Tema: Analiza i proiectarea posturilor.

1. Definirea, componentele i variabilele postului.

2. Definirea i cerinele analizei posturilor.
3. Descrierea i specificaia posturilor.
4. Procesul analizei posturilor.
5. Procesul analizei posturilor.
6. Metoe i te!nici e analiz" a posturilor.
#. $specte comportamentale i le%ale ale analizei postului.
&. Proiectarea i reproiectarea postului.
1. Postul este efinit ca o multituine e sarcini reprezentate pentru o anumit"
poziie 'ntr(o structur" or%anizatoric".
)iecare post presupune urm"toarele componente*
a+ Obiectivele. ,biectivele postului reprezint" efinirea calitativ" i
cantitativ" a scopurilor avute 'n veere la crearea sa- .ustific" raiunea
'nfiin"rii i funcion"rii lui. /ealizarea obiectivelor se efectueaz" prin
intermeiul sarcinilor.
b+ Sarcina. /eprezint" o aciune clar formulat", orientat" spre realizarea
unui obiectiv precis.
c+ Autoritatea. 01prim" limitele 'n carul c"rora titularul postului are
reptul e a aciona pentru realizarea sarcinilor2obiectivelor iniviuale.
3onceptul e autoritate este str4ns le%at e cele e influen" i putere.
Influena reprezint" sc!imbarea e comportament sau atituinea unei
persoane sau a unui %rup e persoane 'n urma aciunii irecte sau inirecte a altei
persoane sau a altui %rup. 5nfluena poate fi pozitiv", c4n se prouce 'n sensul
orit e cel care o e1ercit", sau ne%ativ", c4n sensul este contrar celui orit.
Puterea reprezint" potenialul e influenare al unei persoane, capacitatea e
a prouce sc!imbarea orit" 'n comportamentul sau atituinea altei persoane.
+ Responsabilitatea reprezint" obli%aia titularului postului e a 'neplini
sarcinile i atribuiile erivate in obiectivele iniviuale ale postului.
/esponsabilitatea trebuie s" fie corelat" cu sarcinile i autoritatea postului pentru a
se putea evita subimensionarea i supraimensioanarea postului.
6ubimensionarea postului se reflect" 'n iminuarea interesului i efortului
titularului postului pentru 'neplinirea 'n mo corespunz"tor a sarcinilor atribuite.
6upraimensionarea postului const" 'n obinerea e c"tre titularul postului a unor
recompense necorespunz"toare 'n raport cu eforturile epuse i rezultatele
obinute.
7ariabilele postului pot fi %rupate 'n trei cate%orii*
5. 7ariabilele ale creitului-
( sistemul economic
( sistemul te!nic
( sistemul or%anizaional e efinire i repartizare a sarcinilor.
55. 7ariabile ale titularului postului-
( se1ul, v4rsta, situaia familial", istoria socioprofesional" in care ecur%
aptituinile.
( proiectele personale care sunt str4ns le%ate e post-
( viaa e1traprofesional".
555. 7ariabile ale activit"ii*
( elementele e baz" ale activit"ii
( activit"i e proucie propriu(zis"* operaii normale, ocazionale etc.
( mi.loace e motivare, control, evaluare.
2. Analiza posturilor se refer" la coninutul i cerinele posturilor i nu, la
analiza persoanelor care le ocup". $naliza posturilor inclue colectarea,
sistematizarea i e1aminarea informaiilor cu privire la ceea ce fac oamenii 'ntr(un
anumit post.
Pentru ca analiza posturilor s" se esf"oare 'n coniii corespunz"toare i s"
finalizeze cu rezultate c4t mai bune, se impune respectarea unor cerine*
1+ $naliza posturilor trebuie s" fie 'n permanen" a1at" pe obiective clare i s"
se utilizeze metoe i te!nici aecvate.
2+ Postul trebuie prezentat aa cum este 'n momentul analizei.
3+ 8rebuie 'nelese c4t mai potrivit sarcinile i cerinele postului i nu s" se
evalueze persoanele care obin postul.
4+ Mai mult" obiectivitate i precizie. Poate fi realizat" prin utilizarea mai
multor metoe e analiz" a posturilor.
5+ Dein"torii posturilor trebuie s" fie reprezentativi pentru cate%oria e
an%a.ai care realizeaz" sarcinile respective.
6+ 9nainte e a se realiza analiza postului este necesar s" se e1plice titularului
postului motivele i obiectivele analizei.
#+ 6elecia i instruirea corespunz"toare a persoanelor care urmeaz" s" fie
an%a.ate 'n procesul e analiz" a posturilor.
&+ $naliza posturilor trebuie permanent raportat" la viziunea e ansamblu
proceselor e munc".
:+ /ezultatele analizei posturilor trebuie prezentate 'ntr(o form" c4t mai clar" i
uor e 'neles.
3. Obiectivele analizei posturilor.
$naliza posturilor furnizeaz" o serie e elemente e baz" 'n informaii pentru
cele mai multe activit"i in omeniul M/;.
1+ Deciziile privin planificarea /; epin 'n mare m"sur" e rezultatele
analizei posturilor.
2+ Permite ca recrutarea personalului s" fie c4t mai eficace, eoarece calitatea
acesteia trebuie s" aib" ca rezultat concorana 'ntre caracteristicile
persoanei recrutate i cerinele postului.
3+ $si%ur" succesul eplin al procesului e selecie i orientare efectiv" a
an%a.ailor atorit" concoranei intre cerinele postului i cerinele care
trebuie 'neplinite e persoana care urmeaz" s"(l ocupe. 9n acest proces e
concoran" pot s" apar" ecizii e selecie a coniiilor cu urm"ri
nefavorabile.
4+ Permite o evaluare corect" a performanelor iniviuale eoarece o coniie
esenial" a realiz"rii cu succes a acesteia o constituie 'nele%erea corect" i
complet" a cerinelor postului. Deoarece toate sistemele e evaluare a
performanelor compar" performana curent" a an%a.ailor cu o serie e
criterii prestabilite 'n urma analizei posturilor.
5+ Permite stabilirea obiectivelor 'n le%"tur" cu ezvoltarea /;, eoarece
aceasta este epenent" e cerinele posturilor reflectate 'n escrierile i
specificaiile acestora. 9n ce m"sur" ein"torul postului are sau nu nevoie e
o pre%"tire suplimentar" se poate aprecia numai up" ce cerinele specifice
ale postului au fost eterminate printr(o analiz" aecvat" a posturilor.
6+ $n%a.aii pot aprecia mai bine opiunile lor privin cariera profesional"
eoarece 'nele% clar cerinele posturilor care(i intereseaz", iar mana%erii i
specialitii 'n omeniul /; pot 'nruma an%a.aii 'n le%"tur" cu propriile
cariere profesionale.
#+ 5nformaiile oferite e analiza postului sunt utile 'n veerea etermin"rii
salariilor i iferitelor recompense cuvenite an%a.ailor 'n funcie e moul
'n care fiecare an%a.at 'i 'neplinete obli%aiile. $naliza funciei permite a
acora salarii i recompense sporite pentru funciile care presupun salarii,
'natoriri i responsabilit"i mai mari.
$naliza posturilor are o serie e avanta.e i pentru an%a.ai*
( ein"torii postului obin o ima%ine mult mai clar" asupra principalelor sale
responsabilit"i-
( ofer" an%a.atului informaii privin unele evalu"ri pe care acesta orete s" le
cunoasc".
( poate oferi iniviului posibilitatea e a participa la stabilirea propriilor obiective
pe termen scurt.
4. Descrierea postului este rezultatul analizei postului orientat" spre
escrierea sarcinilor care trebuie 'neplinite i trebuie s" ofere un r"spuns c4t mai
aecvat la 'ntrebarea* <7a 'nele%e noul an%a.at postul, ac" stuiaz" escrierea
postului.=
Descrierea postului poate fi mai comple1" sau mai simpl" 'n funcie e
natura postului. Descrierea postului este reflectat" 'ntr(un ocument enumit fia
postului. Ma.oritatea escrierilor posturilor conin urm"toarele seciuni*
( ientificarea postului > enumirea, localizare, superiorul imeiat etc.+-
( coninutul postului > natura %eneral" a postului, principalele activit"i+-
( sarcinile, responsabilit"ile i relaiile postului cu altele-
( autoritatea postului-
( coniiile e munc"-
( specificaiile postului.
Pentru ca escrierea postului s" fie c4t mai realist" sunt necesare respectarea
cerinelor*
( s" se bazeze pe informaiile oferite e analiza postului-
( s" efineasc" clar sarcinile i limitele e responsabilitate acor4nu(i
an%a.atului ma1im" libertate pentru a aciona-
( s" ofere an%a.atului informaii noi i semnificative espre postul s"u.
6pecificaia postului e1prim" 'nemn"rile specifice, cunotinele, abilit"ile i
alte caracteristici fizice i personale care sunt necesare pentru 'neplinirea unor
lucr"ri. 6pecificaia postului 'i propune s" r"spun" la 'ntrebarea* <3e tr"s"turi
umane i ce e1perien" sunt necesare pentru a corespune c4t mai bine unui anumit
post ?=
9n elaborarea specificaiei postului e1ist" unele riscuri*
( tentaia e a ne baza prea mult escrierea pe calit"ile persoanei care a
einut anterior postul. Dac" persoana anterioar" a fost eosebit" risc"m s"
c"ut"m o persoan" ientic" acesteia.
( tentaia e a ne baza escrierea cerinelor ce trebuie 'neplinite pe calit"ile
persoanei care urmeaz" s" ocupe un anumit post, pentru ca 'n felul acesta s"
se m"reasc" valoarea relativ" a postului.
( introucerea 'n escrierea posturilor a unor criterii ne.ustificate restrictive*
cum ar fi limita e v4rst".
5. Procesul de analiz a posturilor inclue urm"toarele etape*
5. 5entificarea posturilor i revizuirea ocumentaiei e1istente. 0ste necesar" a
se ientifica ce fel e funcii trebuie analizate. De asemenea, se cere revizuirea
ocumentaiei e1istente* escrierile e1istente ale posturilor, sc!ema or%anizaiei,
informaii anterioare ale analizei postului. 6e ientific" an%a.aii care vor participa
la efectuarea analizei, precum i metoele folosite.
55. 01plicarea procesului e analiz" a mana%erilor i an%a.ailor. 6e comunic" i
se au e1plicaii utile pentru a fi pre'nt4mpinate an1iet"ile i rezistena in partea
an%a.ailor. 01plicaiile trebuie s" se refere la scopul analizei, motivele, timpul,
cine va participa.
555. 0fectuarea analizei postului. 6e cule% informaiile e1istente privin analiza
postului. 6e istribuie c!estionare se fac interviuri i observaii irecte.
57. 0laborarea escrierii i specificaiei postului. 5nformaiile primite espre
analiza postului sunt e1aminate, prelucrate i folosite la proiectarea escrierii i
specificaiei postului. Proiectul pre%"tit este trimis mana%erilor i an%a.ailor
pentru revizuire. Pe baza observaiilor se fac eventualele sc!imb"ri i sunt
elaborate escrierea i specificaia postului.
7. Meniunea i actualizarea escrierii i specificaiei postului. Pe m"sura
aplic"rii este necesar un sistem e urm"rire i inere la curent a escrierii i
specificaiei postului prin efectuare complet"rilor eterminate e evoluia
inamic" a or%anizaiei. 34n apar posturi vacante escrierea i specificaia
postului trebuie s" fie revizuite 'naintea 'n 'nceperii aciunii e recrutare i
selecie. @ecesitatea revizuirii i actualiz"rii escrierii i specificaiei postului
poate s" apar" i 'n alte situaii* 'n timpul evalu"rii performanelor- 'n urma unor
constat"ri rezultate in interviurile e plecare a unor an%a.ai etc.
01ist" mai multe tipuri e analize ale posturilor*
1+ Analiza orientate asupra postului. $u 'n veere toate elementele,
componentele i variabilele postului. $ceste analize se concentreaz" pe
sarcinile i responsabilit"ile asociate acestuia, precum i pe analiza
coniiilor %enerale e munc".
2+ Analize orientate asupra persoanei. 6unt orientate asupra cerinelor umane
ale postului sau pe calit"ile ce trebuie 'neplinite e persoana care urmeaz"
s" ocupe un anumit post.
3+ Analize combinate. 6unt analizele e posturi bazate pe primele ou" tipuri
e analize i sunt folosite frecvent 'n practica mana%erial", eoarece pe
l4n%" analiza aspectelor importante ale postului, analistul etermin"
cunotinele, abilit"ile, tr"s"turile sau alte cerine necesare titularului
postului.
6.
a+ Analiza documentelor existente.
b+ Observarea este una in cele mai simple i mai precise metoe e analiz" a
posturilor. ,bservarea presupune ca unul sau mai muli e1peri 'n omeniu
s" observe un e1ecutant iniviual sau colectiv i s" 'nre%istreze f"r" a
interveni ce, cum, une, c4n se efectueaz" activitatea. Metoa consum"
mult timp i este ificil e realizat 'n cazul posturilor cu activit"i mentale
neobservabile sau e 'nalt" abilitate manual" 'n care aciunile sunt prea
rapie pentru a le observa 'n etalii. ,bservarea are unele nea.unsuri*
( consum" mult timp, este limitat" la analiza posturilor care conin cicluri e
munc" scurte i repetitive.
c+ Interviul const" 'n obinerea e informaii irect e la an%a.aii care ocup" o
anumit" funcie sau superiorii lor. 3el mai frecvent este folosit un formular
structurat e interviu cu care se 'nre%istreaz" informaiile. Dei, intervievaii
cunosc cel mai bine coninutul postului lor, acetia au r"spunsuri ce in cel
mai mult e activit"ile recente, omi4n activit"ile anterioare. De
asemenea, an%a.atul este contient c" ar putea beneficia, ac" e1a%ereaz"
coninutul postului eoarece acestea se iau 'n consieraie la eciziile e
salarizare, stimulare i promovare. 6e pot practica i interviuri e %rup prin
participarea membrilor e1perimentai ai unui colectiv e munc" i cu
supervizorii acestuia.
+ Chestionarul. 0ste lar% r"sp4nit ca meto" e cule%ere i 'nre%istrare a
atelor privitoare la o anumit" funcie. 3!estionarul const" in 'ntreb"ri e
tip esc!is('nc!is i sunt 'nm4nate an%a.ailor i mana%erilor pentru a fi
completat cu r"spunsuri. 3!estionarul este alc"tuit in 3 p"ri*
1. 5nformaii personale-
2. Dificultatea muncii. 01punerea sarcinilor.
3e aciuni 'neplinete ?
3e instrumente folosete ?
3e abilit"i sunt necesare ?
3e cunotine trebuie ?
3. /esponsabilit"i.
$vanta.ul principal al folosirii c!estionarului este c" informaiile pentru un
num"r mare e funcii se obin 'ntr(un timp relativ scurt i cu c!eltuieli reuse.
e+ 3!estionarul pentru analiza postului. 3onin 1:4 e cerine i este completat
e analistul postului care ecie ac" o anumit" cerin" este important"
pentru 'neplinirea sarcinilor e munc" ale postului. 3ele 1:4 e cerine sunt
%rupate 'n 6 seciuni fiecare seciune fiin urmat" e o 'ntrebare*
1+ ,binerea informaiei A ;ne i cum obine titularul postului informaia
privin postul ?
2+ Procese mentale A 3e raionamente, lu"ri e ecizii i procese e planificare
sunt folosite pentru 'neplinirea sarcinii e munc" ?
3+ Procesul e munc" A 3e activit"i fizice i instrumente sunt folosite pentru
'neplinirea sarcinii e munc" ?
4+ /elaiile cu ali oameni A 3e relaii cu alte persoane sunt necesare pentru
'neplinirea sarcinii ?
5+ 3ontactele postului A 9n ce conte1t fizic i social sunt 'neplinite sarcinile e
munc" ?
6+ $lte caracteristici ale postului A 3e alte activit"i, coniii sau caracteristici
sunt importante ?
7. Analiza etaliat" a postului poate fi amenin"toare pentru an%a.ai. ,
problem" este le%at" e frica an%a.ailor c" analiza postului va prouce o anumit"
constr4n%ere asupra lor. 0i pot resimi c" se va prouce o anumit" limitare a
creativit"ii i iniiativei lor.
, alt" fric" const" 'n necunoaterea scopului investi%aiei etaliate i
aprofunate a postului. P"rerea an%a.ailor este c" at4ta timp c4t cineva nu cunoate
e1act ce fac ei sunt 'n si%uran". De asemenea, an%a.aii consier" c" ei fac ceva
%reit ac" se face o astfel e cercetare.
Rezistena la schimbare. 6c!imb"rile 'n coninutul posturilor necesit" revizuirea
escrierii i specificaiei postului. ,binuina cu o activitate 'n carul unor limite
efinite, face ca orice 'ncercare e a o sc!imba, limitele funciei s" %enereze team"
i rezisten". ,rice revizuire a postului provoac" an1ietate, eoarece si%urana i
securitatea postului sunt ameninate.
$n%a.aii i mana%erii au o anumit" tenin" e a suprave%!ea importana i
semnificaia funciei lor. Deoarece informaiile rezultate in analiza postului sunt
utilizate 'n scopul recompens"rii pentru munc", ei vor 'ncerca s" supraevalueze
postul lor.
Mana%erii i specialitii 'n omeniul /; trebuie s" fie contieni i e impactul
preveerilor le%ale asupra postului. $naliza postului prevee bazele pentru relaiile
e munc" ale postului.
8. Proiectarea posturilor efinete procesul prin care se stabilesc coninutul
specific al posturilor, metoele e munc" folosite i relaiile posturilor respective
cu celelalte posturi in carul or%anizaiei.
Proiectarea posturilor implic" acele aciuni i ecizii mana%eriale care au 'n
veere l"r%irea sau 'mbun"t"irea coninutului muncii i care sunt necesare pentru
'neplinirea cerinelor or%anizaionale i satisfacerea nevoilor iniviuale ale
an%a.ailor.
/eproiectarea posturilor reprezint" procesul e reefinire a coninutului specific
al posturilor, a sarcinilor a responsabilit"ilor i relaiile acestora, ca urmare a
analizei posturilor. /eproiectarea posturilor poate constitui rezultatul unor
comparaii 'ntre posturile proiectate iniial i analiza ulterioar" a acestora, ca
urmare a sc!imb"rilor 'nre%istrate.
/eproiectarea postului este necesar" 'n cazul 'n care competena titularului unui
post sporete 'nc4t 'i permite s" 'neplineasc" atribuii mai comple1e, cu un %ra
m"rit e ificultate. $ceasta se poate realiza prin l"r%irea2'mbo%"irea coninutului
postului* orizontal" i vertical".
9mbo%"irea orizontal" se realizeaz" prin creterea variet"ii sarcinilor e1ercitate
la un anumit nivel.
9mbo%"irea vertical" a coninutului muncii permite e1ecutantului s" participe la
or%anizare i control, activit"i ce sunt rezervate mana%erilor.
;n post bine efinit este postul care pose" urm"toarele tr"s"turi*
( utilizeaz" aptituinile i abilit"ile iniviuale-
( ofer" posibilitatea ezvolt"rii e relaii sociale 'ntre cole%i-
( reprezint" o activitate suficient e solicitant" i incitant"-
( e1ist" mai multe moele e proiectare a posturilor.
1. Moelul clasic al proiect"rii posturilor are 'n veere sarcina te!nic" i
raionalizarea muncii. $plicarea acestui moel se bazeaz" pe urm"toarele principii*
( munca trebuie stuiat" tiinific-
( munca trebuie efectuat" astfel 'nc4t muncitorii s" fie c4t mai eficieni-
( an%a.aii selectai trebuie s" corespun" cerinelor postului-
( an%a.aii trebuie s" fie pre%"tii pentru a 'neplini sarcinile posturilor-
( performanele posturilor trebuie recompensate.
2. Moelul posturilor reprezint" o aborare comportamental" a proiect"rii
posturilor. 3aracteristica acestui moel const" 'n faptul , 'n ce m"sur" ein"torul
postului poate s"(i valorifice potenialul motivaional sau s"(i satisfac" c4t mai
eplin nevoile iniviuale e ezvoltare i recunoatere ca rezultat al sc!imb"rii
coninutului postului.
$tenia acorat" proiect"rii posturilor este eterminat" e trei motive*
1. Proiectarea postului poate avea un impact important asupra
performanelor.
2. Proiectarea postului poate afecta pozitiv sau ne%ativ satisfacia 'n munc".
Bin4n seama c" an%a.aii pot fi mai satisf"cui cu o anumit" confi%uraie a
postului, este important a ientifica elementele care pot contribui la aceasta.
3. Proiectarea funciei poate afecta s"n"tatea fizic" i mental" a an%a.ailor.
Prin proiectarea postului trebuie s" se evite sau s" se iminueze influena factorilor
care pot uce la afectarea unor funcii vitale ale or%anismului uman.