Manual para Promotores de Bibliotecas

Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

Manual para Promotores de Bibliotecas

Adaptacin del manual elaborado por la Amercian Library Association (ALA) y Traducido por la Asociacin Mexicana de Bibliotecarios (AMBAC)

1a. Edicin Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

ISBN: 978-987-98156-8-7

ABGRA

Ms de 50 aos al servicio de los Bibliotecarios Argentinos

Fundada el 5 de noviembre de 1953.

Paran 918, 2 piso. C1017AAT Ciudad de Buenos Aires. Tel.: (54 11) 4811 0043/ 4816 3422. Fax (54 11) 4811 0043 entubiblioteca@abgra.org.ar www.abgra.org.ar

Prohibida la reproduccin total o parcial sin autorizacin del Editor.

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CAMPAA PARA LAS BIBLIOTECAS DEL MUNDO

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PRESENTACIN
Esta campaa fue ideada por la American Library Association (ALA) y auspiciada por la Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA). El propsito es incentivar el inters pblico y la participacin activa de todos los sectores de la sociedad a favor del reconocimiento de la biblioteca como actor fundamental del desarrollo cultural, educativo, cientfico y tecnolgico de la comunidad. La campaa pretende:

Aumentar el conocimiento sobre la variedad de los programas y servicios ofrecidos por las bibliotecas Estimular la utilizacin de bibliotecas y unidades de informacin en la vida diaria de la comunidad Impulsar la importancia que tienen como instrumento de acceso democrtico a la informacin Incrementar el financiamiento para las bibliotecas Atraer a bibliotecarios para discutir temas como la libertad intelectual, el libre acceso a la informacin y a la brecha digital Promover la profesin de bibliotecario

En nuestro pas esta Campaa es coordinada por la Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina (ABGRA) invitando a todas las bibliotecas e instituciones relacionadas con el mundo del libro a colaborar y participar vivamente en este esfuerzo de carcter mundial dirigido al fortalecimiento y divulgacin del rol e importancia de las bibliotecas, de sus servicios y de los bibliotecarios en el siglo XXI frente a toda la sociedad argentina.

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INTRODUCCIN

Internet va a hacer que las bibliotecas desaparezcan? Por qu las bibliotecas escolares necesitan dinero, cuando toda la informacin se puede encontrar en Internet?
Para qu necesitamos bibliotecas en las escuelas y colegios cuando los estudiantes pueden hacer sus investigaciones en Internet?

Al inicio del siglo XXI la tecnologa ha colaborado en el mejoramiento de los servicios bibliotecarios y de informacin, tambin ha planteado preguntas inquietantes, por lo que los promotores de las bibliotecas tienen un papel protagnico al tratar de dar respuesta a dichas preguntas. En las escuelas, en los barrios, en los pasillos de las universidades, en las Cmaras Legislativas, Congreso y Concejos municipales, y en todas las comunidades, deben ser los promotores la voz de las Bibliotecas.

Esta campaa ha sido diseada por la Asociacin de Bibliotecas de los Estados Unidos (ALA). ABGRA (Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Argentina) ha adherido a su propuesta.

La campaa est diseada para proporcionar a los bibliotecarios y a las personas que los apoyan, las herramientas para la emisin de mensajes dirigidos a los funcionarios pblicos, los medios de comunicacin, la universidad, los directivos de las escuelas y la comunidad, quienes conforman la opinin pblica y controlan el apoyo de los servicios bibliotecarios. Este manual y otros materiales de capacitacin proporcionan las tcnicas bsicas para apoyar a aquellos que soliciten un aumento en el presupuesto, realicen una campaa para un edificio nuevo, o bien, en caso de controversias sobre el libre acceso a Internet. La presentacin del manual para promotores de bibliotecas en los congresos bibliotecarios provinciales, regionales y nacionales, probablemente resulte en iniciativas tendientes a aumentar la conciencia pblica y de ayuda para los servicios en las bibliotecas.
Los bibliotecarios y los promotores de las bibliotecas tienen un papel importante; puesto que, deben educar a las comunidades acerca de la razn de ser de las bibliotecas y de los bibliotecarios, ya que son elementos esenciales en una sociedad de la informacin. Para que estos instrumentos sean eficaces a nivel mundial debemos aunar criterios para hablar en voz alta, clara y unificada.

Las sociedades libres necesitan bibliotecas y las bibliotecas promotores.

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I- QUINES SON LOS PROMOTORES DE LAS BIBLIOTECAS?

Todas aquellas personas e instituciones que creen en la importancia del acceso a la informacin gratuita y equitativa en una sociedad libre; ellos, junto con los bibliotecarios, son imprescindibles para el futuro de una nacin que lee y escribe; representan a las bibliotecas, estn en todas partes, aunque no siempre se los llama as. Ellos son los: Patrocinadores y auspiciantes de bibliotecas

Ya sean elegidos o designados, tienen generalmente conexiones polticas y con la comunidad que pueden resultar en beneficio de las bibliotecas; adems tienen influencia sobre funcionarios encargados de abogar por el mejor inters de la biblioteca y de su comunidad. Amigos de las bibliotecas

Son los embajadores de las bibliotecas en la comunidad, tienen un papel importante, ya que son los ojos, los odos y la voz de stas, representan el grupo que hace que un funcionario tome en cuenta los asuntos de las bibliotecas. Usuarios de la biblioteca

Los estudiantes, los profesores, los docentes, los padres de familia, los hombres y mujeres de negocios, los profesionales y otros usuarios, son clave para cualquier esfuerzo en su promocin; sus recomendaciones sobre cmo las bibliotecas han ayudado y cunto se las necesitan, brinda una evidencia importante para contar con resultados de las acciones. Lderes institucionales de la comunidad

Los directores de escuelas, rectores o presidentes de las universidades y de empresas deberan ser parte de la red de promotores. El apoyo de lderes ayuda a asegurar que el mensaje se escuche en los niveles ms altos de la comunidad. Bibliotecarios y el personal de la biblioteca

Fuera o dentro del trabajo, todo el personal bibliotecario tiene oportunidades de informar al pblico acerca de las bibliotecas y conseguir su apoyo, para abogar por las mismas. Los administradores bibliotecarios son responsables de desarrollar y coordinar una promocin, la cual defina el papel del personal, del comit administrativo y de los amigos de la biblioteca. Posibles promotores

Cada biblioteca cuenta con promotores potenciales, los cuales quiz no pertenezcan a un grupo o la utilicen; pero pueden tener recuerdos especiales de cuando la usaron, tienen familiares que se beneficiaron o simplemente creen que son importantes; muchas veces ellos se sienten orgullosos de servir a la comunidad.

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II- FORMACIN DE LA RED DE PROMOTORES

Si bien una crisis puede dar lugar a la urgencia, la formacin de una red de promotores para las bibliotecas requiere de un esfuerzo sostenido. En muchos casos los amigos de las bibliotecas son el ncleo para tal red, aunque sin la necesidad de realizar reuniones formales, debe haber contacto personal con los promotores ms importantes. Para que sea ms eficaz la red de promotores de las bibliotecas, sta debe representar una seccin transversal de la universidad, escuela o comunidad con personas de diferentes edades, ingresos y varios grupos tnicos; se debe incluir alumnos, periodistas, funcionarios distinguidos, usuarios y personal de la biblioteca. Entre ms grande y diversa sea esta red, ms fuerte ser la influencia que tendr.
Sugerencias

Designar un coordinador, como responsable de las actividades que se realicen con el personal, con los miembros de consejo, amigos y otras personas. Los grupos de ciudadanos debern trabajar junto con el grupo administrativo para asegurar as una consistencia en la misma meta y evitar la duplicacin del esfuerzo. Tener una meta clara, proporcionar capacitacin sobre cmo comunicar el mensaje a todo el personal de la biblioteca, los patrocinadores, los voluntarios y los promotores. Realizar una encuesta a los patrocinadores, amigos y usuarios, con las siguientes preguntas:

. A qu organizaciones profesionales o civiles pertenecen? . Estn dispuestos a escribir cartas, llamar a los funcionarios pblicos y reclutar a otros promotores? . Tienen contactos importantes en los medios de comunicacin, la administracin gubernamental, el consejo escolar y la comunidad que puedan ayudar? Crear un directorio con la informacin de los promotores y de los representantes, con direcciones de correos electrnicos para establecer comunicacin. Asegurar que los promotores de bibliotecas, reciban una copia del boletn y del informe anual.

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III- QU ES LO QUE USTED PUEDE HACER?

Bibliotecarios/Personal de bibliotecas

Ser positivo, comunicar a los usuarios y promotores su importancia y agradecer sus contribuciones. Tener reuniones con lderes de la comunidad, universidades y escuelas para informarlos sobre la actividad que van a desarrollar. Contar con informacin sobre diferentes actividades que tenga la Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina (ABGRA), as como de la actividad legislativa y herramientas que puedan beneficiar a la biblioteca y a la comunidad. Mantener a los usuarios informados sobre temas de las bibliotecas. Dedicar una seccin del boletn de la biblioteca y de la pgina en Internet, a temas legislativos y del estado.

Reclutar promotores de las bibliotecas, mediante la difusin de informacin para su inscripcin. Contactar por lo menos dos veces al ao a las personas que forman la red de promotores para darles informacin e invitarlas a inscribirse en una lista electrnica de discusin sobre temas actualizados relacionados con la biblioteca. Invitar a los usuarios a compartir informacin sobre casos de bibliotecas, a dar testimonios en reuniones sobre el presupuesto y a participar en entrevistas con los medios de comunicacin; adems a visitar a los funcionarios pblicos en compaa de los administradores de las bibliotecas. Participar en reuniones comunitarias o universitarias para contar la historia de la biblioteca, con la finalidad de reclutar ms promotores.

Patrocinadores

Mantener informacin sobre temas de presupuesto, Internet, sus filtros, el analfabetismo y la censura. Conocer a las personas encargadas en la toma de decisiones sobre la biblioteca.

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Utilizar conexiones polticas para beneficio de la biblioteca. Participar en la sesin de apertura legislativa nacional, provincial y municipal para tratar de difundir el mensaje sobre la biblioteca. Mantener comunicacin con funcionarios y su personal, aunque no requiera de su ayuda. Realizar una reunin anual en la que se otorgue un reconocimiento a los promotores, a los legisladores, los lderes de negocios y de la comunidad que han prestado su ayuda y se agradezca a los patrocinadores , que podra ser incluido en el Da del Bibliotecario.

Amigos
Comprobar que los amigos de la biblioteca entiendan el porqu tienen que realizar la promocin y cul es el papel a desempear. Solicite su cooperacin. Crear un comit de organizadores para dar seguimiento a temas sobre informacin desarrollados por las bibliotecas locales, provinciales y nacionales. Publicar una columna en el boletn de amigos sobre temas actuales. Incluir en el boletn, informacin sobre funcionarios locales, provinciales y nacionales. Invitar a personas importantes (legisladores municipales, provinciales y nacionales, rectores de universidades, empresarios y comerciantes, presidentes de organizaciones) a una recepcin o visita a la biblioteca. Invitar a funcionarios locales al Grupo de Amigos para abordar temas. Agradezca su ayuda.

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IV- PLAN DE ACCIN

La meta de la promocin de la biblioteca debe estar vinculada con las metas generales de la biblioteca y con los programas de concientizacin pblica. Para llevar a cabo una campaa eficaz de promocin de las bibliotecas, el mensaje debe ser en conjunto, claro y elocuente. La utilizacin de los materiales de ABGRA facilitara el trabajo, ayudara a consolidar la voz de las bibliotecas y de los bibliotecarios en el mbito nacional educativo, de los derechos de autor y de otras polticas que integren el futuro de la biblioteca y de los servicios informativos. Estos materiales pueden ser adaptados para el uso de diversos tipos de bibliotecas en el mbito provincial y local. Tener un plan de accin para la promocin, ahorrar tiempo, energa y permitir utilizar los recursos con mayor eficiencia. Debe contemplar adems, el presupuesto para lograr las metas claramente definidas y las posibles fuentes de financiamiento. Antes de plasmar el plan en papel debe conocer exactamente lo que se requiere. Por ejemplo: es dinero?, una nueva ley?, un cambio en la legislatura?, una modificacin de parte de una ley? Cuando se han identificado la(s) meta(s) ya est listo para organizar.

Organizacin
1. Identificar metas y objetivos. Identifique el resultado deseado: nueva legislacin, ms ayuda financiera, mayor visibilidad, etc.

2. Evaluar la situacin en reas especficas basadas en los objetivos. Con la identificacin de obstculos / oposicin / fortalezas / posibles seguidores.

3. Identificar tareas importantes.

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Pgina 10 Que incluyan: Un comit Presupuesto Voluntarios Coordinacin de actividades con ABGRA Recaudacin de fondos

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4. Desarrollar un plan de comunicacin. Elementos esenciales: Definir el mensaje clave Contactar personas importantes Identificar estrategias de comunicacin y los recursos necesarios.

5. Desarrollar un plan de trabajo con tareas y fechas lmites. Supervisar el progreso con regularidad.

6. Documentar y evaluar los resultados. Esto ayudar a tener mayor preparacin para un futuro plan o para la reestructuracin del mismo.

7. Dar a conocer el mensaje El elemento principal para cualquier campaa de promocin pblica es que debe tener un plan de comunicacin con un mensaje claro y definido. Es importante que todo el personal y dems involucrados que aboguen por la biblioteca entiendan el plan, su anlisis y la importancia del apoyo.

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Paso 1. Definicin del mensaje o meta principal

Debe ser comunicado simple y consistentemente, ya sea en una entrevista de radio o en una conversacin informal. El mensaje puede ser tan simple como: No puede haber una buena educacin si no hay buenas bibliotecas. Debe estar adaptado para varias audienciaspadres de familia, empresarios, educadores, legisladores. Para cada grupo, se debern tener puntos estratgicos, historias y ejemplos que comuniquen necesidades e intereses particulares. Este tipo de mensajes servir como base para presentaciones frente a grupos, artculos en los boletines de noticias y otras formas de comunicacin, con ideas concretas para que cada grupo pueda brindar la ayuda que se requiera.

Paso 2. El pblico

Quin puede ayudar a alcanzar lo que se desea? Una vez establecida la meta e identificado el mensaje principal, piense en grupos potenciales. Por ejemplo, si la biblioteca cuenta con el apoyo de personas mayores o ancianos, stos pueden ser parte crucial del pblico que apoye una iniciativa de financiamiento. Los docentes y los padres de familia, son grupos clave para obtener el apoyo de mayores presupuestos para bibliotecas escolares. Los egresados de universidades tambin son otro grupo importante de apoyo para las bibliotecas universitarias. Si no ha desarrollado una buena relacin con ellos por falta de tiempo, debe empezar a hacerlo.
Si el tiempo es corto y la negociacin financiera no avanza o hay oposicin de algunos grupos, puede elegir a grupos que lo apoyen. No olvide de incluir nios quienes pueden ser especialmente efectivos transmitiendo mensajes a los padres, abuelos y a los medios.

Pblico potencial

Externo: _ Usuarios de las bibliotecas _ Otros bibliotecarios _ Asociaciones cvicas de la comunidad

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Pgina 12 _ Profesionales de asociaciones _ Estudiantes _ Personas jubiladas _ Posibles donadores _ Medios de comunicacin _ Miembros Cooperadoras Escolares _ Alumnos universitarios _ Maestros/directores de escuelas

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_ Instituciones municipales, provinciales, nacionales _ Organizaciones no gubernamentales (ONG) _ Empresas _ Comunidad en general

Interno: _ Personal _ Miembros de las comisiones de apoyo a bibliotecas _ Patrocinadores _ Amigos _ Promotores

Paso 3. Identificar estrategias de comunicacin.

Hay tres formas esenciales de comunicacin: contacto con grupos, personales, con los medios de comunicacin.

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Al desarrollar el plan de comunicacin, se debe pensar cuidadosamente cul sera la mejor forma de reclutar a las personas claves en la promocin de las bibliotecas. La seleccin de las estrategias adecuadas puede ahorrar tiempo y dinero, as como aumentar el alcance y la eficiencia del mensaje. Aunque los tres tipos de estrategias tienen ventajas, la ms eficaz es la comunicacin personal, una visita a un legislador tiene ms probabilidad de ser recordada que una carta; una carta personal puede tener ms peso e influencia al tratar de comunicarse con el pblico en general. El reclutamiento de grupos a travs de la comunicacin en bibliotecas o exposiciones puede ser una manera eficaz de alcanzar audiencias importantes que compartan intereses particulares. La forma ms eficaz de llegar al pblico, es por los medios de comunicacin. Para que las estrategias funcionen, el mensaje debe ser definido con puntos significativos y el expositor debe estar preparado para contestar cualquier pregunta que pudiese presentarse.

Estrategias sugeridas:

QUIN es el pblico y CUL es el mensaje? CUL es la mejor manera de llevar la informacin al pblico: la radio, la televisin, el correo u otro medio? QU clase de imagen se desea proyectar? CUNDO es la fecha lmite? CUNTO costar? POR QU es la mejor estrategia para el pblico?

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Ttulo del documento

V- EJEMPLOS DE ESTRATEGIAS
La consideracin de los siguientes puntos servir para identificar formas de promocionar la biblioteca en los medios masivos de comunicacin y ser de gran ayuda para los promotores:

Publicidad Si las finanzas lo permiten, se debe hacer lo que hacen los publicistas comerciales: comprar el espacio o tiempo en la prensa local; en la mayora de los peridicos, de la radio y de las estaciones de televisin se ofrecen descuentos. Asimismo al establecer comunicacin con el pblico, la publicidad pagada permite controlar la posicin y el tiempo del mensaje. Los amigos de las bibliotecas, empresarios u otra organizacin podran estar dispuestos a pagar los gastos.

Direccin de redaccin Tener una reunin con la direccin de la redaccin del peridico local a los fines de recaudar fondos. Este comit generalmente redacta la pgina editorial; se sugiere preparar una presentacin de quince minutos.

Conferencias de prensa/reuniones con los medios Se recomienda tener una conferencia de prensa con todos los medios: radio, televisin, peridicos, slo si las noticias son de gran magnitud y urgencia, aunque raramente se da el caso, las excepciones pueden ser el cierre inmediato e inesperado de una biblioteca o un cambio poltico; para tal efecto crear un folleto y estar preparado a responder las preguntas, incluso las que menos deseara contestar.

Boletn informativo Enviar un boletn informativo a los editores con las nuevas publicaciones o acontecimientos de la comunidad, con el qu?, cundo?, dnde?, por qu? y cmo?: la informacin ms crtica en el primer prrafo y los hechos de menor importancia al final en forma de simple resumen y con la informacin de contacto.

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Pgina 15 Cartas de lectores

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Se trata del foro donde los lectores expresan sus puntos de vista y opiniones en estas columnas; al enviar la carta, incluya el ttulo propuesto, no se sorprenda si el peridico cambia el ttulo original o el contenido.

Asociacin y alianzas estratgicas La inclusin de otras organizaciones con sus mismas preocupaciones, le ayudar a publicar sus ideas y sta es la forma ms efectiva de comunicar su mensaje. El crear alianzas de grupos con la misma meta aumentar su credibilidad e influencia con los funcionarios pblicos.

Publicaciones Debido a la gran competencia con otros tipos de comunicacin, es importante que su comunicacin escrita sea interesante y atractiva, siendo una buena idea incluir grficos, imgenes, fotos. La mayora de las bibliotecas tiene publicaciones, tales como su informe anual y boletines para el personal y el pblico. Asegrese de incluir folletos o cualquier otro tipo de informacin en sus estrategias de comunicacin.

Servicios de anuncios pblicos (o servicio de anuncios gratuitos) La mayora de las emisoras radiales y televisivas tienen servicios y anuncios a la comunidad probablemente gratuitos-. Estos mensajes deben de enfocarse hacia eventos o noticias de inters para la comunidad, duran generalmente 30 segundos o menos, alcanzan las 75 palabras y benefician a la biblioteca por su llegada a miles de personas.

Programas de radio y televisin

Los productores de programas de televisin frecuentemente estn buscando participantes para sus programas; enve una carta acerca de su tema, su relevancia para el pblico y los requisitos para que ste pueda participar; cercirese que se entienda bien para que se preparen y comuniquen sus ideas y no tengan dificultad al contestar preguntas.

Discursos Muchos grupos buscan a personas para que den un discurso de temas que se relacionan con sus comunidades; invite a miembros de la comunidad escolar y local para participar en estos discursos. La mayora de las bibliotecas tienen listas de organizaciones:

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simplemente enve una carta o llame por telfono a grupos que usted cree que estn interesados en participar.

Eventos especiales o promociones Atraen a grupos que usualmente no usan la biblioteca como as tambin a los funcionarios. Estos eventos se pueden llevar a cabo durante el Da del Bibliotecario, el Da de las Bibliotecas Populares, Semanas del Libro, de la Lectura o cualquier otro da especial relacionado con la biblioteca a la que usted pertenezca.

La red/Internet Los medios electrnicos ofrecen nuevas oportunidades para llevar a cabo el mensaje de la biblioteca, verifique que la pgina de Internet de su biblioteca tenga una seccin para los promotores de bibliotecas con informacin importante. Prepare una lista electrnica para aquellos que deseen recibir noticias sobre la biblioteca.

Evaluacin de la campaa de promocin Pueden utilizarse varios mtodos, una forma es crear una evaluacin para miembros de la comunidad. Si su meta era que se aprobara una ley, y realiz una buena campaa, agradezca a todas las personas que lo ayudaron a lograr su propsito. Si su campaa no tuvo xito, analice el proceso nuevamente. Le facilitar contestar las siguientes preguntas: qu elementos faltaron? no pudo movilizar a grupos especficos (clave), y por qu? La promocin es un proceso continuo y las respuestas a estas preguntas pueden marcar una diferencia en los esfuerzos futuros de promocin.

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VI- EXPRESE SUS IDEAS: PREPARAR UNA PRESENTACIN EN PBLICO

Para que una campaa de promocin funcione, debe contar con un experto que est bien informado y sepa cmo abogar por las bibliotecas. Esta persona puede cambiar dependiendo del pblico. Cada biblioteca debe tener reglas que definan quin habla por ella y cundo, el principal portavoz - generalmente es el presidente o el director - ; los jefes de los departamentos como el infantil o el de servicios pblicos, seran el portavoz en su campo de especializacin. Los bibliotecarios y dems personal bibliotecario son generalmente los ms eficaces al hablar; todos los promotores son portavoces: hablan con vecinos, estudiantes, catedrticos o grupos religiosos.

Cuente historias acerca de la biblioteca Las estadsticas cuidadosamente escogidas pueden ser impresionantes, pero los casos hacen el mensaje ms real. Los ms eficaces no son sobre lo que hace la biblioteca, sino los de la gente que las usa y los beneficios que han recibido: el inventor que realiz su investigacin en la biblioteca de la universidad; el nio de la escuela que habla con un cientfico en el Polo Norte; la abuela que ve a su nueva nieta por primera vez a travs de Internet en su biblioteca. Cada promotor tiene su propia historia sobre cmo la biblioteca ha cambiado sus vidas. Comparta estos casos con jefes de gobierno, en entrevistas con la prensa, representantes de universidades, directores y lderes; las historias pueden tambin ser una manera de abrir o concluir un discurso.

Sugerencias Hgalo simple, breve y personal. Tenga un principio y un fin. Tenga un buen mensaje. No use nombres verdaderos a menos que le hayan dado permiso de hacerlo. Hable con xito. Hacer un discurso frente a un grupo de personas es una de las formas ms eficaces de lograr que otros compartan sus ideas, los promotores (portavoces) saben el mensaje de la biblioteca y lo pueden transmitir (hacer saber) de una manera que todos entiendan el mensaje.

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Personalice sus comentarios. Busque informacin sobre su pblico quin asistir?, cuntas personas?, qu edades tienen?, su preparacin educativa, ingresos, algn inters especial o preocupacin por las bibliotecas. Est preparado para contestar posibles preguntas, especialmente las que usted no querra contestar. Siga una regla importante, diga a su pblico de qu va a hablar y en la conclusin vuelva a reafirmar lo que se les dijo. Practique un estilo de conversacin que le permita ver al pblico la mayor parte del tiempo, se recomienda escribir las notas con letra grande. Tenga un mensaje claro. Mencione tres puntos importantes, explique por qu su mensaje es importante para ellos y diga exactamente lo que usted quiere que ellos hagan. Cuente casos: los propias y los de otros, lea una carta en donde alguien le agradece a la biblioteca o cuente su caso de una biblioteca. Use la tecnologa visual cuando sea apropiado: las caricaturas, los recortes de peridicos y grficas le pueden ayudar a contar su historia; practique el uso de videocaseteras o presentaciones en Power Point (Microsoft);antes de su presentacin, llegue temprano para verificar que el equipo tcnico funcione. Haga sus comentarios cortos, no ms de 20 minutos del tiempo para preguntas. Agradezca a su pblico por su paciencia y tiempo.

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VII- LISTA DE SUGERENCIAS PARA EL PROMOTOR

Consejos para preparar la presentacin _ Analizar a mi pblico y preparar mi discurso. _ Planificar mi introduccin y conclusin. _ Preparar un resumen con puntos importantes, casos y ejemplos. _ Planificar un folleto y usar tecnologa visual.

Cmo relajarse _ Escribir mi discurso. _ Practicar mi discurso. _ Me imaginar dando una presentacin con xito. _ Llegar temprano al lugar donde har la presentacin para probar el equipo tcnico. _ Respirar profundamente antes de hacer mi presentacin. _ Anticipar preguntas y preparar respuestas.

Durante la presentacin _ Estar consciente de lo que digo y de cmo se escucha. _ Hablar en voz alta y claramente. _ No hablar rpido. _ Hablarno leer. _ Repetir las preguntas para aclaraciones y contestar al pblico.

Vestimenta _ Vestir apropiadamente al lugar y al auditorio para causar una buena impresin.

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Pgina 20 Qu ponerse _ Traje con corbata _ Traje con cuellos para las mujeres _ Medias (mujeres) _ Colores como azul, rosa, rojo y vino

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Qu no ponerse _ Algo muy moderno _ Colores que son muy oscuros o muy claros _ Joyera que hace mucho ruido _ Un estilo de peinado que lo tiene que estar quitando de su cara _ Ropa sin mangas o blusas muy escotadas

Recuerde _ Ver directamente a los ojos _ Sonrer

Sepa cundo terminar _ Practique su discurso _ No hable ms del tiempo indicado _ Su meta es que su pblico quiera escuchar ms y no menos

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VIII- TRATO CON MEDIOS DE COMUNICACIN

Es importante que cada biblioteca tenga sus propias reglas para responder a los medios de comunicacin. Debe haber una persona especfica para hablar que represente a la biblioteca, preparada para contestar preguntas difciles. Si usted est siendo entrevistado, recuerde que usted es el especialista.

Consejos a seguir cuando tenga que hablar con los medios: Sea claro en su mensaje principal Sepa quin es su pblico Est preparado a contestar preguntas difciles Escriba sus ideas en tarjetas Hable claramente y trate de contestar en menos de 25 palabras No tenga miedo a decir no s, nunca d informacin equivocada, es mejor que diga no s la repuesta, pero con gusto investigar el asunto. Practique, practique No tenga olvidos

Cmo permanecer tranquilo? La mejor manera de cerciorarse que su mensaje sea escuchado es no ponerse nervioso. Su meta es repetir su mensaje por lo menos tres veces de manera distinta para que su pblico lo entienda y lo recuerde. Las siguientes tcnicas son particularmente tiles para los medios de comunicacin. Tambin pueden ser utilizadas con eficacia con periodistas y en entrevistas de preguntas y respuestas. La mejor manera de sentirse en control es practicar estas tcnicas siempre que sea posible.

Consejos Haga preguntas antes de contestar Tome tiempo para prepararse

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Pgina 22

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Nunca conteste una pregunta que no entienda Piense antes de contestar Tenga cuidado con preguntas capciosas Nunca repita algo negativo. Mantenga sus respuestas positivas Evite respuestas de una sola palabra como si o no Recuerde su objetivo

Cmo contestar preguntas difciles? Su trabajo es contestar preguntas, la audiencia desea que sean contestadas. Esas preguntas pueden a veces ser difciles de contestar. Consejos Anticipe preguntas Escuche No repita palabras negativas. Trate de usar palabras positivas Sus respuestas deben ser breves Hable con la verdad

Cmo afrontar malas noticias Las malas noticias, aunque no sean agradables, crean oportunidades para comunicar un mensaje positivo. Si bien es importante movilizarse rpidamente, no reaccione exageradamente. Asimismo, debe estar preparado con un comentario y materiales en caso de ser contactado por la prensa. Todas las tcnicas bsicas de comunicacin y defensa son crticas al ocuparse de una crisis. Esto incluye: Hablar con una voz fuerte, firme y entendible Seleccionar a un representante de la biblioteca para hacer las entrevistas Proporcionar materiales a abogados, personal de la biblioteca y defensores de la biblioteca

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Pgina 23 Desarrollar puntos importantes Anticipar preguntas difciles Implementar estrategias de comunicacin

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Identificar a lderes que le ayudarn a comunicarse

Consejos Concentrarse en la solucin y no en el problema. Prepare materiales lo ms pronto posible. Prepare un documento de una pgina que incluya su mensaje principal y conteste las preguntas ms difciles. No critique o insulte a sus oponentes. No est a la defensiva. Concntrese en su mensaje.

Medios de la difusin Para tener xito en entrevistas de radio o televisin, los promotores de bibliotecas deben entender las necesidades de cada medio de prensa. Para entrevistas de radio, la calidad de voz y la expresin son crticas. Use su voz para proyectar entusiasmo, sonra. Trate de imaginarse al pblico y hbleles directamente. Los telespectadores tienen altas expectativas de cmo se deben ver las personas en televisin. Una apariencia y presentacin ntida le ayudarn a darle ms credibilidad. El subir las cejas da la apariencia de ser honesto y accesible. Evite cruzar sus brazos y piernas. Ponga sus manos sobre sus piernas, las palmas de la mano hacia arriba para un mejor movimiento. Su vestuario: evite ponerse colores fuertes (negro, blanco, o rojo fuerte). El color azul oscuro, vino, y morado se ve mejor en las mujeres y gris o caf para los hombres. Los trajes de vestir son preferidos por hombres y mujeres. Tambin evitar ponerse corbatas, blusas o faldas con muchos dibujos. Asegurarse de ver directamente a la persona que lo entrevista y no a la cmara, al menos que la entrevista sea por satlite.

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IX- TRATO CON FUNCIONARIOS PBLICOS

Ya sea por telfono, correo electrnico o correo postal, la comunicacin es la clave de una reunin con funcionarios pblicos: el primer paso es tener una reunin personal para invitarlos a formar parte de los eventos de su biblioteca. Enve cartas o correos electrnicos para avisarles de las noticias de su biblioteca. Enveles una copia de su boletn de noticias o materiales de comunicacin. Incluya su tarjeta personal con la direccin de la biblioteca al igual que su nmero de telfono y direccin electrnica.

Conozca a su legislador Entre ms sepa sobre su legislador (u otro funcionario pblico) ms eficaz ser para comunicar la meta de su biblioteca y asegurarse que tenga xito. Algunos legisladores son ms importantes que otros por ser miembros de comits importantes o lderes del gobierno. Al decidir a qu legisladores contactar, pregntese cunto poder tiene esa persona. Debe contactar a los legisladores que tienen puestos en las comisiones ms importantes.

Cambiar el mensaje Para tener xito, su mensaje debe demostrar cmo una ley puede beneficiar o perjudicar a los ciudadanos. Sea claro sobre lo que quiere. Est preparado a dar un resumen de un minuto o menos sobre las metas de su biblioteca. El tiempo es extremadamente importante para los funcionarios pblicos debido a la cantidad de asuntos que tienen para atender. No espere que esta reunin dure ms de 30 minutos; muchas veces hasta menos.

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X- FORMAS DE COMUNICARSE CON LOS FUNCIONARIOS

Visitas personales Es esencial establecer una relacin con los funcionarios electos. Haga una cita con su legislador para informarle qu es lo que pasa con su biblioteca. Siempre confirme la cita.

Llamadas telefnicas Despus de establecer una relacin personal, las llamadas telefnicas son ms fciles y apropiadas; se recomienda estar en contacto continuo. Asimismo, hablar o visitar al legislador una vez al ao para mantenerlo(a) informado(a) de lo que sucedi en la biblioteca durante el ao.

Cartas Son importantes en cuanto a la comunicacin con los legisladores; cuando son ledas muchas veces reciben respuesta: stas representan votos. Las cartas pueden ser formales o informales, a mano o a mquina, escritas por usted explicando las razones.

Correo electrnico, fax, telegramas Estas opciones pueden servir, particularmente, cuando no hay tiempo. Probablemente, el correo electrnico no sea tan popular con algunos legisladores; la mejor opcin es llamarlos por telfono. Recomendaciones para escribir cartas Los legisladores quieren escuchar la opinin de los electores. Una carta bien escrita les indica que usted est interesado y les proporciona informacin importante. Dirjase correctamente cuando enve una carta. Explique el porqu manda esa carta y por qu cree que todas las bibliotecas son esenciales para nuestra democracia. Sea especfico. D ejemplos: si la falta de dinero hizo que algunos estudiantes se graduaran sin obtener la educacin necesaria, comunqueselo. Cntrese en la gente que depende de las bibliotecas: incluya historias de la vida diaria y d ejemplos sobre cmo las bibliotecas cambian vidas.

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Sea breve: probablemente una carta de una pgina sea leda. Asegrese de incluir su nombre, direccin y telfono en la carta, no solamente en el sobre: si sta se separa del sobre, el legislador no va a poder contestarle.

Formas de dirigirse Mande cartas directamente a los funcionarios pblicos nacionales, provinciales o locales. Recuerde el motivo de la carta: una conversacin telefnica, un intercambio de correspondencia, un acontecimiento, una consulta, una entrevista... Exponga las razones por las cuales usted escribe: descripcin del contexto, presentacin de un problema, de un informe, de un reclamo. Explique en qu les concierne el asunto a usted y al destinatario de su carta. Reafirme a travs de argumentos, explicaciones, especificaciones, referencias, consejos, reflexiones o comentarios. Exprese sus deseos o pedido. Proyecte. Mencione cul es el objetivo de la carta, qu material se adjunta y cul ser el paso siguiente (si lo hay), En caso de ser necesario, provea las informaciones suplementarias. Consolide la relacin con el destinatario mediante frmulas de cortesa. Como por ejemplo mi consideracin ms distinguida; con nuestros mejores deseos; reciba mis cordiales saludos; sinceramente; cordialmente.

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XI- LISTA FINAL DE SUGERENCIAS PARA LOS PROMOTORES DE BIBLIOTECAS

Cada uno de nosotros tiene oportunidades para hablar sobre las bibliotecas. Promoverlas asegura que exista acceso libre y gratuito a la informacin en el presente y para las generaciones futuras. Como promotor debo comprometerme a realizar las siguientes acciones: Contactar a mi bibliotecario, me informar de las necesidades de la biblioteca y de cmo puedo ayudarla. Me mantendr informado sobre las decisiones que afectan a las bibliotecas, el acceso pblico a la informacin y me inscribir en el boletn de noticias de ABGRA. Tratar de hablar sobre las bibliotecas, intercambiar ideas con vecinos, amigos y colegas. Asistir a reuniones locales y de las escuelas, reclutar a otros para que expresen su apoyo. Escribir cartas a editores de peridicos para apoyar a las bibliotecas. Llamar, escribir y mandar correos electrnicos para expresar mis preocupaciones.

Recursos e informacin para promover a las bibliotecas Disponible en la Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina (ABGRA)

Eventos Da del Bibliotecario: Promover encuentros con los amigos de las bibliotecas en todo el pas. Reuniones, Congresos, Jornadas, talleres, etc.

En Internet Si tiene alguna pregunta, comentario o casos que quisiera compartir con otros bibliotecarios, lo puede hacer por medio de la pgina de ABGRA, seccin

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Pgina 28 Materiales promocionales

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Carteles, folletos, sealadores, calendarios, prendedores y todo otro material para promover a las bibliotecas y la alfabetizacin informacional.

Capacitacin Entrenamiento para promotores: La Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina realiza peridicamente cursos sobre Oratoria y Protocolo en su sede. Para obtener mayor informacin, por favor contactarse con ABGRA.

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LO INVITAMOS A UNIRSE!
CONTACTESE CON ABGRA Y PARTICIPE Si desea conocer ms sobre esta campaa o participar en la misma puede contactarse con nosotros escribindonos al correo electrnico que ABGRA ha habilitado para responder a sus inquietudes: entubiblioteca@abgra.org.ar

Para ms datos puede visitar:

www.abgra.org.ar

www.ifla.org/@yourlibrary www.ala.org/@yourlibrary

Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina ABGRA.

Paran 918, 2 piso. C1017AAT Ciudad de Buenos Aires. Tel.: (54 11) 4811 0043/ 4816 3422. Fax (54 11) 4811 0043
www.abgra.org.ar

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