Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Menselijke reacties bij het opzetten van een project zijn soms zeer onverwacht omdat een objectieve benadering ontbreekt
Kernprobleem van het werken in een projectorganisatie wordt gevormd door de betrokkenheid van verschillende organisaties
en afdelingen binnen het project. Projecten worden nog vaak niet voldoende gedetailleerd gepland
Projectmatig werken is het realiseren van een project door middel van een gefaseerde besluitvorming en het beheersen van
activiteiten van een project
Projecten kunnen in veel situaties toegepast worden anders dan in situaties waar iets gebouwd wordt, vaak zodra een niet
routinematige verandering gewenst is.
1
Een organisatie zonder projecten is doorgaans niet innovatief, er vinden geen veranderingen plaats, werk is gebaseerd op
routinematige handelingen
Bij het overgaan van een projectorganisatie naar een productie-organisatie is er noch spraken van beide organisatievormen.
Overgang vindt doorgaans plaats na het gereedkomen van het product. Het product wordt in “productie” genomen
Bij een project behoort men projectmatig te werken om tot een succes te komen, maar er hoeft geen sprake te zijn van
projectmatig werken bij een project
Projectmatig werken is niet ondernemend werken. Ondernemen betekent risico nemen en groei, projectleider is
geïnteresseerd in zekerheid, denken voor doen, etc.
Projecten kunnen in alle organisaties voorkomen en zijn niet gebonden aan een budgetgrootte van een kwart miljoen
Projecten hoeven niet alleen bij externe klanten voor te komen. Er kunnen ook intern verbeteractiviteiten worden geïnitieerd
op basis van projecten
Bij een project wordt een optimaal team vastgesteld op basis van de vereisten voor het project. Het is niet noodzakelijk dat
het team bestaat uit leden van alle afdelingen van een organisatie, dit is afhankelijk van het soort project
Bij het berekenen van mensuren voor een project, moet zeker rekening gehouden worden met de normale werkzaamheden.
De uren die aan een project worden besteed dienen opgevangen te worden.
Zure definitie:
- Een project is een op onduidelijke en veranderende doelstellingen gebaseerde, voortdurend groter wordende
hoeveelheid werk, waarvoor tenminste tweemaal zoveel tijd en driemaal zoveel geld nodig is dan oorspronkelijk werd
begroot om tenslotte slechts de helft van het beoogde resultaat te realiseren
Normale definitie:
- Een project bestaat uit een aantal onderling samenhangende activiteiten met een uniek, complex en/of
multidisciplinair karakter, gericht op het bewerkstelligen van een vooraf geformuleerd resultaat en met een
begrenzing in tijd, geld en menskracht
Als teveel geconcentreerd wordt op de technische aspecten van een project, ontstaan problemen bij delegeren, hobbyisme,
tijdsbesteding, eigen voorkeur. Er is geen beheersing en sturing
Kenmerken project:
- Begin en eind. Als het totaaltraject te overzien is, zijn projectdeelnemers eerder bereid inspanning te leveren
- Inhoud van een project is uniek en eenmalig
- Meer multidisciplinaire betrokkenheid, project vereist vaak schaarse know how. Inzet schaarse know how maakt
project kwetsbaar. Uitval specialist veroorzaakt verstoring voortgang project
- Beperkte middelen
- Activiteiten zijn te clusteren en in fasen te groeperen
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van projectleider en andere projectteamleden moeten vastgelegd zijn
2
- Opdrachten lopen uit, worden te duur, zijn onduidelijk en veranderen zonder enige vorm van controle
- Mensen willen in een dergelijke situatie niet werkzaam zijn, ze lopen onnodig risico
- Echte opdrachtgever is vaak onduidelijk, wie is beslissingbevoegd
- Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn niet duidelijk verdeeld en vastgelegd
Projectactiviteiten:
- Inhoudelijke activiteiten
o Fasegebonden, beheersbare activiteiten die onontbeerlijk zijn voor het bereiken van het projectresultaat
o Zijn beheersbaar
- Beheersmatige activiteiten
o Gericht op doelmatig en doelgericht beheersen en besturen van alle inhoudelijke activiteiten
- Beslisactiviteiten
Projectleider is degene die de leiding en verantwoordelijkheid heeft over het project, of afgebakend gebied van het project
3
Hoofdstuk 3: Het projectteam (1)
Projectmanagement wordt toegepast op verschillende gebieden en voor zeer uiteenlopende functies (sociaal-pedagogisch,
bedrijfskundig, technisch, vrije ondernemers)
Specialisten worden voornamelijk geconfronteerd met technische zaken, managers veelal met financiële en sociale zaken
Doorgaans zijn projectmanagers en leiders niet of onvoldoende geschoold op sociale vaardigheden, training on the job is
hier van toepassing
Projectleider mag bij een project die een organisatieverandering teweegbrengt nooit optreden als organisatiedeskundige,
dubbelrol ondermijnt het vertrouwen
Tekortkomingen van de eigen organisatie worden bij de uitvoering van een project gesignaleerd en blootgelegd
Profielschets projectleider:
- Projectleider moet werktechnisch leiding kunnen geven (werkoverleg), niet plaatsen boven de projectgroep
- Projectleider dient voldoende persoonlijkheid, kundigheid en bevoegdheid te bezitten om tegenwicht te bieden aan
management (juiste mensen op de juiste plaats)
- Projectleider moet persoonlijke motivaties van teamleden kennen, persoonlijke belangstelling voor werk en
omstandigheden
- Projectleider dient op een interdisciplinaire manier invloed uit te oefenen, waardoor teamgeest ontstaat
- Projectleider moet communicatie en coördinatie tot stand kunnen brengen tussen betrokkenen onderling
- Projectleider moet in staat zijn conflicten op te lossen in het team en tussen leden van het team en de hiërarchische
organisatie
Projectleider moet aan alle aspecten van het project aandacht besteden, niet alleen aan het vaktechnische deel (hobby)
Gekeken moet worden na de vooruitzichten van de projectleider als het project klaar is; promotie, terug naar oude afdeling
4
o Leidinggeven
o Leiden van vergaderingen
o Oplossen van problemen
o Houden van presentaties
o Opzetten en bijsturen van een personeelsplanning
o Omgaan met veranderingen
- Bekwaamheid in:
o Participeren in een projectgroep
o Houden van een probleemoplossende gesprekken in de persoonlijke sfeer
o Verdelen van werk en houden van werkoverleg
o Waarnemen van groepsprocessen
o Houden van interviews
o Onderhandelen
o Omgaan met conflicten
- Houding straalt uit:
o Bereidheid eigen functioneren/handelen/gedrag in relatie tot anderen in de werksituatie door anderen te
laten beïnvloeden
o Bereidheid tot samenwerking
o Bereidheid eigen professionele deskundigheid beschikbaar te stellen, over te dragen en te implementeren bij
anderen
o Bereidheid tot delegeren, zelfstandig opereren van de ander
o Kunnen handelen zonder onderscheid of aanzien des persoons
Functie-eisen projectleider:
- Onzekerheidsbestendig
- Initiatiefrijk, energiek
- Creatief
- Overzicht hebben (helicopterview)
- Stressbestendig
- Kritisch
In de praktijk zie je vaak een vast projectteam met daar omheen tijdelijke projectmedewerkers, afhankelijk van de op dat
moment uit te voeren werkzaamheden
5
resultaten verschillende managers
Directe communicatie met de top van de organisatie is beter Geringere promotiekansen voor degenen die voortdurend in
mogelijk dan vanuit een vaste lijn- of stafpositie verschillende projecten werken
Dubbel loopbaanpatroon: Medewerker kan langs twee wegen omhoogklimmen in het bestaande rangen-, schalen-, en
standenstelsel
Bij organisaties waar niet vaak met projecten gewerkt wordt hebben projectleden vaak problemen met het aanvaarden van
een systematische aanpak welke door de directe leidinggevenden (lijnorganisatie) uitgevoerd worden. Hoewel een project
met de directie is afgestemd, kan het projectteamlid vaak niet reageren op beslissingen van het lijnmanagement (hij wordt
later weer mijn manager, angst)
Uit onderzoek van Murphy blijkt dat de taakverdeling van de projectteamleden minder invloed uitoefent op het succes dan de
mate waarin sprake is van teamwork
Teamvorming is een continu proces met als doel een situatie waarin de leden van het projectteam maximaal gebruik kunnen
maken van elkaars kennis, inzichten, ervaringen en vaardigheden
Beroep doen op goed verstand moet niet te vaak gebruikt worden, anders verliest het snel zijn effect
Vuistregels, gebaseerd op goed verstand, maar in werkelijkheid kenmerken voor besluiteloosheid, verdeeldheid en
verstarring:
- Zakelijk en taakgericht werken is belangrijker dan zorgen dat men met elkaar overweg kan
- In een projectteam dat effectief werkt:
o Dragen alle leden van het team in gelijke mate bij aan het totale resultaat
o Wordt bij het houden van een bespreking altijd een geordende agenda gevolgd
o Ontstaan geen persoonlijke conflicten
- Een projectteam dat op een democratische wijze functioneert, zal uiteindelijk altijd betere resultaten boeken
- Leiders voor een projectteam worden geboren, en niet gevormd of iedereen kan onder alle omstandigheden aan een
projectteam leidinggeven
Niet acceptatie kan ontstaan door een concrete aanleiding (is duidelijk) of een abstracte aanleiding (onderliggende motieven)
Ontwikkelingsproces van het team mag nooit afgeremd worden, en er moet altijd naar een oplossing gezocht worden bij dit
soort situaties
6
Projectleider moet aandacht besteden aan volgende taak factoren ten aanzien van teamvorming:
- Afstemming van doeleinden en ambities:
o Wat zijn open en verborgen doelstellingen van de leden van het projectteam
o Wat is de doelstelling van de projectgroep
o Op welke punten zijn er overeenkomsten en op welke punten zijn er verschillen tussen de doelstellingen van
de projectgroep en die van de afzonderlijke leden van de projectgroep
- Informatie-uitwisseling:
o Welke gegevens zijn nodig voor het nemen van een besluit
o Welke mate van openheid met betrekking tot de informatie is gewenst
Projectleider moet aandacht besteden aan volgende proces factoren ten aanzien van teamvorming:
- Acceptatie:
o Welke waarden en normen worden binnen de projectgroep geaccepteerd
o Welke weerstanden zijn er binnen de projectgroep en hoe uiten die zich
o Wanneer hoort men bij de groep
- Procesbeheersing:
o Voor welke methode van werken wordt gekozen
o Welke verdeling van de macht wordt binnen de projectgroep geaccepteerd
o Is de verdeling van taken en rollen optimaal
Projectteam is nooit compleet en optimaal, maar er moet altijd een duidelijk resultaat zijn waar naartoe gewerkt wordt.
Situatie waarin leden van een projectteam optimaal gebruik maken van elkaars kennis, inzichten, ervaringen en
vaardigheden
Rolverdeling kan niet worden afgesproken, leden van het team kiezen onbewust hun eigen rol, men krijgt gedeeltelijk een rol
opgedrongen van anderen
Functioneel, taakgericht
Initiator Motor van het team, ziet eerder uitdagingen en mogelijkheden dan problemen
Filosoof Vraagt zich niet af wat er gedaan moet worden maar waarom, zorgt voor denkvermogen
Creator Komt telkens met nieuwe ideeën, nieuwe oplossingen, heeft anderen nodig om deze te realiseren
Functioneel, relatiegericht
Stimulator Stelt eigen ambities niet boven die van anderen, prikkelt anderen om met eigen ideeën te komen
Bemiddelaar Herkent persoonlijke tegenstellingen direct, zorgt dat met conflicten openlijk en beheerst aanpakt
Procesbewaker Neemt afstand van taak en inhoud, ziet scherp hoe men met elkaar omgaat en brengt dit af en toe
ten berde
Disfunctioneel
Cynicus Ziet uitsluitend problemen, valkuilen en dubbele bodems, frustreert zelfvertrouwen projectteam
Clown Zorgt wel voor ontspanning, maar blijft met een been buiten het projectteam staan
Bureaucraat Remt het vermogen tot het ontplooien van acties onnodig af door zich bij alles achter regels en
procedures te verschuilen
Bij selectie van het team is het vaak eenvoudiger te kijken naar de vakkennis dan naar de gewenste karaktertrekken.
Persoonlijke en innerlijke kwaliteiten zijn zeker zo belangrijk voor het slagen van een project
Bij samenstelling van het team moet voor een evenwicht gezocht worden in deze kwaliteiten. Bij verstoring van dit evenwicht
kan een procesbegeleider of secretaris aangetrokken worden.
Projectleider is integrator, combinatie van alle genoemde kwaliteiten (ken jezelf en daardoor de ander)
Samenwerking is het richten van de totale inbreng van mensen, machines en materialen naar het doel van de organisatie.
8
- Overlegstructuur moet gericht zijn op het karakter en de aard van het project
- Procedures moeten goed zijn:
o Vooraf een agenda
o Benoeming voorzitter
o Notuleren
o Actie uitvoeren indien taken niet zijn of worden uitgevoerd
Tussentijdse evaluatie is belangrijk, nagaan wat afgesproken is, wat de situatie is, het effect, eventuele verbeteringen
Samenwerken moet op gang worden gebracht: Besturen en leidinggeven (onverbrekelijk met elkaar verbonden)
Besturen is:
- Vooruitzien, wat is het doel, langs welke wegen is het doel te bereiken, hoe wordt die weg uitgestippeld
- Begeleiden en, waar nodig, de eigenlijke uitvoering van het werk
- Terugblikken op planning en uitvoering (evaluatie)
Voor besturen bestaat geen standaardrecept, ieder doet het anders. Wel is het belangrijk om te leren van effecten die een
bepaalde manier van besturen heeft
Bij leidinggeven staan de mens en relaties tussen de mensen onderling centraal; verhouding tussen leidinggevende en
medewerkers en medewerkers onderling
Tegenstellingen tussen mensen berusten niet alleen op verschil in karakter maar ook door uiteenlopende belangen
Het is niet eenvoudig om goed klimaat te creëren in een groep vanwege verschillende belangen en karakters in een groep
Leidinggevende moet speelruimte aan groepsleden geven (mate van zelfstandigheid), geldt natuurlijk ook voor de
groepsleden naar de leidinggevende
Beste middel om conflicten op te lossen is om regelmatig de zaken met de groepsleden door te nemen en ervoor te zorgen
dat beslissingen in de groep op een door iedereen te begrijpen en te aanvaarden manier kan worden genomen
9
Resultaat van een doel is afhankelijk van:
- Deskundigheid (wat men “technisch” kan)
- Sociale vaardigheden (persoonlijkheid, milieu, werk- en leefsituatie, opleiding en vorming)
- Conceptuele vaardigheden (vermogen tot inventiviteit en creativiteit)
Experimenten:
- Bij het uitvoeren van een opdracht die bekend is, is er een hogere mate van nauwkeurigheid wanneer toegekeken
wordt
- Bij een nieuwe opdracht heeft men meer tijd nodig om de opdracht te vervullen en worden meer fouten gemaakt
wanneer er toegekeken wordt
Betrokkenheid bij een project wordt vergroot door bespreekbaar maken van:
- Karakteristieken van het samenwerkingsverband
- Houding ten opzichte van collega’s, leider en het werk
- Manier van leidinggeven aan het project
- Structuur die voor het project het meest zinvol is
Werkoverleg is het collectief geïnstitutionaliseerde overleg over werk en werksituatie, dat met een vaste frequentie tussen
leiding en leden van een organisatorische eenheid, gevoerd wordt
Johari window:
Veld 1: Vrije ruimte Veld 2: Blinde vlek
Alles wat ik over mezelf weet en Alles wat ik niet over mezelf
wat anderen over mij weten weet maar anderen wel
Veld 4: Onbekend,
onbewust
Veld 3: Verborgen of vermeden
Gedrag, niet bekend bij
Bescherming die men in in zijn jezelf en de ander
relatie tot de ander wil behouden
Feedback is een proces, waarbij aan een persoon gegevens over haar/zijn gedrag wordt verschaft, zodanig, dat het
hem/haar helpt meer inzicht te krijgen in het eigen functioneren met anderen
Anderen geven gemakkelijker feedback als men zich open opstelt en het geven van feedback aanmoedigt
Voorwaarden feedback:
- Door eigen opstelling is een vertrouwensbasis in de relatie ontstaan
- Anderen moeten bereid zijn kritiek te leveren
- Men moet zelf bereid zijn kritiek te ontvangen
10
Opvattingen over leidinggeven in de 20e eeuw:
- Mens streeft naar maximaal economisch eigenbelang (rationeel-economische mens)
- Mens wil ergens bij horen (sociale mens)
- Mens wil groeien en zich ontwikkelen (ontplooiende mens)
- Mens wil zijn eigen lot bepalen (autonome mens)
- Mens is niet onder een noemer te vangen (complexe mens)
Er is geen enkele goede stijl van leidinggeven, iedere situatie vraagt om een andere manier van leidinggeven
Invloed van de leidinggevende op het gedrag van de werknemers groter dan die van de werknemers op de leidinggevende
Weinig verband tussen leiderschap en karakter, sommige mensen die uitstekende leiders zijn hebben geen van de
karaktereigenschappen die aan zogenaamde geboren leiders worden toegeschreven
Bij goed leiderschap wordt vooral gekeken naar het gedrag en de manier van optreden als leider
Een rol is het geheel van normen en verwachtingen die men van elkaar in een bepaalde situatie heeft. Bijna ieder mens heeft
vaak tegelijkertijd verschillende rollen: een leidinggevende die thuis vader is.
11
Geen taakverdeling
Geen oordeel over wat het resultaat moet zijn
- Democratisch leiderschap
o Leider is groepslid met eigen verantwoordelijkheid, taak is begeleidend en ondersteunend
o Kenmerken:
Leider ondersteunt en begeleidt het tot stand komen van beslissingen van de groep
Leider geeft in grote lijnen aan en tevens de mogelijkheden, waaruit men kan kiezen
Groep verdeelt zelf werk en taken
Leider werkt zelf mee als groepslid
o Wederzijds respect nodig:
Bereidheid tot het luisteren naar andere meningen is noodzakelijk
Andere meningen en anders-zijn van andere groepsleden moet aanvaard worden
Eigenbelang ten gunste van het groepsbelang naar de achtergrond schuiven
- Leiding door de groep zelf
o Voorwaarden:
Leden van de groep moeten hun eigen sterke en zwakke kanten kennen en hiervoor uit durven te
komen, functioneel en persoonlijk
Leden van de groep moeten bereid zijn samen te werken en te overleggen
Omstandigheden bepalen stijl van leiderschap, bij dringende situaties is directief (aandacht voor taak) leiderschap wenselijk,
bij minder dringende situaties kan aandacht geschonken worden aan de relatie
Bij nadruk op uitvoering van de taak (verstandelijk oplossen van problemen) hoort:
- Het nemen van initiatief, geven van de opdracht
- Doen van voorstellen aan de groep en deze voorstellen verder uitwerken
- Vragen om meningen, nieuwe ideeën, voorstellen, etc
- Geven van informatie, die van belang is voor de uitvoering van de taak of het oplossen van een probleem
- Coördineren en plannen van de uitvoering
- Activeren van de groep
Directief Non-directief
- Wanneer er weinig tijd is - Wanneer de tijd niet dringt
- Nood- of crisissituaties - Geen nood- of crisissituatie aanwezig
- Als vereiste kennis en deskundigheid alleen bij leider - Vereiste kennis en deskundigheid zijn in de groep
aanwezig is aanwezig
- Gebrek aan kennis en vaardigheden in de groep op het - Groep beschikt over voldoende kennis en vaardigheid om
groepsproces te beïnvloeden groepsproces te beïnvloeden
- Wanneer van de leider een directieve rol verwacht wordt - Als de groep verwacht dat op het groepsproces een beroep
- Wanneer er sprake is van wettelijke/voorgeschreven wordt gedaan (functioneren als groep)
verantwoordelijkheid
Hoofdstijlen leiderschap:
- Tell manager: Beslist en vertelt
- Sell manager: Beslist zelf, maar probeert beslissing te “verkopen”
- Consultatief manager: Raadpleegt medewerkers maar beslist zelf
- Participatief manager: Raadpleegt medewerkers bij belangrijke beslissingen en probeert tot overeenstemming te
komen. Lukt dat niet, dan neemt hij zelf de beslissing. Wordt gekenmerkt door een grote betrokkenheid van alle
medewerkers (grotere inzet)
Leiding vanuit de leider
1 2 3 4
Invloed van de leider
12
1. Leider beslist
2. Leider maakt beslissing bekend en praat erover met de groep
3. Leider brengt zijn ideeën naar voren met uitleg en vraagt om feedback. Neemt daarna zelf de beslissing
4. Leider brengt zijn ideeën naar voren zonder uitleg. Neemt beslissing op basis van ontvangen feedback
5. Leider legt verschillende alternatieven voor aan de groep, groepsleden maken keuze
6. Leider stelt grenzen waarbuiten de groep niet mag gaan, binnen die grenzen beslist de groep
7. Groep bepaalt zelf de grenzen en neemt zelf beslissing, leider is lid van de groep
Macht is te omschrijven als het beïnvloeden van menselijk handelen in een gewenste richting zonder dat de ander zich aan
die invloed kan onttrekken
Mogelijkheden voor het uitoefenen van macht: Beloning, bestraffing, functie, deskundigheid, identificatie
Gezag is een vorm van macht die men krijgt uit hoofde van de plaats in de organisatie (beloning, straf)
Sociaal leiderschap:
- Leidinggeven heeft een functie in de relaties tussen mensen en de manier waarop zij samenwerken. Sociaal
leiderschap houdt zich bezig met menselijke relaties. Sociaal leider straft niet
Instrumenteel leiderschap:
- Nadruk ligt op de doelstellingen, leiderschap wordt gezien als instrument om doel te bereiken
Technisch leiderschap:
- Activiteiten die direct te maken hebben met de uitvoering van werkzaamheden (werkinstructies, voordoen van
bepaalde uitvoerende taken)
Evenwichtig leiderschap:
- Werkzaamheden, uitgevoerd door de leider, die gericht zijn om duidelijkheid en stabiliteit in het beleid te krijgen
- Dynamisch leiderschap, aanpassen aan nieuwe technieken, veranderende maatschappij
5.5
1 1.1 9.1
1 9 Aandacht voor werk
1.1: Deserteur: Minimale zorg voor medewerker en werk, er wordt niet meer gepresteerd dan strikt noodzakelijk
1.9: Verwenner: Minimale zorg voor werk, maximale zorg voor medewerker. Superieuren lopen niet met hem weg,
medewerkers lopen over hem heen
9.1: Slavendrijver: Maximale zorg voor productie, scherp toezicht, mensen zijn eenheden. Je bent hier om te werken
9.9: de Volmaakte: Maximale zorg voor medewerker en taak. Hoog aanzien bij superieuren en medewerkers
5.5: de Kleurloze: Streven naar resultaat zonder extra inzet, sluit vaak compromissen, stelt zijn positie veilig
Sturend gedrag is gericht op volbrengen van de taak, ondersteunend gedrag is gericht op ondersteuning van medewerker of
groep. Beide gedragssoorten vullen elkaar aan
13
o Vier basisstijlen van leiderschap toegevoegd die in bepaalde situaties effectief kunnen werken
Leidinggevende moet in staat zijn onderscheid te maken welke stijl het meest past bij een bepaalde
situatie
o Taakgerichte activiteiten zijn activiteiten die iemand uitvoert om zijn opdracht te volbrengen
Taakgericht gedrag is de mate waarin de leidinggevende aangeeft waar, wanneer en hoe iets moet
gebeuren
o Relatiegericht gedrag streeft naar een goede vorm van samenwerking en een grote belangstelling voor
medewerkers
Beoordelingsaspecten
Ervaring
Vakkenis
Probleemoplossend vermogen
In staat verantwoordelijkheid te dragen
Doelen bereiken
Totaal bekwaamheid (kunnen)
Bereidheid
Overleggen Overtuigen
Stijl 3 Stijl 2
Stijl 4 Stijl 1
14
Delegeren Opdragen
Leidinggevende kan door stimulering van medewerkers doelstelling van het bedrijf (winst maken) verbeteren door:
- Opvoeren van prestaties, kwalitatief en kwantitatief
- Bevordering persoonlijke ontwikkeling van de medewerker
Undermanaging Overmanaging
Undermanaging is het minder taakgericht sturen van de medewerker waardoor hij meer vrijheid krijgt om zich te ontwikkelen
Overmanaging is de situatie waarin de medewerker door de leider strakker wordt begeleid dan op grond van zijn
taakvolwassenheid noodzakelijk zou zijn
15
Relatie stijl/taakvolwassenheid en soorten invloed:
S4 S3 S2 S1
Delegeren Overleggen Overtuigen Opdragen
Taakvolwassenheid van de medewerker
Hoog Redelijk Matig Laag
Doorgaans brengt een bepaalde stijl ten opzichte van een groep of medewerker de beste resultaten met zich mee. Ter
ondersteuning wordt vaak een andere stijl achter de hand gehouden en met een zekere regelmaat gebruikt
Hoofdstijl S3, nevenstijl S2: Overlegstijl primair, indien men er niet uit komt, dan overtuigingsstijl gebruiken
Hoofdstijl S1, nevenstijl S2: Opdrachtstijl primair, indien vragen van medewerker, dan overtuigingsstijl gebruiken
Contrasterende stijlen (komen niet tegelijkertijd in een groep voor, worden afwisselend gebruikt):
- S1-S3
o Bij groep met lage taakvolwassenheid maar hoge deskundigheid. S3 benadering met betrekking tot
vakkennis, S1 benadering met betrekking tot taakuitvoering
- S1-S4
o Extreme situatie. Indien medewerker lage taakvolwassenheid heeft en een opdracht krijgt, kan hij zeer snel
een hoge taakvolwassenheid krijgen, dan is S4 mogelijk, indien hij faalt, weer terug naar S1 stijl
- S2-S4
o Bij bepaalde opdacht waarbij medewerker hoge taakvolwassenheid heeft, kan S4 stijl worden toegepast,
anders S2 stijl (misschien voor delen van zijn taak)
Er kunnen problemen in relatie ontstaan als de medewerker zich ontwikkelt van S1 naar S4 en dan vervolgens weer
terugvalt. Op basis van de opgebouwde relatie is het moeilijk de medewerker weer te leiden met de S1 stijl. Oplossing
hiervoor is het geleidelijk afbouwen door de leiderschapsstijlen weer terug te lopen van S4, naar S3, S2, S1.
Hoofdstuk 8: Communicatie
Communicatie is het met elkaar in verbinding staan. Bij communicatie is sprake van wisselwerking, tweerichtingsverkeer
Verloop communicatieproces:
- Iemand heeft een bepaalde gedachte, die hij wil overdragen, mededelen aan een ander
- Hij vertaal die gedachte in symbolen (klanken, woorden, gebaren, etc)
- De ander neemt die symbolen waar met behulp van zijn zintuigen
- Als de ander in staat is de symbolen te vertalen, verwerft hij informatie
Essentieel voor de boodschap is dat inhoud van de boodschap en de wijze van overdracht zoveel mogelijk op elkaar
afgestemd zijn
16
Overdracht door middel van taal. Taal is een verzameling, met elkaar samenhangende, wederzijds bekende symbolen.
Symbolen op zich zijn zonder betekenis. Een symbool (woord) kan meer dan een betekenis hebben, of er bestaan geen
woorden om iets uit te drukken. Overdracht vindt dan non verbaal plaats
De ontvanger neemt de verbale & non-verbale signalen weer. Vraag is of ontvanger in staat is om alle signalen op te vangen
Na ontvangst worden de signalen verwerkt en geïnterpreteerd. Reactie van de ontvanger is gebaseerd op wat hij denkt dat
de afzender bedoelt
Er is sprake van goede effectieve communicatie als de ontvanger de uitgezonden boodschap op dezelfde manier
interpreteert als de zender deze bedoeld heeft
Zender moet rekening houden met ontvanger (kennis, opleiding, persoonlijkheid, etc). Tijdens communicatie kan ruis
optreden (achtergrondgeluiden, slechte telefoonlijn, onduidelijk praten, etc)
Ruis aan de kant van de zender: Overdrijven (versterken van informatie), redundantie (herhalen)
Ruis aan de kant van de ontvanger: Bagatelliseren, gebrek aan concentratie, gevoelens van sympathie/antipathie
Ruis kan leiden tot filtratie (ontvanger laat bepaalde aspecten weg) en absorptie (informatie verloren door onduidelijkheid)
Reactie is het gevolg van verwerken en begrijpen van de informatie (feedback). Alle communicatie is afhankelijk van
feedback en gevoelens.
Feedback is het geven van informatie over het functioneren van iemand met als doel het gedrag van de ander bij te sturen
Verschil tussen feedback en kritiek is dat bij kritiek het functioneren van de ander niet verbeterd wordt, bij feedback
doorgaans wel
17
Niet communiceren is onmogelijk. Ook als men niets zegt communiceert men non-verbaal (zwijgen is ook een vorm van
communicatie)
Als mensen gedurende een langere tijd met elkaar samenwerken gaan zij beelden van elkaar vormen, er ontstaan
verwachtingen en vooroordelen over elkaars gedrag en bedoelingen. Deze beelden werken als filters. Door deze filters
onderscheiden we wat we wel of niet wensen kenbaar te maken of te vernemen. Filters werken als buitenkant, een wel of
niet bedoelde afscherming van ons binnenste.
Iemand met te veel filters kan geïsoleerd raken, door verlies van contact is het dan niet meer mogelijk om feedback te geven
Enige manier om de spiraal naar isolement te doorbreken is het leggen van een echt contact (professionele hulp)
Mens heeft een binnenkant (ik) en een buitenkant (rolgedrag). Rolgedrag zit als schil om de binnenkant
Rolgedrag
IK
Binnenkant Buitenkant
Voor anderen onzichtbaar Zichtbaar gedrag
Intieme opvattingen en gevoelens Gedachten, gevoelens, opvattingen en handelingen die we anderen
tonen
We voelen ons sterk als kwetsbaar in ons “IK”
We vinden soms, dat dit onzichtbaar moet blijven
18
Hoofdstuk 9: De organisatie en het projectteam (1)
Organen met verschillende functies vormen een organisatie. Een organisatiestructuur is het geheel van formeel vastgestelde
en vastgelegde verbanden, regels en afspraken (structuur en procedures) tussen samenwerkende elementen
Kenmerken organisatie:
- Doelmatige taakverdeling
- Samenwerking
- Vervangbaarheid (organisatie mag nooit afhankelijk zijn van een persoon)
Organisatiestructuur omvat:
- Verdeling van taken over de delen van de organisatie en over de medewerkers
- Opbouw van de relaties tussen de delen van de organisatie en de medewerkers
Functie-omschrijving bevat:
- Karakteristiek van de functie, bijvoorbeeld productiemedewerker, baliemedewerker
- Omschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de functie
- De bij de taken en verantwoordelijkheden behorende bevoegdheden
- Plaats die de functie inneemt in het kader van de hiërarchie
Organisatieprincipes:
- Horizontale en verticale verdeling van taken
- Aanpassen van de spanwijdte van bestuurders door vermindering van het aantal medewerkers dat direct moet
worden geleid, en door delegatie
Spanwijdte van leidinggevende is het aantal medewerkers waaraan direct leiding gegeven wordt. Is afhankelijk van:
- Kundigheid en vaardigheid van de leider
- Kundigheid en ervaring van de medewerkers
- Soort werk dat moet worden uitgevoerd
Beslissingsmatrix delegeren:
19
Niet belangrijk Belangrijk
Voordelen lijnorganisatie: Heldere en eenvoudige structuur. Iedereen heeft maar met 1 leidinggevende te maken.
Duidelijke taakafbakening.
Nadelen lijnorganisatie: Werkt niet goed in grote organisaties (starheid). Verticale lijnen worden lang waardoor
communicatiestoornissen ontstaan
Lijn-staforganisatie, functies:
- Verzamelen benodigde gegevens, bestuderen en interpreteren en daarna bijdragen aan de besluitvorming ten
aanzien van het beleid
- Na besluitvorming door de leiding wordt staf belast met uitwerking van de beslissing. Dit zijn werkzaamheden die te
zijner tijd door de lijn uitgevoerd worden
- Staf bestudeert uitwerking van werkzaamheden om resultaat van het eigen werk te beoordelen en waar nodig te
corrigeren
- Staf adviseert uitvoerende medewerkers uit de lijn over uitvoering van de werkzaamheden
- Staf levert bijdrage aan de coördinatie en onderling overleg binnen de afdelingen (intern en extern)
Functionele organisatie
A B C
1 2 3 4 5
Soorten leiderschap:
- Hiërarchische:
o Doorgaans verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken
- Operationele:
o Opereert binnen richtlijnen van hiërarchische leider en is verantwoordelijk voor het geven van
opdrachten aan medewerkers
- Functionele:
o Verantwoordelijk voor het op peil houden, ontwikkelen en op de juiste wijze hanteren van specialistische
kennis en vaardigheden (vakbaas)
Afdelingshoofd
(hiërarchisch)
2 3 4
20
5 mw mw mw
6 mw mw mw
7 mw mw mw
2, 3, 4: Hoofden productie-afdeling A, B en C
5: Chef electrotechnische werkplaats
6: Chef werktuigkundig onderhoud
7: Chef bouwkundig onderhoud
Informele organisatie: Vorm van samenwerking binnen de formele structuur, maar zonder vastgelegde procedures. Komt
vaak van onder af
Ontwikkelingsfasen organisatie:
- Pioniersfase:
o Autocratisch leiderschap (alleenheerser in de goede betekenis van het woord). Werkt mee
o Directe communicatie, geen of weinig formele regels
o Zichtbare doelstellingen voor iedereen, sterke klantenbinding (klant is koning)
o Creatieve organisatiefase, veel improvisatie
o Factoren die crisissituatie kunnen veroorzaken bij groei na de pioniersfase:
Opvolging. Pionier kan niet meer alleen de kar trekken
Vaak groeit eerst de markt. Organisatie moet meegroeien, pionier verliest overzicht
Nieuw aangetrokken medewerkers vinden de pioniersstijl niet aangenaam
- Differentiatiefase:
o Automatisering en mechanisatie. Menselijke arbeid wordt vervangen door machines
o Standaardisatie en normalisatie (functiebeschrijvingen, procedures, standaardinstructies)
o Klant moet accepteren wat geproduceerd wordt (massaproductie)
o Specialisatie. Medewerkers specialiseren zich op een specifiek gebied, flexibiliteit verdwijnt
o Coördinatie. Door specialisatie gaat samenhang verloren die bestond in de pioniersfase. Hierdoor ontstaat
sterke behoefte aan coördinatie
o Factoren die crisissituatie kunnen veroorzaken bij groei na differentiatiefase:
Verstarring, organisatie kan veranderingen in de markt niet meer volgen
Ontstaan van bureaucratie. Regels en procedures worden doel op zich
Coördinatieproblemen. Als gevolg van specialisatie ontstaan afsplitsingen in de organisatie,
eilandvorming
Staf krijgt steeds meer invloed op de besluitvorming, lijn minder (of anders om)
Motivatie neemt af doordat niet meer volledig gebruik gemaakt wordt van de deskundigheid van
medewerkers
Isolement, verstarring en ontmenselijking
- Integratiefase (decentralisatiefase):
o Andere manier van leidinggeven, andere benadering van de mens in de organisatie
o X-Y Theorie van Mc Gregor:
X Theorie gaat uit van:
• Mens is van nature lui, heeft een hekel aan werk
• Mens is niet in staat eigen verantwoordelijkheid te dragen
• Mens wordt in grote mate door zijn omgeving (maatschappij) gestuurd
• Mens laat zich vaak leiden door irrationele en emotionele zaken (eigen gevoel)
• Mens is gericht op het verkrijgen van zekerheid
Y Theorie gaat uit van:
• Mens krijgt onder bepaalde omstandigheden voldoening in zijn werk en is van nature niet lui
• Mens legt zichzelf verplichtingen op (onder goede voorwaarden) en aanvaardt
verantwoordelijkheden waaraan ook inhoud gegeven wordt
• Mens is van nature creatief. Mate van creativiteit wordt veroorzaakt door omstandigheden
o Voorwaarden nieuwe organisatievorm:
Doelstelling organisatie moet bij iedere werknemer bekend zijn. Eigen doelstelling van de
medewerker moet zoveel mogelijk in de doelstelling van het bedrijf zichtbaar worden
21
Opleiding. Functies moeten opnieuw geëvalueerd worden (aanvullende opleidingen). Personeel
moet hierdoor meer verantwoordelijkheid kunnen dragen en zelfstandiger kunnen werken
Zelfwerkzaamheid. Zelfcontrole. Er wordt ruimte gegeven aan eigen initiatief, creativiteit wordt
gestimuleerd
Stijl van leidinggeven is meer stimulerend en bewakend (coachen in plaats van leiden)
In een lijn en lijn-staforganisatie is het niet mogelijk zonder meer projecten uit te voeren. Lijnmanager is alleen bevoegd
binnen zijn eigen organisatiedeel en kan geen opdrachten geven aan medewerkers van een andere afdeling
Kenmerken project:
- Gedurende het project prevaleert het belang van het project boven het belang van de dagelijkse werkzaamheden
- Projectteam is een nauw samenhangend orgaan met korte communicatielijnen (minder hiërarchie)
- Projectleider coördineert voortgang en controle
- Deskundigheid van projectteam wordt uit andere afdelingen gerecruteerd
- Projectteammedewerkers zijn nauw betrokken bij ontwikkelingen, dit vergroot motivatie en inzet
- Door deelname in projectteam krijgen projectmedewerkers een ruimer zicht op de organisatie (verrijking)
- Binnen een projectgroep krijgt men met veel facetten van het werk te maken
Een projectteam is een tijdelijk samenwerkingsverband, waarin deskundigen uit verschillende onderdelen van de organisatie
of van daarbuiten samenwerken en de bestaande hiërarchie doorkruist wordt
Kenmerken project:
- Samenwerkingsverband bestaat uit diverse, bij het project noodzakelijke, disciplines
- Projectorganisatie bestaat voor de duur van het project
- Projectorganisatie die het project moet realiseren bestaat uit medewerkers van diverse afdelingen van de organisatie
en/of uit medewerkers van buiten de organisatie
- Het is binnen de projectorganisatie mogelijk aparte organisatorische eenheden te scheppen ten behoeve van
deelprojecten, het uitvoeren van (deel)activiteiten binnen het project
Structuren projectorganisatie:
- Overlegstructuur Overlegrelatie
Lijnrelatie
Leiding
Staf
Projectcoöordinatie
Leiding
22
Derden
Staf Projectleider
Programmaleider
Locatiemanager Projectleider
- Estafette- of fasemodel
o Toegepast bij organisaties die regelmatig met niet al te complexe projecten werken
o Proces bestaat uit een aantal logisch op elkaar volgende stappen, van de ene naar de andere afdeling
o Nadeel is dat coördinatie vaak hoog in de organisatie zit, opdrachtgever ziet steeds weer nieuwe gezichten
Directie
- Stuurgroep/projectgroep/werkgroepmodel
o Slechts af en toe grote complexe projecten
Veranderen van strategisch beleid van organisaties
Omvormen van organisatorische opbouw, bijv. overgaan van functiegerichte naar productgerichte
indeling
Aanpassing personeelsbeleid, commercieel beleid, automatiseringsbeleid
Innovatie
o Project wordt in deelprocessen ingedeeld
o Verantwoordelijkheid van stuurgroep bestaat uit het initiëren, coördineren, signaleren en bijsturen en
realiseren van het projectbeleid
o Stuurgroep bestaat uit mensen die beleidsbeslissingen kunnen en mogen nemen, voorzitter is vaak lid van
de directie (lijn-staf management, specialisten, vertegenwoordigers van de projectorganisatie zelf,
toekomstige gebruikers van het projectresultaat)
o Stuurgroep kan toetsingsorganisatie in het leven roepen om acceptatie van het project te meten
(klankbordgroep, referentiegroep, begeleidingsgroep)
o Stuurgroep bepaalt:
Op welke termijn resultaten worden verwacht
Budgettaire grenzen
Hoe lang iedere fase mag duren
Voorwaarden voor de personele bezetting (personeelsbeleid en personeelszorg)
Beleid ten aanzien van centralisatie/decentralisatie van beslissingsbevoegdheid
23
Welke delen van de organisatie bij het project betrokken zullen worden
Stuurgroep
Werkgroep Werkgroep
o Disciplines in de projectgroep:
Beslissingsbevoegdheid
Kennis van de eigen organisatie
Specifieke deskundigheid (afhankelijk van de aard van het project)
Kennis en ervaring met projectmatig werken
o Eisen aan vertegenwoordigers van de eigen organisatie:
Gezamenlijk, als team, volledig inzicht hebben in de organisatie, intern en extern
Op de hoogte zijn van formele en informele organisatie, en organisatiecultuur
Representatief voor hun deel van de organisatie en op hun niveau beslissingen kunnen nemen
o Taken projectgroep:
Beoordelen en (her)formuleren van opdracht, probleemstelling en reden waarom een projectgroep in
het leven is geroepen
Verzorgen van rapportages aan stuurgroep
Samenstellen van werkgroepen, verlenen van bevoegdheden aan die werkgroepen
Controleren en beoordelen voortgang verschillende werkgroepen
o Werkgroepen voeren activiteiten uit voor projectgroepen, doorgaans beperkt in omvang en tijd
o Voordeel van werkgroepen is het ontstaan van grote betrokkenheid van de organisatie bij het project
o Bij samenstellen werkgroepen letten op:
Geven van duidelijkheid aan de leden, waarom zij gekozen zijn
Duidelijk maken van de samenstelling van de projectgroep, doelstelling van het project aan de leden
Indien nodig leden van de werkgroep inlichten over activiteiten van de andere werkgroepen
Cultuur:
- Een vast patroon van erkende gebruiken en waarden
- Opvattingen over het functioneren van de organisatie, die vaak zelf nooit als zodanig zijn uitgesproken
- Het niet vastgestelde deel van de organisatie
- Cultuur is het geheel van gedragspatronen dat door de leden van de organisatie als normaal en vanzelfsprekend
wordt beschouwd, zonder dat men de oorspronkelijke reden van het gedragspatroon kent
Aspecten, afhankelijk van cultuur, die belangrijk zijn voor het slagen van een project:
- Organisatie moet efficiënt kunnen werken
- Medewerkers moeten gemotiveerd zijn
- Organisatie moet slagvaardig zijn en daardoor voldoende levenskansen hebben
Kenmerken cultuur:
- Cultuur heeft men nooit voor zichzelf alleen, eigenschap van (bijna) alle mensen van een groep
- Bij het samen leven, leren en werken is cultuur aangeleerd
- Als een groep gezamenlijk iets doormaakt, ontstaat er vaak een stukje cultuur, toegevoegd aan de bestaande
- Functie van cultuur is dat onzekerheid bij leden minder wordt omdat er altijd wel iemand is die een oplossing heeft
voor een probleem
- Rolcultuur
o Functie die iemand vervult staat centraal
24
o Genomen besluiten worden zakelijk beargumenteerd
o Ontstaat vaak als reactie op machtscultuur (men heeft genoeg van de macht), bureaucratie
o Kracht van de organisatie zit in de zuilen (tempel)
o Rolcultuur is inflexibel
- Taakcultuur
o Organisatie stelt zich als taak een hoger doel te bereiken
o Manier waarop doel bereikt wordt is ondergeschikt aan de aard van de taak (get the job done)
o Deskundigheid is belangrijk, creativiteit en reactiesnelheid worden hoger gewaardeerd
o Gezag op basis van macht wordt niet geaccepteerd, het is gebaseerd op kennis, en bekwaamheid
o Macht en invloed bevinden zich op de knooppunten (matrix)
- Persooncultuur
o Persoon staat centraal, vrijwel geen sprake van structuur
o Organisatie krijgt haar bestaansrecht op basis van de persoonlijke behoeftevoorziening
o Organisatie met persoonsgerichte cultuur hebben doorgaans een korte levensduur
o Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus
o Adviesbureaus, architectenbureaus, professionele organisaties
Projectgroep komt vaak uit staande organisatie (verschillende afdelingen met verschillende rolculturen). Rol en
persoonsgeoriënteerde culturen zijn minder geschikt bij projectgroepen, macht en taak meer geschikt (taak meest)
Taakgerichte culturen houden meer van eenvoud in structuur en manier van werken. Persoonsgeoriënteerde culturen missen
besluitvaardigheid (hobbyisten)
Om met cultuurverschillen tussen het projectteam en de moederorganisatie om te kunnen gaan moet men zich afvragen:
- Heeft men inzicht in de cultuur van de moederorganisatie
- Hebben leden van het team hun inzichten wel eens met elkaar vergeleken en getoetst aan inzichten van iemand die
iets verder van de organisatie af staat
- Heeft men echt inzicht in de cultuur van het projectteam
Tips:
- Zorg in een machtscultuur dat je je aansluit bij de machtigen, zorg dat deze je opdrachtgevers worden
- Zorg in een rolcultuur dat de aanpak van het project goed gestructureerd is en vastgelegd
- Zorg in een taakcultuur ervoor dat taak en project met elkaar samenvallen of in elkaars verlengde liggen
- Zorg in een persoonsgerichte cultuur dat je door de organisatie “gerespecteerde”vrienden krijgt die in het project
geïnteresseerd zijn
25
- Is het doel duidelijk aan de hand van de probleemstelling
- Zijn fasen waarin project is verdeeld hanteerbaar en functioneel
- Wanneer moet het project afgewikkeld zijn en met welke middelen (materieel, persoonlijk en kosten)
- Is een kostenbeheersingsysteem opgesteld (budgettering)
- Is verwachte resultaat goed gedefinieerd, zijn tussenresultaten goed meetbaar
- Is er een goede informatievoorziening (systeem) in het projectteam en naar de moederorganisatie
- Is duidelijk wie leden van het projectteam zijn, bewust van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Principes projectfasering:
- Eerst denken dan doen (twee fasen model)
o Met alle partijen vaststellen wat bereikt moet worden, met inschatting benodigde tijd en alle mogelijke
valkuilen voortijdig te onderkennen
- Planvormend denken (fasering van voren naar achteren uitwerken, vervolgens van achteren naar voren)
o Bij vooruitdenken moet men nagaan wat er allemaal moet gebeuren om het resultaat te bereiken
o Bij achteruitdenken herkent men andere zaken (informeren van pers, personeel, stakeholders)
- Denken van grof naar fijn
o Niet direct te veel in details gaan werken, eerst globale beschrijving daarna deze verder verfijnen
Globale probleemstelling: Ruimte voor het plaatsen van een nieuwe machine
Globale resultaatomschrijving: Optimale plaats van de nieuwe machine
Grensafbakening van het probleem: Alleen nieuwe machine moet worden geplaatst, andere machines moeten
hun plaats behouden. Geen volledige verbouwing dus.
Beschrijving deelresultaat en onderlinge betrekkingen: Machine moet geplaatst worden in een uitbreiding van de huidige
productieruimte aansluitend op de aanwezige layout
Concretisering deelresultaten: Voldoende draagkracht van de vloer en vloermaterialen die afvalstoffen niet
doorlaten
Detaillering deelresultaten: Gebruik van Stelcom platen in vloeistofisolerend verband
Etc. Etc.
Fasering is het scheppen van een logische en natuurlijke groepering van inhoudelijke activiteiten die moeten worden
uitgevoerd om uiteindelijk het eindresultaat van het project te kunnen bereiken
Besluitvormingsproces vindt doorgaans plaats met behulp van beslisdocumenten (sluiten bepaalde fase af en leiden nieuwe
fase in)
Bij complexe projecten is het vaak moeilijk om het eindresultaat vast te stellen waardoor toepassing van lineair faseren
moeilijk wordt. Hiervoor wordt vaak cyclisch gefaseerd
Bij cyclisch faseren worden oplossingen ontwikkeld op basis van eisen zoals die op dat moment bekend zijn. Oplossing
wordt daarna getoetst op haalbaarheid. Bij het ontstaan van nieuwe eisen en ideeën wordt steeds weer een nieuwe
ontwikkelingsslag uitgevoerd
26
o Er wordt steeds een deel van een project ontwikkeld en getoetst. Op basis van die toetsing wordt een project
in een aantal ontwikkelingsfasen doorlopen. Ontwikkelingsslagen zijn doorgaans gebaseerd op lineaire
fasering
o Geschikt als in een later stadium van een project extra’s of varianten nodig zijn
- Ontwikkelfasering
o Er worden afwisselend eisen geformuleerd en bijbehorende oplossingen gegenereerd (ontwerpfase)
o Probleem, doel en oplossing worden daarna steeds ter discussie gesteld en waar nodig wordt de
ontwerpfase opnieuw doorlopen totdat het gewenste resultaat bereikt is
o Deze methode kan de neiging krijgen om uit de hand te lopen, oplossingen worden meer dan eens
doorlopen doordat het trial and error proces niet tijdig afgebroken wordt. Goede structurering is noodzakelijk
o Op een bepaald moment wordt een bevriezingsmoment vastgesteld, op dat moment wordt er niets meer
veranderd
- Parallelle fasering
o Fasen in een project worden gelijktijdig doorlopen. Komt veel voor bij grote technische complexe projecten
o Tijdens de definitiefase wordt een werkstructuur opgezet waarin onderlinge afhankelijkheid van de
deelprojecten wordt vastgelegd
o Vanwege complexiteit kan integrale besluitvorming gehinderd worden. Om dit te voorkomen worden
beslismomenten vastgelegd:
Review: Opname van de stand van zaken op een bepaald moment
Mijlpalen: Beslismoment (bevoegde instanties). Er mag niet gestart worden met de volgende
Fase voordat officiële toestemming is gegeven
Beslispunten: Besluitmoment tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Bijsturen op hoofdlijnen
Voorwaarden faseren:
- Iedere fase is even belangrijk
- Iedere fase brengt een wezenlijke en essentiële keuze met zich mee
- Totaal aantal fasen is overzichtelijk en dus beperkt
In de initiatiefase wordt het totale project onderverdeeld in deelprojecten. Deze dienen duidelijk van elkaar te scheiden zijn
en niet te veel interacties met elkaar hebben (negatieve beïnvloeding vrijheid van afwikkeling van het deelproject).
In de definitiefase kunnen de deelprojecten parallel uitgevoerd worden. Versnelt de doorlooptijd van deze fase. In deze fase
is coördinatie belangrijk.
In ontwerpfase moet alles zo duidelijk mogelijk gedetailleerd worden. Gevaar bestaat dat ontwerpers iedere keer iets beters
ontwerpen, er komt geen eind aan
27
- De fase die wordt overlapt door te laten lopen op basis van de oorspronkelijke formulering, dus niet te anticiperen op
een afwijkende beslissing over het verloop, gezien de verwachte inhoud van het beslisdocument
- De fase die wordt overlapt toch volledig af te wikkelen en te completeren
- Overlappende fase bijsturen op basis van de eindresultaten van de fase die wordt overlapt en de stand van zaken in
de overlappende fase
Beheersing fase overlapping door terugkoppeling (bijv, bij een niet oplosbaar probleem):
- Knelpunt van het niet oplosbare probleem isoleren. Vervolgens knelpunt hoge prioriteit geven op het niveau waar het
wel opgelost kan worden, daarna weer terug naar de fase waar de oplossing kan worden ingepast
- Afwegen wat het beste is voor het project: risico nemen en doorgaan, of project stilleggen
Initiatiefase:
- Facetten doelstelling:
o Vaststellen of alle betrokkenen bij een eventueel project in deze fase hetzelfde resultaat nastreven
o Zijn betrokkenen overtuigd van de soort aanpak, wordt projectmatige aanpak ondersteund
- Initiatief kan van binnen (reorganisatie) of buiten (veroorzaakt door overheid, concurrentie) de organisatie komen
- Werkzaamheden:
o Vaststellen en vastleggen huidige stand van zaken, inventarisatie
o Onderzoek en interview om te komen tot een voor alle belanghebbenden acceptabele globale
probleemstelling
o Omschrijving van het gewenste resultaat
o Vaststellen begrenzing van het eventuele project. Bepaling wat er wel en niet wordt onderzocht
o Ontwikkelen en onderzoeken van mogelijkheden om te komen tot een fasering van het project
o Omschrijven van de te volgen werkwijze (wie, wat wanneer) en organisatie-samenstelling
o Opstellen van de formele opdracht met vermelding van middelen, looptijd, fasering, verantwoordelijkheden,
etc. Opdracht moet zo zijn opgesteld dat de stuurgroep op basis van deze informatie een projectgroep kan
samenstellen
o Afronding initiatiefase met opstellen van beslisdocumenten in concept aanbieden voor commentaar.
Vervolgens verwerking van het commentaar en klaarmaken beslisdocumenten voor bevoegde instantie
Definitiefase:
- Gericht op het zo concreet mogelijk formuleren van geëiste of gewenste resultaat van het project
- Doorgaans in deze fase verdeling van het project in deelprojecten
- Indelen van eisen en wensen naar soort (randvoorwaarden, functionele eisen, operationele eisen)
- Categorieën van eisen en wensen:
o Randvoorwaarden: eis die vanuit het project niet te beïnvloeden is en waaraan het project onvoorwaardelijk
moet voldoen. Vormt een beperking in mogelijkheden van het project, wordt opgelegd
o Een nieuwe afdeling moet passen in staande organisatie (opslagplaats brandbare stoffen niet in woonwijk)
o Functionele eisen: Eisen ten aanzien van de prestaties en het resultaat van het eindresultaat. Wordt
opgesteld door opdrachtgever. Functionele eisen vermelden wat de opdrachtgever wil
o Operationele eisen: Datgene wat ten aanzien van de toepassing of het gebruik van het resultaat van het
project mag worden verwacht. Hebben betrekking op bruikbaarheid (bijv. bereikbaarheid, beveiliging)
o Ontwerpbeperkingen: Geven aan wat haalbaar is met betrekking tot voorgestelde realisatie van het project.
Doorgaans opgelegd door de makers van het resultaat (ontwerpers). Wat kan wel, wat kan niet (technisch)
- Werkzaamheden:
o Verzamelen van benodigde gegevens voor vastlegging van de inhoud van het project (rapporten,
documenten, briefwisselingen, verslagen, vergaderingen)
o Uitwerking van verzamelde basismateriaal. Hierbij kan worden vastgesteld:
28
Begrenzing van het project in onderwerpen
Randvoorwaarden van het project
Eisen die aan het project zijn gesteld (functioneel, operationeel, beperkingen)
Aangeven van projectgebonden functies en personele, materiële en infrastructurele middelen
Uitwerking van de initiatiefase door:
• Opstellen voorlopige werkstructuur met eventueel genoemde deelprojecten
• Overzicht van uit te voeren activiteiten, in juiste volgorde
• Aangeven van de op dat moment voorziene uitbestedingen
Opstellen van een definitief projectprogramma
- Afsluiting definitiefase met goedkeuring van het programma van eisen, op dezelfde manier als in de initiatiefase
Ontwerpfase:
- Bestaat uit:
o Deelfase, waarin het voorlopig ontwerp wordt gemaakt en goedgekeurd
o Deelfase, waarin het definitieve ontwerp tot stand komt
- Voorlopig ontwerp moet goedgekeurd zijn voordat met het definitieve ontwerp begonnen wordt
- Prototypen, proefmodellen rechtvaardigen vertrouwen in het product
- Werkzaamheden:
o Nader uitwerken van het programma van eisen, het detailleren van het projectprogramma
o Contracteren van derden in het kader van uitbesteding
o Per deelproject zoeken naar oplossingen en maken van ontwerpen als men overgegaan is tot structurering
van het project in meer deelprojecten (bouwstenen)
o Coördinatie is in deze fase zeer belangrijk, deelprojecten moeten op elkaar zijn afgestemd
o Projectontwerp moet tot op het laagste niveau worden opgesteld voor wat betreft deelprojecten en de daarbij
behorende middelen (personeel, materiaal, infrastructuur)
- Afsluiting met goedkeuring van het definitieve ontwerp
Voorbereidingsfase:
- Doel is het garanderen, dat de realisatiefase planmatig kan verlopen
- Voorbereidingsfase is sterk aan specifiek project gebonden. Vanaf een bepaald moment zullen voorbereiding en
uitvoering gelijk gaan lopen
- In deze fase worden vaak nog onzekere zaken geprobeerd (pilots, trials)
o Kleine representatieve projecten die qua verloop vergelijkbaar zijn met het totale project, om te kijken of het
gewenste resultaat bereikt wordt
- Werkzaamheden:
o Opstellen van een overall uitvoeringsplan, hierin zijn opgenomen de instructies voor de realisatie
o Contracteren van derden (uitbesteding), vastleggen en reserveren van benodigde capaciteit, materieel, etc
o Inkopen of (doen) aanmaken van hulpmiddelen
o Training van personeel
o Opstellen van een draaiboek. Hierin wordt opgenomen:
Werkbeleidsplan
Materieel een equipment plan
Capaciteitsplan
Kostenplannen
Overzichten van de te houden voortgangscontroles
Etc.
Realisatiefase:
- het maken, invoeren of uitvoeren van het projectresultaat
- Werkzaamheden:
o Uitvoeren van de geplande werkzaamheden in het realisatieprogramma en de verschillende daarbij
behorende plannen met betrekking tot de uitvoering van het werk
o Periodiek bewaken van de voortgang op het gebied van kwaliteit, tijd en kosten en het voorbereiden van
mogelijke aanpassingen van het project, die noodzakelijk zijn geworden tengevolge van die controles
o Aanpassen van het project na verkregen goedkeuring van bevoegde instantie of opdrachtgever
o Opstellen van een nazorgprogramma
- Afsluiting met oplevering van het resultaat van het project en goedkeuring van het nazorgprogramma
Nazorgfase:
- Het instandhouden van het gerealiseerde resultaat (storingen, klachten, preventief onderhoud)
- Werkzaamheden:
29
o Onderhoud aan het resultaat van het project en aan de bij het project behorende hulpmiddelen
Faseringsmodel voor harde (fysieke) projecten (construeren, bouwen, ontwikkelen van producten):
Oriëntatiefase (1.1):
- Hier wordt nagegaan of het eventueel nieuw te ontwikkelen project voldoende interessant is (misschien te druk)
- Resultaat van de fase:
o Omschrijving van het toekomstige project met daarbij een afweging waarom wel of niet met het project moet
worden doorgegaan
o Globaal tijdskader met de opsomming van de reeds onderkende noodzakelijke activiteiten
o Mogelijke randvoorwaarden verbonden aan het project
Conceptfase: (1.2):
- Globale formulering project wordt hier vastgelegd met opdrachtgever, gemeente of andere stakeholders
- Formulering bevat:
o Omschrijving van het project, naam opdrachtgever en naam opsteller formulering project
o Kwaliteitseisen waaraan voldaan moet worden met de daarbij behorende randvoorwaarden
o Samenwerkingsverklaring, of in ieder geval een intentieverklaring
o Concept organisatieschema voor de totale projectfase en de eerstvolgende fase, de operationele structuur
o De in de achterliggende fase bestede tijd, tijdsplanning voor eerstvolgende fase en een totale tijdsplanning
o Kostenplanning
o Formulering van de goedkeuring van het document door directie
30
- Hier wordt het programma definitief vastgesteld in de vorm van een structuurplan en het voorlopige ontwerp
- Externe adviseurs worden aangetrokken (architecten, installateurs)
- Voor beëindiging van deze fase wordt een document opgesteld. Hier staat in:
o Globale programma van eisen
o Structuurplan met het voorlopige ontwerp
o Samenwerkingsovereenkomst of intentieverklaring
o Opgave van alle intern en extern bij het project betrokken partijen
o Tijd en kostenplanning van programmafase en volgende fase
o Goedkeuring door de directie
Om zeker te stellen dat afspraken nagekomen worden en om dit zeker te stellen, wordt op van tevoren afgesproken
tijdstippen nagegaan of men zich wel aan de afspraken houdt. (voortgangscontrole, beheersen)
Beheersing wordt vaak onderschat, het wordt er wel even bij gedaan. Beheersen is wel noodzakelijk als men wenst dat
project gecoördineerd verloopt. Beheersen is het plan maken en bewaken dat er volgens plan wordt gewerkt
Kenmerken beheersen:
- Scheppen van voorwaarden om werk en daarbij behorende activiteiten uit te kunnen voeren
- Beheersactiviteiten worden in elke fase van het project uitgevoerd, op zijn minst bij ieder einde van een fase
Beheersaspecten:
- Tijd: Alle activiteiten worden in het kader van het project op tijd en met juiste capaciteit uitgevoerd (doorlooptijd)
- Kosten:Budget, activiteiten worden financieel doelmatig en verantwoord uitgevoerd
- Kwaliteit: Bij een beheerst proces kan bepaalde kwaliteit van het resultaat gegarandeerd worden (regelmatige
controles
- Informatie: Iedereen moet op de hoogte zijn wat er moet gebeuren, eenduidig. Zorg voor de goede verloop van
stroom van papier met betrekking tot het project binnen de organisatie. Vastlegging, versiebeheer,
registreren, archiveren
- Organisatie: Alle voor het project ten dienste staande middelen moeten ervoor zorgen dat alle activiteiten
uitgevoerd kunnen worden op een verantwoorde manier door bevoegde personen (wie maakt deel
uit van het team, welke taken en verantwoordelijkheden, hoe wordt samengewerkt)
Tijd, kosten en kwaliteit zijn traditionele aspecten, zijn er altijd al geweest, en zijn gebonden aan het object
Informatie is de systematiek van de beheersing, ontstaan doordat er meer complexe projecten kwamen en beheersaspect
organisatie moet gezien worden als het geheel van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Beheersaspect is de invalshoek waaronder men naar het tussenresultaat van het project kijkt, beheerstechniek is een
hulpmiddel voor het beheersen van een bepaald aspect (tijdsplanning, registratiesystemen, etc)
Beheerscyclus:
Uitvoeren Waarnemen,
actie opnemen
Bijsturen Vergelijken
Norm en marge:
31
- Bijvoorbeeld doorlooptijd is een norm, afgeleid uit beheersaspect tijd
- Er wordt een planning gemaakt op basis van logische volgorde en mogelijke gelijktijdige uitvoering van activiteiten
- Voor de norm kunnen marges (grenzen) aangegeven worden waarbinnen de norm acceptabel is
- Planning zonder marges is niet beheersbaar
Eigenschappen norm:
- Voor totale doorlooptijd en voor iedere afzonderlijke activiteit in het project is een marge zowel naar beneden als
naar boven aangegeven
- Tevens zijn op de punten waar tussenresultaten worden verwacht of andere belangrijke mijlpalen zijn voorzien,
marges aangegeven
Projectleiders kunnen marges kenbaar maken met het risico dat medewerkers deze marges ook gebruiken. Als een aspect
zijn marges kwijtraakt, kan dat ook de marges van een ander aspect beïnvloeden
Een verantwoorde besluitvorming is alleen mogelijk als naar alle beheersaspecten gekeken wordt, niet alleen tijd en kosten
Integrale projectbeheersing houdt in dat bepaalde beheersaspecten, afhankelijk van het soort project, meer of minder
worden benadrukt (juiste mix)
32
o Is er een schatting gemaakt van totale kosten en opbrengsten? Zijn voldoende fondsen gereserveerd?
Marges?
o Zijn kosten per activiteit/deelproject/fase aangegeven? Is budget verdeeld over verschillende kostensoorten
en in de tijd?
o Zijn uitgaven en inkomsten ook op de kalender aangegeven?
o Zijn voorcalculaties, budgetschema’s en begrotingen van de kasstroom door bevoegde instanties
goedgekeurd en aan alle betrokkenen meegedeeld?
o Hoe is de huidige situatie in vergelijking met de volgens planning verwachte situatie? Zijn hiervoor, indien
van toepassing, oorzaken aan te wijzen?
33
o Opnieuw inrichten van procedures in het kader van besluitvorming of andere procedures binnen het team
o Indien op dit gebied structurele wijzigingen plaatsvinden moeten deze doorgaans verwerkt worden in
desbetreffende rapportages (beslisdocumenten)
- Nalopen checklist:
o Is een inventarisatie gemaakt en bestaat er een overzicht van verantwoordelijkheden en bevoegdheden met
betrekking tot taken, activiteiten, functies en functiegebieden?
o Zijn formele overlegorganen gestructureerd (qua opdracht, samenstelling, vergaderfrequentie en vastlegging
resultaten)?
o Is wijze van besluitvorming vastgelegd, goedgekeurd en voldoende bekendgemaakt?
o Zijn er afspraken gemaakt over functioneren van het team in de staande organisatie en binnen de
projectorganisatie met zijn stuurgroep, projectgroep en werkgroepen?
o Hoe is de huidige situatie in vergelijking met de volgens planning verwachte situatie? Zijn hiervoor, indien
van toepassing, oorzaken aan te wijzen?
Doel beslisdocumenten:
- Het aangeven dat de desbetreffende fase kwantitatief en kwalitatief goed is doorlopen
- Goedkeuring van startmoment en wijze van uitvoering van eerstvolgende (deel)fase
Faseren
Projectresultaat X X X X X
Projectweg
X X X X X
Beheersaspecten
X X X X X
Projectopdracht Projectprogramma Projectontwerp Realisatie programma Nazorg programma
Beslissen
Projectopdracht bevat:
- Globale omschrijving van het resultaat van het totale project
- Afbakening van het project, wat hoort er wel en niet bij
- Plan van aanpak voor de uitvoering van het project (zeer gedetailleerd voor eerstvolgende fase)
- Normen en marges voor de 5 beheersaspecten (smalle marges voor eerstvolgende fases en meer globaal voor de
daaropvolgende fases)
35
o Expliciet toewijzen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
o Toezien op specificatie kwantificeerbare eisen
• Wie stelt kwaliteitsplan op en zorgt voor verdere afwikkeling
• Kwaliteit van voortgangsbewaking, opzetten van een systeem hiervoor
o Tijd
Ten aanzien van norm en marges
• Geplande start- en einddatum met nodige marges
• Geplande einddatum definitiefase (met veel kleinere marge)
Ten aanzien van het beheersen
• Inschatting van de inde eerste fase van het project in te zetten capaciteit. Ook opgeven voor
volgende fasen (globaal, misschien overweging tot uitbesteding)
• Beschrijving voortgangs- en signaleringssysteem (formulieren, frequentie opnemen stand
van zaken, bijstelling, vergelijken met norm)
• Systeem opzetten voor beheersing en bewaking van tijd
• Autoriseren van degene(n) die gemachtigd is (zijn), het bijsturen te initiëren en uit te voeren
o Kosten
Ten aanzien van norm en marges
• Kostenraming totale project (rendementsberekening, kosten/batenanalyse)
• Vaststelling definitieve budget per fase
Ten aanzien van het beheersen
• Beschrijving van het te gebruiken systeem voor budgetbewaking (formulieren, etc)
• Vaststellen wie belast is met financiële voortgangscontrole (opnemen, vergelijken, bijsturen)
• Autoriseren van degene(n) die gemachtigd is (zijn), het bijsturen te initiëren en uit te voeren
o Organisatie
Ten aanzien van norm en marges
• Eerste opzet projectorganisatie met (zeker voor eerste fase) verdeling van taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen
• Beschrijving totale projectorganisatie (stuurgroep, projectgroep(en), werkgroepen,
begeleidingsgroepen, etc). Aangeven relatie tussen groepen en staande organisatie
Ten aanzien van het beheersen
• Aangeven wie de projectorganisatie opstart en aanpast, inclusief personeelsplanning voor
eerstvolgende fase en verwachte bezetting voor de daaropvolgende fasen
o Informatie
Ten aanzien van norm en marges
• Opzetten en invoeren van coderingssysteem, indeling, verdeling en autorisatie van
beslisdocumenten
Ten aanzien van het beheersen
• Aangeven wie wijzigingsprocedure voor eerste beslisdocument uitvoert
• Vaststelling procedure voor vrijgave en wijzigen eerste fase met aanduiding: “Hoe te
handelen in de eerste fase”
• Vaststellen wie wordt geïnformeerd over vaststelling projectopdracht door wie, wanneer en
in welke vorm
• Hoe en door wie projectdossier wordt bijgehouden, gedocumenteerd en gearchiveerd
• Verantwoordelijke voor het verloop van besluitvormingsproces van het tweede
beslisdocument aangeven
Layout beslisdocument projectprogramma (afsluiting definitiefase):
- 1: Identificatie
- 2: Projectinhoud
o Resultaat van het project
Eisen met randvoorwaarden (externe eisen), functionele eisen (prestaties, functies, eigenschappen),
operationele eisen (gebruik, onderhoud) en ontwerpbeperkingen (interne en organisatorische
condities)
Indeling deelprojecten, eisen te stellen aan afzonderlijke deelprojecten en vastleggen onderlinge
samenhang
o Activiteiten
Gedetailleerd ten behoeve van ontwerpfase (volgende fase) en globaal voor de daaropvolgende
- 3: Beheersaspecten:
o Kwaliteit
Ten aanzien van norm en marges
• Opgave gekwantificeerde eisen (voorkomt discussie achteraf), plicht tot aantonen
Ten aanzien van het beheersen
36
• Verdeling van kwaliteitszorgaspecten over de voor het deelproject verantwoordelijke
functionaris
• Aangeven wie kwaliteitseisen toetst en erover rapporteert
• Toets eisen voor het totale programma aan gedachten die leven bij de ontwerpers (gevoel
voor haalbaarheid)
• Verzorg bouw van prototype, pilot, etc
o Tijd
Ten aanzien van norm en marges
• Maak tijds- en capaciteitsplanning voor ontwerpfase, koppel hieraan in grove detaillering de
plannen voor de overige fasen
• Verdeel eventuele marges zo optimaal mogelijk
Ten aanzien van het beheersen
• Stel iemand aan die voortgang bewaakt, signaleert en na overleg bijstuurt
o Kosten
Ten aanzien van norm en marges
• Maak kostenplan en bijgestelde kostenraming op basis van normen, kengetallen en
ervaringscijfers (offertes)
• Maak kosten/batenanalyses
• Maak voorstel voor definitieve (deel)budgetten) van gekozen (deel)projecten
Ten aanzien van het beheersen
• Bereid systeem voor ten behoeve van signalering van voortgang en aanpassing van het
plan op basis van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
o Organisatie
Ten aanzien van norm en marges
• Aangeven definitieve opzet organisatie van het project, uitgewerkt in de richting van groepen
en deelprojecten
Ten aanzien van het beheersen
• Eventueel opstarten van eerste werkgroepen en eventueel eerste deelprojecten
• Aangeven wie de projectorganisatie opstart en aanpast, inclusief personeelsplanning voor
eerstvolgende fase en verwachte bezetting voor de daaropvolgende fasen
o Informatie
Ten aanzien van norm en marges
• Vaststellen geldende vrijgave/wijzigingsprocedures
• Informeren betrokkenen over inhoud van het project tot zover
Ten aanzien van het beheersen
• Opzetten en beheersen besluitvorming ten aanzien van het beslisdocument voor deze fase.
Inbegrepen zijn procedures voor vaststellen, distribueren en archiveren van dit document
• Vaststellen eventueel noodzakelijke separate procedure voor aanbrengen van wijzigingen in
dit document
• Aangeven wie wijzigingsprocedure voor dit beslisdocument uitvoert
• Vaststellen wie wordt geïnformeerd over vaststelling projectopdracht door wie, wanneer en
in welke vorm
• Hoe en door wie projectdossier wordt bijgehouden, gedocumenteerd en gearchiveerd
37
• Goedgekeurde (deel)ontwerpen van het projectontwerp
Ten aanzien van het beheersen
• Resultaten van het toetsen van (deel)ontwerpen aan de eisen van het programma
• Aangeven van de eventueel al aanwezige resultaten van de al aangetoonde kwaliteitseisen
• Verzorgen en voorbereiden bouw van prototype, pilot, etc
• Verzorgen van evaluaties, rapportages, distributie en archivering
o Tijd
Ten aanzien van norm en marges
• Aangepaste planning voor ontwerp- en voorbereidingsfase, inclusief conceptplan voor
realisatiefase
Ten aanzien van het beheersen
• Aanpassen van marges van de doorlooptijden
• Opstellen periodieke voortgangssignalering en aanpassing van ramingen op basis van
aanwezige verantwoordelijkheden en bevoegdheden
• Stel iemand aan die voortgang bewaakt, signaleert en na overleg bijstuurt
o Kosten
Ten aanzien van norm en marges
• De aangepaste kostenramingen
Ten aanzien van het beheersen
• Vaststellen van de definitieve ondergrens
• Bereid systeem voor ten behoeve van signalering van voortgang en aanpassing van het
plan op basis van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
o Organisatie
Ten aanzien van norm en marges
• Ingevoerde projectorganisatie
Ten aanzien van het beheersen
• Eventueel bijstellen van de organisatie van het project op basis van kennis over het ontwerp
• Starten van voorbereidingen voor de organisatie van de uitvoering
o Informatie
Ten aanzien van norm en marges
• Verzorging van informatie met betrekking tot besluitvorming voor dit beslisdocument
• Vaststellings- en wijzigingsprocedure, distributie en archivering van dit beslisdocument
Ten aanzien van het beheersen
• Opzetten en beheersen besluitvorming ten aanzien van het beslisdocument voor deze fase.
Inbegrepen zijn procedures voor vaststellen, distribueren en archiveren van dit document
• Vaststellen eventueel noodzakelijke separate procedure voor aanbrengen van wijzigingen in
dit document
• Aangeven wie wijzigingsprocedure voor dit beslisdocument uitvoert
• Vaststellen wie wordt geïnformeerd over vaststelling projectopdracht door wie, wanneer en
in welke vorm
• Hoe en door wie projectdossier wordt bijgehouden, gedocumenteerd en gearchiveerd
38
• Aangeven wie, hoe, wanneer, etc nagaat of er aan alle gestelde kwaliteitseisen is voldaan
en wie hierover rapporteert
o Tijd
Ten aanzien van norm en marges
• Uitwerken van een overall-realisatieplan, inclusief verdeling in gedetailleerde werkplannen
met hierin opgenomen een systeem voor bewaking van voortgang en aangeven van
mogelijkheden tot bijsturing
Ten aanzien van het beheersen
• Verwerken van tijdsplannen van derden in eigen plan
• Aangeven wie in deze fase voortgangsrapportage ten aanzien van tijd en bijsturing verzorgt
o Kosten
Ten aanzien van norm en marges
• Uitwerken van kostenramingen naar definitieve budgetten voor de realisatie (materialen,
lonen, algemene kosten)
Ten aanzien van het beheersen
• Opzetten systeem voor signalering van ontwikkeling van de geldstromen per deelbudget en
het totale project met aangeven mogelijkheid tot bijsturen
o Organisatie
Ten aanzien van norm en marges
• Definitieve projectorganisatie, die nodig is voor realisatie van het project
Ten aanzien van het beheersen
• Regelen van verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de
realisatie van het project en deelprojecten
• Regelen wie de realisatieorganisatie opzet en aanpast
• Opstellen nazorgorganisatie
• Regelen opheffing projectorganisatie
o Informatie
Ten aanzien van norm en marges
• Verspreiding realisatiegegevens naar alle betrokkenen
• Geldende systematiek voor vrijgeven en wijziging documenten
Ten aanzien van het beheersen
• Opzetten en beheersen besluitvorming ten aanzien van het beslisdocument voor deze fase.
Inbegrepen zijn procedures voor vaststellen, distribueren en archiveren van dit document
• Zorg voor tijdige feedback ten behoeve van het kunnen aanpassen, cq. Regelen van
capaciteit, hulpmiddelen en materiaal
• Vaststellen wie wordt geïnformeerd over vaststelling projectopdracht door wie, wanneer en
in welke vorm
• Hoe en door wie realisatiedossier wordt bijgehouden, gedocumenteerd en gearchiveerd
39
o Tijd
Ten aanzien van norm en marges
• Tijdsplan voor nazorgactiviteiten inclusief bijbehorende capaciteiten
Ten aanzien van het beheersen
• Aangeven van onderhoudstermijnen op basis van de hierover in de realisatiefase verkregen
kennis en ervaring
o Kosten
Ten aanzien van norm en marges
• Het projectprogramma en nazorgprogramma
Ten aanzien van het beheersen
• Bewaken van budgetten voor uitvoering van nazorg en eventueel aanpassen daarvan
• Opstellen van jaarprognoses voor onderhoud en nazorg op basis van verkregen kennis en
ervaring
o Organisatie
Ten aanzien van norm en marges
• Beheers- en gebruikersorganisatie
Ten aanzien van het beheersen
• Aangeven wie, hoe, wanneer, etc deze organisatie in stand houdt
• Aanpassen projectorganisatie op basis van voortgang van de werkzaamheden
• Opstellen voortgangsregeling gericht op beëindiging project en overdracht aan
gebruikersorganisatie
• Indien mogelijk aangeven van benodigde onderhoudsorganisatie voor nazorgfase
• Verzorgen van goede vervolgbestemming voor personeel en alle andere middelen die na
het afsluiten van een project niet op basis van de staande organisatie onmiddellijk en
automatisch een functie hebben of krijgen
o Informatie
Ten aanzien van norm en marges
• Verspreiding nazorggegevens naar alle betrokkenen
• Geldende systematiek voor vrijgeven en wijziging documenten
Ten aanzien van het beheersen
• Verzorgen van projectdossier voor gebruikersorganisatie
• Vaststellen benodigde bewaartermijnen van documentatie (waar en bij wie wordt eea
opgeslagen)
• Aanwijzingen voor opruimen van projectarchieven na afsluiting van het project
o Nazorgdocument is slotdocument
Beheersing van tijd heeft tot doel dat alle deelprojecten op tijd kunnen worden uitgevoerd en dat mede daardoor het resultaat
van het project op tijd gereed is.
Tijdbeheersingstechnieken:
- Netwerkplanning
40
o Geschikt voor complexere projecten
o Project wordt gesplitst in aantal afzonderlijke activiteiten en gerangschikt in een logisch netwerk.
Rangschikking vindt plaats in volgorde van uitvoering. Van elke activiteit wordt benodigde tijdsduur ingeschat
o Langste weg van startpunt naar eindpunt is minimale totaaltijd van het project (kritieke pad)
o Meest gebruikte methode is PERT (Programme EvaluationReview Technique)
Bij uitvoering iedere activiteit wordt optimistische, pessimistische en verwachte tijdsduur opgegeven
- Balkenschema
o Geschikt voor eenvoudiger projecten of deelprojecten
o Op papier of wandbord staat links de activiteit en rechts in de vorm van een balk de te verwachten tijdsduur
langs een kalendertijd
- Capaciteitsplanning
o Gebruikt in situaties waar veel projecten parallel lopen
o Per capaciteitsbron (afdeling, machine, ruimte) wordt bezetting zichtbaar gemaakt
Eisen waar projectplan aan moet voldoen om doeltreffend beslissingen te kunnen nemen:
- Alle activiteiten moeten ten minste uitgesproken, bekend zijn. (eerst denken, dan doen):Volledig
- Aanpak van een project moet inzichtelijk zijn: Begrijpelijk
- Aanpak moet zodanig zijn dat herziening en/of aanpassingen mogelijk zijn: geschikt voor veranderingen
- Aanpak moet geverifieerd kunnen worden (komt actuele stand van zaken overeen met de geplande): Geschikt
voor verificatie
20 30
10
10
2 3
o Betekenis knooppunten
Knooppunt 1: Jan verlaat het bedrijf en gaat naar het café, Piet en Klaas verlaten het bedrijf en gaan
naar de bank
Knooppunt 2: Piet en Klaas komen samen aan bij de bank. Piet zal naar het café gaan en Klaas
naar de bakker
Knooppunt 3: Klaas komt aan bij de bakker en zal, na het kopen van brood, ook naar het café gaan
In knooppunten gebeurt niets, knooppunten zijn startpunt of eindpunt van een activiteit
o Betekenis activiteiten:
Activiteit 1-2: Piet en Klaas gaan van het werk naar de bank
Activiteit 2-3: Klaas loopt van de bank naar de bakker
Activiteit 1-4: Jan loopt van het bedrijf naar het café
Activiteit 3-4: Klaas loopt van de bakker naar het café
Activiteit 2-4: Piet loopt van de bank naar het café
o Als het netwerk getekend is, moeten tijdsduur per activiteit aangegeven worden (zie figuur boven)
o Overzicht activiteiten met tijdsduur:
Jan: Activiteit 1-4 Tijdsduur: 20 = 20 minuten
Piet: Activiteiten 1-2-4 Tijdsduur: 20 + 30 = 50 minuten (kritieke pad)
Klaas: Activiteiten 1-2-3-4 Tijdsduur: 20 + 10 + 10 = 40 minuten
o Kritieke pad wordt in het algemeen aangegeven door middel van dubbele pijlen
41
o Als kritieke pad ontoelaatbaar is dan moet deze tijdsduur teruggebracht worden
o Als kritieke pad wel toelaatbaar is dan kan activiteit 1 van 20 naar 50 minuten gebracht worden zonder dat
kritieke pad in gevaar wordt
1 1
0 0
8 9
1
0
1
1
1 2
3 of 1
2 3
Noodzaak tot invoering van een loze activiteit kan zich voordoen wanneer twee ketens een
gemeenschappelijk knooppunt hebben, maar overigens onafhankelijk van elkaar zijn
A naar B B naar C
1 1 1
0 5 8
K naar B B naar L
1 1 1
2 6 9
Het is belangrijk bij een loze activiteit om er zeker van te zijn dat onderlinge onafhankelijkheid goed
begrepen en weergegeven zijn
42
Richting van een loze activiteit is afhankelijk van afhankelijkheid. Pijl wijst altijd van het
onafhankelijke knooppunt
R X R X
1 1
2 2
S S
Schetsen etsen
1 2
0 0
Reproductie
2 3
1 0
Problemen kunnen ontstaan als een voorafgaande activiteit langer duurt dan de som van da
volgende handeling en de daarmee samenhangende overlappingslijn. Activiteit 10-20 kan pas
helemaal klaar zijn als 1-2 helemaal klaar is. Oplossing hiervoor is het openbreken van de
activiteiten in twee delen
Eerste schets maken Overige schetsen maken
1 2 3
Berekenen tijdsduur op basis van pessimistische (a), optimistische (b) en meest waarschijnlijke tijdsduur (m). Meest
waarschijnlijke weegt het zwaarst (4x). Hier wordt het rekenkundig gemiddelde uit genomen:
Tm= (a + b + 4*m) / 6
Methode gaat uit van kansberekening (Program Evaluation and Review Technique) analyse
43
Voorbeeld: Pessimistische schatting (b): 16 dagen
Geschatte duur (m): 7 dagen
Optimistische schatting (a): 4 dagen
Verwachte duur (E): E = (a + b + 4*m) / 6 = (4 + 16 + 4x7) / 6 = 48 / 6 = 8 dagen
Variantie: Var(Tp) = ( (b – a) / 6 )2 = (12 / 6)2 = 4
Standaardvariatie : √ Var(Tp) = 2
Verwacht kritiek pad is 26 dagen. Hoe groot is de kans dat het project in 30 dagen wordt afgerond als de
standaardvariatie 2 is.
Kans kan opgezocht worden in z tabel (standaard tabel)
P = | 30 – 26 : 2 | = 2
P waarde opzoeken in Z tabel
Als project systematisch doorlopen wordt zullen schattingen niet meer onafhankelijk zijn en zullen tijdsduren door volgende
activiteiten worden beïnvloed. Als langdurige activiteit de geplande beëindigingsdatum van het project in gevaar brengt kan
men in de verleiding komen om die activiteit te optimistisch in te schatten
- Stap 8: Maak een lijst van laatst mogelijke tijd waarop een activiteit mag eindigen
Knooppunt nummer Laatst mogelijke dag
1 0
2 24
44
3 20
7 35
8 39
9 51
- Stap 9: Combineer de lijsten van knooppunten met vroegst mogelijke en laatst mogelijke tijd
Knooppunt nummer Vroegst mogelijke dag Laatst mogelijke dag
1 0 0
2 16 24
3 20 20
7 35 35
8 38 39
9 51 51
- Stap 10: Kritieke pad loopt via de knooppunten met
o vroegst en laatst mogelijke tijden gelijk zijn
o duur van de activiteiten moeten zijn gelijk aan het verschil tussen eind- en beginknooppunt
o Kritieke pad in voorbeeld is 1-3-7-9
20 38
10 10
20 20 38 39 3 8
of
20 39
3 8
16 38
15 8
2
24 39
3
16 20 15 35 12
3 7
20 20 35 16
0 51
30
1 9
0 51
Grenzen van de duur van een activiteit kunnen worden aangegeven door:
- Het vroegst mogelijke begin van een activiteit is de vroegst mogelijke tijd van het beginknooppunt. Bijv. de vroegst
mogelijke tijd voor activiteit 2-8 (knooppunt 2) is dag 16
- Het vroegst mogelijke einde van een activiteit is het vroegst mogelijke begin van de activiteit plus de duur van de
activiteit. Bijv. voor activiteit 2-8 is dit 16 + 15 = 31 dagen
- Het laatst mogelijke einde van een handeling wordt bepaald door de laatst mogelijke tijd van een eindknooppunt.
Bijv. bij activiteit 2-8 is laatst mogelijke tijd dag 39
- Het laatst mogelijke begin van een activiteit wordt bepaald door de duur van de activiteit af te trekken van het laatst
mogelijke einde van de activiteit. Bijv. voor activiteit 2-8 is dit 39 – 15 = dag 24
45
1-9 30 0 21 30 51
2-8 15 16 24 31 39
3-7 15 20 20 35 35
3-8 10 20 29 30 39
7-8 3 35 36 38 39
7-9 16 35 35 51 51
8-9 12 38 39 50 51
Soorten speling:
16 38
12 8
2
24 39
12
51
9
51
- Bij activiteit 2-8 is vroegst mogelijk begin 16 dagen. Laatst mogelijk eind is 39 dagen. Er mag 23 dagen over de
activiteit gedaan worden. Maximale speling is 23 – 12 = 11 dagen
- Activiteit 8-9 heeft Maximale speling van 51 – 38 – 12 = 1 dag, indien op dag 38 begonnen wordt. Indien activiteit 2-8
maximale speling gebruikt, begint activiteit 8-9 op dag 39 en is er geen speling meer
- Indien activiteit 2-8 een speling heeft van 10 dagen, blijft de speling van andere activiteiten onaangetast. 10 is de
uitloopspeling. Uitloopspeling is verschil tussen vroegst mogelijke begin van volgende activiteit en vroegst
mogelijke begin vorige activiteit
- Indien speling niet andere activiteiten beïnvloedt, dan spreekt men van minimale speling. Bij minimale speling wordt
zo laat mogelijk met de activiteit begonnen en zo vroeg mogelijk geëindigd. Minimale speling in bovenstaande
voorbeeld is 38 – 24 – 12 = 2 dagen
- Raadzaam om totale tijd van een project te vergelijken met als doel gestelde tijd. Dit kan gedaan worden door van de
geëiste tijd uit te gaan (eindknooppunt) en de weg terug te volgen met behulp van v/l techniek. Geëiste tijd invullen
bij laatste l en dan terugrekenen
o Als beoogde tijd groter is dan totale duur project dan is er een positieve speling
o Als totale duur van het project groter is dan de geëiste duur, dan is er sprake van negatieve speling
- Kritieke pad is het pad met de minste speling
- Marge is laatst mogelijke begin minus vroegst mogelijke begin knooppunt.
o Knooppunt 2 (zie boven): Marge = 24-16 = 8
o Knooppunt 8 (zie boven): Marge = 39 – 38 = 1
o Activiteit 2-8 heeft beginmarge van 8 en eindmarge van 1
o Herleiding:
Uitloopspeling = Maximale speling – eindmarge
Minimale speling = Uitloopspeling – beginmarge
Wiskundige aanduidingen:
Vj Vk
D
j k
Lj Lk
- j, k etc : activiteit
- Maximale speling = Lk – Vj – Djk
- Uitloopspeling = Vk – Vj - Djk
- Minimale speling = Vk – Lj – Djk
- Knooppuntsmarge voor knooppunt j = Lj – Vj
46
Knooppunten die op een vaste tijd gereed moeten zijn, bijvoorbeeld het laatste bestelmoment van een component:
- Geconditioneerde knooppuntstijd
50 50
70 70
Vaste eindtijd (op dag 50) Vaste begintijd (op dag 50)
D
A
F
C
B
E
Hierna worden per activiteit de benodigde karakteristieken van de tijdsduur berekend. Toepassing van de formules voor de
verwachtingswaarde en de variantie levert op:
Gantt-kaart:
47
Activiteit Week- of dagnummer Voortgang activiteit:
1 2 3 4 5 6 7 8 9
A
B
C
D
- stap 1:
o Uitgangspunt is relatiediagram. Voorbeeld:
F
2 15 8
E G
10 3 I
A 12
16 D
B 3 7
15 H
20 16
C 1
1 30 1
o Maak overzicht van alle activiteiten en tijdsduur
Activiteit Duur
1-2 16
1-3 20
3-7 15
2-8 15
3-8 10
7-8 3
1-11 30
7-11 16
8-11 12
- Stap 2:
o Vul een Gantt kaart met deze gegevens
- Stap 3:
o Zet eerste activiteit met linkerkant bij tijd 0 en vul op de balk het startnummer links en eindnummer rechts in
- Stap 4:
o Ga naar de tweede activiteit van het in de eerste stap opgezette overzicht. Als volgende activiteit hetzelfde
kopnummer heeft als de vorige, dan wordt deze op een nieuwe regel geplaatst. Is het kopnummer anders,
dan wordt de activiteit ingevuld op de plaats die met de tijdbalk overeenkomt
- Stap 5:
o Herhaal stap 3 en 4 zolang er activiteiten in het overzicht zijn
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 Dagen
Activiteit:
1-2 1 2
1-3 1 3
3-7 3 7
2-8 2 8
3 8
3-8
78
7-8
1-11
7-11 7 11
8-11 8 11
Kritieke pad loopt tussen het verst gelegen rechter eindpunt en het verst gelegen linker beginpunt; eindpunt 11 van activiteit
7-11
48
Loop van kritieke pad:
- Trek een verticale lijn bij het startpunt van de verst gelegen activiteit (7-11):
- Deze lijn snijdt het eindpunt van andere activiteit (3-7)
- Trek een verticale lijn bij het startpunt van gevonden activiteit 3-7:
- Deze lijn snijdt eindpunt van andere activiteit (1-3)
- Kritieke pad:
- Activiteiten op kritieke pad hebben geen speling
Speling:
- Beste manier van werken op de Gantt kaart is van onder naar boven
- Activiteit 8-11:
o Verschuiving naar rechts heeft geen consequenties voor andere activiteiten
o Maximale speling is Laatst mogelijk eind – vroegst begin – duur activiteit:
51 – 38 (activiteit 7-8 moet klaar zijn) – 12 = 1 dag
o Geen minimale speling. Als activiteit naar links verschuift dan komen andere activiteiten in gedrang
- Activiteit 7-11 heeft geen speling, kritieke pad
- Activiteit 1-11
o Speling = 51 – 0 – 30 = 21 dagen (maximale, minimale en uitloopspeling)
- Activiteit 7-8 heeft alleen speling als activiteit 8-11 verschoven is (zie boven). Maximale speling is dus 1, geen
uitloopspeling
- Activiteit 3-8 kan naar rechts verschoven worden totdat activiteit 8-11 geraakt wordt (8 dagen). Plus maximale
speling activiteit 8-11 (1 dag) is 9 dagen. Uitloopspeling is 8 dagen
- Activiteit 2-8 kan 7 dagen uitlopen (uitloopspeling) en maximale speling is 8 dagen
- Activiteit 3-7 en 1-3 heeft geen speling, kritieke pad
- Activiteit 1-2 kan alleen verschuiven als activiteiten 2-8 en 8-11 verschuiven (geen uitloopspeling). Als 2-8 en 8-11
maximaal naar rechts verschuiven (51 - 12 – 15 = 24), dan heeft activiteit 1-2 een maximale speling van 24-16 = 8
dagen
Sequentie-Gantt diagram:
Kritieke pad wordt apart en in volgorde van de tijd naast elkaar boven in het diagram getekend
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 Dagen
1 3 3 7 7 11
78 8 11 Speling
3 8
1 2 2 8
1 11
Alternatieve netwerkplanningen:
- Netwerk met activiteit op knooppunt:
o In plaats van activiteit op de pijl (Activity on Arrow)
o Activity on Node
Voordelen netwerkplanning:
- Geeft inzicht in volgorde van activiteiten en onderlinge afhankelijkheden
- Door vaststellen kritieke pad kan bewaking van de doorlooptijd zeer efficiënt verlopen (gericht op kritieke pad)
Nadelen netwerkplanning:
- Wordt complex bij veel activiteiten
- Niet inzichtelijk voor iedereen, vergt extra kennis over planningen, niet gebruiksvriendelijk
- Netwerkplanning mist tijdas, voortgang project is niet onmiddellijk aan te geven
Capaciteitstoewijzing:
- Werkzaamheden van het project worden opgedragen aan een afdeling, lid projectteam, deel van het projectteam, etc
- Nauw verband met tijdschema. Bij toekenning van teveel capaciteit ontstaat onderbezetting (te weinig bezet)
- Overbezetting ontstaat bij te weinig capaciteit voor een activiteit (te veel bezet)
- Geringe onderbezetting verhoogt kans op tijdige afronding project (rekening houden met tegenslagen)
Capaciteitsanalyse
Machines Onproductief Schoonmaken, wachten, reparatie, preventief onderhoud, instellen
Productief Nettowerktijd
Mensen Afwezig Ziekte, vakantie, zakenreis
Aanwezig Onproductief Werkoverleg, wachten, persoonlijke verzorging, rondhangen
Productief Leren, oefenen, normale werk: nettowerktijd
4
Beschikbare capaciteit
3
Toegewezen capaciteit (machine in gebruik)
2 Capaciteitsdiagram van draaibanken
4
Beschikbare capaciteit Opgemaakt 12 mei 2005 door P. Slagers
1
3
5 10 15 20 25 30 35 40
2
5 10 15 20 25 30 35 40
50
Netto beschikbare capaciteit Capaciteitsdiagram van draaibanken
Opgemaakt 12 mei 2005 door P. Slagers
Voorrangsregels:
- Voorschrift dat tot doel heeft een proces geordend te laten verlopen en het nemen van beslissingen te
vereenvoudigen
o 1: Activiteit met kleinste maximale speling heeft voorrang. Bij gelijke maximale speling gaat kortst durende
activiteit voor
OF
o 2: Activiteit met vroegst mogelijke startdatum heeft voorrang. Bij gelijke startdatum heeft activiteit met
kleinste maximale speling voorrang
- Neiging bestaat om activiteiten op het kritieke pad altijd voorrang te geven (voorrangsregel 1). Is niet altijd gunstig
- Voorbeeld:
2 B
A
14 4
1 4
1 13
A B
3
- Kritieke pad is 1-2 + 2-4 (18 dagen)
- A en B zijn verschillende capaciteiten (bijvoorbeeld machine A en machine B)
- Als we kiezen voor voorrangsregel 1, dan wordt het kritieke pad genomen
- Stel dat de capaciteit voor machine A en machine B beiden 1 is en het kritieke pad wordt genomen:
1
Activiteit 1-2 Capaciteit machine A
1-3
14 15
1
Capaciteit machine B
2-4 Activiteit 3-4
14 18
- Activiteit 2-4 (machine B) kan pas beginnen als activiteit 1-2 klaar is (pas na 14 dagen). Als met activiteit 1-3
beginnen was dan was het al mogelijk om na de tweede dag met machine B te beginnen (activiteit 3-4, 13 dagen) en
was men veel eerder klaar geweest (zie beneden). Tweede voorrangsregel: bij gelijke startdatum gaat activiteit met
kortste duur voor (1-3)
1
Capaciteit machine A
1-3 Activiteit 1-2
1 51 Capaciteit machine B
1 15
Beste keuze op basis van stelsel voorrangsregels (keuze is vaak situatiegebonden). Voorrangscriteria die veel door
computerprogramma’s gebruikt worden:
- Kleinste speling van activiteit
- Duur van de activiteit
- Vroegst mogelijke start van de activiteit
- Laatst mogelijke start van de activiteit
- Laatst mogelijke einde van de activiteit
- Prioriteitsgetal
o Wordt gebruikt als meer netwerkplanningen door elkaar gebruikt worden waarbij gebruik gemaakt wordt van
dezelfde capaciteiten. De activiteit met het hoogste prioriteitsgetal heeft voorrang
o Doorgaans worden prioriteitsgetallen gegeven bij een schaarse capaciteit
13 2A 20 1B 25
3 5 9
13 20 47
7 5
2A
1B 1B
9 2A 10
15 8
0 1A 10 1A 35 3A 55
1 2 6 10
0 10 10 12 35 20 55
1B 10
11 2C
1 18 1A
22
15
1 1B 10 1A 30
4 7 8
6 7 13 20 33
Beschikbare Capaciteit
Capaciteit Beschikbaar
Soort Aantal Vanaf Tot en met
A 3 0 Onbeperkt
B 1 0 Onbeperkt
C 2 23 54
Activiteit Maximale speling Laatst mogelijke starttijd Duur Capaciteit Soort Capaciteit aantal
1-2 0 0 10 A 1
2-3 0 10 3 A 2
3-5 0 13 7 A 2
5-6 0 20 15 B 1
6-10 0 35 20 A 3
7-8 3 13 20 A 1
8-10 3 33 22 C 2
1-3 4 4 9 A 2
1-4 5 5 1 B 1
4-7 5 6 7 B 1
11-8 8 18 15 A 1
2-6 13 23 12 A 1
5-9 22 42 5 B 1
9-10 22 47 8 B 1
Maximale speling = Laatst mogelijke eindtijd – vroegst mogelijke begintijd – duur activiteit
52
Toegepaste regels:
- Geplande duur van het project mag niet worden overschreden
- Activiteit moet zo vroeg mogelijk worden uitgevoerd (forward planning)
- Activiteit met kleinst mogelijke speling heeft voorrang
- Bij activiteiten met gelijke maximale speling heeft activiteit met laatst mogelijke starttijd die het vroegst valt (lb)
voorrang
Capaciteitsdiagrammen:
Capaciteit A:
4
11-8 *
3
1-3 7-8***
2 6-10 **
11-8, vervolg
1 2-3 3-5
1-2 11-8, vervolg
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60
* Overwerk
** 6-10 kan pas gestart worden als 5-6 klaar is (zie capaciteitsplanning B)
*** 7-8 kan pas op dag 10 beginnen (1-2 duurt 10 dagen, 1-4, 4-7 duurt 8 dagen)
Capaciteit B:
1
1 4-7 5-6 5-9 9-10
-
4
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60
Capaciteit C:
2
1 8-10
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60
Nummering van knooppunten is zodanig dat het nummer van een startknooppunt altijd lager moet zijn dan het
eindknooppunt. Activiteit 11-8 is later bijgevoegd. Als er ruimte in de nummering was aangehouden, dan was dit niet
voorgekomen
Onderbroken pijlen zijn loze activiteiten die geen tijd in beslag nemen, geven uitsluitend volgorde van activiteiten aan
Projecten kosten doorgaans eerst geld. Pas na oplevering komen (eventuele) baten
Ramingen opbrengsten op basis van ontwikkelingen in de maatschappij, markt, planningen van omzet, etc
Soorten budgetten:
- Investeringsbudget: Uitgaven, noodzakelijk voor realiseren project
- Exploitatiebudget: Uitgaven die het product in stand moeten houden na oplevering
Verband tussen budgetten: Hoe hoger het investeringsbudget (hogere kwaliteit grondstoffen), hoe lager de
exploitatiekosten
Budget geeft inzicht in de verwachte uitgaven voor het behalen van het gewenste resultaat van een project
Kostenplaatje geeft overzicht in kosten, uitgaven, opbrengsten en besparingen: doel is het behalen van rendement
53
Taak projectleider is om budget voor het project te krijgen en vervolgens dit budget te bewaken
Beslissingen bij project zijn gebaseerd op doel, geld, tijd en middelen. Om het doel te bereiken zijn geld, tijd en middelen
nodig. Doelen worden verdeeld in subdoelen met een eigen budget.
Auto 3000
Grondvormen voor indeling van een project (opbouw wordt meestal bepaald door toepassing):
- Gericht op het object dat het project omvat. (zie boven)
- Gericht op de disciplines die nodig zijn voor het realiseren van het project (commercieel, financieel, technisch). Vaak
bij studies en onderzoek gebruikt
- Gericht op volgorde van activiteiten (marktverkenning, analyse, definitie, ontwikkeling, etc). Vaak bij
voortgangsbewaking projecten
- Gericht op prestaties van het object (snelheid, weggedrag, image, comfort, etc)
- Gericht op plaats (ruimte onder de motorkap, kofferbak, interieur, etc). Vaak bij voortgangsbewaking projecten
Kostenindeling:
- Directe kosten (rechtstreeks toe te schrijven aan het project)
- Indirecte kosten (vergaderingen, kosten gebruikmaking middelen)
In het algemeen kunnen kosten verbonden worden aan een activiteit (kosten categorieën):
- Directe salariskosten (doorgaans belangrijkste post, urenverantwoording (timesheet))
- Directe overige kosten (rechtstreeks toe te kennen aan het project)
- Algemene kosten (premies, sociale lasten, administratiekosten)
- Kosten interne dienst (tekenkamer, constructie-afdeling)
- Kosten gebruik van ruimten (kostplaatsverdeling op basis van vierkante meters en tijd)
Balanceren:
- Het met elkaar in overeenstemming brengen van vraag en aanbod
- Benodigde mensen, middelen en materialen voor een project worden toegekend op basis van prioriteit en impact
met de staande organisatie
- Als toekenning middelen niet in balans is ontstaat uitgebalanceerde planning (hollen of stilstaan)
Budgetaanvraag:
- Opgave benodigde mensen per project in uren per maand
- Geschatte directe uitgaven, gespecificeerd per soort
- Geschatte gebruik interne diensten, gespecificeerd per dienst en per uur
- Een en ander eventueel aangevuld met investeringsgoederen
54
Schatting personeelsbezetting projectnr. Jaar 2005
Type: Omschrijving: Maand:
1 2 3 4 5 6 7 etc
1 Leiding 1 1 1 1 1 1 1
2 Admin 1 1 1 2 2 2 2
3 Ontwerpers 1 2 2 3
4 Etc. 4 5
Balanceren behoeften:
Interne dienst:
- Doorgaans in uren aangevraagd (mens-machine uren)
Investeringskosten:
- met behulp van memo’s en eenvoudige aantekeningen
Bestedingsstaat:
- Na balanceren geeft de organisatie een bestedingsstaat aan de projectleider
- Machtigt projectleider op een bepaalde tijd opdrachten te verlenen tot het daarbij behorende bedrag
Bestedingsstaat 2005-06-15
Projectnummer 1234.01 Datum: 18-07-2005
Directe kosten (x €1.000,-)
Code Soorten uitgaven Jan Feb Mrt Apr Mei Jun
… … … … … … … …
Algemene kosten (x €1.000,-)
Code Soorten uitgaven Jan Feb Mrt Apr Mei Jun
… … … … … … … …
Interne diensten (x €1.000,-)
Code Soorten uitgaven Jan Feb Mrt Apr Mei Jun
… … … … … … … …
Totale kosten (x €1.000,-)
Code Soorten uitgaven Jan Feb Mrt Apr Mei Jun
… … … … … … … …
A B C D E F G H I
Rubriek Naam Oorspronkelijk budget Budget wijziging Van/Naar reserve Huidig budget Gecontracteer Nog contracteren Verschil
d
00 Terrein … … … … … … …
01 Bouwkavel
55
Kolom d: Goedgekeurde wijzigingen van het oorspronkelijke budget
Kolom e: Bedragen die als overschotten of als tekorten worden verrekend met de post Reserve. Totaal van de kolom
moet altijd nul zijn
Kolom f: Som van kolom c, d en e
Kolom g: Reeds aangegane verplichtingen, ongeacht of levering heeft plaatsgevonden
Kolom h: Zaken die nog gecontracteerd moeten worden. Hiermee kan worden geschoven
Kolom i: Verschil tussen f, g en h (tekort of overschot). Tekort geeft uiteraard aanleiding tot discussie
Door gebruikmaking van kostenverdeling naar kostensoort ontstaat een systeem dat:
- Het mogelijk maakt een zo zuiver mogelijk beeld van de eindafrekening van de kosten te krijgen
- Zoveel inzicht in de aard van de kosten geeft dat bijsturen beter mogelijk is
- Het vooraf evenwichtig verdelen van de kosten bij meerdere projecten of deelprojecten via een conceptbegroting
mogelijk maakt
- Minimale gegevens van de projectteams en eventueel van de desbetreffende afdelingen van de staande organisatie
vergt
- Het mogelijk maakt tot een vaststelling van de interne tarieven en doorberekening van kosten te komen
Kostenbeheerstechnieken:
- Kostenclassificatie:
o Verdeling van kosten in groepen naar soort van de kosten
o Indien kosten beheerst moeten worden is het noodzakelijk de aard van de kosten te kennen
o Voorwaarde voor goede kostenclassificatie is het op een goede manier structureren van het project
- Verschillenanalyse:
o Kijkt naar extra kosten binnen een project
o In eerste instantie kijken naar kosten voordat het project is uitgevoerd, daarna kostenanalyse nadat het
project is uitgevoerd
Hierdoor kan gezien worden welk deel van de kosten de vaste kosten zijn
o Toepassing van S-curve (investeringscurve). Betaling projecten vinden doorgaans per termijn plaats
Onderscheid in financieringscurve en betalingscurve
Betalingscurve loopt in de praktijk niet gelijk met financieringscurve. Verschil hiertussen is
rentederving
Aanneemsom
Financiering
In theorie
Financieringscurve
Betalingscurve
Oplevering
Betalingen Verschil in tijd tussen betaling en financiering is
Financieringen rentederving of verlies
- Kostenbegroting:
o Kosten worden ingedeeld naar onder andere materieel, personeel en kapitaal, gerelateerd aan een
hoeveelheid output
56
- Kosten budgettering:
o Wordt vastgesteld aan de hand van kostenbegroting. Budget wordt weer verdeeld in deelbudgetten
o Door toekenning van een deelbudget wordt de budgethouder verantwoordelijk voor dat deel
- Kostensignalering/nacalculatie:
o Op bepaalde momenten wordt nagegaan of begrote kosten overeenkomen met de gemaakte kosten
o Doorgaans bij beslissingsdocumenten aan het eind van iedere fase
Verandering van kosten in relatie tot de duur van de activiteit (hoe korter de duur, hoe hoger de kosten)
D
K3 C
K2 B
A
K1
Kosten activiteit
D3 D2 D1
Duur activiteit
Kortst mogelijke duur van activiteit (D3) heet ook wel crash duration. Het is niet mogelijk om korter dan deze duur de activiteit
te verrichten. Bijvoorbeeld als mensen elkaar in de weg gaan lopen tijdens de activiteit, of overbodig werk gaan doen
Relatie tussen kosten en duur van een project wordt doorgaans lineair weergegeven (Y=aX + b)
Verloop van de kosten van een project en de componenten waaruit de totale kosten zijn opgebouwd
Kosten Totale projectkosten
Optimale projectkosten
Directe projectkosten
Indirecte projectkosten
Niet beschikbaarheidskosten
Duur
Optimale projectduur
Niet beschikbaarheidskosten zijn kosten die ontstaan als er niet geproduceerd kan worden (storing, onderhoud)
57
Bij kortere projectduur dalen de indirecte kosten, stijgen de directe kosten. Optimum van de kosten wordt gevonden op het
punt waar het totaal van de indirecte en directe kosten het laagst is
Door beperkte beschikbaarheid van vakmensen is vaak de enige oplossing voor het eerder af hebben van een project het
uitvoeren van overwerk (wegenbouw en onderhoud)
Bij gebruik van netwerkplanning eerst naar de activiteiten kijken met de kleinste reductiekosten. Bij inkorten projectduur moet
uitgegaan worden van het kritieke pad
2 15 8
10 3
16 12
3 7
15
20 16
1
1 30 1
Als activiteit 7-11 met 1 dag ingekort wordt, dan ontstaat er een dubbel kritiek pad (7-8-11 is ook 15 dagen)
Als bij verdere inkorting uitgegaan wordt van activiteit 7-8 en 7-11 (moeten beiden aangepast worden), dan bedragen de
totale kosten bij inkorten met 1 dag 250 (100 + 150)
Beter is het om dan activiteit 1-3 met 1 dag in te korten (kosten 200)
Andere mogelijkheid is om de duur te verlengen en daarmee de kosten te verlagen. Bijvoorbeeld bij activiteit 1-11 is
geplande duur 30 dagen met een speling van 21 dagen. Vergroting van deze activiteit met 10 dagen levert een besparing op
van 1000,- De totale projectduur komt niet in gevaar
20
4 dagen te laat klaar
22
24
26
28
30 2 dagen te vroeg klaar
32
34
36
38
40
42
44
58
6 dagen te laat klaar
Activiteit B kan met 3 weken ingekort worden. Het kritieke pad verandert van 1-2-4 naar 1-3-5. Activiteit C kan dan met 1
week ingekort worden. Er ontstaan dan 2 kritieke paden. Activiteit A kan met 2 weken ingekort worden.
Totale meerkosten voor inkorten projectduur tot crash duration is:
Activiteit A: 2 weken a € 1500,- = € 3000,-
Activiteit B: 3 weken a € 2000,- = € 6000,-
Activiteit C: 1 week a € 1300,- = € 1300,-
Totaal meerkosten: €10300,-
23500
23000
22500
22000
21500
21000
20500 A: 2 weken bekorten (13 weken)
20000
19500 Kosten: 17000 + 3000 = 20000
19000
18500
18000
17500
17000
16500
16000
9 10 11 12 13 14 15 16 17 Duur in weken
Waarom bekorten:
- Soms geeft opdrachtgever een premie als project eerder klaar is
- Afhankelijk van de grootte van de premie kan het interessant zijn om te bekorten (premie is hoger dan kosten)
59
Hoofdstuk 21: Gesprekken, vergaderingen en discussies (1)
Formele tweegesprekken:
60
- Beoordelingsgesprek:
o Doel:
Medewerker laten weten hoe men over zijn manier van werken en resultaten van zijn werk denkt
Manier van optreden van medewerker in het projectteam duidelijk waarderen
Aangeven van punten ter verbetering en het noemen en openen van mogelijkheden tot verbetering
Bespreken van mogelijkheden voor loopbaan (promotie, opleidingsmogelijkheden)
Vaststellen van belangstelling en ontdekken van redenen van bepaald gedrag (meer begrip situatie)
Mogelijkheid bieden om vrijuit te spreken over functioneren en het maken van afspraken om
functioneren te verbeteren
o Voor- en nadelen beoordelingsgesprek
Voorstanders Tegenstanders
Iedereen heeft het recht om te weten hoe manager over hem Iedereen weet wel hoe manager over hem denkt
denkt
Gesprek is noodzakelijk om salarisverhoging en toeslag vast te Methode is te kostbaar om de kleine groep medewerkers die
stellen een salarisverhoging (of geen) krijgen te bepalen
Gesprek is van belang voor promotiebeleid en carriereplanning Beoordelingsformulier wordt hooguit gebruikt om een al
Systeem geeft een kwalitatief overzicht van het bestand aan vastgestelde promotie te bekrachtigen
medewerkers Beoordelingsformulier heeft gebreken waardoor een vertekend
beeld ontstaat
o Benaderingswijzen:
Tell and sell methode
• Autoritair, opleider gerichte besluitvorming
• Manager wint, medewerker verliest
Tell and listen methode
• Op medewerker gerichte besluitvorming
• Medewerker wint, manager verliest
Problem solving methode
• Medewerker wordt niet geïnformeerd over zijn beoordeling. Manager speelt rol van helper,
benadrukt dat het gaat om belang van beiden
• Gezamenlijke besluitvorming, democratisch, respect, geen macht
Planning and review methode
• Medewerker en manager analyseren functie. Wat zijn de verschillende en wat zijn de
belangrijkste taken
• Medewerker krijgt opdracht om binnen bepaalde tijd aan de hand van de taken een planning
of werkprogramma op te stellen
• Na opstellen planning vindt overleg met de manager plaats
• Na enige tijd review gesprek. Wat is er van het plan terechtgekomen
• Medewerker stelt nieuwe planning op
- Disciplinegesprek:
o Als medewerker fout heeft gemaakt, zich niet aan de afspraak houdt, huisregels overtreedt, etc
o Juridische methode
Alleen als er duidelijk sprake is van een overtreding. Regel dient bij voorkeur op schrift vastgelegd te
zijn. Sanctie dient ook bekend te zijn
Aanpak:
• Iemand overtreedt een regel, overtreding wordt geconstateerd en overtreding komt bij
manager op tafel
• Manager roept medewerker bij zich en stelt dat de medewerker een regel heeft overtreden.
Manager wijst hem op de onjuistheid van zijn handelen
• Manager bestraft medewerker of deelt medewerker mee dat eea gerapporteerd wordt en dat
vervolgactie volgt
Nadeel is verstoring van werksfeer en motivatie
o Sociale methode
Als regels niet duidelijk zijn of motivatie een probleem wordt
Medewerker wordt gevraagd waarom overtreding heeft plaatsgevonden. Manager laat medewerker
doorpraten en vat vervolgens samen wat verteld is.
Manager geeft in eerste instantie geen mening, luistert alleen naar medewerker en vraagt
desgewenst zijn mening
Manager vraagt na het vertelde hoe de medewerker denkt dergelijk gedrag in de toekomst te
voorkomen. Medewerker komt met suggesties. Gesprek eindigt met duidelijke afspraken, op schrift
vastgelegd
Methode kost vrij veel tijd maar werkt zeker motiverend
61
- Twee-kolommengesprek
o Doorgaans bij gesprekken waarbij deelnemers meningsverschil hebben. Deelnemers moeten wel streven
naar gezamenlijke oplossing
o Herkenning twee-kolommengesprek
Men redeneert vanuit eigen standpunt
Gesprek verandert snel in een tweezijdige monoloog waarbij twee personen spreken maar niet
luisteren en langs elkaar heen praten
Emoties nemen toe, onderling wantrouwen ontstaat
o Opzet goed verlopend twee-kolommengesprek
Gesprekspartner A geeft aan gesprekspartner B de gelegenheid zijn mening naar voren te brengen
A sluit zoveel mogelijk aan bij de aspecten van de zaken die B het meest bezighouden. Vanuit deze
punten worden voordelen en nadelen besproken
Als B alleen maar nadelen ziet, gaat A daarop in. Zo komt de eerste kolom tot stand
Als B geen bezwaren meer kan bedenken, dan vraagt hij A of hij ook voordelen in de zaak ziet.
Voordelen worden in de tweede kolom geplaatst
In de laatste fase stelt A de vraag hoe er tot een oplossing van het probleem gekomen kan worden
waarbij we zoveel mogelijk profijt van de voordelen hebben en zo weinig mogelijk last van de
nadelen
- Slecht nieuws gesprek
o Reacties ontvanger
Agressie. Ontvanger associeert slechte nieuws met brenger van het slechte nieuws
Regressie. Onvolwassen gedrag
Ontkenning
o Brenger vaak bang voor de reactie van ontvanger. Wil deze situatie uit de weg gaan (schriftelijk). Toch
verdient directe methode voorkeur
Fase 1:
• Vertel slechte nieuws zo kort en duidelijk mogelijk. Las daarna een stilte in
• Door stellen van vragen en tonen belangstelling helpt informatiegever bij verwerking van het
slechte nieuws
• Informatiegever en ontvanger zoeken samen naar alternatieven en door ontvanger van het
slechte nieuws te ondernemen acties
• Samenvatting slechte nieuws en daarop volgende discussie met vastlegging gemaakte
afspraken. Doel is dat ontvanger ten minste de acceptatie van het slechte nieuws laat blijken
o Brenger slecht nieuws moet in staat zijn om:
Kort en duidelijk te formuleren
Fasen van een gesprek te herkennen en adequaat te reageren
Eigen gevoelens over slechte nieuws en het geven daarvan onder controle te houden
Vaardig zijn in het brengen van het nieuws
62
Hoe vindt u dat de OR functioneert. Kunt u het werk binnen de gegeven tijd klaar krijgen
Soorten vergaderingen:
- Vergadering:
o Groepsgesprek met een taak of doelstelling die voortvloeit uit de positie van de leden van de groep in de
organisatie
o Hiërarchische structuur (voorzitter, secretaris, notulist, etc)
- Gespreksgroep:
o Gemeenschappelijke benadering ontbreekt. Doel gespreksgroep ligt bij leden zelf
o Functies:
Door confrontatie met mening van een ander kan men zich in een gespreksgroep bewust worden
van eigen mening
Als gevolg van bewustwording kan deze mening aangepast worden waardoor inzichten afgestemd
worden
- Discussie:
o Gedachtewisseling en meningsvorming die in vergaderingen en gespreksgroepen plaatsvindt
63
o Teken dat individuele behoeften van betrokkenen niet door de op de groep gerichte activiteiten wordt
bevredigd
o Om dit gedrag de kop in te drukken is het belangrijk te weten hoe het gedrag is ontstaan
Verdeling van functies onder de deelnemers aan het groepsgesprek op basis van twee uitersten:
- Alle functies worden toegekend aan de voorzitter
- Alle functies worden verdeeld over de deelnemers van het gesprek
Aspecten vergaderpunt:
- Inhoud (totaal aan informatie die deelnemers ter tafel brengen)
- Procedure (geeft vorm van het gesprek aan, methode van aanpak en wijze waarop het doel moet worden bereikt)
o Manieren om tot gezamenlijke mening of besluit kan komen:
Onafhankelijke aanpak
• Ieder lid zoekt oplossingen op basis van feiten die hij verzameld heeft en maakt daarna
keuze uit zijn beste alternatief. Daarna worden oplossingen van groepsleden met elkaar
geconfronteerd
• Ieder vindt zijn eigen oplossing het beste. Mogelijkheden voor aanpak:
o Compromis
Men is niet bereid zijn eigen oplossing veel aan te passen. Gevolg is dat
men zich niet meer herkent in de uiteindelijke oplossing en bereidheid tot
uitvoering is niet optimaal
o Conflict
Ieder probeert zijn eigen oplossing op te dringen. Winnaars tonen
bereidheid om oplossing uit te voeren, verliezers niet
Gemeenschappelijke feitenverzameling
• Eerst via discussie verzamelen van zo veel mogelijk feiten. Ieder lid heeft dan dezelfde
informatie en komt tot eigen analyse. Vervolgens werken volgens onafhankelijke aanpak
• Gevonden oplossingen liggen nu minder ver van elkaar
Gezamenlijke menings- en besluitvormingsproces
• Eerst door middel van discussie gezamenlijk het feitenmateriaal vastleggen
• Analyse en interpretatie geschiedt ook gezamenlijk. Daarna gezamenlijk zoeken naar een
oplossing
- Proces (beschrijft wat er gebeurt in de groep. Wijze en mate van deelname door deelnemers, verhoudingen, gedrag)
o Bij goede sfeer in de groep wordt in de regel goed en intensief geluisterd en niet door elkaar gesproken
o Bij slechte sfeer in de groep zijn leden niet in elkaar geïnteresseerd. Door elkaar heen praten, verveling
Onderhandelen is het met elkaar eens zien te worden over een bepaald onderwerp, doorgaans vanuit een complete
tegenstelling in opvatting en afhankelijke positie ten opzichte van elkaar
Onderhandelen en samenwerking hangen nauw met elkaar samen. Samenwerking betekent doorgaans dat er
overeenkomstige belangen en doelstellingen zijn. Als onderhandelen niet lukt vervals de basis van samenwerking
Men accepteert belangen van ander zoals Men voelt elkaar aan de tand om elkaars Men probeert de belangen van de ander
deze worden omschreven primaire belangen te onderkennen onderuit te halen of te bagatelliseren
Men bevordert een soepel uitwerken van Concessies horen bij het spel, maar men Tendens tot het forceren van crisissituaties
een compromis door genereuze concessies laat het rustig op een impasse aankomen door veelvuldig werken met ultimatums
o Ken uw tegenstander en zijn beweegredenen
o Verduidelijk eigen eisen zo vaak en zo uitgebreid mogelijk zodat andere partij die als aanvaardbaar gaat zien
66
o Inhoudelijke beïnvloeding door op het juiste moment:
Aan te geven welke concessies er al gedaan zijn (ik kan echt niets meer doen)
Selectief kiezen van bepaalde onderwerpen
o Positie van waaruit men onderhandelt
Take it or leave it (geen sprake van onderhandelen)
Ultimatum
Voldongen feit
Laatste aanbod eerst op tafel (beginnen met het laatste bod)
o Definitieve positiekeuze aan het begin van de onderhandelingen lijkt voordelig, maar laat minder ruimte voor
onderhandeling (andere partij wordt voor het blok gezet, verzet). Open positiekeuze is vaak beter
- Machtsbalans tussen partijen die aan de onderhandelingen deelnemen
o Wederzijdse afhankelijkheid veroorzaakt wederzijdse machtsbalans
o Bij machtsmisbruik (agressief) ontstaat blijft wrok bestaan bij verliezende partij, geen goede basis voor
verdere samenwerking
o Beïnvloeding machtsbalans
Weinig verweer Het willen bewaren van zeker evenwicht Agressief, het willen onderwerpen
“Gunstige feiten” worden nauwelijks gebruikt. Men Man tracht balans te handhaven door aangepaste Balans wordt beïnvloed door dreigen en
deinst terug voor iedere druk pressie en het geven van feiten manipuleren. Verwarrend en arrogant optreden
Men biedt weinig verweer als men wordt Men reageert aangepast en in verhouding als men Men valt aan als men wordt uitgedaagd
uitgedaagd wordt uitgedaagd
Alternatieven voor de relatie in het onderhandelen Alternatieven die de huidige positie binnen de Men wekt het idee dat men bij de minste
zijn niet interessant relatie kunnen versterken worden aangegrepen moeilijkheden de relatie zal verbreken en dat er
talloze alternatieven zijn
o Versterken eigen positie door:
Vechten (in figuurlijke zin)
• Eigen ideeën doordrammen
• Negeren van informatie en argumenten van de andere partijen
• Niet luisteren naar de andere partij
• Uitspreken van absolute voorkeur voor de eigen oplossing
• Andere partij zodanig voor het blok zetten dat ze geen kant meer op kan
• Verdeeldheid zaaien
• Vechten is tot op bepaalde hoogte zinvol (escalatie voorkomen)
Manipuleren
• Het door kunstgrepen en handigheden verbeteren van eigen positie bij het onderhandelen
Gebruik maken van deskundigheid en feiten
• Kennis is macht
• Exploratie. Hoe vinden we samen een oplossing
Versterken van relaties
• Andere partner wordt daardoor geaccepteerd en vertrouwen wordt ontwikkeld
• Door vaststellen van onderwerpen die voor beide partijen interessant zijn
Gebruik maken van eigen overredingskracht
• Op heldere en duidelijke manier mening naar voren kunnen brengen en eventuele vragen
van anderen duidelijk kunnen beantwoorden
• Redelijke, beslist niet nonchalante houding hebben
• Spreken op juiste manier, zonder te overdrijven
Bronnen machtspositie
• Specialistische kennis van een aantal zaken (kennis is macht)
• Bezitten van voorinformatie (voorsprong)
• Doel kan op verschillende manieren bereikt worden. Het is goed om de alternatieven te
kennen
• Goede contactuele eigenschappen (netwerken)
• Aan machtspositie is direct een status verbonden. Aantoonbaar succes, informeel gezag,
persoonlijk vertrouwen, hiërarchische positie, geloofwaardigheid
• Machtspositie wordt bepaald door steun die men krijgt van anderen (bondgenoten)
- Klimaat waarin de onderhandelingen gevoerd worden
o Hoe groter de intentie om gemeenschappelijk doel te bereiken, des te groter bereidheid om toe te geven
67
joviaal gedrag geïnteresseerd in persoonlijke achtergronden verongelijkt en achterdochtig
Neiging tot het maken van grappen Neiging tot het gebruik van enige humor Neiging tot sarcasme
Improviserend, benut nieuwe kansen. Kan Neemt enige tijd om nieuwe kansen te analyseren. Houdt vast aan het vertrouwde. Wordt door
impulsief en opportunistisch overkomen Moet eerst aan nieuwe plaatje wennen opportunisme afwerend
68
Hoofdstuk 24: Conflicthantering
Door een conflict kunnen mensen aangezet worden tot het ontplooien van nieuwe activiteiten en het nemen van initiatieven.
Conflictsituaties vergroten inventiviteit
Over het algemeen geldt dat een projectgroep die langere tijd als team functioneert, zich van de rest van de organisatie gaat
isoleren. Gaat vaak sneller als de projectgroep meer weerstand ontmoet van de staande organisatie
Verdeling conflicten:
- Zakelijke problemen (zaken gerelateerd aan de organisatie)
- Sociaal-emotionele conflicten (samenwerken met mensen)
- Belangentegenstellingen (bijvoorbeeld verkregen voorrechten)
Conflict kan ook worden beëindigd met de verwijdermethode. Een van de partijen wordt verwijderd. Laatste redmiddel
Het is belangrijk om als projectleider conflicten te herkennen, erkennen en in de kiem te smoren. Hiervoor is het belangrijk
voor de projectleider om de fase van het conflict te kennen:
- Rationele fase
o Conflict is nog bespreekbaar, projectleider kan nog veel doen om verdere escalatie te voorkomen
o Manieren van ingrijpen door projectleider
Met betrokkenen gaan praten. Wijzen op gevolgen van hun handelen. Geef ze de mogelijkheid om
het conflict zelf op te lossen
Vaak weten betrokkenen niet hoe ze een conflict op moeten lossen. Projectleider kan adviseren
Als dit niet helpt komt projectleider tussenbeide en maakt duidelijke afspraken. Oplossing ligt dan
nog steeds bij betrokkenen. Als dit nog steeds niet werkt komen partijen onder leiding van
projectleider tot een vergelijk. Projectleider maakt onbevooroordeelde analyse, stelt gedragsregels
op en handhaaft de analyse
- Emotionele fase
o Waarnemingen
Schuld van het conflict wordt bij andere partij gelegd, probeert men aan te tonen met voorbeelden
Zoeken naar medestanders die negatieve beeld van de andere partij kunnen versterken
Betrokkenen kunnen nog de wil hebben om conflict te beëindigen, vaak berust op voldoende
waardering voor het belang van het resultaat van het project
Partijen gaan meer op de man spelen, minder op de bal
o Manieren van oplossen
Inzetten intermediair, externe bemiddelaar
- Strijdfase
o Relatie tussen betrokkenen lijkt onherstelbaar beschadigd, ander wordt gezien als vijand
o Partijen moeten uit elkaar gehouden worden. Dmv gesprekken moet duidelijk gemaakt worden wat de
consequenties zijn. Kans op succes is twijfelachtig
69
o Oplossing van verwijdering staat nog open, maar is geen oplossing voor het conflict
Als er iets mis gaat tijdens het gesprek is het goed om na te gaan waar het mis is gegaan en vervolgens bij te sturen
Onderhandelen in groepsconflicten
- Betrek alleen de groepsleden in een conflict die bij het conflict betrokken zijn (wie met wie wat)
- Zondebok conflict. Het lijkt of iedereen hetzelfde probleem met een groepslid heeft, maar in werkelijkheid zijn het
vaak verschillende persoonlijke problemen. Belangrijk om met individuele gesprekken na te gaan wat er aan de hand
is en conflict proberen op te lossen. Nooit hele groep tegelijk gelegenheid geven, komt op de betrokkene als
overrompelend over
- Regels voor moeilijk te leiden gesprek bij groepsconflict
70
o Inventariseer eerst alle voorstellen tot mogelijke oplossingen en daarbij horende argumenten
o Spreek tijdens de vergadering niet in het algemeen, maar spreek personen direct aan (Heb jij nog een
voorstel)
o Gespreksleider moet zich niet in de rede laten vallen of afleiden als hij in gesprek met iemand is
Wil je nog even wachten, we zijn in gesprek. Akkoord?
o Als iemand een vraag aan de gespreksleider stelt, die persoonlijk beantwoorden, niet naar de groep toe
o Beëindig ieder onderwerp met: Was dit een bevredigend antwoord op de vraag?
Aanpak conflicthantering:
- Omgaan met kritiek
o Op constructieve manier, niet elkaar afbranden. Openstaan voor kritiek van anderen
o Inleven in de situatie van de ander, waarom zegt hij dit. Zoeken naar onderliggende motieven
o Reflecteren: het onder woorden brengen van het gevoel van waaruit men spreekt
o Manier van kritiek geven
Houd oogcontact, zo weinig mogelijk aarzelen (ehhh), gebruik stem zo veel mogelijk, voorkom
suggestieve vragen
Sluit af met: zo zie ik het, maar hoe zie jij het
- Oplossen van problemen
o Stappen
Vind een voor beide partijen acceptabele oplossing
Zoek gezamenlijk naar oplossingen
Zoek oplossing waar beide partijen achter kunnen staan
o Zoek gemeenschappelijke doelen, niet doelen van afzonderlijke partijen
o Ontkoppel onderwerpen van personen (voorkomt persoonlijke conflicten), zakelijk houden van het conflict
o Formuleer doelstelling specifiek, voorkom vaagheid
o Keuze van de oplossing
Beperk keuze van mogelijke oplossingen zoveel mogelijk
Evalueer oplossing op kwaliteit en aanvaardbaarheid voor beide partijen
Behandel alternatieven zakelijk, speel niet op de persoon
Evalueer mogelijke oplossingen op basis van gelijksoortige criteria
Streef naar consensus
71
Hoofdstuk 25: De analyse van de risico’s van een project
Risicoanalyse van project beoogt voorkomen of minimaliseren van problemen die gedurende het project kunnen optreden
Risicoanalyse kost doorgaans minder tijd dan het oplossen van problemen tijdens het project
Risicoanalyse is een gestructureerd onderzoek van een reeks activiteiten op mogelijke problemen tijdig te onderkennen,
zodat we voorzorgsmaatregelen kunnen treffen om de verwachte problemen te vermijden
Bij uitvoeren risicoanalyse komt men niet te weten wat gevolgen zouden zijn als analyse niet was uitgevoerd
Bij het maken van analyse werkt gebruikmaking van scenario’s vaak verhelderend (en wat als…)
Risicoanalyse per fase wordt vastgelegd in beslisdocumenten (wat dient in volgende fase bereikt dient te worden en hoe)
Gedetailleerde risicoanalyse van volgende fase is van belang om enerzijds meer zicht te krijgen op de volgende fase en om
anderzijds preventieve maatregelen voor te kunnen bereiden of te laten treffen
Voordat met een risicoanalyse wordt begonnen moet er een overzicht zijn van de doelstellingen, resultaten en
hoofdactiviteiten van het hele project of de desbetreffende fase
Interne risico’s:
- Haalbaarheid van het project. Randvoorwaarden en uitgangspunten zijn zodanig dat project niet te realiseren valt
- Onvoldoende kennis/ervaring bij medewerkers van het project
- Onvoldoende motivatie van medewerkers
- Projectleider met onvoldoende “gewicht”
- Onvoldoende bekendheid van het project binnen de organisatie
Externe risico’s:
- Afhankelijkheid van andere projecten
- Onvoldoende medewerking van de organisatie (overnemen van taken, verandering in structuur)
- Bereidheid van de afdelingen om personen af te staan voor het project
- Verantwoordelijken in organisatie zijn vaak niet verantwoordelijk voor het project
Risicoanalyse van het hele project in initiatiefase (doelstelling staat ter discussie):
- is realisering van het project mogelijk als er zich bepaalde situaties voordoen. Zo nee, kan dit worden voorkomen. Zo
ja, hoe kan het effect van het probleem zoveel mogelijk worden geminimaliseerd
- Welke aanpassingen voor de doelstelling en voor de weg naar het doel zijn dan noodzakelijk. Hoe kunnen deze in
het geheel worden aangebracht en wat zijn de consequenties hiervan
- Zijn we na die aanpassingen nog voldoende met het oorspronkelijke project bezig of zijn we totaal iets anders aan
het doen
Bij risicoanalyse in de definitiefase staat doel niet ter discussie, maar het resultaat (planning, tijd, kosten, kwaliteit,
organisatie):
- Is bepaalde hoofdactiviteit binnen gestelde randvoorwaarden van beheersaspecten nog uitvoerbaar als er zich
bepaalde situaties voordoen:
o Nee:
Ontwikkel alternatieven voor de hoofdactiviteit, daarna toetsen aan randvoorwaarden
Bevoegde instanties nemen besluit voor het alternatief
o Ja:
Hoofdactiviteit verloopt doorgaans niet optimaal. Onderzoek de consequenties, probeer
gebeurtenissen te voorkomen
Risico
Catastrofaal
20
Schadelijk
73
Vervelend,
lastig
6
Mens Methode
Gevolg
Machine Materiaal
• Opstellen visgraatdiagram:
o Stel het probleem vast aan het begin van de vergadering. Zorg voor consensus
o Definieer het probleem zo eenvoudig en eenduidig mogelijk en schrijf deze rechts
van de centrale pijl van het diagram
o Verklaar mogelijke oorzaken per hoofdgroepen
o Inventariseer alle oorzaken per hoofdgroep (brainstorm)
o Evalueer de oorzaken. Hoofdoorzaak komt door de discussie snel naar voren
o Probeer oorzaak en gevolg van elkaar gescheiden te houden
- Stap 5:
o Wat is de kans dat de onderkende mogelijke problemen werkelijk zullen optreden. Zal hetgeen als oorzaak
van het probleem (afwijken van oorspronkelijk plan) is aangemerkt met die omvang en invloed daadwerkelijk
optreden?
o 80-20 regel: 80% van de problemen wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken (Pareto verschijnsel)
o Pareto analyse:
Juran: Vital few, trivial many
Manier van werken bij Pareto analyse:
• Maak een tabel van het aantal oorzaken per soort. Daarna dmv turven vaststellen in welke
mate verschillende problemen voorkomen
• Maak na afloop een tabel waarin in volgorde van grootte en frequentie voorkomen. In de
laatste kolom wordt het gecumuleerde percentage opgenomen
• Zet daarna de gevonden informatie uit in een grafiek (zie onder)
Frequentie 100 %
87 %
300
Cumulatief %
70 %
200
49 %
100
A B C D E F
Oorzaken
74
- Stap 6:
o Wat kan er aan gedaan worden om het probleem te voorkomen, maar vooral om de oorzaak weg te nemen?
Onderzoek naar mogelijkheid tot overwerk of aantrekken extra uitzendkrachten
Onderzoek tot mogelijkheid voor aanpassing van planning (evt voorbereiden alternatieve plannen)
Keuze van preventieve maatregelen, rekening houden met kosten en moeite die gedaan moet
worden (tijd) en het effect van de maatregel
Evalueer de mogelijkheden, gebaseerd op uitkomsten van Pareto analyse, kijk welke
veelvoorkomende oorzaak met weinig moeite opgelost kan worden
• Stel vergelijkend overzicht op
Mogelijke oorzaken Kans van optreden Preventieve maatregelen Resterende kans Noodoplossing (Stap 7)
…………………… …………………… …………………… …………………… ……………………
- Stap 7:
o Welke andere mogelijkheden zijn er om te voorkomen dat onderkende problemen ontstaan (alternatieven)?
Indien problemen dusdanig zijn dat ze niet kunnen worden opgelost met preventieve maatregelen
Doorgaans worden beheersaspecten negatief beïnvloed door noodplannen
Noodoplossingen verstoren projectvoering, preventieve maatregelen doorgaans niet en zijn
goedkoper
Ontwikkel waarschuwingssysteem welke vroegtijdig problemen aanmeldt
Vragen naar aanleiding van te nemen preventieve maatregelen:
• Zijn afgesproken maatregelen door de hiervoor aangestelde personen binnen gestelde
termijn uitgevoerd? En wat was het resultaat?
• Zullen naar verwachting de genomen maatregelen afdoende zijn of moeten er nog
aanvullende activiteiten worden gestart?
• Is onderwijl gebleken dat de opgestelde risicoanalyse op grond van nieuwe informatie
aangepast moet worden?
• Wie bewaakt en beheert de activiteiten
Kwaliteit wordt afgemeten aan de mate waarin het product voldoet aan de eisen en wensen die de opdrachtgever heeft
geformuleerd bij de start van het project
Andere kwaliteitsaspecten:
- Kwaliteit van het leidinggeven aan een project
- Kwaliteit van het verloop van het project, het proces
- Kwaliteit van de medewerkers aan het project en van de door de medewerkers te leveren producten/prestaties
- Kwaliteit van de toegepaste materialen en toegepaste methodes
Kwaliteitsplan is een methode, afkomstig van het beheersen van industriële producten
Kwaliteitsbeheersing spitst zich toe op beheersen van de normstelling (eisen waar het project aan moet voldoen, doorgaans
vastgelegd in de definitiefase) en bewaking van de voortgang (in de daaropvolgende fasen)
Een kritisch punt is een eigenschap van het product waarin variatie kan optreden welke de kwaliteit van het eindproduct
negatief kan beïnvloeden en eventueel verspilling kan veroorzaken. Kritische punten kunnen oa vastgesteld worden mbv het
visgraatdiagram
Voordelen kwaliteitsplan:
- Verkrijgen van een gedocumenteerd overzicht mbt kwaliteit die bij een bepaald proces hoort
75
- Verhogen van het inzicht in het proces, inclusief de daarbij behorende kritische punten
- Bevordering van kwaliteitscontroles
- Mogelijk maken van modulaire opbouw van kwaliteitsdocumentatie (normstelling en registraties)
- Verhoging van efficiency door alleen op kritische punten te letten
Rubricering van eisen (zie hoofdstuk 12) in randvoorwaarden, functionele eisen en wensen,operationele eisen en wensen en
beperkingen
Stellen van eisen vergt veel inspanning, het aantonen dat beoogde kwaliteit geleverd is, is doorgaans nog moeilijker:
- Kwantitatief (meetbaar) en kwalitatief (subjectief) geformuleerde eisen
- Eisen moeten toetsbaar zijn, het is daarom zinloos om kwalitatief geformuleerde eisen op te nemen in kwaliteitsplan
Eerste stap op weg naar voltooien kwaliteitsplan is het vertalen van de aan het projectresultaat gestelde eisen in meetbare
kwaliteitseisen (hoe kan de eis gemeten worden)
Bij beschrijving van eisen is het belangrijk om vast te leggen welke vrijheden de beoordelaars krijgen
- Opstellen vragenlijst. Wat wordt wanneer beoordeeld, hoe, door wie, met welke middelen en hoeveel tijd is
beschikbaar
- Andere aanpak is het maken van een testblad voor iedere te verifiëren eis waarbij het proces doorlopen wordt
76
Functionele tests uit kwaliteitsplan worden doorgaans gerealiseerd in delen van het eindresultaat. Voordeel functionele test
van onderdeel is dat bij negatief resultaat sneller oorzaak van het probleem gevonden kan worden
Meeste tests gaan fout bij het combineren van verschillende onderdelen (koppelvlak)
Na afzonderlijk testen volgt test van het hele systeem (systeemtest). Hierbij moet meestal aan de hoofdeisen van een project
worden voldaan
Bij operationele tests vindt controle van de interface met de gebruiker en monteur plaats. Het resultaat wordt daadwerkelijk
blootgesteld aan de omgeving (vocht, temperatuur, schokken, onderhoudbaarheid, bereikbaarheid van de onderdelen, etc)
Productietesten worden uitgevoerd door medewerkers van ontwerpafdeling om overgang van ontwerp van productie in
goede banen te leiden
De vrijgavetest is de laatste test die door het projectteam wordt uitgevoerd. Hierbij vindt oplevering van het resultaat plaats.
Vrijgavetest bestaat uit volledige systeemtest, inclusief documentatie, gebruiksvoorschriften, etc en eventueel wettelijk
voorgeschreven tests
Acceptatietest wordt uitgevoerd door opdrachtgever, is bedoeld om na te gaan of resultaat van project kan worden
geaccepteerd
Het is belangrijk dat staande organisatie het belang van projectmatig werken onderkent.
Bij organisaties, waarbij projecten niet projectmatig aangepakt worden, kunnen veel problemen ontstaan:
- Wie heeft om bepaalde eigenschappen van het product gevraagd
- Hoe kan ontwerp geproduceerd worden
- Inkoop weet niet waar onderdelen vandaan moeten komen
- Marketing heeft onvoldoende informatie om het product te introduceren
- Financiële afdeling heeft prijs gecalculeerd die onacceptabel is voor verkoop
Naarmate de foutkosten toenemen beseffen organisaties dat projectmatig werken kostenbesparend werkt
Bij planmatige aanpak worden activiteiten goed voorbereid en wordt organisatie hier structureel op aangepast
Bij dynamische, ongestructureerde aanpak loopt alles door elkaar (criterium is resultaatgerichtheid)
Veranderingsziekte ontstaat doordat organisatie constant veranderen (alles kan altijd beter, anders) zonder te kijken naar de
effecten (is verandering wel verbetering?)
Symptomen veranderingsziekte:
- Men blijft veranderen om het veranderen zonder een vooropgezet doel
- Met het grootste gemak worden eerder gemaakte veranderingen herroepen en ongedaan gemaakt
- Medewerkers “saboteren” veranderingen tegen beter weten in (ze zijn verandering moe)
- Voorgenomen veranderingen worden nooit tot uitvoer gebracht, het blijven ideeën
Bij bewustwording voor projectmatig werken ontstaat stadium van consolidatie. De organisatie:
- Kiest alleen voor een projectmatige aanpak als het nuttig is voor het uitvoeren van het plan
- Ontwikkelen een systeem voor beheersing van projecten
- Laat de aanpak van het project afhangen van de situatie en aard van de opdracht
- Beoordeelt eigen projectaanpak regelmatig op efficiency en pas deze, waar nodig, aan
77
- Indien haalbaar, proberen vernieuwers en vroege volgers de massa conservatieve medewerkers voor zich te winnen
o Vernieuwers zijn initiators, welke een kleine groep vroege volgers achter zich hebben staan
- Lukt het niet om massa achter het idee te krijgen, dan vallen vroege volgers ook af en blijft kleine groep initiators
teleurgesteld over. Organisatie slaagt er niet in om projectmatig te gaan werken
- Indien idee tot projectmatig werken slaagt, zal er altijd een kleine groep oerconservatieven blijven die teleurgesteld is
Bij invoeren projectaanpak moet eerst organisatie verdeeld worden. Verdeling op basis van:
- Managementstijl en gedragspatronen die karakteristiek zijn voor leden van management en organisatie
- Personeel van organisatie, medewerkers met eigen karakteristieken, kennis en vaardigheden
- Organisatiestrategie, wijze waarop doelstellingen bereikt worden
o Staat invoering projectaanpak doorgaans niet in de weg
o Bij functioneel gestructureerde organisaties bevat project doorgaans nieuw product
o Bij productgerichte organisaties bevat project doorgaans functioneel gerichte zaken (openen filialen)
- Organisatiecultuur, gemeenschappelijke normen en waarden
o Taakgerichte cultuur is projectvriendelijker dan rolgerichte cultuur
- Organisatiestructuur, complex van formele en informele verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en
taken. Coördinatie
- Systemen, interne communicatiemiddelen, informatiesystemen
o Indien geen ervaring is met projectaanpak zijn systemen hier niet op aangepast (urenverantwoording,
procedures, richtlijnen)
78
Invoering projectaanpak:
- Verspreiden van informatie
o Projectteam moet zich bewust zijn van voor- en nadelen van invoering. Breed verspreiden van meningen is
van invloed op het slagen van de invoering (selectief informeren)
o Schriftelijke verspreiding van informatie en het voeren van gesprekken om feedback te krijgen
- Opleiding en vorming
o Onderwerpen:
Uniform taalgebruik bij projectmanagement
Inzicht in de reden van invoering projectaanpak en doelen die bereikt moeten worden
Kennisnemen en ontwikkelen van vaardigheden om in projectteam te kunnen werken
Adequaat werken met nieuwe projectaanpak (Prince II, ITIL)
o Bij samenstellen team wordt vaak gebruik gemaakt van Project Start Up (PSU)
Na samenstelling team in definitiefase wordt off site georganiseerd (aantal dagen vergaderen)
- Pilot projecten en proeftuinen
o Pilot is een deelproject dat op kleine schaal wordt uitgevoerd
Dient met zorg gekozen te worden. Moet zo representatief mogelijk zijn voor het grote geheel
Goede manier om organisatie kennis te laten maken met verbeterde manier van werken
Pilot moet het mogelijk maken te experimenteren met verschillende manieren van werken
o Proeftuinen bevinden zich doorgaans in de ontwerpfase waarin ideeën en ontwerpen worden getest
Gaat meer om evaluatie van mogelijke oplossingen
Beheersing van veranderproces, bewaking van gegevens en evaluatie staan centraal
- Beheersing professionele projectaanpak
o Projectaanpak is min of meer gemeengoed geworden
Projectaanpak kan na verloop van tijd verslappen. Bewakingsgroep projectmanagement zorgt ervoor
dat projectaanpak blijft bestaan op de manier zoals het ingevoerd is
- Projecthandboek
o Draaiboek
In chronologische volgorde opgenomen welke activiteiten moeten worden ontplooid, wie waarvoor
verantwoordelijk is, bevoegdheden, te volgen procedures en te gebruiken formulieren
Moeilijk om draaiboek te maken dat voor elk project te gebruiken is. Ieder project kan anders zijn of
anders aangepakt moeten worden
o Naslagwerk
Geeft informatie hoe in een bepaald geval gehandeld kan worden
Projectmatig veranderen
- Invoeren projectaanpak is project op zich
- Voor het invoeren van projectaanpak is het belangrijk dat:
o Er binnen de organisatie onvrede heerst over de tot dan toe gevolgde manier van werken
o In de initiatie en definitiefase wordt gestalte gegeven aan genoemde problemen met doel ze op te lossen
o Over het hele invoeringstraject is het belangrijk een zo breed mogelijk draagvlak te hebben (acceptatie)
o Door verdeling in deelprojecten kunnen alle medewerkers betrokken worden bij invoering (acceptatie)
o Deelprojecten kunnen over het gehele traject worden gestart. Er blijft dan interesse bestaan in projectaanpak
79
Bij uitbesteding blijft kennis bij externe partij. Het is cruciaal dat opdrachtgever ruime ervaring heeft bij het managen van
uitbestedingen
- Voorselectie
o Ter voorkoming uitvoering onnodige werkzaamheden (te veel kandidaten)
- Selectie:
o Beoordeling
Dmv gesprekken of inwinnen van informatie
Selectiecommissie werkt doorgaans volgens vragenlijst
• Per aspect wordt bij de best scorende opdrachtnemer waardering 100% gegeven
• Alle andere opdrachtnemers worden aan deze waardering gerelateerd
o Opdrachtnemer A: 30.000 (= 24/30 x 100% = 80%)
o Opdrachtnemer B: 28.500 (= 24/28.5 x 100% = 84%)
o Opdrachtnemer C: 24.000 (= 100%)
• Andere aspecten: Levertijd, kwaliteit, service, betrouwbaarheid
• Per aspect wordt wegingsfactor vastgesteld voor het project
• Wegingsfactor wordt gerelateerd aan waardering die aan opdrachtnemers is gegeven
80
o Schriftelijk vastleggen in contract, doorgaans opgesteld door deskundige op basis van specificatie
projectleider
Aspecten bij het opstellen van een contractingplan (inventarisatie alle werkzaamheden en expertises, contractuele
verplichtingen):
- Is er een specificatie of omschrijving van product die men wil gaan uitbesteden
- Is het gevraagde product misschien direct op de markt te koop of is het uniek
- Wordt markt beheerst door verkopers of kopers (buyers of sellers market. Bepaalt prijsstelling)
- Marktverkenning
- Is er voldoende tijd om mij meer mogelijk geschikte kandidaten om offertes te vragen
- Hoe worden risico’s van de opdracht verdeeld. Meer eigen risico (lagere prijs) of risico geheel bij opdrachtnemer
- Is voldoende expertise in huis om expertise van de opdrachtnemer te beoordelen
Soorten contracten:
- Regiecontract (cost plus)
o Wordt gebruikt bij uitbesteding als nog niet duidelijk is wat bereikt dient te worden
o Contract heeft open eind
o Diensten worden betaald via uurlonen, weinig risico voor opdrachtgever
o Maatregelen bij ongunstige gevolgen regiecontract
Expert aannemen die in staat is een goed inhoudelijk contract op te stellen en het werk van
opdrachtnemer te controleren
Werk op projectmatige wijze leiden (communicatie, controles)
- Aangenomen werk (lumpsum turnkey)
o Risico’s liggen bij opdrachtnemer
o Opdrachtnemer is degene die kan vaststellen of het project rendabel was
o Opdrachtgever hoeft weinig te controleren (als contract goed is opgesteld)
o Specificatie moet gedetailleerd, eenduidig en volledig zijn. Opdrachtgever is hier veel tijd mee kwijt en de
procedure duurt langer
o Bij verrichten van meerwerk moet met volgende zaken rekening gehouden worden:
Opdrachtnemers moeten tijd krijgen voor het uitbrengen van een offerte
Analyse en vergelijking van offertes
Opstellen van complex contract en onderhandeling met verschillende contractpartners
- Combinatie regiecontract en aangenomen werk
o Deel van het contract gebaseerd op regie en deel gebaseerd op aangenomen werk
- Regiecontract met vaste bedragen
o Variatie op regiecontract. In contract genoemde vast prijzen kunnen zijn:
Aangeven vast winstbedrag ipv percentage winsttoeslag (winst ligt vast, niet afhankelijk van het
aantal uren dat aan de opdracht is gewerkt)
Vaste uurprijs voor aantal medewerkers, ongeacht inflatiecorrectie, vakantietoeslag, etc
81
Vast totaalbedrag voor overhead van de opdracht, losgekoppeld van aantal daadwerkelijke uren
o Het aantal gebruikte uren wordt in enige mate begrensd
- Richtprijscontract
o Wordt gebruikt als specificatie grotendeels aanwezig is. Op basis van informatie kan een inschatting van de
prijs gemaakt worden, contract verloopt verder op regiebasis. Zijn bij afronding van het contract de werkelijke
kosten hoger dan de richtprijs dan wordt het verschil gedeeld door beide partijen
- Contract met gegarandeerde maximale richtprijs
o Als partijen het niet eens worden over regiebasis of richtprijscontract omdat de prijs te hoog is
o Opdrachtnemer deelt in de besparingen maar neemt alle kosten op zich die hoger zijn dan de maximale
richtprijs
- Premiecontract
o Uitgangspunt is min of meer vaste prijs of op regiebasis. Indien bepaalde delen van het project goed
afgesloten worden krijgt de opdrachtnemer een bonus. Bij eerder gereedkomen wordt de bonus verhoogd
- Gemengde contracten
o Als project in tweeën wordt gedeeld (ontwerp op aangenomen werk, uitvoering op regie) kan opdrachtnemer
kosten voor ontwerp laag houden en later verrekenen met regie
Kwaliteitseisen dienen kwantificeerbaar zijn, bevatten marges en toleranties en kwaliteitseigenschappen dienen meetbaar of
alleszins aantoonbaar zijn
Normstelling:
- Wordt doorgaans vastgelegd in initiatie en zeker de definitiefase
- Vaak zijn normen nog niet bekend aan het eind van de definitiefase, worden dan in de volgende fasen vastgesteld
- Werkzaamheden:
o Vastleggen van eisen (is niet eenvoudig, wat is nodig, wat is redelijk, wie heeft verantwoording)
o Inhoudelijke eisen dienen vertaald te worden naar kwaliteitseisen
Inhoudelijke eis kan zijn:
• Nieuw in te voeren informatiesysteem optimaal aangesloten op bestaand systemen
Omzetten naar kwaliteitseis in aantal stappen:
• In hoeverre is inhoudelijke eis van belang voor de opdrachtgever (moet eis bewaakt worden)
• Inhoudelijke eis wordt nader uitgewerkt en geanalyseerd
o In het bovenstaande voorbeeld: Wat betekent optimaal, welke bestaande systemen
• Uitkomst analyse wordt gespecificeerd:
o Kwaliteitseis voor optimaal: Elk bestand komt maar 1 x voor in het systeem
o Kwaliteitseis voor bestaande systemen: Het voorraadbeheersysteem en financieel
administratief systeem
• Verdere analyse, welke problemen kunnen optreden, wie heeft welke informatie nodig,
toegangsrechten, etc
• Laatste stap is formulering kwaliteitseisen:
o Er mogen geen doublures ontstaan bij voorraadgegevens
o Er mag geen conversie van bestanden plaatsvinden
o Voorwaarden waar eisen aan moeten voldoen:
Kwantificeerbaarheid
Kwantiteit moet te toetsen zijn aan het resultaat
Eisen moeten kunnen worden verdeeld
Voortgangsbewaking:
- Omvat het vervolmaken, detailleren en eventueel wijzigen van eisen en het volgen van totstandkoming van het
resultaat
- Tussentijds toetsen op meetbare en kritieke punten
- In ontwerpfase worden ontwerpen gemaakt voor testgereedschappen waarmee de onderdelen en het model kunnen
worden getoetst
- In voorbereidingsfase vindt vertaling plaats van wat er in de ontwerpfase is vastgelegd (prototypes). Onderdelen
ingekocht, voorschriften opgesteld, etc. In deze fase moeten kwaliteitseisen vastliggen en verankerd zijn
- In de realisatiefase gaat toetsen en keuren door
- In nazorgfase ligt nadruk op ontvangst en verwerking van eventuele klachten
Soorten kwaliteit:
82
- Proceskwaliteit: Kwaliteit van aanpak van taken van het projectteam, manier van procesbeheersing
- Productkwaliteit: kwaliteit en eigenschappen van het resultaat van het project
o Materiële projecten: Resultaat is tastbaar, eisen kunnen in concrete specificaties vastgelegd worden
o Immateriële projecten: Uitkomst bevat slechts conclusies. Eisen dienen wel strak geformuleerd te zijn
Een beheerst proces, dat goed kan worden bestuurd en geregeld, en de capaciteiten heeft om een product voort te brengen,
zal doorgaans resultaat brengen die voldoet aan de gestelde eisen
Ontstaan van normen voor kwaliteitsysteem in jaren 50, NAVO legde leveringsvoorwaarden vast in AQAP kwaliteitsnorm
(Allied Quality Assurance Publications). Daarna toepassing AQAP normering in civiele sector, normen waren niet geheel
geschikt, maar met kleine aanpassingen bruikbaar
American Society for Quality Control (ASQC) publiceerde in 1968 standaard voor kwaliteitsborging, overgenomen door
American Bureau of Standards (ABS). Europa volgde 5 jaar later (European Organisation for Quality Control, EOQC)
Normalisatie in Nederland (Nederlands Normalisatie Instituut), werkte aan standaardprocedures en criteria voor evaluatie
van kwaliteitssysteemen in organisaties
Normalisatie in Engeland en Scandinavië (International Organisation of Standardisation, ISO). Publicatie van internationaal
aanvaarde kwaliteitsborging (ISO-9000)
Europese Commissie voor Normalisatie (CEN, Frans) heeft ISO overgenomen in Europese norm EN-29000
83
o Door afnemers verlangd kwaliteitsniveau van producten te bereiken en te handhaven
o Afnemers het vertrouwen te geven dat toegezegde of verwachte kwaliteitsniveau wordt gerealiseerd
o Management het vertrouwen te geven dat vastgelegde kwaliteitsniveau bij voortduring wordt gerealiseerd
84
Alle betrokkenen moeten weten in welke samenwerkingsverbanden zij de projectwerkzaamheden moeten verrichten en
welke werkzaamheden dat zijn. Beheersing van de organisatie is de zorg voor het (kunnen) uitvoeren van werkzaamheden
(taken) in het project door de daartoe verantwoordelijke bevoegde personen opdat het beoogde resultaat van het project
beheerst en geautoriseerd tot stand komt
Belangrijke momenten in het kader van beheersing van organisatie in het verloop van een project:
- Start van het project:
o Vindt plaats bij overgang van initiatiefase naar definitiefase. In initiatiefase werkt kleine groep mensen aan
het project, team is doorgaans nog niet in actie gekomen
o In de initiatiefase worden verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken vastgelegd, en daarnaast de
organisatiestructuur binnen het projectteam en relatie met staande organisatie
o Introductie van projectteam vindt plaats in startvergadering (Project Start Up, PSU)
- Voorbereiden van de realisatiefase:
o Tijdens voorbereidingsfase verandert projectorganisatie, selectie van uitvoerders en medewerkers die
meewerken aan de voorbereiding
o In realisatiefase worden overleg, besluitvorming en communicatieprocedures aangepast. Procedures worden
korter en directer
- Opheffing projectorganisatie
o Beschikking over nazorgprogramma, wat gebeurt er met de deelnemers van het project
Verantwoordelijkheid is de plicht om rekenschap af te leggen over de resultaten van het handelen (aanspreekbaarheid)
Bevoegdheid (uitbreiding op verantwoordelijkheid) is het verkregen recht om binnen gestelde grenzen bepaalde handelingen
te verrichten en bepaalde beslissingen te nemen (mogelijkheid tot beïnvloeding van het werk). Geen verantwoordelijkheden
zonder bevoegdheden
Doordat verantwoordelijkheden overlappen kunnen er doublures ontstaan (ik dacht dat hij dat wel zou doen)
Doordat verantwoordelijkheden niet toegekend zijn, wie neemt dan de beslissing
Medewerker die groeit in zijn functie krijgt bedoeld of onbedoeld meer bevoegdheden, kan meer aan. Schriftelijke vastlegging
bevoegdheden voorkomt wildgroei
Betrokkenen hebben verantwoordelijkheid, maar kunnen niet sturen als het misgaat
Als verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet in balans zijn, raken werknemers gedemotiveerd
85
Verdeling verantwoordelijkheden in hoofdgroepen:
- Aanwijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Beheersaspect TIJD met opstellen van planningen, controle van voortgang, capaciteitsplanning en integreren van
planningen
- Beheersaspect GELD met zaken als bewaking totaal, verdeling deelbudgetten, voor- en nacalculatie en opstellen
van contracten met leveranciers
Soorten bevoegdheden:
- Beslissingsbevoegdheid. Per verantwoordelijkheidsgebied ligt die bij 1 functionaris
- Adviesbevoegdheid:
o Geen vrijblijvende zaak, beslissingnemer kan advies niet zomaar naast zich neerleggen. Advies is bindend
o Adviesbevoegdheid is:
Het voorbereiden van een door de beslissingsbevoegde te nemen besluit
Het opstellen van een document dat door de beslissingsbevoegde wordt goedgekeurd
Het bewaken van de resultaten op bepaald verantwoordelijkheidsgebied
Beheren van bepaalde gegevensbestanden
Naar aanleiding van resultaten van vergadering wordt een TVB tabel opgesteld:
- Leg voor elk relevant onderdeel van de organisatie de bevoegdheden en taken vast
o Taakomschrijvingen dienen duidelijk te zijn ten aanzien van:
De uit te voeren taken, zoals instructie, controle, beoordeling, bewaking en sturing
Taakafbakening binnen het onderdeel van de organisatie zodat geen overlappingen ontstaan
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden om de taak uit te voeren
- Leg vast wie verantwoordelijk is voor het delegeren van de werkzaamheden en hoe delegatie plaatsvindt
- Geef in taakomschrijving aan wie verantwoordelijk is voor overleg bij interne en externe contacten
Bij invullen functiematrix moet consensus bereikt worden, als iedereen een eerlijke kans heeft gehad om invloed uit te
oefenen. Iedereen steunt de genomen beslissingen, maar hoeven niet overtuigd te zijn
Structuur van het gezag mag nooit onderwerp van discussie zijn tijdens vergadering. Vergadering is bedoeld om
detailafspraken op gebied van hiërarchie beter te regelen
In de loop van het project kan inzet van projectmedewerkers verminderen (motivatie). Off site meeting kan gebruikt worden
om neuzen dezelfde kant op te krijgen, motivatie te verhogen en kan zorgen voor een goede start van project
86
Aanpak bij start van het project:
- Verzamelen van zo veel mogelijk achtergrondinformatie:
o Wie is de opdrachtgever
o Is er toestemming tot inwinnen van informatie in de organisatie
o Hoe wordt organisatie ingelicht over de start van het project
o Is het mogelijk eventueel een begeleider voor eerste fase te krijgen (tot aan definitiefase)
- Na verzameling informatie moet vastliggen:
o Welke achtergrondinformatie er over het project aanwezig is
o In hoeverre betrokkenen bij het project bekend zijn met projectgegevens
o Welke voorwaarden verbonden zijn aan het doen slagen van het project
- Aan het einde van de initiatiefase (start vergadering) moet vaststaan:
o Wie deelnemers van de startvergadering zijn
o Het programma van de startvergadering
o Toestemming van de opdrachtgever om een startvergadering te houden
Verloop startvergadering:
- Inleidend woord opdrachtgever of initiatiefnemer
- Onderwerpen die ter sprake komen:
o Formuleren conceptomschrijving van het probleem, verwachte resultaat en afbakening ervan
o Globale analyse van risico’s en mogelijke onderlinge en externe betrekkingen
o Hoofdactiviteiten projectorganisatie en werkstructuur
- Daarna:
o Een meer concrete omschrijving van het verwachte resultaat en afbakening
o Mogelijke fasering met hoofdactiviteiten en beslispunten
- Tenslotte:
o Definitieve omschrijving en risicoanalyse
o Planning van activiteiten, tijd en geld
o Opzet van kwaliteit, informatie, documentatie en definitieve analyse van betrekkingen
- Afsluiten vergadering met rapportage aan opdrachtgever
Beheersing van informatie is niet meetbaar, men kan niet bepalen in welke mate dit bijdraagt aan het succes van project
Verdeling in activiteiten van werkzaamheden die gerelateerd zijn aan normstelling en voortgangscontrole van
informatiesysteem (normstelling in initiatiefase, niet doen in latere fases)
87
- Opstellen, goedkeuren, opslaan en wijzigen
o Vastleggen wie verantwoordelijk en bevoegd is voor opstellen en goedkeuren (functiematrix)
- Regelen van goedkeuring bij wijziging, etc
o Procedures die gevolgd moeten worden bij goedkeuring, wijziging, etc
Configuration management:
- Gaat om inhoudelijke gegevens, niet om gegevens voor de beheersing van de werkzaamheden
- Elke vordering in het project wordt vastgelegd volgens vooromschreven methodes
- Configuratiemanagement zorgt ervoor dat iedereen weet hoe het resultaat gespecificeerd is en hoe tussenresultaten
nauwkeurig zijn beschreven
- Configuratiemanagement levert informatie van de beheersaspecten
- Configuratiemanagement bevat:
o Tijd: Planningen, qua voortgang en capaciteit
o Geld: Budgetten en hun verloop
o Organisatie: Wisselende samenstelling van het team, werkgroepen, doelstellingen, TVB
- Configuratiemanagement in beperkte zin: Informatiebeheersing
o Het beheersen van de groei van de informatie/documentatie over het resultaat
- Configuratiemanagement laat de groei van de specificatie, van het ontwerp, de voorbereiding van realisatie van
project en deelproject zien. Dit maakt het mogelijk om problemen snel(ler) op te sporen en op te lossen
o Configuratiemanagement maakt traceability mogelijk, waar is het probleem ontstaan. Terugroepacties zijn
een voorbeeld van traceability
- Taken binnen configuratiemanagement:
o Identificeren van de configuratie
Er wordt een systeem in het leven geroepen waarmee op eenduidige wijze de resultaten worden
gekenmerkt en gedocumenteerd (herkomst van informatie, soort informatie, tijdstip van aankomst)
In definitiefase wordt basis voor de specificatie gelegd, gegevens zijn onderwerp van configuration
management
In de definitiefase is vaak volledige specificatie nog niet mogelijk. Op veel plaatsen staan
uitdrukkingen als: Nog te bepalen, Nog te specificeren, etc
In ontwerpfase worden specificaties uitgewerkt en missende informatie wordt toegevoegd, en ter
evaluatie aangeboden aan van tevoren vastgestelde medewerkers projectteam of staande
organisatie
Gaat net zolang door tot alle nog te bepalen zijn vastgelegd. Dan kan met basiscontract begonnen
worden
Configuratieonderwerp hoeft niet altijd betrekking te hebben op een document, maar kan ook de
hardware behandelen (men kan herkomst van product traceren)
o Bewaken van de configuratie
Configuratie accounting
• Administratieve taak. Hoe ziet het te leveren resultaat van het project eruit (specificaties,
tekeningen)
• Welke rekenprogramma’s en onderzoeksgegevens staan ter beschikking
Data management
• Hoe worden de resultaten bewaakt?
Interfacebeheer
• Als het resultaat van het project bestaat uit meer onderdelen is het belangrijk dat de
koppelvlakken met verschillende onderdelen consistent zijn
Opsporen van afwijkingen en tegenstrijdigheden
• Opsporen uit genoemde taken. Plaats waar configuratie wordt bewaakt is de plaats waar de
meest actuele informatie beschikbaar is
o Vrijgeven van de configuratie
88
Om uit te voeren werkzaamheden aan te geven, door bevoegde
o Wijzigen van de configuratie
Als stand van zaken voor documentatie duidelijk is, kan beheer van wijzigingen daar goed op
aansluiten. Zinvol om procedures te ontwikkelen voor change management
Wijzigen van specificatie:
- Als in de loop van een project iets gewijzigd moet worden dient een Specification Change Request (SCR) gemaakt
te worden waarin voorgestelde wijziging en voortvloeiende consequenties vastgelegd zijn
- Als SCR acceptabel is, wordt een Specification Change Proposal (SCP) gemaakt die aan alle belanghebbenden
wordt toegezonden ter evaluatie
- Als SCP acceptabel is wordt een Specification Change Notice(SCN) gemaakt die bestaat uit nieuwe versie van
gewijzigde bladen, codering, verschijningsdatum, etc
Non conformances:
- Entiteit welke niet in overeenstemming is met eisen, wensen, specificatie, randvoorwaarden, etc
- Treedt vaak op als resultaat van controle op kwaliteit
- Afwijkingen worden vastgelegd in Non Conformance Report (NCR)
- Project zonder NCR’s duidt op een slecht gedocumenteerd project. Er zijn altijd NCR’s
Ontheffingen (waivers):
- Tijdens een project kan blijken dat aan een bepaalde eis niet KAN worden voldaan. Wijziging specificatie is dan
noodzakelijk. Vraagt om goedkeuring op hoog niveau
- Bij een waiver wordt niet de specificatie gewijzigd maar krijgt de leverancier toestemming om in een toepassing
eenmalig af te wijken van het eisenpakket. Dit punt moet expliciet genoemd worden
Van een goed informatiesysteem kan men verwachten dat het op tijd de juiste, volledige en van toepassing zijnde informatie,
dwz qua onderwerp en tijd, kan leveren. Op basis daarvan kan een projectleider de juiste beslissing nemen.
90
o Dmv classificatie wordt soms getracht om aandacht te trekken (hoog classificeren en daarna uitlekken)
Structureren van het documentatiesysteem is het volgens een vast patroon ordenen van de informatie
Document met systeemeisen kan worden gebruikt als aanhangsel van een contract:
10. De systeemeisen
10.0 Inhoudsopgave
10.1 Doel van het document
10.2 Van toepassing zijnde documenten
10.2.1 Documenten en randvoorwaarden
10.2.2 Documenten met richtlijnen, handboeken, etc
10.2.3 Benamingen en afkortingen
10.3 Prestaties van het systeem
10.3.1 Algemeen
10.3.2 Kwantificering van de prestaties
10.3.3 Gebruikseigenschappen
10.3.3.1 Betrouwbaarheid
10.3.3.2 Onderhoudbaarheid
10.3.3.3 Levensduur (verwachting)
10.3.3.4 Ergonomische eigenschappen
10.3.3.5 Veiligheid
10.3.3.6 Belasting voor het milieu
10.3.4 Opslag, vervoer en installatie
10.3.4.1 Eisen (en beperkingen) voor de opslag
10.3.4.2 Eisen (en beperkingen) voor het vervoer
10.3.4.3 Eisen (en beperkingen) voor het installeren
91
10.3.5 Randvoorwaarden en beperkingen
10.4 Omgevingseisen (interfaces)
10.4.1 Algemeen
10.4.2 Te gebruiken software
10.4.3 Electrische eisen
10.4.4 Mechanische eisen
10.4.5 Overige omgevingseisen
10.4.5.1 Bestendigheid tegen beïnvloeding van buiten
10.4.5.2 Ongewenste beïnvloeding van de omgeving
10.5 Beperkingen van het ontwerp
10.5.1 Beperkingen in het ontwerp voor de software
10.5.2 Beperkingen in het ontwerp voor de electrische aansluitingen
10.5.3 Beperkingen in het ontwerp voor de mechanische verbindingen
10.5.4 Beperkingen in het ontwerp voor de overige eisen die de omgeving stelt
10.6 Kwaliteitszorg
10.6.1 Voorlopige kwaliteitseisen
10.6.2 Kwaliteitseisen voor elk systeemdeel
10.6.3 Eisen voor de test van de integratie van de systeemdelen
10.6.4 Betrouwbaarheidstesten/duurtesten
10.6.5 Test en meetgereedschap, opstellingen, voorzieningen en documentatie
10.6.5.1 Testgereedschappen op het niveau van delen van het systeem
10.6.5.2 Testgereedschappen op het niveau van het systeem
10.6.5.3 Ingebouwde bewakings en testsystemen
10.6.5.4 Speciaal gereedschap voor het onderhoud van het systeem
10.7 Aanhangsel
Bij structureren gaat het erom afspraken te maken op het gebied van:
- Wat komt waar in de documenten. Omschrijven van aanpak in hoofdstukken, paragrafen, etc
- Vastleggen van de samenhang tussen de onderdelen, een voorwoord, management summary
Beheer documentatiesysteem:
- Losbladig systeem
o Elk blad is een uniek element. Lezer draagt zelf zorg voor archivering, verzorgt administratie voor ieder blad
Werkboek: Projectnaam of naam van het werkboek Schrijver
Hoofdstuk:
Sectie: Geautoriseerd door:
Subsectie: dd. :
Hier staan feitelijke wijzigingen vermeld
Document nr: Vervangt document nr:
Archief nr: Classificatie:
Bijzonderheden: Datum:
Pagina nr:
- Meerbladig systeem
o Documenten worden in hun geheel vervangen. Verschil is uitsluitend te zien aan het versienummer
o Nadeel is papierverspilling en lezer moet uitvinden wat veranderd is tov de vorige versie
Oplossing voor wijzigingen is overzicht met wijzigingen meesturen of renvooi in de tekst
Routering van documenten, stadia waarin een document zich kan bevinden
Status Beheer Betrokkenen Beslissen over verzending
Concept Door de schrijver op basis van datum Schrijver Schrijver
(laatste versie is de juiste)
Voorstel Laatste versie is de juiste. De schrijver Schrijver en deskundigen Schrijver en projectleider
beheert
Geaccepteerd door Door projectdocumentalist of projectleider, Projectleider en team Projectleider volgens
projectleider documentnr is bepalend verzendlijst
Goedgekeurd door In beslisdocumenten staat welke Projectleider en opdrachtgever Projectleider en opdrachtgever
opdrachtgever documenten zijn goedgekeurd beslissen
Archiveren betekent het ordenen en opslaan van documenten om deze onder alle omstandigheden vlot terug te kunnen
vinden en te kunnen reproduceren
92
- Categorisch (Gouden Gids)
- Naar soort document (brieven, verslagen, rapporten, werkdocumenten, etc)
- Op naam van geadresseerde of afzender
Projectstructuur:
Auto
Niveau 1 3000
73 Do 4540: Ontwerpen
73 Do 4365: Tekenen
Werkpakketten 73 Do 4383: Productie
73 Do 4621: Testen
Werkpakketten bevatten netwerken met daarbij behorende netwerkactiviteiten. Door gebruik te maken van codering is het
eenvoudig documenten terug te vinden
Opdrachtnummers worden toegekend aan werkpakketten (bijv. 73 Do 4621) , overzichtnummers worden toegekend aan
deelprojecten (bijv. 3330)
Totale gegevens van een project worden opgenomen in een Project Management Rapportage (PMR). Soorten:
- Management Standopname Rapport (MSR)
o Overzicht van een productieschema en kosten zoals geprojecteerd voor de deelproducten van ieder niveau
van de projectstructuur
- Programma Project Standopname Rapport (PPSR)
o Uitgebreide achtergrondinformatie van de MSR
- Financieel Plan en Standopname Rapport (FPSR)
o Overzicht van de situatie bij geprojecteerde en gerealiseerde maandbudgetten voor alle werkpakketten
- Kosten Rapport (KR)
o Overzicht in grafische vorm van informatie van MSR, PPSR en FPSR
- Organisatie Standopname Rapport (OSR)
o Overzicht van mensuren en de daaraan verbonden kosten, al besteed en nog geprojecteerd voor alle
werkpakketten die binnen een bepaalde afdeling of groep vallen
- Mens Uren Bezettingsoverzicht (MUB)
93
o Geeft voor iedere soort werk de bezettingsgraad per werkpakket aan
- Kostenverslag
o Overzicht hoe de trend van de totale kosten over een bepaalde periode is
- Productieverslag
o Overzicht hoe de trend van het productie schema is over een bepaalde periode
Gegevens over de kosten van de bij onderstaand productonderdeel behorende werkpakketten worden bij elkaar opgeteld en
vormen de totale kosten van dit product
Zuigers
3320
73 Do 4540: Ontwerpen
73 Do 4365: Tekenen
73 Do 4383: Productie
73 Do 4621: Testen
Toedeling van indirecte kosten is mogelijk door het plaatsen van een extra overzichtnummer op een bepaald niveau:
94
Onderdeel Kosten ( x € 1.000,-) Productieschema
Gereed werk Totalen (Einde project)
Waarde Huidige Meer-/ Geplande Herziene Geproj. Meer-/
kosten Minder-kosten kosten schatting minder-kosten
Motor Niv. 2: 3300 420 489 69 16% 1.015 1.130 115 11%
Motorblok Niv. 3: 3310 93 91 -2 -2% 245 242 -3
Zuigergroep Niv. 3: 3320 128 154 26 20% 213 289 76 36%
Krukas Niv. 3: 3330 54 58 4 7% 146 158 12 8%
Analyse MSR:
- Geprojecteerde meerkosten voor de motor bedragen 115.000
- Hiervan neemt werkpakket zuiger 76.000 voor haar rekening (66%)
- Problemen liggen bij het werkpakket voor de zuiger, verder onderzoek verrichten naar oorzaken
95
Project 3000 Afdeling Ontwikkeling Productienummer 3000 Rapportage data
Niveau: 4 Deelproduct: 3323 zuigerkop Periode: 01 apr 00 - 30 sep 01
Verslag datum: 31 jul 00
Uitgegeven: 31 jul 00
Kenmerk Productieschema Kosten
Overzicht/Opdrachtnr. Niv. Eerste knooppunt Laatste knooppunt Schematijd Gereed Vp & Lp Kritieke speling
Zuigerkop 3323 4 0015 0020 26 okt 00 23 nov 00 -4.0
26 okt 00
Ontwerpen 73Do4540 5 0015 0018 08 aug 00 05 sep 00 -4.0
08 aug 00
Tekenen 73Do4365 5 0017 0018 24 aug 00 24 aug 00 0.0
24 aug 00
Productie 73Do4383 5 0018 0019 12 okt 00 09 nov 00 -4.0
12 okt 00
Testen 73Do4621 5 0017 0020 26 okt 00 23 nov 00 -4.0
26 okt 00
Zuigerpen 3324 4 0049 0065 15 jan 01 15 jan 01 0.0
15 jan 01
etc
96
73G41332 400 900 500 25.900 28.200 2.300
73G41539 19.300 17.800 -1.500 64.300 65.700 1.400
73G41821 3.000 3.000 0 17.900 16.900 -1.000
Totaal 150.000 135.000 -15.000 875.000 835.000 -40.000
Totaal 700.000 2.700.000 2.950.000 250.000
Kosten Rapport:
- Bron gegevens voor KR is PPSR en FPSR
o Huidige situatie:
Geplande kosten ten opzichte van werkelijke kosten op dit moment (FPSR)
Waarde van het geproduceerde werk ten opzichte van werkelijke kosten (PPSR)
o Geprojecteerde situatie:
Geplande uitgavenniveau ten opzichte van laatst herziene schatting van het uitgavenniveau (voor
het hele project) (FPSR)
Geprojecteerde kosten ten opzichte van geplande kosten (voor het hele project) (FPSR)
Einddatum van het productieschema ten opzichte van verwachte einddatum (PPSR)
- Af te lezen informatie:
o Geprojecteerde overschrijding van de kosten op het moment van gereedkomen
o Uitgavenniveau waardoor dit resultaat zal ontstaan
o Geprojecteerde over of onderschrijding van de tijd op het moment van gereedkomen
97
Organisatie Standopname Rapport:
- Geeft informatie over de lagere niveaus
- Van iedere daarvoor verantwoordelijke afdeling of groep, de werkpakketten en hoeveelheid productiemiddel arbeid
waarmee activiteiten binnen het werkpakket worden uitgevoerd
Project 3000 Afdeling Ontwikkeling Productienummer Rapportage data
3000
Niveau: 4 Deelproduct 3320 zuigergroep Periode: 01 apr 00 – 30 sep 01
Verslag datum: 31 jul 00
Uitgegeven: 31 jul 00
Kenmerk Mensuren Directe kosten Tijd
Opdrachtnr. Afd. Afd. nr. PM Code Nu Totalen (einde project)
Werkelijk Gepland Herziene Geproj. meer-/
schatting minder-uren
Ontwerp zuigerkop 73Do4540 R&D 540 62E9 1.020 1.043 1.250 207
62E3 665 800 1.095 295
74E9 1.520 1.585 1.920 335
Totaal
Ontwerp zuigerstang 73Do9540 540 62E9 99 365 380 15
98
Kenmerk Directe kosten Tijd
Opdrachtnr. Afd. Afd. nr. PM Code Nu Totalen (einde project) Kritieke speling Gereed
Werkelijk Gepland Herziene Geproj. meer-/
schatting minder-uren
Ontwerp zuigerkop 73Do4540 R&D 540 62E9 17.400 19.750 23.600 3.850 4,0 08 aug 00
62E3 6.700 7.900 10.075 2.175
74E9 22.300 24.350 29.725 5.375
Totaal 46.400 52.000 63.400 11.400 (22%)
Ontwerp zuigerstang 73Do9540 540 62E9 1.050 3.750 4.500 4.500 -0,3 15 nov 00
Kostenverslag en productieverslag:
- Geven mogelijkheid om afwijkingen te bepalen voor het productieschema en het kostenschema die ontstaan in
verhouding met de geplande waarden bij het gereedkomen van het project
- Informatie wordt ontleed uit het MSR
300
200
100
Kosten 0
100
200
300
A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M
00 01 02
Kostenverslag
6
4
2
Weken 0
2
4
6
A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M
00 01 02
Productieverslag
99
Totaal 2.300 1.850 2.300 450
Aug 00 62E9 430 73Mt9432 130 150 20 5.0
73Me1401 335 320 -15 2.3
310 73Cc6533 200 225 24 8.4
73Cb5444 153 150 -3 8.4
Totaal 2.300 2.600 300
Totaal cumulatief 26.300 26.150 -150
Managementfuncties:
- Plannen
- Productieschema’s opstellen
- Budgetteren
- Beheersen
Doorlichting is instrument dat gebruikt wordt om het functioneren van een organisatie vast te stellen, gaat gepaard met
vragenlijsten
Vaak worden bij doorlichtingen (audits) externe adviseurs aangetrokken maar organisaties kunnen ook zelfonderzoek doen
Bij het opzetten van een vragenlijst moet de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (zakelijke deel) en de
onderlinge samenwerking in het projectteam (samenwerkingsdeel) onderzocht worden
100
- Checklist bij beheersaspect kwaliteit:
o Zijn eisen zoveel mogelijk toetsbaar geformuleerd
o Zijn er procedures en formulieren opgesteld waarop kan worden aangegeven welke resultaten volgens
welke methode door wie en wanneer zijn vastgesteld
o Wie accepteert het voldoen van het resultaat van het project tav eisen, hoe is oplevering geregeld
o Welke hulpmiddelen zijn er om beheersing van kwaliteit en voortgangscontrole hierop te verzorgen en wie
kunnen deze middelen bedienen, en wanneer
- Checklist bij beheersaspect informatie:
o Welke informatie moet beheerst worden
o Waar moet deze informatie beheerst worden (binnen of buiten het project)
o Hoe moeten de te beheersen documenten worden ingedeeld, welk coderingsschema wordt gevolgd
o Wie krijgt welke informatie, voor hoe lang, etc, hoe vindt distributie plaats
o Hoe wordt informatie gewijzigd en goedgekeurd
o Wie verzorgt wanneer de behandeling van de informatie
o Welke hulpmiddelen zijn er om beheersing van informatie en voortgangscontrole hierop te verzorgen en wie
kunnen deze middelen bedienen, en wanneer
- Checklist bij beheersaspect organisatie:
o Hoe is de projectgroep gestructureerd
o Wie of welke groep is de opdrachtgever en wie is door de opdrachtgever gedelegeerd tot afhandeling van de
dagelijkse zaken
o Aan wie wordt het resultaat van het project aangeboden (aangeleverd) en welke rol heeft diegene
o Wat zijn taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de projectleider en uitvoerenden
o Welke hulpmiddelen zijn er om beheersing van de organisatie en voortgangscontrole hierop te verzorgen en
wie kunnen deze middelen bedienen, en wanneer
Verdeling van projectmanagement in aandachtsgebieden. Per aandachtsgebied kan een vragenlijst worden opgesteld
- Knelpunten bij de opdracht
o Onduidelijke vastlegging van afbakening van de opdracht voor het project (activiteiten en resultaat)
o Bewust of onbewust geen overeenstemming over genoemde afbakeningen
o Onduidelijk gespecificeerde toelevering van middelen aan het projectteam
- Checklist bij opdracht voor een project:
o Is er een geschreven projectopdracht, is die op bepaalde datum door bevoegde getekend, is opdracht
aanvaardbaar, uitvoerbaar, etc
o Is bij beide partijen duidelijk welke aspecten van de opdracht nog moeten worden ingevuld
o Zijn het doel en diepgang van de opdracht duidelijk vastgelegd en gespecificeerd (afbakening)
o Zijn de door derden te leveren producten en diensten goed gespecificeerd
o Zijn randvoorwaarden en beperkingen duidelijk aangegeven
o Zijn beheersaspecten duidelijk en voorzien van de juiste normen en marges
o Is er een procedure voor het opbouwen van documentatiesysteem, inclusief het beheer hiervan
101
o Afspraken met opdrachtgever mbt acceptatie van het resultaat (voortgangsrapportage)
o Afspraken over evaluatie van tussenresultaten
o Zijn te gebruiken methoden, hulpmiddelen, standaards, etc besproken en vastgelegd
- Knelpunten bij de organisatie:
o Het onafhankelijk van omvang en aard van een project gebruiken van een standaardorganisatie
(differentiatiefase)
o Projectmanagement en beheersing van het project kan bij een kleinschalig project door een kleine groep op
elkaar ingewerkte mensen uitgevoerd worden (pioniersfase)
o Geen duidelijk aangegeven start en einde van het project, geen faseovergangen gedefinieerd
o Het onvoldoende aanwezig zijn of ontbreken van configuratiebeheer op de resultaten
- Verdeling organisatie in:
o Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, checklist:
Zijn alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd
Heeft iedere medewerker een functieomschrijving, is een functiematrix opgesteld en geaccepteerd
Is projectorganisatie capabel (kwalitatief en kwantitatief)
Is binnen projectteam voldoende sprake van scheiding van functies en is de grootte efficiënt
Zijn organisatie van het project in overeenstemming met de daartoe geldende richtlijnen
o Procedures binnen het project, checklist:
Zijn overleg en rapportagestructuur geregeld, efficiënt en effectief
Is configuratiebeheer (documenten en informatie en producten) goed geregeld en nageleefd
Werkt het wijzigingssysteem goed
Hoe is klachtenafhandeling geregeld
Is er een sluiten systeem voor beheer van de middelen
Is classificatie van de informatie goed geregeld
o Administratie van het project, checklist:
Is er een opzet voor het archief en documentatiesysteem:
• Mogelijke indeling:
o Dossier voor algemene projectzaken
o Archief voor projectdocumentatie en informatie
o Deel met desbetreffende normen en standaards
o Overzicht van de wijzigingen
o Historisch archief
o Deel met procedures
o Deel met rapportages over problemen
• Wordt documentatiesysteem geëerbiedigd
• Geeft documentatiesysteem in zijn geheel een goed beeld van het project
- Knelpunten bij medewerkers aan het project:
o Ontbreken van duidelijkheid en eenduidigheid over doelstelling van het project
o Onduidelijkheden over en ontbreken van een vastlegging van organisatie, taakverdeling en verdeling van
verantwoordelijkheden en bevoegdheden
o Onduidelijke besluitvorming en slechte communicatie tussen projectleider en medewerkers
o Onvoldoende communicatie van medewerkers onderling (eilandvorming)
- Verdeling medewerkers in:
o Taken en verantwoordelijkheden, checklist:
Is er een overzicht van benodigde medewerkers voor de duur van het project. Is hierbij vereiste
kennis en ervaring aangegeven
Indien niet aanwezig, is voorzien in training, werven van geschikte medewerkers, etc
o Samenwerking en motivatie
o Continuïteit van de medewerkers, checklist:
Wie zijn de sleutelfiguren en is hun continuïteit verzekerd
Zijn er veel wisselingen in bezetting
Is in het project voorzien in goede overdracht van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Is alles gedaan om nadelige invloeden op het project te minimaliseren bij wisselingen in bezetting
- Knelpunten bij projectvoering:
o Ontbreken van actuele planning (tijd, budget, capaciteit, etc)
o Geen duidelijke beslissingen over go/no go
o Zwakke uitgangsmaterialen zijn gebruikt. Bij niet beschikbaar zijn van kwalitatieve gegevens worden vage
specificaties gegeven (goed beveiligd, laag uitvalspercentage, etc.) Geen concrete waarden
o Te vele volgens de letteren van de procedures werken, bureaucratie
- Verdeling projectvoering in:
102
o Activiteiten, checklist:
Welke overlegstructuren zijn aanwezig
Worden tijdens vergaderingen besluitlijsten gemaakt en worden acties tijdig afgehandeld
Hoe loopt besluitvorming in de praktijk (self control). Is kwaliteit besluitvorming gewaarborgd
o Voortgangsregistratie, checklist:
Wordt voortgang met vaste frequentie vastgelegd (urenverantwoording)
Wordt status van het project geactualiseerd
Wordt voortgang ook bepaald aan hand van percentage gereed product of op werkelijke basis
o Voortgangscontrole, checklist:
Met welke frequentie wordt status van het project vergeleken met het plan en aan wie vindt
rapportage plaats
Is er inzicht in relatie tussen voortgang in tijd, kosten en resultaat van het project. Hoe wordt
gereageerd op afwijkingen
Zijn er procedures en richtlijnen tav hoe te handelen bij afwijkingen van de planning
o Configuratiebeheer, checklist:
Zijn er voorstellen en rapporten tot wijziging van documenten. Worden deze volgens de vastgestelde
procedure afgehandeld
Is een aanpassing van documenten duidelijk aangegeven
Hoe groot is het aantal rapporten over problemen, hoe lang duurt afhandeling van de problemen
- Knelpunten bij planning van het project:
o Beginnen met werkzaamheden zonder te beschikken over standaards, technieken, concepten, procedures
o Ontbreken van goede projectstructuur of vergelijkbaar instrument
o Onderschatten van hoeveelheid werk
o Overschatten van eigen capaciteit
- Checklist voor planning:
o Zijn schattingen verlopen volgens geldende richtlijnen, is hierbij gedacht aan directe en indirecte activiteiten
o Zijn plannen bindend voor alle groepen verklaard en heeft projectleider zelf nog stuurmiddelen (marges)
o Is fasering en structurering van het project bij iedereen bekend
o Zijn activiteiten voor initiatief, definitie, ontwerp en voorbereiding gepland voor de realisatie
o Zijn in het plan duidelijk milestones vastgesteld. Zijn milestones goed verdeeld
o Is aantal medewerkers in overeenstemming met geplande werkzaamheden
o Voldoende controle op uitvoering van tijd, capaciteit, budgettair en kwaliteitsplan (onderlinge relatie)
- Knelpunten bij status van het project:
o Het niet voldoende registreren van de voortgang, bij projectleider en opdrachtgever mist inzicht in status
o Het bij achterstand van voortgang niet aanpassen van de planning (achterstand wordt wel ingelopen)
- Knelpunten bij infrastructuur van het project:
o Hebben doorgaans betrekking op huisvesting en beschikbaarheid van hulpmiddelen (printers, bureaus, etc)
- Checklist voor infrastructuur:
o Is er ene locatie en bureaufaciliteiten beschikbaar, voldoen die aan eisen en normen
o Kan projectteam beschikken over nodige kantoorbehoeften (telefoon, fax)
Soorten presentaties:
- Voordracht
o Overdracht van informatie op basis van eenrichtingverkeer
o Geen controle of verstrekte informatie begrepen is
- Voordracht met discussie
o Hetzelfde als voordracht, maar presentator laat ruimte voor discussie
o Bij grote groep reageren slechts een paar deelnemers, meerderheid is passief
- Leergesprek
o Leermethode
o Communicatie tussen presentator en toehoorders en tussen toehoorders onderling
o Kleine(re) groepen (maximaal 12), er ontstaat duidelijke betrokkenheid deelnemers
- Studiegroep
o Deelnemers dragen zelf volledige verantwoordelijkheid over eigen leerproces. Presentator geeft
doelstellingen aan en blijft verder op de achtergrond
Structuur presentatie:
- Kop: Inleiding van de voordracht
o Trek aandacht (anekdote, grap)
o Aangeven wat behandeld gaat worden
103
o Eventueel geven van extra informatie, nodig voor het begrijpen van de presentatie
o Aanvullende bijzonderheden (hoe lang duurt de presentatie, uitreiken tekst, praktisch gedeelte, etc)
- Romp: Presentatie van het aangekondigde onderwerp
o Geef aan dat de eigenlijke presentatie start
o Houdt structuur aan die in de inleiding aangegeven is
o Houdt de vastgestelde tijd in de gaten. Discussies die dreigen uit te lopen, indammen
o Gebruik overgangen om nieuw onderwerp aan te snijden (bruggen)
- Staart: Afsluiting
o Geef aan dat met de afsluiting gestart wordt
o Geef samenvatting van het behandelde en eventueel conclusies
o Als na presentatie discussie volgt, eventueel met slides de discussie begeleiden
o Veel presentaties sluiten af met een beslissingslijst, actielijst, oid
o Bedank publiek
Spreekschema, argumenten:
- Bij voorlezen tekst is er weinig tot geen contact met het publiek
- Minder improvisatie en anticiperen op reacties (tijdnood)
- Opgelezen presentatie komt onnatuurlijk over
- Door improvisatie wordt gestimuleerd mee te denken
- Voorgelezen presentatie doet aandacht snel verslappen
Checklist presentator:
- Staan doelstellingen die u met uw presentatie wilt bereiken u duidelijk voor de geest
- Hebt u een duidelijk beeld van uw gehoor en staat u duidelijk voor ogen wat u van hen verwacht ten aanzien van hun
rol in de presentatie en hun houding
- Is al het materiaal voor de audiovisuele hulpmiddelen gereed en zijn de hulpmiddelen gereserveerd
- Hebt u een duidelijk plan voor de presentatie
- Hebt u een duidelijk beeld van de centrale gedachte, de kern van de presentatie
- Weet u hoe u de structuur van uw presentatie zo duidelijk mogelijk aan uw gehoor kunt overbrengen
- Hebt u zich afgevraagd wat uw gehoor al van het onderwerp weet, zodat u daarop kunt inspelen
- Hebt u zich gerealiseerd wat uw gehoor na afloop van de presentatie met het gepresenteerde zal gaan doen
- Weet u al hoe u de belangstelling van uw gehoor trekt, hen enthousiast maakt en hun creativiteit prikkelt
- Bent u al nagegaan welke ideeën u uit uw gehoor wilt laten komen
- Hebt u al een plan hoe u uw gehoor bij de presentatie kunt betrekken
- Hebt u al eens proefgedraaid. Hoeveel tijd is nodig
- Hebt u zich op de hoogte gesteld van de mogelijkheden van vergaderruimte, opstelling van apparatuur
- Wordt de presentatie beoordeeld (feedback)
- Welke voorbeelden worden in de presentatie gebruikt
Audiovisuele middelen:
- Schoolbord, whiteboard, flipover, beamer
- Transparanten op overheadprojector
- Uitreiken van brochures, handouts
104
- Presentator geeft in te korte tijd te veel informatie
- Presentator spreekt vanuit zijn eigen manier van denken ten aanzien van het onderwerp
- Presentator durft niet te vereenvoudigen
1. Houding ….
Enthousiasme, mimiek, oogcontact, etc
2. Spreken ….
Duidelijk volume, tempo, variatie, stopwoorden, taalgebruik, etc
3. Inleiding ….
Doel, belang, verwachtingen, etc
4. Kern ….
Logische indeling, stappenverdeling, samenvatting, voorbeelden, etc
5. Afsluiting ….
Samenvatting, vragen, etc
6. Gebruik hulpmiddelen ….
Duidelijk, overzichtelijk, toepassing, etc
Houding:
105
Hoofdstuk 38: Rapportages
Bij schriftelijke rapportage moet schrijver zich in kunnen leven bij de lezer:
- Waarom wordt iets geschreven
- Voor wie wordt iets geschreven
- Is het verhaal begrijpelijk en interessant
Bevordering leesbaarheid:
- Alleen zaken vermelden die belangrijk zijn
- Rapport logisch en systematisch op te bouwen
- Rapport op de juiste manier schrijven (huisstijl)
- Juiste aanbieding van de informatie
106
Indelingsprincipes voor rapportage:
- Chronologische indeling (naar tijd)
o Onderwerpen over geschiedenis, rapporten in gerechtelijke sfeer (jurisprudentie)
- Geografische indeling (naar plaats)
o Rapportage over economische ontwikkelingen in bepaalde regio
- Methodische indeling (gebaseerd op logische ontwikkeling van de redenering)
o Rapportage naar aanleiding van onderzoeken
o Rapportschema:
Probleemstelling
Gevolgde methode van onderzoek
Resultaten
Interpretatie van de resultaten
Conclusies en aanbevelingen
- Psychologische indeling (rapportage ter overtuiging)
o Inspelen op gevoelens van de lezer
- Journalistieke indeling (begin met headline)
o Start met meest belangrijke informatie (eyecatcher)
- Didactische indeling (voor optimale kennisoverdracht)
o Scheiding naar onderwerp
o Lesmateriaal
Onderdelen
Titelblad
Samenvatting
Inhoudsopgave
Voorwoord
Hoofdtekst
Centraal gedeelte Behandeling van het onderwerp Onderdelen, afhankelijk van het soort rapport volgens indelingsprincipe
Afsluitend gedeelte Eventueel: Conclusie, discussie of advies
Bijlagen
Aanhangsels
Literatuurlijst
Woordenlijst
Symbolenlijst
107
108