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QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO

QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO

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quadro de distribuição de trabalho
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3 INTRODUÇÃO

Qualquer administração, seja de uma empresa, ou de um órgão, deve primar pela qualidade, pela eficiência e pela produtividade, para isso, o administrador se utiliza de ferramentas que vão proporcionar justamente a primazia administrativa. As ferramentas que vão organizar o funcionamento do trabalho e otimizar a produção. São os instrumentos metodológicos, que vão incidir nos processos realizados dentro da instituição. Dentre esses instrumentos metodológicos, podemos citar os fluxogramas, os arranjos físicos, os formulários e o quadro de distribuição de trabalho (QDT), que é o objeto do estudo. O quadro de distribuição de trabalho (QDT) analisa as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individual, visando aproveitar o tempo disponível dos empregados na instituição, assim como também o tempo dos gerentes, chefes e supervisores. Com o QDT o executivo pode tomar conhecimento da distribuição de seus subordinados, do tempo gasto nas tarefas realizadas por eles, do tempo gasto nas atividades coletivas, dos custos operacionais que são acumulados, da ociosidade ou sobrecarga dos funcionários, da necessidade de contratação de empregados, do excesso de empregados na instituição, enfim, através do QDT, se obtém uma série de dados importantes para a instituição. É normal um executivo de uma empresa particular utilizar o QDT e ter todas as informações úteis que ele proporciona. Mas quando se fala em órgãos públicos, isso não acontece de maneira geral. É bem verdade que isso acontece muito pouco dentro do funcionalismo público. O administrador público não tem a mesma preocupação que o particular, e acaba fazendo com que os órgãos públicos percam eficiência, desperdicem tempo dos funcionários, e conseqüentemente dinheiro público. Claro que esse não é o único problema, mas é um deles, a falta de organização e preocupação com os órgãos públicos. E através de medidas administrativas corretas, utilizando-se dos instrumentos metodológicos, bem como dos organizacionais, enfim, aproveitando-se das ferramentas que se tem à disposição, é possível melhorar o serviço público consideravelmente.

3 É muito importante criar um QDT na instituição, mas não é tão simples, devem ser seguidos alguns passos, alguns procedimentos, para que o resultado seja satisfatório. Tais procedimentos incluem a delimitação das tarefas, a organização do tempo necessário para ela, a divisão das tarefas e atividade por área de compatibilidade, portanto, são várias peculiaridades que devem ser observadas da elaboração do quadro de distribuição de trabalho. O objetivo deste trabalho é justamente demonstrar todos os passos para elaboração do QDT, bem como explicitar a importância deste na instituição. Para tanto, se faz necessária uma abordagem ampla do tema, desde o estudo e análise do trabalho até chegar ao QDT. Por fim é objeto também deste trabalho contextualizar o uso do QDT na Polícia Militar, que é uma instituição que também deve ser organizada, para uma maior efetividade nos serviços prestados.

1 ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO 1.1 INDICADORES DE PROBLEMAS A insatisfação e a improdutividade no trabalho são resultantes de diversos fatores, internos e externos à pessoa. Uma das causas da diminuição na produtividade é a má distribuição do trabalho. Os problemas na distribuição são diversos: volume de trabalho, capacidade profissional, tempo, custos, entre outros erros que podem ocorrer ao se delegar tarefas para cada funcionário.

4 Quando o trabalho de uma empresa está mal distribuído em relação à quantidade de trabalho, algum funcionário estará trabalhando a mais e algum outro estará mais ocioso. Com a sobrecarga dos empregados a empresa perde por pagar horas extras e desgastar desnecessariamente sua mão-de-obra. Quando os empregados têm tempo ocioso, a perda da empresa está diretamente na produção, que é reduzida. Outro problema na distribuição do trabalho pode estar na capacitação profissional. Numa empresa que não cuida de empregar os funcionários em atividades de seus níveis também há perda. Um funcionário com nível superior que executa tarefas de nível básico pode estar mal utilizado, poderia estar realizando tarefas mais complexas. Assim como um funcionário de nível básico ao executar tarefas de nível superior poderá perder em produtividade, pois muitas vezes a capacidade profissional dele não é adequada àquela tarefa, que acaba não sendo realizada da melhor forma possível. Vale lembrar que capacidade profissional nem sempre está relacionada com nível de instrução, muitas vezes refere-se à aptidão para determinada função. Quanto ao tempo e ao custo, é fundamental, para a boa execução dos trabalhos de uma empresa, que se dê preferência a algumas atividades de maior relevância na produção. As mais expressivas devem ser valorizadas, empregandose mais tempo e mais dinheiro nelas. Quando são desperdiçados com atividades mais supérfluas e desconsiderando as prioridades, perde-se produtividade de maneira direta. O que se usa no menos importante, pode faltar ao que é fundamental. Para que tais erros não ocorram, deve-se estudar e analisar o trabalho daquela empresa. Esse estudo do trabalho, além de apontar falhas e acertos, vai medir a eficiência da instituição em sua atividade, interpretando de forma sistemática todo o processo laboral.

1.2 OBJETIVOS O objetivo geral é possibilitar um diagnóstico, no qual se verifica a qualidade do trabalho. Os objetivos específicos do estudo e análise do trabalho são:

Diagnosticar eventuais tempos mortos;

3

Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização;

Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas;

Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas.

1.3 ETAPAS No estudo e análise do trabalho, para facilitar o entendimento, pode-se dividir esse estudo em três partes ou etapas: análise da distribuição do trabalho, análise do processamento do trabalho e análise das operações e postos de trabalho. Essa divisão situa o estudo do trabalho em três dimensões bem definidas, que juntas vão consagrar uma boa análise do trabalho de uma empresa. Na análise da distribuição do trabalho se verifica e se critica a carga de trabalho por empregado e por área, aferindo o nível de distribuição, a correção desta, sem enfocar nas áreas da análise do processo de trabalho e da análise das operações e postos de trabalho. Aqui o que realmente tem importância é a carga de trabalho exercida em cada unidade da organização. A análise do processo de trabalho tem por finalidade verificar as várias fases integrantes do trabalho, tanto analisando o conjunto, quanto os diversos fluxos de trabalho. Nessa análise é que se compreende e se racionaliza o fluxo de trabalho. Compreende a observação continuada e detalhada dos procedimentos, que quando relacionados, constituem o processo de trabalho. A análise final é a das operações e postos de trabalho que incide sobre a execução das fases constituintes das operações, inclusive sobre todas as particularidades elementares dessas operações. Analisa também os postos de trabalho, em sua organização e disposição. Para uma análise adequada do trabalho é necessário realizar uma seqüência lógica de operações para se chegar em dados que serão fundamentalmente úteis para a melhor distribuição do trabalho. Dados tais como: o tempo gasto, por empregado, por tarefa, por atividade, num determinado período de tempo; quais as atividades desenvolvidas em ordem de importância; qual a

4 distribuição das atividades em tarefas. A partir desses dados, é possível compreender e sistematizar de forma mais precisa a organização do trabalho na empresa.

1.4 CONCEITOS BÁSICOS Para se analisar o trabalho é imprescindível definir conceitos básicos, e nesses conceitos existem algumas divergências doutrinárias. Uns englobam no processo a atividade, a tarefa e o passo. Outros incluem ainda a função como parte do processo, acima das atividades. O conceito mais completo, que inclui a função é mais adequado para a maioria das análises, por isso é visto como mais correto. Primeiramente é preciso compreender e vislumbrar todas as funções realizadas na empresa, ou seja, tudo o que ela faz, isto é, sua finalidade, como o processo, composto de vários procedimentos pormenorizados os quais incidirão na conclusão do trabalho, que seguem um rito administrativo, que, partindo dos passos, executam-se as tarefas e se concentram nas atividades realizadas na geração de resultados para o cliente, desde o início do pedido até a entrega do produto. Somando-se todas as atividades de uma empresa, chega-se às funções, que unidas formam o processo. Para uma melhor compreensão se torna necessário entender quatro conceitos básicos: funções, atividades, tarefas e passos. O primeiro conceito que se deve conhecer é o de função, que é o conjunto de atividades análogas e independentes, que se ligam num único campo de trabalho. As funções ganham em eficácia quando juntas em uma unidade especializada, sob uma direção única. Como exemplo de função, pode-se citar as compras de material. O conceito seguinte é o de atividade. Esta compreende o agrupamento de tarefas similares ou complementares entre si, com o objetivo de definir a finalidade do órgão em exame. Somadas todas as atividades da empresa se obtém a função. A atividade é coletiva, por englobar as tarefas individuais de várias pessoas da empresa. Numa empresa que tem como função as compras de material, um exemplo de atividade a ser citado pode ser a licitação para tais compras. O terceiro conceito, de tarefa, pode ser explicitado de maneira simples ao se dizer que tarefa é o meio pelo qual se chega à atividade. É a obrigação que tem a

3 pessoa individualmente. Ela se subdivide em passos. Seguindo o mesmo exemplo, dentro de uma atividade de licitação, um exemplo de tarefa é a elaboração do edital O último conceito é o de passo, que se trata de uma parcela da tarefa, ou seja, uma parte fundamental em que a tarefa pode ser dividida, onde quando realizados todos os passos em que a obrigação individual foi subdividida, ter-se-á o cumprimento tarefa. Na elaboração de edital como tarefa, pode-se exemplificar como passos o ato de buscar a legislação, de redigir o edital, entre outros. Função (órgão) Atividades (órgão) Tarefas (individual) Passos (individual) 1)Reunir legislação Compras Licitação Elaboração do edital 2)Definir características do produto 3)Redigir o Edital

2 DISTRIBUIÇÃO DA CARGA DE TRABALHO Carga de trabalho é o volume de trabalho atribuído a uma unidade organizacional, durante uma unidade de tempo preestabelecida. A unidade organizacional pode ser um departamento de uma empresa, uma seção do departamento, etc. A carga de trabalho está diretamente ligada com a primeira etapa do estudo e análise do trabalho: a análise da distribuição do trabalho, que trata justamente do volume de trabalho. O estudo do trabalho proporciona chegar a esta fase da distribuição da carga de trabalho, que através de algumas fases vai colaborar com uma distribuição adequada do trabalho na empresa, considerando o tempo, a capacidade profissional, os custos, o volume de trabalho, a simplificação do trabalho, entre outras variáveis.

2.1 CONCEITOS BÁSICOS Para compreender de forma mais precisa toda a distribuição da carga de trabalho, bem como todo o estudo e análise laboral, é preciso conhecer alguns

4 conceitos utilizados, que vão clarear o entendimento e facilitar o uso das ferramentas de apoio administrativo, que vêm contribuir com a produtividade da empresa. Entre os conceitos mais importantes, se destacam quatro: operação, natureza da atividade, atividades complementares e atividades similares. Operação é uma parte indivisível da execução de uma tarefa, e pode ser realizada por intermédio de ferramentas, máquinas, instrumentos ou manualmente. A operação é individual, assim como os passos que são os desdobramentos da tarefa, porém a operação não se divide, o passo ainda pode ser fragmentado. Natureza da atividade se refere a qual aspecto aquela atividade se encaixa. A natureza pode assumir variadas espécies: natureza jurídica, quando assumir aspecto legal, natureza financeira, quando o aspecto da atividade relacionar-se com esse tipo de questões. Atividade complementar são as atividades que apresentam uma

característica de complementaridade. Quando para que um trabalho seja realizado a atividade subseqüente dependa da antecedente, numa relação de encadeamento necessário, servindo de complemento, tem-se uma atividade complementar. Portanto complementaridade refere-se a atividades (inclui também passos e tarefas) que se relacionam entre si, com dependência. Atividade similar é o último conceito analisado nesta subseção, e se refere a duas ou mais atividades que seguem o mesmo padrão de execução. Similaridade é, então, a qualidade das atividades (ou tarefas e passos) que tem a mesma característica na execução.

2.2 OBJETIVOS O objetivo geral da distribuição da carga de trabalho é aperfeiçoar a produção da empresa. Os objetivos específicos para que se alcance o geral são vários:     Identificar as atividades que consomem o tempo de cada um dos funcionários; Definir quem faz o quê; Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao trabalho; Definir as atividades mais importantes para a empresa;

3     Verificar a fluência e a continuidade da atividade principal; Identificar sobreposições nas tarefas realizadas; Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho; Verificar se as pessoas possuem as qualificações técnicas necessárias para o bom desempenho de suas tarefas.

2.3 FASES As fases da distribuição da carga de trabalho resumem-se em quatro:  Registro das tarefas individuais;  Agrupamento das atividades do setor;  Elaboração do Quadro de Distribuição de Trabalho;  Análise do QDT.

2.3.1 Registro das tarefas individuais Para se registrar as tarefas individuais de cada funcionário, deve-se disponibilizar um formulário para que ele preencha. No formulário ele deve inserir todas suas atribuições (independente de ser atividade ou tarefa, a distinção será feita mais tarde, por um analista profissional), bem como o tempo desprendido na execução de cada uma de suas atribuições. Deverá também constar a freqüência de realização daquela tarefa, se é diária, semanal, mensal ou até esporádica. As atribuições menos importantes podem ser alocadas num item: DIVERSOS, que compreenderá todas as tarefas esparsas. Ainda no registro das tarefas individuais, cabe ao analista agora verificar cada um dos formulários, e filtrar aquilo que é tarefa e aquilo que é atividade, e consolidar essa listagem com o grau de importância e o tempo semanal gasto do desempenho de cada uma. Exemplo:
Nome: José Antônio da Silva Órgão: Setor de Compras Cargo: Comprador Nº TAREFAS Tempo Base: Semana 12/03-16/03 FREQ DIA FREQ SEMANA TEMPO DIA TEMPO SEMANA

3
1 2 3 4 5 6 Consultar cadastro de fornecedores Emitir pedido de cotação Executar tomada de preços Elaborar mapa comparativo Verificar autorização de fornecimento ... 02 02 03 01 02 ... Total 10 10 15 05 10 ... 0h24min 1h00min 2h00min 1h00min 0h24min ... 7h24min 2h00min 5h00min 10h00min 5h00min 2h00min ... 37h00mi n

Observações

Preparado por: Carlos Ribeiro Conferido por: Henrique Campos Data: 19/042002

2.3.2 Agrupamento das atividades do setor O passo seguinte ao registro das tarefas individuais é o agrupamento dessas tarefas em atividades por setor, adotando os critérios de natureza, complementaridade e similaridade. Nessa fase é que se define a finalidade do órgão em questão, pois através do grupo homogêneo de tarefas, que são denominadas atividades, é que se verificam as atribuições do órgão em estudo. Nessa fase, o analista deverá organizar as atividades de acordo com o grau de importância, para que o próximo passo, a elaboração do QDT, seja feito com a priorização das atividades fundamentais da empresa no tocante ao tempo empregado a elas. Exemplo:
Nº ATIVIDADES TAREFAS Consultar cadastro de fornecedores Emitir pedido de cotação Digitar pedido de cotação Executar tomada de preço Verificar o pedido de cotação Elaborar mapa comparativo de cotação

1

Fazer Cotação de Preços

2 3

Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas Digitar mapa comparativo de cotação Julgar propostas ... ...

2.3.3 Elaboração do Quadro de Distribuição de Trabalho A próxima fase é a elaboração do Quadro de Distribuição de Trabalho, objeto de estudo em questão, onde o analista cria o quadro que vai distribuir o

4 tempo desprendido por cada funcionário em cada tarefa. O QDT poderá observar a uma estrutura básica defendida por alguns autores. Ver anexo A.

2.3.4 Análise do QDT É a última fase da distribuição da carga de trabalho. Esse passo é de grande importância, pois irá verificar a funcionalidade do QDT, ou seja, vai analisar se o Quadro de Distribuição de Trabalho foi realmente elaborado de acordo com a realidade da empresa. 3 QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO O quadro de distribuição de trabalho é a ferramenta fundamental que vai dar todo o suporte à análise e estudo do trabalho. Através dela é que esse estudo vai se tornar prático e funcional para a empresa. Todo estudo de distribuição do trabalho conduz à confecção de um QDT, é a efetivação da análise do trabalho. Um QDT contém um grande número de informações relativas ao desempenho laboral de uma instituição. Nele constam dados como:
 

As atividades realizadas e seu grau de importância; As tarefas realizadas por cada funcionário, para que essas atividades sejam executadas; O tempo total referente às atividades e às tarefas, semanalmente; Quais as funções de cada um dos funcionários.

 

O Quadro de Distribuição de Trabalho permite que a empresa trabalhe mais próxima dos quatro “Es”, que são:  Eficiência;  Eficácia;  Efetividade;  Economicidade Quem define cada um dos quatro “Es” é Chinelato Filho. Mas antes ele define o que é empreendimento, que se refere ao projeto, ao sistema implantado, define ainda o que é o personagem principal, o qual é o sujeito sobre a ação do empreendimento (ex: gerente, proprietário), e por último define o que é o objetivo, que trata do que o personagem principal espera alcançar com o empreendimento.

3 Eficiência é o bom desempenho do personagem principal frente ao empreendimento; Eficácia refere-se aos bons resultados do empreendimento frente ao objetivo; Efetividade refere-se à constância, à razão lógica do existir do empreendimento; e Economicidade é a ausência de desperdícios significativos recursos investidos no empreendimento. Utilizando o QDT, o gerente atinge esse quatro pontos da qualidade de um empreendimento. Será eficiente, pois quem aplica o QDT tem conhecimento de suas vantagens, e busca o melhor pra empresa. Será eficaz, pois os resultados do empreendimento a partir do uso do QDT serão melhores. Será Efetivo, pois uma empresa que utiliza o QDT é segura, não só porque utiliza, mas sim porque o fato de utilizar demonstra a preocupação com a qualidade e com a produção. Será, por fim, econômico, pois o empreendimento, com o uso do QDT, atingir maior economia de tempo, trabalho, custos e recursos humanos. Portanto, o QDT é uma grande ferramenta para a empresa, e contribui de forma significativa para o maior volume de produção, e melhor administração dos recursos humanos. Mas o Quadro de Distribuição de Trabalho só alcançará os efeitos desejados se for montado de forma correta, e analisado minuciosamente em diversos aspectos. Exemplo de Quadro de Distribuição de Trabalho:
ATIVIDADES Nº Denominaçã o Tempo Seman a Sérgio Chefe Tempo Tarefas Seman a Alexandre Comprador Tempo Tarefas Seman a Consultar cadastro de fornecedore s 5h Emitir pedido de cotação Executar tomada de preço Fazer Mapa Comparativo 2 de Cotação e Julgar Propostas ... ... TOTAL Julgar Proposta s ... Elaborar mapa comparativo de cotação ... 2h Digitar pedido de cotação Vilma Secretária Tempo Tarefas Seman a

dos

Fazer 1 Cotação de Preços

32h

Verificar o pedido de cotação

5h

10h

10h Digitar mapa comparativ o de cotação ...

19h

4h

5h

10h

... 147h

... 43h

... 37h

... 37h

4

3.1 ANÁLISE SISTEMÁTICA DO QDT A análise do QDT é fundamental para que o QDT da empresa seja preciso. O analista deve verificar de forma crítica cada setor da empresa, além dos QDTs individuais, criticando atividades e tarefas, a fim de identificar problemas com a distribuição e possíveis melhoramentos que possam gerar uma maior eficiência da empresa. Para uma análise adequada deve-se fazer uso de algumas variáveis ou fatores importantes, que de fato, se mal organizados, podem prejudicar o desempenho empresarial. Os principais fatores de análise são:  Tempo;  Capacidade profissional;  Volume de trabalho;  Custo;  Simplicidade;  Racionalização.

3.1.1 Tempo A análise do QDT quanto ao tempo está relacionada com o tempo gasto na execução de cada tarefa, devendo haver uma relação diretamente proporcional entre o tempo utilizado para uma tarefa ou atividade e sua importância dentro das finalidades da empresa. Caso isso não ocorra deve-se na análise buscar o motivo pelo qual não ocorre. A análise quanto ao tempo visa verificar:  Quais atividades levam mais tempo em seu desempenho;  Quais atividades deveriam absorver mais tempo;  Se as tarefas mais urgentes tem prioridade na execução;  Se o tempo empregado é compatível com a importância da atividade;  Se tarefas pequenas, mesmo com pouco desprendimento de tempo, são realizadas muitas vezes, levando a um uso maior de tempo.

3.1.2 Capacidade profissional

3 A análise do QDT relativa à capacidade profissional, refere-se a adequação da mão-de-obra empregada e a tarefa realizada. O correto é atribuir funções de acordo com a capacidade de desempenhá-las. Além disso, para a execução de uma tarefa o profissional deverá ter um treinamento mínimo, para que não deixe a desejar. Quanto à capacidade profissional, a análise do QDT visa verificar se:  Há tarefas simples executadas por quem poderia realizar tarefas mais complexas;  As aptidões dos empregados são utilizadas corretamente;  Há falta de treinamento;  Os empregados dominam o uso das máquinas e ferramentas;  Há empregados com dificuldades acima de seu preparo;  Há tarefas muito centralizadas ou descentralizadas;  Existe vantagem em agrupar tarefas de características operativas semelhantes.

3.1.3 Volume de trabalho A análise quanto ao volume de trabalho, tem fundamento na igual divisão da quantidade de trabalho entre os funcionários. Não deixando ninguém sobrecarregado ou ocioso. Quando uma tarefa é dividida, para que não haja sobrecarga de volume de trabalho para um empregado, há a necessidade de um bom sincronismo entre quem realiza aquela tarefa em conjunto, para que um não acabe prejudicando o outro. Uma boa análise quanto ao volume de trabalho deve verificar se:  Há acúmulo de trabalho, principalmente trabalho urgente;  O trabalho está distribuído de forma adequada;  Existe alguma tarefa realizada por vários empregados sem necessidade;  Existe sobrecarga ou ociosidade de algum funcionário. 3.1.4 Custo Qualquer tarefa desempenhada na empresa gera um custo, seja na elaboração, produção ou manutenção. Até o salário pago pela empresa aos funcionários é alocado nos custos. Esse salário se converte em horas trabalhadas, que serão inseridas no QDT. A análise dos custos deve verificar:

3  A quantidade de horas disponíveis reais e as que são utilizadas pelo empregado no trabalho;  Se há o pagamento de horas-extras;  O custo em relação ao retorno;

Se as atividades mais importantes tem recebido maior quantidade de verba para seu desempenho;

 Se há tarefas mal executadas que levem a desperdício de material, e em conseqüência de dinheiro.

3.1.5 Simplicidade O fator simplicidade vai verificar se as tarefas realizadas têm visado a simplicidade, ou seja, não são tarefas complexas ou complicadas para serem realizadas. Essa análise deve ver também se o nível de especialização e detalhamento no cumprimento das tarefas. Tal análise deve verificar:  A especialização do trabalho;  A existência de duplicidade no trabalho;  Se há a possibilidade de automatização;

Se há tarefas que se suprimidas não prejudicarão o serviço.

3.1.6 Racionalização A racionalização é o pensamento chave do QDT, e tem por objetivo fazer mais em menos tempo e com menos custo. A análise da racionalização verifica os fatores que podem contribuir para uma maior eficiência da empresa. Essa análise deve se atentar:  Quanto à distribuição física;  Quanto à utilização de máquinas e equipamentos antigos, que já não possuem a mesma eficiência;  Complexidade das rotinas.

4

4 LOTACIONOGRAMA Embora os lotacionogramas façam parte dos instrumentos organizacionais, mais precisamente dos organogramas, seu uso no estudo da distribuição do trabalho é importante, visto que a partir dele é que se lotam os funcionários nos órgãos, de acordo com a necessidade ou disponibilidade. Os lotacionogramas são utilizados principalmente quando ocorrem

alterações estruturais dos órgãos, pois acaba interferindo no quadro de pessoal. Para se criar um lotacionograma deve-se fazer um estudo pormenorizado que envolverá a distribuição do trabalho. O QDT e o lotacionograma caminham juntos e interligados, para o funcionamento de cada um, há uma dependência do outro. Ao formular um lotacionograma devem-se observar três coisas importantes:  No mínimo metade dos funcionários do setor deve ter qualificação diretamente relacionada com a do setor;  Se ganha em produtividade ao agrupar funcionários com a mesma qualificação num único setor;  Quando utilizando um número abaixo do previsto no lotacionograma e mesmo assim as atribuições do setor são cumpridas satisfatoriamente, o lotacionograma deve ser revisto, pois pode ter-se feito uma subestimação dos empregados do setor.

3 Para representar o lotacionograma pode-se proceder de várias formas, uma delas é indicando o número total de funcionários no setor. Outra forma, que é mais precisa, e para alguns casos é fundamental, é indicando o número de empregados de acordo com a qualificação ou profissão. Por exemplo: DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO
SETOR Gabinete e assessoria Divisão de O&M Divisão de orçamento Divisão de estudos econômicos Divisão de estudos operacionais Divisão de Estatística

FUNÇÃO Administrador Economista Engenheiro Estatístico Secretária 01 01 01 01 05 01 04 03 01 01 03 05 -

5 QDT NO ÂMBITO DA POLÍCIA MILITAR Todo o tempo, neste trabalho, o QDT foi referido como ferramenta de empresas. De fato ele é. Mas não somente. O termo empresa foi utilizado por ser a principal instituição que faz uso do QDT. As instituições públicas também podem fazer uso desse instrumento metodológico. 5.1 ANÁLISE DO PROBLEMA A Polícia Militar desempenha dois tipos de atividades, denominadas atividade-meio e atividade-fim. Esta é justamente a principal função da Polícia Militar, são as ações que a PM realiza para cumprir seu papel fundamental, pelo qual foi instituída. Atividade-meio é o conjunto de ações que dão subsídio à atividade fim da PM. A atividade-meio é garantidora da realização da atividade-fim. De maneira mais simples, atividade-fim é a parte operacional e atividade meio é a parte administrativa. Como se sabe, é vantajoso utilizar o QDT na instituição, pois a organização aumenta, assim como a produtividade. Implantar o QDT na área administrativa da PM é altamente viável, visto que os policiais dessa área cumprem expediente de trabalho e realizam tarefas diárias.

4 Mas para se utilizar o QDT na área operacional não é como se espera, pois não há uma lista de tarefas diárias executadas por eles. Os policiais dessa área desempenham o policiamento ostensivo, que é uma função da PM. As atividades desse policiamento são a patrulha motorizada, o policiamento ostensivo a pé, etc. Os policiais da área operacional normalmente executam a patrulha, mas nem sempre efetuam prisões e abordagens. É uma área dinâmica, que depende da ocorrência de fatores que levam à ação dos policiais. Em ambientes de trabalho dinâmicos não se pode usar o QDT da maneira esperada, pois há uma imprevisibilidade das ocorrências, não sendo possível quantificar o tempo gasto em cada tarefa realizada pelos policiais. Eles podem tanto estar um dia todo apenas patrulhando como pode no dia seguinte realizar diversas abordagens ao longo do dia. 5.2 USO DO QDT NA POLÍCIA MILITAR O QDT, como instrumento metodológico tão útil deve ser utilizado onde couber na Polícia Militar. Como foi visto, na área operacional, por ser altamente dinâmica, o uso desta ferramenta fica prejudicado. Na área de atividade-meio, o uso é perfeitamente possível. O oficial da PM que coordena uma seção administrativa deve se atentar ao uso do QDT para conseguir um aumento na produtividade do seu local de trabalho. Cabe a ele se preocupar com o tempo gasto pelos subordinados, portanto, seria interessante se todos esses oficiais administrativos elaborassem QDTs para seus respectivos ambientes de trabalho. Um rápido exemplo de como funcionaria seria, por exemplo, na Diretoria de Recursos Humanos, cuja função é organizar todo o pessoal da PM. Cada policial indicaria suas tarefas individuais e o tempo gasto com elas, por exemplo, verificar os dados pessoais daqueles que estão solicitando uma identidade funcional. Depois o oficial agruparia essas tarefas em atividades, no caso exemplificado seria a confecção de identidade funcional para os policiais da corporação. Portanto, é perfeitamente possível o uso do QDT na atividade-meio da PM. No caso da atividade-fim, o uso é mais limitado. Contudo em algumas áreas da atividade operacional, é possível utilizar o QDT, mesmo que parcialmente. Algumas unidades da Polícia Militar utilizam um cartão programa, que define quanto tempo o policial ficará num ponto determinado (ponto-base), define quanto tempo

4 fará policiamento a pé, quanto tempo fará policiamento motorizado, em locais específicos. Além de uma ferramenta de fiscalização, o cartão programa contribui para uma maior eficiência do policial, desde que esse cartão seja feito com base em estudos profundos para a melhor contribuição do policial com a sociedade. Outro exemplo é quando a Polícia Militar executa a atividade de barreiras ou blitz, onde se dividem as tarefas entre os policiais componentes da equipe. Existe uma distribuição das tarefas, um policial é o selecionador, que vai escolher quais carros serão fiscalizados, outro faz a segurança dos membros da guarnição (equipe de trabalho), outro faz a abordagem aos veículos, fazendo buscas, verificação de documentos checagens, etc. O que não é possível nas blitz é verificar o tempo de execução de cada tarefa, pois depende uma série de fatores, tais como o fluxo de veículos, a região onde foi montada a barreira, até mesmo do crivo íntimo de cada policial que pode interpretar determinada atitude suspeita ou não. Outra finalidade seria para um melhor controle do pessoal dessa área, poder-se-ia analisar dados passados a fim de verificar se o número de policiais tem sido condizente com as necessidades apresentadas, ou seja, se não tem sobrado policiais ociosos, sem utilidade, ou se não tem faltado policiais para atender as ocorrências que surgiram. Essa análise pretérita poderia fornecer um norte relativo ao quantitativo de policiais. Vale ressaltar que um policial realizando patrulha não está ocioso, pois a essência do policiamento ostensivo é a prevenção, então é fundamental que a patrulha realizada transmita a sensação de segurança à população. Não é de fato um objetivo do QDT, mas há uma relação íntima entre o número de policiais e a eficácia operacional. Portanto quando se trata de atividade operacional, o uso do QDT é limitado, existindo algumas hipóteses de utilização parcial. Nessas situações deve-se utilizar a distribuição do trabalho como meio de melhora na produção. Claro que o QDT não é a única solução, é preciso inserir na vida policial as diversas ferramentas de apoio organizacional.

4

CONCLUSÃO

O estudo realizado acerca do Quadro de Distribuição de Trabalho pode demonstrar sua importância na organização de uma instituição, trazendo maior efetividade e produtividade para esta. Algumas das vantagens do QDT estão na visão que o gerente passa a ter de sua instituição, enxergando as atividades executadas e quem as executa. Outra vantagem é que o QDT facilita a análise comparativa da participação de cada integrante em relação ao todo. O QDT também aponta de maneira imediata distúrbios na distribuição do trabalho e ainda é vantajoso pela sua fácil aplicabilidade e uso dentro do ambiente laboral. O QDT surge depois de um bom estudo do trabalho desempenhado na instituição, é o resultado final desse estudo, que visa principalmente uma melhor organização da empresa. Como resultado, é importante que o QDT seja muito bem elaborado, por isso passa por uma análise minuciosa. É interessante que uma pessoa especializada na área de OSM realize a confecção do QDT, para uma melhor efetividade. Embora seja simples, sua elaboração exige conhecimento que muitas vezes o gerente ou o proprietário não possui. Quanto ao uso do QDT na Polícia Militar, sem dúvida é vantagem ter o quadro nas áreas em que couberem que é principalmente na atividade-meio, a qual de certa forma se assemelha ao papel desempenhado por empresas privadas. Em se tratando da área operacional, deve-se utilizar o QDT no limite da possibilidade, pois seu uso sem dúvida favorece o atendimento à população, além disso, é ideal utilizar outros recursos, sempre com a finalidade de maior organização. As ferramentas que podem ser utilizadas para dar maior produtividade são muitas, o QDT é apenas uma delas, podem ser citados os fluxogramas, organogramas, formulários, Sistema de Informação Gerencial (SIG), entre outras ferramentas, todas com o intuito de aumentar a eficiência, a eficácia, a efetividade e a economicidade.

3 OBRAS CONSULTADAS

CHINELATO Filho, João. O&M integrado à informática. Rio de Janeiro: LTC, 2004. CRUZ, Tadeu. Organização sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2005. CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2006. DOLINSKI, Marcos. Organização e métodos: um estudo de caso na empresa Indústria e Comércio de Madeiras Madelei Ltda. Monografia, Curso de Ciências Contábeis, Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Pato Branco, 2008. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

ANEXO A - Estrutura Básica para a Montagem de um QDT
O QUÊ Está sendo feito? Toma mais tempo? É prioritário? COMO Está sendo feito? Pode ser melhorado? Pode ser classificado? POR QUÊ Fazer desta forma? Devemos gastar menos tempo? Classificar? QUEM Faz? Gasta mais tempo? Classificou como tal? ONDE Faz? Há mais perda de tempo? É prioritária? PARA QUÊ Faz? Executa neste tempo? Indicar o que é prioritário?

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É mais importante? Exige mais atenção? Necessita de mais habilidade técnica? Precisa de treinamento especial? Está disperso? Está concentrado Está sem nenhuma relação com a unidade? É vantajoso agrupar? É vantajoso separar? É manual? É intelectual? Pode ser mudado? Está acumulado? Avaliar? Medir a atenção? Identificar? Acompanhar ou treinar? Identificar? Saber? Comparar? Padronizar? Comparar? Classificar? Classificar? Verificar? Verificar? É o mais importante? Exige tanta atenção? Exige mais habilidade técnica? É necessário treinar? Ficou disperso? Ficou concentrado? Idem Idem Idem Em que parte?É mais importante? Em que área? Necessário? Dar mais atenção?

É necessária Há mais necessidade? habilidade? Treinar? Mudar? Desconcentra r? Está disperso? Agrupar? Separar? Manter manual? Manter intelectual? Mudar? Acumular?

Julgou esta Deve ser necessidade? treinado? Determinou? Informou? Em que parte? Idem É disperso? Agrupar? Separar? É manual? É intelectuall? Em que parte? Idem

Esta perda de relacionament Concluiu? o? É vantajoso agrupar? É vantajoso separar? É considerado manual? É intelectual? Pode ser mudado? Acumulou? Sugeriu? Idem Classificou? Classificou? Disse? Informou?

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