TUTORIAL

O CICLO DO "P D C A"

INTRODUO

Procurando exemplos prticos da aplicao do Ciclo do PDCA na Internet, deparei-me com esse material,
em ingls, usado por uma Escola de Medicina dos EUA, para orientar seus alunos nas tcnicas da Qualidade
Total, aplicadas medicina e clnica mdica.
Achei os exemplos interessantes e consegui visualizar melhor a aplicao e o desenvolvimento do Ciclo do
PDCA. Pensando nisso, resolvi traduzir livremente esse trabalho, para uso de nossos colegas que atuam na
qualidade da empresa e querem aplicar melhor essa valiosa ferramenta que o Ciclo do PDCA.
Os especialistas em qualidade da Smar me ajudem com os pequenos erros nos termos traduzidos e
adaptao para nossa linguagem do dia-a-dia.
Porm, no fiquem ss na leitura do texto. Pratiquem o Ciclo do PDCA (ou simplesmente PDCA) e coloque
seus casos na Intranet, para discusso ou no.

DESCRIO

O ciclo do PDCA (ou PDSA) foi originalmente concebido por Walter Shewhart em 1930 e depois adotado por
W.E. Deming, o gur da qualidade. O modelo fornece um quadro para o desenvolvimento da melhoria de um
processo ou sistema. O PDCA pode ser usado para guiar a melhoria de um projeto ou para desenvolver
projetos especficos uma vez que as reas a serem melhoradas tenham sido identificadas.

USOS

O Ciclo do PDCA projetado para ser usado como um "modelo dinmico". O trmino de uma volta (ou giro)
do Ciclo se dirige para o comeo do prximo giro. Mantendo-se dentro do esprito da melhoria contnua da
qualidade, o processo sempre pode ser reanalisado e um novo conjunto de mudanas pode comear. Este
contnuo ciclo de mudana representado na rampa de melhoria. Usando o que ns aprendemos em uma
volta ou "giro" do PDCA, ns podemos comear outro, mais complexo ainda.


PLAN (PLANEJE) - uma mudana ou um teste dirigido melhoria.
Nessa fase, analise o que voc pretende melhorar, procurando por reas que tenham
oportunidade para mudanas. O primeiro passo escolher reas que oferecem o maior
retorno em termos dos esforos que voc vai a realizar. Para identificar essas reas para
mudanas considere o uso de um fluxograma ou carta de Pareto.

DO (FAA) - Faa a mudana ou teste (preferivelmente em pequena escala)
Implemente a mudana que voc decidiu na fase "PLAN".

CHECK (VERIFIQUE ou ESTUDE) - o resultado. O que ns aprendemos com isso? O
que deu errado?
Esse um passo importante no Ciclo do PDCA . Depois que voc implementou as
mudanas por um curto perodo de tempo, voc precisa determinar o quanto ela est
funcionando bem. Ser que essa mudana realmente est indicando uma melhoria no
sentido que voc esperava? Voc deve se decidir sobre o uso de vrios tipos de medidas
para monitorar o nvel de melhoria. Grficos do tipo RUN (?) podem ser teis.

ACT (ATUE) - Adote a mudana, abandone-a ou parta para um novo ciclo.
Depois de planejar uma mudana, implement-la e monitor-la voc precisa se decidir se
vale a pena continuar aquela mudana em particular. Se ela consumiu muito tempo, foi
difcil de conseguir uma adeso a ela ou mesmo no levou a nenhuma melhoria, voc
deve pensar em abortar essa mudana e planejar uma nova. Entretanto, se a mudana
levou a uma desejvel melhoria, voc deve pensar em expandir essa tentativa para reas
diferentes ou aumentar levemente sua complexidade. Isso o leva de volta para a fase
PLAN e pode ser o incio de uma rampa de melhorias.


EXEMPLOS DE USO DO CICLO PDCA

O Ciclo PDCA um processo de grande valia que pode ser aplicado a praticamente qualquer coisa. Nesta
parte, vamos discutir casos relacionados ao material retirado da Escola de Medicina (USA), via Internet. Se
possvel, vamos tentar adapt-lo a situaes do nosso dia-a-dia na empresa.

1. Usando o Ciclo PDCA para melhoria pessoal.

Que tal usar o Ciclo do PDCA para a melhoria de algum ponto que achamos falho em ns mesmos? Leia
com ateno o exemplo a seguir e faa as alteraes para o seu caso em particular.
Joo Bafo de Ona um estudante de primeiro ano de faculdade, que acabou de realizar os exames
finais do semestre. Joo no est nada satisfeito com os resultados alcanados... Mais bravos ficaro
seus pais ao saberem que o investimento em estudos no deu em quase nada...

Pergunta-se:
O que Joo est tentando conseguir? Ele sabe que precisa melhorar seus hbitos e habilidades
de estudar, de maneira a entender melhor o material de estudos e anotaes de aulas.
Como Joo ir saber que uma mudana uma melhoria? Ele acha que boas notas nos exames
semestrais um bom indicador de melhoria das suas habilidades de estudar. Ele decide que a
melhor maneira de medir uma melhoria fazer novamente os mesmos exames semestrais.
Que mudanas Joo poder fazer para ter como resultado uma melhoria? Ele pensa que tem
dedicado muito pouco tempo aos estudos. Ele sente que a melhor maneira de melhorar suas
habilidades de estudo usar mais horas para isso.

CICLO 1

PLAN: Joo decide incluir mais 15 horas de estudo por semana a sua j ocupada agenda de atividades. Ele
resolve que precisa ter menos atividades sociais, levantar cedo e ir dormir mais tarde, para completar s 15
horas extras de estudo. Ele decide comear isso numa segunda feira e uma semana aps ir repetir os
exames semestrais para saber como est indo seu progresso.

DO: No final da semana, Joo descobre que s conseguiu adicionar mais 8 horas de estudos a sua agenda.
Quando ele presta novos exames, ele fica desapontado em verificar que nada de melhor aconteceu nas
notas.

CHECK: s 8 horas adicionais de estudo fizeram com que Joo se sentisse fatigado. Ainda mais, ele
descobriu que sua habilidade de se concentrar durante essas horas bem limitada. Durante essa semana
Joo deixou de lado seus exerccios fsicos na academia e no se encontrou com nenhum dos seus amigos.
Essa isolao forada est desencorajando Joo.

ACT: Joo sabe que deve existir uma outra maneira. Ele precisa planejar uma maneira de estudar melhor e
mais eficientemente e que ainda deixe tempo para os exerccios fsicos e encontros com os amigos.

CICLO 2

PLAN: Joo entra em contato com seus colegas de faculdade que foram bem nos exames semestrais e
mesmo assim mantiveram seus exerccios e encontros com amigos. Joo acha que pode usar alguns dos
conselhos de seus amigos, que tiveram o mesmo problema. Baseado nessas novas descobertas, Joo decide
a assistir todas as aulas, reescrever as suas anotaes de aulas em um formato que ele possa entender
melhor e usar os textos de livros somente como referncias.

DO: Joo volta ao seu esquema original de estudos. Entretanto, em vez de usar a maior parte de suas horas
de estudo em cima de um texto, ele reescreve e estuda suas anotaes de aula. Ele consulta o texto de
referncia somente quando no entende suas anotaes. Joo resolve fazer os exames semestrais
novamente mas descobre que apesar de ter se sado melhor, ainda muito pode ser melhorado.

CHECK: Joo agora percebe que ele andou gastando um tempo precioso lendo informaes sem importncia
nenhuma no texto. Joo acha que est no caminho certo mas ainda sente que ele precisa de mais horas de
estudo. Joo est inseguro sobre o que fazer pois no quer deixar de lado suas atividades sociais e
exerccios fsicos.

ACT: Joo decide continuar com sua nova maneira de estudar enquanto tenta achar mais tempo em seu j
ocupado dia de atividades.

CICLO 3

PLAN: Na sua procura por mais horas de estudos, Joo descobre que existem vrios lugares em que ele
pode combinar exerccios e encontro com os amigos, com os estudos em s. Primeiro, Joo decide estudar as
suas anotaes de aulas, enquanto faz exerccios na esteira rolante. A seguir, Joo decide que pode passar
parte do seu tempo com os amigos estudando juntos.

DO: Os amigos de Joo ficaram contentes por poderem estudar juntos e essas sesses de estudo se
tornaram divertidas e proveitosas para todos. Joo descobriu que gosta de estudar as anotaes de aula,
enquanto se exercita na esteira rolante. Ainda mais, ele percebeu que fica mais tempo se exercitando quando
l as anotaes de aulas. Quando Joo faz novamente os exames semestrais, ele fica muito contente em
descobri que desta vez foi muito melhor nos testes.

CHECK: Joo agora descobriu que estudar no significa ficar trancado em casa, lendo centenas de pginas
de livros. Ele descobriu que ele pode ganhar muito se estudar em diferentes ambientes enquanto mantm o
foco nos pontos mais importantes.

ACT: Joo decidiu continuar com as mudanas que ele fez em seus hbitos de estudos.

O que Joo inicialmente pensou que era uma melhoria virou, na realidade, um fato desencorajador para ele.
Muitas pessoas que esto no lugar de Joo no usam tempo suficiente para suas mudanas e s vezes
continuam com elas mesmo que no dem resultados. Pelo uso do Ciclo do PDCA, Joo foi capaz de ver
que sua mudana inicial no funcionou e que ele teria que achar uma outra mudana para melhor. Com
perseverana e boa vontade para aprender, Joo foi capaz para converter um resultado negativo numa
experincia positiva de melhoria.

A RAMPA DA MELHORIA


2. Usando o Ciclo PDCA para melhoria de um consultrio mdico.

Margarida Donald uma esudante de terceiro ano do curso de medicina e faz um estgio numa pequena
clnica mdica local. Num intervalo para almoo, Margarida estava sentada com quatro mdicos da clnica
quando ouviu um deles reclamar sobre o alto nmero de pacientes que eles estavam encaminhando para
especialistas em outras clnicas.
Como voc pode ver por esse exemplo, a situao descrita abaixo pode ser aplicada a centenas de caso
e a aplicao do Ciclo do PDCA de grande valia para introduo de melhorias.

Pergunta-se:
O que os mdicos esto tentando conseguir? Certamente preciso uma melhoria no processo de
encaminhamento de pacientes.
Como os mdicos iro saber que uma mudana uma melhoria? A melhor maneira de medir
parece ser o nmero e o tipo de pacientes encaminhados. Outra maneira de medir pode ser com a
produtividade financeira da clnica.
Que mudanas os mdicos podero fazer para ter como resultado uma melhoria? Margarida
sabia que existiam oportunidade para melhorias nesse caso e ento ela decide aplicar o Ciclo do
PDCA.

CICLO 1

PLAN: Margarida pediu ao mdico chefe da clnica uma relao de todos pacientes encaminhados a clnicas
especializadas nos ltimos 6 meses. Depois de separar os encaminhamentos por especialidade, Margarida
descobriu que 70% dos pacientes foram para o Departamento de Ortopedia de um Centro Mdico local. Mais
ainda, Margarida percebeu que a maioria desses pacientes se tinham trauma no joelho e tornozelo torcido.
Ela tambm levantou que certo nmero de chamadas para os mdicos ocorriam quando a pequena clnica
estava fechada , em finais de semana e depois das 17:00 horas.
Margarida levou essas informaes ao mdico chefe e juntos eles perceberam que a clnica poderia ser
beneficiada se houvesse uma mudana nos seus servios ortopdicos. O plano era simples: pedir ao
Departamento de Ortopedia do Centro Mdico que treinasse os 4 mdicos da pequena clnica em prticas de
como atender tornozelos torcidos e alguns tipos de traumas de joelhos. Desde que o Centro Mdico era do
governo, no haveria prejuzo para os mdicos do Centro.

DO: Foram estabelecidos alguns treinamentos, nos finais de semana, para os 4 mdicos da clnica, nas duas
reas onde ocorriam um grande nmero de injrias. Os mdicos decidiram que iro testar as mudanas por
dois meses para verificar se eles sero capazes de reduzir o nmero de encaminhamentos e ao mesmo
tempo manter seus atuais pacientes bem atendidos. Eles tambm decidiram ficar com a clnica aberta em dos
horrios: at as 21:000 horas as quinta feiras e abrir aos domingos das 10:00 as 13:00 horas. Um mdico,
uma enfermeira e um assistente administrativo ficariam de planto aos domingos.

CHECK: O chefe da pequena clnica est interessado nos nmeros do tipo de encaminhamentos, bem como
nos resultados financeiros que isso possa trazer. Depois de dois meses de implementada essa mudana, o
nmero de encaminhamento ortopdicos cai 30% comparado com o mesmo perodo em anos anteriores.
Ficando com a clnica aberta ou um tempo maior, tratando mais pacientes e encaminhando menos pacientes
a outros Centros Mdicos, os lucros foram 18% maiores dos que foram os mesmos meses de anos
anteriores. Embora eles no tinham uma maneira de medir a satisfao dos pacientes, os quatro mdicos da
pequena clnica receberam retornos positivos pelo trabalho ortopdico e pelo fato da clnica ficar mais tempo
aberta.

ACT: Claramente, essa mudana resultou numa grande melhoria! Os mdicos decidiram implantar essas
mudanas permanentemente. Devido ao grande sucesso, os mdicos esto pretendendo aplicar essa tcnica
para outras especialidades mdicas para a qual eles encaminham pacientes.

Como foi desmonstrado por esse caso, o Ciclo do PDCA pode ser aplicado a qualquer situao. Empregando
o PDCA a pequena clnica primeiramente definiram o que eles tinham que mudar e depois implementaram um
efecaz plano de melhorias. Implantar um plano de melhorias que apressadamene selecionado raramente
leva a mudanas efetivas.