Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
a.selamat
Musa@mpkt.du.my
SISTEM FAIL
SISTEM FAIL
SISTEM FAIL
Bengkel 1 :33
MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
kursus luar kelolaan maktab 02 sistem fail dan pengurusan mesyuarat
Musa@mpkt.edu.my
SISTEM FAIL
SISTEM FAIL
AMARAN PENGARANG
PENGARANG DAN TUAN/PUAN DIHARAMKAN SAMA SEKALI MENYALINNYA, WALAU DALAM BENTUK APA SEKALIPUN. JIKA TUAN/PUAN BERBUAT DEMIKIAN TANPA KEIZINAN PIHAK PENGARANG, MAKA TUAN/ PUAN TELAH MELAKUKAN KESALAHAN YANG AKAN DIDAKWA DI MAHKAMAH ALLAH S.W.T. NANTI. INSYAALAH.
Musa@mpkt.edu.my
SISTEM FAIL
SISTEM FAIL
SISTEM FAIL
1.2 FAIL HOUSEKEEPING: meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perjawatan dan senarai kaki tangan. 1.2.1 FAIL OPERATIONAL: meliputi fail-fail tentang fungsi-fungsi asas sesuatu organisasi seperti rekod tanah untuk Pejabat Tanah rekod pendapatan untuk Jabatan Hasil Dalam Negeri dan sebagainya
SISTEM FAIL
10
TARAF KESELAMATAN FAIL: * Terbuka- fail biasa * Terhad - kecil bilangannya tetapi perlu diberi 2.0
perlindungan * Sulit - dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran, walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia, kegiatan kerajaan atau orang perseorangan atau keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau menguntungkan kuasa asing. * Rahsia - dokumen rasmi,maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara , menyebabkanrosak dan jatuhnya martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada kuasa asing. * Rahsia Besar - dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang paling besar kepada negara.
1 SISTEM FAIL 11
TERBUKA - warna putih TERHAD - putih ada perkataan TERHAD RAHSIA merah jambu berpalang - tercatat perkataan RAHSIA RAHSIA BESAR - kuning dan berpalang MERAH dan tercatat perkataan RAHSIA BESAR.
SISTEM FAIL
:
12
CONTOH-CONTOH FAIL
FAIL AM/ TERBUKA
PERKARA/TOPIK
1in
G.p. 0.5
1 in1
cm.
RAHSIA BESAR
RAHSIA BESAR
LAIN-LAIN BAHAGIAN ADALAH SERUPA SAHAJA DENGAN FAIL-FAIL LAIN.
1 SISTEM FAIL 14
SAMPUL KECIL
Mengikut Siri Mengikut Tahun Mengikut Pengkelasan Perkara Mengikut bahagian atau unit.
SISTEM FAIL
16
Bil. 1 2 3 1 2
1
Topik Bahan dan Bekalan Bahan dan Bekalan Bahan dan Bekalan Kursus Dalam Perkhidmatan. sama
17
KP(TQM) /1001/11/(118)
Nama JabatanKementerian Pendidikan
Nama Fail
Bilangan Surat
SISTEM FAIL
18
Bahagian Fail
Bilangan Surat
* Sistem INDEKS - pakai angka atau nombor. * Sistem KAD - ada kad khas bagi pergerakan fail. * Sistem DOKED - ada kad khas seperti mencari buku-buku di perpustakaan.
SISTEM FAIL
20
PERGERAKAN FAIL
* Fail keluar masuk melalui kerani pendaftaran * Penghantaran antara pegawai perlu ada slip transaksi. * Perlu ada juga sistem simpanan dalam perhatian.
SISTEM FAIL
21
( Tandatangan )
SISTEM FAIL
22
SISTEM FAIL
23
SISTEM FAIL
24
26
PENDAHULUAN
Amatlah penting fail-fail diwujud dan dipelihara mengikut cara yang sistematik
SISTEM FAIL
27
PENGEDARAN FAIL
MELALUI BAHAGIAN PENDAFTARAN FAIL
Pegawai A Minta fail
Minta fail
Pegawai B
Pegawai C
Minta fail
SISTEM FAIL
28
Pegawai A
Pegawai B
Hantar fail
Minta fail
Fail sukar dikesan Fail hilang tidak ikut prosedur sering buka fail baru
SISTEM FAIL
Pegawai C
29
Tandatangan :
1 SISTEM FAIL 30
PERGERAKAN FAIL
SISTEM FAIL
31
TINDAKAN PEMBANTU TADBIR FAIL Sediakan Buku Daftar fail SDP Merekod fail SDP Memeriksa daftar tiap-tiap hari Fail diserahkan pada tarikh yang diperlukan TINDAKAN PEGAWAI
1
Mencatatkan dalam Buku Harian Rasmi pada tarikh diperlukan sebagai cross check
SISTEM FAIL
32
PENYIMPANAN FAIL
BERTARAF KESELAMATAN
DISIMPAN DALAM BILIK SIMPANAN KHAS ATAU
SISTEM FAIL
33
PENYIMPANAN FAIL
FAIL FAIL TERBUKA
DISIMPAN DALAM BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI PETAK-PETAK ( PIGEON HOLE )
SISTEM FAIL
34
CONTOH
PERKARA
BAHAGIAN BELAKANG
TARIKH
KEPADA
TARIKH
KEPADA TARIKH
KEPADA
SISTEM FAIL
35
DI MASA AKAN DATANG FAIL-FAIL BIASA MUNGKIN TIDAK DIPERLUKAN LAGI KERANA SEMUA DATA BOLEH DIMASUKKAN KE DALAM CD KOMPUTER SAHAJA
1 SISTEM FAIL 37
Surat
SISTEM FAIL
38
SISTEM FAIL
39
MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
Musa@mpkt.edu.my
SISTEM FAIL
40
SENARAIKAN SATU PERSATU JENIS-JENIS FAIL YANG BERADA DI BAWAH JAGAAN ANDA (EXCO PGP) SEKARANG INI. APAKAH MASALAH-MASALAH BESAR YANG ANDA HADAPI DALAM MENGURUSKAN FAIL-FAIL YANG DINAMAKAN DI ATAS. SETELAH MENGIKUTI KULIAH SISTEM FAIL TADI, APAKAH LANGKAH-LANGKAH YANG AKAN DIAMBIL OLEH ANDA BAGI MENGATASI KELEMAHAN SISTEM FAIL ITU?
SISTEM FAIL
41
Senaraikan kekuatan dan kelemahan sistem fail yang telah dilaksanakan selama ini. Bolehkah teknologi masa ini mengambil tempat sistem fail sekarang ini? Kemukakan hujah-hujah dan bukti-buktinya. Bagaimanakah sistem fail di jabatan anda boleh diperkemaskan lagi.
SISTEM FAIL
42
PROSEDUR PELAKSANAAN
Tugasan dalam kumpulan 10 orang satu kumpulan
Lantik Pengerusi, Pencatat dan Pembentang tugasan Catat pada transparensi marker pen dan OHP Masa pembentangan 10 minit bagi setiap kumpulan
SISTEM FAIL
43
MUSA BIN SULAIMAN Jabatan Pengajian Melayu Maktab Perguruan Kuala Terengganu, Batu Rakit, Kuala Terengganu, 21030 TERENGGANU
musa@mpkt.edu.my
jawi
44
SISTEM FAIL
45
SISTEM FAIL
46
SISTEM FAIL
47
RAHSIA BESAR -
RAHSIA
TERHAD
SISTEM FAIL
50
3.
4.
1
7.
SISTEM FAIL
52
JPM
BK
01
SISTEM FAIL
53
JPM
BK( S )
Taraf Keselamatan Sulit Bahagian Kewangan
01
Jabatan
CONTOH
JPM
BK ( S )
10
SISTEM FAIL
55
CONTOH
Kod
CONTOH
Kod
Pecahan Perkara
Aduan Awam
SISTEM FAIL
Kod
Aduan Awam
2/1
57
i)
Kandungkan Surat
Semak Doket Faharasat Bilangan Untuk Memastikan Fail Mengenai Perkara Ini Telah Didaftarkan
58
ii)
Tiada Fail
SISTEM FAIL
Catat tarikh penerimaan, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan dengan menggunakan rubber stamp ( warna merah )
i)
ii)
SISTEM FAIL
64
CONTOH
Pengisian Jawatan Pembantu Tadbir Doket faharasat Abjad bagi perkataan Jawatan ini akan disusun di dalam binder di bawah susunan Abjad J
Boleh juga pilih 2/3 perkataan lain jika perlu. Ini bermakna perlu menyediakan 2/3 helai kertas doket.
SISTEM FAIL
65
CONTOH
DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 )
BAHAGIAN HADAPAN
SISTEM FAIL
66
BAHAGIAN BELAKANG
TARIKH
KEPADA
TP
TARIKH
KEPADA
TARIKH KEPADA
26.2.
27.2
PPT
28.2
SISTEM FAIL
67
SISTEM FAIL
68
2)
3)
SISTEM FAIL
69
2.
Lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang sama
Gunakan sampul kecil ( AM 435A-Pin 1/82 ) Isi kandungan beserta kulit fail sementara dimasukan ke dalam fail asal bila dijumpai semula/tindakan serentak telah selesai Dalam jangka panjang fail lama tidak jumpa buka fail SISTEM baru. FAIL 70
3. 4.
5.
1
PERGERAKAN FAIL
Urusan mengendalikan pergerakan/pengedaran fail Fail keluar masuk melalui Pembantu Tadbir yang mengendalikan fail Catatan perlu dibuat di sebelah belakang kertas doket faharasat bilangan dan di hadapan kulit fail
Penghantaran antara pegawai tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail perlu ada slip transaksi
SISTEM FAIL 71
PERGERAKAN FAIL
SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP) Pembantu Tadbir Fail perlu sediakan buku daftar SDP daftar tarikh fail-fail berkenaan periksa daftar tiap-tiap hari
serahkan kepada pegawai pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan.
SISTEM FAIL 72
:
SISTEM FAIL 73
t/tangan :..
SISTEM FAIL
74
SISTEM FAIL
75
PENDAHULUAN
FAIL MERUPAKAN SUATU DOKUMEN RASMI PENTING SEBAGAI RUJUKAN DARI MASA KESEMASA JIKA TIMBUL SESUATU PERKARA YANG MEMERLUKAN TINDAKAN. SISTEM FAIL YANG DIGUNAKAN HENDAKLAH SESUAI DENGAN PERATURAN DAN DIJAGA DENGAN SEMPURNA DARI SEGI TEMPAT, RUANG PENYIMPANAN, ADA SEORANG YANG BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENGENDALIKAN URUSAN FAIL
SISTEM FAIL
76
SEDIAKAN NOMBOR RUJUKAN BARU DAN KERTAS DOKET SENARAIKAN NOMBOR RUJUKAN LAMA SEBAGAI CROSS REFERENCE
1 SISTEM FAIL 77
CARA PERTUKARAN
MENUTUP FAIL LAMA MEMBUKA FAIL BARU
Rujuk Doket Faharasat Bil Dan berikan nombor rujukan
Tuliskan tajuk dan nombor Rujukan ke atas fail Sediakan Kertas Doket Faharasat Bil dan Faharasat Abjad
SEGERA
TUMPUKAN SEMUA KAKITANGAN UNTUK MEMBUAT PERALIHAN/PERTUKARAN FAIL
SISTEM FAIL
79
MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
Musa@mpkt.edu.my
SISTEM FAIL
82
SISTEM FAIL
83
MUSA BIN SULAIMAN JABATAN PENGAJIAN MELAYU MAKTAB PERGURUAN KUALA TERENGGANU
1 SISTEM FAIL 84
AMARAN PENGARANG
PENGARANG DAN TUAN/PUAN DIHARAMKAN SAMA SEKALI MENYALINNYA, WALAU DALAM BENTUK APA SEKALIPUN. JIKA TUAN/PUAN BERBUAT DEMIKIAN TANPA KEIZINAN PIHAK PENGARANG, MAKA TUAN/ PUAN TELAH MELAKUKAN KESALAHAN YANG AKAN DIDAKWA DI MAHKAMAH ALLAH S.W.T. NANTI. INSYAALAH.
Musa@mpkt.edu.my
SISTEM FAIL
86
Oleh
Musa bin Sulaiman MS-UPM, B.A.Hons Uni. Malaya dan LI, KL Jabatan Pengajian Melayu, Maktab Perguruan K.Terengganu.
1 SISTEM FAIL 87
SISTEM FAIL
88