ACTIVITY BASED MANAGEMENT

Activity Based Management (ABM)

Penggunaan informasi ABC untuk membantu manajemen memperbaiki perusahaan. Manajemen berusaha terlibat secara langsung dalam hal pengaturan pelaksanaan ABC.

Metode manajemen yang menggunakan ABC sebagai bagian integral dalam situasi penting pengambilan-keputusan, meliputi:

Keputusan penetapan harga dan bauran-produk Keputusan pengurangan harga dan perbaikan proses Keputusan perancangan Aktivitas perencanaan dan pengelolaan

LINGKUNGAN BISNIS MASA LALU

LINGKUNGAN BISNIS MASA DEPAN

Producer market
Kompetisi tidak tajam dan tidak kompleks

Customer market
Kompetisi tajam dan kompleks

Hard automation

Smart technology

LATAR BELAKANG ABM

PARADIGMA TERHADAP ORGANISASI KARAKTERISTIK LINGKUNGAN BISNIS PENDEKATAN MANAJEMEN ORGANIZATION AS A POOL OF SHARED COMPETENCIES AND RESOURCES

CUSTOMER PERSAINGAN TAJAM DAN KOMPLEKS TEKNOLOGI INFORMASI

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT

KELEMAHAN PENDEKATAN MANAJEMEN TRADISIONAL

Manajemen tradisional menggunakan functional-based approach dalam mengelola organisasi perusahaan. Functional-based approach ini merupakan perwujudan ajaran Adam Smith: division of labor. Ajaran division of labor cocok untuk lingkungan yang padat tenaga kerja (laborious); ajaran tersebut mampu meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang mengandalkan otot. Ajaran division of labor tidak cocok untuk lingkungan yang padat knowledge-based works.

DEFINSI ABM

Manajemen berbasis aktivitas (activitybased management [ABM]) adalah pendekatan manajemen yang memusatkan pengelolaan pada aktivitas dengan tujuan untuk melakukan improvement berkelanjutan terhadap value yang dihasilkan bagi customer dan laba yang dihasilkan dari penyediaan value tersebut.

Dua Dimensi Model ABM

Dimensi Biaya Sumber Daya Dimensi Proses Analisis Dimensi Mengapa Aktivitas Apa Analisis Kinerja Seberapa baik

Produk Dan Pelanggan

Dimensi biaya : memperbaiki keakuratan pembebanan biaya Dimensi proses : memberikan informasi tentang aktivitas apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, dan seberapa baik dikerjakannya.

SUMBER DAYA

AKTIVITAS

PRODUK DAN JASA

CUSTOMER VALUE PROSES PEMANFAATAN

KEPUASAN CUSTOMER

MASUKAN

PROSES

KELUARAN

CUSTOMER

Hubungan Activity Based Costing dan Activity-Based Management

Activity-based management (ABM) adalah:

Pendekatan untuk keseluruhan sistem yang terintegrasi Berfokus pada perhatian manajemen atas berbagai aktivitas dengan tujuan meningkatkan :

Nilai pelanggan Laba yang dicapai dari nilai pelanggan

ABC adalah sumber utama informasi activitybased management.

11

Alat Perencanaan dan Pemotivasian

Alat Pemantau

HUBUNGAN ABM DENGAN ABB DAN ABC

ACTIVITY-BASED BUDGETING

ACTIVITY-BASED COST SYSTEM

ABM sebagai Basis ABB dan ABC

ABM sebagai Alat Implementasi ABB

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT

MANFAAT ABM

Meningkatkan customer value melalui pengurangan biaya. Bagaimana pengurangan biaya dilaksanakan dalam ABM?

Fokus utama adalah terhadap non-value-added activities: Activity reduction (pengurangan non-value-added

activities) Activity elimination (penghilangan non-value-added activities) Fokus kedua adalah terhadap value-added activities: Activity selection (pemilihan value-added activities) Activity sharing (pemanfaatan optimum value-added activities)

PROSES ABM

Business process analysis Activity-based management

BUSINESS PROCESS ANALYSIS

Mengapa business process analysis?

Pengurangan biaya (cost reduction) dilandasi oleh keyakinan bahwa pemahaman secara mendalam terhadap proses bisnis dan improvement berkelanjutan terhadap proses tersebut merupakan penentu efektivitas pengelolaan biaya.
Pergeseran paradigma terhadap organisasi; dari organisasi sebagai sekelompok fungsi/departemen ke organisasi sebagai sekumpulan proses.

BUSINESS PROCESS ANALYSIS

Business process analysis dilakukan dengan
tujuan untuk:

memberikan panduan dalam program pengurangan biaya dan cycle time improvement terhadap kualitas proses usaha lain dalam meningkatkan kinerja organisasi

ACTIVITY-BASED BUDGETING

Targeted cost reduction

ACTIVITY-BASED OBJECT COSTING

Accurate and multidime ntional object cost

MANFAAT BUSINESS PROCESS ANALYSIS

ACTIVITY-BASED PROCESS COSTING

Realized cost reduction

GENERAL LEDGER COST DATA AND OPERATING DATA ACTIVITY MAP

BUSINESS PROCESS ANALYSIS

TAHAP BUSINESS PROCESS ANALYSIS

business process Mengidentifikasi subprocess dan activities Melaksanakan process value analysis
Mengidentifikasi Mengembangkan

improvement

rencana

GENERIC PROCESS
MASUKAN PROSES KELUARAN CUSTOMER

Modal

Proses Eksekutif

Produk/Jasa

Proses Pemanfaatan

Pendukung Intern Sumber Daya Manus ia Penciptaan Bis nis Baru Kepuasan Customer

Bahan dan Informasi

Pendesainan Produk/Jas a

Operasi

Teknologi

Pendukung Pasca Jual

PROCESS, SUB-PROCESS, ACTIVITIES

Business Process Proses Eksekutif

Sub-Process

Perenc anaan S trategik

Alokas i Modal

Penyusunan Anggaran

Activ ities

Penetapan/pengkomunikasian sasaran strategik Review dan persetujuan target Review dan persetujuanstrategic initiatives

PROCESS, SUB-PROCESS, ACTIVITIES

Business Process Dukungan Intern

Sub-Process

SDM

Keuangan

Sekretariat dan Umum

Sistem Informasi

Manajemen Kas

Activ ities

Rekruitmen Pendidikan dan Pelatihan Adminis trasi Pers onel Kes ejahteraan Personel

PROCESS, SUB-PROCESS, ACTIVITIES

Business Process Penciptaan Bis nis Baru

Sub-Process

Promosi Penjualan

Pelatihan Penjualan Produk/Jasa

Pembuatan Project Proposal

Penaw aran Harga

Penerimaan Order

Activ ities

Pembuatan TOR Promosi Penjualan PermintaanProject Proposal Pemilihan Pemasok Jasa Promosi Penjualan Pemantauan Pelaks anaan Projek

PROCESS, SUB-PROCESS, ACTIVITIES

Business Process Pendesainan Produk/Jasa

Sub-Process

Riset Pasar

Perenc anaan Pendesaianan Pengembangan Produk/Jasa Produk Produk

Tes Penerimaan Pas ar

Activ ities

Pembuatan TOR Ris et Pasar PermintaanProject Proposal Pengambilan Keputusan Outsourcing atau Inhouse Sourcing Pemantauan Pelaks anaan Projek

PROCESS, SUB-PROCESS, ACTIVITIES

Business Process Operasi

Sub-Process

Prakiraan Perenc anaan Produk/Jasa Produk

Pengadaan

Perenc anaan Fas ilitas dan Ekuipmen

Konvers i

Konvers i

Activ ities

Menerbitkan spes ifikasi barang Mendapatkan penaw aran harga dari pemas ok Memilih pemasok Menerbitkan order pembelian Menindaklanjuti pembelian barang

PROCESS, SUB-PROCESS, ACTIVITIES

Business Process Pendukung Pasca Jual

Sub-Process

Pengepakan

Pendidikan/ Logistik Luar Pelatihan Customer

Layanan Informasi Customer

Layanan Suku Cadang/Reparas i

Activ ities

Pengukuran/Penghitungan Pengepakan Penyusunan/Penyimpanan Pemuatan

APA YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MENGIDENTIFIKASI PROSES BISNIS, SUBRPOSES, DAN AKTIVITAS

Ikutsertakan karyawan yang sesungguhnya terlibat dalam pelaksanaan aktivitas Identifikasi customer Identifikasi sumber daya yang dikonsumsi Identifikasi activity driver Estimasi cycle effectiveness Tentukan value aktivitas bagi customer

IDENTIFIKASI SUMBERDAYA YANG DIKONSUMSI UNTUK AKTIVITAS

Sumber daya yang dikonsumsi untuk aktivitas dibagi menjadi dua golongan besar:

Employee resource (sumber daya manusia) Expenses resource

Sumber daya manusia yang dikonsumsi untuk aktivitas dinyatakan dalam dua macam:

Jumlah orang (headcount) FTE (full-time equivalent)

IDENTIFIKASI SUMBERDAYA YANG DIKONSUMSI UNTUK AKTIVITAS

Expense resource terdiri dari:

Materials Energi Pemeliharaan Depresiasi dan amortisasi Asuransi Sewa Supplies kantor Umum

CUSTOMER AKTIVITAS

Setiap aktivitas harus dapat diidentifikasi customer-nya, karena customer inilah yang merupakan alasan pokok pengorbanan sumber daya untuk menjalankan aktivitas tersebut Customer juga digunakan untuk mengevaluasi apakah keluaran suatu aktivitas dipacu oleh kebutuhan customer (customer driven), atau hanya sekadar weve always done it that way.

IDENTIFIKASI ACTIVITY DRIVER

Activity driver adalah pemicu timbulnya aktivitas

Contoh: number of labor transactions number of material moves number of part numbers number of part received number of product average number of option number of schedule changes number of vendors number of units scraped number of engineering change notice number of units reworks

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT
Activity Selection
Value-added Activities

Activity Sharing Activity Reduction Activity Elimination

Non-Value-added Activities

Faktor penentu keberhasilan ABM

Budaya organisasi
Budaya organisasi mencerminkan kerangka berpikir dari karyawan termasuk perilaku, nilai, keyakinan yang dianut oleh karyawan. Budaya organisasi menunjukkan keterlibatan, kerja sama serta partisipasi yang tinggi dari seluruh karyawan. Budaya organisasi sangatlah mendukung keberhasilan dari penerapan ABM di suatu organisasi

Top management support and commitment

Penerapan suatu system manajemen biaya yang baru seperti ABM dan ABC membutuhkan waktu dan sumber daya, oleh karena itu dukungan dan peran serta top manajer sangatlah diperlukan untuk keberhasilan penerapannya

Change process
Perubahan bisa terjadi apabila diterapkannya suatu proses yang sudah dirancang untuk menghasilkan perubahan tersebut. Perbaikan dari proses yang sudah ada sangat mendukung keberhasilan penerapannya. Elemen-elemen dari proses diantaranya adalah daftar dari aktivitas, sekumpulan tujuan, dan tindakan lanjutan

Continuing education
Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti pelatihan serta meningkatkan keahlian mereka terhadap lingkungan kerja yang cepat sangatlah penting. Keberhasilan penerapan dari program manajemen biaya yang baru membutuhkan keahlian, peran serta dan kerja sama dari karyawan suatu organisasi

Implemetasi ABM

Penyebab kegagalan implementasi ABM

Kurangnya dukungan dari manajemen tingkat atas. Hilangnya dukungan dari manajemen tingkat atas. Penolakan untuk berubah. Kegagalan untuk mengintegrasikan sistem yang baru.

36

MINDSETS YANG MENDASARI ABM

Customer value mindset Continuous improvement mindset Opportunity mindset Employee empowerment mindset Cross-functional mindset