DIRECCIN Y GESTION DE PROYECTOS AUDIOVISUALES por RONIN DEFINICION DE PROYECTO AUDIOVISUAL Las caractersticas bsicas de todo proyecto son:

meta y objetivos de coste y calidad definicin del producto o solucin concreta que satisfaga los objetivos planificacin de actividades o tareas necesarias para llegar a la meta ejecucin del plan La produccin audiovisual entra en la categora de proyectos que requieren planificacin y gestin. Una produccin cinematogrfica pone en juego un fuerte capital u numerosos recursos humanos y materiales que hay que organizar y coordinar para obtener el producto deseado, dentro de unos limites fijados de coste plazo y calidad. Lo mismo ocurre en la produccin televisiva, y aunque en menor medida, en la produccin de un sencillo vdeo industrial. Un proyecto es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse segn unas especificaciones tcnicas determinadas, y con objetivos de coste, inversiones y plazos prefijados (caso de la produccin de una pelcula de cine) y otros autores aaden que los proyectos han de realizarse con la participacin de varios departamentos de la empresa y tal vez con la colaboracin de terceros (caso de la produccin de programas en una cadena de TV). La produccin AV, cine y TV requiere inversiones cuantiosas, est destinada a conseguir un resultado de entidad y consecuencias posiblemente trascendentes para la empresa e incluso para el conjunto de la sociedad. Al margen de la cantidad, calidad y coste econmico de los recursos humanos y materiales, lo que depende del tamao de cada proyecto concreto, se han de poner en juego recursos muy diversos y variados lo que dificulta la gestin de los mismos, al obligar a coordinar muy estrictamente el uso de cada recurso y a trabajar armnicamente a especialistas provenientes de campos tcnicos a veces muy alejados. El grado de complejidad se incrementa por el hecho de que los diferentes recursos no se necesitan de una forma estable sino que su disponibilidad varia a lo largo del proyecto. Cada recurso se necesita en momentos determinados y en cantidades precisas, siendo una de las condiciones del xito que la intervencin de cada recurso sea oportuna, lo que slo es posible mediante serios esfuerzos de planificacin y coordinacin. Cada obra es diferente, las circunstancias difieren de un caso a otro, ms an en aquellos casos como la TV, donde el aporte creativo y la originalidad son consustanciales al producto. En definitiva no hay dos obras iguales y cada proyecto es diferente. El proyecto est en continuo cambio y transformacin y ello requiere un gran dinamismo y agilidad por parte de cuantos trabajan en l. Durante la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones que generalmente son irreversibles. Si el proyecto es de importancia, su gestin resulta compleja, es inusual y esta sometida a fuertes influencias externas (entorno poltico, social o econmico), no es de extraar que pueda finalizar en ocasiones en un fracaso estrepitoso y, ms frecuentemente, lejos de conseguir los objetivos de resultados, coste y plazo 1

previstos. El PROYECTO Y LA FORMA DE ORGANIZARSE En la produccin audiovisual se dan bsicamente dos tipos de modelos. Los proyectos de tipo externos, que son los que encargan clientes o entidades ajenas y los internos que son los que la empresa acomete por si misma. Tambin se dan muchas variantes de estas dos formas. La mayor parte de las empresas estn destinadas a actividades de tipo continuo y solo en ocasiones acometen proyecto. Para eso normalmente su estructura esta representada en un organigrama de tipo piramidal bastante rgida tradicionalmente que permite observar las relaciones entre si. Este esquema no es valido para el desarrollo de proyectos, y se ha intentado resolver mediante la adopcin de la denominada estructura matricial matrix organizatior.(figura 1) La estructura matricial es una organizacin cruzada con un jefe de proyecto designado para planificar y controlar su projectteam. El es responsable de los recursos para el proyecto, pero continua dependiendo jerrquicamente de su departamento. Existen otros modelos de estructura que facilitan la direccin por proyectos. Todos ellos tienen en comn la opcin de privilegiar la transversalidad en el seno de la organizacin, con lo que se permite romper transitoriamente con el proceso piramidal y vertical. En este sentido la formula TASK FORCE (figura 2) es la que ofrece mayor autonoma al proyecto al tratarse de un grupo satlite bajo la direccin de un responsable y totalmente ajeno a la estructura madre de la empresa. EL JEFE DE PROYECTO El jefe del proyecto es el mximo responsable de la planificacin, presupuestacin, programacin, ejecucin, seguimiento y control del proyecto, y es el motor de la consecucin de lo objetivos. Solo en el caso de que se modifiquen los limites del proyecto (plazo, entrega y calidad) debe informar a los promotores de las decisiones que ms convenga. Todo jefe de proyecto tiene que contemplar tres variables. La primera de ellas es la dimensin tcnica, y se trata de tener conocimientos tcnicos de lo que se realiza o en su defecto poseer colaboradores de confianza en quienes consultar. La siguiente variable es la denominada dimensin humana. Las atribuciones dadas oficialmente a un director de proyecto son claves en sus relaciones con los jefes funcionales y por otro lado sus capacidades de gestin humana liderazgo, comunicacin, negociacin, motivacin etc.) lo son en sus relaciones con el equipo del proyecto. La ultima de esas variables es la gestin propiamente dicha. La mera acumulacin de recursos humanos y tcnicos no produce ningn resultado importante; este solo se produce por la intervencin de una buena gestin, que integra y armoniza el empleo de dichos recursos. Algunas de sus funciones son: Planificacin del proyecto Direccin del proyecto Conexin con clientes y proveedores Control del programa Modificacin del programa

 Informacin sobre el proyecto El jefe de proyectos es, como se ha dicho, una figura clave para el xito del proyecto, pero su funcin requiere que se trate de un verdadero puesto de jefatura con autoridad para dirigir el equipo y para tomar decisiones en el mbito del proyecto. FASES DEL PROYECTO La primera fase del proyecto es la definicin de los objetivos, definindolos en concrecin y documentacin. Tras esta fase se aborda el diseo, a veces incluido en la fase de definicin y que esta subdividida en componentes para que puedan identificarse . En la planificacin integramos: la planificacin propiamente dicha (que hay que hacer y como), la organizacin (quien debe hacerlo), programacin (cuando hay que hacerlo) y la preparacin. En la fase de ejecucin agrupa todas las fases fsicas de construccin de la obra audiovisual. Aqu podemos observar distintos subapartados: Informacin, seguimiento, control, impulsin del proyecto, toma de decisiones, gestin del personal, solucin de problemas, reeplanificacin, soluciones hipotticas, y eventual renegociacin de lo objetivos (limites). Se completan todas esta fases con la de acabado, puesta en marcha y entrega en las que se entrega al cliente el producto en perfectas condiciones de funcionamiento para su explotacin. OBJETIVOS Y OFERTA En todo proyecto debe existir una primera fase de definicin que especifique qu es lo que se desea hacer, en que consiste, cuando queremos hacerlo, como realizarlo y a que coste. En muchos casos el cliente tiene una idea, unos objetivos, ms o menos definidos, un problema o una necesidad y se valora de forma ms o menos precisa, llevndola a trmino. El propio cliente o ms comnmente la productora (contratista) puede disponer de un director de produccin (jefe de proyecto) o contratarlo, el cual asume la responsabilidad de llevarlo a buen fin en las condiciones fijadas, comenzando por definir con precisin los objetivos del proyecto y documentarlo por escrito para que el cliente lo apruebe y quede constancia de ello. Todos estos objetivos se concretan en la elaboracin de una oferta (normalmente por el departamento comercial). Esta oferta generalmente traduce los requerimientos definidos por las especificaciones del cliente de modo que se adecuen a la practica normal del la productora; estndares de calidad, mtodos y capacidades tcnicas, personal disponible, procedimientos de trabajo, etc. y que indefectiblemente se presentan en la oferta como los idneos para el caso. Esta oferta primera suele revisarse, una vez conseguido el trabajo y tras especificar el director del proyecto los objetivos, de forma precisa con el cliente se establece un contrato de forma que cualquier cambio posterior por deseo del cliente pueda cobrarse como recargo al pedido original. PREVISION PRESUPUESTARIA Toda estimacin presupuestaria parte de una estimacin previa de tareas y estimacin de medios necesarios para realizarlas contando con el factor tiempo. Su estimacin puede estar entre ms/menos un 10 %. A continuacin se pasa a un presupuesto definitivo que surge de un diseo detallado de produccin en el que 3

las tareas y recursos estn perfectamente definidos, se ha planificado el trabajo y se ha programado en el tiempo, su precisin puede estar entre mas/menos un 5 % de los costos finales del proyecto. Esta estimacin exige, para resultar fiable, que el director de produccin cuente con prctica, experiencias y conocimiento directo del mercado audiovisual, y por supuesto del proceso de produccin; proveedores, empresas de servicios, parmetros de funcionamiento, horarios o jornadas laborales del personal, periodo de descanso, salarios, convenios, costumbres y hbitos, tcnicas de realizacin (medios y personal implicados), legislacin, etc. Para poner todo este conocimiento sobre la practica o papel se deber de realizar un plan de trabajo, capaz de organizar todos los recursos humanos y tcnicos que requiere una obra audiovisual. PLANIFICACION Para una primera estimacin se subdivide el proyecto en tareas, actividades o ms normalmente en series de tares que constituyen una parte del proyecto. Cuando todas las actividades se han realizado, el proyecto se ha terminado y por ello la suma de todas las actividades constituye el alcance del proyecto. La descomposicin del proyecto en tareas significativas, identificables y asignables puede hacerse con muy diferentes grados de detalle. Para el calculo de tiempo de realizacin se utilizan varios mtodos mas o menos acertados en los que se calcula factores como tiempo pesimista, tiempo probable y tiempo optimista. Cada actividad debe enlazarse con las siguientes en el orden ms conveniente para cumplir los objetivos del proyecto, ajustndose a los limites de plazo, coste y calidad. Las actividades en este caso pueden realizarse en paralelo con otras y no siguiendo un orden lineal. De esta forma podemos ahorrar tiempo y dinamizar el trabajo. La utilizacin de tcnicas y grficos Gantt y PERT resulta de enorme ayuda para enlazar las actividades en el orden que ms se adecue a los imperativos tcnicos del proyecto al ajustarse a las limitaciones de plazo, costo y calidad. El grfico de Gantt es la forma ms simple de representar el planing del proyecto y tambin es la ms habitual. Debe ir acompaado de otro Gantt de recursos de modo que a cada actividad le corresponda los recursos correspondientes a emplear. Las criticas que se hacen de este diagrama es que solo da una idea de la evolucin del proyecto y su duracin total, pero no indica el tipo de relacin entre actividades ni cuales deben ser terminadas en unas fechas para que se cumpla el plazo del proyecto, ni como repercute el cambio en una de ellas en las dems, problemas que se agravan cuando se amplia el numero de actividades. Desde 1957 se utilizan grficos para la representacin de proyectos, mediante soportes informticos para su almacenamiento y manipulacin, desarrollndose multitud de variedades en los procedimientos: unos consideran costes, otros introducen el tratamiento de la incertidumbre y otros mas genricos y muy utilizados que son los llamados grficos PERT En el PERT cada actividad se representa por un rectngulo que debe unirse por una lnea con aquellas actividades que hayan de estar finalizadas para que ella comience y, por otra lnea con aquellas que no pueden comenzar hasta que ella no este finalizada. PROGRAMAS DE CONTROL DE PROYECTOS Los actuales programas de gestin y control de proyectos de rango medio han dado muestras de su eficacia y facilidad de utilizacin.

Existen programas especficamente creados para la gestin de la produccin audiovisual, que sin duda son los ms adecuados para esta aplicacin, sin embargo su alto precio los sita fuera del alcance de los directores de produccin. Los programas genricos de gestin de proyectos son, por otra parte, suficientes para gestionar los proyectos audiovisuales, tienen precios muy asequibles y son fciles de aprender y utilizar. Los ms modernos permiten la creacin de diagramas de Gantt, de PERT, relaciones de precedencia con intervalos y compensacin automtica de recursos, pero a la hora de seleccionarlos deben considerarse determinados factores. Los programas de gestin considerando sus caractersticas deben tener los siguientes requerimientos: Facilidad de uso Facilidad de aprendizaje Versatilidad Planificacin de tareas y recursos Diagramas de Gantt y Pert Informes grficos Soporte de varios proyectos Calidad Calidad de diagramas Calidad de compensacin Rendimiento Rendimiento de la impresin Rendimiento de recalcular y redibujar LA GESTION HUMANA DURANTE LA FASE DE EJECUCION En la fase de ejecucin debe hacerse realidad lo planificado por el director del proyecto, la fase de escritorio ha concluido, el camino a seguir para llegar al destino ya ha sido escogido y a partir de ahora se trata de personas, acciones y situaciones en tiempo real. Dentro de las posibles frmulas para supervisar el desarrollo del proyecto, aparte de los informes y documentos para el seguimiento y control establecidos al efecto, el director puede convocar al equipo peridicamente, o reunirlo slo en las ocasiones en que lo considere necesario. Del mismo modo puede obrar con cada miembro del equipo individualmente. Los aspectos ms relevantes para la direccin eficaz del equipo humano que interviene en el proyecto son: Liderazgo Comunicacin Negociacin Si bien las limitaciones del proyecto tiempo, coste y requisitos (calidad) deben estar claramente definidos desde el comienzo, pueden cambiar y de hecho cambian a medida que avanza y toma forma el proyecto; por ello el director debe conocer en cada momento que objetivo/s son prioritarios para el promotor de manera que pueda valorar adecuadamente las opciones a la hora de proponer soluciones al promotor. ESTIMACION DEL COSTE Para el primer presupuesto no se puede hacerse una estimacin precisa del tiempo de rodaje, ya que para ello 5

es necesario hacer una programacin basada en hechos reales (localizaciones ya decididas, actores determinados con una disponibilidad ya comprometida, etc.). Lo que s suele hacer el director de produccin es una primera planificacin del tiempo, como ms elaborada mejor, ya que de su concrecin dependen la fiabilidad en la estimacin de las diversas partidas presupuestarias. El presupuesto inicial, o estimacin del proyecto, puede tener errores importantes que se irn corrigiendo al realizar el plan de trabajo y el plan de preparacin (planificacin de las actividades que deben realizarse para que todo est a punto para rodar). PLANIFICACION Y PROGRAMACION Estimacin del tiempo La evaluacin no considera el tiempo de instalacin base, se considera que al inicio de la jornada de trabajo el decorado est listo, que los equipos tcnicos iluminacin, etc. Estn dispuestos, as como la ambientacin y el atrezzo. Es poco importante el orden de rodaje, y la agrupacin de secuencias en un mismo decorado, ya que nicamente se evala en este caso el tiempo de realizacin de las tomas de una secuencia de produccin, con el decorado y la instalacin a punto. Estimacin por decorado El primer desglose en secuencias de produccin permite hacer una nueva agrupacin del trabajo en funcin de los decorados donde se tienen que grabar dichas secuencias. La primera agrupacin afecta a la ubicacin del escenario, en segundo lugar se clasifican los escenarios por orden de importancia y se agrupan las secuencias que se han de rodar en cada escenario, en tercer lugar, cada escenario se clasifica en decorados o sets, agrupando las secuencias de cada decorado en orden cronolgico. Estimacin del orden de rodaje En una primera fase de valoracin es difcil conocer de antemano la situacin geogrfica de todos los escenarios, ello se decidir en la fase de preparacin, de acuerdo con el director, y se exigir tareas de localizacin. Todo ello marca las pautas para realizar una primera aproximacin a la organizacin del rodaje y permite prever, adems del tiempo de rodaje, gastos de desplazamientos, personal, etc. Que no sera posible evaluar de forma fiable sin la agrupacin y ordenacin realizada. Establecer un orden de rodaje equivale a realizar una primera planificacin sobradamente conocida y muy empleada en la primera fase de planificacin de proyectos industriales, el GANTT. A partir del plan de trabajo o plan de rodaje, y en funcin de l, se ha de realizar el PLAN DE PREPARACIN, en el que se planifican las actividades de preparacin para que cada escenario est disponible y a punto para la grabacin en el lugar y fecha previstos en el plan de trabajo ( localizacin de exteriores, permisos, construccin y ambientacin de decorados, contratos, ensayos, etc). Con el plan de preparacin es posible realizar un presupuesto mucho ms preciso si bien, como ya hemos dicho durante la preparacin de desviaciones respecto a lo previsto, obligarn a una nueva correccin del presupuesto o a encontrar alternativas que permitan mantenerse en los mrgenes establecidos en este momento, opcin que desde el punto de vista de gestin del proyecto sera la ms acertada. Herramientas informticas en la elaboracin del plan de trabajo en cine

Estos programas utilizan los estndares de presentacin de guiones, permiten realizar el desglose de tareas operando de forma similar a como se viene haciendo manualmente ( subrayados, cdigos de color, etc.) pero con la gran ventaja de que cada tarea lleva asociados sus recursos, actualizndose de forma automtica en cada modificacin y haciendo repercutir sus efectos en las dems actividades. Entre otras cosas, permiten la elaboracin instantnea de listados de recursos, costes y tiempos, histogramas de representacin, etc. La produccin audiovisual, cinematogrfica o televisiva, en su proceso de produccin, sigue necesariamente las mismas fases que cualquier proyecto industrial y es preciso realizar las mismas operaciones (desglose de tareas, evaluacin de recursos, planificacin, ) Plan de produccin y plan de trabajo El plan de produccin o plan de trabajo es el nombre que se da al plan de registros( programacin de la fase de grabacin). El plan de produccin se hace en la medida de lo posible a partir del plan de trabajo y solo a partir de l tendremos el presupuesto definitivo. Sin embargo, como hemos visto el primer presupuesto factible, lo hemos hecho a partir del desglose del guin. Plan de trabajo Al elaborar el plan de trabajo hay que organizar los registros de modo que se optimice el tiempo de rodaje. El director de produccin ha de programar las actividades considerando las jornadas de trabajo del personal, estableciendo las secuencias de la jornada y el orden de rodaje de los diferentes decorados. Se determina el mejor orden de rodaje posible y se establece el orden de construccin de los decorados. Redaccin del plan de trabajo El plan de trabajo definitivo se esquematiza la organizacin y el proceso del rodaje. En l puede leerse qu se graba, dnde se graba, y en que se fecha La elaboracin del plan de trabajo est lejos de ser una labor mecnica. Se trata de una autntica programacin con el objeto de optimizar el tiempo y los recursos, para obtener el mejor producto en las mejores condiciones de plazo, coste y calidad. En la actualidad el plan de trabajo comienza a confeccionarse mediante software de ordenador lo que facilita los cambios y el anlisis de las relaciones entre actividades; sin embargo, lo ms comn es el plan realizado manualmente en una enorme lmina de papel que impresiona. FASE DE PREPARACIN Para realizar el plan de rodaje definitivo hemos de contar con datos concretos y reales que nos permitan programar las actividades en el tiempo. Es decir, que existe una fase de preparacin antes de la elaboracin definitiva del plan de trabajo que conlleva una serie de actividades derivadas del desglose. Actividades derivadas del desglose en la produccin son: Casting Actividad de seleccin de los actores que han de encarnar a los personajes. Tambin se llama as a las pruebas realizadas con actores que concurren para obtener un papel.

Localizaciones. No basta con encontrar las localizaciones. Aparte de ser adecuadas para la escena del guin, deben permitirnos realizar los registros sin ocasionarnos demasiados problemas. Lista de comprobacin para localizaciones Para efectuar la visita provechosamente es preciso no olvidarse de llevar un cuaderno de notas, mapas, grabadora de sonido, camascopio de vdeo o cmara de fotos (tipo Polaroid), fotmetro, etc..., con objeto de analizar el terreno convenientemente y registrar los datos de forma clara y comprensible. Decorados en plat El director artstico debe proveer esquemas y dibujos en planta de aquello que se ha de construir para disponerlo en el plat Es importantsimo que el equipo de produccin sepa donde pretende colocar el director artstico trapas o paneles mviles, espejos o cualquier otro elemento que condicione la posicin de las cmaras. Plan de trabajo detallado y presupuesto definitivo A medida que se van realizando las actividades preparatorias, derivadas del desglose, se conoce qu actor actuar, cuando y durante cuanto tiempo, en qu escenario, qu personal intervendr en el registro y qu medios tcnicos se emplearn, si estar listo el vestuario, los decorados, etc. En definitiva, ser posible realizar el plan de trabajo (programacin de los registros) de forma detallada y realista. Modelo de presupuesto Existen diferentes modelos de presupuestos, segn se trate de cine, vdeo o TV, dependiendo tambin de la zona geogrfica, y en el caso de las productoras de vdeo y las TV, cada entidad suele contar con un modelo propio. En Espaa existe un modelo oficial para la produccin cinematogrfica que es de obligada utilizacin para la solicitud de subvenciones al Ministerio de Cultura. FASE DE EJECUCIN (APLICACIN DEL PLAN DE TRABAJO) Planificado el proceso y establecidos los objetivos de forma precisa durante un periodo de preparacin en que se gestiona todo lo necesario para ejecutar lo programado con personas y equipos concretos y en lugares y momentos programados y reservados a tal efecto, de modo que no falte nada en el momento de actuar, se proceda la ejecucin de las tareas segn el plan previsto. Documentos para el seguimiento y control El plan de trabajo es el instrumento base de planificacin, a partir del cual se elaboran los documentos que guan el da a da de la ejecucin, as como aquellos que han de servir para efectuar el seguimiento y control de lo realizado. Orden de trabajo Citaciones o convocatorias Parte de cmara (cine). Parte de grabacin (TV) Informe diario de produccin 8

El da de la ejecucin La aplicacin diaria del plan de trabajo requiere del equipo de produccin la planificacin detallada del da a da y la comunicacin con el personal responsable para que todo est a punto para actuar de acuerdo con lo planificado. La fase de ejecucin en comedias de situacin No se limita supervisar, sino que exige una constante planificacin detallada, coordinacin, seguimiento y control de numerosas actividades. El modo de trabajo descrito es: Planificacin del rodaje grabacin en localizaciones Planificacin de las grabaciones en plat Lectura del guin (actores) Primeros ensayos Pruebas preliminares Pruebas preliminares tcnicas Reunin de planificacin del siguiente captulo Ensayo escena a escena y ensayo general Grabacin Edicin Sonorizacin El proyecto no acaba hasta que se obtiene el producto y cumple su funcin. El director del proyecto es responsable de que esto no ocurra dentro de unos lmites de plazo, coste y calidad, gestionndolo y dirigindolo desde el comienzo hasta el final. La obra audiovisual no debe olvidar ninguna de sus vertientes, ni la artstica ni la industrial, ya que ambas se necesitan mtuamente para que siga siendo posible el mantenimiento y desarrollo de este tipo de produccin, en un entorno competitivo y cambiante, cada da ms sujeto a las leyes del mercado, donde un producto slo es bordado valorando su posible rentabilidad.