B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god.

. 39 (1996) str. 55-64

Boris Zakoek
Povijesni arhiv Rijeka Park V. Nazora 2 Rijeka

arko Acinger,
Franje Paravia 13 Rijeka

NEKA ISKUSTVA U PRIMJENI PROGRAMSKOG PAKETA 'ARMIDA' NA OBRADI ARHIVSKIH FONDOVA

U D K 681.3:930.25 Struni lanak

Autori daju prikaz svojih iskustava na popisivanju arhivske grade s pomou programskog paketa ARMIDA. To je prvi raunalni program u upotrebi u hrvatskim arhivima koji je razvijen upravo za tu djelatnost. Ukazuju na raznolike mogunosti organizacije arhivskog sreivanja, te prikaza i pretraivanja znanja. Na kraju, osvru se i na tehnike znaajke i ogranienja programskog paketa. Programski paket za rad u arhivima A R M I D A instaliran je u, uvjetno reeno, sredinje raunalo Povijesnog arhiva Rijeka 1992. godine . Prvobitna inaica 1.1 zamijenjena je kasnije inaicom 2.0. S tim softverskim alatom, preciznije s pomou programa 'Popisivanje grae', krenuli smo 1994. godine s arhivskom obradom fondova, bez posebne obuke, opskrbljeni tek s prirunikom za upotrebu programa inaice 1.1.
1 2

Programski paket ARMIDA predvia instaliranje programa u vie arhivskih raunala. Koncepcijski, sredinje raunalo je ono na kojemu se vodi osnovni registar fondova u jednom arhivu. Budui da u Povijesnom arhivu Rijeka, za sada, samo jedno raunalo koristi mogunosti ovog programskog paketa, sredinje arhivsko raunalo ovdje je ujedno i resorsko. Svjesni smo naeg pomalo plonog naina izlaganja. Dva su razloga za ovakav pristup. Kao prvo, piemo poglavito s korisnikog (arhivistikog) motrita, a kao drugo, s obzirom da smo se tek u teoriji susreli s drugim raunalnim programima za popisivanje grae (neki vicarski i talijanski modeli), rad ne moemo produbiti niti s relevantnom komparativnom analizom.

55

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

Odabir i osnovne znaajke predmeta raunalne obrade Godinjim planom i programom rada za 1994. godinu bilo je predvieno da autorovoga lanka zapone s obradom arhivskog fonda 'Rijeka kvestura'. Arhivski fond te policijske oblasti nadlene za podruje Kvarnerske provincije (podrune jedinice u razdoblju izmeu 1924. godine, kada je Rijeka Rimskim ugovorom pripala Italiji, pa sve do njene okupacije od strane Jugoslavenske armije u svibnju 1945. godine), jedan je od najveih u Povijesnom arhivu Rijeka. Iznosi cea 150 d/m spisa, nekoliko knjiga (ne pomonih), te fragmente kartoteke. Do tada, 314 kutija bilo je registraturno popisano (popis je u rukopisu), dok je ostala graa bila dijelom kartonirana (442 kutije), a dijelom se nalazila u vie ili manje rasutom stanju (cea 75 d/m). Sustav oznaivanja i arhiviranja spisa bio je otprije poznat. Spisi su se nakon urudbiranja odlagali u dosjee oznaene alfanumerikim simbolom za odreenu materiju standardnih policijskih poslova. Klasifikacija dosjea se sastojala od 18 razliitih kategorija, a posebno su bile izdvojene ministarske uredbe i upute razvrstane od A do Z . Policija je takoer vodila kartoteku osoba .
3

Svjesno smo djelotvornost ovog raunalnog programa zapoeli testirati na izradi popisa jednog veeg fonda. Dotadanja iskustva s obradom manjih fondova ostavljaju otvorenim pitanje funkcioniranja programa na sloenijim i veim strukturama. Smatramo da se popisivanje grae s pomou A R M J D E moe potvrditi ili ne potvrditi upravo na obradi masovnih datoteka. Budui da nisu sauvane pomone uredske knjige 'Rijeke kvesture', privlaila nas je programska mogunost izrade relacijskih baza podataka, izrada kazala i njihovo automatsko pretraivanje. Planom sreivanja grae predvieno je popisivanje kategorije po kategoriju predmeta/dosjea. Moebitni neuspjeh i odustajanje od raunalnog popisivanja cjelokupne grae fonda, ne bi stoga prouzroili nenadoknadivu tetu, s obzirom da i djelomini podaci, podaci o pojedinim kategorijama grae, mogu biti od koristi u svakodnevnoj operativnoj arhivskoj djelatnosti. Osim toga, to je graa II. vrijednosne kategorije, u globalu je dosta oteena, pa e njena raunalna obrada znatno smanjiti potrebu koritenja originalne arhivske grae fonda (zadiranja u samu arhivalnu tvar).

Osnovne podatke o arhivskom fondu 'Rijeka kvestura' vidi u: Vodi Historijskog arhiva Rijeka, Posebna izdanja HARO 7, Pazin - Rijeka 1980, str. 122. Valja upozoriti i na jednu nepreciznost u tom tekstu. Policijska kartoteka je fragmentarna, sauvani su tek kartoteni listii za nekoliko slova.

56

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

Rukovanje programom , komunikacijski format programa Program 'Popisivanje grae' jedan je od etiri programa programskog paketa A R M I D A . Da bismo se mogli njime sluiti, bilo je potrebno izvriti neke predradnje. Popisivanje se nalazi u djelokrugu rada tzv. 'neovlatene osobe'. To znai, da pojedini arhivist ne moe zapoeti s popisivanjem ako odabrani arhivski fond nije unesen u osnovni registar fondova arhiva na tzv. sredinjem arhivskom raunalu, te ako ondje u predvienu rubriku nije upisana oznaka resora, a fond prenesen u resor zaduenog arhivista. Pritom valja naglasiti, da oznaku resora nije nuno odrediti odmah pri upisu novog fonda u registar, ve se to moe uiniti naknadno, a resor za pojedini fond se moe i mijenjati. Program 'Popisivanje grae' teoretski omoguava unos podataka u jednoj osnovnoj i 27 ostalih datoteka. Koje e se datoteke tijekom obrade stvarno popunjavati, ovisi o znaajkama arhivskog fonda u obradi i o dokumentacijsko-informacijskim potrebama koje zgotovljeni popis mora zadovoljiti. Odabrane datoteke valja najprije kreirati, a mogue je i naknadno kreiranje ili brisanje datoteka koje su se pokazale suvinima. Jedino je popunjavanje osnovne datoteke obavezno u svim popisima.
6

Nakon to smo obavili navedene predradnje, zatim uli u program, odabrali fond ije arhivalije emo popisivati te proli provjeru identifikacije (s pomou tajnog koda ili bez njega ), na maski raunala pojavljuje se popis od 6 moguih programskih operacija odnosno menija. Izborom menija 'Unos podataka' zapoeli smo sa sreivanjem. Poetno se pokazuje obrazac odnosno format osnovne datoteke od 15 polja.
7 8
4

Budui da je svim dravnim arhivima u Hrvatskoj dostavljen hrvatski prijevod Prirunika za upotrebu programa, a zainteresiranima izvan arhiva on moe biti dat na uvid, neemo potanko opisivati sve znaajke i mogunosti koje program prua, ve emo se zadrati na izlaganju sadraja u onoj mjeri, koliko je potrebno da bi se mogao pratiti na dosadanji rad na obradi predmetnog fonda. Sintagmu "komunikacijski format" preuzeli smo od dr. Miroslava Tumana. U pojmovnom smislu, komunikacijski format, kao opi oblik dokumenta i opis i raspored svih elemenata koji tvore dokument kao materijaliziranu poruku, odreenje podacima ili elementima koji tvore ili opisuju jedan dokument te nainom prikaza tih elemenata, nainom njihove organizacije i rasporeda, odnosno pravilima njihova strukturiranja. Vidi: Miroslav Tuman, Struktura kulturne informacije, Zagreb, Zavod za kulturu Hrvatske, 1983, str. 80. Poblie o nainu kreiranja datoteka, vidi poglavlje E.0.1.0., E.0.1. i E.0.2. 'Prirunika za upotrebu programa'. Tajni kd pojedini arhivist upisuje prilikom izrade popisa korisnika programa (poglavlje C. 1.4.0. 'Prirunika'). Sintagma osnovna/e datoteka/e rabi se u 'Priruniku' i prilikom unosa podataka na samoj maski, po naem miljenju, pogreno i nejasno. Funkcijski je osnovna datoteka samo ona koju smo upravo opisali, budui da je jedina obvezna u svim popisima, dok je sve druge potrebno, kao to smo ve rekli, posebno kreirati. Nakon stoje u 'Priruniku' objanjen smisao i rad osnovne datoteke, prelazi se na ulomak naslovljen s 'Unos podataka u ostale datoteke popisa'. No, nadalje se opisuje smisao i rad datoteka koje

57

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

Program automatski upisuje signaturu fonda, broj arhivske jedinice po logici rastueg tekueg niza, te godinu unosa podataka (eventualno i godinu promjene podataka ako se dogodi). Ova polja (osim godine promjene podataka), te polje 'vrsta grae' koju upisuje sam korisnik, moraju biti obvezno popunjena kako bi program mogao nastaviti s radom. Nadalje, raspolaemo s 3 polja za unos poetne i zavrne godine ili stoljea na koje se odnosi graa, te 7 polja za unos razliitih alfanumerikih oznaka.
9

Rad na popisivanju grae zapoeli smo s obradom dosjea signature A l . Tako su oznaeni policijski spisi razvrstani u kategoriju 'informacije'. U toj kategoriji dosje se u pravilu formirao za jednu fiziku osobu, izuzetno za vie fizikih osoba i l i za pravnu osobu. Kao i inae pri opisu arhivske grae, i ovdje je bilo mogue na vie naina odrediti pojam arhivske jedinice. U naem sluaju jednu arhivsku jedinicu tvori jedan dosje. S motrita ekonominosti memorijskog prostora bilo bi poeljnije da smo kao jedinini obavijesni entitet odabrali, primjerice, jednu arhivsku kutiju. No tako bi se izgubili neki informacijski probici. O spomenutim dvojbama rei emo neto vie kasnije. Do danas je oblikovano cea 30 000 arhivskih jedinica naznaene signature A l . One sadre obavijesti o osobama ija prezimena zapoinju slovima od A do Z . Osim spomenutih obveznih polja osnovne datoteke, u svakoj arhivskoj jedinici popunjena su jo i dva polja za unos alfanumerikih podataka naslovljena sa 'ifra A l ' i 'ifra A 2 ' . U prvo polje unosimo podatke o (privremenom) broju arhivske kutije u kojoj se dosje nalazi, a u drugo oznaku kategorije dosjea, tj. signaturu A l . Polja koja bi trebala sadravati vremensku dataciju grae nismo popunjavali stoga, stoje sav materijal 'Rijeke kvesture' nastao u svega dvadesetak godina, pa bi tono odreenje vremenskog raspona nastanka spisa za svaku jedinicu odnosilo isuvie vremena.
10

su u poglavlju E.0.1. naznaene kao ' 1. Osnovne datoteke' (?). Neto opirnije sam se zadrao na ovom sluaju stoga, jer je on vrlo zoran primjer za veliki broj nepreciznosti u opisu ovoga programskog paketa.
9

Jasno je da se broj jedinice automatski upisuje, jer on uz signaturu fonda kasnije omoguuje povezivanje razliitih datoteka u relacijsku bazu podataka. I opet jedna nepreciznost u 'Priruniku'. U poglavlju E. 1.1.0. navedeno je da je u osnovnu datoteku obvezatno upisati vrstu grae, signaturu arhivske jedinice i godinu. Kao prvo, obvezatno se upisuje samo vrsta grae, dok druga obvezatna polja upisuje program automatski. Drugo, obvezatan je automatski unos broja arhivske jedinice (koji moe, ali i ne mora biti ujedno i njena nova signatura), dok izvornu ili neku arhivski utvrenu signaturu- sukladno strukturnim cjelinama fondova, registraturnom planu, klasifikacijskom nacrtu ili slinome, upisujemo u polja 'ifra...'. Budui da cilj ovoga rada nije prikaz sadrajnih znaajki predmetnog arhivskog fonda, neemo se opirnije osvrtati na vrstu podataka koje je policija prikupljala pod skupnim nazivom 'informacije'. Openito govorei, tu su sakupljeni raznovrsni podaci o osobama koje: nisu oznaene kao (aktivni) subverzivni elementi unutar ili izvan pokrajine, nisu stranci, nisu dunosnici i osoblje kvesture.

10

58

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

Nakon to smo potvrdili tonost upisa u osnovnu datoteku, program nas postavlja na format za izbor ostalih datoteka popisa. Te datoteke nije obvezno popunjavati. Jednostavnim postupkom moemo prijei na unos podataka osnovne datoteke za sljedeu arhivsku jedinicu (to naa konkretna zamisao o obradi arhivalija Rijeke kvesture ne predvia). Ponovnim odabirom operacije 'Unos podataka', prije nego to se na maski pojave polja osnovne datoteke, na displeju se pokazuje pitanje "Da l i eli prijenos podataka iz prijanjeg zapisa?". Potvrdnim odgovorom, zapis podataka iz osnovne datoteke prethodne jedinice u cijelosti se prenosi u sljedeu jedinicu. Opisana mogunost je znatno ubrzala rad na obradi fonda, budui da i stotinjak arhivskih jedinica u osnovnoj datoteci iskazuje istovjetne podatke. Od moguih 27 'ostalih datoteka' programskog paketa A R M I D A , za potrebe obrade fonda Rijeke kvesture kreirali smo 13 datoteka. U veoj ili manjoj mjeri, tijekom dosadanjeg rada unosili smo podatke u svega sedam datoteka. U grupi ostalih datoteka koje su, po naem miljenju, nespretno nazvane 'Osnovne datoteke', u svakoj arhivskoj jedinici neizostavno popunjavamo jedino datoteku 'Naziv, opis arhivske jedinice'. U pravilu, tu upisujemo prezime i ime fizike osobe na koju se dotini policijski dosje odnosi. Iznimno, upisujemo naziv pravne osobe ili predmetnu odrednicu, ako je dosje izvorno tako obiljeen. Kako bismo izbjegli neke implikacije kojih bi nam razrjeenje oduzelo suvie vremena, te udovoljili zahtjevu za potivanjem naela prvobitnog reda, predmetne odrednice nismo prevodili na hrvatski jezik, ve smo zadrali talijanski original. Isto smo uinili s talijaniziranim oblicima slavenskih prezimena i imena, osim ako spisi dosjea izriito ne ukazuju na pogreku pisara. Vrlo rijetko upisujemo podatke u datoteku 'Sadrajni opis arhivske jedinice', i to samo onda ako neke relevantne sadraje dosjea nije bilo mogue smjestiti u raspoloive opisujue (deskriptorske) datoteke. U datoteci 'Napomene' pak, kratkom opaskom 'dosje prazan' ukazujemo na injenicu da pojedini dosjei ne sadre spise. Kao nepotrebne za rad na popisivanju predmetne grae iz ove grupe, ocijenili smo datoteke: 'Vanjski opis arhivske jedinice', 'Materijalna sigurnost' i 'Prezentacija i objavljivanje'." Drugu grupu datoteka tvore 'Datoteke deskriptora'. Ovisno o procjeni relevantnosti sadraja i l i osobe koja je nositelj ili u vezi s nositeljem pojedinog dosjea, podatke unosimo u opisujue (deskriptorske) datoteke: 'Mjesto', 'Ime pravne osobe', 'Ime fizike osobe' i 'Stvarna odrednica'.

Datoteke koje nismo kreirali, ili smo ih kreirali, ali ne i popunjavali, neemo poblie obrazlagati stoga, to o njima nemamo nita vie rei od onoga to pie u Priruniku za upotrebu programa. Pretpostavljamo da je svim itateljima ovoga lanka, koji su zaposleni u hrvatskim arhivima, dostupan tekst 'Prirunika', dok ga ostali zainteresirani sigurno mogu dobiti na uvid u arhivskim itaonicama.

59

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

Predmetni policijski dosjei usmjereni su ka prikupljanju podataka o pojedincima - fizikim osobama. Ta injenica odreuje i konkretne sadraje naih deskriptorskih datoteka, pa je stoga i logino da su ondje najpopunjenije datoteke 'Ime fizike osobe' i 'Stvarna odrednica'. Prvobitna je zamisao bila da se ime fizike osobe, koje je ujedno i naziv arhivske jedinice, takoer unese i u deskriptorsku datoteku fizikih osoba, to je u programu mogue uiniti na vrlo jednostavan nain. Od toga smo odustali zbog utede memorijskog prostora, a i stoga to se pokazalo, da pri pretraivanju od takvog dupliranja podataka nema velike koristi. U spomenutu deskriptorsku datoteku unesena su imena znaajnijih osoba koje nisu nositelji dosjea ili su pak za uvrtenje u datoteku presudili upravno-operativni korisniki razlozi . U deskriptorsku datoteku 'Stvarna odrednica' uvrstili smo politike kvalifikacije pojedinaca koje je policija smatrala subverzivnima, zatim zvanja, naslove i dunosti vieg drutvenog utjecaja i ugleda, te druge odrednice za koje drimo da ukazuju na sadraje od ireg povijesnog interesa. S vremenom je, empirijskim putem, nastao jedan zaokruen, gotovo zatvoren tezaurus stvarnih odrednica (kljunih rijei), pod koje su ustvari supsumirani razliiti pojmovi.
12 13

U z svaki upis u spomenute deskriptorske datoteke moe se vezati upis u tekstualnu datoteku veliine 99 redova. Ovu mogunost koristili smo u sluaju potrebe nadopune ili objanjenja pojedinog deskriptora. Vrlo je rijetko sadraj dosjea usmjeren k vanijem opisu neke pravne osobe ili lokaliteta, pa su tako datoteke 'Mjesto' i 'Pravna osoba' gotovo prazne. U grupi datoteka deskriptora, nismo kreirali datoteke 'Odgovornost za nastanak arhivske jedinice' i 'Izdavatvo, naklada, distribucija, tisak'. Od datoteka iz grupe 'Ostale datoteke', nije se ukazala potreba za kreiranjem niti jedne, a iz grupe 'Datoteke veza arhivskih jedinica' kreirano je sljedeih est datoteka: 'Ponavljajui opis arhivskih jedinica', 'Veza s prijanjom signaturom', 'Veza signatura meu fondovima', 'Veza s knjigom akvizicija', 'Veza s mikrofilmovima' i 'Veza signatura fotografija'. Premda teorijski vrlo dobro zamiljene i korisne, u praksi je za popunu ovih datoteka potrebno znatno vie vremena nego to bi to bilo opravdano obavijesnim probicima koje bi donosile, tako da su one za sada ostale prazne.

12

Primjerice, indeksirao sam imena svih osoba koje su na nasilan nain izgubile ivot tijekom razdoblja faizma i za vrijeme Drugog svjetskog rata, ili su u to vrijeme bile internirane, konfinirane, zarobljene, zatvorene bez sudskog postupka i si. Ovdje se neemo ire osvrtati na problem pojma, oblikovanja i uporabe tezaurusa pri izradi arhivskih popisa. Empirijski nain izrade kontroliranog rjenika (tezaurusa) svakako je legitiman u informacijskim znanostima.

13

60

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

Vratit emo se nakratko raspravi oko definiranja pojma arhivske jedinice u ovom popisu. Zbog ega je kao jedna arhivska jedinica uzet jedan dosje, a ne jedna arhivska kutija ili neto drugo? Da su kojim sluajem sauvane pomone knjige ovoga arhivskog fonda, ili da nismo namjeravali izraditi imenska i predmetna kazala arhivske grae, ova druga mogunost bi s motrita ekonominosti radnog vremena i memorijskog prostora bila mnogo razboritija. Programski je naime utvreno, da se deskriptori uvijek veu uz broj arhivske jedinice. Budui je nama ovdje stalo do vezivanja deskriptorskih odrednica uz ime i prezime osobe za koju je oblikovan dosje, to je najlake bilo izvesti tako kako smo i uinili, da svaki dosje formira posebnu arhivsku jedinicu. U protivnom, bilo bi potrebno uz svaku deskriptorsku odrednicu upisivati i ime i prezime nositelja dosjea. Koliko bi takav postupak usporio rad na popisivanju grae, mislim da nije potrebno niti komentirati.
14

Izbornik 'Auriranje podataka', koji se takoer aktivira kroz program 'Popisivanje grae', omoguava mijenjanje i dodavanje podataka u bilo kojoj datoteci i bilo kojoj arhivskoj jedinici. Tu su ponuene tri operacije: 'Auriranje svih podataka', 'Auriranje pojedinanih datoteka' i 'Brisanje podataka oznaenih za brisanje'. Auriranje podataka najee smo radili kako bi se ispravile pogreke. U sluaju kada valja ispraviti (ili nadopuniti) neki podatak osnovne datoteke, to se mora obaviti pokretanjem operacije 'Auriranje svih podataka'. Ostale se datoteke ispravljaju s pomou spomenute operacije ili s pomou operacije 'Auriranje pojedinanih datoteka'. Arhivsku jedinicu koju elimo aurirati mogue je pronai na vrlo jednostavan nain. Potrebno je tek na displeju odabrati jednu od ponuenih mogunosti. Osnovnu i ostale datoteke pojedinih arhivskih jedinica pronalazimo tako, da nas program postavlja na poetak ili na kraj cjelokupne datoteke ili na odreenu jedinicu, ako je poznat njezin broj; osnovnu datoteku je mogue aurirati jo i s pomou upisa nekog od njezinih parametara, a ostale datoteke i s pomou tekstualnih upisa odnosno upisa deskriptora. Ovo posljednje esto koristimo za potrebe pretraivanja podataka (umjesto koritenja programa 'Traenje podataka'), budui je rad na popisivanju grae jo u tijeku, a obraeni se dio fonda esto koristi u operativne svrhe. Kada smo aktiviranjem operacije 'Auriranje svih podataka' doli do traene arhivske jedinice, i kada smo s pomou 'strelice lijevo' ili 'strelice desno' doli do bilo kojeg parametra osnovne datoteke to ga elimo izmijeniti, to moemo uiniti jednostavno pritiskom na 'Enter' i upisom novog podatka. Tada se automatski meu parametrima osnovne datoteke javlja i podatak o godini u kojoj je auriranje obavljeno. Ostale datoteke takoer moemo aurirati s pomou operacije 'Auriranje svih podataka', no da bi nas kursor postavio na polja ostalih datoteka, moramo prethodno

14

Druga stvar bi bila kada bi se odrednice vezivale uz, primjerice, broj urudbenog zapisnika.

61

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

aktivirati funkcijske tipke 'Ctrl F6'. Ako podatke ostalih datoteka auriramo putem operacije 'Auriranje pojedinih datoteka', ispravke se vre na isti nain kao to smo opisali za sluaj parametara osnovne datoteke, no tada moemo aurirati samo onu datoteku koju smo odabrali. Ako na raunalnom displeju elimo dobiti pregled svih podataka iz grupe ostalih datoteka istovremeno (za pojedinu arhivsku jedinicu), to e se, nakon to smo kursor postavili na eljenu jedinicu, ostvariti pritiskom na tipku 'F6'. Pritom je poredak podataka uvijek isti, bez obzira na poziciju iz koje se operacija aktivira. Vrlo praktinim pokazao se nain na koji program pretrauje traenu numeriku ili tekstualnu odrednicu. Pretraivanje, logino, tee od poetka ka kraju datoteke. Nakon upisa traenog parametra ili tekstualne odrednice, kursor se javlja na prvopronaenoj arhivskoj jedinici koja udovoljava postavljenom uvjetu unutar odabrane datoteke, a zatim pritiskom na tipku 'Tab' na svaku sljedeu odgovarajuu, i tako nadalje sve do kraja datoteke. Pritom program prepoznaje odreeni slovni ili numeriki sklop na bilo kojem poloaju u rijei. Treu, posljednju operaciju koju nudi izbornik 'Auriranje podataka', tvori mogunost ponitavanja podataka oznaenih za brisanje. Podatak to ga valja izbrisati oznai se prethodno znakom asteriksa uporabom tipke ' F 7 ' , a zatim se pokrene operacija brisanja. Ovo je jedini nain na koji se bilo koji suvini upis moe izbrisati iz svih datoteka programa. Od preostala tri izbornika to ih nudi program 'Popisivanje grae', za sada smo se sluili jedino onim 'Ostali rad s datotekama'. Izbornici 'Sortiranje' i 'Izrada popisa' bit e u uporabi u kasnijim fazama sreivanja predmetnog arhivskog fonda. U svakodnevnom radu s programom, u spomenutom izborniku 'Ostali rad s datotekama', od posebne je vanosti operacija 'Sigurnosno kopiranje' . U tenji za utedom prostora na jedinicama vanjske memorije, svakodnevno, pri kraju radnog dana obavimo sigurnosno kopiranje, i to jedino D B F podataka, s obzirom da se indeksne datoteke bez problema mogu nanovo kreirati iz pohranjenih D B F datoteka. Problem je nastao onda, kada je jedna datoteka narasla do razmjera koji nadilaze memorijski prostor disketne jedinice podesne za raspoloivo arhivsko raunalo. Programski je ureeno tako, da "Ako pojedina datoteka prelazi kapacitet jedne diskete, prijenos vri za to odgovarajua osoba pomou drugih programa." Koautor ovoga teksta posluio se za tu svrhu programom za spremanje podataka.
15 16

15

Operacija sigurnosnog kopiranja nije opisana u 'Priruniku'. Tako sam funkcije te operacije iskuavao s pomou programskih uputa na raunalu, najee po principu pokuaja i pogreke. 'Prirunik', poglavlje C.2.3.3., Izrada rezervne kopije registra fondova na resoru. Budui da proces sigurnosnog kopiranja popisa grae, kao to smo ve naglasili, u 'Priruniku' nije opisan, za isti primjenjujemo analognu uputu za kopiranje resorskog registra.

16

62

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

Daljnji planovi za raunalnu obradu fonda Rijeke kvesture Predstoji arhivistika obrada i unos podataka u raunalo za preostale kategorije grade predmetnog arhivskog fonda. Ovisno o sadraju i znaaju pojedinih serija, arhivske jedinice bit e oblikovane na manje ili vie slian nain, kao i kategorije grae to smo j u prethodno opisali. Pri izradi sumarnog inventara koristit e se mogunost prebacivanja sveukupnih podataka u tekst datoteke, to e nadalje biti osnova za oblikovanje klasinog sumarnog inventara. Odvojeno od inventara, bit e izraena imenska i predmetna kazala. Iako nepodesan za rad na mrei, prilagodbom i prijenosom podataka iz programskog paketa A R M I D A na odgovarajui program podesan za online pretraivanja, popis grae arhivskog fonda Rijeka kvestura bit e dostupan i na elektronskom mediju.
17

Tehniki detalji programskog paketa ARMIDA - komentar i neki problemi pri koritenju Program za instalaciju kopira sve potrebne datoteke za rad paketa u jedan poddirektorij (DAR) gdje se nalazi program i osnovne programske datoteke te pet poddirektorija (ARAR1 - ARAR5) u kojima se nalaze ostale datoteke potrebne za rad paketa. Prilikom instalacije program zabiljei tonu fiziku lokaciju datoteka na tvrdom disku raunala, pa ukoliko se vri optimizacija diska (s pomou NortonSpeedsik-a, CP Compress-a i l i slinih programa) u opcijama programa za optimizaciju obvezno treba navesti da se datoteke ovog programskog paketa ne pomiu sa svojih fizikih lokacija na tvrdom disku. To je potrebno stoga, jer nakon izvrene optimizacije diska, bez tako podeenih parametara, programski paket postaje neupotrebljiv. Programski paket je ogranien na rad samo u operativnom sustavu DOS i to iskljuivo u Microsoft DOS verziji 5.00. Podaci su organizirani u datoteke formata .DBF koji je vrlo rairen i kao takav lako upotrebljiv i u drugim programskim paketima, a pretraivanje i pristup podacima putem programskog paketa A R M I D A organizirani su s pomou . N D X datoteka. Ispisi pojedinih popisa (datoteka) se ispisuju u datoteke ASCII formata istog naziva kao i datoteke s podacima, ali sa ekstenzijom .TXT (datoteke s podacima imaju ekstenziju .DBF). Mogue je kreirati novi ekranski prikaz; no za to je potrebno izvriti upis naziva datoteke koja sadri ekranski prikaz u datoteku za povezivanje

17

Za to do danas nisu stvoreni svi tehniki uvjeti. Arhivsko raunalo s pomou kojega se izrauje navedeni popis ima skroman memorijski kapacitet, pa stoga dvojimo da e se na njemu podaci o cjelokupnom fondu moi stei istovremeno. Nadalje, programski nije jo rijeena potreba selektivnog pristupa podacima, a niti sam rad na mrei openito nije bez upita.

63

B. Zakoek - . Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64

ekrana. Datoteku kaja sadri ekranski prikaz mogue je kreirati u bilo kojem tekst editoru dok se upis u datoteku za povezivanje ekrana obavlja s pomou programskog paketa dBase. Kod koritenja paketa dogaa se da neke funkcije nije mogue koristiti zbog nedostatka slobodne radne memorije raunala ili je pretraivanje usporeno. Uzrok tome je u organizaciji paketa; da bi doli do traenih podataka potrebno je prijei preko nekoliko izbornika (pozvati vie potprograma te otvoriti vie datoteka za povezivanje) to smanjuje raspoloivu koliinu memorije i oteava pretraivanje. Najvie prostora na raunalu zauzimaju datoteke koje sadre opise obavljenog posla ili detaljniji opis grae. U svaki red opisa, napomene ili komentara mogue je upisati do 62 znaka, a u svaki se redak upisa koristi jedan zapis (slog) u datoteci. To znatno poveava veliinu takvih datoteka i time smanjuje slobodni memorijski prostor, usporava pretraivanje podataka i oteava odravanje indeksa (veza) izmeu pojedinih datoteka. To se moe vidjeti naroito na datoteci napomena ( R E G I . D B F ) . Iako bi bilo poeljno, da programski paket ovakvog tipa moe raditi na mrei raunala, to zbog koncepcije i alata u kojem je paket izraen nije mogue, to znatno smanjuje njegovu operativnu upotrebljivost.

Zusammenfassung

EINIGE E R F A H R U N G E N IN D E R A N W E N D U N G DES KOMPUTERPROGRAMS 'ARMIDA' ZUR ERSCHLIESSUNG DER ARCHIVBESTNDE Im Historischen Archiv von Rijeka (Povijesni arhiv Rijeka), ist seit dem Jahr 1992. das, speziell fur Archivarbeiten entwickelte, Komputerprogramm A R M I D A installiert. Sei dem Jahr 1994. wird es bei der Ausarbeitung des Verzeichnisses einer der grssten Bestnde im Historischen Archiv von Rijeka, der Questur von Rijeka, gentzt. Das Programm hat sich bei der Bearbeitung der Archivalien dieses Polizeigremiums aus dem sogenannten italienischen Period von Rijeka, als sehr brauchbar gezeigt. Bei dem genannten Bestand fehlen nmlich die Hilfsbcher, was man mit der programminhrenten Indeksierung erfolgreich ersetzen kann. berhaupt, das Programm ist sehr nutzvoll bei der Bearbeitung grosser Anzahl standardisierter Archiveinheiten. Wegen einigen programmatischen Problemen geschieht es nun aber in der Praxis fters, dass man wegen des Mangels der Arbeitsmemorie des Komputers, verschiedene Funktionen des Programms nicht in Ttigkeit setzten kann. Die grsste Beschrankung des Programms liegt aber darin, dass es nicht die Mglichkeit zur Vernetztung der Datoteken bietet, was aber im Betracht der Aufgaben der kroatischen Staatsarchiven von grsster Wichtigkeit wre. 64