NAMA : Martha Kristina KELAS : II C NIM : 17112107

A. Analisa Jabatan Dan Metode Penugasan 1. Analisa Jabatan Analisis jabatan merupakan suatu cara mendasar dalam manajemen sumber daya manusia untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan lengkap mengenai suatu posisi jabatan, kemudian menyadurnya ke dalam format yang memudahkan memahami secara akurat informasi tentang jabatan dalam organisasi, serta merancang program dan kegiatan penataan jabatan dan peningkatan kompetensi jabatan. Analisis jabatan yang dilakukan dengan teliti akan menghasilkan kurang lebih 17 informasi jabatan yang akurat, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku baik untuk proses pengelolaan SDM, seperti evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi dan pelatihan. 2. Metode Penugasan Metode Penugasan atau assignment atau Hungarian method merupakan metode untuk menentukan alokasi sumber daya ke suatu tugas terterntu secara satu persatu (one by one). Misalkan, tersedia 5 orang perawat yang harus ditugaskan pada 5 klinik yang tersedia, bagaimana penugasan terbaiknya? Bila ada 10 kolonel untuk 10 jabatan tertentu, bagaimana penugasan terbaiknya? Hal ini tergantung kepada informasi yang ada. Penyelesaian ini dapat diarahkan kepada maksimasi atau minimasi. Bila berkait dengan kesalahan, kerugian, cacat, dan hal-hal yang negatif, itu berarti persoalan minimasi. Sebaliknya, bila berkait dengan perolehan, prestasi, dan hal-hal yang positif, itu berarti persoalan maksimasi.

B. Penjelasan Tentang 1. Rekrutmen Rekrutmen adalah Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat untuk job description dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka. Pelaksanaan penarikan biasanya merupakan tanggung jawab departemen personalia, meskipun kadang-kadang digunakan para spesialisis proses penarikan yang disebut recruit. Di dalam dunia bisnis, pencapaian target harus didukung oleh sumber daya manusia, karyawan, yang kompeten. Proses ini dimulai dari suatu aktivitas yang disebut Recruitment, Selection dan Placement.

2. Selection Selection adalah proses memilih kandidat yang sudah ada untuk dicocokkan dengan kebutuhan, melalui berbagai metode ilmiah. 3. Placement Placement adalah proses menempatkan kandidat ke tempat atau organisasi yang membutuhkan.

Tujuan akhir Recruitment, Selection dan Placement adalah mendapatkan karyawan sesuai dengan spesifikasi (teknis dan non teknis), waktu dan jumlah untuk mendukung bisnis mencapai target berupa profit dan pertumbuhan.

4. Pengembangan Pengembangan adalah suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan sesuai dengan kebituhan pekerjaan/ jabatan melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, konseptual, dan moral karyawan, sedangkan latihan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan pekerjaan karyawan, workshoop bagi karyawan dapat meningkatkat pengetahuan lebih lagi di luar perusahaan

5. Pemutusan Hubungan Kerja PHK adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan pengusaha. Alasan/sebab PHK Terdapat bermacam-masam alasan PHK, dari mulai pekerja mengundurkan diri, tidak lulus masa percobaan hingga perusahaan pailit. Selain itu:

Selesainya PKWT Pekerja melakukan kesalahan berat Pekerja melanggar perjanjian kerja, perjanjian kerja bersama, atau peraturan perusahaan Pekerja mengajukan PHK karena pelanggaran pengusaha Pekerja menerima PHK meski bukan karena kesalahannya Pernikahan antar pekerja (jika diatur oleh perusahaan) PHK mMassal - karena perusahaan rugi, force majeure, atau melakukan efisiensi. Peleburan, penggabungan, perubahan status Perusahaan pailit Pekerja meninggal dunia Pekerja mangkir 5 hari atau lebih dan telah dipanggil 2 kali secara patut Pekerja sakit berkepanjangan Pekerja memasuki usia pension

C. Gambaran tentang jenis struktur organisasi. a. Jenis Struktur Organisasi Terdapat beragam jenis struktur organisasi yang bisa digunakan dan dipraktekkan, dan semuanya adalah baik tergantung dari situasi dan kondisi organisasi yang ada. Tulisan dibawah ini adalah hasil rankuman tugas Mid-Semester tentang Fundamental Management yang akan

menggambarkan beberapa jenis struktur, disertai dengan kekuatan serta keterbatasan dari setiap jenis. a) Formal Stucture, yaitu struktur organisasi yang disebutkan secara resmi (official state). Struktur organisasinya biasanya dalam bentuk diagram yang menggambarkan hubungan pelaporan dan pengaturan formal posisi kerja dalam sebuah organisasi. Keunggulan struktur/bagan organisasi seperti ini biasanya meliputi aspek-aspek berikut:

Pembagian kerja Pengawas hubungan Saluran komunikasi Adanya beberapa sub-unit besar dalam organisasi tersebut, serta ada Tingkat manajemennya.

Kelemahan dari struktur organisasi formal adalah segala sesuatunya harus diatur sesuai dengan formalitas yang ada, dan biasanya jika organisasi berkembang semakin besar akan ada banyak hambatan birokrasi didalamnya. b) Informal Structure, adalah sebuah hubungan yang bersifat bayangan, tidak resmi, namun sering kritis dalam menanggapi suatu hal yang bersifat kolektif, dan terdapat hubungan kerja antara anggota organisasi tersebut yang bisa dilakukan secara langsung tanpa batas-batas formalitas. Adapun potensi keuntungan dari struktur informal ini diantaranya adalah:

Membantu orang menyelesaikan pekerjaan mereka Mengatasi batas-batas struktur formal Mendapatkan akses ke jaringan interpersonal Dapat pelajaran informal

Sedangkan kerugiannya bisa terjadi over-laping jika anggota dalam organisasi tersebut tidak bisa menempatkan tugas semestinya atau tanggungjawabnya, seperti:

Kemungkinan bekerja melawan kepentingan terbaik dari seluruh organisasi. Kerentanan terhadap rumor/issue Adanya kemungkinan untuk membawa informasi yang kurang akurat Susah jika nantinya diajak untuk berubah Akan ada banyak pengalihan upaya kerja dari tujuan yang penting Merasa keterasingan jika ada orang luar yang masuk dalam organisasi tersebut.

c) Functional Structure, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa. Potensi keuntungan dari struktur organisasi fungsional:

Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian Tugas sesuai dengan keahlian dan pelatihan tugas Berkualitas tinggi pemecahan masalah teknis Mendalam pelatihan dan pengembangan keterampilan Hapus jalur karir dalam fungsi

Kekurangan struktur organisasi fungsional adalah:

Adanya kesulitan dalam penunjukkan tanggung jawab secara tepat karena hanya mendahulukan rutinitas tugas

Tempatnya cerobong asap masalah, dan tidak langsung ke akar permasalahan Kurang rasa kebersamaan dalam meraih tujuan bersama Menumbuhkan perspektif fungsional yang Terlalu banyak rujukan untuk membuat keputusan Kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

d) Divisional Structure, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional. Potensi keuntungan struktur divisi:

Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan Peningkatan koordinasi Poin tanggung jawabnya jelas Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.

Potensi kerugian struktur divisi:

Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.

e) Matrix Structure, yaitu struktur organisasi yang menggabungkan antara struktur fungsional dengan struktur divisional untuk mendapatkan keuntungan dari kedua struktur tersebut dan meminimalkan kekurangan dari masing-masing struktur tersebut. Digunakan untuk:

Manufaktur Industri jasa Profesional bidang Sektor non-profit

Multi nasional perusahaan

Keuntungannya dari struktur matrik adalah:

Lebih baik kerjasamanya antar lintas fungsi Peningkatan pengambilan keputusan Meningkatkan fleksibilitas dalam restrukturisasi Pelayanan pelanggan jadi lebih baik. Akuntabilitas kinerja lebih baik. Adanya peningkatan manajemen strategis karena mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan ganda lingkungan.

Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

Kerugian dari struktur organisasi matrik adalah:

Adanya sistem dua boss yang rentan terhadap perebutan kekuasaan Adanya sistem dua boss yang dapat membuat kebingungan tugas dan konflik dalam prioritas kerja.

Rapat Team biasanya banyak memakan waktu. Adanya groupitis yang merugikan organisasi itu sendiri Peningkatan biaya karena menambah struktur tim

f) Horizontal Structure, biasanya fokus organisasi sekitar proses, dan bukan pada fungsi, menempatkan orang-orang yang bertanggung jawab atas proses inti dan dalam penurunan hirarki digunakan untuk meningkatkan penggunaan tim. Memberdayakan orang untuk membuat keputusan kritis terhadap kinerja, dan biasanya sudah memanfaatkan teknologi informasi yang ditekankan pada multiskilling dan beberapa kompetensi. Dalam struktur organisasi ini orangorang diajarkan bagaimana bekerja dalam kemitraan dengan orang lain, termasuk membangun budaya keterbukaan, kerjasama, dan komitmen kinerja.

Keunggulan struktur organisasi horizontal adalah:

Tingkatan managernya sedikit, sehingga biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.

Jalur perintah dan tanggung jawabnya pendek, sehingga lebih komunikasi lebih efektif, dan hambatan lebih mudah diatasi.

Hambatan birokrasi dapat dihindari, dan penyelesaian pekerjaan dapat lebih cepat.

Potensi kerugiannya adalah:

Koordinasinya sulit dilakukan karena mengkoordinasi bawahan jadi banyak dan relatif lebih sulit.

Pembinaan dan kontrol kurang efektif Spesialisasi tugas kurang mendalam

g) Team Structure, secara luas stuktur organisasi seperti ini menggunakan tim permanen atau sementara untuk memecahkan masalah, atau jika ada proyek khusus yang harus diselesaikan. Selain itu, dalam stuktur organisasi seperti ini sering menggunakan tim lintas fungsional. Potensi keuntungan struktur organisasi tim adalah:

Menghilangkan kesulitan dengan komunikasi dan pengambilan keputusan Menghilangkan hambatan-hambatan antara departemen operasi Peningkatan moral Rasa keterlibatan dan identifikasi lebih besar Peningkatan antusiasme untuk bekerja Peningkatan mutu dan kecepatan pengambilan keputusan.

Potensi kerugian struktur tim:

Konflik loyalitas antara anggota Waktu yang dihabiskan untuk meeting terlalu banyak. Efektifitas penggunaan waktu tergantung pada kualitas hubungan interpersonal, dinamika kelompok, dan manajemen tim.

h) Network Structure, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari sebuah inti pusat yang dihubungkan melalui jaringan hubungan dengan kontraktor luar dan pemasok layanan penting lainnya. Contoh Bagan Organisasi Jaringan Organisasi ini mempunyai komponen inti dan menggunakan aliansi strategis atau outsourcing untuk menyediakan komponen lainnya. Potensi keuntungan dari struktur jaringan adalah:

Perusahaan dapat beroperasi dengan sedikit karyawan tetap dan tidak perlu mengenal sistem internal yang kompleks

Mengurangi biaya overhead dan meningkatkan efisiensi operasional Izin operasi dapat melintasi jarak yang jauh

Potensi kerugian dari struktur jaringan: Kontrol dan koordinasi masalah mungkin timbul dari kompleksitas jaringan. Potensi kehilangan kontrol atas kegiatan outsourcing. Potensi kurangnya loyalitas di kalangan kontraktor yang jarang digunakan. Jika terlalu agresif dibidang outsourcing bisa berbahaya.

b. Rentang Kendali Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

Istilah-istilah lain rentang manajemen: 1. span of control 2. Span of authority 3. Span of attention atau span of supervision

Hubungan rentang manajemen dan koordinasi: Semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk mengoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervision,

Berapa sebenaranya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manajemen memperngaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk tall sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi flat yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.

Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manajer dengan bawahan dalam dua kelompok dua atau lebih, juga memeperhatikan hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan. Secara matematik V.A. Graicunas menetapkan rumus matematikan untuk menghitung jumlah hubungan yang akan dilakukan.