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Procedimento Operacional Padro

EDITORA DOMO
Titulo:
Elaborao de procedimentos, controle e registros
da qualidade.
Nmero:
001.POP.QUA


Localizao
C:\sistema da qualidade\001.POP.QUA - Elaborao, distribuio e
controle de POPs.doc

Referncia
MQ-A2

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Sumrio

1. Objetivo
2. Aplicao
3. Terminologia
4. Orientaes Normativas
5. Informaes Complementares
6. Tabela de Registros da Qualidade
7. Histrico de Revises


Anexos




Anexo

Ttulo
- -






Elaborado por:

Jair Faxina Jnior

Data: 01/09/2004
Verificado por:

Edna Mazepa Ballo

Data: 01/09/2004
Aprovado por:

Giancarlo Ceron

Data: 01/09/2004




Procedimento Operacional Padro


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Elaborao de procedimentos, controle e registros
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1 Objetivo

Este POP disciplina e uniformiza a apresentao dos procedimentos da
qualidade, com respeito identificao, estrutura e princpios de redao,
controle de registros e distribuio de documentos, garantindo:

a) a no utilizao e/ou distribuio de documentos do Sistema da
Qualidade com dados obsoletos ou desatualizados;
b) a pronta recuperao do documento que comprove a realizao de
uma atividade ou ao planejada.


2 Aplicao

Aplica-se a todas os funcionrias da EDITORA DOMO.


3 Terminologia
Para efeito desta Norma Tcnica so adotadas as definies contidas na
NBR ISO 9000/2000, juntamente com as definies a seguir:

Arquivo ativo - Arquivo de uso corrente que consultado com freqncia.
Dados - informaes.
Documento - qualquer tipo de mdia que contm informaes para
utilizao no Sistema da Qualidade, podendo ser em meio fsico ou em
meio eletrnico.
Procedimento Operacional Padro (POP) - Termo genrico que identifica o
documento, produto do processo de normalizao, onde indicada a
maneira de executar uma atividade a fim de fixar os conhecimentos
adquiridos e uniformizar operaes repetitivas.
Registro da Qualidade (RQ) - Documento que fornece evidncia objetiva
de atividades realizadas ou resultados obtidos.
Responsvel pelo Processo (RP) - Profissional com maior autoridade
operacional no processo ou que com ele melhor se identificar.
RD - Representante da Direo


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4 Orientaes Normativas



Ao Ir Para Competncia Disposies Gerais
1. Identifique um
processo
2 Qualquer
Profissional
- Verificando a execuo de
atividades repetitivas e no
documentadas.
2. Analise
criticamente
3 Quem identificou,
s ou em grupo de
trabalho.
- Verificando se a ausncia de um
POP afeta contrariamente a
qualidade da execuo do processo.
Deve ser analisado se o
desenvolvimento, documentao e
implementao de um POP
contribui para a qualidade do
sistema e reduz custos e tempo.
importante considerar que um POP
tem o papel de garantir a
repetibilidade e reprodutibilidade de
um processo, bem como descrever
o objetivo do mesmo.
3. Necessita de
POP?
S
4

N
Fim


- Quem identificou, s ou em grupo
de trabalho.
4. Elabore minuta 5 Quem identificou,
s ou em grupo de
trabalho.
- Utilizando este POP para orientar
na formatao da minuta e
encaminhando ao RD. Ver
Informaes Complementares 5.1.
5. Implemente o
POP
6 Qualquer
Profissional
- Para os usurios do processo.
Neste momento ser efetuada a
liberao de uso do POP. Ver
Informaes Complementares 5.2.
6. Utilize o POP 7 Usurios definidos
no campo
aplicao
- Seguindo as recomendaes
descritas no POP.
7. O POP precisa
de reviso?
S
8

N
6
Qualquer
Profissional
- No caso de haver diferena entre
o POP e a prtica, o usurio dever
providenciar a reviso do POP.
8. Revise 9 RP - Analisando com os usurios sobre
as alteraes necessrias para o
bom funcionamento do Sistema da
Qualidade.


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9. O POP precisa
ser cancelado?
S
10
N
6
RP - Um POP pode requerer
cancelamento por uma evoluo do
sistema, por mudanas
organizacionais, desenvolvimento
tecnolgico, alterao nas funes,
eliminao de processos, alterao
do escopo, entre outras.
10. Cancele Fim EQ - Identificando o documento como
cancelado e arquivando na pasta
especifica.



5 Informaes Complementares

5.1 Da documentao

5.1.1 Sempre que ocorrer cancelamento de um documento, as seguintes
aes, de responsabilidade do RD, sero realizadas:

a) Recolher exemplares controlados e destru-los;
b) Identificar documento "original com carimbo "obsoleto em vermelho e
mant-lo arquivado por um ano, cumprindo este perodo, ser
destrudo.


5.2 Reviso

Sempre que ocorrer uma reviso em um documento do Sistema da
Qualidade as aes seguintes sero realizadas pelo RP:

a) Preencher tabela de histrico de reviso do documento do Sistema da
Qualidade em questo;
b) Recolher exemplares controlados obsoletos, para destruio, nas reas,
substituindo-os pela nova verso;
c) Identificar com o carimbo "obsoleto em vermelho o exemplar "Master


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mantendo-o arquivado por um ano, findo os quais sero destrudos;
d) Substituir o arquivo eletrnico pela nova verso e deletar a anterior.


5.3 Implementao do POP

5.3.1 A implementao dos POP acontece por meio de treinamento,
utilizando recursos instrucionais como exposio dialogada,
transparncias, , intranet, etc. A lista de presena dever ser
coletada na implementao dos POP's.


5.4 Atualizao

A atualizao de documentos do Sistema da Qualidade da EDITORA DOMO
ocorre da seguinte maneira:
a) a legislao de normas pertinentes (leis, resolues, portarias) com
consultas a stios especficos;
d) as normas da famlia ISO 9000 aplicadas ao Sistema da Qualidade so
utilizadas mediante informao peridica fornecida pela ABNT (Associao
Brasileira de Normas Tcnicas) atravs do endereo: www.abnt.gov.br.

5.5 Formatao

5.5.1 Folha de rosto

Todo POP capeado por uma folha de rosto, considerando a 1 deste
POP.

5.5.2 Folha de continuao

Todas as informaes e captulos que no estiverem definidos na folha de
rosto estaro colocadas na folha de continuao.





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5.5.3 Editorao

O POP tm a seguinte estrutura :

a) identificao;
b) sumrio;
c) orientaes normativas;
d) elementos complementares.

A identificao composta por :

a) logotipo - contm o logotipo da empresa;
b) ttulo da POP - deve ser conciso, mantendo a clareza e permitindo
distingui-la de outros documentos. Escrito em letras minsculas,
exceo da primeira e no singular, sempre que possvel;
c) numerao do POP - sero numeradas obedecendo a seguinte
estrutura:

AAA/POP/CCC
AAA Seqncia numrica do POP
CCC Setor a que se aplica

Exemplos :
001. POP.QUA Qualidade
004.POP.SUPRI Suprimentos


e) Localizao do POP - indica o endereo do diretrio e arquivo onde se
encontra o POP. Este campo deve ser preenchido pelo responsvel pelo
Controle dos Documentos do Sistema da Qualidade, por ocasio da
gravao do POP;
f) Referncia - identifica o documento qual seo do MQ est
diretamente ligada;
g) Reviso - apresenta a descrio da alterao com o nmero e data da
reviso. Quando o POP emitido pela primeira vez, o campo reviso
preenchido com um trao (-) indicando que no houve nenhuma


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reviso. Porm, a partir da primeira reviso, este campo ser
preenchido com nmeros arbicos (1, 2, 3,...);
h) Nmero de folhas - identifica a folha corrente seguida do nmero total
de folhas;
i) Campo de assinaturas - identifica o dono do processo, quem verificou e
quem o aprovou.


5.6 Sumrio

Os POPs contero um sumrio para facilitar a consulta do usurio, que
preceder o primeiro captulo e no ser numerado. Haver ocasies em
que certos captulos do sumrio sero excludos ou novos sero
adicionados. O sumrio bsico apresentado a seguir:

Sumrio
Anexos
1 Objetivo
2 Aplicao
3 Terminologia
4 Orientaes Normativas
5 Informaes Complementares
6 Controle de Registros da Qualidade
7 Histrico das revises

a) Objetivo - define de modo preciso a finalidade do POP;
b) Aplicao - indica as funes/reas que utilizam o POP, facilitando a
distribuio de cpias controladas;
c) Terminologia - define, relaciona e/ou apresenta o significado de termos
ou siglas empregados no POP, proporcionando uma linguagem
uniforme;
d) Orientao normativa - define os procedimentos para executar uma
atividade e so formadas pelos elementos a seguir:
e) Informao complementar - detalha, quando necessrio, uma ao
apresentada no campo "Disposies Gerais;


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f) Controle de registros da qualidade - indica os critrios, sempre que
aplicvel, de controle dos registros da qualidade gerados pelo POP. Ver
5.7
g) Histrico das revises - detalha o nmero da ltima reviso, e data o
contedo revisto;
g) Anexos - apresentam dados adicionais e so identificados aps o
sumrio e sero numeradas obedecendo a seguinte estrutura:

FOR - BBB/CCC

BBB Setor
CCC nmero seqencial

Exemplo:

Formulrio de "pedido de compra associado ao POP de aquisio

Anexo n Ttulo
1 Pedido de Compra


5.7 Implementao na manuteno do conhecimento
Ocorre para os novos funcionrios, ou em uma situao de mudana de
funo, sendo da responsabilidade da chefia imediata tal implementao,
a qual deve ser registrada no formulrio especfico.

5.8 Da distribuio de cpias

Os documentos so atualizados pelo RP e enviados diretamente ao
Responsvel pelo Controle e Distribuio dos documentos ou RD.

a) Os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade so
disponibilizados por meio fsico e controlados por meio de lista de
distribuio;



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b) Modelo de carimbo para cpias controladas





c) Modelo de carimbos para documentos obsoletos.





5.9 Cancelamento

Sempre que ocorrer o cancelamento de um POP o responsvel pelo
controle de documentos e dados deve :

a) recolher exemplares controlados e destru-los;
b) deletar o arquivo eletrnico;


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c) identificar o documento "Master com carinho em vermelho "
OBSOLETO;
d) mant-lo arquivado por um ano e cumprido este perodo, ser
destrudo.


5.10 Controle de Registros da Qualidade

O controle dos registros da qualidade sero definidos e documentados
nas Normas Tcnicas da Qualidade atravs do preenchimento da "Tabela
de Registros da Qualidade". Esta tabela parte integrante, sempre que
aplicvel dos POPs em geral e possui os seguintes elementos:
identificar - nome ou nmero do registro da qualidade;
armazenar - local (endereo) dos arquivos dos registros da
qualidade;
proteo - forma como os registros ficam arquivados para proteg-
los contra a deteriorao, extravio e ntegros (pasta suspensa,
pasta AZ, meio eletrnico,...);
recuperao - forma de indexao dos registros, facilitando a
recuperao dos mesmos;
tempo de reteno - tempo mnimo de reteno do documento em
arquivo ativo;
descarte - ao aps o tempo de reteno dos documentos.

5.11 Manuteno dos registros


Forma do RQ

Manuteno

Periodicidade

Arquivo ISO 9000

BACKUP

Diria

Arquivo em rede

BACKUP

Diria

Fax termosensvel

Fotocpia

A cada recebimento





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6 Tabela de Registros da Qualidade


Identificar

Recuperar

Proteger

Armazenar

Reter*

Descarte
POPs
Por nmero e
pasta
Meio eletrnico e
Pasta suspensa

C: / Sistema da
Qualidade

At reviso

Arquivar
como
obsoleto
Manual da
Qualidade
Por nmero
Meio eletrnico e
Pasta suspensa
C:/Sistema da qualidade At reviso

Arquivar
como
obsoleto
Lista mestra de
POPs

Por pasta

Meio eletrnico

C:/Sistema da qualidade

At reviso
N/A
Lista de presena Por procedimento Pasta suspensa Anexo a cada POP

N/A
Destruir
Documentos
Obsoletos
Por pasta Pasta Suspensa
C:/Sistema da
qualidade/OBSOLETOS
1 anos Destruir
Documentos
Externos
Por pasta Pasta suspensa
C:/Sistema da
qualidade/Legislao
At reviso Destruir
* tempo mnimo


7 Histrico das Revises


Nmero

Data

Descrio da Alterao
- - -