Você está na página 1de 3

FORO 1 Teniendo en cuenta la temtica del primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes

preguntas: a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente? b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce. c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.

DESARROLLO: 1. La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin. Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la informacin de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser pblicas o privadas. La importancia de la administracin documental en una empresa es fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que se recepcionan provenientes de entidades y empresas. Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando procedimientos para darles un mejor manejo en la creacin, proceso y archivo de los mismos y as en el momento de alguna consulta sea fcil y eficaz su bsqueda. Esta bsqueda se puede hacer segn como se tenga organizado el archivo si pro fechas, por dependencias, por ciudades, por orden alfabtico, Por asunto o por importancia del documento, esta clasificacin la maneja cada empresa segn sus necesidades. En una de las definiciones entenda que la Administracin Documental es el manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su utilizacin y conservacin, pasando por su manejo, tratamiento y organizacin tratando siempre de reducir costos y espacio. En este tema es muy complejo ya que existe una normativa para este fin y ah especifica que determinacin hay que darle a cada uno de los documentos, puesto que no es lo mismo para documentos contables que para documentos relacionados con gestin humana. Tambin existes tablas de retencin documental con sus correspondientes subseries y tipos de documentos donde se asigna el tiempo del ciclo vital de cada documento.

B: 1. ASPECTO DE LA LEY 594 DE 200 ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

2. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente 3. Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. 4. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. 5. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. ACUERDO No. 027-2006 1. Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos. 2. Archivo general de la nacin: Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa en custodia. 3. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. 4. Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. 5. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la

planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

C. Son muy buenos temas ya que me brindaron informacin, importante sobre el tema.