‫נקודות בנושא חפיפה‬

‫ישנם מספר גורמים המעורבים בנושא וצריכים להתייחס לכולם‪:‬‬

‫‪.1‬העוזב‬
‫‪.2‬הנכנס לתפקיד‬
‫‪.3‬הממונה הנוכחי‬
‫‪.4‬הממונה החדש של העוזב‪ -‬אם הוא עובר לתפקיד חדש בארגון‬
‫‪.5‬עובדי היחידה‪ -‬במיוחד כאשר המדובר על חילופי תפקיד ניהולי‬

‫ישנם שני סוגי חומרים שיש להעביר‪:‬‬

‫‪.1‬חומר פורמאלי – קל יותר‪ ,‬ברור‪ ,‬מתועד‬

‫‪.2‬חומר א פורמאלי – סובייקטיבי‪ ,‬הערכות אישיות‪ ,‬הערכת נתיבי תקשורת‪ .‬חייבים לקחת כל‬
‫נקודה כזאת עם "קמצוץ מלח"‪.‬‬

‫שני אפיקי חפיפה‬

‫‪.1‬תצפית‪/‬ליווי בתהליכים המתרחשים בצורה שוטפת במהלך הפעילות‬

‫‪.2‬קביעת ישיבות שיוקדשו לנושא החפיפה‪ -‬חייבים לסגור שעות ביומן שבהן יושבים שני‬
‫המנהלים במשרד ועוברים בצורה מסודרת על חומר‪ ,‬אחרת ייתכן וחלק מהתהליכים לא‬
‫יתרחשו והחדש לא יכיר אותם‪ .‬גם כך יהיו נקודות שלא הספיקו להגיע אליהן‪.‬‬

‫כל אדם בעולם פועל לפי מבחן "אמיל"י" – אני מה יוצא לי מזה‪...‬אנו צריכים לדאוג לכך שיהיו תמריצים‬
‫לעוזב להעביר את הידע בצורה מסודרת לנכנס‪ ,‬אחרת זה פשוט לא יקרה!‬

‫אם המנהל עוזב לתפקיד אחר בארגון‪ ,‬הנקודות פשוטות יותר‪ ,‬אך עדיין מחייבות התייחסות‪ .‬הממונה‬
‫הנוכחי צריך להדגיש בפני העוזב ‪ ,‬שהעברה מסודרת נחשבת אצלו לחלק מהמשימות שיגדירו האם הוא‬
‫ייחשב כמי שהצליח בתפקיד או לא‪ .‬הממונה חייב לשוחח עם הממונה של החדש של העוזב ולבקש ממנו‬
‫לעודד את העוזב לבצע את החפיפה‪ .‬הממונה החדש הוא זה שאליו נושא העוזב את עיניו והאמיל"י שלו‬
‫ברור בהתייחס אליו‪.‬‬

‫אם המנהל פוטר מהארגון‪ ,‬יש צורך ליצור תמריצים לביצוע חפיפה מסודרת‪ .‬לאחרונה נחשפתי למקרה‬
‫שבו מנהל פוטר מחברת היי טק והממונה שלו הסכים להאריך את תקופת ההודעה המוקדמת בעוד חודש‬
‫בתנאי שזה יבצע חפיפה מסודרת‪ .‬הדבר ממש נכתב במכתב סיכום תנאי העזיבה והחפיפה אכן התבצעה‬
‫לשביעות רצון שני הצדדים‪ .‬תמימות היא לצפות להעברת ידע מושלם במקרה שכזה‪ ,‬אבל אנו עסוקים‬
‫במיזעור נזקים‪.‬‬

‫המנהל העוזב חייב להבין שמהרגע שיש מנהל חדש בשטח ( או אף מינוי שידוע) מעמדו משתנה בעיני‬
‫כלל הארגון‪ .‬במיוחד הוא צריך להתייחס לנושא של העובדים שלו‪ .‬לא שייך ישירות לנושא‪ ,‬אולי לכתבה‬
‫עתידית‪...‬‬

‫מקום הישיבה‪ :‬אני כבר חפיפה וחופפתי פעמים רבות‪ .‬לעולם לא אסכים לשבת בכסא של המנהל הקיים‬
‫כל זמן שהוא לא עזב את המשרד‪ .‬לעולם לא אסכים שהחדש יישב במקומי כל זמן שאני עוד בתפקיד‪.‬‬
‫זוהי אולי נקודה טריטוריאלית של סימון שטחים שדומה להתנהגות אצל כלבים(‪ ,)...‬אבל היא קריטית‬
‫אצל הבנים שכמעט כולם נאדרתאליים ‪ .‬זה יוצר תחושות לא נוחות ולכן אני אד מקפיד‪ .‬למדתי שזה מקל‬
‫על התהליך‪.‬‬
‫הממונה הקיים צריך לדרוש תוכנית חפיפה מסודרת מהעוזב‪ ,‬לאשר אותה‪ ,‬לעקוב אחריה ולוודא שהחדש‬
‫מודע לה ומשלים אותה‪ .‬לא לבצע קיצורי דרך‪ .‬דרכים ישראליות של התארגנו בתנועה רק יפגעו‬
‫בתהליכים‪ .‬לקבוע מראש את המשך הכולל של החפיפה ולעמוד בזה‪ .‬מהרגע שמסיימים‪ ,‬המנהל העוזב‬
‫"מסתלק" מהמשרד‪ .‬לעיתים ישנו פרק זמן עד לכניסתו לתפקיד החדש – אסור שהוא יבלה אותו ביחידה‬
‫שאותה הוא עזב‪ .‬זה מבלבל את העובדים ומפריע למנהל החדש‪ .‬זה כמו להוציא פלסטר‪ ,‬בבת אחת וברגע‬
‫הנכון‪.‬‬

‫ארגונים בשנות ה‪ 200-‬מרגישים ‪ HYPE‬כאשר מבצעים את המעבר בצורה חדה‪ ,‬בלא חפיפה‬
‫כלל‪.‬בחברה שהיא בעצם חברת ידע‪ ,‬הדבר הוא הרסני‪ .‬ידע הול לאיבוד‪ ,‬תהליכים עליהם עבדו חודשים‪-‬‬
‫אובדים‪ .‬מידע וקשרי לקוחות מתערערים ועוד‪ .‬אני מתנגד לכך בחריפות‪ ,‬אלא אם כן המדובר על חשש‬
‫למעשים לא חוקיים‪.‬‬

‫ישנה התלבטות משמעותית באשר להעברת מידע "רך" על העובדים‪ .‬האם לעשות כן? זו רכילות? לדעתי‪,‬‬
‫ממש לא! המנהל החדש צריך‪ ,‬אמנם‪ ,‬להיות מודע לכך שזו נקודת המבט האישית של העוזב‪ ,‬זו תוצאה‬
‫של אינטראקציה ספציפית של שני אנשים‪ ,‬אבל חבל לא להיות חשוף אליו‪ .‬אחרים טענים שזה יוצר דעה‬
‫קדומה ועדיף להגיע למקום כ‪.tabula raza-‬‬

‫זהו בינתיים‪ ,‬אני לרשותך לעוד שאלות‪/‬הבהרות וכיוצ"ב‪.‬‬