surat

a.selamat

Musa@mpkt.du.my

SISTEM FAIL

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (SSM)

ANJURAN MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU BATU RAKIT, KUALA TERENGGANU

SISTEM FAIL

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA: KISSM (BARU)

OLEH

MUSA BIN SULAIMAN

JABATAN PENGAJIAN MELAYU
MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
Musa@mpkt.edu.my

MS . UPM. BAHONS. UM DIP. IN. EDU. 1 LI. KL.

SISTEM FAIL

Bengkel 1 :33

SISTEM FAIL FAIL SISTEM

OLEH

MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
kursus luar kelolaan maktab 02 sistem fail dan pengurusan mesyuarat
Musa@mpkt.edu.my

SISTEM FAIL

SISTEM FAIL KERAJAAN

MUSA BIN SULAIMAN
MASTER SCIENCE (MS) PUTRA UNI. OF MALAYSIA B.A.HONS UNIVERSITY OF MALAYA- KL DIP. IN EDU. LANGUAGE INSTITUTE - KL Musa@mpkt.edumy

SISTEM FAIL

AMARAN PENGARANG
PENGARANG DAN TUAN/PUAN DIHARAMKAN SAMA SEKALI MENYALINNYA, WALAU DALAM BENTUK APA SEKALIPUN. JIKA TUAN/PUAN BERBUAT DEMIKIAN TANPA KEIZINAN PIHAK PENGARANG, MAKA TUAN/ PUAN TELAH MELAKUKAN KESALAHAN YANG AKAN DIDAKWA DI MAHKAMAH ALLAH S.W.T. NANTI. INSYAALAH.

NOTA INI ADALAH HARTA INTELEKTUAL PIHAK

Musa@mpkt.edu.my

SISTEM FAIL

Oleh MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU

(Master Science- Uni. Putra Malaysia) (B.A.Hons - Uni. Of Malaya,KL) Dip. In Edu. Language Institute, K.L.

SISTEM FAIL

 Tajuk Perbincangan - SISTEM FAIL

Pengenalan Tajuk Definisi dan Jenis Fail

Taraf Keselamatan Fail - Warna Kulit Fail Sistem Fail Yang digunakan

Jenis-jenis Fail Dan Sifat-sifatnya

Sistem Fail Yang Baik. Rujukan/ Contoh

Soalan dan Perbincangan

1 SISTEM FAIL 8

SISTEM FAIL KERAJAAN

1.1 DEFINISI Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan. 1.2 * Proses menyimpan sebarang rekod dan dokumen untuk simpanan yang selamat

SISTEM FAIL

JENIS-JENIS SISTEM FAIL:

1.2 FAIL HOUSEKEEPING: meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perjawatan dan senarai kaki tangan. 1.2.1 FAIL OPERATIONAL: meliputi fail-fail tentang fungsi-fungsi asas sesuatu organisasi seperti rekod tanah untuk Pejabat Tanah rekod pendapatan untuk Jabatan Hasil Dalam Negeri dan sebagainya

SISTEM FAIL

10

TARAF KESELAMATAN FAIL: * Terbuka- fail biasa * Terhad - kecil bilangannya tetapi perlu diberi 2.0
perlindungan * Sulit - dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran, walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia, kegiatan kerajaan atau orang perseorangan atau keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau menguntungkan kuasa asing. * Rahsia - dokumen rasmi,maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara , menyebabkanrosak dan jatuhnya martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada kuasa asing. * Rahsia Besar - dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang paling besar kepada negara.
1 SISTEM FAIL 11

WARNA KULIT FAIL

TERBUKA - warna putih TERHAD - putih ada perkataan TERHAD RAHSIA merah jambu berpalang - tercatat perkataan RAHSIA RAHSIA BESAR - kuning dan berpalang MERAH dan tercatat perkataan RAHSIA BESAR.

SISTEM FAIL

:
12

CONTOH-CONTOH FAIL
FAIL AM/ TERBUKA

AM 435 Pin. 1/80

FAIL WARNA PUTIH

2cm.

PERKARA/TOPIK

1in

G.p. 0.5
1 in1

cm.

in. tebal sahaja / 100 surat

14 cm. Pnj. (tali)

1 SISTEM FAIL 13

CONTOH FAIL : RAHSIA BESAR

RAHSIA BESAR

TTAJUK FAIL: Ada ditampal

kertas bagi menerangkannya.

RAHSIA BESAR
LAIN-LAIN BAHAGIAN ADALAH SERUPA SAHAJA DENGAN FAIL-FAIL LAIN.
1 SISTEM FAIL 14

3. FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL

Am 17

SAMPUL KECIL

Ruang Catatan Garisan Putus-putu

WARNA FAIL KUNING KELABU

1 SISTEM FAIL 15

KAEDAH PENDAFTARAN FAIL:

Mengikut Siri Mengikut Tahun Mengikut Pengkelasan Perkara Mengikut bahagian atau unit.

SISTEM FAIL

16

CONTOH SISTEM FAIL DI MAKTAB:

TAJUK: Pesanan dan Bekalan Barang.(PB)

Kursus Dalam Perkhidmatan (KDP)

Bil. 1 2 3 1 2
1

Nombor Fail MPKTBR/PB/0001 MPKTBR/PB/0002 MPKTBR/PB/0003 MPKTBR/KDP/0001 MPKTBR/KDP/0002

SISTEM FAIL

Topik Bahan dan Bekalan Bahan dan Bekalan Bahan dan Bekalan Kursus Dalam Perkhidmatan. sama
17

Contoh: Kementerian Pendidikan

Bahagian Fail

KP(TQM) /1001/11/(118)
Nama JabatanKementerian Pendidikan

Nama Fail

No. Kod Fail Dalam Kem. Pendidikan

Bilangan Surat

Tajuk Surat: Pelancara Hari Kualiti Kementerian Pendidikan

TQM bermaksud: Total Quality Manegement.

SISTEM FAIL

18

Contoh: Penerangan Nombor Fail

Maktab Perguruan Kuala Terengganu.

Bahagian Fail

MPKTBR. PM.0006/ BHG 7 ( 01 )

Nama Jabatan
NamaFail- Pentadbiran Maktab No. Kod Fail Dalam Pentadbiran Maktab

Bilangan Surat

( Mengawal Perbelanjaan Maktab )

1 SISTEM FAIL 19

SISTEM YANG DIGUNAKAN:

* Sistem INDEKS - pakai angka atau nombor. * Sistem KAD - ada kad khas bagi pergerakan fail. * Sistem DOKED - ada kad khas seperti mencari buku-buku di perpustakaan.

SISTEM FAIL

20

PERGERAKAN FAIL

* Fail keluar masuk melalui kerani pendaftaran * Penghantaran antara pegawai perlu ada slip transaksi. * Perlu ada juga sistem simpanan dalam perhatian.

SISTEM FAIL

21

Contoh Borang Pergerakan Fail

Bil. No. Fail Tarikh Kepada

UPM/11/518/1(4) 15hb. Mei,2001 MPKT,BR

( Tandatangan )

SISTEM FAIL

22

ontoh Kertas Minit:

Surat dari..bertarikh..2001 Dikandungkan pada..Rujukan No Dakwat MERAH

Surat kepada.bertarikh2001 Dakwat BIRU/ Dikirimkan pada2001 HITAM

SISTEM FAIL

23

CONTOH TAJUK FAIL DI SEKOLAH

1. KURIKULUM
2. KOKURIKULUM 3. HAL EHWAL PELAJAR 4. PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN 5. KEWANGAN DAN AKAUN 6. PENTADBIRAN AM SEKOLAH 7. PERHUBUNGAN MASYARAKAT 8. KEMUDAHAN FIZIKAL 9. ASRAMA 10. AUDIT Catatan: Setiap fail ada tajuk kecil lain: Contoh: 01 - KURIKULUM A. Mata pelajaran B. Peperiksaan C. Jadual Waktu D. Sukatan Pelajaran dll. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

SISTEM FAIL

24

SISTEM FAIL YANG BAIK

* KEPADATAN - seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang paling kecil * ASESIBILITI - minima atau mudah untuk dirujuk * EKONOMI - sistem simpanan fail dengan kos yang paling minima * KEANJALAN - bagi maksud pembesaran ruang di masa depan * LOKASI - diletakan di tempat yang mudah atau segera diperolehi tanpa berlengah lagi * RUJUKAN SILANG - ada kemudahan untuk mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai-bagai tajuk. * RETENTION - mana-mana fail yang tidak aktif lagi dipindahkan ke tempat lain. * KELASIFIKASI - bagi memberi kemudahan di dalam membuat rujukan.
1 SISTEM FAIL 25

PENGEDARAN DAN PENYIMPANAN FAIL

KURSUS ISO BPG DI JOHOR BARU : MAC 2002

SISTEM FAIL

26

PENDAHULUAN
Amatlah penting fail-fail diwujud dan dipelihara mengikut cara yang sistematik

Tiap-tiap fail hendaklah mengandungi satu perkara sahaja

Tajuk fail hendaklah ditulis dengan ringkas dan terang

SISTEM FAIL

27

PENGEDARAN FAIL
MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL
Pegawai A Minta fail

Minta fail

Pegawai B

Fail tidak hilang mengikut prosedur mudah dikesan

1

BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

Pegawai C
Minta fail

SISTEM FAIL

28

TIDAK MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

Pegawai A

Pegawai B

Hantar fail

Minta fail

BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

Fail sukar dikesan Fail hilang tidak ikut prosedur sering buka fail baru
SISTEM FAIL

Pegawai C

29

KALAU TIDAK MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

GUNAKAN FORMAT INI

BORANG PERGERAKAN FAIL Kepada :..

Daripada :.. Tajuk Fail :.. Nombor Fail :.

SERAHKAN DIBAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL

Fail di atas telah diedarkan Kepada Pada :.. :..

Tandatangan :
1 SISTEM FAIL 30

PERGERAKAN FAIL

CATAT SEMUA PERGERAKAN FAIL YANG DIEDARKAN

Buat cacatan di sebelah belakang Kertas Doket Faharasat Bilangan Buat cacatan di muka hadapan kulit fail Nama Pemohon / Penerima Fail Tarikh fail diedarkan

SISTEM FAIL

31

JIKA TINDAKAN KE ATAS FAIL TIDAK SELESAI

Hantar semula fail ke Bahagian Pendaftaran Fail

Buat Simpan Dalam Perhatian ( SDP )

-

Tuliskan tarikh diperlukan semula di atas fail berkenaan

TINDAKAN PEMBANTU TADBIR FAIL Sediakan Buku Daftar fail SDP Merekod fail SDP Memeriksa daftar tiap-tiap hari Fail diserahkan pada tarikh yang diperlukan TINDAKAN PEGAWAI
1

Mencatatkan dalam Buku Harian Rasmi pada tarikh diperlukan sebagai cross check
SISTEM FAIL

32

PENYIMPANAN FAIL
BERTARAF KESELAMATAN
DISIMPAN DALAM BILIK SIMPANAN KHAS ATAU

DALAM KABINET BESI

PENGELUARAN FAIL-FAIL DILAKUKAN OLEH KETUA PEMBANTU TADBIR TEMPAT SIMPAN FAIL-FAIL BERTARAF KESELAMATAN PERLU DIAWASI SETIAP MASA

SISTEM FAIL

33

PENYIMPANAN FAIL
FAIL FAIL TERBUKA
DISIMPAN DALAM BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI PETAK-PETAK ( PIGEON HOLE )

DISIMPAN DALAM KABINET BESI 4 TINGKAT MENGGUNAKAN POKET FAIL

DISIMPAN DALAM MOBILE CABINET SUSUNAN FAIL BERDASARKAN KEPADA SUSUNAN YANG DITETAPKAN DALAM DOKET FAHARASAT BILANGAN

SISTEM FAIL

34

CONTOH

DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 )

BAHAGIAN HADAPAN
NO. FAIL: NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN FAHARASAT

PERKARA

BAHAGIAN BELAKANG

TARIKH

KEPADA

TARIKH

KEPADA TARIKH

KEPADA

SISTEM FAIL

35

KERJASAMA DI ANTARA PARA PEKERJA DI DALAM SESEBUAH ORGANISASI AMAT DIPERLUKAN

1 SISTEM FAIL 36

DI MASA AKAN DATANG FAIL-FAIL BIASA MUNGKIN TIDAK DIPERLUKAN LAGI KERANA SEMUA DATA BOLEH DIMASUKKAN KE DALAM CD KOMPUTER SAHAJA
1 SISTEM FAIL 37

Surat

SISTEM FAIL

38

SURAT ARAHAN KESELAMATAN

SISTEM FAIL

39

MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
Musa@mpkt.edu.my

SISTEM FAIL

40

SOALAN DAN PERBINCANGAN ( BENGKEL )

SENARAIKAN SATU PERSATU JENIS-JENIS FAIL YANG BERADA DI BAWAH JAGAAN ANDA (EXCO PGP) SEKARANG INI. APAKAH MASALAH-MASALAH BESAR YANG ANDA HADAPI DALAM MENGURUSKAN FAIL-FAIL YANG DINAMAKAN DI ATAS. SETELAH MENGIKUTI KULIAH SISTEM FAIL TADI, APAKAH LANGKAH-LANGKAH YANG AKAN DIAMBIL OLEH ANDA BAGI MENGATASI KELEMAHAN SISTEM FAIL ITU?

SISTEM FAIL

41

SOALAN DAN PERBINCANGAN

Senaraikan kekuatan dan kelemahan sistem fail yang telah dilaksanakan selama ini. Bolehkah teknologi masa ini mengambil tempat sistem fail sekarang ini? Kemukakan hujah-hujah dan bukti-buktinya. Bagaimanakah sistem fail di jabatan anda boleh diperkemaskan lagi.

SISTEM FAIL

42

PROSEDUR PELAKSANAAN
Tugasan dalam kumpulan 10 orang satu kumpulan
Lantik Pengerusi, Pencatat dan Pembentang tugasan Catat pada transparensi marker pen dan OHP Masa pembentangan 10 minit bagi setiap kumpulan

Soal jawab boleh diadakan selepas pembentangan kumpulan jika berkaitan.

SISTEM FAIL

43

KURSUS SISTEM FAIL

OLEH :
OLEH

MUSA BIN SULAIMAN Jabatan Pengajian Melayu Maktab Perguruan Kuala Terengganu, Batu Rakit, Kuala Terengganu, 21030 TERENGGANU
musa@mpkt.edu.my

kursus pendek kelolaan maktab

jawi

44

DEFINISI SISTEM FAIL

PROSES MENGKELASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN

SISTEM FAIL

45

JENIS KUMPULAN FAIL

HOUSE KEEPING
MELIPUTI PERKARA-PERKARA SEPERTI PENTADBIRAN, PERJAWATAN DAN SENARAI KAKITANGAN

SISTEM FAIL

46

JENIS KUMPULAN FAIL

OPERATIONAL
MELIPUTI FAIL-FAIL TENTANG FUNGSI ASAS SUATU ORGANISASI SEPERTI REKODTANAH UNTUK PEJABAT TANAH, REKOD PENDAPATAN ( HASIL ) UNTUK JABATAN HASIL DALAM NEGERI

SISTEM FAIL

47

TARAF KESELAMATAN FAIL

A) B) TERBUKA TERPERINGKAT/BERTARAF KESELAMATAN
1

RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD

SISTEM FAIL 48

WARNA KULIT FAIL

TERBUKA PUTIH KUNING BERPALANG MERAH DAN TERCATAT PERKATAAN RAHSIA BESAR MERAH JAMBU BERPALANG MERAH DAN TERCATAT PERKATAAN RAHSIA
SISTEM FAIL 49

RAHSIA BESAR -

RAHSIA

WARNA KULIT FAIL

SULIT HIJAU DAN TERCATAT PERKATAAN SULIT PUTIH DAN TERCATAT PERKATAAN TERHAD

TERHAD

SISTEM FAIL

50

PROSEDUR MEMBERI NOMBOR RUJUKAN FAIL

KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN
1. 2. Nama Ringkas Organisasi/Bahagian Taraf Keselamatan ( Rahsia Besar, Rahsia, Sulit )

3.
4.
1

Kod Organisasi Terlibat

Kod Perkara/Subjek ( S )
SISTEM FAIL 51

PROSEDUR MEMBERI NOMBOR RUJUKAN FAIL

5. 6. Kod Pecahan Kepala/Sub Subjek Kod Pecahan Kecil Perkara/Sub-Sub Subjek

7.

Kod Siri Kes

SISTEM FAIL

52

CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

CONTOH

JPM

BK

01

Nama Ringkas Organisasi

Nama Ringkas Bahagian

Kod Untuk Organisasi Sendiri

SISTEM FAIL

53

CARA MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

CONTOH

JPM

BK( S )
Taraf Keselamatan Sulit Bahagian Kewangan

01

Jabatan

Kod Untuk Urusan Organisasi Sendiri

SISTEM FAIL 54

CONTOH

JPM

BK ( S )

10

Nama ringkas organisasi

Taraf Keselamatan Sulit Nama ringkas Bahagian Kewangan

Kod Untuk Urusan Organisasi Dengan Jabatan Lain

SISTEM FAIL

55

CONTOH

Letakkan KOD PERKARA UTAMA (Subjek Utama) selepas Kod Organisasi

Perkara Utama Huruf A Aduan Nombor Rujukan JPM BK 01/2 Aduan
1 SISTEM FAIL 56

Kod

CONTOH

Menggunakan Kod Pecahan Perkara

JPM BK 01 / 2 / 1

Aduan Perkara Utama

Aduan
1

Kod

Pecahan Perkara
Aduan Awam
SISTEM FAIL

Kod

Aduan Awam
2/1
57

PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

APABILA MENERIMA SURAT PASTIKAN

i)

Ada Fail Berkaitan

Kandungkan Surat
Semak Doket Faharasat Bilangan Untuk Memastikan Fail Mengenai Perkara Ini Telah Didaftarkan
58

ii)

Tiada Fail

SISTEM FAIL

ADA FAIL BERKAITAN

Kandungkan Surat Dalam Fail Dengan Cara A) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas surat
Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan Surat yang diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah Surat yang dihantar keluar, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam SISTEM FAIL 59

CATATKAN DI ATAS KERTAS MINIT

SURAT TERIMA

Catat tarikh penerimaan, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan dengan menggunakan rubber stamp ( warna merah )

Surat bth.________ drp _____________

dikandungkan pada ________________
1 SISTEM FAIL 60

CATATAN DI ATAS KERTAS MINIT

SURAT DIHANTAR KELUAR
Catatkan bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar dengan menggunakan rubber stamp ( warna hitam/biru )

Surat bth _________ dihantar kpd. _________________ pada ______

1 SISTEM FAIL 61

MENDAFTAR FAIL BARU Sediakan kertas doket

i)

Doket Faharasat Bilangan ( Borang Am 89 ) Doket Faharasat Abjad ( Borang Am 89A ) -

ii)

catat nombor rujukan fail

tajuk fail
SISTEM FAIL 62

Doket Faharasat Bilangan ( Borang Am 89 )

susun mengikut tertib susunan nombor digunakan untuk mengetahui pergerakan fail susun di dalam binder ( maksimum 400 helai )
SISTEM FAIL 63

Doket Faharasat Abjad ( Borang Am 89A )

merupakan salinan daripada doket faharasat bilangan
disusun mengikut abjad perkataanperkataan yang dipilih pilih 1/2/3 perkataan mengikut keperluan untuk satu fail

SISTEM FAIL

64

CONTOH
Pengisian Jawatan Pembantu Tadbir Doket faharasat Abjad bagi perkataan Jawatan ini akan disusun di dalam binder di bawah susunan Abjad J

Boleh juga pilih 2/3 perkataan lain jika perlu. Ini bermakna perlu menyediakan 2/3 helai kertas doket.

SISTEM FAIL

65

CONTOH
DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 )

BAHAGIAN HADAPAN

NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN

NO.FAIL: KDN 03/451/1/1 FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

SISTEM FAIL

66

BAHAGIAN BELAKANG

TARIKH

KEPADA
TP

TARIKH

KEPADA

TARIKH KEPADA

26.2.

27.2

PPT

28.2

SISTEM FAIL

67

CONTOH DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89A)

NO,FAIL: KDN 03/451/1/1

NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKAITAN

FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR

SISTEM FAIL

68

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

1) Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan ( atau pun kurang tetapi fail itu dianggap terlalu tebal ) Kulit fail lama dipalang dan dicatat DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA Kulit fail baru dicatat - Kulit 2 (Klt. 2 )

2)

3)

SISTEM FAIL

69

MEMBUKA FAIL SEMENTARA

1. Fail sebenar hilang/ tidak dapat dikesan

2.

Lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang sama
Gunakan sampul kecil ( AM 435A-Pin 1/82 ) Isi kandungan beserta kulit fail sementara dimasukan ke dalam fail asal bila dijumpai semula/tindakan serentak telah selesai Dalam jangka panjang fail lama tidak jumpa buka fail SISTEM baru. FAIL 70

3. 4.

5.
1

PERGERAKAN FAIL
Urusan mengendalikan pergerakan/pengedaran fail Fail keluar masuk melalui Pembantu Tadbir yang mengendalikan fail Catatan perlu dibuat di sebelah belakang kertas doket faharasat bilangan dan di hadapan kulit fail
Penghantaran antara pegawai tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail perlu ada slip transaksi
SISTEM FAIL 71

PERGERAKAN FAIL
SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP) Pembantu Tadbir Fail perlu sediakan buku daftar SDP daftar tarikh fail-fail berkenaan periksa daftar tiap-tiap hari

serahkan kepada pegawai pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan.
SISTEM FAIL 72

BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada Daripada Tajuk Fail :.. :.. :..

Nombor Fail :..

Fail di atas telah diedarkan kepada : pada
1

:
SISTEM FAIL 73

t/tangan :..

SISTEM FAIL

74

BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU

SISTEM FAIL

75

PENDAHULUAN

FAIL MERUPAKAN SUATU DOKUMEN RASMI PENTING SEBAGAI RUJUKAN DARI MASA KESEMASA JIKA TIMBUL SESUATU PERKARA YANG MEMERLUKAN TINDAKAN. SISTEM FAIL YANG DIGUNAKAN HENDAKLAH SESUAI DENGAN PERATURAN DAN DIJAGA DENGAN SEMPURNA DARI SEGI TEMPAT, RUANG PENYIMPANAN, ADA SEORANG YANG BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENGENDALIKAN URUSAN FAIL

SISTEM FAIL

76

BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU

LANGKAH YANG PERLU DIAMBIL
TENTUKAN TARIKH UNTUK MULA MELAKSANAKAN SISTEM BARU
SEDIAKAN SENARAI KOD-KOD PERKARA UTAMA/PECAHAN PERKARA/PECAHAN PERKARA KECIL PILIH DAN TENTUKAN JUMLAH FAIL-FAIL YANG AKTIF

SEDIAKAN NOMBOR RUJUKAN BARU DAN KERTAS DOKET SENARAIKAN NOMBOR RUJUKAN LAMA SEBAGAI CROSS REFERENCE
1 SISTEM FAIL 77

CARA PERTUKARAN
MENUTUP FAIL LAMA MEMBUKA FAIL BARU
Rujuk Doket Faharasat Bil Dan berikan nombor rujukan

Tuliskan tajuk dan nombor Rujukan ke atas fail Sediakan Kertas Doket Faharasat Bil dan Faharasat Abjad

Susun Kertas Faharasat Bil Dan Abjad dalam doket

1 SISTEM FAIL 78

FAIL-FAIL YANG PERLU DITUKAR

KAJI JUMLAH FAIL YANG ADA
CARA PERALIHAN/PERTUKARAN
SEGERA BERPERINGKAT

SEGERA
TUMPUKAN SEMUA KAKITANGAN UNTUK MEMBUAT PERALIHAN/PERTUKARAN FAIL

SISTEM FAIL

79

FAIL-FAIL YANG PERLU DITUKAR

BERPERINGKAT

PERALIHAN / PERTUKARAN BOLEH DIBUAT SECARA OVERTIME

PEMBANTU TADBIR BERKENAAN MEMPUNYAI MASA LAPANG DAN TENTUKAN TARGET

SEHARI SEMINGGU SEBULAN
1 SISTEM FAIL 80

FAIL-FAIL YANG PERLU DITUKAR

JIKA AGENSI TERLALU SIBUK
BUAT SECARA BERANSUR-ANSUR BUKA FAIL BAGI SURAT-SURAT YANG BARU DITERIMA SAHAJA

APA PERLU BUAT KEPADA FAIL-FAIL LAMA YANG TIDAK AKTIF

DIASINGKAN DIHANTAR KE ARKIB NEGARA DIMUSNAHKAN SETELAH MENDAPAT PERSETUJUAN DARI ARKIB NEGARA
1 SISTEM FAIL 81

MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
Musa@mpkt.edu.my

SISTEM FAIL

82

SISTEM FAIL

83

MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
1 SISTEM FAIL 84

Musa bin Sulaiman

Jabatan Pengajian Melayu Maktab Perguruan Kuala Terengganu. Kelulusan Sarjana Sains (MS) Universiti Putra Malaysia dan B.A.Hons Universiti Malaya, KL Dip. In. Education, Language Insititute KL Bidang Linguistik dan Pentadbiran Pendidikan
1 SISTEM FAIL 85

AMARAN PENGARANG
PENGARANG DAN TUAN/PUAN DIHARAMKAN SAMA SEKALI MENYALINNYA, WALAU DALAM BENTUK APA SEKALIPUN. JIKA TUAN/PUAN BERBUAT DEMIKIAN TANPA KEIZINAN PIHAK PENGARANG, MAKA TUAN/ PUAN TELAH MELAKUKAN KESALAHAN YANG AKAN DIDAKWA DI MAHKAMAH ALLAH S.W.T. NANTI. INSYAALAH.

NOTA INI ADALAH HARTA INTELEKTUAL PIHAK

Musa@mpkt.edu.my

SISTEM FAIL

86

Oleh
Musa bin Sulaiman MS-UPM, B.A.Hons Uni. Malaya dan LI, KL Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan K.Terengganu.
1 SISTEM FAIL 87

MUSA BIN SULAIMAN

PENSYARAH CEMERLANG MAKTAB PERGURUAN MALAYSIA

SARJANA SAINS. UPM, BAHONS.UNI. OF MALAYA, DIP. IN EDU. LANGUAGE INSTITUTE, KL

musa@mpkt.edu.my

SISTEM FAIL

88