NDICE

1. SUMRIO ................................................................................................................................4 2. INTRODUO .........................................................................................................................4 3. OBJETIVO ............................................................................................................................... 5 4. APLICAO ........................................................................................................................... 6 5. PBLICO-ALVO ........................................................................................................................6 6. O QUE AUTOMAO COMERCIAL? .....................................................................................7 7. RAZES PARA AUTOMATIZAR SUA LOJA .....................................................................................7 8. ROTEIRO PARA AUTOMAO DA LOJA - PROJETO ................................................................. 10 8.1. ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAO ............................................................................... 10 8.1.1. PLANEJAMENTO ESTRATGICO .................................................................................. 11 A. EQUIPE DO PROJETO ........................................................................................................... 11 B. ANLISE DO NEGCIO ........................................................................................................ 11 B.1. Estudo da Situao Atual ................................................................................................. 12 B.2. Estudo da Situao Desejada ......................................................................................... 12 B.3. Anlise dos Riscos ........................................................................................................... 13 C. Detalhando Atividades O QUE AUTOMATIZAR?.................................................................. 13 C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos ........................................................................ 15 8.1.2. PLANEJAMENTO - BSICO .............................................................................................. 15 A. ESCOLHA DO SOFTWARE / APLICATIVO ................................................................................. 15 A.1. Desenvolvimento Interno / externo .................................................................................. 15 A.2. Pacote pronto (softwares de configurao) ................................................................... 16 A.3. Cuidados na escolha do software/aplicativo .................................................................. 16 A.3.1. Seleo do Fornecedor ............................................................................................... 16 A.3.2. Suporte e Treinamento ................................................................................................. 16 A.3.3. Experincia no ramo .................................................................................................... 17 A.4. Requisitos importantes na escolha do software/aplicativo .............................................. 17 A.4.1. Adequao ao Negcio .............................................................................................. 17 A.4.2. Capacidade de expanso ........................................................................................... 17 A.4.3. Diviso em mdulos ..................................................................................................... 17 A.4.4. Integrao ................................................................................................................... 17 A.4.5. Adequao ao Sistema EANUCC ............................................................................... 18 B. ESCOLHA DO HARDWARE / EQUIPAMENTOS ........................................................................... 18 B.1. Emissores de Cupom Fiscal .............................................................................................. 18 B.1.1. Mquina Registrada - MR .............................................................................................. 18 B.1.2. Impressora Fiscal - IF ..................................................................................................... 18

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B.1.3. Terminal Ponto de Venda - PDV ...................................................................................... 19 B.2. Leitores de Cdigo de Barras........................................................................................... 19 B.2.1. Leitor de Mo / Porttil .................................................................................................. 19 B.2.2. Leitor de Mesa / Fixo ..................................................................................................... 19 B.3. Coletor ............................................................................................................................ 19 B.4. Impressora de Cheques e Consulta de Crdito ............................................................... 20 B.5. Microregistradora ............................................................................................................ 20 B.6. Equipamentos TEF Transferncia Eletrnica de Fundos ................................................ 20 B.7. Impressora de Cdigo de Barras...................................................................................... 20 B.8. Outros equipamentos ....................................................................................................... 20 C. FERRAMENTAS DE APOIO - CRONOGRAMAS ......................................................................... 21 8.1.3. PLANEJAMENTO EXECUTIVO OU PREPARAO ................................................................. 21 A. INFRA-ESTRUTURA - ALTERAES FSICAS NECESSRIAS ........................................................... 21 B. TREINAMENTO DE USURIOS .................................................................................................. 22 C. MONTAR BANCO DE DADOS COM O CDIGO DE BARRAS ................................................... 22 D. FERRAMENTAS DE IDENTIFICAO PARA APOIO AOS PROCESSOS LOGSTICOS ....................... 23 E. INTEGRAO COM FORNECEDORES ..................................................................................... 29 F . APLICAO NO SEGMENTO CALADISTA ............................................................................... 30 8.1.4. IMPLANTAO ............................................................................................................... 32 A.CHECK LIST PARA IMPLANTAO ............................................................................................ 32 9. FATORES CRTICOS DE SUCESSO NA AUTOMAO .................................................................. 33 10. COMENTRIOS FINAIS ........................................................................................................ 33 11. SOBRE A EAN BRASIL ........................................................................................................... 34 11.1. O SISTEMA EAN.UCC ........................................................................................................ 34 11.2. REAS DE APLICAO ..................................................................................................... 34 12. INFORMAES IMPORTANTES ............................................................................................. 34 12.1. COMO TORNAR-SE UM ASSOCIADO EAN BRASIL? .............................................................. 34 12.2. SERVIOS EAN BRASIL ...................................................................................................... 35

GUIA DE AUTOMAO PARA O VAREJO CALADISTA

1. SUMRIO
A informao o bem mais precioso do empresrio varejista e a base do gerenciamento eficiente e eficaz, que mantm o negcio e traz condies de crescimento sustentvel, fazendo frente concorrncia de grandes empresas nacionais e internacionais. A automao comercial deve ser encarada como um importante investimento pelo varejista empreendedor que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operaes comerciais, aperfeioar sua gesto por meio da busca de eficincia e produtividade. Com a automao do estabelecimento, o varejista prepara-se para atender com mais qualidade e agilidade a um consumidor cada vez mais exigente, uma vez que consegue conhecer melhor seus clientes e sua empresa. Pode, portanto, tomar decises rpidas tanto para realizar uma negociao como para corrigir alguma falha, ter indicadores de desempenho, planejar de forma consciente o estoque, a compra e a venda, o fluxo de caixa e as tendncias do mercado. No h mais razes para que o pequeno e mdio comerciante do setor caladista deixe de investir em automao, uma vez que pode encontrar no mercado uma infinidade de solues sob medida para cada setor ou tamanho, bem como baixo custo e grande variedade de equipamentos, que so alternativas atraentes de investimento na automao. A EAN BRASIL lanou a edio atualizada do Guia de Automao para o Varejo Caladista, para auxiliar o empresrio empreendedor a planejar a automao de seu estabelecimento e beneficiar-se dela plenamente, conseguindo os resultados esperados e fazendo uso da tecnologia no seu dia-a-dia. A automao, ento, far parte da vida do varejista, tal como faz, hoje, o ato de negociar.

2. INTRODUO
Os grandes avanos que esto ocorrendo na tecnologia da informao e nas telecomunicaes tm provocado uma verdadeira revoluo no mundo dos negcios. As organizaes esto realizando um aumento gradativo e contnuo da eficincia e da competitividade em razo do acesso cada vez mais fcil e rpido informao, do surgimento de novos modelos de gesto e da globalizao dos mercados. Com estratgias caracterizadas pela reduo dos custos e pelo aumento da eficincia, as empresas lderes de mercado tm forado no s suas prprias estruturas a se tornarem mais competitivas, mas tambm as de todos os seus fornecedores, tendo como fundamento estratgias colaborativas de gesto da cadeia de suprimentos. No varejo caladista, a utilizao da automao nas operaes internas e no relacionamento com os parceiros comerciais cada vez mais primordial para o aumento da eficincia das operaes, a reduo dos custos e um melhor atendimento ao consumidor. O lojista, ao receber o produto da fbrica dentro do padro EANUCC, tem reduo direta dos custos e do tempo envolvido no recebimento, manuseio, estocagem e comercializao desses produtos. O uso combinado da identificao padro EANUCC e do EDI (Troca Eletrnica das Informaes) faz com que todos os envolvidos tenham vantagens, como por exemplo: a indstria usa a mesma identificao para todos os seus clientes e o lojista no precisa reetiquetar a mercadoria e inserir informaes manualmente em seus sistemas.

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O uso da automao por meio da adoo do cdigo de barras e do EDI (Electronic Data Interchange) - Troca Eletrnica de Dados, o grande provedor dessa mudana. A EAN BRASIL est atenta evoluo do varejo caladista e espera contribuir com suas ferramentas para o ganho de eficincia, qualidade e lucratividade. A modelagem do cenrio e dos processos do segmento caladista para a aplicao do Sistema EANUCC foi feita pelo Grupo de Calados coordenado pela EAN BRASIL GOL (Grupo de Otimizao Logstica do segmento Coureiro-Caladista). Esse grupo nasceu como conseqncia do desenvolvimento de um projeto piloto realizado pela Calados Azalia com o apoio da EAN BRASIL. O projeto teve por objetivo inicial a plena automao da rea de materiais e suprimentos da empresa, abordando, inicialmente, a rea de recebimento de matria-prima e expandindose para a automao do varejo caladista. Os bons resultados administrativos e operacionais obtidos pelo projeto, mesmo em sua fase de implantao, e o interesse da ABICALADOS em ampliar a utilizao das ferramentas de automao em toda a indstria levaram criao do Grupo de Otimizao Logstica (GOL). O grupo formou-se com a participao das principais empresas brasileiras do setor de calados e o apoio da ABICALADOS e da EAN BRASIL, solidificando os esforos das empresas do setor para a manuteno e ampliao de sua capacidade de competir no mercado globalizado. O Grupo de Otimizao Logstica (GOL) visa a desenvolver padres para a utilizao de ferramentas de gerenciamento da cadeia de suprimentos, envolvendo as tecnologias de captura automtica de dados (cdigos de barras) e de comrcio eletrnico, permitindo a integrao colaborativa de forma eficiente e eficaz entre os participantes da Cadeia de Suprimentos do setor nos aspectos logsticos e comerciais. Este Guia fornece o apoio, as informaes e recomendaes necessrias compreenso e correta aplicao do Sistema EANUCC nas unidades comercializadas (itens embalados) e nas unidades logsticas na cadeia de suprimentos da indstria caladista. Todos os cdigos de barras usados neste material so meramente ilustrativos e no devem ser escaneados.

3. OBJETIVO
O grande desafio atual encontrar a soluo adequada ao negcio, pois a falta de conhecimento em tecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critrios na escolha levam o comerciante a adquirir solues que podem ser motivos de frustrao futuramente. No difcil encontrar varejistas que passaram por essa dolorosa experincia em que, ao invs de haver integrao e simplificao nos processos, houve a implementao de um sistema proprietrio que imps custos adicionais. O Guia de Automao para o Varejo Caladista foi desenvolvido com o objetivo de atender aos pequenos e mdios varejistas de todos os portes que necessitam mais informaes sobre a tecnologia. A identificao padronizada dos produtos e a comunicao entre a indstria e o varejo caladista facilitam o processo de implantao da automao e potencializam os ganhos por meio do estabelecimento de padres de cdigos de barras e do comrcio eletrnico. Um dos objetivos do Guia de Automao para o Varejo Caladista fazer com que o varejista consiga obter os principais benefcios que a automao traz ao negcio, como o aumento da eficincia no ponto de venda, a velocidade na entrada de dados, a eliminao de erros de digitao, o controle rpido e preciso das informaes, a identificao de mudanas de hbitos de consumo dos clientes e, por fim, a gesto de estoques em tempo real.

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4. APLICAO
O Guia de Automao para o Varejo Caladista orienta o varejista que busca um direcionamento sobre a maneira de iniciar e desenvolver um Projeto de Automao no estabelecimento, auxiliando-o na identificao da melhor soluo em relao aos equipamentos e softwares ideais para o seu negcio. Pode ainda ser til como ferramenta de avaliao para os processos e sistemas j existentes dentro da empresa, servindo de base para realizar as adequaes, caso sejam necessrias. Alm do conhecimento das etapas de um Projeto de Automao, importante definir os objetivos da automao do estabelecimento e quais sero os resultados esperados para, posteriormente, aps a efetiva implantao, colher as informaes relativas evoluo das atividades e dos processos automatizados e os benefcios advindos da automao. importante tambm para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automao, entre elas a tecnologia de identificao (cdigo de barras) e a troca eletrnica de dados (EDI), que so as bases do Sistema EANUCC, padro internacionalmente reconhecido e que proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um nico cdigo de identificao, atribudo pelo fabricante, que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para a eficcia do processo de comercializao de produtos. Os cdigos EANUCC possibilitam a identificao de mercadorias, padronizam exportaes e garantem segurana no recebimento, manuseio, controle de estoque e na gesto administrativa eficiente, por meio de informaes rpidas e precisas. O emprego dos padres envolve a aplicao das estruturas de cdigo de barras padronizadas em seus vrios nveis, das unidades comerciais s unidades logsticas. Nesse caso, estes possibilitam a completa integrao e rastreabilidade das operaes logsticas e comerciais do setor, desde os fornecedores das matrias-primas, passando pelos fabricantes e varejistas e chegando ao consumidor final. As estruturas padronizadas de identificao tambm so aplicadas ao processo de implantao de sistemas de comrcio eletrnico, principalmente nos modelos de troca de mensagens padronizadas, ou seja, o EDI (Intercmbio Eletrnico de Dados). Informaes adicionais de EDI devem ser consultadas no guia especfico que ser parte integrante e essencial para o correto funcionamento e a maximizao dos resultados estipulados.

5. PBLICO-ALVO
O pblico-alvo deste guia formado por varejistas do setor caladista, distribuidores e atacadistas, provedores de solues de tecnologia da informao, fornecedores de equipamentos e desenvolvedores de software para automao comercial. O Guia poder, ainda, ser utilizado como base de conhecimento para a rea comercial da indstria caladista com o intuito de ajudar na divulgao do Sistema EANUCC.

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6. O QUE AUTOMAO COMERCIAL?

Primeiramente, faz-se necessrio definir o que Automao, que consiste na informatizao de todas as operaes internas da empresa, bem como na integrao desses processos internos com o mundo externo (fornecedores, bancos, servios de proteo ao crdito, operadoras de carto de crdito, etc.) e at mesmo com os consumidores. O desenvolvimento da automao d-se, a princpio, com a implantao de equipamentos e a substituio dos procedimentos e das rotinas manuais por procedimentos automticos, trocas de informaes entre os parceiros, ganhos com a agilidade no manuseio fsico dos produtos, at chegar ao uso de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gesto do negcio, reduzindo erros e obtendo maior rentabilidade e competitividade. Como conseqncia, a Automao Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, tais como: indstrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de servios, propiciando-lhes claras vantagens competitivas. Em termos bem prticos, por meio da Automao Comercial, o varejista pode obter lucros adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas.

7. RAZES PARA AUTOMATIZAR SUA LOJA

Voc, que chegou at este ponto, certamente j identificou muitos benefcios de ter uma loja automatizada. Por outro lado, provavelmente est preocupado tambm com as eventuais dificuldades para implantar a Automao em seu negcio. Em relao aos obstculos, deve estar pensando em coisas do gnero: O investimento deve ser alto, Eu no entendo nada de informtica, Vou ter de mudar tudo por aqui?, Ser que os clientes vo se acostumar?, Afinal, por onde eu comeo?, Se at hoje deu certo, por que tenho de mudar? Etc., etc., etc... exatamente por isso que a EAN BRASIL desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele servir para que voc possa tirar suas dvidas. Voc ver, ento, que as dificuldades pertinentes Automao de sua loja podem ser superadas com coragem, liderana, disciplina de trabalho e tcnicas ensinadas neste material. Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFCIOS que a Automao poder trazer ao seu negcio, em relao a Operao, Gesto, Conformidades Legais, Qualidade e Produtividade.

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1.

OPERACIONAIS:

Racionalizao de tarefas (menos tarefas manuais); Eliminao de atividades que no agregam valor ao consumidor, ou seja, atividades que representam custos adicionais para o varejista, mas que o cliente no percebe como um servio importante para ele; Fidelizao do cliente por causa da melhoria e da individualizao do atendimento; Captao, processamento e uso de informaes confiveis e baratas; Reduo dos custos de atendimento, logstica e compras; Melhor comunicao com o cliente, emisso de cupons fiscais discriminando os produtos comprados, exibio clara e correta de preos e condies, etc.; Segurana e rapidez na liberao de cheques, na concesso de crdito e na negociao de preo ou prazo com o consumidor; Segurana e rapidez no pagamento com cartes de crdito ou dbito; Segurana e agilidade na devoluo e troca de produtos; Reduo de erros devido captao automtica de dados, eliminao de transcries e uso de fontes cadastrais nicas etc.; Comunicao gil e segura com fornecedores, por meio da comunicao eletrnica.

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2.

GESTO:

Reduo do volume de papis; Facilidade para a apurao de margens, do giro de estoque, descontos, etc; Segurana e rapidez no inventrio de mercadorias e no controle fsico e financeiro dos estoques; Reduo de custos, aumento da segurana e agilidade da contabilizao; Maior eficincia na administrao do fluxo de caixa; Agilidade na avaliao do risco de crdito, inadimplncia etc.; Organizao interna (reduo de furtos); Melhor controle do fluxo de caixa; Velocidade na entrada de dados; Otimizao da gesto de preos; Informaes mais rpidas e precisas; e Visualizao das mudanas de hbitos de consumo.

3.

CONFORMIDADES LEGAIS:

Apurao correta de impostos; Representao segura das operaes perante o fisco; Reduo de custos na apurao e no controle de tributos; Maior eficincia no planejamento tributrio; Atendimento s exigncias legais (Convnios I.C.M.S.).

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4.

QUALIDADE

5.

PRODUTIVIDADE

Melhora, agiliza e diferencia o atendimento; Melhora e moderniza os servios; e Elimina os erros de digitao.

Mais Vendas; Reduo de Custos; Minimiza margens de erros; e Aumenta a eficincia no ponto de venda.

8. ROTEIRO PARA AUTOMAO DA LOJA - PROJETO

O roteiro para a automao da loja traz orientaes bsicas de como o varejista deve proceder para conseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de automao. por isso que a realizao de um Projeto de Automao Comercial imprescindvel para o sucesso da automao; somente por meio dessa ferramenta que o varejista ter claramente as informaes necessrias sobre seu negcio, conseguir identificar a melhor soluo de hardware e software para a loja e obter os melhores resultados. O que o varejista deve ter em mente que o tempo e o dinheiro despendidos no conhecimento e na implantao das ferramentas da automao comercial permitiro uma gesto eficiente e lucrativa do negcio. O ideal tirar o mximo proveito da automao maximizando o investimento, o que reverter em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade s expectativas do consumidor. Um Projeto de Automao depende da dedicao e perseverana do varejista, uma vez que, normalmente, no um processo simples. Para a obteno de sucesso com um Projeto de Automao necessrio que o empresrio tome alguns cuidados, que se comprometa, e exija o comprometimento de seus funcionrios, com o processo de automao. O principal objetivo do Projeto identificar a soluo adequada ao negcio, atingindo as diretrizes determinadas para sua realizao. O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo esperado: A automao funciona e muito bem!.

8.1. Etapas do Projeto de Automao

O Projeto de Automao divide-se em trs etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAO e IMPLANTAO, que sero detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificaes e pontos crticos, tudo visando garantir que VOC - varejista empreendedor - consiga obter os benefcios proporcionados pela automao.

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8.1.1. Planejamento Estratgia e Viabilidade

Nesta etapa, voc se concentrar nas questes o que somos e o que queremos ser, para poder determinar como a Automao Comercial levar seu negcio at l. Estrategicamente, preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo ir reverter em reduo de custo do Projeto ou de um cronograma mais favorvel de desembolso.

A. EQUIPE DO PROJETO
Dever ser indicado um responsvel pelo planejamento como coordenador do Projeto, podendo este ser o dono do negcio, um gerente, um consultor ou o responsvel pela rea de informtica. A Equipe do Projeto dever ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja e que conheam muito bem o segmento em que atuam, sendo que pelo menos uma delas precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares. Caso no haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessrio, o melhor procurar apoio especializado. Existem diversas formas de buscar respostas s dvidas, tais como: conhecer lojas que atuem no mesmo ramo e que j tenham implantado a automao, visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automao comercial, conversar com especialistas em tecnologia da informao e em automao, solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma demonstrao sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas correlatos que iro esclarec-lo melhor e, por fim, participar de treinamentos por meio de seminrios, palestras e cursos sobre automao comercial em Associaes e entidades que se propem a capacitar varejistas. A EAN BRASIL dispe de cursos especficos para Automao Comercial, ministrados em sua sede em So Paulo e nas Associaes Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Mais informaes: ligue para 0800.110789 ou acesse o calendrio de cursos e eventos no site www.eanbrasil.org.br. A contratao de um consultor especialista em automao comercial para gerenciar o Projeto tambm pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a soluo adequada. Reforamos a necessidade de comprometimento de todos participantes da Equipe do Projeto para a realizao das atividades, determinao de prazos, incluindo acompanhamento e execuo, sempre contando com o apoio e patrocnio do dono da empresa.

B. ANLISE DO NEGCIO
Na fase de anlise do negcio a primeira coisa a fazer identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definir quem somos e aonde pretendemos chegar com a automao. importantssimo que haja a definio dos objetivos especficos da automao e dos resultados que queremos alcanar com a automao do estabelecimento. Esta fase delineia toda a execuo do Projeto, uma vez que determina qual direo tomar e, no final, o objeto de checagem. O Projeto de Automao dar os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas aps a implementao. Por isso, fundamental o estudo detalhado da situao atual em contraposio situao desejada.

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B.1. Estudo da Situao Atual

Trata-se do levantamento detalhado de todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa at a retaguarda. Nessa fase, o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e descrever seus processos atuais: J existe alguma informatizao? Quem est envolvido em cada processo? Por qu e como so? O levantamento da situao atual trata de uma anlise geral do negcio. o momento em que se deve listar os principais problemas da empresa. Somente assumindo os problemas existentes que eles podero ser resolvidos. Alguns exemplos abaixo:

Realizado o levantamento da situao atual, necessrio o estabelecimento de prioridades para o incio do processo de automao. possvel iniciar selecionando as reas que podem ser automatizadas de modo mais simples e rpido ou, ainda, selecionando as tarefas que so realizadas de forma precria e para as quais a automao trar resultados positivos rapidamente. Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, e precisam ser reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).

B.2. Estudo da Situao Desejada

Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes so atendidos por dia e por hora; quantos cheques so recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias, quantas devolues e trocas; qual o tamanho mdio das filas, quais os tempos mdios de fila, de desembarao de mercadoria no credirio, e assim por diante.

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De posse desses dados, deve-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuao, sempre visando situao futura desejada (os prximos dois a cinco anos), considerando, inclusive, a introduo de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas, etc. Preveja tambm as novas operaes que pretende introduzir (ex.: reposio automtica, entrega direta em loja, etc.) e quantifique-as. Se tiver ou pretender ter atividades terceirizadas, leve-as em considerao. No dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. preciso ter em mente um horizonte de tempo para que ele se mantenha funcionando e seja til como ferramenta para a tomada de decises.

B.3. Anlise dos Riscos

Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automao. No incio do Projeto, os riscos so sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo deste e bastante reduzidos ao final da implementao. Alguns fatores de risco que devem ser analisados ao longo do Projeto: Custo x Benefcio: os custos da automao devem ser compatveis com os benefcios esperados num perodo de tempo mnimo para que ocorra o retorno do investimento. Adeso da equipe: o risco de resistncia dos funcionrios bastante alto e deve ser contornado por meio do envolvimento e treinamento contnuo dos mesmos. Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa; preciso que sejam feitas visitas a seus atuais clientes e reunies peridicas para informao dos passos a serem seguidos e do andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos disso com mais detalhes, nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Software / Aplicativo.

C. DETALHANDO ATIVIDADES O QUE AUTOMATIZAR?

Depois de definidos os objetivos da automao, passamos a detalhar as atividades e os procedimentos que sero automatizados. A pergunta que se faz aqui O QUE AUTOMATIZAR? preciso examinar minuciosamente a empresa para selecionar todas as atividades realizadas na loja. Nesse momento, no vamos nos preocupar se, para automatizar esta ou aquela atividade, precisaramos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora quais so as tarefas que realizamos, separando-as por departamento. A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automao, e que so genricas para o comrcio, independentemente do segmento. Esta no uma lista fechada e serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso especfico, algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e so fundamentais para a automao. A Automao Comercial no cobre somente operaes de frente-de-loja, mas tambm se estende pelas operaes de retaguarda. Para que as atividades sejam mais bem-distribudas, a estrutura est dividida por departamento, conforme segue:

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PROCESSOS VENDAS

ATIVIDADES Registro da venda ao consumidor; Emisso de nota / cupom fiscal; Preenchimento / liberao de cheques; Carto de crdito / dbito; Devolues / trocas; Promoes / descontos.

SERVIOS INFORMAO

Concesso de crdito. Preos e condies de pagamento; Tquete discriminado; Promoes; Diretrios, etc.

PROCESSOS SUPRIMENTOS

ATIVIDADES Pedido de compra e reposio automtica e contnua (deciso, controle e comunicao via EDI); Recebimento de mercadorias; Distribuio para as lojas; Armazenamento e movimentao Roteirizador de entrega, etc.

PRECIFICAO

Margens / markup; Pesquisa de preos / shopping; Rentabilidade / lucratividade; Alteraes, descontos / markdowns, etc.

CONTROLE

Controle de estoque; Controle de caixa geral; Contabilidade; Inventrio; Registros fiscais; Contas a pagar / a receber, etc.

MARKETING

Resultados de campanhas; Perfil do cliente e mala-direta de ofertas, promoes, etc. Produtividade de trfego, de pessoal da rea de vendas, etc.

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C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos

Quando o levantamento da situao atual estiver sendo realizado, muitas alternativas de melhoria podem ser identificadas nos procedimentos atuais. Muitas delas so simples e devem ser implementadas antes da implantao dos sistemas pertinentes ao Projeto de automao. uma excelente oportunidade de oxigenar os procedimentos atuais, incrementando a eficincia e agilidade nos processos operacionais.

8.1.2. Planejamento Bsico - Atividades

Nesta etapa, voc estar concentrado na escolha das opes tecnolgicas mais adequadas a seus objetivos presentes e futuros, bem como em negociaes com fornecedores de hardwares (equipamentos, perifricos) e softwares. Ao final desta fase, o Projeto de Automao Comercial estar formatado e contratado. Ou seja, o que ser feito, quem far e quanto custar.

A. ESCOLHA DO SOFTWARE / APLICATIVO

A escolha do software / aplicativo sempre realizada em primeiro lugar, pois necessrio primeiro saber qual ser o software escolhido para a automao do negcio, para depois saber quais sero as especificaes dos equipamentos necessrios ao funcionamento do software. Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre h o risco de o aplicativo no funcionar porque as especificaes no so adequadas ao funcionamento e, ento, todo o dinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negcio. Outro fator importante na escolha do software / aplicativo a opo que se faz por desenvolvimento interno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a anlise de cada uma das situaes.

A.1. Desenvolvimento Interno/Externo

Se a opo for a de desenvolver um sistema que atenda s necessidades do negcio sob medida, o desenvolvimento interno a melhor sada. uma opo para os casos de empresas que tenham prticas de trabalho extraordinariamente diferenciadas que no possam ser atendidas pelos pacotes prontos disponveis no mercado. Os processos (transaes) so levantados passo a passo e desenvolvidos na linguagem de programao que melhor se adapte s necessidades e ao tamanho da empresa. O desenvolvimento de software uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e, por esse motivo, apresenta custos elevados. No desenvolvimento externo o processo praticamente o mesmo; o que ocorre a terceirizao do desenvolvimento, mas tambm com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para as necessidades da empresa. De qualquer forma, o custo tambm elevado, e deve-se ter cuidado na escolha do fornecedor. A seguir, falaremos desses cuidados.

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A.2. Pacote pronto (softwares de configurao)

Para determinar at que ponto um pacote pronto atende s necessidades da empresa, necessrio fazer uma anlise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidades oferecidas. Nos pacotes prontos, os processos so levantados e descritos por meio do uso de parmetros no sistema. Templates (modelos) j fazem parte desses pacotes e a atividade primordial desse tipo de implementao configurar as transaes de negcio especficas nesses templates. No caso da automao comercial, os principais aplicativos so, entre outros: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade, faturamento e frente de caixa. Um fator importante a ser levado em conta a disponibilidade de emisso de relatrios gerenciais apresentada pelo pacote. O mercado tambm oferece a opo de aluguel do software de gesto, em que se paga uma taxa mensal pelo uso do mesmo e por suas atualizaes.

A.3. Cuidados na escolha do software / aplicativo A.3.1. Seleo do Fornecedor

A seleo do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno / externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitaro problemas futuros. Pea amostras (prottipos) de sistemas j desenvolvidos por ele e referncias de clientes que atuem com a mesma gama de produtos da sua empresa. Faa visitas aos clientes que tenham contratado servios prestados pelo fornecedor a fim de certificar-se da qualidade dos mesmos. Certifique-se de que o tempo de atuao do fornecedor no mercado suficiente para que preste um bom servio, e faa consultas aos rgos especializados sobre a idoneidade do mesmo. Estabelea condies comerciais claras. Uma ferramenta muito usada no mercado a matriz de requisitos com foco no processo de negcio, que auxilia a empresa a mapear todas as suas necessidades e facilita a escolha do melhor aplicativo. A empresa lista as funcionalidades que so fundamentais ao sistema, com as devidas especificaes, como, por exemplo, a adequao ao Sistema EANUCC. O desenvolvedor de software responde se o sistema que est vendendo obedece aos requisitos ou se precisa ser customizado. Comparando as vrias propostas, possvel escolher a mais adequada ao negcio. Mais informaes podem ser obtidas no Centro de Servios da EAN BRASIL, Centro de Competncias Automao.

A.3.2. Suporte e Treinamento

O fornecedor do aplicativo dever explicitar no contrato de prestao de servios como ser o suporte e o treinamento durante e aps a implementao. O suporte poder ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte dever ser adequada s necessidades de cada empresa, obedecendo aos horrios de trabalho dos usurios do sistema aplicativo e do negcio. O treinamento um fator bastante crtico, pois a base para o bom uso do aplicativo. Esse treinamento dever ser dado antes do incio da utilizao do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizaro.

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A.3.3. Experincia no ramo

O fornecedor dever conhecer o ramo de atuao de comrcio com profundidade para que o desenvolvimento, ou a parametrizao, seja facilitado e implementado com qualidade e voltado s melhores prticas do mercado. Um ponto bsico quando falamos de calados e afins o atendimento matriz Produto X Cor X Tamanho (Grade). Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho.

A.4. Requisitos importantes na escolha do software / aplicativo A.4.1. Adequao ao Negcio

O aplicativo a ser implementado deve apresentar caractersticas inerentes ao negcio para que a utilizao seja vivel. No possvel controlar o estoque de um depsito com um aplicativo voltado ao planejamento de produo. essencial levar em considerao a matriz Produto X Cor X Tamanho no gerenciamento dos produtos no segmento caladista e afins.

A.4.2. Capacidade de expanso

O aplicativo deve ser expansvel, ou seja, medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar esse crescimento, sendo aberto incluso de novas funcionalidades e do aumento no volume das transaes.

A.4.3. Diviso em mdulos

Quando o aplicativo desenvolvido em mdulos, sua implementao, o treinamento, a manuteno e sua expanso ficam bastante facilitadas, pois possibilitam o tratamento pontual das transaes de negcio, no afetando aquelas transaes que no necessitam sofrer alteraes. Tenha ateno especial para que os mdulos sejam complementares e perfeitamente integrados; no aceite entrada /armazenamento duplicado de informaes.

A.4.4. Integrao
No devemos esquecer que esses mdulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas transaes de negcios ou afetar a viso global dos resultados do negcio. Isso significa, por exemplo, que o mdulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao mdulo de finanas, disparando uma transao de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automao comercial precisa prever um mnimo de conexo Internet, principalmente para fins de pesquisa de preos de fornecedores e uso de correio eletrnico, e servir de meio para a troca eletrnica de informaes com seus fornecedores. D preferncia a softwares de frente-de-caixa e de retaguarda que tenham a mesma procedncia. No sendo possvel, faa com que os fornecedores garantam a integrao dos aplicativos antes do fechamento do contrato.

A.4.5. Adequao ao Sistema EANUCC

O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar cdigos de barras, possibilitando a utilizao de padres EAN/UCC.

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Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura ptica seja possvel, viabilizando a busca das informaes atreladas aos cdigos de barras dos produtos. importante ressaltar que o GTIN (Nmero Global de Item Comercial) dever ser cadastrado no Banco de Dados com 14 dgitos, incluindo zeros esquerda, se for necessrio (como o exemplo na pg. 22) Estabelea o sistema de codificao de produtos e / ou servios a serem utilizados. Adote o Sistema EANUCC, pois, alm de ser padronizado mundialmente e utilizado em todo o mercado nacional, os produtos j vm do fabricante com essa codificao. Informaes mais detalhadas sobre a aplicao dos cdigos de barras do Sistema EANUCC podem ser obtidas por meio das pginas da EAN BRASIL na Internet, no endereo www.eanbrasil.org.br ou no SAA - Servio de Atendimento ao Associado, pelo telefone 0800110789.

B. ESCOLHA DO HARDWARE / EQUIPAMENTOS

Passaremos, agora, a relacionar os principais equipamentos utilizados com algumas informaes importantes e, ao final, falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automao do estabelecimento.

B.1. Emissor de Cupom Fiscal

O Emissor de Cupom Fiscal um equipamento com capacidade de emitir o cupom fiscal propriamente dito, entre outros documentos de natureza fiscal, est voltado para as funes do caixa, e possui trs modelos distintos: Mquina Registradora - MR, Impressora Fiscal - IF e Terminal Ponto de Venda - PDV.

B.1.1. Mquina Registradora - MR

Emite cupom fiscal; Limitada capacidade para cadastrar mercadorias Independe de programa aplicativo externo, tem uso especfico, com teclado e mostrador; Discrimina a mercadoria registrada; No realiza automaticamente o clculo do imposto; Alguns modelos podem ser interligados a sistemas de processamento eletrnico de dados, produzindo diversos relatrios gerenciais, o que facilita a conferncia das contas e do estoque.

B.1.2. Impressora Fiscal - IF

Emite cupom fiscal; Constitui somente o mdulo impressor; Recebe comandos de um computador externo; Existem modelos mais completos, com duas estaes, capazes de imprimir documentos avulsos, como cheques, por exemplo.

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B.1.3. Terminal Ponto de Venda PDV

Emite cupom; Equipamento sofisticado - computador cuja funo voltada para as tarefas do caixa; Discrimina mercadorias; Determina a alquota respectiva e a situao tributria; Efetua o clculo do imposto; Funciona conectado ao sistema de processamento de dados, emitindo diversos relatrios gerenciais.

B.2. Leitor de Cdigo de Barras

O leitor um equipamento capaz de capturar as informaes contidas nos cdigos de barras. Transforma o cdigo de barras numa linguagem que o computador entenda e possa processar, buscando num banco de dados as informaes relativas ao produto, tais como: preo, descrio, apresentao, etc. Ainda registra a compra e procede baixa no estoque, entre outras operaes possveis. O leitor ptico, ou scanner, pode ser porttil ou fixo.

B.2.1. Leitor de Mo / Porttil

A leitura do cdigo feita manualmente, por meio de duas formas diferentes: 1) Scanner de Contato: na forma de uma caneta. A leitura do cdigo ocorre quando a ponta da caneta deslocada sobre o cdigo; apresenta baixa performance de leitura, necessitando de contato fsico com o cdigo. 2) Scanner de Aproximao: com ele, no necessrio haver contato direto com o cdigo, basta uma aproximao mnima. Esse tipo de scanner indicado para o estabelecimento comercial com pouco movimento e poucos volumes por compra/cliente e que no necessita realizar a leitura rapidamente para agilizar ainda mais o atendimento. Pode ser de dois tipos: a) CCD fotografa o cdigo, obrigando o operador a aproximar o leitor do cdigo de barras para que a leitura seja realizada; b) Laser um feixe de raios laser passa pelas barras do cdigo e faz a leitura; a distncia entre o equipamento e o cdigo vai variar dependendo da capacidade do leitor.

B.2.2. Leitor de Mesa/Fixo

O leitor de mesa fixo no checkout e faz a leitura do cdigo de barras do produto quando este passado em frente a um feixe de luz transmitido pelo leitor; varia em relao capacidade do feixe, velocidade de leitura, robustez, etc. Caractersticas importantes: - ergonmico, de fcil operao, utilizado em varejos com mdio ou grande volume por compra/cliente.

B.3. Coletor
Microcomputador porttil que pode incluir leitor ptico ou no; Compacto, capacidade de memria varivel, utilizado na retaguarda do varejo, possibilidade de transmisso instantnea de dados via radiofreqncia; Alguns possibilitam a conexo de perifricos, como impressoras e modems, alm de poderem ser conectados a PCs para enviar e receber informaes.
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B.4. Impressora de Cheques e Consulta de Crdito

Impressora inteligente, interpreta os valores dos cheques e os preenche, evitando erros de digitao e podendo, inclusive, fazer consulta aos rgos de proteo ao crdito on line; Pode estar ligada ao PDV, recebendo automaticamente o total a ser preenchido.

B.5. Microregistradora
Microcomputador de tamanho bem reduzido, com display e teclados para o operador: alguns possuem processador, drive, portas para mouse, etc. Sua principal caracterstica ocupar pouco espao na loja.

B.6. Equipamento TEF Transferncia Eletrnica de Fundos

Forma de pagamento automatizada por cartes magnticos (de crdito ou de dbito), requer uma linha telefnica e aparelhos especiais para comunicao; Esse tipo de operao exige um software especfico, que deve ser homologado pelas empresas dos cartes que sero utilizados no TEF , integrado soluo de automao comercial; Existem dois tipos de soluo: o TEF dedicado, que utiliza um canal de comunicao exclusivo com as redes de cartes e o TEF discado que utiliza como canal de comunicao uma linha telefnica comum.

B.7. Impressora de Cdigo de Barras

Permite a criao de etiquetas com cdigo de barras, textos, logotipos; normalmente utilizada no recebimento de mercadorias, onde os produtos no codificados pelo fabricante recebem o cdigo prprio do varejista.

B.8. Outros equipamentos

Computador; Impressora simples; Gaveta modular com switch de deteco de gaveta aberta ou fechada, fenda para introduo de cheques e fiao com conexo para PDVs ou impressoras fiscais; Teclado modular ou teclado do operador: possui como opcionais display e leitor de carto magntico. Conecta-se interface serial de qualquer microcomputador; Teclado do Usurio - tambm chamado de PIN PAD, destinado digitao da senha nos pagamentos efetuados com carto bancrio nas transaes TEF; Display cliente muito til quando o estabelecimento deseja apresentar informaes para seus clientes com flexibilidade de layout no checkout. Concluindo, necessrio definir os tipos de equipamentos, perifricos e aplicativos que vo compor a soluo. Considere tambm itens de segurana, como geradores e no-breaks. Avalie as opes de sistema operacional (plataformas).

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Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatvel com seu volume de operao, atual e futura. Verifique a convenincia de aumentar gradativamente a capacidade mxima, mediante expanses. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize a expanso necessria. Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador que gerencia a rede) no seja subdimensionada. Nessa eventualidade, h srios riscos de sobrecarga da rede automatizada e de lentido no cumprimento de tarefas.

C. FERRAMENTAS DE APOIO - CRONOGRAMAS

Como j dissemos, um dos erros mais freqentes nos Projetos de Automao comear pela aquisio dos equipamentos. Determinando quando esses equipamentos sero realmente necessrios e estaro em operao, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar empresa o flego necessrio entre os momentos em que sero necessrios os desembolsos ao longo do Projeto. Visando a um melhor resultado do Projeto de Automao, pode-se utilizar como formas de controle e ferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS. O Cronograma de Atividades servir para delimitar dentro de um espao de tempo quais sero as tarefas e os procedimentos a serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta ser utilizado para a automao de cada atividade (hardware / software). Tendo como base as tarefas e os procedimentos a serem automatizados e as ferramentas necessrias, ser possvel fazer um Cronograma de Aquisio e Investimentos, identificando, ento, se haver necessidade de financiamentos ou se a aquisio ser realizada com recursos prprios.

8.1.3. Planejamento Executivo - Preparao

Aps a realizao de todo o Planejamento Estratgico e Bsico, passamos para o Planejamento Executivo, ou a chamada Preparao. Neste momento do Roteiro de Automao, deve-se aparar as arestas do Projeto, identificando requisitos importantes para Automao da Loja, necessrios inclusive para dar suporte prxima fase, que a IMPLANTAO.

A. INFRA-ESTRUTURA - ALTERAES FSICAS NECESSRIAS

A implementao de um Projeto de Automao envolve desde o aterramento at a passagem de cabos para a conexo dos equipamentos por meio da rede de computadores. No esquea de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensveis obras civis, eltricas e de cabeamento da rede de equipamentos. necessrio realizar a interligao fsica e lgica de todos os recursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) com os bancos de dados necessrios automao da loja. Adicionalmente, algumas alteraes no layout fsico podem ser necessrias para adequar eventuais reorganizaes de processos operacionais, como, por exemplo, a realocao de caixas, balces, prateleiras, etc. Leve em conta os aspectos funcionais, estticos e ergonmicos.

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B. TREINAMENTO DE USURIOS
Durante o treinamento, todas as situaes operacionais no dia-a-dia devem ser levadas em conta, assim como as possveis excees e a forma de proceder nesses casos. Deve-se levar em conta todas as funes a serem desempenhadas pelos funcionrios no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais de uma pessoa treinada para as tarefas crticas.

C. MONTAR BANCO DE DADOS COM O CDIGO DE BARRAS

A montagem de um banco de dados preciso, com informaes confiveis, necessita de dedicao e cuidado em sua realizao. necessrio que haja a descrio correta dos produtos que j vm codificados pelo fornecedor, pois o varejo caladista no deve reetiquetlos dentro da loja. Solicite a seu fornecedor uma lista com a identificao (cdigo de barras) e a descrio detalhada dos produtos. Essa lista poder ser enviada de forma mais eficiente atravs do EDI (Troca Eletrnica de Informaes). Como j dissemos, o aplicativo / software adquirido deve contemplar o Sistema EANUCC e ter em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Nmero Global de Item Comercial), que deve, obrigatoriamente, possuir, no mnimo, 14 (quatorze) dgitos, conforme modelo abaixo: Estruturas de Numerao

14 dgitos - Nmero Global de Item Comercial (GTIN)

P1 EAN / UCC-14 EAN / UCC-13 UCC-12 EAN / UCC-8 1 0 0 0

P2 7 7 0 0

P3 8 8 0 0

P4 9 9 1 0

P5 8 8 2 0

P6 3 3 3 0

P7 5 5 4 7

P8 7 7 5 8

P 9 P 10 P 11 P 12 P 13 P 14 4 4 6 9 1 1 7 1 0 0 8 2 0 0 9 3 1 1 0 4 2 5 5 2

Todos os nmeros de identificao devero estar justificados em 14 dgitos, recebendo zeros esquerda quando necessrio. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, qualquer item, produto ou servio sobre o qual existe a necessidade de recuperar informaes predefinidas e que possa receber preo, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto da cadeia de suprimento, ou seja, cada par de sapatos ou produto de um determinado modelo, cor e tamanho deve possuir um GTIN diferente, e esse cdigo dever ser utilizado para o controle do estoque. O cdigo de barras identifica e no classifica os produtos, portanto, no h qualquer maneira de impor uma estrutura de classificao dentro dos cdigos EANUCC informados pelo fornecedor. A base de dados deve possuir campos para armazenar e permitir a recuperao de informaes pertinentes a tipo de produto, marca, linha, referncia, cabedal, cor, tamanho, ou qualquer outra informao sobre o produto da rea caladista que seja pertinente ao gerenciamento.

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Se o sistema informatizado em operao no levar em conta o sistema EANUCC, a adequao a essa nova forma de administrar simples e manter a estrutura existente, bastando fazer a correlao do GTIN (cdigo EANUCC do produto) com o cdigo do produto utilizando, o conceito do de-para no cadastro de produtos, passando a utilizar o GTIN como chave para chegar informao. Como funciona: Quando o cdigo de barras do Sistema EANUCC, atribudo pelo fabricante, lido pelo scanner na frente-de-caixa, o sistema utiliza essa informao como chave para a busca na base de dados, executando todas as aes referentes a essa transao (baixa do estoque, atualizao do credirio, fluxo de caixa, etc...) Os Cdigos de Barras utilizados pela indstria ou pelo fornecedor para a identificao dos calados que passam pelo caixa do varejo caladista so o EAN/UCC-13, EAN/UCC-8 e UCC-12, conforme exemplos a seguir:

ITEM COMERCIAL

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EAN/UCC-13
Essa estrutura composta por treze dgitos numricos, sendo principalmente utilizada na identificao de itens comerciais.

EAN/UCC-8
Estrutura composta por oito dgitos numricos, usada na identificao de itens comerciais que no possuam rea de impresso suficiente para o cdigo EAN/UCC-13. O uso dessa estrutura somente poder ser realizado mediante a aprovao tcnica da EAN BRASIL.

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UCC-12
Estrutura composta por 12 dgitos numricos, utilizada na identificao de itens comerciais nos Estados Unidos e Canad. Semelhante ao cdigo EAN/UCC-13.

Prefixo UCC de empresa

INTERNO DE LOJA EAN/UCC-13

Para os produtos que so vendidos na loja a granel, por peso, etc., ou que venham dos fornecedores sem a identificao na origem, o varejista pode usar uma estrutura padro internacionalmente reconhecida, como se pode ver abaixo:

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FIGURA

A numerao interna deve ser vinculada no momento do cadastro do produto na empresa em que produzido e tem a funo de identificar o produto, e no de classific-lo. Ao receber o produto na loja necessrio etiquet-lo antes que seja armazenado, movimentado e vendido.

D. FERRAMENTAS DE IDENTIFICAO PARA APOIO AOS PROCESSOS LOGSTICOS AUTOMAO RETAGUARDA

Assim como a venda (frente-de-caixa), a retaguarda (recebimento/estoque) do varejo caladista poder ser automatizada e, para isso, existem estruturas padronizadas de codificao. So aplicaes do Sistema EANUCC para unidades logsticas, que auxiliam inclusive na rastreabilidade logstica e de produtos.

Unidade logstica
Unidade fsica determinada para transporte e estocagem de mercadorias de qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de suprimentos. Ela identificada por um Cdigo de Srie de Unidade Logstica (SSCC) e rene itens comerciais (identificados por um GTIN) que so transportados em conjunto. O SSCC um nmero exclusivo que identifica a unidade logstica e, vinculado ao EDI, permite que se conhea todo o seu contedo. Estando vinculada a itens comerciais, a Nmeros Globais de Localizao e/ou a identificaes de lote, a numerao de identificao SSCC exclusiva para cada unidade logstica especfica (paletes, barris, caixas, contineres, rolos, cones, etc.). Todas as partes que compem a cadeia de suprimentos de embalagem podem utilizar o SSCC como um nmero de referncia para informaes importantes contidas em arquivos de computadores.

O SSCC um nmero no-significativo, com um comprimento fixo de 18 dgitos, e no contm elementos de classificao, identificando de forma nica a unidade logstica. O Dgito de Extenso utilizado para aumentar a capacidade do SSCC e atribudo pela empresa que aloca o SSCC. O Prefixo EANUCC de Empresa atribudo por uma organizao de numeraes ao usurio do sistema que, normalmente, a empresa que faz a montagem da unidade logstica. Esse prefixo torna o nmero do usurio exclusivo mundialmente, mas no identifica a origem da unidade. A Referncia de Unidade Logstica Individual um nmero exclusivo, escolhido pela empresa para preencher a string de dgitos. A maneira mais simples de alocar uma referncia de item especificar uma ordem seqencial, comeando com ...000, ...001, etc. O Dgito Verificador corresponde ao ltimo dgito (na extremidade direita) do SSCC. Ele calculado a partir de todos os outros dgitos no nmero e usado para garantir que esse nmero esteja corretamente formado. Seu clculo realizado com o uso de um algoritmo EANUCC reconhecido internacionalmente.

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Exemplo de Cdigo UCC/EAN-128 SSCC:

Existem vrias maneiras de identificar um palete misto: Marcar o palete inteiro com um SSCC; Marcar cada camada com um SSCC; Marcar cada camada e o palete inteiro com um SSCC. Isso depende do que se considera uma unidade logstica.

UCC/EAN-128
Nas cadeias de suprimentos, a simbologia dos cdigos de barras UCC/EAN-128 pode ser utilizada para codificar a identificao primria, como o GTIN e o SSCC, bem como dados adicionais que podem incluir nmero de lote, peso e data de validade. A estrutura numrica utilizada no UCC/EAN-128 composta por prefixos, chamados Identificadores de Aplicao - AI (Application Identifier) que determinam o significado e o formato dos dados codificados. Os Identificadores de Aplicao (AIs) EANUCC so obrigatrios quando se utiliza a simbologia UCC/EAN-128 e definem a estrutura dos dados codificados que devem ser trocados entre fornecedores, distribuidores e organizaes de terceiros. O conceito UCC/EAN-128 mantm um padro logstico internacional e multissetorial no campo da codificao em barras. Esse conceito tem como base os trs elementos a seguir: A definio exata dos elementos de dados; A determinao de seus formatos; A alocao de Identificadores de Aplicao qualificadores, que indicam precisamente as informaes a seguir. O Sistema EANUCC predefine o significado de qualquer AI. Esses AIs garantem que os dados codificados sejam universalmente compreendidos, alm de definirem o formato e o significado desses dados. A maior parte dessas informaes aplicvel mundialmente a todos os setores e tambm abrange as mensagens EANCOM a serem trocadas via EDI. Os Identificadores de Aplicao possibilitam o uso dessa simbologia para os identificadores-chaves de rastreabilidade. A simbologia de cdigos de barras do sistema UCC/EAN-128 garante a preciso mxima das interpretaes e a melhor qualidade de dados (para obter informaes adicionais, consulte o Encarte Tcnico UCC/EAN-128 , disponvel em nosso Centro de Servios no site (www.eanbrasil.org.br). Lembre-se: uma vez que o EDI esteja implementado, a nica informao essencial o SSCC; todas as demais informaes estaro na mensagem eletrnica trocada entre o varejo caladista e seu fornecedor. Por que privilegiar o uso do UCC/EAN-128 ao invs do EAN/UCC-14?

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Porque, no momento do recebimento e na movimentao fsica da mercadoria, podemos ter certeza da leitura de todas as unidades logsticas envolvidas e vinculadas a notas fiscais e a pedidos de compra, impondo maior preciso ao processo. O EAN/UCC-14 s uma referncia a um conjunto/embalagem de produtos, ao passo que o UCC/EAN-128 no possui duas unidades com o mesmo nmero, facilitando a rastreabilidade.

ETIQUETA LOGSTICA EANUCC

Todas as informaes relevantes podem ser impressas com fins de leitura comum e/ou leitura por scanner em etiquetas logsticas com informaes necessrias e/ou complementares. O SSCC a nica informao obrigatria em cdigos de barras UCC/EAN-128 na Etiqueta Logstica EANUCC, pois possibilita a identificao da entidade fsica a ser rastreada de maneira exclusiva. Alm disso, o vnculo com uma mensagem EDI de Aviso de Despacho pode ser efetivado com o uso do SSCC.

IDENTIFICADOR DE APLICAO (AI)

Identificador de Aplicao ou AI um campo de dois ou mais nmeros no incio de uma seqncia de dados codificados em um smbolo UCC/EAN-128. O AI define com exclusividade o formato, contedo e significado das informaes que sero representadas no cdigo de barras. Existem mais de 100 AIs que definem as diferentes informaes, tais como: nmero de lote, peso, dimenses lineares, volumes, reas, quantidades, etc.

Exemplo de um Identificador de Aplicao: AI 11 Estrutura de Dados Data de produo Formato n2 + n6 (AAMMDD)

O AI 11 determina a representao da data de produo do item, que deve ser representada por 6 dgitos numricos (n6), utilizando-se 2 dgitos para o ano (AA), 2 dgitos para o ms (MM) e 2 para o dia (DD).

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O n2 indica 2 dgitos numricos que representam o prprio identificador de Aplicao (AI)

Formato dos AIs : n dados numricos an dados alfanumricos

Exemplos: Dados Fixos: n2 dado numrico de 2 dgitos an10 dado alfanumrico de 10 dgitos

Dados Variveis: n..10 dado numrico de at 10 dgitos an..20 dado alfanumrico de at 20 dgitos

E. INTEGRAO COM FORNECEDORES

A integrao com fornecedores essencial para que se obtenham informaes precisas nas negociaes e para agilizar processos de compra e recebimento, alcanando resultados positivos, como a manuteno de estoques e a no-ocorrncia de falta de produtos nas gndolas. Uma ferramenta bastante importante para essa integrao o EDI (Electronic Data Interchange), ou seja, a Troca Eletrnica de Dados entre parceiros comerciais. o processo de comunicao eletrnica entre empresas, sem papis, mediante a transmisso eletrnica de documentos prformatados, utilizando uma linguagem padronizada chamada EANCOM. Para a obteno de todas as informaes referentes s unidades de despacho que sero recebidas pelo varejo caladista essencial o uso das mensagens EANCOM. Para mais informaes sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema EANUCC, acesse nosso site www.eanbrasil.org.br.

F- APLICAO NO SEGMENTO CALADISTA

Para o segmento caladista, a etiqueta logstica ser colocada pela indstria na caixa coletiva (corrugado), ou no palete. Essa etiqueta conter o SSCC - Nmero de Srie de Unidade Logstica. Com ele, o varejo caladista no ter a necessidade de abrir a caixa e conferir seu contedo. O SSCC ser a chave de identificao dessa unidade logstica e carregar todas as informaes referentes mesma, ou seja, ser a chave de busca das demais informaes que viro na mensagem eletrnica Aviso de Despacho DESADV, atravs do EDI enviada pela indstria caladista.

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Se a caixa coletiva (corrugado) for mista, como, por exemplo, grade de um determinado modelo, ou se essa caixa no possuir um GTIN, a etiqueta abaixo ser utilizada para o recebimento automtico do varejo caladista, caso em que a correta captura de todas as informaes somente ser possvel utilizando-se a mensagem Aviso de Despacho DESADV, bem como a mensagem Lista de Preos - PRICAT.

Caixa Mista ou sem GTIN

Caixa com configurao padro que possui um GTIN

Se a caixa coletiva (corrugado) possuir um GTIN EAN/UCC-13 ou EAN/UCC14, ou seja, se ela possuir uma configurao padro que j foi pr-acordada entre os parceiros de negcios ou for uma caixa homognea, a etiqueta abaixo ser utilizada para o recebimento automtico do varejo caladista. Tambm nesse caso, o complemento das informaes referentes quela unidade logstica somente ser possvel utilizando-se a mensagem Aviso de Despacho DESADV, bem como a mensagem Lista de Preos - PRICAT.

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Para mais informaes sobre o Cdigo de Barras e o Sistema EANUCC, acesse nosso site: www.eanbrasil.org.br.

8.1.4. Implantao
Para que o sucesso da fase de implantao seja alcanado de forma mais suave e rpida, as etapas anteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhada. Faa um checklist de todas as atividades antes da implantao.

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A. CHECK LIST PARA IMPLANTAO

Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do Projeto de automao: Elaborar Cronograma detalhado de Atividades e Investimentos para o controle das tarefas, prazos e recursos; As instalaes fsicas devem estar adaptadas (obras civis, eltricas etc.); Os equipamentos, perifricos, softwares e processos devero estar disponveis, instalados e testados; Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados, e devero ser comunicados aos funcionrios e parceiros comerciais; Montar a base de dados de codificao interna dos produtos com cdigo de barras; Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operaes do dia-a-dia, com o acompanhamento dos funcionrios; Treinar os funcionrios de forma elaborada; Identificar produtos que recebero codificao interna, elaborando e testando a etiqueta; Solicitar aos fornecedores a lista de produtos ou a mensagem eletrnica para a comparao com cadastro dos produtos internos; Efetuar inventrio, utilizando-se da leitura do padro EANUCC e dos scanners, para obter a posio atual do estoque; Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operaes do dia-a-dia, com o acompanhamento dos funcionrios; Avisar clientes e fornecedores sobre os novos procedimentos; Incorporar os novos relatrios aos procedimentos gerenciais e operacionais do estabelecimento; Providenciar insumos como bobinas, fitas, formulrios, etc.; Estabelecer mtodos de diagnstico e correo de problemas.

Deve-se levar em conta a ordem de execuo das tarefas, como, por exemplo: as mercadorias s podem ser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar disponveis e instalados para o treinamento prtico dos funcionrios; o treinamento no deve ser finalizado com muita antecedncia diante da finalizao do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de ser esquecido, etc. A IMPLANTAO uma atividade contnua e exige dedicao do varejista empreendedor. As alteraes necessrias ao acompanhamento da evoluo da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfao do cliente devem ser constantes. Visualize sempre quais so seus objetivos e adapte-se para conquist-los.

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9. FATORES CRTICOS DE SUCESSO NA AUTOMAO

Existem fatores determinantes em um Projeto de automao que, se no forem bem-geridos, podem ser crticos e impedir o sucesso da automao na loja. a) Soluo mais adequada: Insistimos que preciso ateno especial e dedicao em todo o Projeto de Automao para a escolha correta da soluo de hardware, software e infraestrutura. Uma escolha malfeita pode comprometer o investimento, transformando-se em custo para o varejista. b) Capacitao dos Usurios: J falamos sobre a necessidade de treinamento e do comprometimento dos usurios que participam das atividades automatizadas. Reforamos que no h como a automao funcionar adequadamente se os usurios no alimentarem os processos automatizados corretamente. c) Manuteno de Aplicativos e Equipamentos: Apesar do custo envolvido, a manuteno indispensvel ao funcionamento dos equipamentos e do software. d) Aspectos Culturais: A automao faz com que se altere fundamentalmente o como as coisas so feitas. A adaptao a novas tarefas enfrenta resistncias, sempre presentes e que no podem ser negligenciadas. Todas as resistncias devem ser tratadas de forma a no prejudicar a automao da loja. Existem vrias formas de faz-lo, por meio de motivao, realocao de pessoal para outras atividades, integrao das pessoas contrrias para que participem ativamente do Projeto de Automao etc. e) Tratamento das Informaes: H uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a necessidade de um rigoroso planejamento e da administrao desses cadastros alinhamento de dados. Se os cadastros viabilizam os benefcios da automao, eles exigem, em compensao, uma frrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecarga de informaes, dada a abundncia de dados antes indisponveis. Assim, preciso repensar os relatrios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta contedo, formato e periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentao (on line, batch, consulta,etc.). Ainda em razo da nova carga de informaes, indispensvel que estas sejam avaliadas, discriminando-se o que relevante do que apenas interessante saber. Em resumo, a Automao Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nos processos da empresa e proporcionam benefcios concretos.

10. COMENTRIOS FINAIS

Para a efetiva verificao dos resultados necessrio que, paralelamente, sejam desenvolvidas ferramentas de controle qualitativos e quantitativos de desempenho, sem as quais ser menos efetiva a avaliao dos resultados obtidos com o investimento. importante lembrar que os resultados, com a adoo da automao, sero to mais positivos quanto maior for o comprometimento do varejista empreendedor em seu desenvolvimento, controle, planejamento e aplicao. Esse comprometimento envolve no s a disponibilizao de recursos mas tambm o comprometimento dos envolvidos. A EAN BRASIL dispe de cursos regulares sobre automao do varejo em sua sede em So Paulo, e faz parcerias com Associaes Regionais Supermercadistas e do Comrcio para realizar cursos e palestras anualmente em todos os Estados do Brasil .

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11. SOBRE A EAN BRASIL

A EAN BRASIL, organizao membro da EAN International que implementa padres multissetoriais, globais e abertos, desenvolve programas educacionais voltados comunidade empresarial, s universidades, associaes e aos interessados em geral na aplicao de sua tecnologia na rea de logstica.

11.1. O Sistema EANUCC

um conjunto de padres, utilizado em mais de 100 pases, que possibilita a gesto eficiente das cadeias de suprimentos, identificando com exclusividade produtos, unidades logsticas, localizaes, ativos e servios. Facilita os processos de comrcio eletrnico, propondo solues estruturadas para mensagens eletrnicas e viabilizando a total rastreabilidade das operaes.

11.2. reas de Aplicao

A aplicao do Sistema EANUCC facilita e otimiza as cadeias de suprimentos de todos os setores: farmacutico, varejo, hospitalar, material de construo, hortifrutcola e outros. Ele aplicvel na logstica, como na gesto de estoques, no transporte, na distribuio, na frente de loja, na expedio e no recebimento.

12. INFORMAES IMPORTANTES

A aplicao dos mdulos e padres presentes neste Guia voluntria; embora todo esforo possvel tenha sido feito para assegurar que as informaes contidas estejam corretas, no possvel prometer ou assegurar os resultados advindos da aplicao dele. Os participantes do Projeto de codificao e a EAN BRASIL no se responsabilizam por qualquer omisso ou erros eventualmente presentes neste Guia. Informaes mais detalhadas dos padres do Sistema EANUCC podem ser obtidas no Manual do Usurio e no Encarte UCC/EAN-128, que est disponvel na pgina da EAN BRASIL na Internet, no endereo: www.eanbrasil.org.br

12.1. Como tornar-se um associado EAN BRASIL?

Para tornar-se um associado da EAN BRASIL e usurio do Sistema EANUCC, entre em contato pelo SAA - Servio de Atendimento ao Associado, pelo telefone 0800110789 (ligao gratuita) ou pelo Centro de Servios EAN BRASIL no site www.eanbrasil.org.br e informe-se dos procedimentos e documentaes necessrios filiao.

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12.2. Servios EAN BRASIL Call Center

Servio que auxilia as empresas a utilizar corretamente as ferramentas do Sistema EANUCC, e prestar esclarecimentos sobre todos os servios da EAN BRASIL, inclusive filiao. (0800.11.0789)

EPC no Brasil
Conhea essa nova tecnologia que est em fase de desenvolvimento e de aplicaes em todo o mundo.

Licenciamento de Nmeros
Proporciona s empresas um sistema eficiente e padronizado de identificao, rastreabilidade, logstica e comunicao de dados.

Centro de Servios
Veja os servios disponveis em nosso Portal: www.eanbrasil.org.br

Atuao Setorial
Equipes especializadas em atuar setorialmente sobre os mais diversos assuntos: material de construo, calados, hortifruti, sade, varejo, etc.

Biblioteca Virtual
Publicaes que orientam os usurios sobre o Sistema EANUCC e suas aplicaes em diversos segmentos.

EANKids
Revista infantil que trata, de modo ilustrado, de temas sobre cdigo de barras, EDI e rastreabilidade.

E-Learning
Cursos disponveis: Identificao Eficiente de Produtos com o Sistema EANUCC; Prticas de ecommerce e EDI; Planejando a Automao do Varejo; Gesto da Cadeia Hospitalar; Supply Chain Tour.

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Frum de Usurios
Ferramenta administrada por e-mail, que possibilita o gerenciamento de informaes e a criao de grupos de trabalho liderados pela EAN BRASIL.

GEPIR Busca Global de Associados EAN

Servio de consulta a informaes de empresas associadas (o proprietrio, quem representa a marca de um produto, quem seu fabricante, onde a empresa est localizada, etc.) EAN em todo o mundo.

Glossrio
Conhecimento dos termos tcnicos utilizados no Sistema EANUCC

GNF Guia Nacional de Fornecedores

Permite pesquisar fornecedores de produtos e servios para automao

GTIN Rules
Guia de orientao sobre as regras de aplicao dos GTINs (Nmero Global de Item Comercial) nos produtos.

Laudo EANCOM
Servio de verificao das mensagens eletrnicas no padro EANCOM.

Material Didtico
Disponibiliza nosso material de treinamento.

Newsletter
Informativo semanal sobre os eventos e as principais notcias da EAN BRASIL.

Painel do Associado
Servio exclusivo aos associados da EAN BRASIL. Digite seu login e senha e tenha informaes sobre o seu cdigo.

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Revista Automao
Publicao eletrnica sobre automao, logstica e cdigo de barras, que apresenta o uso e as possibilidades de aplicao do Sistema EANUCC por empresas de todos os portes e segmentos. Alm disso, uma referncia na divulgao de contedos e cases sobre as diferentes tecnologias.

TPNQ Rede de Pesquisa de Parceiros Comerciais

Evoluo do SGN Sistema de Gerenciamento de Nmeros o TPNQ 1.0 uma ferramenta de criao, manuteno e alinhamento de dados cadastrais entre empresas parceiras.

Simulador de Negcios
Ferramenta que oferece solues de gerenciamento da cadeia de suprimentos s pequenas e mdias empresas, emitindo um relatrio com o diagnstico e as aes necessrias para o desenvolvimento de uma organizao.

Qualidade do Cdigo de Barras

Servio que verifica os cdigos de barras das embalagens, garantindo o bom funcionamento dos processos automatizados.

Eventos
Consulte a agenda no Centro de Servios e participe dos cursos oferecidos mensalmente pela EAN BRASIL. Veja tambm os eventos realizados em cidades de todo o Pas.

Expediente: Guia de Automao para o Varejo Caladista 1 edio out/2004

Contedo desenvolvido e produzido pela rea de Solues de Negcios da EAN BRASIL Associao Brasileira de Automao.

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