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Manual

0661 - Circuito documental na organizao

Tcnico/a Administrativo/a

ndice
Noo de Circuito Documental ..................................................................................................... 3 Tratamento da correspondncia................................................................................................... 4 Correspondncia Recebida ....................................................................................................... 4 Registo da Correspondncia Recebida ...................................................................................... 5 Circuito da Correspondncia Recebida ..................................................................................... 5 Correspondncia Expedida........................................................................................................ 5 Registo da Correspondncia Expedida ...................................................................................... 5 Circuito da Correspondncia Expedida ..................................................................................... 6 Norma Portuguesa 7 ................................................................................................................. 6 Correspondncia Interna .............................................................................................................. 6 Correio Eletrnico ......................................................................................................................... 6 Vantagens do Correio Eletrnico .............................................................................................. 7 Desvantagens do Correio Eletrnico ......................................................................................... 7

Noo de Circuito Documental


o que resulta do processo da comunicao tanto oral como escrita tanto entre empresas, como a nvel interno. Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as diferentes relaes mantidas pela empresa. Destacamos os seguintes: Clientes Fornecedores Bancos Entidades Oficias o Autoridade Tributria o Segurana Social o Outros

Diferentes tipos de Documentos Documentos contabilsticos relacionados com compras e vendas o Guias de Remessa o Faturas o Notas de Crdito o Notas de Dbito o Recibos (Aplica-se a documentos recebidos e emitidos) Documentos comerciais o Catlogos o Oramentos o Pedidos de oramento. (Aplica-se a documentos recebidos e emitidos) Documentos bancrios o Extratos de Conta o Notas de despesas o Notas de transferncia Documentos de entidades oficias o Notificaes o Ofcios

Tratamento da correspondncia
Correspondncia Recebida
toda a correspondncia que d entrada na empresa e que depois de devidamente analisada e registada entregue ao departamento a que se destina.

Verificao

Certifica que a correspondncia realmente destinada empresa, neste mesmo passo feita a separao desta subdividindo em informao necessria da no necessria.

Necessria

A correspondncia deste grupo pode dividir-se em trs grupos: Dirigida a algum (em particular), Confidencial e dirigida Empresa.

A informao dirigida para algum em particular deve ser entregue ao destinatrio referido no envelope. A Confidencial s deve ser aberta por que tem autorizao. A correspondncia dirigida Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado um registo.

Registo da Correspondncia Recebida


Consiste no registo de toda a correspondncia que entra na empresa, em livro prprio ou equivalente, coloca-se o nmero de entrada e data (geralmente atravs de um carimbo) no prprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido, bem como a seco para onde ser enviado.

Circuito da Correspondncia Recebida


Abertura da correspondncia Registo da entrada da correspondncia: o Nmero da entrada o Data o Remente o Seco onde ser enviada o Assunto resumido Distribuio interna da correspondncia pelas seces Arquivo da correspondncia recebida depois do assunto tratado

Correspondncia Expedida
toda a correspondncia que d sada da empresa e que dever ser previamente verificada e assinada e depois de registada expedida.

Registo da Correspondncia Expedida


Dever ser registada em livro prprio toda a correspondncia que sai da organizao para o exterior. O registo deve conter informaes relativas ao destinatrio: Referncia Tipo de documento expedido Data da expedio Nome e morada do destinatrio 5

Assunto resumido.

Circuito da Correspondncia Expedida


Elaborao da correspondncia Assinatura Registo da sada

Norma Portuguesa 7

Correspondncia Interna
toda correspondncia que circula no interior da empresa, atravs de memorandos, comunicados, ordem de servios, entre outros.

Correio Eletrnico
um sistema rpido e eficaz que atravs de aplicaes virtuais (programas), permitem o envio de informao em formato digital.

Vantagens do Correio Eletrnico


Barato; Rpido, mensagens enviadas em segundos; Ecolgico, facultativa a impresso do documento recebido; Mltiplos destinatrios simultaneamente

Desvantagens do Correio Eletrnico


Falta de Privacidade; Possveis casos de fraude; Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio; Riscos de segurana informtica.