REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz

todo el sistema de organizacin se deben seguir los siguientes requisitos: 1. Ajuste preciso de los controles a planes y puestos: Todas las tcnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseo. Cada plan, as como cada tipo y fase de una operacin, tienen caractersticas que les son propias. Lo que los administradores necesitan es informacin que les seale como progresan los planes de los que son responsable, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaracin de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecucin de los planes y de cualquier desviacin respecto de ellos. 2. Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo individual; Los controles tambin deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propsito de los sistemas e informacin de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su funcin de control, sino son de un tipo tal que resulten comprensibles para un buen administrador, no tendr ninguna utilidad. 3. Certeza de que los controles sealan excepciones en puntos crticos: Uno de los medios ms importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se ha diseado para sealar excepciones. Los controles que se encuentra en excepciones del desempeo planeado permiten a los administradores beneficiarse del principio de la excepcin y detectar las reas que demandan su atencin. 4. Bsqueda de objetividad en los controles: La administracin posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sera que la determinacin de que si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependera de consideraciones subjetivas, si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado pueden influir en los juicios del desempeo y restarle precisin a estos, pero a los individuos les resulta difcil eludir el control del desempeo. Particularmente si las normas y medidas se mantienen al da mediante revisiones peridicas. 5. Garanta de flexibilidad de los controles: Los controles deben seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes deben ser flexibles. 6. Ajuste del sistema del control a la cultura organizacional: Para ser ptimamente eficaz , todo sistema o tcnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organizacin donde las personas gozan de considerable libertad y participacin, sin embargo un sistema riguroso ira a tal punto

contra la corriente que estara condenado al fracaso. 7. Economa de los controles: A pesar de la simpleza de este requisito a menudo es difcil cumplirlo en la prctica, a un administrador puede dificultrsele indagar que sistema de control en particular justifica su costo e incluso a cunto asciende este. La economa es relativa ya que los beneficios vara de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operacin, los gastos en los que podra incurrir en ausencia de control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costos, ya que este depender en gran medida a su vez del hecho de que los administradores seleccionen para efecto de control nicamente los factores crticos de reas importantes para ellos. 8. Establecimiento de controles que inducen acciones correctivas: Un sistema adecuado revelara donde estn ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas y garantizara la aplicacin de acciones correctivas. El control solo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeacin, organizacin, integracin de personal y direccin adecuada.

Diseo de Sistemas de Control Efectivos Los sistemas de control efectivo maximizan los beneficios potenciales y minimizan los comportamientos disfuncionales. Para lograr esto, la administracin necesita disear sistemas de control que 1) se basen en estndares validos de desempeo 2) comuniquen informacin adecuada a los empleados 3) sean aceptables para los empleados 4) utilicen enfoques mltiples. 1. Establecimiento de estndares de desempeo validos: Un sistema de control efectivo debe fundamentarse en estndares validos y precisos de desempeo. El sistema debe incorporar todos los aspectos importantes del desempeo, igualmente debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un control excesivo y a la resistencia de los empleados. Para que haya tolerancia a muchos controles, los gerentes pueden concentrarse en unas cuantas reas clave mientras establecen estndares satisfactorios de desempeo en otras o establecer prioridades simples. 2. Suministro de informacin adecuada: La administracin debe comunicarse en forma adecuada con los empleados para transmitirles la importancia y naturaleza del sistema de control. Las personas deben recibir retroalimentacin acerca de su desempeo, esta los motiva y le da informacin que le permita corregir sus desviaciones de los estndares de desempeo. Cuando se permite que la gente se auto corrija se fomenta el autocontrol y se elimina la necesidad de supervisores externos. 3. Aseguramiento de la aceptacin de los empleados: Es menos probable que los empleados resistan un sistema de control y exhiban comportamientos disfuncionales si aceptan el sistema, as mismo es ms probable que acepten los sistemas que incluyen estndares tiles de desempeo pero no son demasiado controladores. El sistema de control debe subrayar el comportamiento positivo y no enfocarse solamente en controlar el comportamiento negativo, as como tambin una de las mejores maneras de establecer estndares razonables y lograr as que los empleados acepten el sistema de control es establecer los estndares con la participacin de ellos. 4. Utilizacin de enfoques mltiples: Deben incluir objetivos financieros y no financieros e incorporar aspectos de control preliminar, concurrente y retroalimentacin. Requisitos para Controles Eficaces Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organizacin se deben seguir los siguientes requisitos: 1. Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos : Todas las tcnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseo. Cada plan, as como cada tipo y fase de una operacin, tienen caractersticas que les son propias. Lo que los administradores necesitan es informacin que les seale como progresan los planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas tcnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estndar y diversas razones financieras, son de aplicacin general en varias situaciones. No obstante, ninguna de las tcnicas ms usadas es completamente aplicable a una situacin dada. De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaracin de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecucin de los planes y de cualquier desviacin respecto de ellos. As, mientras ms cuidadoso sea el diseo de los controles para que reflejen el punto de la organizacin en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, permitirn mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes. 2. Ajuste Preciso de los Controles a los Administradores en lo Individual : Los controles tambin deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propsito de los sistemas e informacin de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su funcin de control, si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrn ninguna utilidad; en resumidas cuentas los que importa es que la gente obtenga la informacin que necesita en forma tal que la comprenda y utilice. 3. Certeza de que los Controles Sealan Excepciones en Puntos Crticos : Uno de los medios ms importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseado para sealar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones del desempeo planeado permiten a los administradores beneficiarse del proverbial principio de la excepcin y detectar las reas que demandan su atencin. 4. Bsqueda de Objetividad en los Controles: La administracin posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sera que la determinacin de si un subordinado es eficaz o no en

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su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas; si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado puede influir en los juicios de desempeo y restarle precisin a estos, pero a los individuos les resulta difcil eludir el control de desempeo , particularmente si las normas y medidas se mantienen al da mediante revisiones peridicas. Este requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas. Garanta de Flexibilidad de los Controles: Los controles debe seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles. Ajuste del Sistema del Control a la Cultura Organizacional: Para ser ptimamente eficaz, todo sistema o tcnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organizacin donde las personas gozan de considerable libertad y participacin, un sistema riguroso ira a tal punto contra la corriente que estara condenado al fracaso. Si, por el contrario, un superior les ha concedido tradicionalmente a sus subordinados escasa participacin en la toma de decisiones, un sistema de control generalizado y permisivo difcilmente tendra xito. Las personas con poco inters en participar o poco acostumbradas a hacerlo probablemente prefieran normas y medidas claras e instrucciones especficas. Economa De Los Controles: Los controles deben justificar su costo. A pesar de la simpleza de este requisito, a menudo es difcil cumplirlo en la prctica, a un administrador puede dificultrsele indagar que sistema de control en particular justifica su costo o incluso a cunto asciende este. La economa es relativa, ya que los beneficios varan de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operacin, los gastos en los que podra incurrir en ausencia del control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costo, ya que este depender en gran medida a su vez del hecho de que los administradores seleccionen para efectos de control nicamente los factores crticos de reas importantes para ellos. Establecimiento de Controles que Inducen Acciones Correctivas: Un sistema adecuado revelar donde estn ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas, y garantizara la aplicacin de acciones correctivas. El control solo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeacin, organizacin, integracin de personal y direccin adecuada.

Cualidades de un Sistema de Control eficiente Los sistemas de control eficientes tienden a tener ciertas cualidades en comn; la importancia de estas cualidades vara con la situacin, pero podemos generalizar que las caractersticas siguientes pueden hacer a un sistema de control ms eficiente: 1. Precisin: Un sistema de control que genera informacin poco precisa puede dar como resultado fallas de la administracin para tomar la accin cuando es necesaria o responder a un problema inexistente. Un sistema de control preciso es confiable y genera informacin valida. 2. Oportunidad: Los controles deben llamar la atencin de la administracin sobre las variaciones en el tiempo para evitar serias transgresiones en el desempeo de una unidad. La mejor informacin tiene poco valor si se da atrasada. Por tanto, un sistema de control eficiente debe ofrecer informacin oportuna. 3. Economa: Un sistema de control debe funcionar de manera econmicamente razonable. Cualquier sistema de control tiene que justificar los beneficios que ofrece en relacin con los costos en que incurre. Para reducir costos, la administracin debe tratar e imponer una cantidad de control mnima que resulta necesaria para generar los resultados deseados. 4. Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser bastante flexibles para ajustarse a los cambios adversos o aprovechar las nuevas oportunidades. Pocas organizaciones cuentan con ambientes tan estables que no tengan necesidad de flexibilidad. 5. Comprensin: Los Controles que no pueden ser comprendidos no tiene valor, por tanto, en ocasiones es necesario sustituir los controles menos complejos por instrumentos sofisticados. Un sistema de control difcil de comprender puede provocar errores innecesarios, empleados frustrados y por ultimo que sea ignorado. 6. Criterio razonable: Los criterios de control deber ser razonables y alcanzables, sin son demasiados altos o no razonables, ya no motivan, as mismo, los controles deben imponer criterios que desafen y animen a las personas a alcanzar niveles de desempeo superiores sin desmotivar o alentar una decepcin.

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Ubicacin Estratgica: La administracin no puede controlar todo lo que sucede en una organizacin. Aun cuando se pudiera, los beneficios no justificaran los costos. Los administradores den establecer controles en los factores que son estratgicos para el desempeo de la organizacin; los controles debe cubrir actividades, funciones y eventos crticos dentro de la organizacin. 8. Haga nfasis en la excepcin: Debido a que los administradores no pueden controlar todas las actividades, deben establecer sus instrumentos de control estratgico de manera que dichos instrumentos puedan llamar la atencin solo sobre las excepciones. 9. Criterio Mltiple: Los administradores y empleados en la misma medida buscaran "verse bien" en relacin con los criterios que se controlan, si la administracin controla mediante una sola medida como la utilidad de la unidad, el esfuerzo se dirigir solo a salir bien sobre ese estndar. 10. Accin Correctiva: Un Sistema de control efectivo no solo seala cuando se presenta una desviacin significativa en el estndar, tambin sugiere que accin se debe tomar para corregir la desviacin. Esto es que debe sealar el problema y especificar la solucin.