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ACTA No 001 CAPACITACIN INVENTARIOS

En la ciudad de Bogot siendo las once de la maana del da Dos de Abril de Dos mil catorce , se renen en las Oficinas Administrativas de la Empresa CHOCOALICOL S.A.S, sus empleados y la Gerente General ANDREA CARDENAS. Los participantes son: Gerente de Operaciones Rene Morales Jefe de Planta Christian Castro Asistente Administrativa Nivis Tunjacipa Auxiliar Administrativa Elizabeth Suarez 1. Temas a Tratar 1.1 Sensibilizacin y Reflexin: Importancia del trabajo en Equipo y bases para efectuar los trabajos: AMOR Y VERDAD. 1.2 Organizacin del Proceso de Inventarios. 1.3 Tareas y Responsables 2. Desarrollo de los Temas 2.1. Basados en la Reflexin que hizo la Gerente General Andrea Crdenas se concluye: El amor es importante porque es la herramienta para: Saber escuchar con empata Servir a los dems antes que nos sirvan Entender antes ser entendidos La verdad es importante porque garantiza Tener informacin confiable Ser oportunos Ser veraces 2.2. Se defini lo siguiente: Se hizo una lluvia de ideas sobre cules son los movimientos de inventario que afectan la calidad del dato: Compras Devoluciones en ventas Produccin Autoconsumos: el caf y chocolate que consume el personal CHOCOALICOL S.A.S Muestras

Que se entregan a los Laboratorios Que se entregan a los Comerciales Degustacin que se da a nuestro consumidor final Mermas Averas Cambios mano a mano Transformacin

Se concluye que en estos momentos lo ms crtico para CHOCOALICOL S.A.S esta en Devoluciones y Cambios. Unificar y complementar el formato que existe de devoluciones con todos las posibles causas y destinos para poder digitar a diario la informacin. Se defini que: 2.2.1. El inventario de CHOCOALICOL S.A.S ser los 30 de cada mes, iniciando con: Toma fsica aleatoria Toma fsica mensual 2.2.2. Para la toma fsica del mes se sugiri llevar a cabo lo siguiente: Definir horario Corte de documentos da Organizacin de la bodega debe estar Limpia y Ordenada Utilizar el formato nuevo de toma Fsica Ingresar al Sistema diariamente todos los movimientos del Inventario Realizar la toma fsica el da y hora programada al finalizar las labores de produccin Ingresar al Sistema el inventario fsico Imprimir del sistema los datos ingresados VS. Datos del sistema Revisar fsicamente las diferencias Hacer el informe final

2.3. Tareas y Responsables

TAREA 1 Programar capacitacin Inventarios con SIESA

RESPONSABLE Roci Padilla Christian Castro Rene Morales

FECHA 11 de Abril 15 de Abril 2014

2 Definir Formato de Devoluciones Divulgar a los Vendedores por 3 memorando el manejo de las Devoluciones y Cambios 4 Crear Bodega de Cambios en SIESA 5 Digitar en Sistema los Movimientos Inventario 6 Entregar el Listado del Inventario

Roci Padilla

04 de Abril de 2014 2 de Abril de 2014 A diario 15 de Abril 2014 15 de Abril 2014 segn Programacin segn Programacin segn Programacin enviada Previamente por correo

Nivis Tunjacipa Christian Castro Roci Padilla

7 realizar Programacin Anual de Toma fsica Mensual Rene Morales 8 Realizar Toma Fsica del Inventario. Bodega Caf 9 Realizar Toma Fsica del Inventario Bodega Chocolate Realizar Inventario Aleatorio a las Bodegas Rene Morales Christian Castro

10

Roci Padilla

Realizar 2do conteo o tems desajustados al siguiente da de la Roci Padilla 11 toma Fsica mensual y antes de iniciar Rene Morales actividades con su correspondiente informe

Primer da Hbil de cada Mes

Siendo las Dos y media horas se da por finalizada la Reunin.