Panduan Penggunaan Portal Pegawai

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2013

PENGANTAR
Portal Pegawai kembali hadir sebagai layanan kepegawaian yang
disediakan oleh Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) bagi pegawai di
lingkungan UGM. Melalui portal ini, pegawai dapat mengakses dan
melakukan verifikasi data kepegawaian yang tersimpan di Direktorat
Sumber Daya Manusia (SDM). Data yang bersifat "Riwayat" dapat
langsung diperbaharui melalui Portal Pegawai. Data yang bersifat "Mutasi"
merupakan rekaman berkas formal, sehingga jika dijumpai data yang
belum tepat dapat diinformasikan melalui petugas SDM di masing-masing
unit
kerja.
Portal Pegawai telah terintegrasi dengan Direktorat Akademik dan
LPPM. Data riwayat mengajar bersumber dari SIA (Sistem Informasi
Akademik) - Direktorat Akademik. Data penelitian, publikasi dan
pengabdian masyarakat bersumber dari AIR (Academic Information
Resources)-LPPM. Data riwayat tersebut, sekiranya dipandang belum
lengkap, dapat menghubungi enumerator aplikasi di masing-masing unit
kerja. Saat ini hanya beberapa unit kerja yang belum terintegrasi dengan
SIA UGM (FEB, Fak. Psikologi, Fak. Pertanian dan Fak. Kedokteran). Semoga
dalam waktu dekat akan bergabung dengan aplikasi SIA UGM. Sekiranya
tidak dijumpai data riwayat mengajar, perlu dipastikan kesesuaian NIP
yang tersimpan pada SIA.
Pegawai dapat mengakses Portal Pegawai dengan menggunakan
login sesuai email UGM. Seluruh pengguna email @ugm.ac.id,
@mail.ugm.ac.id serta @law.ugm.ac.id dapat mengakses Portal Pegawai.
Bagi pengguna email lainnya (misal: feb.ugm.ac.id, tsipil.ugm.ac.id) masih
dalam proses integrasi dengan layanan email UGM (PSDI). Bagi pengguna
email UGM yang terkendala login, perlu memastikan kebenaran informasi
nama yang terdaftar di email UGM.
Pada masa mendatang, Portal Pegawai akan terus disempurnakan,
diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya, serta diperkaya dengan
berbagai layanan mandiri. Semoga bermanfaat.
Seksi Data dan Statistik
Direktorat SDM

Daftar Isi
PENGANTAR............................................................................................................................2
PENDAHULUAN......................................................................................................................4
....................................................................................................................................................4
Email UGM............................................................................................................................4
Register User..........................................................................................................................4
DATA PRIBADI
....................................................................................................................................................5
Dokumen................................................................................................................................5
Ubah Dokumen...................................................................................................................5
Tampilkan Dokumen..........................................................................................................5
Simpan dokumen................................................................................................................5
Data Ringkas..........................................................................................................................5
Daftar Riwayat Hidup............................................................................................................5
Data Pegawai .........................................................................................................................5
RIWAYAT...................................................................................................................................5
Pekerjaan................................................................................................................................5
Tambah Riwayat Pekerjaan..............................................................................................5
Ubah Riwayat Pekerjaan....................................................................................................6
Hapus Riwayat Pekerjaan...................................................................................................6
Pengabdian Masyarakat..........................................................................................................6
Pendidikan..............................................................................................................................6
Penghargaan ..........................................................................................................................6
Penelitian................................................................................................................................6
Dosen Mengajar di Luar.........................................................................................................6
Tambah Riwayat Dosen Mengajar di Luar.........................................................................6
Ubah Riwayat Dosen Mengajar di Luar.............................................................................6
Hapus Riwayat Dosen Mengajar di Luar...........................................................................6
Organisasi...............................................................................................................................6
Tambah Data Organisasi.....................................................................................................6
Ubah Data Organisasi.........................................................................................................7
Hapus Data Organisasi.......................................................................................................7
Pelatihan ................................................................................................................................7
Kunjungan Ke Luar Negeri ...................................................................................................7
Mengajar.................................................................................................................................7
MUTASI.....................................................................................................................................7
3

Masa Kerja Penyesuaian........................................................................................................7

Kenaikan Gaji Berkala...........................................................................................................7
Hukuman................................................................................................................................7
Pangkat/Golongan..................................................................................................................7
Jabatan Struktural...................................................................................................................7
Jabatan Fungsional.................................................................................................................7
Satuan Kerja...........................................................................................................................7
DP3.........................................................................................................................................7
PRESENSI.................................................................................................................................7
Rekapitulasi............................................................................................................................8
Log out.......................................................................................................................................8

PENDAHULUAN

Portal

pegawai

dapat

http://portal.simaster.ugm.ac.id.

Agar

diakses

dapat

melalui

menggunakan

portal

pegawai, setiap pegawai di lingkungan UGM dapat menggunakan

username dan password email UGM. Ketentuan mengenai penggunaan
email

ini

telah

diatur

dalam

Peraturan

Rektor

UGM

Nomor

21/P/SK/HT/2009 tentang Layanan Email, Hosting, dan Identitas Tunggal

Universitas.
Email UGM
Cara untuk mendapatkan email UGM adalah sebagai berikut :
1. Calon

Pengguna/Pendaftar

alamat

Email/Hosting

dapat

dengan

mendaftarkan

cara

melakukan

pemintaan
Pendaftaran

Email/Hosting melalui formulir online Pendaftaran Email di

http://mail.ugm.ac.id/wmail.
2. Pengguna harus memilih identitas akun (user ID untuk login)
yang memuat bagian dari nama Pengguna.
3. Formulir yang telah diisi akan diperiksa keabsahan datanya oleh
Petugas Layanan. Pemeriksaan ini dilakukan dengan cara:
a. Dosen/Karyawan yang telah sebagai Pegawai Negeri Sipil,
verifikasi dapat dilakukan oleh Petugas Pelayanan dengan
mencocokkan data yang ada di HRIS. Bila data sesuai,
maka Petugas Pelayanan akan memberikan persetujuan
dan

melakukan

aktifasi

akun

tanpa

perlu

meminta

kehadiran Pengguna. Bila data tidak sesuai atau tidak

5

ditemukan maka Pengguna harus hadir di PSDI untuk

melengkapi

kekurangan

data

yang

diperlukan

untuk

aktifasi.
b. Pengguna dengan status sebagai tenaga honorer dengan
SK dekan/lembaga tetap diminta untuk menunjukkan
surat/kartu pegawai dari unitnya masing-masing ke front
desk agar akun mail/hosting di antrian segera bisa disetujui
dan digunakan.
4. Bila lebih dari dua bulan dari saat pengajuan pengguna belum
melengkapi

kekurangan

data

yang

berakibat

akun

belum

diaktifkan, maka akun mail/hosting yang ada di antrian akan

dihapus.
Berikut adalah langkah-langkah untuk mendaftarkan email :
1. Buka laman http://mail.ugm.ac.id/wmail

2. Pilih Email Formulir, maka akan ditampilkan form Formulir

Pendaftaran Email

3. Isikan data yang dibutuhkan kemudian klik tombol aksi

Daftar. Penamaan email mempunyai ketentuan
harus memuat nama pegawai yang tercantum dalam SK
pengangkatan. Misal terdapat pegawai yang mempunyai
nama

Fajar

Nur

Ridlo

fajar.nur.r.u@ugm.ac.id.

Utomo
Tidak

maka

nama

diperkenankan

emailnya
membuat

format nama lainnya kecuali username telah digunakan.

4. Email yang baru saja didaftarkan akan masuk pada
daftar

antrian

email.

Petugas

layanan

email

akan

melakukan verifikasi apakah pengguna telah terdaftar di

HRIS jika sudah maka statusnya akan segera diaktifkan dan
pengguna langsung dapat menggunakan email, apabila
data pengguna belum terdapat di HRIS maka diperkenan
untuk

melengkapi

berkas

(SK

Pengangkatan,

dan

sebagainya) untuk ditunjukkan ke PSDI sebagai syarat

aktivasi email.
Register User
Portal pegawai mengharuskan setiap pegawai memiliki email UGM
agar dapat login ke portal pegawai. Setelah login pengguna akan
diberikan form untuk registrasi supaya mempunyai hak untuk mengakses
portal pegawai.
7

Isikan data yang dibutuhkan kemudian klik tombol aksi

Konfirmasi.

DATA PRIBADI
Menu Data Pribadi terdiri dari submenu Dokumen, Data Ringkas,
Daftar Riwayat Hidup dan Data Pegawai. Menu ini digunakan untuk
mengelola informasi data pribadi pegawai yang bersangkutan.
Dokumen
Submenu Dokumen merupakan fasilitas yang disediakan untuk
mengubah, menampilkan dan menyimpan berkas data pribadi yang telah
diunggah.

Ubah Dokumen

Berikut ini adalah langkah untuk mengubah Dokumen pegawai di

portal pegawai :
1. Klik icon

Ubah maka akan muncul tampilan form untuk

mengubah data

2. Lakukan perubahan pada data yang dimaksud kemudian klik tombol

Ubah
3. Jika telah terdapat konfirmasi berarti pengubahan data berhasil
dilakukan

Tampilkan Dokumen

Berikut ini adalah langkah untuk menampilkan Dokumen pegawai :

1. Klik icon
Tampilkan maka akan ditampilkan dokumen yang
dipilih untuk ditampilkan. Pada contoh ditampilkan dokumen
yang berupa berkas kartu GMC.

2. Klik icon
dokumen.

Kembali untuk kembali ke halaman daftar

10

Simpan dokumen

Menu Simpan dokumen digunakan untuk mengunduh berkas dan

menyimpannya di lokal komputer. Berikut ini adalah langkah untuk
menyimpan Dokumen pegawai dari portal pegawai :
1. Klik icon
Simpan maka akan muncul jendela informasi
untuk menyimpan berkas ke lokal komputer

2. Klik tombol OK maka berkas akan tersimpan di lokal komputer.

Data Ringkas
Menu Data Ringkas merupakan fasilitas untuk menampilkan informasi
pegawai secara ringkas. Pilih Menu Data Pribadi Data Ringkas, maka
akan tampil data ringkas pegawai yang dipilih.

Pada submenu ini dapat juga dilakukan pencarian data ringkas

pegawai berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Dengan cara memilih

11

tombol

maka akan ditampilkan opsi-opsi untuk melakukan

pencarian berdasarkan kriteria tertentu.

Jika kriteria-kriteria telah dipilih lakukan klik tombol aksi

maka

akan ditampilkan informasi data ringkas mengenai pegawai yang telah

dipilih.
Daftar Riwayat Hidup
Sub menu Daftar Riwayat Hidup merupakan fasilitas yang diberikan
untuk menampilkan informasi pribadi pegawai secara lengkap. Pilih Menu
Daftar Pribadi Daftar Riwayat Hidup.

12

Pada bagian bawah terdapat menu-menu mengenai hal-hal yang

terkait dengan riwayat pegawai yang bersangkutan. Klik pada salah satu
opsi maka akan ditampilkan informasi detailnya.

Data Pegawai
Pada sub menu Data Pegawai akan ditampilkan informasi terkait data
kepegawaian pegawai yang bersangkutan.

Tombol aksi
Ubah digunakan untuk mengubah data jika di
kemudian hari terdapat perubahan data. Pegawai yang bersangkutan
dapat mengubah datanya sendiri.

13

RIWAYAT
Menu

Riwayat

terdiri

dari

sub

menu

Pekerjaan,

Pengabdian

Masyarakat, Pendidikan, Penghargaan, Penelitian, Organisasi, Pelatihan ,

Dosen Mengajar, Seminar, Pelatihan, Kunjungan Ke Luar Negeri, Keahlian,
Mengajar, dan Membimbing. Data yang bersifat "Riwayat" dapat langsung
diperbaharui melalui Portal Pegawai ini.
Pekerjaan
Sub menu Pekerjaan merupakan menu untuk mengelola riwayat
pekerjaan pegawai meliputi riwayat Nama Unit, Jabatan, periode
pekerjaan.

Tambah Riwayat Pekerjaan

Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah riwayat pekerjaan :

1. Klik tombol aksi
Tambah, maka akan ditampilkan form
tambah Riwayat Pekerjaan
2. Tambahkan data riwayat pekerjaan yang akan ditambahkan
kemudian klik tombol aksi Tambah. Pastikan kolom yang
bertanda bintang telah terisi datanya.

14

3. Jika konfirmasi tambah data telah ditampilkan maka data telah

tersimpan dalam sistem

Ubah Riwayat Pekerjaan

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah riwayat pekerjaan :

1. Klik tombol aksi
Ubah, maka akan ditampilkan form ubah
Riwayat Pekerjaan
2. Lakukan perubahan data riwayat pekerjaan kemudian klik
tombol aksi
Ubah. Pastikan kolom yang bertanda
bintang telah terisi datanya.

3. Jika konfirmasi perubahan data telah ditampilkan maka data

telah tersimpan kembali dalam sistem

Hapus Riwayat Pekerjaan

Berikut
pekerjaan :

adalah

langkah-langkah

untuk

menghapus

riwayat

1. Klik icon
maka akan tampil form konfirmasi hapus data
mutasi pekerjaan pegawai

15

2. Apabila telah yakin bahwa data akan dihapus maka klik tombol
aksi Hapus
3. Jika konfirmasi tambah hapus telah ditampilkan maka data
telah terhapus dalam sistem

Pengabdian Masyarakat
Pendidikan
Sub menu Pendidikan merupakan fasilitas yang disediakan untuk
melihat riwayat pendidikan pegawai.

Klik icon aksi

Detail maka akan ditampilkan informasi lengkap

mengenai tingkat pendidikan yang ditempuh pegawai yang bersangkutan.

16

Penghargaan
Penelitian
Dosen Mengajar di Luar
Sub menu Dosen Mengajar di Luar merupakan fasilitas untuk
menampilkan riwayat Dosen mengajar di luar UGM.

Tambah Riwayat Dosen Mengajar di Luar

Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah data riwayat

dosen mengajar di luar :
1. Klik tombol aksi
maka akan tampil form untuk
menambahkan data riwayat dosen mengajar di luar.

17

2. Lakukan pengisian data terutama pada kolom yang bertanda

bintang kemudian klik tombol aksi Tambah
3. Jika konfirmasi penambahan data telah tampil maka data telah
tersimpan di sistem.
Ubah Riwayat Dosen Mengajar di Luar

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah data riwayat

dosen mengajar di luar :
1. Klik icon
Ubah maka akan tampil form untuk mengubah
data riwayat dosen mengajar di luar.

2. Lakukan perubahan data riwayat dosen mengajar di luar

kemudian klik tombol aksi
Ubah.
3. Jika konfirmasi bahwa perubahan data telah berhasil berarti
proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.
Hapus Riwayat Dosen Mengajar di Luar

Berikut adalah langka-langkah untuk menghapus data riwayat dosen mengajar di Luar
:
1. Klik tombol icon
Hapus maka akan tampil konfirmasi bahwa
yang dipilih akan dihapus.

18

2. Klik tombol Hapus maka data yang dipilih akan dihapus dari
sistem
Organisasi
Sub menu Organisasi merupakan fasilitas yang disediakan untuk
melihat riwayat organisasi pegawai.
Tambah Data Organisasi

Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah data organisasi

pada portal pegawai.
1. Klik timbol aksi
maka akan tampil form tambah data
organisasi
2. Isikan data yang diperlukan, kolom bertanda bintang harus
diisikan datanya kemudian klik tombol aksi Tambah

19

3. Jika konfirmasi bahwa penambahan data telah berhasil berarti

proses penambahan data telah berhasil dilakukan.

Ubah Data Organisasi

Berikut adalah langkah untuk mengubah data organisasi pada porta

pegawai :
1. Klik tombol icon
Ubah maka akan muncul form untuk
mengubah data organisasi
2. Lakukan perubahan data organisasi kemudian klik tombol aksi
Ubah.

3. Jika konfirmasi bahwa pengubahan data telah berhasil berarti

proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

20

Hapus Data Organisasi

Berikut adalah langkah-langkah untuk menghapus data organisasi

dari portal pegawai :
1. Klik tombol icon
Hapus maka akan tampil konfirmasi data
akan dihapus
2. Apabila telah memastikan bahwa data akan dihapus maka klik
tomnol aksi Hapus

3. Jika konfirmasi bahwa penghapusan data telah berhasil berarti

proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

Pelatihan
Kunjungan Ke Luar Negeri
Mengajar
Sub menu mengajar merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat
mengajar pegawai yang bersangkutan.

21

Informasi yang ditampilkan merupakan data yang berasal dari Sistem

informasi Akademik. Data tersebut hanya bisa dibaca, jika menginginkan
perubahan dapat menghubungi Direktorat Akademik.
Pada kolom Semester pilih periode semester untuk menampilkan
mata ajar untuk ditampilkan kemudian klik tombol aksi
akan ditampilkan rincian data mengenai data yang dimaksud.

Cari maka

22

MUTASI
Menu Mutasi terdiri dari sub menu Masa Kerja Penyesuaian, Kenaikan
Gaji Berkala, Hukuman, Pangkat/Golongan, Jabatan struktural, Jabatan
Fungsional, Satuan Kerja, dan DP3.
Masa Kerja Penyesuaian
Kenaikan Gaji Berkala
Sub menu Kenaikan Gaji Berkala merupakan fasilitas yang disediakan
untuk melihat riwayat kenaikan gaji berkala pegawai yang bersangkutan.

Klik tombol icon

Detail untuk melihat informasi rinci mengenai

data Kenaikan Gaji Berkala,

23

dan klik tombol icon

untuk mengunduh berkas Surat Keputusan

terkait Kenaikan Gaji Berkala tersebut.

Hukuman
Pangkat/Golongan
Sub menu Pangkat/Golongan merupakan fasilitas untuk menampilkan
riwayat mengenai pangkat/golongan pegawai yang bersangkutan.

24

Klik tombol
Detail untuk menampilkan informasi lengkap
mengenai Pangkat/Golongan pegawai yang bersangkutan.

dan klik tombol Lihat SK untuk mengunduh berkas terkait Surat

Keputusan Pangkat/Golongan tersebut.
Jabatan Struktural
Jabatan Fungsional
Satuan Kerja
DP3
Sub menu DP3 merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat DP3
pegawai yang bersangkutan.

25

Klik tombol

Detail untuk menampilkan informasi rinci mengenai

DP3.

PRESENSI
Menu presensi digunakan untuk mengelola presensi pegawai. Modul
presensi telah terhubung dengan alat perekam sidik jari yang telah
terintegrasi di seluruh UGM sehingga pegawai dapat presensi dengan alat
perekam sidik jari di seluruh UGM tidah harus di unit yang bersangkutan.

Pilih periode bulan yang akan diunduh rekapitulasinya kemudian klik

tombol aksi

Cari maka akan tampil data yang dimaksud.

26

Tombol

digunakan untuk mengunduh berkas untuk

disimpan ke lokal komputer.

Rekapitulasi

Log out
Keluar dari sistem

27