V. Criste i colab.

130
Constructia, implementarea si certiIicarea sistemului de
management al calittii (SMC) SR EN ISO 9001: 2001 n
Institutul de Biologie si Nutritie Animal Balotesti
V. Criste
1
, Nela Rotaru
1
, Ana Anghel
1
, Doina Valentina Grossu
2
,
Anca Bercaru
2
1
Institutul National de Cercetare i De:voltare pentru Ecologie Industrial Bucureti
2
Institutul de Biologie i Nutritie Animal, Calea Bucureti, nr. 1, Baloteti
REZUMAT
Lucrarea prezint etapele care au Iost parcurse, activittile si metologia
utilizat pentru constructia si implementarea SMC n IBNA, rezultatele obtinute
n urma certiIicrii sistemului implementat din punct de vedere economic si
social.
Cuvinte cheie: calitate, management, certificare, standard, audit
SUMMARY
The paper presents the stages, activities and methodology used to construct
and implement QMS in IBNA, the economic and social results obtained after
the certification of the implemented system.
Keywords: quality, management, certification, standard, audit
INTRODUCERE
Factori precum: globalizarea economiilor, dezvoltarea cunostintelor,
progresul tehnic si evolutia sistemelor de valori, oblig o organizatie modern si
competitiv s se schimbe s Iie mereu deschis provocrilor. Combinarea
acestor Iactori creeaz un mediu din ce n ce mai concurential si mai dinamic n
jurul ntreprinderii, oblignd-o la eforturi de inovare din ce n ce mai intense.
Astfel, n contextul noilor valori ale acestui mediu cum sunt egalitatea
social, protectia consumatorilor, protectia mediului, ntreprinderile trebuie s
vrea, s stie, si s poat Iace Iat unor probleme noi, rezultate din asteptrile
consumatorilor (din ce n ce mai pretentiosi), ale propriilor salariati si ale
societtii n general. Rspunsul la aceste provocri este sintetizat n termenul
calitate, care conform standardului SR EN ISO 9000-2001 este definit
astfel: Calitate msura n care un ansamblu de caracteristici intrinseci (ale
unei entitti) ndeplinesc cerintele.
Romnia n calitate de stat asociat la Uniunea European a nceput
negocierile pentru aderarea ca membru cu drepturi depline. Una din cerintele
Analele IBNA vol. 22, 2006 131
esentiale pentru ndeplinirea acestui obiectiv, de important major pentru tara
noastr, este armonizarea legislatiei tehnice cu cea care guverneaz Piata
Intern Unic a Uniunii Europene. Pentru realizarea acestei armonizri, n
Romnia a avut loc o reIorm Iundamental n domeniul inIrastructurilor
calittii si standardizrii.
Dup anii `90 s-a intensiIicat activitatea de preluare si asimilare a
standardelor europene si/sau internationale reIeritoare la calitate. Din seria ISO
9000-2000 Romnia a preluat n anul 2001 ca standarde romnesti urmtoarele
standarde:
SR EN ISO 9000: 2001-Sisteme de management al calittii. Principii
Iundamentale si vocabular;
SR EN ISO 9001: 2001-Sisteme de management al calittii. Cerinte;
SR EN ISO 9004: 2001-Sisteme de management al calittii. Linii
directoare pentru mbunttirea perIormantei.
Aplicarea standardelor de calitate genereaz: eliminarea barierelor
legislative din calea comertului liber, impact pozitiv asupra importurilor si
exporturilor, cresterea volumului de schimburi, scderea preturilor, eliminarea
unor cheltuieli, modernizarea industriei si a produselor, eliminarea rebuturilor,
cresterea securittii utilizrii bunurilor si serviciilor prin eliminarea elementelor
nesigure, interconectarea sectoarelor, reducerea costurilor, reducerea birocratiei,
cresterea gradului de ncredere a utilizatorilor.
Instrumentele de punere n aplicare a standardelor sunt firmele de
consultant, alturi de organismele de certiIicare. Extrem de important n
activitatea de consulatant se dovedeste a Ii utilizarea celorlalte standarde din
Iamilia managementului calittii:
SR EN ISO 19011: 2003 - Linii directoare referitoare la auditurile
sistemelor de management de calitate si de mediu
SR EN ISO/TR 10013:2003- Linii directoare pentru elaborarea
manualelor calittii,
Pentru activittile de instruire si de acordare de consultant si asistent
tehnic n domeniul managementului calittii, auditului calittii si implementrii
sistemelor de calitate s-au structurat si caliIicat o serie de Iirme de consultant.
Concomitent s-au dezvoltat n cadrul unor institute de cercetare
colective/compartimente care sunt n msur s asigure servicii de instruire,
consultant si asistent tehnic pentru proiectarea, documentarea,
implementarea si evaluarea sistemelor de management al calittii si mediului
pentru orice tip de organizatii indiIerent de mrimea si domeniul de activitate al
acestora.
MATERIAL SI METODE
IBNA Balotesti si-a manifestat hotrrea Ierm de a-si implementa si
certiIica un sistem de management al calittii (SMC) conIorm SR EN ISO
V. Criste i colab. 132
9001: 2001. n acest scop s-a ncheiat un protocol de parteneriat ntre IBNA si
Institutul National de Cercetare si Dezvoltare pentru Ecologie Industrial
INCD ECOIND ntr-un proiect din cadrul programului CALIST prin care se
realizeaz dezvoltarea si implementarea SMC.
INCD ECOIND este un institut de cercetare preponderent aplicativ, in
domeniul controlului, eliminrii, prevenirii si combaterii polurii - cu o
experient ndelungat, recunoscut pe piata intern si de ctre partenerii externi.
Institutul si-a lrgit domeniul de activitate prin dezvoltarea unui compartiment
puternic de management al calittii si mediului, prin instruirea intensiv si
perIectionarea personalului n acest domeniu.
Metodologia de lucru propus pentru constructia si implementarea SMC
propus, prin proiect, urmreste:
utilizarea unui mod sistematic si organizat de abordare a obiectivelor
utilizarea tehnicilor de management al reuniunilor
Iolosirea sedintelor de Brainstorming ca tehnic de lucru
aplicarea ciclului Deming activittilor organizate
lucrul n echip
utilizarea tehnicilor de audit
Proiectul se desIsoar conIorm urmtoarei succesiuni de activitti, n
cadrul a patru faze:
Faza 1 - Stabilirea programului pentru implementarea SMC pe baza
analizei ecartului Iat de clauzele reIerentialului SR EN ISO 9001: 2001
cuprinde urmtoarele activitti:
Stabilirea situatiei initiale a organizatiei n raport cu exigentele
reIerentialului SR EN ISO 9001: 2001;
IdentiIicarea punctelor tari si a punctelor critice la momentul nceperii
proiectului;
Fundamentarea Programului Strategic SR EN ISO 9001:2001;
Faza 2 - Formarea cadrului organizatoric adecvat si instruirea personalului
IBNA n scopul Iormrii de specialisti n domeniul managementului calittii
cuprinde;
Dezvoltarea, documentarea si comunicarea ctre personal a strategiei
managementului si a obiectivelor organizatiei pe termen scurt, mediu si
lung;
Modelarea structurii organizatorice a institutului - adecvat elaborrii si
implementrii documentelor SMC;
Acoperirea necesittilor de Iormare si constientizare n domeniul
managementului calittii si al reIerntialului SR EN ISO 9000-2001
pentru managementul de vrI si ntregul personal din institut;
DeIinirea coordonatelor unei culturi a calittii n institut;
Faza 3 - Elaborarea si implementarea documentatiei sistemului de
management al calittii
Elaborarea de ctre echipele calittii a documentelor SMC;
Analele IBNA vol. 22, 2006 133
Ancheta si apoi implementarea documentatiei n sectii si compartimente
Experimentarea SMC implementat o perioad de cteva luni
Faza 4 - VeriIicarea Iinal a stadiului de implementare si certiIicarea
sistemului de management al calittii.
VeriIicarea sistematic a stadiului de implementare a sistemului,
utiliznd drept instrument auditul intern;
Determinarea coeficientului final de conformitate (gradului de
implementare) al SMC Iat de clauzele aplicabile ale reIerentialului SR
EN ISO 9001: 2001
Selectia Organismului de CertiIicare a SMC implementat;
Realizarea auditului de certiIicare de ctre organismul selectat;
Obtinerea certiIicatului de conIormitate al SMC implementat cu
referen(ialul SR EN ISO 9001: 2001.
Faza 1 Analiza ecartului situatiei din IBNA la momentul nceperii
proiectului s-a realizat prin intermediu unui audit diagnostic care a parcurs toate
compartimentele institutului. Realizarea auditului a avut ca rezultat ntocmirea
unui Raport de audit, care a stat la baza ntocmirii Programul strategic SR EN
ISO 9001: 2001. Prin acesta s-au identiIicat modalittile de integrare a Iunctiei
calitate n structura institutului si s-au stabilit liniile de politic a calittii la
nivelul institutului.
Faza 2 n spiritul abordrii procesuale cerut de reIerentialul SR EN ISO
9001: 2001 s-a stabilit lista de proceduri si instructiuni de lucru ce urmeaz a Ii
elaborate si s-au identiIicat resursele materiale si umane (grupele de lucru)
aIerente constructiei SMC. Un alt scop al acestei Iaze a Iost acoperirea
necesittilor de Iormare si constientizare n domeniul managementului calittii
si a reIerentialului SR EN ISO 9000: 2001.
Faza 3 S-au elaborat documenteer sistemului printr-o strns colaborare
ntre parteneri, a avut loc evaluarea permanent a acestora de ctre parteneri si
optimizarea documentelor ca rezultat al acestei evaluri. Structura
documentatiei (manualul calittii, proceduri de sistem, proceduri operationale,
instructiuni de lucru) reprezint rezultatul experientei consultantului de
implementare a SMC conform metodologiei proprii si a necesittilor IBNA.
Faza 4 Reprezint etapa principal a proiectului, n care a avut loc
implementarea documentelor SMC. Stadiul de implementare se testeaz
naintea auditului de certificare prin intermediul auditurilor interne si a unui
audit de precertificare realizat de consultant. Rapoartele de audit ntocmite n
urma eIecturii auditurilor sunt prezentate managerilor zonelor auditate si
conducerii institutului. n baza Rapoartelor de audit se vor stabili si implementa,
de ctre IBNA, Programe de actiuni corective si preventive.
Activitatea de auditare pentru certificarea SMC se va derula n conformitate
cu procedura Organismului de certiIicare selectionat si cu respectarea
reglementrilor standardului SR EN ISO 19011: 2003.
V. Criste i colab. 134
n Iigura 1 se evidentiaz modul de organizare si de management pentru
realizarea proiectului.
REZULTATE SI DISCUTII
Constructia si implementarea sistemului de management al calittii, care
are ca reIerential standardul SR EN ISO 9001: 2001, n IBNA a presupus
derularea unui program intensiv de transIer de inIormatii si experient ctre
ntregul personal al IBNA n procesul de proiectare, documentare si
implementare a sistemului a fost implicat ntregul personal din IBNA, astfel
nct sistemul s NU Iie abordat ca o Iormalitate pentru obtinerea unui
Certificat;
n constructia sistemului s-a tinut cont de elementele de noutate ale
reIerentialului SR EN ISO 9001: 2001 care constau n principal n:
accentuarea rolului conducerii de vrI, luarea n considerare a cerintelor
legale, stabilirea unor obiective de calitate astIel nct s Iie msurabile;
accentuarea importantei disponibilittii resurselor;
cerinta de a monitoriza nivelul de satisIactie al clientului, ca una din
msurile de a evalua perIormanta sistemului calittii implementat;
promovarea relatiilor de parteneriat cu Iurnizorii;
includerea auto-evalurii ca motor al mbunttirii permanente;
INCD-ECOIND
I B N A
Asigur consuItan|
prin:
CoIaboreaz
prin:
Efectuarea auditului
Diagnostic i a audituIui
de precertificare
Elaborarea Programului strategic
pentru a aduce situa|ia existent Ia
niveIuI adecvat certificrii
Instruirea managementului
la vrf yi nivel n domeniul
managementului calit(ii
Asigurarea Iogisticii i
participarea Ia ac|iuniIe de
transfer de experien|
i informa|ii
Crearea cadrului organizatoric
adecvat pentru implementarea SMC
Integrarea func|iei caIitate- n
structura organizatoric
EIaborarea i impIementarea
documentelor de sistem
(MC, proceduri instruc|iuni )
Asigurarea condi|iiIor necesare deruIrii
audituriIori testarea SMC prin audit intern
Formarea si instruirea
auditorilor interni
Analele IBNA vol. 22, 2006 135
Implementarea sistemului de management n IBNA a fost un proces
complex, ntruct acoper o gam divers de activitti speciIice desIsurate n
IBNA (cercetare, productie de tip industrial, Ierma);
Rezultatele cuantiIicabile obtinute:
un manual al calittii care descrie SMC implementat n IBNA
dou proceduri generale pentru elaborarea procedurilor SMC
respectiv pentru Planul de calitate
20 proceduri de sistem descriu activittile/ procesele care rspund
cerintelor SR EN iso 9001: 2001
18 proceduri operationale descriu activittile/ procesele, speciIice
IBNA, necerute de standard
12 instructiuni de lucru descriu operatiile speciIice unei activitti
formulare - pentru eIectuarea nregistrrilor SMC
personal instruit n domeniul managmentului calittii,
auditori interni ai SMC
certificatul de conformitate a SMC cu SR EN ISO 9001: 2001
CONCLUZII
1. Din punct de vedere economic certificarea sistemului contribuie la:
cresterea ncrederii clientilor existenti n calitatea produselor si
serviciilor prestate n regim de managementul calittii;
obtinerea unei ordonri a activittilor si prin acesta si o reducere a
costurilor de realizare a produselor si serviciilor (mai ales prin reducerea
rebuturilor) si prin urmare o crestere a competitivittii lor;
cstigarea de noi clienti;
cstigarea unui plus de credibilitate pe piata extern ceea ce va avea
ca eIect participarea la noi proiecte internationale;
alinierea caracteristicilor de calitate a serviciilor la exigentele Uniunii
Europene deci obtinerea 'pasaportului pentru aIirmarea serviciilor proprii pe
aceast piat.
2. CertiIicarea sistemului si va pune amprenta si asupra componentei
sociale si de mediu prin:
crearea unui cadru propice respectrii reglementrilor reIeritoare la
managementul de mediu
cresterea securittii proceselor realizate prin documentarea
activittilor vitale pentru calitatea Iinal a serviciilor speciIice prestate;
deIinirea elementelor unei culturi a calittii pentru IBNA favoriznd
crearea unei imagini de marc ;
stimularea promovrii mbunttirii continue a activittilor prin
realizarea auditurilor interne si implementarea actiunilor corective si preventive;
cresterea nivelului de securitate a muncii prin micsorarea riscurilor
inerente domeniului;
V. Criste i colab. 136
Iurnizarea cunostintelor necesare Iormrii unui personal instruit, att n
ceea ce priveste managementul calittii, ct si n ceea ce priveste domeniul
proIesional, bine motivat si ncurajat n sensul gsirii unor solutii optime de
operare n sigurant pentru eIicient maxim, dar si de securitate la locul de
munc.
obtinerea unei relatii de colaborare ntre toate prtile implicate n
prestarea acestor servicii: management, personalul propriu, societate, clienti,
furnizori.
Actiunea concertat a acestor dou componente va conduce la scderea
ecartului existent ntre serviciile IBNA (n domeniul cercetrii zootehnice) si
cele corespunztoare din Uniunea European.
Avnd n vedere utilitatea si originalitatea proiectului, reusita acestuia ar
trebui s ncurajeze si alte organizatii (agenti economici din categoria IMM si
alte ramuri industriale, institute de cercetare, organizatii din domeniul
administratiei publice etc.) n directia implementrii SMC SR EN ISO 9001:
2001. BIBLIOGRAFIE
Bernard Froman, Manualul Calittii instrument strategic al abordrii calittii,
Editura Tehnic, Bucuresti, 1998;
Manualul Sistemului Calittii, Ghid pentru implementarea standardelor
internationale ISO 9000, Editura Tehnic, Bucuresti, 1996;
Mike Mirams, Paul McElheron, Certificarea ISO 9000, Editura Teora,
Bucuresti, 1998;
Radu Motoiu, Ingineria Calittii, Editura ChiminIorm Data S.A., Bucuresti,
1994;
Radu Motoiu, Ghid pentru managementul calittii si calitatea managementului
anilor 2000, Editura FiaTest , Bucuresti, 2000;
Julien Bratu, Seminar ,Cum s implementm un sistem de management al
calittii certiIicabil ISO 9000-2000, Bucuresti, 2001;
Nela Rotaru, s.a., ,Tehnici si instrumente de evaluare a conIormittii sistemului
calittii (Lucrri de cercetare), Bucuresti, 1999-2000;
Nela Rotaru, s.a., ,Realizarea si implementarea sistemului de management si
asigurarea calittii (Lucrri de cercetare), C;
SR EN ISO 9000-2001,Sisteme de management al calittii. Principii
Iundamentale si vocabular;
SR EN ISO 9001-2001, Sisteme de management al calittii. Cerinte;
SR EN ISO 9004-2001, Sisteme de management al calittii. Linii directoare
pentru mbunttirea perIormantei;
SR EN ISO 19011: 2003 - Linii directoare referitoare la auditurile sistemelor de
management de calitate si de mediu
SR EN ISO/TR 10013:2003- Linii directoare pentru elaborarea manualelor
calittii,