CURSO ADMINISTRAO DO TEMPO

Autor: Jlio Csar Zanluca

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Permitido a reproduo e distribuio - desde que gratuita e citada a fonte e o autor.
INTRODUO
Todos ns possumos a mesma quantidade de tempo diria: 24 horas. Alguns usamestas horas de
forma proveitosa e til, enquanto outros tmdificuldades emcoordenar este recurso to limitado
e precioso.
Se tempo dinheiro, importante sabermos aproveit-lo bem, j que no possvel guard-lo,
vend-lo, alug-lo ou fazer qualquer outra coisa, seno somente us-lo.
Vamos aprender, neste curso, as principais tcnicas de utilizar adequadamente o tempo. V em
frente e persista: voc vencer! Quase todos ns somos muito ocupados, mas sempre haver
espao para nos aperfeioarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.
O nico derrotado aquele que desistiu de lutar !
MDULO 1 COMO TER TEMPO?
Para se ter tempo, preciso administr-lo da melhor forma possvel.
PLANO DE AO DIRIO
Voc precisa adotar umplano de ao para o seu dia. Se no o fizer, ir dedicar tempo precioso
quilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho.
Trabalhe como que IMPORTANTE e no somente como que URGENTE. Comece o dia
fazendo umesquema geral, comdestaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de
realizar. No permite que suas preocupaes dirias lhe impeamde planejar seu esquema.
Exemplo:
(as tarefas mais importantes e prioritrias esto sublinhadas)
8 horas: Ler o jornal
8.15 horas: Ler relatrio da diretoria
8.30 horas: Reunio comchefia
8.50 horas: leitura dos e-mails
9.10 horas: Projeto do novo produto
9.50 horas: Pausa para ginstica
10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE
11 horas: Redigir relatrio da visita do cliente
12 horas: Almoo
13.30 horas: Telefonemas e pendncias
14.30 horas: Leitura da correspondncia
15.00 horas: Visita seo de Pesquisa e Desenvolvimento
15.30 horas: Reunio do Departamento Comercial e Marketing
17.00 horas: Reviso final do relatrio de visita do cliente
17.50 horas: Programao geral para o dia seguinte
No incio, talvez seja difcil voc organizar suas tarefas. Compre uma agenda e v incluindo os
horrios e tarefas. A medida que o dia for progredindo, v assinalando o que voc j fez. Isto
representar uma motivao a mais, j que, ao final do dia, voc poder olhar a lista e
(certamente) poder dizer: quanta coisa que eu fiz!
Se voc no gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu editor de
texto, e preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou lpis:
MODELO
(copie a partir daqui)
PLANO DE AO PARA O DIA ....../........../..........
Horrio Tarefa Efetuada?
Tudo bem? Vamos emfrente...
CONCENTRAO!
A melhor maneira de economizar tempo concentrar-se no que voc faz. No possvel fazer 2
ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as foras nela. No interrompa para
dar uma telefonada, ou para bater papo, etc. V AT O FIM! Poucos problemas resistema um
ataque macio.
Como aumentar sua concentrao? Talvez voc ter que desligar o rdio, ou a TV, ou parar de
comer e beber durante a execuo de suas tarefas... Ler umjornal e ao mesmo tempo tentar
redigir umrelatrio tcnico algo extremamente difcil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu
relatrio!
CRIE MODELOS!
Uma das formas de conseguir ganhar tempo padronizar certos servios, como relatrios.
Guarde emseu computador modelos ou relatrios que voc j elaborou, e utilize-os para fazer
novos relatrios (bastando s preencher os dados que so solicitados pelo seu relatrio
especfico).
Tudo o que voc faz que rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os
procedimentos.
Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrnica)
para guardar relatrios e efetuar clculos e controles financeiros dirios.
Outro exemplo: guarde os documentos que voc temque lidar diariamente emums lugar
(pasta) para ter acesso imediatamente a qualquer umdeles, semperder tempo emprocurar nas
gavetas ou arquivos.
Exerccios do Mdulo 1:
a) Escreva abaixo 2 ou 3 coisas que diariamente voc temde fazer, obrigatoriamente, no seu
trabalho:
1.............exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes
2.............
3.............

a) Muito bem, agora estabelea umhorrio determinado para que cada tarefa acima seja
executada:

Tarefa Horrio dirio
Exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes
8.15 s 8.50



a) Tudo OK? Agora relacione outras tarefas e aes corriqueiras que voc precisa fazer, para
incluir no seu Plano de Ao Dirio:
Tarefa ou Ao
Tempo necessrio por dia
Exemplo: ler os e-mails
20 minutos
d) Muito bem! Agora organize seu dia, combase nos exerccios b e c anteriores (se necessrio,
use o modelo sugerido nesta lio). Voc consegue!
MDULO 2: PAUSAS E ORGANIZAO...
Uma das nossas tendncias, quando estamos compouco tempo, tentar fazer tudo ao mesmo
tempo, no mesmo dia, nemque para isso fiquemos trabalhando at as 23 horas...
PAUSAS!
Mas trabalhar durante longas horas, semfazer umdescanso, no bommodo de aproveitar
eficazmente o tempo. A energia acaba e o tdio instala-se, cansao fsico e mental terminampor
sepultar o aproveitamento. Trocar, por alguns minutos, umtrabalho mental por umfsico
(caminhar, respirar intensamente, exerccios leves, etc.) ajuda a recuperar o nimo.
No pense que umrepouso desperdiar tempo. Ele aumentar a eficincia, beneficiando sua
sade, na medida que alivia a tenso. Tudo o que contribua para manter sua boa sade umbom
emprego do seu tempo!
ORGANIZAO DA PAPELADA...
A pior coisa para perdermos tempo a confuso de papis sobre a mesa. A desordemprejudica a
concentrao, provoca tenso e frustra-nos coma sensao que estamos soterrados.
Sempre que sua mesa esteja se tornando catica, reserve algumtempo para organiz-la: separe os
papis em4 montes:
1) o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papis velhos,
anotaes gerais...
2) providncias imediatas
3) prioridade menor
4) para leitura posterior
Arquive somente o que imprescindvel. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de
espao e tempo para administrar, tanto o espao quanto o arquivamento.
Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte comear livre e sementulhos do dia
anterior.
Arranje 3 pastas de cartolina e coloque os papis emcada pasta (cada pasta deve Ter uma cor
diferente, para facilitar). Exemplo:
Pasta Azul: Para leitura posterior
Pasta Verde: Prioridade menor
Pasta Vermelha: Prioridades imediatas!
Muito bem! Agora voc j sabe o que atacar de frente: a pasta vermelha (prioridades imediatas!). V em frente e
voc obter... uma grande vitria!
AS TAREFAS A LONGO PRAZO...
Sempre existemaquelas tarefas que temos umprazo para entregar, etc.
So tarefas que, nossa tendncia, deixar para o ltimo dia... No faa isto!
Aplique umplano rpido e pequeno para voc vencer uma grande tarefa, comprazo marcado.
Veja o seguinte exemplo:
TAREFA: Escrever o relatrio anual de desempenho de minha seo.
Prazo para entrega: 25 de maro
Distribuio das tarefas menores:
Data
Executar:
10 de fevereiro Procurar o relatrio do ano anterior para servir de modelo
15 de fevereiro Pedir para o pessoal escrever, em10 a 20 linhas, o que acharamque
realizado de importante no ano anterior (novos clientes, treinamento,
nova forma de trabalho, etc.)
10 de maro Escrever a primeira verso do relatrio, juntando o modelo +o que o
pessoal j escreveu
20 de maro Reviso e alteraes
25 de maro Enviar o relatrio para a Diretoria
Viu como fcil?
Use este Modelo:
Nota: aps preencher, coloque na pasta VERDE (prioridade menor), e, perto do prazo da entrega da tarefa,
coloque na pasta VERMELHA (prioridade imediata).
Copie a partir daqui
PLANO DE EXECUO DO PROJETO/TAREFA:
DATA EXECUTAR: Foi feito?
Exerccios do Mdulo 2:
a) Defina umhorrio, tanto de manh quanto tarde, emque voc far uma pausa s sua no seu
trabalho e se dedicar a uma rpida relaxada, ou a ginstica leve ou a ler aquele livro
guardado durante anos na sua gaveta...

a) Pratique, diariamente, o que voc estabeleceu no exerccio anterior

a) Verifique agora os papis na sua mesa. Separe-os nos 4 tipos. Jogue o maior nmero possvel
no lixo! Pegue os 3 tipos de papis que sobrarame coloque nas pastas de papelo (se no
tiver, improvise at comprar... marque na agenda para no esquecer!).

a) Ataque, de imediato, a pasta vermelha (ou aquela que voc separou para as PROVIDNCIAS
IMEDIATAS).

a) Muito bem! Pense numa tarefa que voc temque realizar daqui a umou dois meses. Escreva
qual esta tarefa: ....................

a) OK. Agora anote quais as aes que voc precisa fazer para conseguir entregar a tarefa:

AES PARA CUMPRIR A TAREFA:
1.
2.
3.
4.
5.

a) Viu como fcil? Agora basta definir as DATAS emque voc ir desenvolver cada tarefa:
DATA TAREFA:
1.
2.
3.
4.
5.
h) Agora coloque na pasta VERDE (prioridade menor) a relao que voc fez no exerccio g. Ao
se aproximar a data (2 ou 3 dias antes) que voc colocou, transfira para a pasta VERMELHA
(providncias imediatas). Aps cumprir aquela ao, o papel pode voltar para a pasta VERDE, e
assimsucessivamente. VOC VENCER!
MDULO 3 GANHANDO TEMPO POR PARTES
O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO...
Existe diferena entre esforar-se por executar umtrabalho timo e empenhar-se para atingir a
perfeio. O primeiro caso alcanvel, produtivo e necessrio. O segundo quase inatingvel.
Por que se esforar para fazer uma carta perfeita, se o seu chefe ir ler apenas os aspectos
principais, para depois jog-la numarquivo qualquer ou mesmo no lixo?
Por que imprimir 10 pginas novamente na impressora ou no xerox, se o erro est apenas na
palavra comecar, que voc esqueceu de colocar o ? mais sensato, econmico e rpido
apenas incluir o sinalzinho abaixo do c!!!!
Raramente os perfeccionistas, aqueles que querema perfeio emtudo (ou quase tudo) tem
tempo para si, para os outros, ou para seremperfeitos!
DIGA NO !!!
O uso da palavra no uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com
educao mas firmemente, qualquer solicitao que no lhe parea imprescindvel para alcanar os
resultados.
Voc pode desculpar-se dizendo que no deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor
naquilo que realmente considera importante, e assimpoder[a Ter chance de livrar-se dos trabalhos
improdutivos.
Quando nossa nica preocupao no ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades
alheias.
Exemplos:
1) Voc foi convidado para estar numa reunio de outro departamento, mas que nada tema ver
comsuas tarefas ou comos clientes. Apenas convidaramvoc porque queremvalorizar a
turma. Recuse semhesitao!

2) Voc recebe umtelefonema para dar uma opinio de marketing para umconhecido, onde
dever cadastrar seus dados e responder a umquestionrio na internet, com50 perguntas (ou
mais...!). Delicadamente, diga que voc no dispe do tempo necessrio para dar ateno
devida ao assunto e... tchau!
ESTAS TAREFAS ADIADAS...
Umhbito enraizado evitar atacar de frente os problemas, adiando-o at que se torne muito
maior do que realmente . Qualquer umpode mudar seus costumes.
1) Decida iniciar sua mudana assimque terminar este curso, enquanto ainda estiver motivado.
Tomar este primeiro passo imediatamente importante.

2) No tente fazer coisas demais compressa excessiva. Obrigue-se, apenas, agora mesmo, a
fazer algo que voc esteja adiando. Depois, a partir de amanh de manh, comece cada dia
fazendo o que voc considera mais desagradvel na sua responsabilidade diria. Voc se
sentir satisfeito consigo mesmo ao pensar que, passados apenas 15 minutos do dia, j se
livrou do pior que tinha a fazer.
Discipline-se nas prximas 2 semanas, para no abrir excees a estas regras, e voc triunfar e
conseguir estabelecer suas metas! Isto se tornar umhbito enraizado e permanente, voc ter a
satisfao de mudar e vencer o tempo!
CORTE!
H inmeras atividades que nos levama perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora do
trabalho, falar ao telefone almdo imprescindvel, remeter ume-mail sobre coisas corriqueiras,
que no precisariamser escritas, ler propagandas e aquele monto de malas diretas que chegama
sua mesa diariamente....
Estabelea horrios emque atender telefonemas de marketing direto (se que voc quer atender
este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo queles que desejaminterromper suas
atividades para serembreves e diretos. No se trata de m educao, mas de conduta apropriada
para vencer as responsabilidades que voc tem!
Ah! Mas ento eu no posso mais conversar sobre futebol commeus colegas? Claro que pode!
Mas utilize o tempo do almoo!
DELEGAR:
Ns precisamos saber distinguir entre aquilo que ns temos que fazer e aquilo que podemos
deixar outros executar, por delegao direta. Delegar quer dizer incumbir, entregar uma tarefa a
outrem, transmitir permisso de executar emmeu lugar.
O que voc poder deixar que seus subordinados faam? Faa uma revista de suas tarefas dirias,
e verifique que parte delas dispensa sua ao direta!
Se voc delegar corretamente, Ter mais tempo para assumir (novas) tarefas, mais complexas e
de acordo comsua competncia, fazendo-o progredir profissionalmente!
Exerccios do Mdulo 3:
1. Voc umperfeccionista? Responda cada uma das perguntas comumnmero, segundo a
seguinte escala:
0 (zero) para NUNCA
1 para DE VEZ EM QUANDO
2 para QUASE SEMPRE
3 para SEMPRE:
( ) Se voc erra ao escrever um bilhete, ao invs de riscar o erro, voc escreve tudo de novo, em outra folha.
( ) Voc revisa um relatrio, a procura de erros, mesmo aps de j o ter entregue.
( ) Voc enfeita (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possvel, para agradar a quem o
recebe.
( ) Um amigo lhe pede uma opinio sobre um assunto, em que voc um especialista. Voc d sua opinio, mas
se estende nos detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos.
( ) Numa reunio, voc precisa votar num assunto. Alm de votar, voc faz questo de explicar aos outros por
que votou daquela maneira.
( ) Voc passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo.
Some seus pontos aqui: .......
Vamos aos resultados:
De zero a 5: parabns! Voc, certamente, no um perfeccionista!
De 6 a 10: est na mdia, mas lembre-se que o perfeccionismo no significa, necessariamente, melhor qualidade no
trabalho...
Acima de 10: voc tem um estilo perfeccionista. Quanto lhe custa isto? Vale a pena?
2) Lembre-se de 2 coisas que voc PRECISA dizer no e no tem coragem. Agora, anote-as e tome a deciso de
dizer NO assim que for solicitado a fazer!
Preciso dizer NO para a seguinte pessoa: .......... que me convidou para fazer o seguinte:
.......................................................
Tambm preciso dizer NO para o .............. (coloque o nome da pessoa) que quer que eu me responsabilize por
...............................................
1) Pense em uma tarefa que voc vem adiando, adiando... Escreva aqui esta tarefa: ................

2) Com base na sua resposta anterior, possvel:
a) Delegar esta tarefa para algum? Se sim, quem? Ento delegue-a!
b) Cancelar esta tarefa, sem prejuzo para voc, sua empresa, seus clientes? Se sim, cancele-a imediatamente!
c) Repartir esta tarefa com algum? Se sim, quem? Ento, o que voc est esperando?
d) Fazer a tarefa imediatamente, agora? Se sim, execute-a!
MDULO 4: VENCENDO A FALTA DE TEMPO
As orientaes apresentadas nesta lio nemsempre sero teis para voc. Mas certamente
podero lhe ajudar a encontrar meios de administrar melhor seu tempo:
1) COMO LER UM LIVRO

Andando de nibus: o tempo que voc usa no transporte coletivo pode ser usado para ler aquele
livro que h anos voc est tentando concluir. Depois que tiver o hbito, voc ler normalmente.
Sero dezenas de livros por ano!

Mas, se voc no quer, definitivamente, ler no nibus, ento leia... na frente da TV! Isto mesmo,
enquanto est assistindo a TV, tenha umlivro aberto. Assimque soar o plimplim da
propaganda... comece a ler seu livro! Emumano, voc ter lido pelo menos dois a trs livros
mdios, dependendo do tempo de voc assiste TV...

2) INTERNET E FILA DE BANCO

Fila de banco? Nunca mais! Se voc teminternet, faa (quase) todas as transaes via internet. A
economia chega a 3 ou 4 horas por ms (fora o tempo de deslocamento at a agncia bancria).
Fale comseu gerente! (H outras opes tambm, como dbitos automticos de gua, luz e
telefone, conhea-as, utilize-as e ganhe tempo!)

3) NO TRNSITO...

impossvel prever o desperdcio de tempo no trnsito. Mas este sempre haver, pois cada dia as
estradas ficammais cheias. Se voc se desloca de veculo, que tal combinar comumcolega que
mora na mesma regio que a sua e tentar dividir a conduo? Assim, de 2 em2 dias voc ser o
passageiro, e poder: ler umlivro, escrever umrelatrio, aprender ingls (CD porttil)... gostou?

4) SUPERMERCADO:

Faa sempre uma lista de compras, ANTES de ir ao supermercado. Assim, voc no perder
tempo imaginando o que deveria comprar, e tendo que retornar depois para completar a compra...
(voc vai economizar tambmcombustvel e ir evitar de comprar aquelas ofertas inteis...).

5) VENDEDORES... PESQUISADORES E OUTRAS DORES....

Temummonto de gente querendo disputar seu tempo. Talvez o telemarketing ativo (quando o
pessoal fica ligando para voc para vender qualquer coisa chamada de lanamento, com
inmeras vantagens da promoo...) seja o mais moderno e sutil meio de gastar seu tempo,
dinheiro e pacincia.

S h umjeito de eliminar estas dores: diga no imediatamente! Se voc no gosta de dizer no,
ento diga: me telefone no ms que vem, at l vou pensar no assunto... Pelo menos voc ganhou
umms de liberdade...

6) CURSOS

Pare de fazer cursos caros, demorados e ineficientes! Procure fazer os cursos intensivos, rpidos
ou on-line (como este que voc est fazendo). Voc economiza: transporte, estacionamento e...
claro, tempo!

7) MALA DIRETA, E-MAILS E OUTROS ENTULHOS
Mais de 50% de toda correspondncia postal e eletrnica verdadeiro entulho propagandstico ou
desperdcio de comunicao e recursos. Delete os e-mails de contedo publicitrio ou que nada
tema ver comsuas metas, imediatamente. Coloque no lixo as malas diretas e nemperca tempo
abrindo umenvelope! Aps abrir milhares de malas diretas, ainda no achei umcheque ou cdula
de dinheiro vivo nelas...
8) CELULAR?
A maravilha do celular tambmumincmodo que rouba nossa concentrao e toca nas horas
mais desagradveis. Desligue-o! Mantenha-o ligado somente quando puder atend-lo.
9) DESCULPE, POR FAVOR E GENTILEZA...
Quando algumnos aborda e comea a falar ininterruptamente (inclusive nosso chefe), o que
fazer? Utilize as palavras mgicas: desculpe, eu preciso voltar ao trabalho..., por favor, posso
dar ateno a voc emoutra oportunidade...? e gentileza, estou me lembrando de algo que
preciso fazer agora.... Falta de educao roubar tempo dos outros...!
PARABNS! Voc completou este curso, e agora poder praticar o que aprendeu. O que achou? No esquea de
indicar este curso para seus amigos e colegas!