Penggunaan Microsoft Excel dalam Bisnis

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar
kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk
sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. [Wikipedia Indonesia]

Lembar kerja atau lembar sebar (Bahasa Inggris: spreadsheet) adalah tabel informasi
berbentuk kotak dengan baris dan kolom yang berisi penghitungan-penghitungan yang
digunakan untuk melakukan analisa komparatif.
[Wikipedia Indonesia]

Microsoft Excel bukanlah suatu hal yang asing di kalangan masyarakat saat ini.
Excel telah banyak digunakan untuk berbagai bidang dan keperluan seperti akuntansi,
teknik, statistik, dll. Penggunaannya pun begitu meluas baik di masyarakat umum hingga
kalangan profesional serta organisasi-organisasi, baik profit maupun non-profit, dll. Hal
ini tentunya bukanlah suatu hal yang mengejutkan mengingat betapa pesatnya
perkembangan teknologi yang telah terjadi hingga saat ini. Komputer telah menjadi
bagian dari gaya hidup masyarakat, ia menjadi perangkat yang bisa dikatakan ”mutlak”
dalam berbagai bidang, karena ia menyuguhkan kemudahan-kemudahan bagi
penggunanya.
Dan bila berbicara tentang bisnis, banyak sekali penerapan dalam bisnis yang
memerlukan Microsoft Excel sebagai tools dalam pengolahan terhadap data.

Peranan Pengolahan Data dalam Dunia Usaha (Bisnis)

Pengolahan data ini menjadi sangat penting dalam bisnis, mengingat peran dan
kontribusinya dalam tiga aspek dari bisnis, yaitu:
• Pengambilan Keputusan
Dalam pengambilan keputusan, pengolahan data mampu memberikan
pertimbangan yang logis berdasarkan fakta (data-data) yang ada.
• Perencanaan
Perencanaan merupakan dasar dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan
 bagian operasional dalam suatu perusahaan. Berkenaan dengan rencana yang akan
dibuat, perencana yang baik harus mampu memperhitungkan segala kemungkinan
yang akan terjadi di masa yang akan datang (" To manage a business well is to
manage its future; and to manage the future is to manage the information ",
Marion Harper). Untuk keperluan tersebut pengolahan data mempunyai peranan
yang sangat besar. Telah banyak metode peramalan yang telah dikembangkan
yang mampu menganalisis data masa lalu untuk memprediksi data yang akan
datang sehingga perencanaan yang kita lakukan dapat lebih terarah dan berhasil
guna.
• Peluang Bisnis
Perkembangan teknologi yang semakin canggih dewasa ini, mengakibatkan arus
informasi semakin cepat dan tidak lagi mengenal batas teritorial sehingga
ketergantungan waktu dan tempat dapat diperpendek. Perkembangan ini sangat
menguntungkan terhadap ketersediaan informasi yang lebih akurat. Dengan
pengolahan data ketersediaan data yang cepat dan akurat dapat dianalisis dan
diterjemahkan ke dalam informasi yang lebih bermanfaat sehingga peluang bisnis
yang ada dapat dengan cepat diketahui dan ditindak lanjuti.

Microsoft Excel dalam Pengambilan Keputusan

Seperti yang telah dibahas oleh Penulis mengenai tiga apek bisnis diatas,
pengolahan data sangat memegang peranan penting dalam pengambilan keputusan bisnis.
Pengolahan data yang tepat, akurat, serta memenuhi tuntutan akan efisiensi waktu dapat
menjadi kunci keberhasilan di dalam pengambilan keputusan bisnis. Kemudian hadirlah
Microsoft Excel, sebagai salah satu program spreadsheet yang sangat populer, dan yang
juga ternyata memiliki kemampuan luar biasa dalam pengolahan data. Hal ini tentunya
menjawab tuntutan dalam bisnis akan program pengolahan data yang cepat, akurat, dan
teliti.
Beberapa masalah-masalah yang sering muncul di dalam pengambilan keputusan
bisnis, yang dapat diselesaikan dengan penggunaan Excel antaralain:
 Penentuan jumlah produksi minimal agar perusahaan tidak merugi
 Penentuan jumlah produksi untuk mencapai target laba perusahaan
  Penentuan jumlah pemesanan persediaan untuk meminimalkan biaya persediaan
 Penentuan kombinasi jumlah produksi untuk menghasilkan laba maksimal
 Penilaian apakah suatu proyek investasi layak atau tidak untuk dilaksanakan, dll.
Selain dapat menyelesaikan berbagai perhitungan yang rumit, Excel juga
memiliki beragam fasilitas yang dapat digunakan untuk mengoptimalisasi penerapannya
dalam bisnis yaitu dengan program pembuatan grafik yang juga tersedia di dalamnya.
Dengan grafik, data yang ada dapat direpresentasikan secara visual dengan lebih efisien
ketimbang dengan sekumpulan angka-angka semata.
Contoh penerapan Excel dalam bisnis :
Suatu perusahaan manufaktur memproduksi plastic-molded components yang
digunakan untuk keyboard komputer, mesin cuci, automobil, perangkat televisi, dll.
Kemudian, dari hasil pengumpulan data, didapati terdapat 6.324 keyboard komputer
(yang menggunakan plalstic-molded tersebut) dengan kerusakan-kerusakan (defects)
sebagai berikut:
Tabel 1.1
Defect Frequency
Black spot 413
Damage 1039
Jetting 258
Pin mark 834
Scratches 442
Shot mold 275
Silver
streak 413
Sink mark 371
Spray
mark 292
Warpage 1987

Selanjutnya, data diatas diolah dengan menggunakan Excel sehingga menghasilkan Tabel
1.2
Tabel 1.2
Cumulative
Defect Frequency Percentage Pct.
Warpage 1987 31,42% 31,42%
Damage 1039 16,43% 47,85%
Pin mark 834 13,19% 61,04%
Scratches 442 6,99% 68,03%
Black spot 413 6,53% 74,56%
Silver streak 413 6,53% 81,09%
Sink mark 371 5,87% 86,95%
Spray mark 292 4,62% 91,57%
Shot mold 275 4,35% 95,92%
Jetting 258 4,08% 100,00%

Dan setelah mendapatkan Tabel 1.2, dengan tetap menggunakan Excel, data tersebut
diolah menjadi sebuah grafik, dalam hal ini menjadi diagram Pareto.

35%
Dengan pengolahan data diatas, kemudian decision makers dapat menentukan
dimana perusahaan akan berkonsentrasi pada jangka pendek perusahaan ini dalam
perbaikan proses produksinya guna menghasilkan plastic-molded yang lebih baik lagi.
Berdasarkan diagram hasil pengolahan Excel, para pembuat keputusan akan dapat dengan
mudah menemukan dimana perusahaan terlebih dahulu berkonsentrasi dalam perbaikan
proses produksi. Seperti yang dapat dilihat, kerusakan-kerusakan berupa warpage,
damage, pinmark menduduki tiga teratas berdasarkan frekuensi terjadinya kerusakan.

30%
Selain contoh diatas, tentunya, begitu banyak lagi yang dapat dilakukan oleh
Excel dalam bidang bisnis. Berikut, Penulis akan membahas mengenai pengunaan Excel
pada Singapore Airlines, yang menjadi pembahasan dalam Guest Lecture bersama Bpk.
Hans Pola ini serta kutipan artikel mengenai penggunaan Excel dalam dunia bisnis di
Indonesia.

Penggunaan Microsoft Excel dalam Singapore Airlines

Di dalam Guest Lecture dengan pembicara Bpk. Hans Pola ini, Penulis
diperkenalkan dengan penggunaan spreadsheet analysis (SA) dalam salah satu
perusahaan maskapai penerbangan kelas dunia, yaitu Singapore Airlines. Dalam
penjelasan yang disampaikan, Bpk. Hans Pola merujuk pada penggunaan spreadsheet
analysis dengan program Microsoft Excel. Tentunya, size atau ukuran perusahaan
dikesampingkan dalam hal ini, karena kita tahu bahwa dengan perusahaan sebesar
Singapore Airlines ini, kita dapat menyimpulkan bahwa program Excel saja tidaklah
mencukupi akan kebutuhan pengolahan data dari perusahaan. Akan tetapi, Penulis
sependapat dengan Bpk. Hans Pola, meski telah tersedia begitu banyak program
pengolahan data selain Excel, (seperti Ms. Access, SAS, Amos, TSP, Lindos, Eview,
Shazam Minitab, Eviews & Lisrel dll) sebagai seorang calon pelaku bisnis masa depan,
alangkah baiknya jika kita terlebih dahulu menguasai dan memahami penggunaan Excel.
Hal inilah yang menurut Penulis, ingin ditekankan dalam Guest Lecture kali ini, dimana,
”Perusahaan sekaliber Singapore Airlines saja memerlukan Microsoft Excel, apalagi kita”
(mengutip dengan perubahan dari perkataan Bpk. Hans Pola).
Berikut beberapa penggunaan Excel dalam Singapore Airlines:
 Mengetahui Breakeven point, menganalisa sisi finansial atau keuangan
perusahaan,
 Analisa terhadap Route profitability,
 Analisa mengenai fuel calculation,
 Penentuan jumlah persediaan atau stok makanan dalam penerbangan.
Selain menjelaskan mengenai keempat penggunaan Excel diatas, Bpk. Hans Pola
juga mengadakan sesi tanya-jawab dengan peserta, dari sesi ini, Penulis merangkum
beberapa hal yang berkaitan dengan pembahasan spreadsheet analysis, serta dengan mata
kuliah Applied Business Computation.
  Bpk. Hans Pola menegaskan bahwa penggunaan Excel ini dapat diaplikasikan
hingga level usaha atau bisnis yang terendah, tidak hanya untuk suatu usaha yang
memiliki office.
 Penggunaan Excel ini perlu disosialisasikan ke setiap pelaku bisnis, dalam rangka
memajukan bisnis yang dijalani.
 Penggunaan Excel ini disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data dan size
dari perusahaan atau usaha itu sendiri. Bila dirasa Excel sudah tidak dapat lagi
mengatasi data-data yang dimiliki, maka pengguna dapat beralih pada program-
program lain yang tersedia.

Penggunaan Microsoft Excel dalam Dunia Bisnis di Indonesia

Pigeon Indonesia Atasi Kerumitan dengan Otomatisasi

JAKARTA, KCM - Kerumitan data merupakan masalah yang banyak dihadapi

perusahaan yang tengah tumbuh dengan cepat. Migrasi sistem pengelolaan data secara
manual ke sistem otomatis menentukan keberhasilan adaptasi terhadap pertumbuhan
bisnis tersebut. Kegagalan dalam proses transformasi ini tidak hanya berarti kehilangan
potensi keuntungan, namun juga berisiko kehilangan pelanggan, atau kerugian akibat
besarnya peluang kesalahan data.

PT Pigeon Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang sukses melakukan adaptasi
dan menuai manfaat dari sistem otomatisasi yang diimplementasikannya. Perusahaan
yang awalnya hanya dikenal sebagai pembuat dot untuk bayi, kini dapat leluasa tumbuh
menjadi perusahaan bertaraf regional dan siap bersaing di pasar global.

Perusahaan ini bermula dari joint-venture antara PT Multielok Cosmetic dari Indonesia
dan Pigeon Corp dari Jepang pada 1995. Berlokasi di daerah Serang, Banten, Indonesia,
perusahaan ini mengawali produksinya hanya menggunakan satu mesin yang awalnya
hanya untuk memproduksi dot bayi untuk pasar lokal. Karena operasi produksinya masih
sangat sedikit, perusahaan tidak memiliki kesulitan dalam keuangan dan produksinya
dengan hanya menggunakan Microsoft Excel. Dengan kapasitas produksi yang masih
kecil-kecilan saat itu, PT Pigeon Indonesia tidak membutuhkan solusi otomatisasi
finansial.

Di tahun-tahun berikutnya, perusahaan ini tumbuh dengan cepat dan menjadi perusahaan
utama untuk pasar regional. Produk yang dihasilkan antara lain botol bayi, peralatan
menyusui, training cups, dan pacifier. Beberapa produk tersebut dikirim ke Singapura
untuk didistribusikan oleh Pigeon Singapura ke pasar Asia Pasifik, tidak termasuk
Jepang. Kini perusahaan Pigeon Indonesia memiliki karyawan sebanyak 350 orang dan
mesin produksi terus berjalan hampir 24 jam 7 hari untuk memenuhi permintaan pasar.

Karena operasi produksi terus meningkat baik dalam skala jumlah maupun kerumitannya,
Pigeon Indonesia merasa perlu untuk menggunakan sisten terintegrasi untuk mengelola
produksi dan keuangannya. Microsoft Excel tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan
tersebut.

"Kami membutuhkan sistem yang lebih baik yang dapat mengotomatisasi proses
pelaporan keuangan kami dan memudahkan kontrol produksi kami," kata Kandhaga
Dharma Gatha, President Director, PT Pigeon Indonesia. Pigeon Indonesia memilih
untuk mengimplementasikan Axapta, yang sekarang dikenal sebagai Microsoft®
Dynamics™ AX. Aplikasi ini menggantikan proses manual pelaporan keuangan yang
sebelumnya hanya menggunakan kertas kerja elektronik di Excel. [dikutip dari: Kompas
Cyber Media edisi 1 Juni 2007]

Dari artikel diatas, kita dapat melihat penggunaan Excel secara real pada bisnis di
Indonesia. Dalam artikel ini, dikatakan bahwa PT Pigeon Indonesia telah menggunakan
Excel dalam pengolahan data mereka. Meski dalam artikel ini dikatakan bahwa karena
kebutuhan terhadap pengolahan data yang tinggi dan size perusahaan kini, PT Pigeon
Indonesia akan beralih pada program lain (Microsoft® Dynamics™ AX), tetapi terlepas
dari hal itu, tentunya, kita dapat melihat bahwa Excel sungguh dapat diterapkan dan
sangat berguna dalam bidang bisnis.

Daftar Referensi

Statistics for Managers Using Microsoft® Excel, 5th Ed, Levine, Stephan,
Krehbiel, Berenson. Pearson Prentice Hall, 2008.
http://id.wikipedia.org/
www.kompas.com
http://www.tricom.co.id/