26.05.

2014
[MEJORES PRCTICAS PARA
CRONOGRAMAS]
Diego A. Flrez



En un artculo anterior, presentamos unos errores
comunes a la hora de construir un cronograma.
En este artculo presentaremos una compilacin de
mejores prcticas.






Time is a created
thing.
To say I dont
have time, is like
saying, I dont
want to
- Lao Tzu
T
thing
A
En este artculo,
nuestro gerente
de proyectos
Diego Flrez,
comparte
informacin
interesante sobre
prcticas en
construccin de
cronogramas.







www.opm-prime.com


Contenido
Adems del conocimiento y experiencia de OPM prime, este artculo recoge informacin de otros
artculos (las referencias estn al final); en el siguiente listado mostramos las mejores prcticas que
consideramos ms relevantes. Ellas estn orientadas al trabajo con la herramienta Microsoft Project
2013:
1. Aadir la tarea resumen del proyecto: esta sencilla accin permite conocer de forma rpida
la informacin del proyecto (tarea 0): su duracin, fechas de inicio y fin, trabajo (horas-hombre),
incluso indicadores personalizados que se haya creado.
2. Nombres de las tareas inician con un verbo: algunos gerentes de proyecto crean tareas con
nombres como: Documento de requerimientos; esto no es claro. Se est hablando de
construir un documento? de revisar un documento? la recomendacin es emplear verbos en
infinitivo, como: Crear, Revisar, Definir, etc.
3. Cronograma estructurado por entregables (basado en la WBS): las tareas resumen del
cronograma deberan representar los entregables del proyecto. Las subtareas de ellas, podran
ser las acciones que hay que realizar para generar y aprobar dicho entregable.
4. Evitar tareas recursivas: las tareas recursivas no permiten hacer fcilmente un anlisis de
Ruta Crtica, pues su duracin est condicionada por una fecha especificada manualmente.
5. Todo conectado: cada tarea debera llevar a otra. Si existen tareas que no llevan a ningn
lado, hay que analizar si dicha tarea realmente vale la pena incluirla en el cronograma.
6. Evitar fechas manuales en las tareas: algunos usuarios de Project pueden malinterpretar a
Project y entenderlo como una Hoja de Clculo. Por ello, registran manualmente las fechas de
Comienzo y Fin de las tareas. Hacer esto le quita todo el valor a la herramienta. Recomendamos
altamente que el usuario simplemente registre la Duracin de las tareas, y las tareas
predecesoras, dejando que Project calcule las fechas de Comienzo y Fin.
7. El trabajo que no se ha realizado debe moverse: en el Diagrama de Gantt existe una lnea
que representa la Fecha de Estado. Detrs de esta lnea no debera existir porciones de las
tareas que no se haya completado. Para esto, recomendamos altamente utilizar la opcin Mover
partes incompletas a la fecha de estado.
8. Calendario de trabajo y cantidad de horas por da, alineadas: hay que garantizar que la
informacin del calendario del proyecto, y las Opciones de Project. Ejemplo: si en las Opciones
de Project dice que se trabaja 9 horas por da, el calendario NO debera decir que el horario
laboral es: 8am 12m y de 1pm-5pm (9 horas vs. 8 horas)
9. Nombres de hitos: todos los hitos deberan estar expresados de la misma forma. Ejemplo:
(Capacitacin realizada; entregable aprobado, Acta de Inicio firmada; Proyecto finalizado).
10. Usar fechas lmite en vez de restricciones: las Fechas Lmite permiten levantar alertas si una
tarea se pas de determinada fecha, pero sin la complejidad de las Restricciones.
11. Una tarea resumen no debe tener predecesores: esto pude generar problemas tnato de
forma, como de fondo (clculo de indicadores).
12. Tarea resumen sin recursos asignados: asignar recursos a tareas resumen genera
incoherencia entre su trabajo (horas-hombre) y la sumatoria del trabajo de sus subtareas.
13. Las tareas deberan tener un trabajo asociado: esto, para poder utilizar indicadores de valor
ganado, e incluso hacer proyecciones (que no necesariamente tienen que ser exactas) sobre
los picos de trabajo del equipo del proyecto.
14. Formato de fecha, con hora: en ocasiones, la duracin de las tareas aparece como 1,15d,
cuando se quiere que esta muestre 1d. El colocar el formato de fecha, incluyendo la hora puede
ayudar a determinar la causa de stos problemas.
Consideramos que stas Mejores Prcticas, van a ser de mucha utilidad a los
Gerentes de Proyecto con conocimientos intermedio e incluso avanzado de
Project.

Referencias
http://www.mpug.com/articles/top-10-best-practices-for-managing-project-schedules-within-a-
pmo/
http://www.projectinsight.net/community/blogs/project_management_software_implementation
_and_user_adoption_tips/archive/2010/11/22/best-practices-for-project-scheduling.aspx
http://thinketg.com/microsoft-project-2010-best-practices/
http://www.stakeholdermap.com/ms-project/link-summary-tasks-ms-project.html