OPERATIONS CONSULTING TOOL KIT ALBUM

Disusun Oleh:

Andi Bagus Ruhendra

041143001

Magister Manajemen-UA 37 Akhir Pekan

Profil penulis: Cowok berkacamata minus ini biasa dipanggil Cempluk | Seorang pembelajar di kampus #MM-UA_37_Weekend | Founder of Surabaya Blogger Community - tugupahlawan.com | Syariah banker @syariahmandiri | Twit ME! @andibagus if you want know me more...| My Blog: http://hendrabharata.com

Operations Consulting Tool Kit Album ini kupersembahkan.... Untuk kedua Orang Tua ku, abah Dradjad dan umi Etty dan adik-adikku, Andaru, Ari, Arul, dan Anis Untuk Dosen pengajar ku yang HEBAT, Bapak Drs.Hermawanto,M.Sc.,MBA Untuk Istriku tersayang, Eziah Ika Lubada, S.Farm, Apt.

OPERATIONS CONSULTING
Dua fokus Operations Consulting: Strategy Development
Analisa kapabilitas operasi suatu perusahaan dgn mempertimbangkan competitve advantages-nya. Strategi yang digunakan adalah product leadership, operational excellence & customer intimacy Mendampingi manajemen untuk memahami strategi dan mampu menemukan kombinasi teknologi & sistem yang paling efektif (Jacobs, 2011).

Definisi menurut Chase Jacobs (2011): Upaya mendampingi klien untuk mengembangkan strategi operasi dan improve proses produksi

Process Improvement
Penerapan seperangkat analisa dan metode untuk membantu manager meningkatkan kinerja mereka. Teknik improvement: refine process, revise activities, reconfigure flows, revise policies, change outputs and re-align structure (Jacobs, 2011).

OPERATIONS CONSULTING TOOL KIT

Issue Tree Customer Surveys Gap Analysis Employee Surveys 5 Force Model Problem Definition Data Gathering Plant Tours/Audits Work Sampling Flowcharts Organization Charts Problem Analysis (SPC Tools) Bottleneck Analysis Computer Simulation Statistical Tools Data Analysis & Solution Development Cost Impact & Payoff Analysis Decision Trees Balanced Scorecard Stakeholder Analysis Responsibility Charts Project Management Techniques

Implementation

Problem Definiton
Issue Trees Customer Surveys Gap Analysis Employee Surveys 5 Forces Model

KONTRIBUSI:
1. Untuk mengetahui hubungan sebab dan akibat dari masalah pada situasi tertentu. 2. Sebagai struktur pemetaan masalah utama untuk diselidiki dan memberikan hipotesis awal sebagai solusi dalam pemecahan masalah yang ada.

DESKRIPSI:

Issue Tree merupakan teknik untuk mengidentifikasi masalah pada situasi tertentu dengan mengendepankan hubungan sebab-akibat Langkah-langkah : Mulailah dengan masalah yang harus dipecahkan Catat masalah lainnya Ajukan pertanyaan apa yang menjadi sebab dan akibat Susun dalam bentuk yang menyerupai sebuah pohon.

KONTRIBUSI:
1.

2.

DESKRIPSI:

Customer Surveys adalah kegiatan pengukuran umpan balik untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan atas barang/jasa yang diterimanya dari suatu perusahaan/organisasi, serta hal yang sama dari pemasok yang lain. Survei juga menginventarisasi keinginan dan harapan pelanggan.

3.

4.

Benchmarking dengan kompetitor sejenis. Adanya suatu dasar rekomendasi perbaikan. Sebagai acuan dan perbandingan untuk survei berikutnya secara time series. Sebagai tolak ukur tingkat keberhasilan.

Kontribusi
1.

2.

3.

DESKRIPSI:

Gap Analysis merupakan metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari suatu sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar.

Menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual dengan suatu standar kinerja yang diharapkan. Mengetahui peningkatan kinerja yang diperlukan untuk menutup kesenjangan tersebut. Menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait prioritas waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.

KONTRIBUSI:
1. 2.

DESKRIPSI:

3.

Employee Surveys merupakan sekumpulan pertanyaan strategis yang disusun secara sistematis untuk mendapatkan insight dari persepsi karyawan, terutama untuk mengumpulkan ide dan saran mereka terhadap arah bisnis perusahaan, kesempatan untuk meningkatkan bisnis dan operasi, serta kompetitivitas perusahaan dalam industri dan terhadap pesaing yang sudah mapan. (Heizer and Render, 2011, 389)

Mengidentifikasi masalah terkait kepegawaian. Mengaitkan uraian masalah dengan permasalahan kepegawaian. Mengerucutkan masalah dan alternatif solusinya secara tepat berdasarkan informasi mengenai kepegawaian.

KONTRIBUSI:

Untuk pengembangan strategi yang mengacu pada lima kekuatan, antara lain: supplier power, buyer power,

DESKRIPSI:

Five Force Model merupakan Suatu kerangka kerja untuk analisis industri dan pengembangan strategi. Kerangka kerja tersebut digunakan Industri untuk menurunkan lima kekuatan yang menentukan intensitas kompetitif dan daya tarik dari pasar. Daya tarik dalam konteks ini mengacu pada profitabilitas industri secara keseluruhan. Sebuah industri yang sangat menarik akan menjadi salah satu mendekati "persaingan murni", di mana keuntungan yang tersedia untuk semua perusahaan didorong untuk laba normal.

competitive rivalry, threat of substitution dan threat of new entry yang

menentukan intensitas kompetitif dan daya tark pasar.

Data Gathering
Plant Tour/Audits

Work Sampling Flowcharts

Organization Charts

DESKRIPSI: Plant tour/audit untuk perusahaan manufaktur adalah pemeriksaan semua aspek yang sedang dijalankan, dan dibawakan pada semua fasilitas produksi dan proses, juga pada aktifitas-suporting, yaitu perawatan (maintenance) dan penyimpanan persediaan barang.

KONTRIBUSI: Mendapatkan gambaran statistical yang valid tentang bagaimana para pekerja menggunakan waktu mereka di tempat kerja atau dengan kata lain bagaimana utilisasi dari peralatanperalatan yang ada.

KONTRIBUSI:
1. Untuk mengukur Ratio Delay dari sejumlah mesin, operator / karyawan atau fasilitas kerja lainnya. 2. Menetapkan Performance Level dari seseorang selama waktu kerja berdasarkan waktu-waktu dimana orang itu bekerja atau tidak bekerja, terutama sekali untuk pekerjaan manual. 3. Menentukan waktu baku untuk suatu proses operasi kerja

DESKRIPSI: Work sampling adalah observasi dengan pengambilan contoh secara acak pada aktivitas kerja, dan dapat juga dengan cara yang lain yaitu, diary studies. Kebanyakan dengan menggunakan konsultan untuk mendapatkan pengertian mendasar tugas-tugas yang spesifik yang sedang berjalan di tempat kerja.

DESKRIPSI: Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah dalam proses manufaktur maupun service bisnis. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.

KONTRIBUSI: Menggambarkan kapabilitas untuk pendefinisian proses, dan umumnya workflow software menyajikan 4 fungsi dasar : tugas-tugas kerja dan penjadwalan, daftar manajemen kerja, status otomatis, dan metric proses.

DESKRIPSI: Organizational Flowchart adalah diagram yang menunjukkan struktur dari sebuah organisasi dan hubungan dan peringkat relatif dari bagian-bagian dan posisi / pekerjaan.

KONTRIBUSI: Sebagai cara yang efektif untuk mengkomunikasikan informasi organisasi, karyawan, dan perusahaan, serta mengetahui posisi dalam sebuah organisasi.

Data Analysis and Solution Development

Problem Analysis Bottleneck Analysis

Computer Simulation Statistical Tools

DESKRIPSI: Pengendalian proses statistik (SPC) adalah penerapan metode statistik untuk pemantauan dan pengendalian proses untuk memastikan bahwa ia beroperasi pada potensi penuh untuk menghasilkan produk conforming. Dalam SPC, proses yang berperilaku diduga untuk memproduksi produk sesuai sebanyak mungkin. Sementara SPC telah diterapkan lebih sering untuk mengendalikan garis manufaktur, berlaku untuk proses apapun dengan output yang terukur. Alat kunci dalam SPC adalah kontrol grafik, fokus pada perbaikan terusmenerus dan percobaan yang dirancang.

KONTRIBUSI: Kekuatan SPC terletak pada kemampuan untuk memeriksa proses dan sumber-sumber variasi dalam proses menggunakan alat yang memberikan bobot analisis obyektif atas pendapat subjektif dan yang memungkinkan kekuatan masing-masing sumber yang akan ditentukan secara numerik. Dengan penekanan pada deteksi dini dan pencegahan masalah, SPC memiliki keunggulan yang berbeda atas metode kualitas lain, seperti inspeksi, yang berlaku sumber daya untuk mendeteksi dan memperbaiki masalah setelah mereka telah terjadi.

KONTRIBUSI:

DESKRIPSI:

Bottleneck Analysis adalah alat sederhana yang digunakan untuk mengukur seberapa besar potensi dari suatu sistem dalam menerima daya atau input

1. Untuk mengukur berapa besar potensi yang dimiliki suatu sistem dalam menerima inputinput. 2. Untuk mencapai tingkat proses yang efektif dan efisien. 3. Untuk menentukan apakah layak atau tidaknya input-input tersebut untuk diproses lebih lanjut oleh suatu sistem.

DESKRIPSI:

Computer Simulation adalah program komputer atau jaringan komputer, yang berupaya untuk mensimulasikan sebuah model yang abstrak dari sebagian sistem.

KONTRIBUSI: Untuk mempermudah dalam melakukan monitoring terhadap suatu sistem tertentu. Menggunakan teknik matematika seperti perkiraan statistik, perencanaan persediaan, analisa kinerja penjualan secara real time.

KONTRIBUSI: Dengan menggunakan statistik, memungkinkan manajemen mengambil keputusan secara informatif, mendekati kebenaran karena telah menggunakan data yang didapat dari statistik

DESKRIPSI:
Statistical Tools adalah alat bantu dari statistik yang digunakan untuk bisnis. Penerapan metode statistik untuk pemantauan dan pengendalian proses untuk memastikan bahwa itu beroperasi pada potensi penuh untuk menghasilkan produk yang sesuai

Cost Impact and Payoff Analysis

Decisions Trees Balanced Scorecard
Stakeholder Analysis

DESKRIPSI: Decision Trees merupakan alat fundamental dari analisis resiko. Decision Tree umumnya digunakan dalam riset operasi, khususnya dalam analisis keputusan, untuk membantu mengidentifikasikan sebuah strategi yang paling memiliki kecenderungan mencapai tujuan. Kegunaan lain Decision Tree adalah untuk memperhitungkan kemungkinan kondisional.

KONTRIBUSI: Dipergunakan untuk mengidentifikasi pabrik dan investasi peralatan serta proyek R&D. Decision tree dibangun dengan beragam perangkat lunak seperti TreeAge.

DESKRIPSI: Balanced Scorecard adalah perencanaan stratejik dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintahan dan organisasi nonprofit di seluruh dunia untuk meluruskan aktivitas bisnis ke dalam visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memonitor performa organisasi menuju tujuan stratejik.

KONTRIBUSI: Digunakan dengan tujuan untuk merefleksikan kebutuhan khusus setiap kelompok stakeholder dalam sistem penilaian performa. Hal ini merupakan sebuah fitur kunci dalam sistem yang dirancang agar manajemen senior dan manajemen tingkat-cabang dapat mengendalikan.

DESKRIPSI: Stakeholder Analysis adalah proses mengidentifikasi individu atau kelompok yang memiliki kecenderungan mendapat dampak dari tindakan yang akan diambil, dan mengurutkannya berdasarkan dampak tersebut dan apa pengaruh dampak tersebut pada mereka.

KONTRIBUSI: Hampir semua konsultasi proyek memiliki pengaruh terhadap lima tipe stakeholder, yaitu : konsumen, stockholder, pekerja, penyalur dan komunitas. Pentingnya memperhatikan kepentingan semua stakeholder direfleksikan pada pernyataan misi seperti tujuan utama perusahaan dan menyediakan petunjuk pada para konsultan dalam memformulasikan rekomendasi mereka.

DESKRIPSI: Process Dashboard adalah sebuah perangkat lunak yang memberikan tampilan antar muka visual dimana didesain secara khusus sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang fungsinya mengkonsolidasikan dan menyajikan data dan informasi penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu, secara efektif dan efisien.

KONTRIBUSI: Good Monitoring Dengan menggunakan dashboard, proses monitoring menjadi sangat mudah pada tiap lininya (tergantung kepada informasi yang dibutuhkan oleh user) Effective and Efficient Dari sudut pandang ekonomi, dengan menggunakan aplikasi dashboard, informasi dapat diakses secara online dan tidak membutuhkan waktu yang lama secara administratif dan dalam mengkonsumsi data. Decision Making Memudahkan dalam pengambilan keputusan oleh top

management.

Implementation
Responsibility Charts Project Management Techniques

DESKRIPSI: Responsibility Charts merupakan suatu bagan yang menggambarkan partisipasi berbagai peran dalam menyelesaikan tugas atau kiriman untuk sebuah proyek atau proses bisnis. Hal ini terutama berguna dalam menjelaskan peran dan tanggung jawab di cross-functional / departmental proyek dan proses.

KONTRIBUSI: Sebagai alat bantu untuk memastikan bahwa setiap orang tersebut ditugaskan untuk setiap tugas tertentu

DESKRIPSI: Project Management Techniques merupakan metode yang digunakan untuk merencanakan dan memonitor seluruh portofolio penugasan konsultan perusahaan, serta proyek-proyek konsultan individu

KONTRIBUSI: Dapat mengorganisir kegiatan dan sumber daya untuk memberikan hasil yang sukses

SUMBER BACAAN
Jacobs, FR & Chase, RB, 2011, Operations and Supply Chain Management, 13th edn, McGraw Hill,New York.

Copyright@ Cempluk 2012 Mata Kuliah Operations and Process Management Magister Manajemen Unair Angkatan 37 Akhir Pekan