partes do c*re&ro para o 4a(er. Dsar brvores de Mem8ria 1 para al*m dos mapas mentais "que sero discutidos na pr8Hima seco#G as 6rvores de mem8ria so outra t*cnica &astante Ktil para memori(ar grandes quantidades de in4ormao de uma 4orma sinteti(ada comoG por eHemploG quando queremos resumir um documento ou livro. % construo de uma 6rvore de mem8ria 4a(-se da seguinte 4orma> 1. Dse cartIes ou pequenas 4ol as de papel e escreva em cada umG o resumo de cada p6gina "ou seco relevante# numa s8 4rase. T importante que cada papel s8 conten a o resumo de uma p6gina ou seco. 2. .eleia todos os cartIes e 4aa um resumo geral em apenas uma 4rase. $. 9screva a 4rase 4inal num novo carto "este ser6 o tronco da 6rvore#. 9sta repetio aFudar6 a trans4erir a in4ormao da mem8ria de curto pra(o para a de longo pra(o. % construo em 6rvore tam&*m pode ser 4eita recorrendo 5 tecnica de mapas mentaisG partindo do princEpio que no seFa necess6rio escrever muito teHto.

MAPAS MENTAIS
;o 4inal da d*cada de 60G 4rustrado com as t*cnicas tradicionais de registar notas e ideiasG o psic8logo e autor &ritOnico Ton@ Lu(an desenvolveu estudos do 4uncionamento do c*re&ro que deram origem 5 t*cnica con ecida oFe como Mapas Mentais. 9sta t*cnicaG com&ina o aspecto visual e espacialG que permite ao c*re&ro ser mais e4iciente e dar mais clare(a e controlo do nosso processo de pensamento.

Dm mapa mental pode ser visto como um diagrama construEdo com &ase nas ligaIes de ideiasG tais como surgem e se arma(enam no nosso pr8prio c*re&ro. ?empre que aprendemos ou o&servamos algo interessanteG passamos por uma nova eHperi)ncia ou raciocEnio. ' nosso c*re&ro assimila o novo con ecimento criando mil ares de novas ligaIes na rede neuronalG associando conceitos e estEmulos de uma 4orma radial. ;ormalmente um mapa mental cria-se em torno de uma ideia ou assunto centralG rami4icando-se depois em v6rios nEveisG consoante o o&Fectivo e compleHidade deseFada. !ada a sua 4leHi&ilidadeG simplicidade e independ)ncia de quaisquer outras 4erramentas ou con ecimentosG os mapas mentais podem ser usados por qualquer pessoa ou em qualquer tipo de situaoG como por eHemplo> resoluo de pro&lemas &rainstorming de ideias representao de estruturas organi(acionais eHpresso criativa resumos de materiais mais eHtensos em t8picos e conceitos agregados e mais memori(6veis etc

G3ia %ara 3$ bo$ $a%a $en#a* 1. 3omear no centro "da 4ol a# com a imagem ou palavra"s# do assunto principal. 2. !eiHar as ideias 4luir naturalmente e comear a esta&elecer ligaIes entre elas. Ideias principais que se ligam ao tema principal devem estar 5 volta desse. Ideias relacionadas com cada uma das palavrasJimagens secund6riasG devem por sua ve( estar 5 volta

dessasG com lin as que as liguem. $. Puanto mais no centroG maior e mais &em de4inidas so as lin asG cores e imagens. 0. T incentivado o uso de imagens e cores por todo o mapaG para estimular a parte visual +. !esenvolva o seu pr8prio estilo de mapaG no eHistem 4ormas certas ou erradas 6. Podem ser criadas lin as que liguem t8picos no directamente relacionados "a traceFadoG por eHemplo#. ;o geralG * recomendado o uso de lin as curvas por todo o mapaG ao inv*s de lin as rectasG F6 que so mais estimulantes e MdivertidasN. 7. Podem ser usadas cores no teHto para identi4icar categoriasG prioridades ou outro 4actor de di4erenciao. 2. Manten a o teHto pequeno e simples "de pre4er)ncia apenas com palavras-c ave#. % percepo do mapa deve ser r6pidaG sem necessitar que quem o v) necessite de muita ateno e leitura para perce&er os conteKdos e ligaIes. /. ' mapa deve crescer sempre de uma 4orma radial"circular#. Pode usar a t*cnica de mapas mentais para algo &em ela&oradoG como o planeamento da organi(ao e conteKdos de uma tese ou de uma apresentao pro4issionalG como tam&*m para outros 4ins &em simples e r6pidosG como um pequeno rascun o que 4acilite a visuali(ao e partil a de ideias para a ela&orao de um plano de 4im de semana com um grupo de pessoas. 9Hemplo de um mapa mental em torno do que representa a palavra M?apoN>

3onsulte o Material de %poio do livro "p6gina 11$# para ver eHemplos &em di4erentes e originais de mapas mentaisG assim como so4t:are disponEvel que 4acilita a sua criao e edio.

MODELO DE PLANEAMENTO NATURAL


O 53e '> Todos n8s F6 usamos o mel orG mais criativo e mais r6pido planeador eHistente> o c*re&ro. 9m&ora no nos aperce&amosG passamos muito do nosso tempo a planearG seFa para escol er o que vestirG onde passar o 4im de semana ou como resolver um pro&lema. 9m&ora estes processos seFam inconscientesG eHistem passos &em de4inidos para esse planeamento que o nosso c*re&ro 4a( naturalmente. ;o entantoG quando queremos conscientemente planear alguma coisaG raramente seguimos esse 4luHo natural de processos. Muitas ve(es estamos mergul ados em 4a(er e concluir coisas. c%coc * a palavra de ordemS Tra&al ar mais e mais r6pidoG com mais pessoasG mais recursosG mais tempo. 3 ega a um ponto em que a situao comea a 4icar ca8tica e as pessoas se sentem perdidas. T quando surge algu*m que sugere que o que precisamos mesmo * de nos or$ani#armosS 3laro queG em&ora aFudeG o simples organi(ar de todas essas acIes no consegue resolver o caos F6 criado. T preciso ter mais e mel ores ideias e avali6-las. 3om a necessidade das ideias vem sempre a pergunta Mmas a4inal o que * que n8s queremos mesmoANG que tenta alcanar uma viso e prop%sito para esse tra&al o. % este 4luHo c amamos Modelo de Paneamento .eactivo e * um oposto do Modelo de Planeamento ;atural"MP;#.

% f$uxo do #P/: 1. prop8sitoG princEpios 2. viso $. /rainstormin$ "ideias# 0. organi(ao +. pr8Himas acIes ' MP; * sempre 4eitoG a questo *G em que altura e a que custoA 9stando conscientes deste modeloG podemos mais 4acilmente aplic6-lo para que a de4inio e planeamento de proFectos siga um 4luHo mais natural e e4iciente. Pro%8"i#o Pense na Kltima ve( que 4oi Fantar 4ora. % sua inteno pode ter tido v6rias ra(IesG como por eHemplo> con ecer um restaurante novoG sociali(arG passearG ou simplesmente que&rar a rotina. ?eFa qual 4or essa intenoG ela d6 o prop%sito e o impulso para atingir o seu o&FectivoG ouG nas palavras do MP;G o Mporqu)N de querer ir Fantar 4ora. Para al*m do prop8sitoG eHistem ainda os valores ou princ+pios associados a esse o&Fectivo. ;ormalmente no pensamos neles conscientementeG mas 4a(emos o planeamento dentro dos limites desses princEpios. 3onsiderando o mesmo eHemplo do FantarG provavelmente estava 4ora de questo ir a um 4ast-4ood &aratoG ou apan ar comida do liHo. 3ertamente tam&*m no estava com disposio para ir Fantar a um local que 4icasse a 2 oras de distOncia. 9stas so as limitaIes que de alguma 4orma condicionam esse planeamentoG de4inindo o molde no qual o resto do planeamento ir6 ter lugar. ;este primeiro nEvel do planeamento o mais importante * perguntar

Mporqu)AN. Porque * que vou estar naquela reunioA Pual * o prop8sito desta tare4aA Porque * importante 4a(er este proFectoA Perguntar Mporqu)N aFuda-nos a> de4inir o sucesso encontrar motivao clari4icar o 4oco alargar as opIes Tendo uma ou mais respostas clarasG passamos a procurar e de4inir tam&*m quais os valores ou princEpios associados. Vi"!o T comum no querermos iniciar um proFecto ou atingirmos um o&Fectivo por no sa&ermos o McomoN c egar l6. ' que acontece * que o nosso c*re&ro 4unciona de 4orma inversa. Isto *G o McomoAN no interessa antes de conseguirmos visuali(ar o Mo qu)AN. Puando o Mo qu)AN consegue ser visuali(ado e descritoG o McomoAN aca&ar6 por se ir revelando naturalmente com o decorrer do tempo e com os passos que vamos dando. %ssimG nesta segunda 4aseG o que queremos * conseguir visuali(ar o Mo qu)AN desse proFecto ou o&Fectivo. Por outras palavras> como sa&er6 que atingiu o sucessoA Pual * a realidade que vai ver assim que l6 c egarA ;o se limite ao momento em que atingiu o o&Fectivo mas v6 para al*m disso> visuali(e o sucesso e os e4eitos que isso tem para al*m da conclusoG o que mudouA o que * que as pessoas di(emA ' que * que est6 di4erente e de que 4ormaA Para siG para a sua 4amEliaG para a sua empresaG para a comunidadeG para o mundoZA Puanto mel or 4ormos capa(es de descrever essa visoG mas 46cil ser6 desvendar o McomoAN. ;esta 4aseG ignore os MsesN e os MmasN. ?eFa realistaG

mas veFa o sucesso para al*m das eHpectativas ou limitaIes auto-impostas. A$&uns exemp$os para me$.or exp$icar como e$a1orar uma vis(o: Para um oramento 1 %t* dia 20 de !e(em&roG teremos o oramento aprovado pelo departamento respons6vel. ' oramento vai re4lectir com preciso a nossa inteno de estruturar os recursos de uma 4orma que apoie cada equipa no seu tra&al o com os nossos clientes. ' nosso departamento vai rece&er um recon ecimento por este &om tra&al o em contri&uir para o sucesso da empresa. Para a escrita de um livro 1 Bou escrever um &est-seller "vender pelo menos 20G000 c8pias#. 's conceitos que vou apresentar vo ser 46ceis de compreender e os leitores vo ser capa(es de os aplicar rapidamente nas suas vidas. 's termos que usar vo-se tornar parte da linguagem comum. Toda a gente vai gan ar imenso com a in4ormao que vou partil ar. Bou ser convidado para tal=-s o:s e entrevistas para 4alar so&re o livro e a min a eHperi)ncia. 2o$o> %ssim que somos capa( de visuali(ar e descrever a viso do nosso o&FectivoG a mente comea naturalmente a 4ornecer ideias so&re como l6 c egar. 9sta $] 4ase * a 4ase do /rainstormin$. ' nosso c*re&ro reavalia constantemente se a nossa realidade actual * id)ntica 5 realidade que de4inimos como csucessod. ?e ouver di4erenasG vai tra&al ar para preenc er essas lacunas entre am&as as realidades. Ideias comeam a surgirG seFam grandesG pequenasG ousadasG simples ou compleHasG &oas ou m6s. 9ste processo ocorre naturalmente em todos n8sG simplesmente no temos o 6&ito de l e prestar a devida ateno e ainda menos de recol er todas as ideias para um suporte 4Esico.

Dma das mais populares "e e4icientes# t*cnicas para capturar todas estas ideias aleat8rias so os mapa mentais "apresentados na seco deste capEtulo#. 3omo F6 vimosG no mind-mappin$G usa-se uma disposio espacial das ideiasG permitindo criar ligaIes entre elas de uma 4orma visualG que 1 segundo alguns estudos 1 * uma 4orma mais natural para o nosso c*re&ro do que uma lista ordenada. Para iniciar um mind-mapG comea-se com uma 4ol a va(ia e no centro coloca-se a ideia principal. !epoisG vo-se criando rami4icaIes de ideias associadasG at* se ter um mapa completo "ou quase#G de tudo aquilo o que * relevante so&re essa ideia. Por eHemploG se considerarmos um proFecto de mudana de casaG iam-nos ocorrer ideias to diversas como> mudana de mo&EliasG decoraoG contratos de serviosG alterao de moradasG limpe(aG etc. 9 cada uma destas iria dar origem a novas rami4icaIes de ainda mais ideias associadas. Para um 1om brainstorming ;este eHercEcio * muito importante ter em conta alguns dos princEpios cruciais do &rainstorming> no FulgarG avaliar ou criticar pre4erir quantidade e no qualidade colocar a an6lise e organi(ao para segundo plano T claro que no estamos a desligar a nossa mente racionalG mas em&ora algumas ideias possam parecer ridEculas ou impossEveisG nesta 4ase * interessante captur6-las. Muitas das ve(es aquilo que 5 primeira vista pode parecer 4ora de sEtioG mais tarde revela-se como uma opo vi6vel ou at* como uma ponte para outras novas ideias.

Organizar e Agir %ssim que identi4icamos e eHteriori(amos uma &oa coleco de ideiasG * quase espontOneo comear a surgir uma organi(ao natural das mesmasG vendo o que so e como se relacionam. T a isto que normalmente se c ama o Mplano do proFectoN. ;este Kltimo passoG de organi(aoG o o&Fectivo * identi4icarmos componentes e su&componentes do proFectoG as diversas 4asesG sequ)ncias dos passos eJou prioridadesG material de apoio relevante e outros detal es. Tam&*m * normal que ao ela&orar o plano do proFecto e ao ol ar para essa organi(aoG surFam novas ideias. Tal como 4oi dito previamenteG o McomoAN ir6 sempre surgindo de uma 4orma naturalG desde que o Mo qu)AN seFa claro e esteFamos a dar passos em 4rente. % 4ase 4inal do planeamento resume-se a identi4icar as pr8Himas acIes concretas que se podem 4a(er nas diversas componentes desse proFectoG assim como recursos em 4altaG assuntos pendentes e datas importantesG colocando tudo nas listas apropriadas. P$aneando %s ideias e planos podem ir desde algo simples numa 4ol a de papelG a compleHos gr64icos G%;TTG 4ol as de oramentosG organogramasG ou at* usando so4t:are de gesto de proFectos. !epois de ter todas as ideias no sEtioG identi4ique todas as pr8Himas acIes que conseguirG para cada um dos proFectos. Dma pergunta Ktil * Mse eu 4osse agora tra&al ar neste proFectoG qual seria o pr8Himo passo 4Esico que me iria ver 4a(erAN. e o pro0ecto ainda est na sua mente, porque h mais planeamento a "a#er David Allen!

?e 4or o seu casoG 4aa o /rainstormin$ e a organi(ao de novas ideias sempre que ac ar Ktil. T raroG especialmente em proFectos compleHosG ter todas as ideias de uma s8 ve(. ;a maioria dos casosG o planeamento * algo que se 4a( em v6rias etapasG ao longo de toda a vida do proFecto.

HORIZONTES DE FOCO
's Cori(ontes de ,ocoG tal como o Modelo de Planeamento ;aturalG * uma t*cnica integrante do m*todo GT! eG pelas mesmas ra(IesG 4icou incluEdo nesta parte do livro por no ser necess6rio no uso dessa metodologiaG mas &astante Ktil para mel or perce&er como planear e de4inir os nossos o&Fectivos e perspectivas. U$ g3ia %ara a 0ida Dtili(ar e compreender os Cori(ontes de ,oco * ter um guia para as nossas acIesG decisIesG prioridades e acima de tudoG para a nossa vida. Tendo este pesoG * muito importante no serem deiHados de lado em qualquer implementao de GT!. % nomenclatura dos Cori(ontes de ,oco * &aseada numa comparao a um avio que vai descolar. Inicialmente o piloto apenas consegue ver aquilo que est6 imediatamente 5 sua 4rente. %ssim que levanta e vai gan ando altitudeG consegue ver cada ve( mais longeG e ver tudo o que o rodeia com uma perspectiva mais a&rangente e completa. Pista de Desco$a&em 9ste * o primeiro nEvelG onde est6 o momento presenteG o agora. Lasicamente * a lista de todas as nossas pr8Himas acIesG todos os emailsG tele4onemasG pequenas tare4as. ;o 6 limites de taman oG normalmente so listas &astantes eHtensas. 2>:>>> p-s % este nEvel saEmos daquilo est6 imediatamente 5 nossa 4rente e vemos um pouco mais al*m. %qui esto representados os ProFectosG isto *G pr8Himas

acIes agrupadas com o&Fectivos de4inidos. ;o * uma lista 4iHa ou estagnadaG mas em constante actuali(aoG despoletando constantemente novas acIes. 4>:>>> p-s breas de .esponsa&ilidade. 3riamos ou aceitamos novos proFectos devido 5s nossas 6reas de responsa&ilidade. Podemos de4inir estas 6reas como tudo aquilo pelo qual temos uma responsa&ilidade continuaG na qual queremos atingir certos resultados eJou manter uma certa qualidade. %o contr6rio dos proFectosG as 6reas de responsa&ilidade no t)m um 4imG isto *G nunca 4icam completas. Por eHemploG ser respons6vel pelo departamento de Mar=etingG respons6vel pela limpe(a em casaG respons6vel pela saKde do coG respons6vel pela manuteno do carroG etc etc. T Ktil dividirmos as 6reas de responsa&ilidade em 6reas de vida pessoal e de vida pro4issional. 9m cada uma delas * normal termos entre 6-10 6reas. <erG rever e pensar so&re as nossas responsa&ilidades tam&*m aFuda a despoletar novos proFectos ou o&Fectivos especE4icos que queremos atingir. 5>:>>> p-s 3 %1 ectivos para 2 a 4 anos? ' que * que queremos estar a eHperienciar na nossa vida pessoal ou pro4issional daqui a 1 ou 2 anosA Ter esta viso adiciona uma nova perspectiva e dimenso ao tra&al o que escol emos 4a(er. ?er6 que as min as responsa&ilidades esto alin adas com o que quero estar a 4a(er e ser daqui a 2 anosA Mais uma ve(G pode-se dividir entre o&Fectivos pessoais e pro4issionais. 7>:>>> p-s 3 Vis(o para 5 a @ anos ProFectar e planear a nossa vida para daqui a $ a + anos pIe-nos a pensar

ainda mais alto> estrat*gias pro4issionaisG movimentosG transio das circunstOncias da nossa vida e carreira. ?e temos o&Fectivos para 1 a 2 anosG * porque devem estar alin ados com o que queremos atingir passados $ a + anos. !ecisIes a este nEvel podem muito 4acilmente alterar o modo como vemos e escol emos o tra&al o em todos os outros nEveis. @>:>>> p-s 3 Vida 9ste * o nEvel da M&ig pictureN. Porque * que a min a empresa eHisteA Porque * que ten o esta responsa&ilidadeA Porque * que eu eHistoA Perce&er qual * o prop8sito de qualquer coisaG aFuda a de4inir o que * que o Mtra&al oN *. Todos as visIesG o&FectivosG proFectos e acIes derivam deste prop8sito mais pro4undoG e condu(em-no a ele. 2on"#r3?ndo o "e3 $ode*o !ependendo da clare(a que F6 tem nestes di4erentes nEveis da sua vidaG pode comear em qualquer direco. C6 quem pre4ira a a&ordagem de-&aiHopara-cimaG partindo daquilo que F6 est6 de4inido "as tare4as di6riasG pequenos o&Fectivos e responsa&ilidades#G e 6 quem sinta que sa&e o que 4a( no planeta e qual a sua misso no mundoG construEndo-o de-cima-para-&aiHo. 3omo no 6 regrasG at* pode 4a(er uma mistura de am&os. % parte verdadeiramente interessante deste eHercEcio * a viagem introspectiva que nos leva a 4a(er. 9ncontrar respostas para cada nEvel eG mais importanteG encontrar as ligaIes entre os v6rios nEveisG 4a( suscitar em n8s uma s*rie de perguntas e o&servaIes so&re o que 4a(emosG o que queremos e para onde vamos. ?a&er que aquilo onde investimos a maioria do nosso tempo e energia est6 alin ado com os nossos o&Fectivos mais elevadosG d6 motivao e 4ora para continuar. Por outro ladoG desco&rir que aquilo onde mais desperdiamos a nossa vida no tem grande sentido para o

que queremos estar a 4a(er ou ser daqui a uns anosG pode ser c ocante mas ao mesmo tempo dar-nos a oportunidade de procurar e 4a(er mudanas importantes. ;o eHiste M4imN para a construo dos seus ori(ontes de 4oco porque a vida * em si algo dinOmico e mut6vel. ' que devemos tentar ter * um modelo de ori(ontes de 4oco que seFa verdadeiroG que esteFa sincroni(ado com quem somosG ho0e. ;ada 4ica escrito em pedra. Pode e deve alterar e recali&rar o seu modelo sempre que a vida o eHigir. ;o o 4a(er implica queG mais tarde ou mais cedoG quando o consultarG aver6 uma grande pro&a&ilidade de perder a utilidade. % misso de vida no muda todos os diasG mas se cal ar muda algumas ve(es durante uma vida. \6 os o&Fectivos a curto pra(o devem ser revistos com alguma regularidade "semanasA mesesA#. 3om cada alterao 4eitaG voltamos a identi4icar e procurar as ligaIes entre os v6rios nEveis. ?endo algo de construo contEnuaG no crie tam&*m a presso de 4a(er F6 o seu modelo completo para o oFe. ,aa-o com calma. ?endo um eHercEcio de introspecoG requer de si concentrao eG mais do que issoG ligao consigo mesmoG com os seus valoresG son osG aspiraIes. ;o o 4aa como tra&al o. ,aa-o aos poucosG nas man s de s6&adoG num ca4*G na praiaG 5 noite antes de dormirG ou onde para si ouver reunidas condiIes mais 4avor6veis para este tipo de eHercEcio. Amp$ementa!(o pr0tica 3omo se materiali(a de 4actoG no papel"ou no#G os ori(ontes de 4ocoA Mais uma ve(G no 6 regras e depende das pre4er)ncias de cada um. Dma lista * su4icienteG separada por nEveis. Dm teHto em prosa no * piorG nem um desen o numa 4ol a %$. ' que 4unciona para siA ' que l e vai permitir ter um 4eed&ac= r6pido quando quiser consultar os seus ori(ontesA ' que l e

4acilita mais a sua eHpresso para construo deste modeloA Por normaG recomendo o uso de mapas mentais"F6 a&ordados na p6gina /2#G devido 5 com&inao de uma parte mais analEtica e artEsticaG 4acilitando a eHpresso e o 4eed&ac= visual.

SABER DEFINIR BONS OB ECTIVOS


?e F6 tiver alguma 4amiliaridade com t*cnicas ou metodologias de desenvolvimento pessoalG ou at* produtividadeG deve sa&er que quando queremos descrever um o&FectivoG devemos 4a()-lo tendo em conta o sucesso"realidade 4inal# a alcanar. !e 4actoG at* se recomenda ir um pouco mais longeG visuali(arG descrever e registar o sucesso para al*m do que seria Mra(o6velNG o sucesso para al*m das eHpectativas. %o perce&er de que 4orma o ?istema de %ctivao .eticular "?%.# do nosso c*re&ro 4unciona e como o c*re&ro * program6vel e nos d6 4eed&ac= de acordo com as instruIes que l e damosG podemos optimi(ar conscientemente o seu 4uncionamento e atingir mel ores resultados. Dma parte crucial deste processo * sa&er como de4inir &ons o&FectivosJmetas de uma 4orma e4iciente. IstoG independentemente do tipo de o&Fectivo que estamos a de4inir "pessoalG pro4issionalG interno ou eHterno#. % in4ormao aqui presente no tem que ser usada Funtamente com outro m*todoG nem mesmo em nada que se relacione com organi(ao ou produtividade. 9stes consel os so aplicados a qualquer o&Fectivo que queira atingir na sua vida. De4inir a $e#a M' que * que eu queroAN * uma daquelas perguntas to simplesG mas que ao mesmo tempo nos consegue deiHar a pensar duas "ou v6rias# ve(es so&re a resposta. % verdade * que muitas ve(es no estamos su4icientemente claros para conseguir responder. ;o sa&emos eHactamente o que queremosG aonde queremos c egarG o que queremos atingir... e no entantoG continuamos a avanar sem esta clare(a. T inevit6vel queG nestas situaIesG surFam

4requentemente sentimentos de con4usoG letargiaG desmotivaoG etc. Veri4icar a $e#a ' 4acto de se tomar uma deciso e de4inir uma metaG no *G por si s8G o su4iciente para garantir que essa meta * &oaG est6 &em de4inida e que somos capa(es de l6 c egar. 9Histem 0 crit*rios que devemos veri4icar que esteFam cumpridosG em relao ao nosso o&FectivoJestado deseFado > 1 1 T descrita pela positiva 2 1 9st6 so& o nosso controle $ 1 T test6vel 0 1 T ecol8gica 2? B descrita pe$a positiva ' nosso c*re&ro no processa negaIes directamente. % negao * algo que acontece a um nEvel conscienteG numa 2a 4ase do processamento da a4irmao. Tentar negar algo * c amar a ateno para aquilo que queremos negar. 9ntoG o primeiro crit*rio * sa&er descrever a metaJestado deseFado de uma 4orma positiva. %lguns eHemplos de a4irmaIes negativas> ;o quero sentir tanto stress ;o vou 4icar mais (angado com H... Parar de me preocupar com o tra&al o Bou deiHar de 4umar

3omo podem verG nem sempre * a palavra MnoN que de4ine quando uma a4irmao * negativa ou positiva. %s Kltimas duas 4rases so negativas em&ora no ten am a palavra MnoN. ' 4oco da 4rases continua a ser na actividade negativa e depois no processo de parar essa actividade. %lguns

eHemplos de a4irmaIes positivas> ?er capa( de relaHar e estar centrado em qualquer situao Bou tratar da min a saKde e manter pulmIes saud6veis Bou ouvir com atenoG perce&er e respeitar as opiniIes dos meus colegas Terminar a min a tese e estar satis4eito com todo o es4oro e tempo que investi 4? Est0 so1 o nosso contro$e ' 2e requisito para um o&Fectivo &em de4inido * termos controle so&re o processo eJou actividades que nos permitem atingi-lo. Por eHemploG M%lcanar uma posio no emprego onde seFa mais &em remuneradoN * algo positivo mas que est6 descrito de uma 4orma que no evidencia de que 4orma podemos ser parte do processo de atingir o o&Fectivo. ;estes casosG temos que ser capa(es de identi4icar o que * que est6 ao nosso alcance para l6 c egarmos. 3onsiderando o eHemplo de cimaG poderiam tirar-se v6rios su&-o&Fectivos que nos permitissemG gradualmenteG ir aproHimando da meta 4inal "M4a(er 4ormaoNG Mmel orar comunicao com colegasNG etc...# 5? B test0ve$ ?er test6vel signi4ica que devemos ser capa(es de descrever indicadores que nos permitam sa&er quando alcanamos o o&Fectivo. %lgumas perguntas Kteis podero ser> MPuandoJcomo * que vou sa&er que F6 o atingiAN M' que * que vai ser di4erente quando o atingirAN MPue coisas me indicam que ainda no c eguei l6AN

7? B eco$+&ica % veri4icao ecol8gica de um o&Fectivo deseFado serve para garantir que o mesmo * compatEvel com a nossa condioG crenas e valores presentes e 4uturos. Muitas ve(es tentamos atingir algo sem nos aperce&ermos da 4orma negativa como isso pode a4ectar a nossa vida. 9sta veri4icao *G essencialmenteG um eHercEcio de introspeco para nos pRr em contacto com as nossas motivaIes e nos aFudar a perce&er de que 4orma algo pode aFudar ou preFudicar as nossas intenIes mais pro4undas. T so&retudo importante perce&er que todos os comportamentos t)m como &ase uma inteno positivaG e que essa inteno deve ser garantida. Puando a ecologia no * respeitadaG temos tend)ncia a ser Msa&oteadosN pela nossa pr8pria menteG e * aE que as coisas comeam a correr malG sendo mais 46cil culpar 4actores eHternos. ?ugesto de algumas perguntas Kteis para a veri4icao ecol8gica> M3omo sei que vale a pena lutar por este o&FectivoAN M3omo * que ir6 a4ectar a min a vidaA 4amEliaA tra&al oA amigosAN M' que * que mudar6 na min a vida devido a istoA 9m que situaIes ser6 mauAN MPuais seriam outros aspectos negativos resultantes de alcanar istoAN I$%*e$en#a !o ?e os requisitos 4orem cumpridos e o nosso o&Fectivo estiver &em de4inido podemos partir para a identi4icao dos pr8Himos passos a 4a(erG planeamento de 4asesG etc.

A PRODUTIVIDADE E EU
% CiseAction 4oi um proFecto que iniciei ap8s alguns anos a reali(ar :or=s ops GT! em Portugal. ' o&Fectivo era no 4icar restrito apenas a uma metodologiaG mas ter um veEculo onde pudesse ensinarG partil ar e aprender mais de tudo aquilo que relaciona o nosso tra&al o com a qualidade de vida.

?ervios prestados> for=s ops GT! M% %rte da Produtividade ?em ?tressN for=s ops GT! %vanado MPlanear e Gerir ProFectos e '&FectivosN for=s ops MManual de InstruIes para o seu c*re&roN for=s ops de Produtividade na 9ducao para instituiIes de ensino 3oac ing privado e online %presentaIes e palestras

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MATERIAL DE APOIO
Porque nem o tempo nem a Internet paramG seria arriscado deiHar aqui escritas re4er)ncias para recursos digitais que o leitor possa consultar e usar. Por issoG no :e&site o4icial deste livroG poder6 encontrar uma lista em contEnua actuali(ao de> lin=s para os sites das metodologias e 4erramentas a&ordadas materiais de apoio para do:nload e impresso novas e Kteis adiIes ao material aqui presente novidades so&re este livroG apresentaIes pK&licas e outros eventos

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