Como Fazer Reunies Criativas

S convoque uma reunio quando totalmente indispensvel;

Estabelea os objetivos;
Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
Coloque s as pessoas s quais o assunto interessa;
o casti!ue os pontuais, premiando os atrasados;
"anten#a o rumo da discusso;
$esi!ne um participante para secretariar a reunio;
Sinteti%e as conclus&es;
'aa o acompan#amento de todas as decis&es tomadas.
Administrao do Tempo
( administrao do tempo ) uma ferramenta !erencial, que pode ser utili%ada tanto nas
empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a or!ani%ao de metas pessoais e
profissionais, com menor disp*ndio de ener!ia f+sica e mental, ( boa administrao do tempo ),
provavelmente, o fator mais importante na administrao de si mesmo e do trabal#o executado,
Ela comea com a auto-descoberta, isto ), com a identificao de como utili%amos o nosso
tempo, do que no nos satisfa% e do que desejamos mudar,
Dicas Para se Economizar Tempo
"O tempo uma vez gasto, nunca recuperado, e ele proporciona oportunidades
iguais para todos"
PLANEJAMENTO Toda !ora aplicada em plane"amento e#iciente poupa tr$s ou
%uatro na e&ecu'(o e produz mel!ores resultados)
O*+AN,-A./O A organiza'(o um outro #ator #acilitador na e&ecu'(o das
tare#as) uma aliada do tempo. Ela deve e&istir principalmente nas in#orma'0es)
1ELE+A./O Atri2ui'(o de tare#as para outras pessoas a #im de li2erar o tempo
para tare#as mais importantes. 3 a c!ave da administra'(o e#icaz)
TELE4ONE 5seo para evitar deslocamento desnecess6rio para o2ter
in#orma'0es)
7OM5N,7A./O A linguagem simples, concisa e isenta de am2iguidades
assegura a compreens(o e poupa o tempo com malentendidos)
TOMA1A 1E 1E7,89E8 A an6lise de decis(o tem %ue ser precisa e 2aseada
em in#orma'0es seguras, para %ue possa ser atacado o pro2lema, imediatamente)
7ON7ENT*A./O Tempo m:nimo ;anterior a a'(o< em %ue se "ulgar necess6rio
para conseguir progresso em menos tempo.
Economizadores de Tempo
5tiliza'(o de uma agenda ou um calend6rio de reuni0es)
7ria'(o de listas de a#azeres)
1e#ini'(o de metas)
Manuten'(o de suas metas em vista)
1e#ini'(o de prioridades)
Acompan!amento das prioridades)
Organiza'(o das tare#as)
Organiza'(o e acesso com rapidez de in#orma'0es usadas com #re%u$ncia.
Erros e Falhas na Administrao do Tempo
E&cesso de tempo em conversa'0es)
7onsolida'(o insu#iciente de conclus0es)
8ou o dono do meu tempo. Ele s= depende de mim)
O su2ordinado sempre pode me esperar)
Nunca vou me tornar escravo do rel=gio)
N(o ve"o di#eren'a entre o urgente "para ontem" e o importante)
Eu #a'o o tempo> os outros devem #azer o seu tempo, em #un'(o do meu)
Pela posi'(o %ue ocupo, n(o preciso dar satis#a'(o do meu tempo para ningum)
Pelo meu grau de responsa2ilidade perante a empresa, n(o ten!o condi'0es de
plane"ar o meu tempo.
Causas do Desperdcio do Tempo
4alta de>
Plane"amento)
,n#orma'0es e#icientes)
1isciplina no cumprimento da agenda)
1e#ini'(o clara de o2"etivos na e&ecu'(o das tare#as)
1elega'(o)
7ompromisso com os resultados)
Menosprezo ou $n#ase inade%uada em certas atividades)
,nde#ini'(o de prioridades e co2ran'a incompleta e descont:nua)
4ragmenta'(o e super#icialidade)
E&cesso de reuni0es e 2urocracia interna)
,nde#ini'(o de prioridades)
,ncapacidade de dizer "n(o")
M6 utiliza'(o dos recursos ;tele#one, #a&, &ero&, computador<)
7entraliza'(o de poder)
E&ecu'(o de servi'o particular, em !or6rio comercial)
*esist$ncias ?s mudan'as.
Solues Prticas Para Economizar Tempo
Esta2ele'a metas> anuais, mensais, semanais e di6rias)
Programe suas tare#as e atividades da semana e do dia, em #un'(o dessas metas)
,denti#i%ue as atividades %ue levem aos resultados e concentrese nelas)
4a'a as coisas em ordem de prioridade)
7ontrole, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcan'ados)
8ai2a onde seu tempo realmente empregado)
Esta2ele'a data e !ora para in:cio e #im de cada atividade)
Elimine desperdi'adores de tempo)
Mel!ore suas rotinas e !62itos de tra2al!o.
Processos envolvendo reunies
Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
.romover a conscienti%ao dos custos reais de reuni&es improdutivas e ve+culos de
comunicao or!ani%acional limitados,
/ar!alos de produtividade em reuni&es nas or!ani%a&es,
0s sete pecados de reuni&es improdutivas1
Redefinindo o processo de reunies
.romover discusso sobre os problemas encontrados no processo de reuni&es e como solucion-
los,
2a%&es para as pessoas se reunirem,
.orque as reuni&es so improdutivas3
Trs nveis de trabalho em grupo e trs processos de produtividade
4dentificar os n+veis de trabal#o em !rupo e as tecnolo!ias necessrias para suportar estes n+veis,
0s n+veis individual, coordenao e !rupo,
0s processos de comunicao, pensamento e acesso a informao
Foras que impulsionam a utilizao de Tecnologia da nformao para aumentar a
produtividade
4dentificar na or!ani%ao as foras que impulsionam as mudanas,
.orqu* precisamos mudar3 50 sucesso de #oje no !arante o sucesso de aman#16
!s fases de um processo decis"rio
4dentificar e explorar as fases do processo decisrio,
'ase de $iscusso
'ase de .rojeto
'ase de Escol#a
'ase de (compan#amento
! import#ncia do Brainstorming
.romover novas id)ias, explorando o fato de que boas id)ias so uma frao do n7mero de id)ias
!eradas,
( import8ncia de !erar id)ias,
$s pap%is dos participantes
Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunio,
0 papel do coordenador
0 papel do relator
0 papel do facilitador
Ferramentas para aumentar a produtividade
(nlise e exemplificao de al!umas ferramentas de tecnolo!ia ou no para auxiliar o processo
de reuni&es,
Estudos de Caso
'erramentas de /roup9are
'erramentas 4ntranet
.rocedimentos /erais
Resultados& fazendo as reunies produtivas
(valiao e discusso dos resultados aplicveis na empresa,
!i"lio#ra$ia
ALE@AN1E*, *oA. +5,A PA*A A A1M,N,8T*A./O 1O TEMPO, *io de Janeiro>
7ampus, BCCD. BDE p.
7OFEG, 8tep!en *. . 7OMO 1E4,N,* P*,O*,1A1E8 N5M M5N1O 8EM TEMPO.
*io de Janeiro> 7ampus, BCCD. DHIp
*evista de Administra'(o Folume BC;J< a2rilK"un!oKLD P6g. HI a HL.
7O8TA, Arildo 4rancisco da. Administra'(o do tempo. +oiMnia> 8EN*AE, 8.d.