GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO

Unidad Didctica N 3
GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
I Evaluacin d la G!tin "ica# dl ti$%&
A' LA E(ALUACIN P)*CTICA
A+,' Evaluacin dl %-&.ct&
A+/' Lad-&n! d ti$%&
A+/+,' I$%ul!&-! . "-nad&-! d ti$%&
A+/+/' Cau!a! d la! %0-dida! d ti$%&
A+/+3' C$& a"-&nta- int--u%ci&n!
A+3' Aut&1valuacin
A+2' P-&3-a$acin dl ti$%&

4' INTE)P)ETACIN EFICAZ DE LOS )ESULTADOS
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I Evaluacin d la G!tin "ica# dl ti$%&
A' LA E(ALUACIN P)*CTICA
El tiempo pasa lenta... pero inexorablemente!
Qu valor le da usted a una hora de su vida?
Anda usted con su tiempo tan cuidadosamente como con su dinero?
Nuestro limitado capital - tiempo slo lo podemos estimar !ncluso en el caso de una esperan"a
de vida elevada# se dispone como m$ximo de unas %&&.&&& horas de tiempo plani'icable.
(o) es el primer d*a del resto de tu vida!

Aproveche su tiempo!

El +rado de aprovechamiento del potencial de traba,o humano en la econom*a se calcula -ue es
como mucho de un .&-/&0. 1a ma)or parte del tiempo ) de la ener+*a se mal+astan por-ue
'altan ob,etivos# plani'icacin# prioridades# ) visiones de con,unto.
2nicamente 3mane,ando3 a sabiendas# continuada ) consecuentemente el tiempo# lo+rar$ usted
un me,or o incluso ptimo aprovechamiento de su valioso ) escaso tiempo.

45estionar6 el tiempo si+ni'ica dominar nuestro propio tiempo ) traba,o en lu+ar de ser
dominado por ellos.
7odos los verdaderos 3triun'adores3 tienen una cosa en com8n En al+8n momento de su vida se
han sentado a pensar a 'ondo sobre cmo emplear ) aprovechar su personal capital-tiempo.

9ara -ue la vida sea un xito deber$ existir un concepto bien pensado del tiempo ) de la vida El
tiempo de -ue disponemos tiene -ue ser utili"ado# a sabiendas# para alcan"ar metas u ob,etivos
pro'esionales ) personales. :lo de esta manera se puede establecer una relacin directa entre
dominio de las tareas ) actividades diarias por una parte# ) satis'accin personal ) propio
pro+reso por otra.

1o -ue importa no es cmo sople el viento# sino la colocacin de las velas! ;na per'ecta
3+estin3# del tiempo le abrir$ nuevos caminos para
< obtener una me,or panor$mica de las actividades ) prioridades -ue tiene ante usted.
< tener m$s tiempo libre para la creatividad =accin en lu+ar de reaccin>?
< dominar# reducir# ) evitar# a sabiendas# el stress.
< tener m$s tiempo libre para la 'amilia# los ami+os# ) uno mismo.
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< alcan"ar consecuente ) sistem$ticamente los ob,etivos -ue se ha propuesto# ) as* lo+rar -ue su
vida ten+a sentido.
A+,' Evaluacin dl %-&.ct&
:i una persona# m$s a8n# un directivo no es capa" de administrar su tiempo# -u otras cosas
ser$ capa" de administrar? A continuacin# ) como recordatorio del tema anterior# se enumeran
cinco propuestas para la plani'icacin de la ,ornada laboral
- @e+istrar sobre soporte de papel# pre'eriblemente encuadernado para evitar la prdida de las
ho,as# cual-uier idea# tarea asi+nada# llamada# pro)ecto o recado -ue sur,a# sin atender a su
importancia. Esto lo denominamos como la Alista maestraB# -ue ser$ el re+istro continuo de las
tareas previstas para reali"ar.
- @epasar a diario la lista maestra. 1os +randes pro)ectos han de dividirse en otros de menor
escala. :e deber$ suprimir o dele+ar a-uellas tareas -ue se pueda. En la a+enda se anotar$n
a-uellas tareas -ue puedan apla"arse. En una lista diaria se deber$n anotar las tareas
inmediatas# momento en el -ue deben eliminarse de la lista maestra.
- 1a lista diaria debe reali"arse seleccionando un m$ximo de C& tareas de la lista maestra# de las
-ue sur+ieron en la ,ornada anterior# -ue estn simplemente pendientes de reali"ar# )
clasi'icarlas con los n8meros C# %# . se+8n la prioridad ) el nivel de es'uer"o -ue re-uieran. No
se deben pro+ramar m$s de m$s de . / tareas de prioridad C por ,ornada laboral. ;na ve"
establecidas las tareas de prioridad C# entonces es cuando se reparten a lo lar+o del d*a las
tareas de prioridad % ) ..
- @eali"ar la evaluacin de las tareas de la lista diaria en trminos de rentabilidad alta# ne+ativa
=a-uellas -ue se derivan en consecuencias ne+ativas si no se reali"an># media o ba,a. :e debe
procurar una actividad de alta rentabilidad en la lista diaria ) reducir las de rentabilidad ba,a.
- :e debe determinan la "ona horaria donde se produce ma)or rendimiento. A esta "ona horaria
se le debe asi+nar las tareas de prioridad C de la lista diaria. 1as tareas no prioritarias se deben
reali"ar en las "onas horarias de ba,o rendimiento. Donviene a+rupar las llamadas ) citas en
blo-ues de tal manera -ue no interrumpan la "ona de alto rendimiento -ue debe ser dedicado a
las tareas de prioridad C.
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En las partes descendentes de la curva de rendimiento# aumenta el ries+o de accidente laboral
por 'ati+a. :e debe ser realista ) consciente de las limitaciones del tiempo# ) no pro+ramar m$s
cosas de las -ue realmente se pueden hacer. 1o -ue se de,a sin hacer nos 'ati+a ) nos 'rustra.
1o -ue se termina estimula.
- (a) -ue de,ar un mar+en de tiempo. No ocupar cada minuto con un montn de actividades )a
-ue se debe prever lo inesperado =clientes -ue lle+an tarde# pro)ectos -ue llevan m$s tiempo.>.
- (a) -ue concretar ) centrarse m$s en el rendimiento -ue en la ur+encia. (a) -ue reali"ar todos
los d*as al+o -ue nos acer-ue a las metas. :oEar despierto no es su'iciente.
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El rendimiento de toda persona est$ su,eto a ciertas oscilaciones durante el d*a -ue aparecer$n
se+8n un ritmo natural# los biorritmos.
Fesde lue+o# existen +ran cantidad de variaciones individuales# in'luidas por los h$bitos
alimentarios ) otras caracter*sticas personales. 9ero# 'undamentalmente se puede ase+urar lo
si+uiente
< El nivel m$s alto de rendimiento se alcan"a por la maEana. Este nivel no se volver$ a alcan"ar
m$s durante el d*a.
< 9or la tarde =despus de comer> aparece el conocido 4ba,n6 de media tarde# -ue ser$
combatido por al+unas personas a base del consumo de ca' car+ado con lo cual slo se lo+rar$
alar+arlo.
< 7ras una nueva subida media a 8ltimas horas de la tarde# la curva de rendimiento cae de 'orma
continua# para alcan"ar el punto m$s ba,o unas horas despus de medianoche.
Dada uno de nosotros debe vivir con estos 4ba,ones6 de nuestra capacidad de rendimiento. Es
importante -ue usted cono"ca cu$l es su ritmo diario# para -ue pueda planear la solucin de las
tareas m$s complicadas ) di'*ciles =obli+aciones tipo A> por la maEana# durante su per*odo de
m$ximo rendimiento. Furante su conocido periodo de rendimiento m*nimo =por la tarde> no se
deber*a traba,ar en contra de su ritmo biol+ico sino intentar distraerse ) dedicar esta 'ase a los
contactos sociales ) ocupaciones rutinarias =obli+aciones tipo D>. Furante el al"a de la curva de
rendimiento en las 8ltimas horas de la tarde se puede dedicar nuevamente a actividades
importantes =obli+aciones tipo G>.
:i para la or+ani"acin del d*a utili"a las le)es naturales de su or+anismo# aumentar$ de 'orma
importante su productividad# sin tomar +randes medidas o hacer +randes variaciones.
1a reali"acin de una tarea complicada ) di'*cil# -ue precisa de mucha concentracin# resulta
mucho m$s '$cil por la maEana -ue durante el per*odo de rendimiento m*nimo.
:in lu+ar a dudas# traba,ar lar+o tiempo e intensamente es contraproducente# )a -ue disminu)e
la concentracin ) la capacidad de rendimiento# producindose errores. (a+a pausas# no
consider$ndolas como una prdida de tiempo# sino como una recar+a de ener+*a
!nvesti+aciones mdicas relativas a este tema dieron como resultado -ue el me,or valor de
recuperacin se alcan"a tras una hora de traba,o. 1a pausa slo deber*a durar C& minutos# )a
-ue el e'ecto ptimo se consi+ue durante los C& primeros minutos ) despus aparece una
tendencia a la disminucin
< 9or lo tanto# deber*a incluir pausas re+ulares pero cortas en su plan del d*a.
< El e'ecto re+enerador de la pausa puede ser aumentado considerablemente si usted se
preocupa de moverse ) respirar aire 'resco.
A+/' Lad-&n! d ti$%&
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Feten+a a los ladrones de tiempo!

3Nuestro tiempo en parte nos lo roban# en parte nos lo -uitan# ) el -ue nos -ueda lo perdemos
sin darnos cuenta3. =:neca>

Duando las cosas no discurren como hemos pensado o era de esperar# a menudo se debe a -ue
se presentan interrupciones o impedimentos -ue trastocan nuestros planes. Fe al+unos de estos
obst$culos tenemos nosotros mismos la culpa# pero de otros el responsable es el ambiente -ue
nos rodea.

Debemos comenzar haciendo un estudio de nuestro propio trabajo. Comience usted auto-
estudiando su trabajo!
Qu o -uin nos roba el tiempo? Du$les son los ladrones de tiempo -ue conocemos?
1as pre+untas pueden a)udarle a examinar su situacin personal laboral ) a identi'icar los
'actores perturbadores de su tiempo.

Antes de cada periodo de plani'icacin de actividades han de plantearse dos cuestiones
-3Duanto tiempo disponible ten+o?3
-3Dmo deber*a utili"arlo?3
Fe este modo nos ase+uramos -ue la plani'icacin del tiempo apunta a la reali"acin de
ob,etivos.
Fe todas maneras# la 'ase previa a la plani'icacin consistir$ en anali"ar cmo se suelen hacer
las cosas de manera sistem$tica# -u las provoca ) cmo se resuelven. No ha) me,ora posible si
previamente no tenemos una visin m$s realista de cmo utili"ar el tiempo. 9artiendo de lo -ue
se hace en el momento presente# ) de cmo lo hacemos# se pueden dia+nosticar los puntos
'uertes ) dbiles de la actual +estin de nuestro tiempo.
:e debe comen"ar anali"ando las actividades -ue se reali"an de manera cotidiana ) tomando en
cuenta el tiempo transcurrido.
Atendamos a
- Du$les son las tareas m$s productivas ) el tiempo empleado en reali"arlas.
- Qu tareas son las menos productivas ) el tiempo empleado en reali"arlas.
- Dual es la relacin existente entre las tareas -ue al 'inal resultan productivas ) las -ue no.
- Duanto tiempo hemos AdesperdiciadoB al d*a =de,ade"# pere"a# interrupciones# 'alta de
concentracin#...>.
- Du$les son las tareas -ue no han sido evaluadas con respecto a su e'icacia.
Al i+ual -ue anali"amos las actividades -ue se reali"an de manera cotidiana# debemos anali"ar
a-uellas -ue se reali"an de manera excepcional o espor$dica. Nos re'erimos a
-Qu cantidad de tiempo se ha dedicado a la me,ora ) al cambio. 7ener en cuenta si esta tarea
espor$dica o excepcional estaba previamente plani'icada.
- Qu cantidad de tiempo se ha dedicado a la administracin del traba,o ) a las cuestiones
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ur+entes.
- Du$l es la proporcin entre la administracin del traba,o ) la resolucin de ur+encias.
- Du$les son los ob,etivos de pro)eccin# si son claros ) cuanti'icables.
A+/+,' I$%ul!&-! . "-nad&-! d ti$%&
5La !n!acin d a3&6i& 7u 8a6itual$nt n&! %-&duc la "alta d ti$%&9 ! la
c&n!cuncia d un d!7uili6-i&+: ; D-+ D3!'
Guena parte de todo ello se 'undamenta en nuestras propias actitudes psicol+icas. El modelo
de !H9;1:I@E:J K@ENAFI@E: lo explica
AP)ES<)ATE
COMPLACE
SE FUE)TE
SE PE)FECTO
T)ATA M*S
APRESRATE
7oma decisiones de 'orma atropellada.
:e adelanta a los acontecimientos.
(abla apresuradamente.
Act8a con rapide".
:iente -ue no tiene su'iciente tiempo.
No soporta la demora.
:iempre se ve apurado para resolver sus problemas.
1e +ustan las cosas hechas r$pidamente.
No a+uanta la lentitud de los dem$s.
:iempre intenta ir al +rano ) adelantarse a los dem$s.
C!"P#ACE
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Necesita a+radar a los dem$s.
Dede cuando le contradicen.
Evita las tensiones con los dem$s
:i+ue la corriente a los dem$s para no tener con'lictos.
!ntenta a)udar aun-ue no ten+a +anas.
!ntenta con contradecir a los dem$s.
9rocura evitar recelos a su alrededor.
Es mu) a+radecida cuando le hacen un 'avor.
No intenta imponer nunca su criterio.
En una discusin trata siempre de evitar el en'rentamiento directo.
S$ %&ERTE
No le +usta descubrir sus sentimientos.
No soporta actitudes paternalistas# sabe cuidarse.
!ntenta abarcar todo aun-ue per,udi-ue su salud.
7iene mucha con'ian"a en si mismo.
En los momentos di'*ciles es capa" de sobreponerse ) hacer 'rente a la
situacin.
No necesita comodidades ni atenciones para encontrarse bien.
No le +usta aprender de nadie.
Est$ dispuesto a a)udar a los dem$s cuando lo necesitan# no le importa -ue se
apo)en en ella.
No hu)e de las contrariedades.
1a sensibilidad es un si+no de debilidad.
S$ PER%ECT!
:iempre intenta hacer de $rbitro# mostrando a los dem$s la otra cara de la
moneda.
!ntenta es'or"arse en a)udar a los dem$s.
Nunca est$ satis'echo con los resultados.
9iensa -ue los dem$s deber*an valorara m$s sus lo+ros.
:e expresa con len+ua,e tcnico ) de 'orma complicada ) poco clara.
1e preocupa tener un aspecto pulcro.
No le +usta correr ries+os.
Hantiene siempre los mismos h$bitos.
Dritica ) resalta los errores de los dem$s.
TRATA "'S
1e cuesta asimilar al+unas pre+untas e intenta -ue se las repitan.
:uele decir palabras como Aes di'*cil# vo) a tratarJ intentarB.
1e cuesta un +ran es'uer"o comprender o hacer al+o.
No termina nada de lo -ue empie"a.
No sabe lo -ue -uiere
:e va de un tema a otro.
No est$ con'orme con lo -ue ha hecho.
Duanto m$s di'*cil es una cosa# m$s valora su buena e,ecucin.
1e +usta ser corts con los dem$s.
Es mu) insistente para lo+rar lo -ue se propone.
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A+/+/' Cau!a! d la! %0-dida! d ti$%&
CA&SAS DE !R()E* (*TER*!
:on nuestras actitudes ante el tiempo# la or+ani"acin# nuestras costumbres# lo -ue hacemos.
- Ib,etivos ) prioridades con'usos ) cambiantes.
- 9lan de traba,o cotidiano ausencia del mismo.
- 7raba,os diversos no concluidos o todav*a en curso.
- Kechas l*mite auto-impuestas ausencia de las mismas.
- 7endencia a traba,ar demasiado per'eccionismo.
- Irden 'alta del mismo en la o'icina# el lu+ar de traba,o.
- Felimitacin de responsabilidades a)udas ) con'usin.
- Fele+acin insu'iciente.
- Arre+lo personal atencin excesiva a los detalles.
- Don'lictos demora en tratarlos.
- Actitudes 'rente al cambio resistencia.
- 9untos de inters dispersos ) numerosos.
- A-uiescencia di'icultad o imposibilidad a decir 3no3.
- 7oma de decisiones demasiado r$pidas# o tomadas en comit# o indecisiones.
- Domunicacin insu'iciente o excesiva# 'alta de in'ormacin.

CA&SAS DE !R()E* E+TER*!
:on cuando 3la culpa es de los otros si no 'ueran tan desor+ani"ados3. 9ero en realidad las
causas externas son consecuencia de las causas internas.
- 7el'ono llamadas imprevistas o in8tilmente lar+as.
- DompaEeros o colaboradores entran a exponer sus problemas o a charlar.
- 9ol*tica de 3puerta abierta3 exceso de trastornos.
- Lisitas# clientes proveedores aparecen de improviso.
- 9ersonal insu'icientemente 'ormado o incompetente# sobre todo# personal administrativo
de'iciente.
- Merar-u*a# patrn repercusiones de su mala or+ani"acin.
- Almuer"os de ne+ocios demasiado 'recuentes ) lar+os.
- @euniones demasiado 'recuentes# prolon+adas# mal preparadas.
- 7r$mites administrativos# personales ) 'amiliares.
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- Hantenimiento en reparacin# m$-uinas estropeadas# material inadecuado.
- Ditas externas a,enas a traba,o reunin en el cole+io de los niEos# ir al mdico.
- Lida domstica hacer las compras.

A+/+3' C$& a"-&nta- int--u%ci&n!
C,mo a-rontar interrupciones te.e-,nicas o por personas
TE#E%/*(CAS
- El tel'ono debe atenderse de manera selectiva.
- :e deben plani'icar las llamadas a reali"ar ) a+ruparlas en una misma 'ran,a horaria.
- Feben desarrollarse estrate+ias para cortar las llamadas tele'nicas diplom$ticamente.
- :aber decir 3no3.
- Fesi+ne a al+uno de los empleados como 3representantes personales3 para clientes o personas
-ue llamen con asiduidad.
- !n'orme a todos los -ue le suelen llamar con asiduidad sobre cual es la me,or hora para estar
locali"ado. :e ha de procurar -ue sea siempre en la misma 'ran,a horaria. As* se pueden
despachar el +rupo de interrupciones por causas tele'nicas tanto recibidas como reali"adas# )#
de esta manera# la interrupcin puede ser claramente plani'icada.
- Fe i+ual modo# trate de enterarse cuales son los momentos idneos para comunicarse con otro
interlocutor# ) as* se evitar$ tener -ue e'ectuar la llamada varias veces hasta conse+uir hablar.
- Donviene limitar la llamada a no m$s de .-N minutos.
- 1as llamadas salientes deben de estar pro+ramadas ) conviene tener claro los puntos a
comunicar en la llamada. Esto impedir$ -ue nos perdamos en conversaciones in8tiles.
- :i una llamada es lar+a se le debe dar el mismo tratamiento -ue si 'uera una entrevista o una
visita# utili"ando una 'icha para su control.
- :e deben dar unas instrucciones al respecto ) mantener siempre el mismo criterio. Fe esta
manera# la secretaria =o secretario> podr$ actuar como 'iltro.
- :e debe intentar reducir el n8mero de llamadas. 9insese antes de llamar si la llamada es
necesaria# o puede ser evitada o puede ser dele+ada.
- Estable"ca unos periodos de incomunicacin ) exi,a -ue se respeten.
- 1leve un re+istro de llamadas con la 'echa# hora duracin# ob,eto de la llamada ) el n8mero de
tel'ono del interlocutor.
- Ir+anice un sistema de devolucin de llamadas.

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P!R CA&SA DE PERS!*AS
- 1as personas respetar$n su tiempo si les demuestra -ue tambin respeta el su)o.
- Duando el tiempo 'i,ado para una visita se ha a+otado o comien"a a ser improductivo# muestre
intencin de levantarse de su asiento.
- :e debe mantener una breve reunin al principio de la ,ornada entre el ,e'e ) el secretariado.
- 7rate con 'ran-ue"a a todos a-uellos compaEeros -ue 3pasaban por ah*3. F*+ales claramente
-ue est$ ocupado. Fe esta manera# si saben cuales son sus condiciones impuestas en cuanto a
la or+ani"acin del tiempo# conse+uir$ -ue lo respeten.
- (a) al+unas personas -ue les da resultado ir a traba,ar antes de lo debido ) adelantan mucho
traba,o en una hora de alto rendimiento antes de -ue ven+an los dem$s.
- Estable"ca la hora de la tran-uilidad. Este es en lapso de tiempo durante el cual# cada d*a# los
empleados se ponen de acuerdo en no interrumpirse.
- !n'orme a las personas -ue normalmente le interrumpen -ue est$ poniendo en pr$ctica un
mtodo para conse+uir traba,ar sin interrupciones. 9ero indi-ue las horas en las -ue no desea
ser molestado ) c*Ease a este horario.
- Duando necesite al+o de al+uien nunca lo llame =o lo mande llamar> a su despacho. La)a al
despacho# mesa o lu+ar de traba,o del otro. Fe esta manera ser$ usted -uien controle la visita.
- :i recibe una visita inesperada en su despacho# -udese de pie si desea acabar pronto con la
interrupcin.


#AS A&T!-(*TERR&PC(!*ES
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;no mismo tambin es causa de interrupcin# ) una de ellas puede ser la personalidad. :e ha
demostrado -ue las personas extrovertidas son m$s in-uietos en el lu+ar de traba,o ) menos
resistentes a la 'ati+a -ue los introvertidos. Dada uno tenemos nuestra manera de ser ) no
debemos cambiarnos )a -ue somos as*. 1o -ue si debemos es darnos cuenta de a-uellas
conductas -ue pueden ser contaminantes. 1as conductas son totalmente mensurables ) el
modi'icarlas no trastorna para nada nuestra personalidad. Es m$s# se puede conse+uir una
me,or adaptacin sociolaboral# con el bene'icio personal -ue ello implica.
($+ase las si+uientes pre+untas
-7iene desordenada la mesa?
-9rolon+a en ocasiones el momento para tomar ca' o para comer?
-:uele 3dar lar+as3 a las tareas -ue menos nos apetece hacer?.
-:e detiene a menudo durante la ,ornada laboral para saludar o charlar con los compaEeros?
-@eali"a llamadas particulares durante las horas de traba,o?
-Nave+a por !nternet sin rumbo 'i,o?
:i contesta :! a al+una de las cuestiones anteriores es -ue es usted 3culpable3 de esas
interrupciones. Ante este hecho# sea consciente de la 'recuencia con -ue se rompe la cadena
personal de traba,o ) se retarda en su avance. Anotar en un cuaderno las veces -ue uno se
interrumpe# re+istrando la 'echa# la hora# ) la naturale"a de la auto-interrupcin# puede a)udarle
a establecer cual es su patrn de comportamiento ) de esta manera corre+ir conductas.
C,mo e0itar 1dar .ar2as a.as tareas1
(a) pro)ectos -ue nos resultan tremendamente +randes ) estas tareas nos asustanO como
consecuencia de ello se apla"an ) se les da prioridad ba,a en la plani'icacin a corto pla"o.
1a ,usti'icacin -ue se utili"a como mecanismo de de'ensa consiste en pensar -ue tenemos
delante de nosotros a una hermosa vaca -ue me ten+o -ue comer. 31a vaca es demasiado
+rande ) mi boca es demasiado pe-ueEa3. As* -ue decidimos esperar a comernos la vaca# pero
nuestra boca no crece )# ba,o esta premisa# nunca nos comeremos la vaca.
No ser*a 'actible pensar en esta enorme vaca como un desa'*o concentr$ndonos en el ,u+oso
'ilete de vaca para comer ho)?. Fe esta manera sentiremos la satis'accin de haber reali"ado un
tro"o de la tarea total.
Hucha +ente siente una preocupacin innecesaria ante enormes vacas =tareas> -ue -ui"$ no
pueden resolver 3ho) mismo3. Esta actitud no les permite dis'rutar de la vida mientras las tareas-
vaca no se ha)an terminado.
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Esto no es# en absoluto# realista ) solo va a conducir a la 'rustracin. Febemos estar se+uros de
-ue aparecer$n nuevos pro)ectos tipo 3vacas3 en nuestro traba,o ) ha) -ue aprender a vivir con
Aellas3.
Leamos al+unos trucos para evitar 3dar lar+as3 a los tareas
- ;tilice la idea de la vaca ) los 'iletes de vaca.
- Ante una tarea-vaca# decida traba,ar en ese pro)ecto un tiempo determinado al d*a -ue no sea
elevado# una media hora. 9uede ocurrir -ue tome impulso ) desee continuar# pero si por al+una
ra"n# para a los die" minutos# piense -ue estar$ die" minutos m$s cerca de alcan"ar su meta.
- No se ale,e del traba,o. 9or e,emplo# si tiene -ue hacer una llamada# -udese cerca del
tel'ono.
- 7raba,e se+uido hasta el punto donde sea natural pararse. Fe esta manera se sentir$ menos
desordenado ) m$s satis'echo. 9rocure terminar cada parte o A'ileteB del traba,o.
- Empiece!. El movimiento se demuestra andando. :i tiene -ue hacer una llamada# descuel+ue
el tel'ono ) empiece a marcar# si tiene una carta -ue escribir# enchu'e el ordenador ) empiece a
escribir. (a) un proverbio in+les -ue dice -ue 3un d*a de estos# no es nin+uno de estos d*as3.
De.e2ar tareas o -unciones
Fele+ar 'unciones# cometidos ) responsabilidades en los dem$s es una de las tareas m$s
di'*ciles -ue tiene un directivo o una persona -ue tiene personal a su car+o. :in embar+o esta es
una prueba mu) clara de su madure" humana ) pro'esional.
El principal aspecto -ue se tiene -ue tener en cuenta es -ue dele+ar no es abdicar.
Firi+ir es dele+ar# ) dele+ar es
- Acotar o asi+nar tareas.
- AcompaEar en el traba,o de otros.
- Dorre+ir ) 'ormar a los traba,adores.
- Educar.
@esumiendo dele+ar es hacer -ue otros ha+an.
9ara ello se necesita mtodo de traba,o# orden ) ri+or# centr$ndose en lo estipulado. Fele+ar
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constitu)e la ma)or necesidad ) el ma)or privile+io de un directivo o un ,e'e.
1a clave de la dele+acin est$ en la palabra con'ian"a. El elemento de con'ian"a# -ue sub)ace
en toda dele+acin e'ica"# implica siempre un compromiso mutuo# bi-direccional.
(a) una serie de pasos recomendables para establecer todo proceso de dele+acin
- Fe'inir el pro)ecto o tarea !ndi-ue el ob,etivo# importancia# pla"os ) $mbito de responsabilidad
de las personas en las -ue se dele+a. Normalmente aparece un temor en las personas en las
-ue se va a dele+ar a parecer est8pido# o tener la sensacin de estar mal+astando el tiempo del
superior si hacen demasiadas pre+untas# ) ante esto +uardan silencio. Fe esta manera# la
responsabilidad de toda aclaracin es solo de la persona -ue dele+a. :olicite# siempre -ue sea
posible# -ue sean los dele+ados los -ue 'i,en los pla"os. :e debe procurar dele+ar tareas
completas ) no por partes# ) de este modo se estimula para traba,ar m$s all$ del m*nimo exi+ido.
1a +lobalidad o la responsabilidad de una tarea completa# sin embar+o# motiva al e-uipo de
traba,o.
- Don'erir la autoridad necesaria ) prestar los recursos ) apo)o necesarios Fe'ina el +rado de
autoridad )Jo de autonom*a de la persona en la -ue se dele+a ) a cual-uier persona -ue va)a a
participar en la tarea =autonom*a para tomar decisiones sin consultar# decisin 'inal -ue el
superior debe aprobar# presentacin de decisiones alternativas# presentacin de la in'ormacin
correspondiente al superior>. Nunca ha) -ue plantear un problema sin plantear posibles
soluciones.
- Fele+ar en busca de resultados @eaccione ante los resultados del traba,o de sus dele+ados#
proporcion$ndoles datos su'icientes para -ue cono"can su situacin. Es como establecer un
salario 3mental3. No intente nunca controlar como hacen el traba,o sus dele+ados. 1a 'uncin del
supervisor es anali"ar los resultados# no controlar el traba,o. Nunca se salte al dele+ado tomando
una decisin a sus espaldas# salvo en casos de emer+encia. :i ha sur+ido un problema#
aproveche para enseEarle cmo solucionarlo.
- :e+uimiento @evisin de la marcha del traba,o. Es recomendable el establecimiento de pla"os
como puntos de control.
3En 4uien de.e2amos5
- Aprenda a reconocer las aptitudes de sus colaboradores para dele+ar del modo m$s correcto )
-ue les permita AlucirseB en el desempeEo de sus 'unciones# es decir# -uien es el m$s idneo
para -ue se ha+a esto?.
- :ea consciente de los puntos 'uertes ) dbiles de sus subordinados ) de los su)os propios.
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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
- Doordine los conocimientos de todos# incluido el su)o. Fe esta manera sus subordinados
podr$n completarse entre s* ) suplir las de'iciencias mutuas. :i no se puede dele+ar una tarea
completa a una persona# habr$ -ue buscar a dos -ue se complementen.
- 9iense en dele+ar en otras personas -ue no sean subordinados su)os# sino cole+as.
- @ecurra a servicios externos solo cuando no exista en la empresa una persona adecuada para
reali"ar.
- Doncrete# estable"ca pla"os. :i le dice a su subordinado 39or 'avor# prepare ese in'orme lo
antes -ue pueda3# l pensar$ -ue no es tan ur+ente 3Kant$stico!# eso me da otro mes de
pla"o3.
1Cuando eres t6 mismo e. 4ue trabaja pierdes .a 0isi,n de conjunto1
7Re-r8n Croata9

Fele+acin es la actividad clave de todo pro'esional ) de todo directivo. :us venta,as directas e
indirectas son considerables.
< 1a dele+acin a)uda al directivo a descar+ar# ser ) +anar tiempo para tareas m$s importantes
como# por e,emplo# dedicarse a la verdadera 'uncin de direccin.< 1a dele+acin a)uda a
aprovechar me,or los conocimientos ) experiencias tcnicas del colaborador en cuestin.< 1a
dele+acin a)uda a 'omentar ) desarrollar la capacidad# iniciativa# independencia ) competencia
del colaborador.< 1a dele+acin act8a con 'recuencia de 'orma positiva sobre la capacidad de
motivacin ) satis'accin por el traba,o del colaborador.
1a dele+acin es venta,osa por i+ual tanto para el directivo como para el colaborador ) si+ni'ica
< Fescar+a ) tiempo para tareas A. )
< Iportunidad de desarrollarse para el colaborador =motivacin>.
1a ma)or parte de los colaboradores reaccionan positivamente cuando la dele+acin es correcta
) adecuada# es decir# traspaso de tareas ) competencias pero con responsabilidades tambin.
;na dele+acin exitosa re-uiere dos cosas
- la disposicin a dele+ar =-uerer>
- la capacidad para dele+ar =poder>.
Quien no dele+a e'ectivamente no controla e'ectivamente el tiempo.
1Re2.as de .a de.e2aci,n1 7an8.isis r8pido9
-Qu es lo -ue se dele+a? =contenido>
- En -uin se dele+a? =persona>
- 9or -u debe ser l? =motivacin# ob,etivo>
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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
- Dmo debe hacerlo? =extensin# detalles>
- Du$ndo debe tenerlo terminado? ='echas>
- Fele+ue a diario tantas veces como pueda ) todo lo -ue pueda siempre ) cuando lo admita el
traba,o ) capacidad del colaborador
- Fele+ue no slo en sus colaboradores sino tambin en otras :ecciones# tanto internas como
externas =:ervicios>.
;na a)uda sencilla ) pr$ctica para dele+ar la constitu)e el 3plan de accin3 atribuido al +eneral
de los EE.;;. FPi+ht EisenhoPer# recomendable especialmente cuando ha) -ue tomar
decisiones r$pidas ) -ue consisten en dar pre'erencia a determinadas tareas.
#as prioridades se estab.ecer8n se26n .os criterios de
;r+encia
!mportancia
:e+8n la ur+encia o la importancia de una tarea se distin+uen cuatro posibilidades para valorar )
solucionar las tareas. En la pr$ctica esto si+ni'ica
< 1as tareas -ue son tanto ur+entes como importantes ha) -ue dedicarse a ellas uno mismo ) de
inmediato =tareas A>. :i slo son ur+entes# en la ma)or*a de las ocasiones pueden dele+arse.
< 1as tareas m$s importantes# pero -ue no son ur+entes# pueden en principio esperar# pero ha)
-ue plani'icarlas# es decir# concluirlas o dele+arlas# pero control$ndolas ) supervis$ndolas
=tareas G>.
< 1as tareas -ue no son mu) importantes pero s* ur+entes deben dele+arse o solucionarse por
un orden =tareas D>.
< (a) -ue desentenderse obli+atoriamente de las tareas -ue no son ni ur+entes ni importantes =a
la papelera o al archivo>.
E0itar perder e. tiempo en reuniones
(a) empresas en las -ue todo se basa en las reuniones# reuniones ) m$s reuniones# ) no es -ue
sean improductivas o innecesarias# sino -ue una errnea plani'icacin de las reuniones o
comits puede convertirse en una prdida innecesaria de tiempo. :i -ueremos evitar la patolo+*a
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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
) convertir las reuniones en productivas ha) -ue tener en cuenta estos aspectos
1a primera ) 'undamental premisa es -ue las reuniones no son para AestarB en ellas# sino para
traba,ar.
Antes de la reunin 7en+a detallados los puntos a tratar =orden del d*a># ten+a los ob,etivos
claros sobre el ob,eto de la misma ) estable"ca un tiempo l*mite.
Antes de convocar una reunin se deben plantear las si+uientes cuestiones
- El tiempo -ue se va a invertir en la reunin# vale lo mismo -ue el rendimiento -ue se va a
obtener de ella?.
- Febe tener claro los ob,etivos para la celebracin de la reunin.
- Dompruebe si necesita el conse,o de todos los -ue van a acudir a la reunin.
-Necesita -ue el +rupo participe para tomar una decisin o para resolver un problema?.
-Necesita instruir# entrenar o 'ormar al +rupo en nuevos mtodos?.
-(a) medios m$s baratos# m$s r$pidos o m$s cmodos de obtener los mismos resultados?
- :i la reunin es in'ormativa# se puede enviar un comunicado al e-uipo.
-:e podr*a convocar a la reunin a un representante de cada departamento o seccin en ve" de
-ue acudiesen todos?.
-9uede resolverse por tel'ono?
-9odr*a hablar individualmente con cada uno de los asistentes en lu+ar de hacerlo en +rupo?
-9odr*a celebrar el departamento menos reuniones?. Es decir# podr*an resumirse en una
reunin mensual todas las reuniones semanales?.
1le+ado a este punto# se puede tener claro si se debe o no convocar dicha reunin. :i decide :!
convocar la reunin# entonces pre+8ntese
-7iene claro el ob,etivo para la reunin?
-(a pedido asistencia slo al personal clave# es decir# a-uellos -ue contribuir$n directamente al
cumplimiento del ob,etivo?
-7iene un orden del d*a?.
-(a anotado los puntos esenciales en el orden del d*a? =los ob,etivos de la reunin# los asuntos
-ue tratar# las decisiones a tomar# los problemas a resolver# la cantidad de tiempo para tratar
cada asunto?. ;sted no tiene problemas# slo tiene decisiones -ue tomar.
-:e debe distribuir el 3Irden del F*a3 con la su'iciente antelacin como para -ue el personal
pueda venir preparado para colaborar.
- :i decidi convocar la reunin ) no va a ser productiva# recuerde -ue recti'icar es de sabios.
Furante la reunin Fesde el principio de'ina las re+las del ,ue+o# utilice e,emplos para -ue se
vea -ue lo -ue se est$ tratando es o puede ser real ) dinamice al +rupo mostrando las etapas
recorridas e impulsando a otras nuevas. 9romueva la participacin.
Fespus de la reunin Febe redactarse un Acta del traba,o reali"ado en la reunin donde se
inclu)an los temas tratados# las decisiones tomadas# -u se le asi+na a -uin ) el pla"o para su
consecucin.

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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
A+3' Aut&1valuacin+
Es 'undamental lle+ado este punto# el hacer un an$lisis# una auto-evaluacin sobre nuestro modo
de traba,ar# bas$ndonos en la clasi'icacin de las tareas a reali"ar# ) lo primero ser$ llevar a cabo
el denominado
An8.isis A:C
;n ANQ1!:!: FE1 LA1I@ FE 1A ;7!1!RAD!SN FE1 7!EH9I muestra -ue el tiempo dedicado
a la reali"acin de las tareas H;T !H9I@7AN7E: =A># !H9I@7AN7E: =G> ) HENI:
!H9I@7AN7E:=D># deben corresponder necesariamente con el valor -ue dichas tareas
representan para el cumplimiento de una determinada 'uncin =,e'e de personal# por e,emplo>.1a
ma)or parte del tiempo la pasamos ocupados con problemas secundarios =D> -ued$ndonos
poco# +eneralmente demasiado poco# para las tareas de importancia vital =A>. 1a clave para una
exitosa distribucin del tiempo radica 8nicamente en establecer una clara 9@!I@!FAF de las
actividades plani'icadas D1A:!K!DQNFI1A: en A-G-D se+8n su importancia
< 1as tareas A son los mas importantes cometidos por un directivo. 2nicamente pueden ser
llevadas a cabo por la persona en cuestin# bien ella sola o en colaboracin con un e-uipo
responsable =NI FE1E5AG1E:># ) son del m$ximo valor para el cumplimiento de la 'uncin
encomendada.
< 1as tareas G son# por lo +eneral# tareas importantes ) tambin dele+ables.
< 1as tareas D son las de menor valor para el cumplimiento de una 'uncin# pero son las -ue
consumen la ma)or parte del tiempo -ue dedicamos a nuestro traba,o =traba,os rutinarios#
papeleo# lecturas# tel'ono# actas# correspondencia# otros traba,os administrativos# etc.>.
Naturalmente# este an$lisis AGD no si+ni'ica preocuparse solamente de las tareas A ) renunciar
absolutamente a las D# sino m$s bien ordenar todas ellas en una relacin e-uilibrada se+8n su
importancia# estableciendo las prioridades de dichas actividades.
1a me,or manera de -ue 'uncione bien en la pr$ctica el ANQ1!:!: AGD es si usted
- plani'ica slo C % 7A@EA: A por d*a =. horas aproximadamente>
- prev otras % . 7A@EA: G =C hora aproximadamente>
- @eserva el resto del tiempo =/N minutos aproximadamente> para 7A@EA: D
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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
Fe esta manera se F!@!5E FE ;NA KI@HA AD7!LA E1 D;@:I FE :; 7@AGAMI# se
concentrar$ siempre en las DI:A: E:END!A1E: ) evitar$ con'lictos ) stress innecesario.
Al+unos directivos pre'ieren# sin embar+o# hacer las cosas de verdad =I@!EN7AD!SN (AD!A 1A
AD7!L!FAF> -ue hacer las verdaderas cosas =I@!EN7AD!SN (AD!A E1 IGME7!LI>. :i as*
lo+ra usted sus ob,etivos del d*a ) a pesar de inter'erencias e imprevistos a8n dispone usted de
tiempo# entonces podr$ decidir cmo ) en -u -uiere emplearlo.
< 7en+a en cuenta la curva de rendimiento para la plani'icacin del mar+en horario en el -ue se
van a reali"ar las tareas.

A+2' P-&3-a$acin dl ti$%&
Res;r0ese un 1rato tran4ui.o1
1#os 2randes acontecimientos no corresponden a nuestros momentos bu..iciosos< sino a
nuestros momentos de tran4ui.idad1 7*ietzche9
Huchos e,ecutivos solucionan su propio traba,o slo tras 'inali"ar el tiempo o'icial de traba,o.
Furante el d*a no encuentran el momento# )a -ue existen demasiadas interrupciones
compaEeros de traba,o# clientes# visitas no deseadas# con'lictos# tel'ono# reuniones# etc. ;na
puerta permanentemente abierta es apreciada por todos# pero para el interesado supone un
es'uer"o sobrehumano.
:i al+uien es molestado o interrumpido continuamente durante su traba,o# para reemprenderlo
donde lo hab*a de,ado se necesita un tiempo adicional de arran-ue ) entrada. :i se suman estas
prdidas de rendimiento se puede lle+ar a perder +ran cantidad de tiempo e'ectivo. En las tareas
mu) importantes =obli+aciones tipo A> es de suma importancia traba,ar# a ser posible# sin
interrupciones.1o -ue se puede lle+ar a hacer traba,ando tan slo una hora tran-uilamente# sin
interrupciones! 9ero. Dmo conse+uirlo?
En la pr$ctica# en muchas empresas se ha intentado introducir una hora diaria da tran-uilidad o
de tiempo 4para uno mismo6 durante el cual no se -uiere ser molestado por nadie.
1a realidad es -ue nadie necesita estar disponibles las %/ horas del d*a. El ne+ocio se+uir$
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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
'uncionando normalmente aun-ue nos desentendamos de su entorno durante una hora =o
m$s!>. Es 'undamental tomarse este tiempo de 3desconexin3 personal como si 'uese una cita
importante# posiblemente la m$s importante
&na cita consi2o mismo! 7hora tran4ui.a9

En cuanto a or+ani"acin# slo debe tomar esta (I@A FE 7@ANQ;!1!FAF como cual-uier otra
3cita importante3 durante la cual usted no est$ para nadie
- En su plan del d*a tmese la (I@A FE 7@ANQ;!1!FAF como una entrevista o la visita a un
cliente.- @e'8+iese para esta (I@A FE 7@ANQ;!1!FAF. Dierre el despacho ) di+a antes -ue no
est$ para nadie.
1as continuas llamadas tele'nicas# consultas de compaEeros o similares puede contestarlas otra
persona ) convenir llamadas posteriores. Esto parecer$ incorrecto# pero sus obli+aciones
importantes deben recibir su absoluta atencin por lo menos una ve" al d*a. 9ara la plani'icacin
de nuestros momentos de tran-uilidad podemos tener en cuenta los espacios de tiempo con
menos ) ma)or n8mero de interrupciones.
En base a esto# intente
- plani'i-ue su (I@A FE 7@ANQ;!1!FAF durante los espacios de tiempo con menor n8mero de
interrupciones =maEana> ) solucione en este tiempo sus obli+aciones m$s importantes =tipo A>
- durante las horas de 'recuentes interrupciones# cuente con ellas ) solucione los traba,os menos
importantes =obli+aciones del tipo D>.
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4' INTE)P)ETACIN EFICAZ DE LOS )ESULTADOS
PAS!S PARA P#A*(%(CAR T&S TAREAS
Elabore su pro+rama alrededor de los temas esenciales.
Doordine actividades ) posibilidades personales.
Evite interrupciones durante la solucin de temas importantes.
A+rupe los temas relacionados entre s* siempre -ue sea posible.
Ki,e un tiempo para cada actividad.
:ea 'lexible ante imprevistos.
@eco,a su plani'icacin por escrito# aumenta el car$cter de compromiso.
Hanten+a su pro+rama a la vista.
C. Pre26ntese 3PARA =&$ EST!> A=&?5
Fe'inir 7areas AD7!LA: IGME7!LI:
@EAD7!LA: 1I @;7!NA@!I
@. ESTA:#ECER PR(!R(DADES
9rimero 1A: @EAD7!LA: I !H9I@7AN7E:
:e+undo 1I ;@5EN7E @EAD7!LA:
A. PR!)RA"AR E# T(E"P!
9ro+ramar las activas
Fe,ar tiempo para las reactivas
B. DE#E)AR
- Qu tareas - Quin las hace
C. (*%!R"AR > E*TRE*AR
EnseEar a los dem$s
D. AC!*SEEAR A =&(E* #! P(DA
@epasar los puntos clave
En resumen
Fe'inir Ib,etivos
Domunicar
5estin del entorno
Dontrol del Estrs
Fele+ar
9lani'icar
9ro+ramar
7omar Fecisiones
T utili"ar mucha Asertividad...
%RE*TE A #! &R)E*TE E ("P!RTA*TE
CU. (a+a una lista de los problemas -ue se le presentan... Duando sus responsables dele+an en
usted.
%U. (a+a una lista de las tareas repetitivas -ue reali"a ) compruebe si es necesario -ue las ha+a
usted.
.U. Fele+ue las tareas menores.
/U. :ea consciente de la car+a de traba,o de los dem$s cuando dele+ue.
NU. Komente el traba,o en e-uipo.
VU. 9revea m$r+enes de tiempo.
WU. Lalore el ries+o de la dele+acin.
XU. Elo+ie los aciertos ) demore las cr*ticas.
YU. Evite la dele+acin ascendente es decir# hacer la tarea de los colaboradores.
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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
> REC&ERDE =&E
Z 1os asuntos +randes son divisibles
Z 1os pe-ueEos son controlables
Z 1os importantes son priorizables
Z 1os ur+entes )a deban estar hechos
RE=&(S(T!S DE# $+(T!
Z 7ener ob,etivos claros
Z 9ro+ramar su consecucin
Z Es'or"arse en alcan"arlos
Ca.cu.ar .a duraci,n de .as acti0idades
- 9rocure anotar al lado de cada actividad el tiempo -ue cree -ue tendr$ -ue dedicarle. El tiempo
es escaso. Icho horas son ) ser$n ocho horas. Domo muestra la experiencia# 'recuentemente
se sobrestima el tiempo total necesario ) se plani'ica m$s de lo -ue en realidad se puede llevar a
cabo# lo -ue slo conduce a una 'rustracin innecesaria.
- Dalcule aproximadamente el tiempo -ue deber$ dedicar a las actividades -ue ha plani'icado
reali"ar. El tiempo es oro! Duando usted 5A:7A :; F!NE@I# calcula aproximadamente# por
-u no hacer lo mismo cuando del capital 3tiempo3 se trata?
- 9ara un traba,o a menudo se necesita tanto tiempo como el total del -ue se dispone. Duando
ten+a -ue establecer el tiempo -ue -uiere dedicar a sus tareas# procure tambin# como en el
caso de +astar su dinero# poner ) mantener un l*mite.
- 7raba,ar$ considerablemente HA: DINDEN7@AFI ) sosla)ar$ tanto m$s consecuentemente
los E:7I@GI:# cuanto me,or calcule el tiempo a dedicar a una determinada tarea.

Reser0ar tiempo muerto
3;na cosa es lo pensado ) otra lo sucedido3. 9lani'i-ue 8nicamente una determinada parte de su
tiempo laboral# se+8n la experiencia# un V&0 aproximadamente del mismo =@E51A GQ:!DA FE
1A 91AN!K!DAD!SN FE1 7!EH9I>. Acontecimientos imprevistos# inter'erencias# 4ladrones del
tiempo6# necesidades personales# etc. no re-uieren una plani'icacin exhaustiva# pero s* una
previsin. 1a distribucin de su tiempo deber*a constar# por tanto# de tres blo-ues
< V&0 aproximadamente para actividades 91ANEAFA: =dietario>
< %&0 aproximadamente para actividades !NE:9E@AFA: =perturbaciones# ladrones de tiempo>
< %&0 aproximadamente para actividades E:9IN7QNEA: ) :ID!A1E: =tiempo para la
creatividad>
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GESTIN EFICAZ DEL TIEMPO Unidad Didctica N3
9arece indicado plani'icar 8nicamente el V&0 del tiempo laboral ) reservar el otro /&0 como
7!EH9I H;E@7I I FE @E:E@LA.
Tomar decisiones sobre prioridades<
sintetizar F posibi.idades de de.e2aci,n
Fado -ue a la vista de la re+la b$sica de la plani'icacin del tiempo se propende a plani'icar m$s
del N&-V&0 del tiempo laboral disponible# tendr$ -ue reducir usted de una manera ri+urosa su
listado de actividades a una HEF!FA @EA1!:7A.
- estableciendo prioridades#
- resumiendo o acortando a-uello -ue se pueda#
- ) dele+ando.
El @E:7I habr$ -ue posponerlo# suprimirlo o hacerlo en horas extraordinarias.

Contro. a posteriori - Dejar para otro dGa .o pendiente
Duando @E9E7!FA: LEDE: (A FEMAFI 9A@A I7@A IDA:!SN ;NA AD7!L!FAF# la
terminar$ viendo molesta ) entonces ha) dos posibilidades
- o 3co+e el toro por los cuernos3 ) :I1;D!INA de una ve" el asunto#
- o se olvida del problema por-ue es una cosa -ue se :I1;D!INA por s* misma.
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