ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

A. 1.

Sistem Yang Sedang Berjalan Dokumen Yang Digunakan Pada sistem yang sedang berjalan, dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut :

a.

Formulir Pendaftaran (FP)

b. Kwitansi Pembayaran (KP) c. Buku Induk Siswa (BIS)

d. Laporan Data Siswa (LDS) e. f. Laporan Data Mapel (LDM) Laporan Data Tutor (LDT)

g. Laporan Data Jadwal (LDJ) 2. Bagian Yang Terlibat Bagian yang terlibat langsung dalam Sistem Informasi Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo adalah sebagai berikut : a. Sekretaris

b. Direktur 3. Uraian Prosedur Manual

a. Sekretaris 1) Menerima pendaftaran siswa dan membuat formulir pendaftaran siswa. 2) Formulir tersebut dikumpulkan untuk dicatat ke Buku Induk Siswa dan dibuat Kwitansi Pembayarannya. 3) Formulir pendaftaran diarsipkan.

4) Kwitansi pembayaran lembar 1 diserahkan kepada siswa, lembar 2 diarsipkan. 5) Sekretaris membuat Laporan Data Siswa, Laporan Data Mapel, dan Laporan Data Tutor. 6) Laporan Data Siswa, Laporan Data Mapel, dan Laporan Data Tutor tersebut diserahkan ke Direktur untuk dicek dan ditandatangani. 7) Mencatat peserta ke dalam Buku Induk Peserta. 8) Peserta mengikuti kegiatan bimbel. 9) Sekretaris membuat daftar hadir siswa dan daftar hadir tutor. b. Direktur 1) Menerima Laporan Data Siswa, Laporan Data Mapel, dan Laporan Data Tutor untuk dicek dan ditandatangani. 2) Laporan Data Siswa 1, Laporan Data Mapel 1, dan Laporan Data Tutor 1 diarsipkan dan lembar 2 diserahkan ke sekretaris.

4.

Flow Of Document ( FOD ) Flow Of Document (FOD) prosedur sistem manual yang sedang berjalan di Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo adalah sebagai berikut : FLOW OF DOCUMENT (FOD) SISTEM INFORMASI BIMBINGAN BELAJAR ZERO SEVEN COURSE YANG SEDANG BERJALAN Sekretaris Direktur

Keterangan : FP BIS KP LDS LDM LDT LDJ : Formulir Pendaftaran : Buku Induk Siswa : Kwitansi Pembayaran : Laporan Data Siswa : Laporan Data Mapel : Laporan Data Tutor : Laporan Data Jadwal

Beserta Uang

Siswa

Siswa

Siswa

Siswa

B.

Gambar 4.1 FOD Sistem Informasi Bimbingan Belajar ZERO SEVEN COURSE yang sedang berjalan. Masalah Yang Dihadapi Pada Sistem Yang Sedang Berjalan

Pengolahan data merupakan bagian yang cukup penting didalam setiap organisasi karena dengan pengolahan data yang baik maka laporan dan informasi yang dibutuhkan akan segera dapat diperoleh dan mutunya pun akan menjadi lebih baik. Pengolahan data siswa di Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo masih menggunakan sistem manual, sehingga dalam pembuatan laporan dan pencarian informasi memerlukan waktu lama. Adapun kendala dan permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan di Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo adalah sebagai berikut : 1. Dalam pengolahan data masih dengan cara manual sehingga prosesnya berjalan lambat. 2. Akan memungkinkan terjadinya kesalahan lebih besar dalam pengolahan data, apabila dikerjakan secara manual. 3. Penyimpanan data tidak efisien karena banyak memerlukan tempat untuk penyimpanan yaitu berupa dokumen-dokumen.

C.

Sistem Baru Yang Di Usulkan

1. Alasan Mengusulkan Sistem Baru Dengan mengamati kendala-kendala yang ada pada sistem yang sedang berjalan, maka dirasa perlu adanya sistem pengganti yang bisa menangani kendala tersebut, yaitu dengan komputerisasi. Dengan sistem yang menggunakan alat bantu komputer sebagai alat pengolah datanya, mampu untuk menghasilkan semua informasi yang diperlukan oleh pihak Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo. Sistem komputerisasi keistimewaan-keistimewaan antara lain sebagai berikut : a. Dapat mengolah data dalam jumlah besar dan dalam waktu yang relatif singkat.

b. Kemungkinan terjadi kesalahan kecil. c. Dalam pencarian data mudah, sehingga dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. d. Dapat meningkatkan efektif dan efisiensi waktu, tempat dan tenaga. e. Keamanan data lebih terjamin.

2. Tujuan Diusulkan Sistem Baru Tujuan diusulkan sistem baru adalah untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan serta mampu memberikan segala kebutuhan informasi yang diperlukan oleh Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo. 3. Rancangan Sistem Baru Yang Diusulkan Prosedur arus data pada sistem baru yang diusulkan ini tidak terlalu berbeda dengan sistem sekarang yang sedang berjalan. Adapun rancangan sistem baru yang diusulkan akan disajikan dengan alat-alat terstruktur sebagai berikut : a. Flow Of Document ( FOD )

b. Diagram Arus Data ( DAD ) c. Bagan Alir Sistem ( BAS )

d. Kamus Data Arus Data 4. Arus Informasi Pada dasarnya arus informasi pada sistem yang sedang berjalan, perbedaannya hanya terletak pada proses pengolahan datanya yang dilakukan dengan menggunakan komputer dan selain membuat laporan-laporan juga dapat mengeluarkan infromasi yang ada hubungannya dengan bagian Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo

serta dapat mencetaknya. Adapun arus informasi proses pengolahan data yang diusulkan dapat dilihat dalam Flow Of Document ( FOD ) yang diusulkan sebagai berikut :

FLOW OF DOCUMENT (FOD) SISTEM INFORMASI BIMBINGAN BELAJAR ZERO SEVEN COURSE YANG DIUSULKAN Sekretaris Direktur

Keterangan : FP KP LDS LDM LDT LDJ : Formulir Pendaftaran : Kwitansi Pembayaran : Laporan Data Siswa : Laporan Data Mapel : Laporan Data Tutor : Laporan Data Jadwal

Sisw a

Siswa

Siswa

Siswa

Beserta Uang

Input data siswa, mapel, tutor dan jadwal. Cetak KP, LDS, LDM, LDT, LDJ

Gambar 4.2 FOD Sistem Informasi Bimbingan Belajar ZERO SEVEN COURSE yang Diusulkan. DIAGRAM ARUS DATA (DAD) Sistem Informasi Pendataan Siswa pada Bimbingan Belajar ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo

Data Mapel

D1

FI Siswa

D2

FI Mapel

Data Jadwal

D3

FI Tutor

D4
KP

FI Jadwal

LDS ttd LDM ttd LDT ttd LDJ ttd

D1

FI Siswa

LDS LDM LDT LDJ

Data Siswa

D2

FI Mapel

Data Jadwal

D3 D4

FI Tutor FI Jadwal

Keterangan : FP KP LDS : Formulir Pendaftaran : Kwitansi Pembayaran : Laporan Data Siswa

LDM : Laporan Data Mapel LDT : Laporan Data Tutor LDJ : Laporan Data Jadwal

Gambar 4.3 DIAGRAM ARUS DATA (DAD) Sistem Informasi Pendataan Siswa pada Bimbingan Belajar ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo

BAGAN ALIR SISTEM (BAS) INPUT DATA SISWA, DATA MAPEL, DATA TUTOR DAN DATA JADWAL

Input Data Siswa, Data Mapel, Data Tutor, dan Data Jadwal

Keterangan : D1 : File Induk Siswa D2 : File Induk Mapel D3 : File Induk Tutor D4 : File Induk Jadwal Gambar 4.4 Bagan Alir Sistem (BAS) Input Data Siswa, Data Mapel, Data Tutor dan Data Jadwal.

BAGAN ALIR SISTEM (BAS)

CETAK DATA SISWA, DATA MAPEL, DATA TUTOR, DATA JADWAL DAN KWITANSI PEMBAYARAN

Keterangan : D1 : File Induk Siswa D2 : File Induk Mapel D3 : File Induk Tutor D4 : File Induk Jadwal Gambar 4.5 Bagan Alir Sistem (BAS) Cetak Laporan Data Siswa, Cetak Laporan Data Mapel, Cetak Laporan Data Tutor, Cetak Laporan Data Jadwal, dan Cetak Kwitansi Pembayaran.

D. 1.

Kamus Data Kamus Data Tahap Nama Arus Data Bentuk Kunci Struktur Data : Arus Data : Desain Sistem Secara Terinci : siswa.db : Field : Nomor_Siswa :

Tabel 4.1 Siswa Field Nomor_Siswa Nama_Siswa Jenis_Kelamin Alamat No_Telepon Agama Tgl_Lahir Mapel1 Mapel2 Mapel3 Mapel4 Mapel5 Biaya_Masuk Type A A A A A A D A A A A A A 20 20 20 20 20 15 Size 10 20 10 30 15 10 Key *

Tahun_Masuk

2.

Kamus Data Tahap Nama Arus Data Bentuk Kunci Struktur Data

: Arus Data : Desain Sistem Secara Terinci : tutor.db : Field : Kode_Tutor :

Tabel 4.2 Tutor Field Kode_Tutor Nama_Tutor Kode_Mapel Nama_Mapel Jenis_Kelamin Alamat Agama No_Telepon Type A A A A A A A A Size 10 30 10 20 10 30 10 15 Key *

3.

Kamus Data Tahap Nama Arus Data

: Arus Data : Desain Sistem Secara Terinci : mapel.db

Bentuk Kunci Struktur Data

: Field : Kode_Mapel :

Tabel 4.3 Mapel Field Kode_Mapel Nama_Mapel Kode_Tutor Nama_Tutor Type A A A A Size 10 20 10 30 Key *

4.

Kamus Data Tahap Nama Arus Data Bentuk Kunci Struktur Data

: Arus Data : Desain Sistem Secara Terinci : jadwal.db : Field : :

Tabel 4.4 Jadwal Field Nomor_Siswa Nama_Siswa Kode_Mapel Type A A A Size 10 20 10 Key *

Nama_Mapel Kode_Tutor Nama_Tutor Hari Jam

A A A A A

20 10 30 10 10

E.

Relasi Antar File

siswaa.db Nomor_Siswa Nama_Siswa Jenis_Kelamin Alamat No_Telepon Agama Tgl_Lahir Mapel1 Mapel2 Mapel3 Mapel4 Mapel5 Biaya_Masuk Tahun_Masuk

tutor.db

Kode_T utor * Nama_ Tutor Kode_ Mapel Nama_ Mapel Jenis_K elamin Alamat Agama

No_Tel epon

jadwal.db Nomor_Siswa Nama_Siswa Kode_Mapel Nama_Mapel Kode_Tutor Nama_Tutor Hari Jam

mapel.db Kode_Mapel Nama_Mapel Kode_Tutor Nama_Tutor *

Gambar 4.5 Relasi Antar File

F. 1.

Tampilan Program Tampilan Form Login

Gambar 4.7 Tampilan Form Login 2. Tampilan Form Menu Utama

Gambar 4.8 Tampilan Form Menu Utama 3. Tampilan Form Input dan Output a. Tampilan Form Input 1) Tampilan Form Input Data Siswa

Gambar 4.9 Tampilan Form Input Data Siswa 2) Tampilan Form Input Data Tutor

Gambar 4.10 Tampilan Form Input Data Tutor 3) Tampilan Form Input Data Mapel

Gambar 4.11 Tampilan Form Input Data Mapel 4) Tampilan Form Input Jadwal

Gambar 4.12 Tampilan Form Input Jadwal 5) Tampilan Form Input Pencarian Data Siswa

Gambar 4.13 Tampilan Form Input Pencarian Data Siswa 6) Tampilan Form Input Pencarian Data Mapel

Gambar 4.14 Tampilan Form Input Pencarian Data Mapel

7) Tampilan Form Input Pencarian Data Tutor

Gambar 4.15 Tampilan Form Input Pencarian Data Tutor 8) Tampilan Form Input Pencarian Jadwal

Gambar 4.16 Tampilan Form Input Pencarian Jadwal

b. Tampilan Form Output 1) Tampilan Output Cetak Data Siswa

Gambar 4.17 Tampilan Output Cetak Data Siswa 2) Tampilan Output Cetak Data Mapel

Gambar 4.18 Tampilan Output Cetak Data Mapel 3) Tampilan Output Cetak Data Tutor

Gambar 4.19 Tampilan Output Cetak Data Tutor 4) Tampilan Output Cetak Jadwal

Gambar 4.20 Tampilan Output Cetak Jadwal 5) Tampilan Output Cetak Kwitansi Pembayaran

Gambar 4.21 Tampilan Output Cetak Kwitansi Pembayaran 4. Tampilan Form Ganti Password

Gambar 4.22 Tampilan Form Ganti Password 5. Tampilan Form Programmer

Gambar 4.23 Tampilan Form Programmer G. Desain Sistem Desain sistem digunakan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang rancang bangun pada pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya yang mempunyai hubungan dengan pelaksanaan sistem yang baru. 1. Database Database adalah kumpulan file-file data yang mempunyai kaitan suatu file yang lain, sehingga membentuk suatu rancang bangun data untuk memberikan informasi suatu instansi dalam batas tertentu.

2. Desain Dialog Layar

Desain dialog layar menjelaskan tentang gambaran program yang akan ditampilkan pada saat program dijalankan. Berikut desain dialog layar untuk program aplikasi Sistem Informasi Pendataan Siswa pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo menggunakan Borland Delphi. Dari desain dialog layar tersebut tampak bahwa aplikasi yang dirancang dengan beberapa tampilan menu utama berisi beberapa submenu, dari gambaran diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Menu Utama Merupakan sebuah tampilan menu utama memuat Menu Input Data, Menu Cari, Menu Cetak, dan Menu About. 2. Input Data Berisi tentang tampilan Data Siswa, Data Tutor, Data Mapel, Data Jadwal. 3. Cari Berisi tentang tampilan Jadwal, Data Siswa, Data Tutor, Data Mapel. 4. Cetak Berisi tentang tampilan data siswa bimbel, data tutor bimbel, data maple bimbel, jadwal bimbel. 5. Tool Berisi tentang tampilan ganti Password. 6. About Berisi tentang tampilan Programmer.

H.

Pendukung Sistem yang diusulkan

Hambatan-hambatan yang dihadapi pada sistem baru yang diusulkan di sistem pengolahan data secara komputerisasi pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo antara lain : 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang dibutuhkan berupa komputer dengan spesifikasi tertentu. Perawatan Hardware juga merupakan factor yang harus diupayakan agar Hardware dapat bertahan lama dan tidak cepat rusak. Dengan demikian perawatan-perawatan Hardware membutuhkan konsentrasi dan dana yang tidak sedikit. 2. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak merupakan suatu program aplikasi dari sistem yang diusulkan yang memerlukan biaya, selain program aplikasi, juga dibutuhkan software lain untuk mendukung sistem ini. 3. Manusia atau Tenaga Pelaksana (Brainware) Brainware merupakan tenaga yang akan menangani atau mengolah sistem komputer ini. Untuk itu maka pihak Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo perlu menambah tenaga kerja yang berpengalaman tentang komputer atau memberikan pelatihan kepada karyawan yang menangani bagian komputer tersebut. Bagi karyawan yang menangani komputer ini harus betul-betul tahu tentang software dan hardware yang ada, karena akan berpengaruh terhadap baik tidaknya suatu perawatan yang dilakukan, hambatan dalam hardware biasanya terjadi karena kurang disiplinnya karyawan dalam menghadapi sistem yang sedang ada sehingga mengakibatkan sistem tidak berjalan sesuai dengan rencana. 4. Waktu Penyesuaian Waktu Penyesuaian yaitu waktu yang dibutuhkan umtuk menyesuaikan dioperasikannya sistem bari. Sistem baru ini dioperasikan bersamaan dengan sistem yang lama, hal ini dilakukan agar

tidak terjadi proses peralihan yang mendadak antara sistem yang lama dengan sistem yang baru untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Penyesuaian sistem baru memerlukan waktu dan tergantung dari karyawan yang mengelolanya. Hambatan yang terjadi dimungkinkan karena kurang disiplinnya operator dalam menangani sistem baru yang diusulkan.

I.

Kelayakan Sistem Untuk menentukan kelayakan sistem dapat digunakan penilaian kelayakan yang ada, sedang yang penulis gunakan ada beberapa penilaian kelayakan yang kiranya dapat menggambarkan bahwa sistem ini sudah layak. 1. Penilaian Kelayakan Untuk penilaian kelayakan yang dilakukan untuk menjawab pertanyaan teknis, kelayakan operasional dan kelayakan hukum. a. Kelayakan Teknis Kelayakan teknis digunakan untuk menjawab pertanyaan Apakah teknologi ini nantinya dapat digunakan di sistem yang baru?. Dan untuk menjawabnya perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1)

Ketersediaan Teknologi Setelah dilakukan beberapa pengamatan dapat diambil kesimpulan bahwa teknologi yang dibutuhkan sistem ini mudah diperoleh karena tersedia dibeberapa instansi yang menjual teknologi sistem ini.

2)

Ketersediaan ahli yang mengoperasikan Setelah teknologi yang diperlukan tersedia, perlu ketersediaan ahli yang mengoperasikan. Untuk mendapatkan ahli bisa dilakukan dengan mengadakan pelatihan personil yang lama atau

menerima personil baru yang bisa mengoperasikan sistem ini. Dengan demikian, ketersediaan ahli yang mengoperasikan sistem ini mudah diperoleh. b. Kelayakan Operasional Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang ada bisa dikembangkan nantinya dan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak didalam instansi yang bersangkutan. 2. Analisa Perbandingan Waktu Setelah penulis melakukan pengujian pada sistem yang baru dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Komputer : Pentium IV : 40 GB : 224 MB

b. Hardisk c. RAM

Perbandingan waktu penyelesaian dalam perekaman data, pencarian data dan pembuatan laporan sistem yang lama dengan sistem yang baru akan lebih cepat, tepat dan lengkap serta dari segi keamanan data lebih aman menggunakan sistem yang baru. 3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak a. Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan perangkat keras untuk sistem baru adalah satu unit komputer yang mendukung sistem dapat beroperasi dan mengikuti perkembangan teknologi, misalnya pada saat ini spesifikasi komputer sebagai berikut : 1) Mikroprocessor Pentium IV 2) RAM 256 MB 3) Hardisk 40 GB 4) Monitor

5) Printer 6) Stabilizer b. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah : 1) Sistem operasi windows 98 keatas 2) Software Borland Delphi 7.0 3) Program : Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa Pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP ZERO SEVEN COURSE Sidoharjo.

J.

Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem adalah merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Kegiatan tahap implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rancangan implementasi. Kegiatan tahap ini yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pemilihan Pelatihan Personal Personil dapat diambil dari dua sumber, yaitu karyawan yang telah ada pada instansi tersebut atau calon karyawan. Pemilihan karyawan yang sudah ada merupakan prioritas utama dengan pertimbangan sebagai berikut : a. Pemilihan Personal Personil yang dipilih dapat berasal dari semua sumber, yaitu karyawan-karyawan yang telah ada di instansi atau calon karyawan dari luar instansi tersebut. Disini penulis memilih karyawan yang ada untuk ditempatkan pada posisi yang baru. Pada umumnya dengan memilih karyawan yang ada lebih mudah dibandingkan dengan merekrut karyawan yang baru dari luar instansi, sehingga

moral karyawan akan lebih meningkat untuk posisi baru yang lebih baik, khususnya jika menduduki posisi pada sistem yang baru. b. Pelatihan Karyawan Personil-personil baru yang akan menduduki posisi yang baru perlu dilatih untuk mereka yang belum memahami dan menguasai. Pendidikan personil lebih ditekankan bagaimana kerja dari sistem yang baru dan apa yang diperoleh dari sistem yang baru. Sedangkan pelatihan lebih ditekankan bagaimana cara mengoperasikan sistem. 2. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen yang diimplementasikan, dengan tujuan utamanya adalah untuk memastikan elemen-elemen dari sistem baru telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

3. Konversi Sistem Proses konversi merupakan proses untuk meletakkan sistem yang baru supaya siap untuk digunakan. a. Konversi Langsung Konversi langsung dilakukan dengan mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang baru. Konversi ini biasanya dilakukan dengan memilih periode waktu tertentu. b. Konversi Paralel Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama dengan sistem yang lama pada suatu periode waktu tertentu. c. Konversi Percontohan

Konversi percontohan biasanya dilakukan bila beberapa sistem yang sejenis akan diterapkan pada beberapa area yang terpisah (beberapa departemen, cabang atau devisi). Konversi ini dapat dilakukan pada unit organisasi terlebih dahulu dan dinilai operasinya. d. Konversi Bertahap Konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul yang berbeda secara urut. Tiap modul dioperasikan lebih dahulu dan jika telah sukses maka akan disusun oleh modul yang lainnya, seterusnya sampai semua modul bisa dioperasikan.

Jadi, dalam pengusulan sistem baru ini penulis mengusulkan konversi sistem secara parallel yaitu dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama pada suatu periode waktu tertentu. Jika dianggap sudah memungkinkan maka sistem yang lama bisa diganti dengan sistem yang baru.