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NDICE
Convenes Utilizadas na Apostila____________________________________________________ 4 Termos Utilizados _________________________________________________________________ 4 Introduo ao MS-Excel ____________________________________________________________ 5 Definio de Planilha Eletrnica ______________________________________________________ 6
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Termos Utilizados
No ambiente Windows, cada aplicao executada em sua prpria janela, cada aplicativo tem suas caractersticas, no MS-Excel existem alguns ternos que fazem parte da rotina especfica do mesmo, a relao abaixo lista os termos mais utilizados: Descrio Representa a menor poro da Planilha, a interseo de uma linha e coluna, no qual sero inseridos dados, por exemplo, (C17, representa a interseo da coluna C, ou terceira coluna, com a linha 17) Ao que instrui ao MS-Excel executar uma operao solicitada, disponvel atravs do seu respectivo Menu. Conjunto de instrues com parmetros definidos pelo usurio. Ao criar uma frmula, deve-se fazer referncia ao endereo do dado, que poder ser uma clula. Por definio, um arquivo contendo 03 planilhas, que pode ser clculo, grfico, mdulo ou macro.
Definio Clula
Comando
Funo
Pasta de Trabalho
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Duplo Clique
Caixa de Dilogo
Seleo
Janela Ativa
Janela Inativa
Barra de Frmula
Barra de Status
Indicadores de Modo
Introduo ao MS-Excel
Os trabalhos de simulao e projeo de resultados, sendo executados na forma tradicional, implicam no uso de tabelas, lpis, calculadoras e borracha para apagar possveis erros. O
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5. Selecione a opo desejada caixa de dilogo Inserir, que disponibiliza a insero de: planilha, grfico, macro do MS-Excel 4.0, folha de macro internacional, caixa de dilogo do MS-Excel 5.0 e formulrios. 6. Para o exemplo selecione Planilha e clique em OK.
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2. Na caixa de edio Nmero de planilhas na nova pasta, indicar o nmero de planilhas desejadas. Este nmero pode variar entre 1 e 255, quando solicitar uma nova pasta de trabalho, voc receber a nova pasta com o nmero de planilhas desejado.
Criando Listas
Voc pode criar automaticamente a lista de nomes que desejar. O MS-Excel j vem com algumas listas, vejamos as listas disponveis. 1. No menu Ferramentas selecione Opes, selecione a guia Listas e veja a figura a seguir:
2. Selecione uma lista e observe que ela apresentada na sua totalidade em Entradas da lista, d um clique no Boto OK para voltar para a planilha. 3. Em uma clula qualquer digite Jan e use o recurso AutoFiltro (AutoPreenchimento), desta forma o MS-Excel ir inserir o contedo desta lista enquanto voc estiver arrastando como o mouse. Para criar outras listas as etapas necessrias so as seguintes: 1. Defina a lista em uma seqncia de clulas na vertical em uma planilha, para o nosso exemplo digite o contedo abaixo em suas respectivas clulas: A1 Presidncia A2 Comercial A3 Financeiro A4 Recursos Humanos A5 Tecnologia da Informao Voc pode criar uma lista de nomes de funcionrios de Departamentos, Produtos, filiais da Empresa, etc. No h necessidade de esta lista estar em ordem alfabtica. Para efeito de classificao existem recursos para respeitar a ordem de criao da lista. 2. Selecione a lista, no menu Ferramentas selecione o comando Opes e a guia Listas.
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2. Selecione Preencher seqncia observe que foi preenchido este intervalo com os dias. As opes nesta caixa estaro habilitadas ou desabilitadas dependendo dos dados digitados, veja as opes: Copiar clulas Copia a clula de destino sobrepondo ao contedo existente. Preencher seqncia Preenche uma seqncia de dados digitados, no intervalo especificado. Preencher formatos Preenche uma seqncia com os formatos definidos. Preencher valores Preenche uma seqncia com os valores digitados. Preencher dias Preenche uma seqncia de datas. Preencher dias da semana Preenche uma seqncia de datas, omitindo sbados e domingos.
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Em Seqncia em pode-se criar a srie em linhas ou colunas. Em Tipo, voc especificar o tipo de srie desejada: Linear O prximo valor da srie encontrado pela adio do valor informado em Incremento ao valor anterior da srie. Crescimento O prximo valor da srie encontrado pela multiplicao do valor anterior pelo valor do Incremento. Data Cria uma srie de datas com base na opo que foi selecionada em Unidade de data. Autopreenchimento Funciona de forma similar aos passos acima citados. 4. Com o boto direito do mouse pode-se realizar mais algumas operaes. Digite em uma clula a data atual, e usando o Drag and Drop, (arrastar e soltar) arraste para outra posio, porm usando o boto direito do mouse, voc ter outros comandos:
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O Recurso Drag and Drop com o boto direito, funciona de forma similar aos arrastar e mover com o boto esquerdo do mouse, porm agora voc ter este menu que lhe possibilitar fazer uma opo antes do MS-Excel terminar a operao, possibilitando assim as seguintes opes: Mover Aqui Move a clula para o destino sobrepondo ao contedo existente. Copiar aqui Copia a clula para o destino sobrepondo ao contedo existente. Copiar aqui somente com valores Copia apenas os valores da clula para destino Copiar aqui somente com formatos Copia apenas a formatao da clula origem para o destino. Criar vnculo aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Criar Hyperlink aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Deslocar para baixo e colar Copia a clula para o destino e move o contedo existente para baixo. Deslocar para direita e copiar Copia a clula para o destino e move o contedo existente para a direita. Deslocar para baixo e mover Move a clula para o destino e o contedo existente para baixo. Deslocar para direita e mover Move a clula para o destino e o contedo existente para a direita. Cancelar Cancelar a execuo do comando. 5. Salve e feche o arquivo.
Formatos Especiais
Quando a formatao padro usada pelo MS-Excel no traduz resultados satisfatrios, pode-se optar por outros formatos pr-definidos, ou ento, criar novos formatos. O MS-Excel possui alguns formatos especiais pr-definidos, como por exemplo: Cep, Zip Cep+3, Telefone e CPF. Estes formatos esto disponveis na guia Numero da caixa de dilogo Formatar clula, que acessada atravs do menu Formatar, item Clulas. Alm destes formatos especiais pr-definidos pelo MS-Excel podem-se quando necessrio, definir outros tipos de formatao. Veja abaixo alguns exemplos. 1. Abra a pasta de trabalho FORMATACOES.XLS, v at a clula G1 e entre com a frmula que informar a data atual, todas as vezes que a planilha for aberta. A frmula : =Hoje() e tecle [ENTER]. 2. Se voc quiser transformar esta data no dia da semana por extenso, dever criar um novo formato. Com a clula selecionada, d um clique com o boto direito do mouse sobre a clula e em Formatar clulas escolha a guia Nmero. 3. Em Categoria selecione Personalizado. 4. No campo Tipo digite dddd e veja em Exemplo como ficar o contedo da clula. D um clique em OK. Esse novo formato ser acrescentado em Categoria Personalizada, no final da relao.
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Formatos de Textos
AutoPreenchimento de Listas
O MS-Excel estende automaticamente a formatao e as frmulas em listas, simplificando essa tarefa comum. 1. Abra o arquivo AUTOPREENCHIMENTO.XLS, selecione de A3 a D3 e acrescente Negrito. 2. Na clula E3 digite Total, observe que o Excel segue a formatao automaticamente. 3. Na clula E4 insira AutoSoma e arraste a frmula at a clula E8. 4. Selecione de A a E as linhas 4, 6 e 8 e mude a cor do preenchimento para amarelo.
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Formatao Condicional
A formatao condicional outro recurso oferecido pelo MS-Excel. Este recurso permite a definio de formataes, tais como um preenchimento de clula ou cor de fonte, que sero automaticamente aplicadas a uma clula caso a condio especificada para esta clula seja verdadeira. Este recurso muito til para destacar dados ou valores em determinadas regies da planilha. Pode-se definir at trs condies diferentes para um mesmo intervalo, inclusive com a utilizao de frmulas na definio destas condies. Na Planilha FORMATACOES.XLS temos uma tabela de notas de alunos, com diversas notas. Vamos alterar o formato atual, para visualizar o resultado das notas em cores diferentes, de forma que todas as notas inferiores a 5,0 sejam apresentadas na cor vermelha e as notas acima d 7,0 sejam apresentadas em azul e ainda as notas entre 5,0 e 7,0 em verde. 1. Utilizando o arquivo Formatos, na planilha FORMATACOES.XLS selecione as clulas B25 at F28. 2. Clique em menu Formatar e escolha a opo Formatao condicional. A caixa de dilogo Formatao condicional ser exibida:
3. No primeiro drop-down (caixa), em Condio 1, escolha entre duas opes: O valor da clula A formatao da clula baseada no valor ou contedo da mesma. A frmula A formatao da clula baseada em uma frmula que voc deve especificar. Esta frmula deve retornar os valores verdadeiro ou falso. Em nosso exemplo, certifique-se que a opo O valor da clula est selecionada. 4. No segundo drop-down, selecione o operador da condio, entre as diversas opes: Entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula est compreendido entre o menor e o maior valor informado. No est entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula no est compreendido entre o menor e o maior valor informado. Igual a Aplica a formatao quando o valor da clula igual ao valor definido. Diferente de Aplica a formatao quando o valor da clula diferente do valor definido. Maior do que Aplica a formatao quando o valor da clula for maior que o valor definido.
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7. Clique no boto Formatar para determinar qual a formatao ser utilizada caso a condio definida seja verdadeira. A caixa Formatar clulas ser exibida: Observe que apenas alguns itens esto habilitados para a formatao da clula. 8. Defina o estilo de fonte como Negrito e a cor da mesa com vermelho. Clique no boto OK para confirmar esta formatao
9. Clique no boto Adicionar para adicionar uma nova condio, conforme figura:
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