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UNIDAD 5 METODOLOGA PARA LA CREACIN E INNOVACIN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES. 5.1 PLANEACION DEL ESTUDIO.

Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la percepcin y determinacin de la problemtica, definicin de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realizacin, la captacin y el anlisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el proceso.

Consiste en precisar la naturaleza y alcance del estudio y establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin.

a) DETERMINAR EL FACTOR DE ESTUDIO:

Identificar el elemento o variables que deben ser estudiados para determinar el objetivo del estudio. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo de estudio y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y completo

b) FUENTES DE ESTUDIO:

FUENTES INTERNAS: rganos de gobierno, nivel directivo, nivel medio, rea afectada, otras unidades administrativas, unidades de mejoramiento

administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de informacin.

FUENTES EXTERNAS: Normativas (Organismos internacionales, Instituciones oficiales), Competidores, Proveedores, Clientes y usuarios, Organizaciones lderes en el campo de trabajo, Organizaciones de otros campos de trabajo.

c) DEFINICIN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO:

Debe ser muy especfico en cuanto a las condiciones que la organizacin espera como resultado de sus acciones.

d) INVESTIGACIN PRELIMINAR:

Reconocimiento para determinar la situacin administrativa de la organizacin, esto implica revisar la literatura tcnica, legal, adems de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar

e) PREPARACIN DEL PROYECTO DE ESTUDIO.

Despus de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el documento de partida a fin de ponerlo en prctica.

f) PROPUESTA TECNICA

1. Naturaleza (tipo de estudio que se pretende realizar)

2. Alcance (rea de aplicacin que cubre el estudio)

3. Justificacin

4. Antecedentes (Todos los estudios y esfuerzo anlogo preparados con anterioridad).

5. Objetivos (Logros que se pretende alcanzar)

6. Estrategia (Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos)

7. Recursos

8. Costo

9. Resultados

10. Informacin complementaria

5.2 AUTORIZACIN DEL ESTUDIO.

En esta seccin se presenta una visin panormica de la metodologa del diseo organizacional. La metodologa que se describir, es de acuerdo a la secuencia ordenada y lgica de los pasos que deben darse para constituir una organizacin, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensin o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades componentes, llmense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o secciones.

Trtese del estudio de una empresa completa o de slo alguna de sus unidades, es de la mayor importancia preservar una perspectiva integral a lo largo del proceso del diseo organizacional. Para tal efecto, la metodologa debe aplicarse en primer lugar con el propsito especfico y exclusivo de definir las unidades orgnicas mayores. Culminada esta primera parte, recin proceder el estudio independiente, una a una, de las unidades de segundo nivel. A continuacin podr organizarse las del tercero y as sucesivamente.

La organizacin que pudiera disearse para cualquier empresa, siempre funcionar dentro de determinado contexto y deber ser frente a las ms diversas coyunturas. Esto demanda que ella, como totalidad y en cada una de las partes, sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las variaciones del entorno y a las contingencias que necesariamente debe afrontar la realidad empresarial.

5.3 RECOPILACIN DE LA INFORMACIN.

En esta etapa se apuntan a los hechos que permiten conocer y analizar lo que sucede en la organizacin.

Esto para que no se obtengan impresiones de la realidad deformadas y las soluciones sean inoperables.

Herramientas para la recopilacin de informacin cuestionario entrevistas investigacin documental observacin directa consulta a sistemas de informacin cedula. Tipos de datos

PRIMARIOS.Informacin recabada por primera vez utilizada solo para la investigacin. Se usan comnmente la observacin y cuestionarios.

SECUNDARIOS.Informacin documental o datos ya existentes pude ser: internos y externos.

5.4 ANLISIS E INTERPRETACIN DE DATOS.

Una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodologa y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma importancia obtener la mayor cantidad de informacin posible de todos los departamentos que constituyen a nuestra empresa, Qu significa esto? Como bien sabemos la empresa es un solo sistema laboral y productivo por lo tanto es necesario conocer las afectaciones de todos y cada uno de los departamentos de la empresa, pero cabe mencionar que la obtencin de informacin es nicamente el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos resultados sin duda alguna es el anlisis y buena interpretacin de toda la informacin obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente lo que buscamos, de ah la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder descartar informacin irrelevante al objeto de estudio que pretendemos realizar. El propsito del anlisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigacin. El objetivo de la interpretacin es buscar el significado ms amplio a las respuestas mediante una trabazn con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o sobresaturacin de informacin estadstica cuando no es necesaria, solo sirve para el regodeo del analista y adems conspira contra la comprensin del fenmeno este, tal vez sea el reto ms importante a vencer dentro de la realizacin de nuestro, por que los resultados o la localizacin exacta del origen de nuestra problemtica puede depender del anlisis correcto de dicha informacin,

El objetivo de traer esta problemtica est dirigido al logro de los objetivos especficos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al clculo matemticoestadstico a la comprensin conceptual. Nos parece interesante poder entender e interpretar lo que hay detrs de clculo estadstico, esto es, cmo se relaciona los postulados tericos con los lgicos y stos con los paradigmas estadsticos, lo que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que llevan posteriormente a errores de aplicacin o a mal interpretar la informacin como antes mencionamos.

5.5 ELABORACIN DEL PLANTEAMIENTO.


Una vez realizado el estudio y anlisis correspondiente de la informacin pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a los resultados obtenidos posterior al estudio realizado, Qu quiere decir esto? Bien esto se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para poder determinar cul es la ms factible o conveniente para nuestra organizacin, es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales, o estructurales, porque si bien se busca la mejora de nuestros procesos un cambio drstico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo que habr en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias fases, de implementacin como veremos en el siguiente punto. Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de accin de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algn posible error o afectacin ya sea de carcter fsico o administrativo el cual podamos emplear de manera inmediata sin causar mayor afectacin en nuestra organizacin. La elaboracin e implementacin constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones especficas y est conformada por tres fases: a) Preparacin del programa b) Integracin de recursos c) Ejecucin del programa.

El actual mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones consiste en seleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el anterior combinacin de mtodos consiste en la aplicacin de mas un mtodo integracin de recursos estructurado el programa se renen los recursos humanos, materiales y tecnolgicos, se fundamenta tcnica y normativamente la implantacin, se acondiciona fsicamente las instalaciones y se capacita al personal que vaya a colaborar en su ejecucin.

5.6 IMPLEMENTACION.
Una implementacin o implantacin es la realizacin de una aplicacin, o la ejecucin de un plan, idea, modelo cientfico, diseo, especificacin, estndar, algoritmo o poltica, Qu quiere decir esto? En un enfoque mas claro podemos determinar a la implementacin como el mtodo o modo en el cual pondremos en accin las estrategias tomadas posterior a todos los procesos vistos

anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un poco mas tcnicas que administrativas, Por qu? Bueno por que es necesario evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a consecuencia de la realizacin de cambios en nuestra empresa, partiendo de esto podemos determinar el modo en el que llevaremos acabo la implementacin de nuestras estrategias organizacionales, como mencionamos en el punto anterior podemos seccionar nuestros planes de accin en partes o fases, si se trata de cambios drsticos en los procesos ya establecidos en nuestra empresa esto se hace para tratar de disminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan tener una mejor aceptacin a las estrategias impuestas de tal modo que no desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son mucho mas fciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto que mencionbamos con anterioridad era la opcin de un planes de estrategia en casos de contingencia estos planes deben de ser de fcil implementacin y con resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones econmicas, afectaciones naturales, o fuertes campaas publicitarias de la competencia. EL PROCESO DE ADMINISTRACIN ESTRATGICA INVOLUCRA DOS PROCESOS RELEVANTES.

El primero, la formulacin de la estrategia. El segundo, la implementacin de la estrategia seleccionada.

Para que las organizaciones tengan xito necesitan realizarse ambos procesos de manera adecuada, para formular la estrategia se realizar un anlisis cuidadoso del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada implementacin de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las empresas no provienen de una mala formulacin de la estrategia sino de una implementacin inadecuada. De ah emana la importancia tan relevante del segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable implementar las estrategias a travs de disear la estructura organizacional congruente con la estrategia seleccionada, establecer los controles oportunos y de contar con una cultura organizacional adecuada, es necesario contar con tu motivacin para realizar este curso, ya que puedes estar seguro que sers capaz de aplicar los diversos conceptos vistos en el curso al caso particular de tu empresa.

5.7 EVALUACIN PERIDICA.

Muchas veces, los problemas no son manifiestos y solo se detectan cuando se efecta un anlisis en profundidad. La rutina diaria impide frecuentemente pensar en la situacin de la empresa y su futuro, aunque pensar para tener una visin global de la situacin agregue valor. Muchas veces el da a da, lo urgente, impide a los directivos pensar en lo importante,los directivos deben dedicar tiempo a pensar, para as orientar, motivar y controlar, y evitar que las empresas pierdan la brjula del cumplimiento de su misin en el lago plazo,la evaluacin peridica de la empresa se presenta como una herramienta til para el control de gestin superior, que consiste en analizar la evolucin de la empresa en los ltimos aos y sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y la situacin en relacin con el cumplimiento de su misin. Para efectuar esta evaluacin se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a la carpeta de control superior, pero el anlisis se refiere a perodos ms prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efecta para marcar tendencias de variables sino para establecer en qu medida la empresa es rentable, mantiene su patrimonio y evoluciona favorablemente. En otros trminos, es una autoevaluacin de la medida en que la empresa es una inversin conveniente para sealar con tiempo las deficiencias que deban ser corregidas. EVALUACIN PERIDICA A CADA MIEMBRO DE LA ORGANIZACIN Toda persona le gusta saber cmo est su nivel de desempeo y como es visto por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaramos elemento motivante en el desempeo de cada persona. No se debe hacer una evaluacin subjetiva por que causa dao a las personas y en consecuencia a la organizacin. El evaluador (lder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda como es visto el desempeo y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada persona est deseosa de saber donde est ubicada para disminuir su nivel de inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeo. Si es una

persona con antigedad en la organizacin debe buscarse su evaluacin anterior y hacer la comparacin de cmo estabas y como estas en este momento. Es necesario que el evaluado una vez concluya su evaluacin firme (si est de acuerdo) la evaluacin escrita junto a su lder. En el caso de no estar de acuerdo con su evaluacin, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicacin y persuasin con el objetivo de que el objetivo de esa evaluacin radica en la mejora continua y crecimiento del trabajador en la organizacin y as a futuro poder ser recompensado por su aporte a la organizacin All deben establecerse compromisos de ambas partes a cumplir en el transcurso del periodo que se establezca como fecha trmino de cada evaluacin.