Managementul Timpului

MANAGEMENTUL TIMPULUI IN
MANAGEMENTUL TIMPULUI IN
PROIECT
PROIECT
TEHNICI PROFESIONALE DE GESTIONARE
TEHNICI PROFESIONALE DE GESTIONARE
A TIMPULUI
A TIMPULUI
Time Management 2
SUMAR
CAP.1 MANAGEMENTUL TIMPULUI (slide 5) CAP.1 MANAGEMENTUL TIMPULUI (slide 5)
CAP.2 ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI CAP.2 ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI (slide 27) TIMPULUI (slide 27)
CAP.3 CAP.3 METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII
ZILNICE. SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE (slide ZILNICE. SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE (slide
54) 54)
Time Management 3
CAP.4 INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE CAP.4 INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE
GESTIONARE A TIMPULUI (slide 86) GESTIONARE A TIMPULUI (slide 86)
CAP.5 METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A CAP.5 METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A
TIMPULUI MANAGERILOR (slide 128) TIMPULUI MANAGERILOR (slide 128)
Time Management 4
CE INSEAMNA GESTIONAREA PROFESIONALA A TIMPULUI? CE INSEAMNA GESTIONAREA PROFESIONALA A TIMPULUI?
Este procesul prin care se planifica activitatea zilnica in scop Este procesul prin care se planifica activitatea zilnica in scopul de ul de
a valorifica la maxim timpul alocat realizarii sarcinilor ce rev a valorifica la maxim timpul alocat realizarii sarcinilor ce revin in
fiecaruia ca ocupant al unui post intr fiecaruia ca ocupant al unui post intr- -o organizatie dar si rezolvarii o organizatie dar si rezolvarii
problemelor personale. problemelor personale.
De aceea trebuie sa stim cum sa prioritizam actiunile pe o De aceea trebuie sa stim cum sa prioritizam actiunile pe o
anumita perioada de timp pornind chiar de la o banala zi. anumita perioada de timp pornind chiar de la o banala zi.
Astfel o persoana organizata va reusi sa Astfel o persoana organizata va reusi sa- -si atinga atat scopurile si atinga atat scopurile
personale cat si cele profesionale. personale cat si cele profesionale.
Time Management 5
Cap1 Cap1
MANAGEMENTUL TIMPULUI MANAGEMENTUL TIMPULUI
Time Management 6
Obiective Obiective
Evidentierea motivelor pentru care trebuie sa gestionam Evidentierea motivelor pentru care trebuie sa gestionam
profesional timpul profesional timpul
Identificarea avantajelor gestionarii timpului Identificarea avantajelor gestionarii timpului
Determinarea constrangerilor timpului Determinarea constrangerilor timpului
Prezentarea cauzelor lipsei de gestionare a timpului Prezentarea cauzelor lipsei de gestionare a timpului
Managementul timpului Managementul timpului
Time Management 7
DE CE TREBUIE SA GESTIONAM CORECT TIMPUL? DE CE TREBUIE SA GESTIONAM CORECT TIMPUL?
Pentru: Pentru:
A defini sarcinile pentru acasa si la locul de munca A defini sarcinile pentru acasa si la locul de munca
A depasi obstacolele care ne impiedica sa facem ceea ce ne A depasi obstacolele care ne impiedica sa facem ceea ce ne
dorim dorim
A invata cum sa programam si sa actionam in functie de prioritat A invata cum sa programam si sa actionam in functie de prioritati i
A indeplini sarcinile cu succes si la timp A indeplini sarcinile cu succes si la timp
A scapa de tirania stresului. A scapa de tirania stresului.
Time Management 8
AVANTAJELE GESTIONARII TIMPULUI AVANTAJELE GESTIONARII TIMPULUI
Va ajuta sa: Va ajuta sa:
Stabiliti corect prioritatile Stabiliti corect prioritatile
Evitati capcanele timpului Evitati capcanele timpului
Anticipati oportunitatile Anticipati oportunitatile
Aveti libertate si control asupra psihicului personal Aveti libertate si control asupra psihicului personal
Evitati conflictele de timp Evitati conflictele de timp
Evitati vina si scuzele pentru esecul anunitor actiuni Evitati vina si scuzele pentru esecul anunitor actiuni
Evaluati mult mai usor progresul Evaluati mult mai usor progresul
Vedeti Vedeti imaginea de ansamblu imaginea de ansamblu , , the big picture the big picture
Gestionati corect cariera Gestionati corect cariera
Aveti relatii excelente in familie si societate Aveti relatii excelente in familie si societate
Time Management 9
CAUZELE IROSIRII TIMPULUI SAU CONSTRANGERILE CAUZELE IROSIRII TIMPULUI SAU CONSTRANGERILE
TIMPULUI TIMPULUI
Se pot clasifica in doua mari categorii: Se pot clasifica in doua mari categorii:
constrangeri din vina proprie constrangeri din vina proprie
constrangeri din vina altora constrangeri din vina altora
Time Management 10
CONSTRANGERILE DIN VINA PROPRIE CONSTRANGERILE DIN VINA PROPRIE
Sunt: Sunt:
Dezorganizarea sau lipsa de organizare Dezorganizarea sau lipsa de organizare
Taraganarea sau tergiversarea lucrurilor Taraganarea sau tergiversarea lucrurilor
Incapacitatea de a spune nu Incapacitatea de a spune nu
Discutii neproductive Discutii neproductive
Perfectionismul inutil Perfectionismul inutil
Preocuparea excesiva pentru ceea ce au altii de facut Preocuparea excesiva pentru ceea ce au altii de facut
Time Management 11
CONSTRANGERILE DIN VINA ALTORA CONSTRANGERILE DIN VINA ALTORA
Sunt: Sunt:
Vizitatorii nepoftiti Vizitatorii nepoftiti
Telefoanele neasteptate Telefoanele neasteptate
Corespondenta fara valoare Corespondenta fara valoare
Asteptarea directionata Asteptarea directionata
Sedinte neproductive Sedinte neproductive
Crizele si rapoartele inutile Crizele si rapoartele inutile
Time Management 12
REPERCUSIUNI: REPERCUSIUNI:
Nerealizarea sarcinilor la timp Nerealizarea sarcinilor la timp
Amanarea intalnirilor sau intarzierea la acestea Amanarea intalnirilor sau intarzierea la acestea
Stres maxim la serviciu si in familie Stres maxim la serviciu si in familie
Ineficienta si lipsa de rezultate Ineficienta si lipsa de rezultate
Time Management 13
CAUZELE LIPSEI DE GESTIONARE A TIMPULUI
Sunt urmatoarele:
Lipsa de planificare Lipsa de planificare
Dezordine personala Dezordine personala
Incercarea de a face prea multe lucruri intr Incercarea de a face prea multe lucruri intr- -un timp scurt un timp scurt
Responsibilitati neclare Responsibilitati neclare
Oameni si resurse inadecvat organizate Oameni si resurse inadecvat organizate
Discutiile inutile Discutiile inutile
Time Management 14
Documente fara importanta Documente fara importanta
Intalniri prost organizate Intalniri prost organizate
Nefinalizarea tuturor sarcinilor Nefinalizarea tuturor sarcinilor
Controale inadecvate Controale inadecvate
Slaba socializare cu cei din jur Slaba socializare cu cei din jur
Vizitatori neasteptati Vizitatori neasteptati
Amanarea rezolvarii problemelor. Amanarea rezolvarii problemelor.
Time Management 15
C Concluzionand, principalele oncluzionand, principalele 15 cauze care va fac sa 15 cauze care va fac sa
pierdeti timpul pierdeti timpul sunt: sunt:
1. 1. A nu planifica ziua/perioada de munca A nu planifica ziua/perioada de munca
2. 2. A nu avea obiective clare fixate A nu avea obiective clare fixate
3. 3. A nu lucra decat sub presiune A nu lucra decat sub presiune
4. 4. A lucra cu nerabdare pentru a termina mai repede A lucra cu nerabdare pentru a termina mai repede
5. 5. A amana pentru urmatoarele zile ceea ce nu va place A amana pentru urmatoarele zile ceea ce nu va place
6. 6. Lipsa de autodisciplina Lipsa de autodisciplina
7. 7. Incercarea de a face mai multe lucruri odata Incercarea de a face mai multe lucruri odata
8. 8. Pregatirea exagerata inainte de a incepe o activitate Pregatirea exagerata inainte de a incepe o activitate
Time Management 16
9. 9. Telefoane prelungite Telefoane prelungite
10. 10. Nefinalizarea activitatii incepute Nefinalizarea activitatii incepute
11. 11. Perpetuarea unei rutine devenita ineficace Perpetuarea unei rutine devenita ineficace
12. 12. Incapacitatea de a spune NU in anumite situatii Incapacitatea de a spune NU in anumite situatii
13. 13. Acceptarea tuturor vizitelor anuntate sau neanuntate Acceptarea tuturor vizitelor anuntate sau neanuntate
14. 14. Discutii la o cafea Discutii la o cafea
15. 15. Adoptarea unei solutii moderne fara a cerceta daca aceasta Adoptarea unei solutii moderne fara a cerceta daca aceasta
este potrivita. este potrivita.
Time Management 17
LIPSA DE ORGANIZARE GENEREAZA STRES LIPSA DE ORGANIZARE GENEREAZA STRES !!!
CE ESTE STRESUL ? CE ESTE STRESUL ?
Este reactia oamenilor la presiunile excesive pe care sunt nevoi Este reactia oamenilor la presiunile excesive pe care sunt nevoiti ti
sa le suporte. sa le suporte.
Oamenii s Oamenii s- -au obisnuit sa traiasca sub stres si se straduiesc sa au obisnuit sa traiasca sub stres si se straduiesc sa
faca tot mai multe in tot mai putin timp. faca tot mai multe in tot mai putin timp.
STRESUL POATE FI: STRESUL POATE FI:
Pozitiv Pozitiv
Negativ Negativ
Time Management 18
STRESUL POZITIV STRESUL POZITIV
Este acea stare care va transmite in permanenta impulsul de a Este acea stare care va transmite in permanenta impulsul de a
reusi sa duceti pana la capat ceea ce ati inceput, actionand ca reusi sa duceti pana la capat ceea ce ati inceput, actionand ca un un
factor motivational. factor motivational.
PENTRU ACEASTA TREBUIE SA: PENTRU ACEASTA TREBUIE SA:
fiti suficient de motivat pentru a va ridica din pat si a va du fiti suficient de motivat pentru a va ridica din pat si a va duce la ce la
serviciu. serviciu.
sa simtiti ca deveniti din ce in ce mai energic si mai dinamic sa simtiti ca deveniti din ce in ce mai energic si mai dinamic
obtineti performante constant ridicate obtineti performante constant ridicate
folositi la maxim calitatile dv. native si pe cele dobandite folositi la maxim calitatile dv. native si pe cele dobandite
Time Management 19
STRESUL NEGATIV STRESUL NEGATIV
Este acea stare care va transmite in permanenta: Este acea stare care va transmite in permanenta:
LA SERVICIU: LA SERVICIU:
Presiune psihica pronuntata si constanta Presiune psihica pronuntata si constanta
Neincredere in fortele proprii Neincredere in fortele proprii
Incapacitatea de a duce la bun sfarsit lucrurile incepute Incapacitatea de a duce la bun sfarsit lucrurile incepute
Nesiguranta in tot ceea ce faceti Nesiguranta in tot ceea ce faceti
Nerealizarea sarcinilor curente Nerealizarea sarcinilor curente
ACASA: ACASA:
Lipsa de dinamicitate si de control asupra vietii Lipsa de dinamicitate si de control asupra vietii
Pierderea spiritualitatii Pierderea spiritualitatii
Tristete cronica Tristete cronica
Pierderea poftei de viata Pierderea poftei de viata
Time Management 20
STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (1) STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (1)
Fug de responsabilitati Fug de responsabilitati
ignora problemele sau pretind ca nu exista nici o problema; ignora problemele sau pretind ca nu exista nici o problema;
refuza sa recunoasca atunci cand ceva nu este in regula, iar refuza sa recunoasca atunci cand ceva nu este in regula, iar
cand sunt intrebati ce se intampla, spun ca totul e perfect (de cand sunt intrebati ce se intampla, spun ca totul e perfect (desi si
este clar pentru oricine ca e exact pe dos). este clar pentru oricine ca e exact pe dos).
Isi fac griji, dar raman inactivi Isi fac griji, dar raman inactivi
nelinistea ii macina din ce in ce mai mult, dar nu fac absolut nelinistea ii macina din ce in ce mai mult, dar nu fac absolut
nimic pentru a imbunatati situatia nimic pentru a imbunatati situatia
Time Management 21
Ezita la nesfarsit: Ezita la nesfarsit:
oscileaza intre o decizie si cealalta, evitand sa se implice int oscileaza intre o decizie si cealalta, evitand sa se implice intr r- -o o
actiune clara. actiune clara.
Tergiverseaza: Tergiverseaza:
se angajeaza in tactici diversioniste, fiind dispusi sa faca ori se angajeaza in tactici diversioniste, fiind dispusi sa faca orice ce
altceva decat sa abordeze problema principala altceva decat sa abordeze problema principala
Time Management 22
Cauta Cauta senzatii tari senzatii tari : :
fac lucruri nechibzuite pentru a nu recunoaste ca se simt fac lucruri nechibzuite pentru a nu recunoaste ca se simt
descurajati descurajati
Dau frau liber emotiilor: Dau frau liber emotiilor:
au izbucniri de furie sau de lacrimi, remarci agresive care au izbucniri de furie sau de lacrimi, remarci agresive care
tradeaza sentimente de exasperare, agitatie, neliniste tradeaza sentimente de exasperare, agitatie, neliniste
Devin pasivi si lenesi: Devin pasivi si lenesi:
se retrag din toate activitatile care inainte ii interesau. se retrag din toate activitatile care inainte ii interesau.
Time Management 23
REDUCEREA SAU ELIMINAREA STRESULUI REDUCEREA SAU ELIMINAREA STRESULUI
Se Poate Face Prin: Se Poate Face Prin:
Miscare Miscare - - simpla miscare fizica este un mod sigur de alungare simpla miscare fizica este un mod sigur de alungare
imediata a tensiunii imediata a tensiunii
Imbunatatirea conditiilor la locul de munca Imbunatatirea conditiilor la locul de munca - - schimbati atmosfera schimbati atmosfera
din jurul dv.sau cumparati o planta care va place din jurul dv.sau cumparati o planta care va place
Faceti ordine pe birou Faceti ordine pe birou - - arhivati toate documentele nefolositede arhivati toate documentele nefolositede
mult. mult.
Organizati Organizati- -va va - - notati termenele limita pe un planificator de perete notati termenele limita pe un planificator de perete
sau in agenda si urmariti sau in agenda si urmariti- -le in permanenta. le in permanenta.
Time Management 24
ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (1)
Evaluati Evaluati- -va scopurile va scopurile amintiti amintiti- -va toate scopurile pe care vi le va toate scopurile pe care vi le- -ati ati
fixat in ultimul timp. fixat in ultimul timp.
Este foarte important sa stiti in ce directie trebuie sa va indr Este foarte important sa stiti in ce directie trebuie sa va indreptati. eptati.
Evaluati Evaluati- -va realizarile din ultima perioda. va realizarile din ultima perioda.
Enumerarea succeselor va va impresiona in mod placut si incuraj Enumerarea succeselor va va impresiona in mod placut si incuraja a
sa credeti ca aveti toate sansele sa reusiti din nou. sa credeti ca aveti toate sansele sa reusiti din nou.
Time Management 25
ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (2)
Evaluati Evaluati- -va asteptarile va asteptarile verificati verificati- -va standardele prin comparatie va standardele prin comparatie
cu standardele celor din jur. cu standardele celor din jur.
Evaluati Evaluati- -va punctele tari va punctele tari analizati analizati- -va din punctul de vedere al va din punctul de vedere al
calitatilor. calitatilor.
Apreciindu Apreciindu- -va puterile, veti castiga incredere in propria persoana. va puterile, veti castiga incredere in propria persoana.
Time Management 26
COMPORTAMENTE UMANE DETERMINATE
DE LIPSA DE GESTIONARE A TIMPULUI
Isi petrec timpul mai mult planificand decat lucrand SUPER-ORGANIZATII
Actioneaza fara sa aiba o directie anume si nu economisesc
timp
ACTIVISTII
Mai mult verifica timpul decat sa lucreze CEI OBSEDATI DE
TIMP
Sunt plictisiti tot timpul INDIFERENTII
Vad riscuri si dificultati pretutindeni ANXIOSII
Incep prea multe lucruri si nu se gandesc niciodata la
consecinte
SPONTANII
Isi petrec timpul povestind despre sentimentele negative pe
care le nutresc
REFRACTARII
Se plang de ce nu pot sa faca o munca grea in loc sa o faca CEI CARE SE PLANG
Intotdeauna spun ce munca grea fac ei in loc sa o faca CAUTATORII DE
LAUDE
Time Management 27
CAP.2 CAP.2
ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI TIMPULUI
Time Management 28
Obiective: Obiective:
Definirea elementelor cheie ale managementului timpului Definirea elementelor cheie ale managementului timpului
(Rutina. Urgenta. Importanta). (Rutina. Urgenta. Importanta).
Prezentarea etapelor gestionarii eficiente a timpului Prezentarea etapelor gestionarii eficiente a timpului
Identificarea metodelor de folosire eficienta a timpului Identificarea metodelor de folosire eficienta a timpului
Analiza randandamentul in munca in funtie de timp Analiza randandamentul in munca in funtie de timp
Definirea principiilor de utilizare eficienta a timpului Definirea principiilor de utilizare eficienta a timpului
ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI TIMPULUI
Time Management 29
In afaceri si in activitatea curenta zilele sunt prea scurte. In afaceri si in activitatea curenta zilele sunt prea scurte.
Pentru ca intotdeauna sunteti in lipsa de timp concluzia este ca Pentru ca intotdeauna sunteti in lipsa de timp concluzia este ca nu il nu il
gestionati bine. gestionati bine.
Cel care nu isi foloseste bine timpul este foarte usor de recuno Cel care nu isi foloseste bine timpul este foarte usor de recunoscut. scut.
Este intotdeauna in graba, petrece din ce in ce mai multe ore la Este intotdeauna in graba, petrece din ce in ce mai multe ore la
birou, fara ca acest lucru sa il ajute sa isi respecte termenele birou, fara ca acest lucru sa il ajute sa isi respecte termenele, isi , isi
schimba fara incetare prioritatile, nu fixeaza niciodata termene schimba fara incetare prioritatile, nu fixeaza niciodata termene si si
nu are obiective cuantificate. nu are obiective cuantificate.
Exista o enorma distanta intre a face bine lucrurile si a face d Exista o enorma distanta intre a face bine lucrurile si a face doar oar
lucrurile necesare. lucrurile necesare.
Elementele cheie ale managementului timpului Elementele cheie ale managementului timpului
Time Management 30
De aceea pentru a va organiza mai bine timpul cea mai simpla De aceea pentru a va organiza mai bine timpul cea mai simpla
modalitate este urmatoarea: modalitate este urmatoarea:
La sosirea la birou (maxim 10 min): La sosirea la birou (maxim 10 min):
notati sarcinile care trebuie indeplinite notati sarcinile care trebuie indeplinite
evaluati durata fiecarei activitati evaluati durata fiecarei activitati
rezervati timp pentru cazuri neprevazute rezervati timp pentru cazuri neprevazute
grupati activitatile asemanatoare grupati activitatile asemanatoare
clasati activitatile in functie de prioritati clasati activitatile in functie de prioritati
delegati ceea ce este posibil daca aveti o functie de conducere delegati ceea ce este posibil daca aveti o functie de conducere
Time Management 31
La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min): La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min):
notati rezultatele obtinute notati rezultatele obtinute
realocati timp pentru activitatile nefinalizate (reprogramati in realocati timp pentru activitatile nefinalizate (reprogramati in functie functie
de prioritati) de prioritati)
faceti ordine pe birou si arhivati documentele de care nu mai av faceti ordine pe birou si arhivati documentele de care nu mai aveti eti
nevoie nevoie
verificati activitatile delegate catre altii(daca aveti functie verificati activitatile delegate catre altii(daca aveti functie de de
conducere) si activitatile primite de rezolvat conducere) si activitatile primite de rezolvat
Time Management 32
PENTRU A NE ORGANIZA IN MOD EFICIENT TIMPUL, PENTRU A NE ORGANIZA IN MOD EFICIENT TIMPUL,
TREBUIE SA INTELEGEM: TREBUIE SA INTELEGEM:
Care este scopul nostru ? Care este scopul nostru ? - - si anume Misiunea si Obiectivele si anume Misiunea si Obiectivele
nostre pe termen lung nostre pe termen lung
Care sunt obiectivele prioritare de realizat? Care sunt obiectivele prioritare de realizat? - - pe termen mediu pe termen mediu
Cum facem fata prioritatilor si presiunilor de zi cu zi? Cum facem fata prioritatilor si presiunilor de zi cu zi? evitand evitand
factorii ce determina pierderea timpului, clarificandu factorii ce determina pierderea timpului, clarificandu- -ne modul in ne modul in
care << cheltuim>> resursa timp si focalizandu care << cheltuim>> resursa timp si focalizandu- -ne asupra ne asupra
rezultatelor << iesirilor>> obtinute ca urmare a eforturilor noa rezultatelor << iesirilor>> obtinute ca urmare a eforturilor noastre. stre.
Time Management 33
De aceea trebuie sa ne fie clara diferenta intre: De aceea trebuie sa ne fie clara diferenta intre:
INTRARI (INPUTS) INTRARI (INPUTS)
Ce facem cu timpul nostru, cum il utilizam? Ce facem cu timpul nostru, cum il utilizam?
IESIRI (OUTPUTS) IESIRI (OUTPUTS)
Rezultatele eforturilor noastre Rezultatele eforturilor noastre
REZULTATE REZULTATE
Relevanta a ceea ce am intreprins pentru atingerea obiectivelor Relevanta a ceea ce am intreprins pentru atingerea obiectivelor
stabilite stabilite
Time Management 34
Astfel putem defini elementele cheie ale managementului timpului Astfel putem defini elementele cheie ale managementului timpului: :
RUTINA RUTINA
Este acel lucru ce trebuie realizat in mod Este acel lucru ce trebuie realizat in mod
continuu si repetat continuu si repetat
Rareori este urgenta si importanta Rareori este urgenta si importanta
URGENTA URGENTA
Permite prioritizarea sarcinilor Permite prioritizarea sarcinilor
Trebuie facuta acum sau foarte curand Trebuie facuta acum sau foarte curand
Ne guverneaza timpul si psihicul Ne guverneaza timpul si psihicul
IMPORTANTA IMPORTANTA
Reprezinta prioritatile noastre cheie Reprezinta prioritatile noastre cheie
Este esentiala in atingerea obiectivelor Este esentiala in atingerea obiectivelor
De regula, acestea sunt uitate si devin probleme stresante De regula, acestea sunt uitate si devin probleme stresante
Time Management 35
ETAPELE GESTIONARII EFICIENTE A TIMPULUI ETAPELE GESTIONARII EFICIENTE A TIMPULUI
I. Evaluarea Problemei I. Evaluarea Problemei
II. Gestionarea timpului II. Gestionarea timpului o chestiune de organizare o chestiune de organizare
III. O problema delicata III. O problema delicata Supraincarcarea Supraincarcarea
Time Management 36
I. Evaluarea Problemei I. Evaluarea Problemei
La sfarsitul fiecarei zile de lucru rezervati La sfarsitul fiecarei zile de lucru rezervati- -va 15 min pentru a va 15 min pentru a
revedea activitatile din agenda, punandu revedea activitatile din agenda, punandu- -va urmatoarele 4 va urmatoarele 4
intrebari: intrebari:
Aceasta activitate era necesara? Aceasta activitate era necesara?
Am obtinut rezultatele pe care le Am obtinut rezultatele pe care le- -am dorit? am dorit?
S S- -a justificat timpul pe care l a justificat timpul pe care l- -am alocat? am alocat?
A fost oportun momentul cand am executat A fost oportun momentul cand am executat- -o? o?
Time Management 37
Dupa ce raspundeti acestor intrebari, actionati. Dupa ce raspundeti acestor intrebari, actionati.
Trei cauze principale pot explica reusita dv. in a va gestiona t Trei cauze principale pot explica reusita dv. in a va gestiona timpul si impul si
anume: anume:
Comportamentul Comportamentul (cei care sunt incapabili sa spuna << NU>> au o (cei care sunt incapabili sa spuna << NU>> au o
problema reala problema reala vor abandona ceea ce fac pentru a ajuta pe vor abandona ceea ce fac pentru a ajuta pe
ceilalti de cele mai multe ori in detrimentul personal) ceilalti de cele mai multe ori in detrimentul personal)
Buna organizare Buna organizare (stabiliti (stabiliti- -va obiective clare) va obiective clare)
Sarcini alocate eficient Sarcini alocate eficient (nu acceptati sa primiti de lucru mai mult (nu acceptati sa primiti de lucru mai mult
decat puteti face). decat puteti face).
Time Management 38
II. Gestionarea timpului II. Gestionarea timpului o chestiune de organizare o chestiune de organizare
Problemele dv. cu gestionarea timpului pot sa rezulte din lipsa Problemele dv. cu gestionarea timpului pot sa rezulte din lipsa
stabilirii de obiective clare. stabilirii de obiective clare.
De exemplu: antreprenorii isi fixeaza obiective pe termen mediu De exemplu: antreprenorii isi fixeaza obiective pe termen mediu si si
lung. Toti vor sa evolueze, sa lung. Toti vor sa evolueze, sa- -si extinda afacerile, dar de regula si extinda afacerile, dar de regula
uita de obiectivele pe termen scurt, absolut necesare pentru uita de obiectivele pe termen scurt, absolut necesare pentru
desfasurarea unei activitati eficiente. desfasurarea unei activitati eficiente.
Ca punct de plecare pentru o mai buna organizare este o agenda Ca punct de plecare pentru o mai buna organizare este o agenda
astfel informatia se gaseste in acelasi loc, poate fi usor astfel informatia se gaseste in acelasi loc, poate fi usor
consultata, permite o privire asupra prioritatilor si evita consultata, permite o privire asupra prioritatilor si evita
supraincarcarea programului zilei respective. supraincarcarea programului zilei respective.
Time Management 39
Telefoanele primite sau date trebuie sa fie, scurte concise, mai Telefoanele primite sau date trebuie sa fie, scurte concise, mai
ales daca sunt de informare sau privesc activitati curente. ales daca sunt de informare sau privesc activitati curente.
Chiar si in cazul unor convorbiri cu partenerii de afaceri Chiar si in cazul unor convorbiri cu partenerii de afaceri
clienti/furnizori telefoanele trebuie sa fie formale pentru ca o clienti/furnizori telefoanele trebuie sa fie formale pentru ca o
intrebare de genul << ce mai faceti?>> invita interlocutorul sa intrebare de genul << ce mai faceti?>> invita interlocutorul sa
lungeasca convorbirea povestind ce a mai facut in ultima vreme. lungeasca convorbirea povestind ce a mai facut in ultima vreme.
Telefonul trebuie sa fie utilizat in acelasi timp pentru evitar Telefonul trebuie sa fie utilizat in acelasi timp pentru evitarea ea
deplasarii personalului din aceeasi organizatie/cladire de la bi deplasarii personalului din aceeasi organizatie/cladire de la biroul roul
unuia la al altuia in vederea discutarii, rezolvarii unor situat unuia la al altuia in vederea discutarii, rezolvarii unor situatii ii
operationale. operationale.
Time Management 40
III. O problema delicata III. O problema delicata Supraincarcarea Supraincarcarea
Datorita reorganizarii si modificarii structurii afacerilor, de Datorita reorganizarii si modificarii structurii afacerilor, de cele mai cele mai
multe ori sunt eliminate o serie de posturi, munca fiind reparti multe ori sunt eliminate o serie de posturi, munca fiind repartizata zata
salariatilor ramasi. salariatilor ramasi.
In conditiile date, acestia nu trebuie sa mearga imediat si dire In conditiile date, acestia nu trebuie sa mearga imediat si direct la ct la
patron/director general sa patron/director general sa- -l informeze ca nu pot face fata pentru ca l informeze ca nu pot face fata pentru ca
lucrurile s lucrurile s- -ar putea agrava. ar putea agrava.
Prezentati mai intai sefului direct o lista de activitati zilnic Prezentati mai intai sefului direct o lista de activitati zilnice si il e si il
rugati ca impreuna sa stabiliti prioritatile. Incercati sa va or rugati ca impreuna sa stabiliti prioritatile. Incercati sa va organizati ganizati
si sa rezolvati parte din problemele prioritare, iar cele care r si sa rezolvati parte din problemele prioritare, iar cele care raman aman
intotdeauna nerezolvate vor fi reprogramate sau alocate altei intotdeauna nerezolvate vor fi reprogramate sau alocate altei
persoane mai putin incarcata. persoane mai putin incarcata.
Time Management 41
CUM PUTETI FOLOSI MAI EFICIENT TIMPUL?
CUM PUTETI FOLOSI MAI EFICIENT TIMPUL?
Nu va planificati decat 60% din zi. Pastrati 20% pentru cazuri Nu va planificati decat 60% din zi. Pastrati 20% pentru cazuri
neprevazute si 20% pentru creativitate; neprevazute si 20% pentru creativitate;
Nu va multumiti sa rezervati timp pentru participarea la sedinte Nu va multumiti sa rezervati timp pentru participarea la sedinte, ci , ci
rezervati timp pentru a le pregati; rezervati timp pentru a le pregati;
Nu supraincarcati inceputul saptamanii, repartizati Nu supraincarcati inceputul saptamanii, repartizati- -va echilibrat va echilibrat
activitatile; activitatile;
Consemnati insemnarile in acelasi loc (agenda, computer), Consemnati insemnarile in acelasi loc (agenda, computer),
eviatand hartiutele colorate lipite peste tot; eviatand hartiutele colorate lipite peste tot;
Regrupati micile activitati asemanatoare; Regrupati micile activitati asemanatoare;
Time Management 42
Incercati sa lucrati in afara biroului, daca acest lucru este ma Incercati sa lucrati in afara biroului, daca acest lucru este mai i
eficient (nu sunteti deranjat) eficient (nu sunteti deranjat) o sala de sedinte de exemplu; o sala de sedinte de exemplu;
Faceti pauze regulate, dar scurte 10 Faceti pauze regulate, dar scurte 10- -15 minute la fiecare 50 de 15 minute la fiecare 50 de
minute (se spune ca dupa 50 de min de munca atentia slabeste si minute (se spune ca dupa 50 de min de munca atentia slabeste si
calitatea muncii scade); calitatea muncii scade);
Utilizati telefonul si e Utilizati telefonul si e- -mail mail- -ul pentru a nu va deplasa in alte birouri; ul pentru a nu va deplasa in alte birouri;
Daca amanati ceva pentru maine, asigurati Daca amanati ceva pentru maine, asigurati- -va ca va fi prioritara a va ca va fi prioritara a
doua zi; doua zi;
Time Management 43
Timpul este o resursa indispensabila pentru toate activitatile u Timpul este o resursa indispensabila pentru toate activitatile umane si mane si
cheia succesului fiecarei persoane sta in modul in care aceasta cheia succesului fiecarei persoane sta in modul in care aceasta
stie sa stie sa- -si administreze timpul. si administreze timpul.
TIMPUL ARE URMATOARELE CARACTERISTICI: TIMPUL ARE URMATOARELE CARACTERISTICI:
este inelastic (nu se poate acumula, nici economisi) este inelastic (nu se poate acumula, nici economisi)
este atipic (nu se poate asemana sau compara cu nici o alta este atipic (nu se poate asemana sau compara cu nici o alta
resursa) resursa)
este repartizat echitabil (fiecare are acelasi timp in fiecare z este repartizat echitabil (fiecare are acelasi timp in fiecare zi i 24h) 24h)
este indispensabil este indispensabil
este nesubstituibil este nesubstituibil
Time Management 44
LEGILE TIMPULUI : LEGILE TIMPULUI :
Principiul Pareto Principiul Pareto mai cunoscut ca regula 80/20 mai cunoscut ca regula 80/20
20% din activitati 20% din activitati timpul de lucru al unei persoane, contribuie in timpul de lucru al unei persoane, contribuie in
proportie de 80% la rezultatele obtinute; proportie de 80% la rezultatele obtinute;
si invers, este evident ca 80% din timp contribuie cu doar 20% l si invers, este evident ca 80% din timp contribuie cu doar 20% la a
obtinerea rezultatelor dorite. obtinerea rezultatelor dorite.
Time Management 45
Legile lui Murphy : Legile lui Murphy :
Nimic nu este asa de simplu cum pare Nimic nu este asa de simplu cum pare
Totul necesita mai mult timp decat s Totul necesita mai mult timp decat s- -a prevazut initial a prevazut initial
Daca ceva poate sa mearga rau, atunci va merge rau Daca ceva poate sa mearga rau, atunci va merge rau
Time Management 46
RANDAMENTUL IN MUNCA IN FUNCTIE DE TIMP RANDAMENTUL IN MUNCA IN FUNCTIE DE TIMP
In cazul unei zile de lucru normale, curba randamentului unei In cazul unei zile de lucru normale, curba randamentului unei
persoane creste pe masura ce avansam in timp pana cand atinge persoane creste pe masura ce avansam in timp pana cand atinge
un punct maxim, dupa care incepe o scadere lenta in functie de un punct maxim, dupa care incepe o scadere lenta in functie de
acumularea oboselii. acumularea oboselii.
Grafic curba randamentului, aceasta se poate prezenta astfel in Grafic curba randamentului, aceasta se poate prezenta astfel in
functie de situatie: functie de situatie:
- - intr intr- -un program normal de 8 ore randamentul maxim se un program normal de 8 ore randamentul maxim se
inregistreaza pana in pranz, dupa care incepe sa scada (G1); inregistreaza pana in pranz, dupa care incepe sa scada (G1);
- - aceeasi situatie este intalnita chiar daca programul are prevaz aceeasi situatie este intalnita chiar daca programul are prevazuta uta
1 ora 1 ora pauza de masa (G2); pauza de masa (G2);
- - in situatia in care intervin orele suplimentare, atentia si obo in situatia in care intervin orele suplimentare, atentia si oboseala seala
se accentueaza spre sfarsitul programului si randamentul se accentueaza spre sfarsitul programului si randamentul
persoanei respective scade (G3); persoanei respective scade (G3);
Time Management 47
Grafic Grafic G1 G1 Evolutia Evolutia randamentului randamentului unei unei persoane persoane in in
timpul timpul programului programului de de lucru lucru
Randament
1 2 3 4 5 6 7 8
Timp
Time Management 48
Grafic Grafic G2 G2 Evolutia Evolutia randamentului randamentului unei unei persoane persoane in in timpul timpul
programului programului de de lucru lucru cu 1 cu 1 ora ora pauza pauza de de masa masa
Randament
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Timp
Pauza de masa
Time Management 49
Grafic G3 Grafic G3 Evolutia randamentului unei persoane in timpul Evolutia randamentului unei persoane in timpul
programului cu ore suplimentare programului cu ore suplimentare
Randament
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Timp
Ore suplimentare
Time Management 50
PRINCIPII CHEIE IN UTILIZAREA EFICIENTA A TIMPULUI PRINCIPII CHEIE IN UTILIZAREA EFICIENTA A TIMPULUI
1. 1. INFORMATIA INFORMATIA fara informatie nu se acumuleaza cunostinte, iar fara informatie nu se acumuleaza cunostinte, iar
fara acestea nu se poate adopta o decizie sau realiza o activita fara acestea nu se poate adopta o decizie sau realiza o activitate. te.
2. 2. OBIECTIVELE OBIECTIVELE - - sunt esentiale de stabilit, atunci cand nu stii sunt esentiale de stabilit, atunci cand nu stii
incotro sa mergi si nu vei reusi sa atingi obiectivele stabilite incotro sa mergi si nu vei reusi sa atingi obiectivele stabilite. .
3. 3. ACTIVITATILE ACTIVITATILE - - intotdeauna trebuie sa fie orientate catre intotdeauna trebuie sa fie orientate catre
obiectivele urmarite. obiectivele urmarite.
4. 4. REZULTATELE REZULTATELE presupunand ca o sarcina reprezinta un intreg presupunand ca o sarcina reprezinta un intreg
(100%), ne intereseaza nu doar integral ci si proportia (X) in c (100%), ne intereseaza nu doar integral ci si proportia (X) in care are
sarcina respectiva este indeplinita. sarcina respectiva este indeplinita.
Time Management 51
5. 5. CONCENTRAREA CONCENTRAREA - - se poate lucra eficient, intr se poate lucra eficient, intr- -un interval de un interval de
timp, intr timp, intr- -o singura directie (nu se pot rezolva bine si eficient mai o singura directie (nu se pot rezolva bine si eficient mai
multe sarcini in acelasi timp). multe sarcini in acelasi timp).
6. 6. INITIATIVA INITIATIVA - - daca doriti ca un lucru sa se intample dv. sunteti cel daca doriti ca un lucru sa se intample dv. sunteti cel
care trebuie sa actioneze. care trebuie sa actioneze.
7. 7. PROGRAMAREA PROGRAMAREA - - atunci cand o activitate este programata, atunci cand o activitate este programata,
putem presupune cu adevarat ca aceasta se va produce inaintea putem presupune cu adevarat ca aceasta se va produce inaintea
altora. altora.
8. 8. RESPECTUL PENTRU TIMP RESPECTUL PENTRU TIMP - - daca nu respectati timpul dv., nu daca nu respectati timpul dv., nu
va asteptati ca altii sa o faca. va asteptati ca altii sa o faca.
9. 9. SIMPLITATEA SIMPLITATEA - - intre diferite alternative, intotdeauna preferata intre diferite alternative, intotdeauna preferata
este cea mai simpla. este cea mai simpla.
Time Management 52
Cele mai importante principii sunt Cele mai importante principii sunt planificarea si programarea planificarea si programarea
timpului. timpului.
Planificarea timpului nu presupune in mod necesar tehnici Planificarea timpului nu presupune in mod necesar tehnici
complicate complicate trebuie sa incercam doar sa previzionam activitatile trebuie sa incercam doar sa previzionam activitatile
si termenele acestora de executie. si termenele acestora de executie.
Daca a planifica inseamna << a defini ce vom face si cand vom Daca a planifica inseamna << a defini ce vom face si cand vom
incheia actiunea noastra>> a programa inseamna sa decidem incheia actiunea noastra>> a programa inseamna sa decidem
<<cand >> vom actiona si ce resurse vom utiliza. Nu trebuie sa <<cand >> vom actiona si ce resurse vom utiliza. Nu trebuie sa
uitam niciodata situatiile imprevizibile ce pot sa apara de uitam niciodata situatiile imprevizibile ce pot sa apara de- -a lungul a lungul
unei zile de lucru unei zile de lucru sau desfasurarii unei activitati. sau desfasurarii unei activitati.
Time Management 53
In programarea timpului s In programarea timpului s- -ar putea avea in vedere o serie de ar putea avea in vedere o serie de
reguli dupa cum urmeaza: reguli dupa cum urmeaza:
Sa se programeze timpul si apoi activitatile ce urmeaza a fi Sa se programeze timpul si apoi activitatile ce urmeaza a fi
executate; executate;
Sa se adapteze ritmul de lucru, pe cat posibil, la ritmul biolog Sa se adapteze ritmul de lucru, pe cat posibil, la ritmul biologic al ic al
fiecaruia; fiecaruia;
Sa se utilizeze productiv timpul de calatorie si timpul de astep Sa se utilizeze productiv timpul de calatorie si timpul de asteptare; tare;
Sa se includa in programul zilnic un timp pentru sine; Sa se includa in programul zilnic un timp pentru sine;
Sa se realizeze un rezumat al zilei de maine, in ultimele minute Sa se realizeze un rezumat al zilei de maine, in ultimele minute
ale zilei; ale zilei;
Sa fie programate activitatile in functie de obiectivele urmarit Sa fie programate activitatile in functie de obiectivele urmarite; e;
Sa se acorde spatiu macar jumatate de zi pe saptamana lecturilor Sa se acorde spatiu macar jumatate de zi pe saptamana lecturilor
de natura profesionala. de natura profesionala.
Time Management 54
CAP.3 CAP.3
METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII ZILNICE. METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII ZILNICE.
SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE
Time Management 55
Obiective
Obiective
Identificarea metodelor de planificare a activitatilor zilnice Identificarea metodelor de planificare a activitatilor zilnice
(Metoda SMART, Metoda FORTE, Metoda LIFO) (Metoda SMART, Metoda FORTE, Metoda LIFO)
Setarea prioritatilor si elaborarea matricei stabilirii priorita Setarea prioritatilor si elaborarea matricei stabilirii prioritatilor. tilor.
Elaborarea matricei gestionarii timpului. Elaborarea matricei gestionarii timpului.
METODE DE PLANIFICARE METODE DE PLANIFICARE
Time Management 56
Metode de planificare a activitatii Metode de planificare a activitatii
METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATILOR ZILNICE METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATILOR ZILNICE
Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarele metode: Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarele metode:
SMART SMART
FORTE FORTE
LIFO LIFO
Time Management 57
METODA SMART METODA SMART
Semnifica faptul ca obiectivele si sarcinile stabilite trebu Semnifica faptul ca obiectivele si sarcinile stabilite trebuie sa fie : ie sa fie :
S Specifice pecifice
M Masurabile asurabile
A Achievable chievable - - posibil de atins posibil de atins
R Realistice ealistice
T Temporale emporale - - precise in timp precise in timp
Time Management 58
METODA FORTE METODA FORTE
Necesita parcurgerea urmatoarelor etape Necesita parcurgerea urmatoarelor etape: :
F Formuleaz lista ormuleaz lista sarcinilor zilnice sarcinilor zilnice! !
O Observ bserv i estimeaz timpul necesar i estimeaz timpul necesar! !
R Rezerv timp pentru sarcinile neprevzute ezerv timp pentru sarcinile neprevzute! !
T Traseaz priorit raseaz priorit ile! ile!
E Evalueaz gradul de valueaz gradul de ndeplinire a sarcinilor! ndeplinire a sarcinilor!
Time Management 59
FORMULEAZA O LISTA A ACTIVITATILOR FORMULEAZA O LISTA A ACTIVITATILOR
Parcurgand urmatoarele etape Parcurgand urmatoarele etape: :
Elaboreaza lista sarcinilor de indeplinit si a termenelor limita Elaboreaza lista sarcinilor de indeplinit si a termenelor limita
(dead (dead- -line) pentru saptamana sau luna in curs; line) pentru saptamana sau luna in curs;
Enumera activitatile neterminate din ziua precedenta; Enumera activitatile neterminate din ziua precedenta;
Mentioneaza noile sarcini ale zilei , neincluse in lista initial Mentioneaza noile sarcini ale zilei , neincluse in lista initiala; a;
Rezolva corespondenta si convorbirile telefonice. Rezolva corespondenta si convorbirile telefonice.
Time Management 60
OBSERVA SI ESTIMEAZA TIMPUL NECESAR OBSERVA SI ESTIMEAZA TIMPUL NECESAR
Parcurgand urmatoarele etape: Parcurgand urmatoarele etape:
Aloca timpul necesar si suficient Aloca timpul necesar si suficient pentru pentru fiec fiecare are sarcin sarcina a. .
Nu iti propune mai mult decat poti Nu iti propune mai mult decat poti face face ntr ntr- -o zi o zi. .
Stabile Stabile te termenele te termenele- -limit limit! !
Time Management 61
PLANIFIC PLANIFICA A DOAR O PARTE DIN PROGRAMUL DE LUCRU DOAR O PARTE DIN PROGRAMUL DE LUCRU
CONFORM PRINCIPIULUI PARETO CONFORM PRINCIPIULUI PARETO: :
aprox. aprox. 60% 60% : a : activit ctivit i planificate (planul zilnic) i planificate (planul zilnic)
a aprox prox. . 20% 20% : a : activit ctivit i neprevzute i neprevzute ( ( ntreruperi, timp ntreruperi, timp rpit rpit de altii de altii) )
aprox. aprox. 20% 20% : a : activit ctivit i spontane i spontane i sociale (timp creativ) i sociale (timp creativ)
Time Management 62
STABILESTE PRIORITATILE ZILNICE STABILESTE PRIORITATILE ZILNICE
Traseaza toate sarcinile in orice ordine vrei Traseaza toate sarcinile in orice ordine vrei
Stabile Stabiles ste priorit te priorita ati tile zilei le zilei! !
Fii Fii foarte foarte selectiv! selectiv!
Deleag Deleaga a sarcini sarcinile pe care poti sa le delegi si care iti vor permite sa le pe care poti sa le delegi si care iti vor permite sa
te concentrezi in alta directie te concentrezi in alta directie! !
Treci la executia sarcinilor Treci la executia sarcinilor
Time Management 63
EVALUEAZ EVALUEAZA A GRADUL DE GRADUL DE I INDEPLINIRE A SARCINILOR LA NDEPLINIRE A SARCINILOR LA
SF SFA AR R ITUL ZILEI ITUL ZILEI
Am Ama an na a sarcinile ne sarcinile nei indeplinite: ndeplinite:
P Po oti ti s sa a le le consideri sarcin consideri sarcini i de care te vei ocupa pe termen lung de care te vei ocupa pe termen lung
Le Le vei avea vei avea i in vedere mai t n vedere mai ta arziu. rziu.
Le Le po pot ti anula i anula - - i intre timp, s ntre timp, s- -a au u rezolvat de la sine. rezolvat de la sine.
Time Management 64
METODA LIFO SAU LIFE ORIENTATIONS
Are la baza dezvoltarea calitatilor personale ale oamenilor cu s Are la baza dezvoltarea calitatilor personale ale oamenilor cu scopul de copul de
a se elibera si elimina stilul de comportament frustrant bazat p a se elibera si elimina stilul de comportament frustrant bazat pe: e:
C Calitati alitati
E Excese xcese
N Nevoi evoi
O Orientari rientari
Time Management 65
IDENTIFICAREA STILULUI DE ORGANIZARE A TIMPULUI UNEI
PERSOANE UTILIZAND METODA LIFO
Pot fi identificate urmatoarele stiluri de management a timpului Pot fi identificate urmatoarele stiluri de management a timpului: :
Suportiv Suportiv
Adaptiv Adaptiv
Conservator Conservator
Autoritar Autoritar
Time Management 66
STILUL SUPORTIV STILUL SUPORTIV
ARE CA SCOP SA: ARE CA SCOP SA:
Ii ajute pe ceilalti Ii ajute pe ceilalti
Sustina normele si valorile Sustina normele si valorile
Ii sprijine pe ceilalti in atingerea obiectivelor Ii sprijine pe ceilalti in atingerea obiectivelor
Justifice calitatea de membru Justifice calitatea de membru
Imbunatateasca coeziunea grupului Imbunatateasca coeziunea grupului
Aduca o contributie serioasa la activitatea echipei Aduca o contributie serioasa la activitatea echipei
OBIECTIVE IN FOLOSIREA TIMPULUI: OBIECTIVE IN FOLOSIREA TIMPULUI:
Sa raspunda la toate nevoile celorlalti Sa raspunda la toate nevoile celorlalti
Sa invete si sa se dezvolte Sa invete si sa se dezvolte
Sa contribuie la dezvoltarea celorlalti Sa contribuie la dezvoltarea celorlalti
Sa Sa- -i ajute pe ceilalti i ajute pe ceilalti
Time Management 67
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI: SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI:
devine critic la adresa celorlalti devine critic la adresa celorlalti
ii salveaza pe toti ceilalti cu orice risc ii salveaza pe toti ceilalti cu orice risc
este deprimat pentru ca asteptarile i este deprimat pentru ca asteptarile i- -au fost inselate au fost inselate
CAPCANE POTENTIALE DE TIMP: CAPCANE POTENTIALE DE TIMP:
cauta perfectionismul cu orice pret cauta perfectionismul cu orice pret
spune spune da da prea multor oameni prea multor oameni
nu prioritizeaza cererile pentru ajutor nu prioritizeaza cererile pentru ajutor
are impresia ca ceilalti nu se pot ajuta singuri are impresia ca ceilalti nu se pot ajuta singuri
acopera nereusitele celorlalti acopera nereusitele celorlalti
Time Management 68
CHEIA SUCCESULUI IN GESTIONAREA TIMPULUI: CHEIA SUCCESULUI IN GESTIONAREA TIMPULUI:
inchiderea usii / oferirea ajutorului pana la un anumit punct inchiderea usii / oferirea ajutorului pana la un anumit punct
concentrarea asupra propriilor prioritati concentrarea asupra propriilor prioritati
asta este ceea ce trebuie sa fac asta este ceea ce trebuie sa fac
Time Management 69
STILUL AUTORITAR STILUL AUTORITAR
ARE CA SCOP SA: ARE CA SCOP SA:
obtina rezultate maxime obtina rezultate maxime
sa aiba impact maxim asupra evenimentelor sa aiba impact maxim asupra evenimentelor
sa aiba initiative sa aiba initiative
sa intre in competitie sa intre in competitie
sa depaseasca toate dificultatile sa depaseasca toate dificultatile
sa se concentreze numai asupra realizarii obiectivelor sa se concentreze numai asupra realizarii obiectivelor
Time Management 70
maximizarea utilizarii oportunitatilor disponibile maximizarea utilizarii oportunitatilor disponibile
demonstrarea competentei demonstrarea competentei
indeplinirea termenelor limita indeplinirea termenelor limita
impact maximal asupra celor din jur impact maximal asupra celor din jur
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI : SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI :
trecerea brusca de la o sarcina la alta trecerea brusca de la o sarcina la alta
oboseala excesiva oboseala excesiva
face absolut totul face absolut totul
proiecte incomplete la diferite stadii proiecte incomplete la diferite stadii
Time Management 71
Trebuie sa o fac eu, altfel nu se va rezolva. Trebuie sa o fac eu, altfel nu se va rezolva.
incearca sa faca prea multe lucruri deodata incearca sa faca prea multe lucruri deodata
trateaza totul ca fiind urgent trateaza totul ca fiind urgent
actioneaza impulsiv si nu se gandeste la consecinte actioneaza impulsiv si nu se gandeste la consecinte
prea multe sarcini noi inainte de a le termina pe cele vechi prea multe sarcini noi inainte de a le termina pe cele vechi
inchiderea usii inchiderea usii
concentrarea numai asupra catorva sarcini concentrarea numai asupra catorva sarcini
Asta trebuie sa realizez astazi Asta trebuie sa realizez astazi
Time Management 72
STILUL CONSERVATOR STILUL CONSERVATOR
ARE CA SCOP: ARE CA SCOP:
sa anticipeze riscurile sa anticipeze riscurile
sa standardizeze procesele sa standardizeze procesele
sa fie obiectiv sa fie obiectiv
sa coordoneze activitati sa coordoneze activitati
sa monitorizeze activitati sa monitorizeze activitati
sa previzioneze rezultatele sa previzioneze rezultatele
Time Management 73
sa inteleaga pe deplin situatiile si problemele sa inteleaga pe deplin situatiile si problemele
sa termine de facut ceea ce si sa termine de facut ceea ce si- -a propus a propus
sa fie demn de incredere si consecvent sa fie demn de incredere si consecvent
sa mentina structurile organizatiei. sa mentina structurile organizatiei.
sa foloseasca la maxim cunostintele, experienta sa foloseasca la maxim cunostintele, experienta
si resursele existente. si resursele existente.
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI : SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI :
doreste foarte multa documentatie doreste foarte multa documentatie
intarzie actiunile sub pretextul nevoii de informatie intarzie actiunile sub pretextul nevoii de informatie
ii frusteaza pe ceilalti cu lungi discutii de analiza ii frusteaza pe ceilalti cu lungi discutii de analiza
nu respecta regula 80/20 nu respecta regula 80/20
Time Management 74
abordari metodice care pierd din vedere urgenta situatiei abordari metodice care pierd din vedere urgenta situatiei
se pierde in detalii si ii scapa obiectivul se pierde in detalii si ii scapa obiectivul
presupune ca nimeni nu este de incredere presupune ca nimeni nu este de incredere
verifica personal lucruri care au fost deja verificate de altii verifica personal lucruri care au fost deja verificate de altii
este guvernat de este guvernat de Legile lui Murphy Legile lui Murphy
focalizarea asupra iesirilor si a rezultatelor focalizarea asupra iesirilor si a rezultatelor
accentul pe actiune, legea 20/80 accentul pe actiune, legea 20/80
Asta trebuie sa fac acum Asta trebuie sa fac acum
Time Management 75
STILUL ADAPTIV (VERSATIL) STILUL ADAPTIV (VERSATIL)
ARE CA SCOP: ARE CA SCOP:
sa sa- -si gaseasca locul potrivit in organizatie si gaseasca locul potrivit in organizatie
sa isi dea seama care sunt asteptarile celorlalti sa isi dea seama care sunt asteptarile celorlalti
sa experimenteze mai multe modalitati de rezolvare a problemelor sa experimenteze mai multe modalitati de rezolvare a problemelor
sa asimileze diferite culturi sa asimileze diferite culturi
sa se adapteze optim la situatie sa se adapteze optim la situatie
sa castige aprobarea formatorilor de opinie sa castige aprobarea formatorilor de opinie
sa mentina moralul ridicat tuturor membrilor echipei sa mentina moralul ridicat tuturor membrilor echipei
sa experimenteze abordari sau idei noi sa experimenteze abordari sau idei noi
sa aplaneze conflictele sa aplaneze conflictele
sa se faca remarcat sa se faca remarcat
Time Management 76
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI: SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI:
schimbari constante in gandire si directii noi schimbari constante in gandire si directii noi
lipsa planificarii si renuntarea la responsabilitati lipsa planificarii si renuntarea la responsabilitati
implicarea prea mare in viata sociala si in aflarea opiniilor implicarea prea mare in viata sociala si in aflarea opiniilor
accepta intotdeauna cea mai noua versiune dar niciodata cea fin accepta intotdeauna cea mai noua versiune dar niciodata cea finala ala
face totul prin intermediul intalnirilor face totul prin intermediul intalnirilor
promite prea mult datorita unui optimism exagerat promite prea mult datorita unui optimism exagerat
nu trece la subiect pentru a evita momentele neplacute nu trece la subiect pentru a evita momentele neplacute
se concentreaza asupra oamenilor in detrimentul obiectivelor se concentreaza asupra oamenilor in detrimentul obiectivelor
adopta opinia ultimei persoane cu care a discutat adopta opinia ultimei persoane cu care a discutat
este preocupat de parerea celorlalti despre el este preocupat de parerea celorlalti despre el
Time Management 77
concentrarea asupra sarcinii concentrarea asupra sarcinii
afirmarea propriei directii afirmarea propriei directii
Asta este ceea ce cred eu ca ar trebui sa facem Asta este ceea ce cred eu ca ar trebui sa facem
Time Management 78
PROCESUL DE PLANIFICARE LIFO
PROCESUL DE PLANIFICARE LIFO
ARE LA BAZA URMATOARELE COMPONENTE: ARE LA BAZA URMATOARELE COMPONENTE:
Constientizarea Constientizarea sarcinilor ce trebuiesc realizate sarcinilor ce trebuiesc realizate
Dezvoltarea Dezvoltarea aptitudinilor si abilitatilor necesare indeplinirii aptitudinilor si abilitatilor necesare indeplinirii
sarcinilor sarcinilor
Adaptarea Adaptarea reusitelor pentru fiecare situatie in parte reusitelor pentru fiecare situatie in parte
Extinderea Extinderea rezultatelor la nivel general si de grup rezultatelor la nivel general si de grup
Time Management 79
CONSTIENTIZAREA CONSTIENTIZAREA
Este etapa in care trebuie sa identificati: Este etapa in care trebuie sa identificati:
calitatile pe care le aveti in mod curent calitatile pe care le aveti in mod curent
care este stilul dv. comportamental care este stilul dv. comportamental
daca puteti aduce plus de valoare calitatilor dv. daca puteti aduce plus de valoare calitatilor dv.
modul in care le puteti face mai eficiente modul in care le puteti face mai eficiente
DEZVOLTAREA DEZVOLTAREA
Este etapa in care trebuie sa identificati : Este etapa in care trebuie sa identificati :
calitatile pe care nu le utilizati dar le utilizeaza colegii dv calitatile pe care nu le utilizati dar le utilizeaza colegii dv. .
daca puteti combina calitatile lor cu ale dv. pentru a va daca puteti combina calitatile lor cu ale dv. pentru a va
imbunatati eficienta este un lucru bun imbunatati eficienta este un lucru bun
Time Management 80
ADAPTAREA ADAPTAREA
modul in care o persoana prefera sa fie abordata modul in care o persoana prefera sa fie abordata
modul in care puteti sa va modificati comportamentul in modul in care puteti sa va modificati comportamentul in
functie de ceilalti functie de ceilalti
modul in care modul in care- -i puteti determina pe cei din jur sa isi i puteti determina pe cei din jur sa isi
modifice abordarea in relatia cu dv. modifice abordarea in relatia cu dv.
EXTINDEREA EXTINDEREA
calitatile pe care le utilizati cel mai putin, dar care calitatile pe care le utilizati cel mai putin, dar care
altora le aduc succese mari in situatii similare altora le aduc succese mari in situatii similare
situatiile de risc in care aceste calitati nu trebuie folosite situatiile de risc in care aceste calitati nu trebuie folosite
daca utilizati orientarea pentru a obtine un stil mai echilibrat daca utilizati orientarea pentru a obtine un stil mai echilibrat
Time Management 81
SETAREA PRIORITATILOR SETAREA PRIORITATILOR
Este actiunea de selectare si clasificare a obiectivelor pe care Este actiunea de selectare si clasificare a obiectivelor pe care dorim dorim
sa le rezolvam intr sa le rezolvam intr- -o perioada de timp. o perioada de timp.
SCOP: SCOP:
Realizarea sarcinilor prin solutionarea activitatilor cu priorit Realizarea sarcinilor prin solutionarea activitatilor cu prioritate ate
maxima. maxima.
Time Management 82
Activitatile cu prioritate maxima se pot clasifica in patru Activitatile cu prioritate maxima se pot clasifica in patru
mari categorii: mari categorii:
PRIORITATEA 1. PRIORITATEA 1.
Sarcinile pe care trebuie sa le realizez personal Sarcinile pe care trebuie sa le realizez personal
Sarcini pe care ar fi bine sa le fac eu si nu altcineva Sarcini pe care ar fi bine sa le fac eu si nu altcineva
Sarcini pe care mi Sarcini pe care mi- -ar placea sa le realizez ar placea sa le realizez
Sarcini neesentiale si pe care le pot realiza si altii Sarcini neesentiale si pe care le pot realiza si altii
Time Management 83
Lucruri banale Lucruri banale
Visare cu ochii Visare cu ochii
deschisi deschisi
Activitati cu scop Activitati cu scop
personal personal
Telefoane Telefoane
Vizitatori care intrerup Vizitatori care intrerup
Lucruri presante Lucruri presante
Planificare Planificare
Prevenire Prevenire
Exercitiu Exercitiu
Relatii Relatii
Crize Crize
Probleme presante Probleme presante
Proiecte limita Proiecte limita
Intalniri Intalniri
Urgent Urgent
Important Important
Neimportant Neimportant
Ne Ne- -Urgent Urgent
MATRICEA PRIORITATILOR MATRICEA PRIORITATILOR
Time Management 84
Urgente si importante : Urgente si importante :
Defectarea unui server ( de mail ) sau a unei aplicatii folosite Defectarea unui server ( de mail ) sau a unei aplicatii folosite
zilnic zilnic
Intalnirile de afaceri care nu suporta amanare Intalnirile de afaceri care nu suporta amanare
Important si ne Important si ne- -urgent: urgent:
Planificarea si organizarea incheierii unui proiect Planificarea si organizarea incheierii unui proiect
Mentinerea relatiilor cu furnizorii si clientii Mentinerea relatiilor cu furnizorii si clientii
Exemplu: Exemplu:
Time Management 85
Urgente si ne Urgente si ne- -importante : importante :
Rezolvarea unei probleme aparute la computerul unui utilizator Rezolvarea unei probleme aparute la computerul unui utilizator
Realizare unui raport de activitate cerut de seful ierarhic Realizare unui raport de activitate cerut de seful ierarhic
Ne Ne- -important si ne important si ne- -urgent: urgent:
Utilizare internet in scop personal Utilizare internet in scop personal
Discutii cu colegii Discutii cu colegii
Time Management 86
CAP.4 CAP.4
INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE GESTIONARE INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE GESTIONARE
A TIMPULUI. A TIMPULUI.
Time Management 87
Obiective
Obiective
Identificarea etapelor procesului de gestionare a timpului Identificarea etapelor procesului de gestionare a timpului
Prezentarea instrumentelor tehnice de gestionare a Prezentarea instrumentelor tehnice de gestionare a
timpului timpului
Instrumente de gestionare a timpului Instrumente de gestionare a timpului
Time Management 88
1. PROCESUL DE GESTIONARE A TIMPULUI 1. PROCESUL DE GESTIONARE A TIMPULUI
Etape: Etape:
1. Stabiliti 1. Stabiliti- -va propriile prioritati va propriile prioritati
Personale Personale
Profesionale Profesionale
2. Stabiliti 2. Stabiliti- -va scopurile pentru fiecare prioritate va scopurile pentru fiecare prioritate
3. Planificati 3. Planificati- -va etapele pentru atingerea fiecarui scop va etapele pentru atingerea fiecarui scop
4. Alocati timpul necesar fiecarei etape 4. Alocati timpul necesar fiecarei etape
5. Folositi instrumentele si tehnicile profesionale de 5. Folositi instrumentele si tehnicile profesionale de
gestionare a timpului gestionare a timpului
Time Management 89
1. STABILITI PRIORITATI 1. STABILITI PRIORITATI
Ganditi Ganditi- -va la ceea ce este important pentru dv. va la ceea ce este important pentru dv.
Ganditi Ganditi- -va la ceea ce ati vrea sa realizati si in ce perioada de timp va la ceea ce ati vrea sa realizati si in ce perioada de timp
o puteti face o puteti face
Ganditi Ganditi- -va la regretele pe care le va la regretele pe care le- -ati avea daca nu puteti realiza ati avea daca nu puteti realiza
ceea ce v ceea ce v- -ati propus ati propus
2. STABILITI SCOPURI 2. STABILITI SCOPURI
Prioritati personale: sa petreceti mai mult timp cu familia si s Prioritati personale: sa petreceti mai mult timp cu familia si sa va a va
vedeti parintii cel putin o data la 3 luni vedeti parintii cel putin o data la 3 luni
Prioritati profesionale: sa obtineti promovarea, sa obtineti o m Prioritati profesionale: sa obtineti promovarea, sa obtineti o marire arire
de salariu, sa faceti un curs care sa va ajute la indeplinirea a de salariu, sa faceti un curs care sa va ajute la indeplinirea acestor cestor
obiective obiective
Time Management 90
3. PLANIFICAREA ATINGERII SCOPURILOR 3. PLANIFICAREA ATINGERII SCOPURILOR
Pentru scopurile personale: Pentru scopurile personale: sa alocati mai bine timpul astfel sa alocati mai bine timpul astfel
incat sarcinile de la serviciu sa fie indeplinite la timp si sa incat sarcinile de la serviciu sa fie indeplinite la timp si sa lase lase
spatiu pentru preocuparile personale spatiu pentru preocuparile personale
Pentru scopurile profesionale: Pentru scopurile profesionale: intrebati intrebati- -va care sunt scopurile ce va care sunt scopurile ce
doriti a fi atinse, cum trebuie planificate, cine ar produce cel doriti a fi atinse, cum trebuie planificate, cine ar produce cele mai e mai
bune rezultate, unde este locul cel mai potrivit pentru a le pun bune rezultate, unde este locul cel mai potrivit pentru a le pune in e in
aplicare aplicare
Time Management 91
4. PLANIFICAREA ALOCARII TIMPULUI 4. PLANIFICAREA ALOCARII TIMPULUI
Se poate face prin: Se poate face prin:
Vizualizarea rezultatului final:scopul dv. Vizualizarea rezultatului final:scopul dv.
Estimarea timpului necesar Estimarea timpului necesar
Diviziunea intregului in parti Diviziunea intregului in parti
Construirea unui calendar de termene Construirea unui calendar de termene
Verificarea progresului in raport cu timpul estimat Verificarea progresului in raport cu timpul estimat
Ajustarea programului daca este cazul Ajustarea programului daca este cazul
Anticiparea existentei unor posibile probleme Anticiparea existentei unor posibile probleme
Time Management 92
INSTRUMENTE SI TEHNICI DE GESTIONARE A TIMPULUI INSTRUMENTE SI TEHNICI DE GESTIONARE A TIMPULUI
Folositi liste cu << TO DO>> (de facut) pentru planificare Folositi liste cu << TO DO>> (de facut) pentru planificare
Creati un sistem de monitorizare a timpului folosit Creati un sistem de monitorizare a timpului folosit
Deveniti constient de elementele interne si externe care va Deveniti constient de elementele interne si externe care va
consuma timpul si evitati consuma timpul si evitati- -le le
Renuntati la birocratie Renuntati la birocratie
Time Management 93
LISTELE CU << TO DO>> LISTELE CU << TO DO>>
Pot fi anuale, lunare, saptamanale, zilnice Pot fi anuale, lunare, saptamanale, zilnice
LISTELE CU << TO DO>> ANUALE LISTELE CU << TO DO>> ANUALE
Evenimentele sau proiectele majore cu caracter repetitiv (strate Evenimentele sau proiectele majore cu caracter repetitiv (strategia gia
companiei, elaborarea bugetelor) companiei, elaborarea bugetelor)
Proiecte noi in activitatea companiei Proiecte noi in activitatea companiei
Time Management 94
LISTELE CU << TO DO>> LUNARE LISTELE CU << TO DO>> LUNARE
Termene limita de raportare lunara Termene limita de raportare lunara
Datele de finalizare a unor activitati cu caracter lunar (target Datele de finalizare a unor activitati cu caracter lunar (target de de
vanzari) vanzari)
Intalniri lunare Intalniri lunare
Termene limita ale unor activitati ce fac parte din anumite proi Termene limita ale unor activitati ce fac parte din anumite proiecte ecte
Time Management 95
LISTELE CU << TO DO>> SAPTAMANALE LISTELE CU << TO DO>> SAPTAMANALE
Termene de incheiere a unor procese repetitive Termene de incheiere a unor procese repetitive
Sedinte saptamanale operationale Sedinte saptamanale operationale
LISTELE CU << TO DO>> ZILNICE LISTELE CU << TO DO>> ZILNICE
Sedinte interdepartamentale Sedinte interdepartamentale
Intalniri Intalniri
Telefoane/mail Telefoane/mail- -uri uri
Time Management 96
2. INSTRUMENTE TEHNICE DE GESTIONARE A 2. INSTRUMENTE TEHNICE DE GESTIONARE A
TIMPULUI TIMPULUI
2.1 Definirea termenilor folositi 2.1 Definirea termenilor folositi
Dezvoltarea tehnicilor de planificare a proiectelor a luat amplo Dezvoltarea tehnicilor de planificare a proiectelor a luat amploare are
ndeosebi dup cel de ndeosebi dup cel de- -al doilea razboi mondial. al doilea razboi mondial.
Cele mai cunoscute astfel de tehnici de planificare sunt: Cele mai cunoscute astfel de tehnici de planificare sunt:
tehnica diagramelor tip Gantt sau cu bare; tehnica diagramelor tip Gantt sau cu bare;
tehnica re tehnica re elele de tip: elele de tip:
PERT PERT
CPM CPM
PDM PDM
GERT GERT
Time Management 97
PERT PERT ( (P Program rogram E Evaluation and valuation and R Review eview T Technique), echnique),
Tehnica Evalurii Repetate a Programului sau pe scurt Tehnica Evalurii Repetate a Programului sau pe scurt
Metoda PERT; Metoda PERT;
CPM CPM ( (C Critical ritical P Path ath M Method), Metoda Drumului Critic; ethod), Metoda Drumului Critic;
PDM ( PDM (P Precedence recedence D Diagram iagram M Method), Metoda Diagramelor ethod), Metoda Diagramelor
de Preceden de Preceden ; ;
GERT ( GERT (G Graphical raphical E Evalluation and valluation and R Review eview T Technique), echnique),
Tehnica Evaluarii Grafice Repetate a Programului. Tehnica Evaluarii Grafice Repetate a Programului.
PERT si CPM sunt cele mai folosite, au aparut in perioada 1958 PERT si CPM sunt cele mai folosite, au aparut in perioada 1958- -
1959 1959
Time Management 98
2.1.1 Componentele WBS (Work Breakdown Structure) / (Structurii 2.1.1 Componentele WBS (Work Breakdown Structure) / (Structurii pe pe
activitati a proiectului) activitati a proiectului)
La planificarea unui proiect, La planificarea unui proiect, pentru a putea folosi o tehnic de tip re pentru a putea folosi o tehnic de tip re ea, ea,
trebuie ca proiectul s fie trebuie ca proiectul s fie mpr mpr it it n pr n pr ile sale componente: ile sale componente:
activit activit i i i evenimente. i evenimente.
Activitatea Activitatea reprezint un efort reprezint un efort. Necesita resurse: . Necesita resurse:
Umane Umane
De timp De timp
Financiare Financiare
Echipamente Echipamente
Exemple: Exemple: sparea unei funda sparea unei funda ii, proiectarea unei piese, instruirea unui ii, proiectarea unei piese, instruirea unui
angajat etc. angajat etc.
Time Management 99
n cadrul unui proiect activit n cadrul unui proiect activit ile trebuie ile trebuie ndeplinite ndeplinite ntr ntr- -o anumit o anumit
ordine; ordine;
Pot fi: Pot fi:
n serie n serie cu alte cuvinte o activitate nu poate fi cu alte cuvinte o activitate nu poate fi nceput nceput
pn cnd alta nu a fost terminat pn cnd alta nu a fost terminat (de exemplu funda (de exemplu funda ia unei ia unei
construc construc ii nu poate fi turnat pn cnd sptura nu a fost ii nu poate fi turnat pn cnd sptura nu a fost
executat executat), ),
n paralel n paralel adic se pot desf adic se pot desf ura ura n acela n acela i timp (de i timp (de
exemplu aprovizionarea cu materiale exemplu aprovizionarea cu materiale i zugrvitul i zugrvitul). ).
Time Management 100
Activitatea Activitatea - - este unitatea este unitatea/elementul /elementul de baz de baz (cea (cea mai detaliat mai detaliat
lucrare) din punct de vedere al managementului proiectelor. lucrare) din punct de vedere al managementului proiectelor.
n general ea se noteaz cu litere n general ea se noteaz cu litere (a, b, c (a, b, c sau A, B C, sau A, B C, ) )
sau prin dou cifre despr sau prin dou cifre despr ite printr ite printr- -o linie (1 o linie (1- -2, 2 2, 2- -3, 7 3, 7- -8, 8, ). ).
Componentele de baz ale unei activit Componentele de baz ale unei activit i sunt: i sunt:
descrierea/denumirea activi descrierea/denumirea activit t ii ii i codul acesteia; i codul acesteia;
durata durata n timp ( n timp (zile, zile, sptmni sptmni, luni); , luni);
resursele (umane, materiale, echipamente) implicate; resursele (umane, materiale, echipamente) implicate;
costurile asociate. costurile asociate.
Time Management 101
Evenimentul Evenimentul - - reprezint reprezint ndeplinirea (terminarea ndeplinirea (terminarea) u ) uneia sau mai neia sau mai
multor activit multor activit i, i, la un anumit moment de timp. la un anumit moment de timp. Evenimentul Evenimentul
este vzut ca o este vzut ca o piatr de hotar piatr de hotar (Milestone) sau punct de (Milestone) sau punct de
verificare a mersului proiectului (de exemplu terminarea unui verificare a mersului proiectului (de exemplu terminarea unui
curs, predarea unui program, sosirea pieselor de schimb curs, predarea unui program, sosirea pieselor de schimb
etc.). etc.).
Evenimentele se noteaz Evenimentele se noteaz n general cu cifre n general cu cifre i nu au durat i nu au durat n n
sine, ele sine, ele delimitnd doar activit delimitnd doar activit ile. ile.
Evenimentele pot fi vzute ca scopuri atinse Evenimentele pot fi vzute ca scopuri atinse, , n timp ce activit n timp ce activit ile ile
reprezint mijloacele necesare atingerii acestor scopuri reprezint mijloacele necesare atingerii acestor scopuri. .
Time Management 102
Proiectul Proiectul - - este conceput este conceput n cadrul tehnicilor de planificare de tip n cadrul tehnicilor de planificare de tip
re re ea ca o ea ca o n n iruire/colec iruire/colec ie de activit ie de activit i (deci implicit i (deci implicit i de i de
evenimente) des evenimente) desf f urate urate ntr ntr- -o anumit perioad de timp o anumit perioad de timp (cu (cu
un un nceput nceput i un sfr i un sfr it definit) pentru a realiza un anumit set it definit) pentru a realiza un anumit set
de obiective. de obiective.
De exemplu: construirea unui pod, ob De exemplu: construirea unui pod, ob inerea unei diplome la inerea unei diplome la
master, efectuarea de repara master, efectuarea de repara ii capitale la o ma ii capitale la o ma in etc in etc. .
Time Management 103
Un proiect cuprinde (fig. 2.1): Un proiect cuprinde (fig. 2.1):
evenimente unice; evenimente unice;
datele de datele de ncepere ncepere i terminare specificate; i terminare specificate;
buget sau cost planificat; buget sau cost planificat;
activit activit i care definesc scopul lucrrii i care definesc scopul lucrrii; ;
rezultate tangibile ale muncii; rezultate tangibile ale muncii;
resurse alocate (bani, for resurse alocate (bani, for de munc de munc, utilaje/echipamente , utilaje/echipamente
etc.) etc.)
Time Management 104
Time Management 105
2.1.2 DEFINIREA TERMENILOR FOLOSI 2.1.2 DEFINIREA TERMENILOR FOLOSI I I N N
STUDIUL RE STUDIUL RE ELELOR ELELOR
O re O re ea PERT (s ea PERT (sau o diagram au o diagram/un graf sau un grafic re /un graf sau un grafic re ea) ea)
reprezint ilustrarea reprezint ilustrarea/modelarea /modelarea grafic a unui proiect prin grafic a unui proiect prin
intermediul rela intermediul rela iilor logice iilor logice i cronologice dintre activit i cronologice dintre activit ile ile i i
evenimentele ce compun proiectul. evenimentele ce compun proiectul.
Pentru re Pentru re elele PERT s elele PERT s- -a adoptat o simbolistic special a adoptat o simbolistic special. .
Aceasta poate fi de dou feluri Aceasta poate fi de dou feluri, , n func n func ie de ce se dore ie de ce se dore te a se te a se
eviden eviden ia: ia:
a) a) simbolistica orientat pe evenimente simbolistica orientat pe evenimente; ;
b) b) simbolistica orientat pe activit simbolistica orientat pe activit i. i.
Time Management 106
a) a) Re Re ele PERT ele PERT n simbolistica orientat pe evenimente n simbolistica orientat pe evenimente. .
Un eveniment este simbolizat printr Un eveniment este simbolizat printr- -un cerc, activitatea printr un cerc, activitatea printr- -o sgeat o sgeat
(un arc) ce une (un arc) ce une te dou evenimente te dou evenimente (cercuri). (cercuri).
n interiorul cercului se noteaz n interiorul cercului se noteaz ( ( n general prin cifre) n general prin cifre) evenimentul evenimentul
respectiv, iar dura respectiv, iar durata activit ta activit ii se noteaz fie ii se noteaz fie ntr ntr- -o parantez o parantez, ,
deasupra, ln deasupra, lng numele ei g numele ei, fie dedesubtul sage , fie dedesubtul sage ii. ii.
Time Management 107
Un Un drum drum reprezint o succesiune de activit reprezint o succesiune de activit i adiacente ce i adiacente ce
conduc de la un eveniment la altul. El se poate exprima: conduc de la un eveniment la altul. El se poate exprima:
prin succesiunea de activit prin succesiunea de activit i parcurse, de exemplu a i parcurse, de exemplu a- -b b- -d d- -e; e;
prin succesiunea de evenimente parcurse de exemplu 1 prin succesiunea de evenimente parcurse de exemplu 1- -2 2- -4 4- -
5 5- -7. 7.
Activit Activit ile fictive ile fictive reprezint activit reprezint activit i introduse i introduse n mod artificial n mod artificial
la construirea re la construirea re elei pentru a asigura o rela elei pentru a asigura o rela ie de ie de
preceden preceden /secven /secven ialitate fireasc a activit ialitate fireasc a activit ilor anterioare ilor anterioare i i
urmtoare urmtoare. A . Acestea nu necesit resurse cestea nu necesit resurse i au timpul de i au timpul de
desf desf urare 0. Su urare 0. Sunt reprezentate grafic printr nt reprezentate grafic printr- -o sgeat o sgeat
punctat punctat ntre dou evenimente care altfel nu ar fi fost unite ntre dou evenimente care altfel nu ar fi fost unite
de o activitate real de o activitate real (a.f. 2 (a.f. 2- -4 4 n fig. n fig. 2 2.3 .3 arat c activit arat c activit ile e ile e
i f nu pot i f nu pot ncepe dect dup terminarea att a activit ncepe dect dup terminarea att a activit ii a, ii a,
ct ct i a activit i a activit ii b). ii b).
Time Management 108
Time Management 109
b) Re b) Re ele PERT orientate pe activit ele PERT orientate pe activit i. i. n acest tip de n acest tip de
reprezentare activit reprezentare activit ile sunt reprezentate prin dreptunghiuri, ile sunt reprezentate prin dreptunghiuri,
iar evenimentele prin puncte situate la intersec iar evenimentele prin puncte situate la intersec ia liniilor ce ia liniilor ce
unesc unesc n mod secven n mod secven ial activit ial activit ile (de la stnga la dreapta, ile (de la stnga la dreapta,
n sens cronologic) (fig. 2.4). n sens cronologic) (fig. 2.4).
Simbolistica orientat pe activit Simbolistica orientat pe activit i este modul de reprezentare i este modul de reprezentare
specific programelor comerciale de Management al specific programelor comerciale de Management al
Proiectelor ce se gsesc pe pia Proiectelor ce se gsesc pe pia a de software (principalele a de software (principalele
software software- -uri folosite pe pia uri folosite pe pia a romneasc la ora actual sunt a romneasc la ora actual sunt
Microsoft Project Microsoft Project i Primavera). i Primavera).
Time Management 110
Time Management 111
O O activitate critic activitate critic este acea activitate care este acea activitate care, d , dac este ac este ntrziat ntrziat, ,
va va ntrzia la rndul ei data programat pentru terminarea ntrzia la rndul ei data programat pentru terminarea
ntregului proiect. ntregului proiect. n reprezentarea grafic n reprezentarea grafic, a , aceast activitate ceast activitate
se marcheaz fie cu o culoare diferit se marcheaz fie cu o culoare diferit, f , fie printr ie printr- -o grosime o grosime
mai mare a sge mai mare a sge ii asociate. ii asociate.
Evenimentele ce marcheaz Evenimentele ce marcheaz nceputul nceputul i sfr i sfr itul unei activit itul unei activit i i
critice se numesc critice se numesc evenimente critice evenimente critice. E . Ele se reprezint de le se reprezint de
obicei prin desenarea unui ptrat obicei prin desenarea unui ptrat n jurul cercului ce n jurul cercului ce
simbolizeaz evenimentul respectiv simbolizeaz evenimentul respectiv (fig. 2.5 a). (fig. 2.5 a).
Time Management 112
D Drumul Critic, DC rumul Critic, DC, , reprezint succesiunea de activit reprezint succesiunea de activit i i i i
evenimente critice care formeaz un drum continuu evenimente critice care formeaz un drum continuu (o (o cale cale
continu continu) ) ntre ntre nceputul nceputul i sfrsitul proiectului. i sfrsitul proiectului. El reprezint El reprezint
drumul cel mai lung (ca du drumul cel mai lung (ca durat rat) din ) din ntregul proiect. Sunt ntregul proiect. Sunt
cazuri cazuri n care pot exista n care pot exista i mai multe drumuri critice, i mai multe drumuri critice, egale ca egale ca
durat durat. .
Orice Orice ntrziere a evenimentelor sau activit ntrziere a evenimentelor sau activit ilor de pe ilor de pe
drumul critic va duce drumul critic va duce n mod automat la o n mod automat la o ntrziere a ntrziere a
proiectului proiectului n sine. n sine.
Time Management 113
Time Management 114
Rezerva de timp, R Rezerva de timp, R, , este diferen este diferen a de timp dintre data limit a de timp dintre data limit
necesar pentru respectarea drumului critic necesar pentru respectarea drumului critic i data la care se i data la care se
atinge efectiv un eveniment sau se termin o activitate atinge efectiv un eveniment sau se termin o activitate. E . Ea a
poate fi atribuit evenimentelor poate fi atribuit evenimentelor i activit i activit ilor necritice. Se ilor necritice. Se va va
vedea ulterior c aceast rezerv de timp vedea ulterior c aceast rezerv de timp, , n cazul n cazul n care se n care se
refer la activit refer la activit i, i, poart diferite nume poart diferite nume. .
n timpul precizat de Rezerva de timp, conducerea n timpul precizat de Rezerva de timp, conducerea ntreprinderii ntreprinderii
poate folosi resursele umane, financiare, echipamentele poate folosi resursele umane, financiare, echipamentele i i
facilit facilit ile rmase libere prin terminarea mai devreme ile rmase libere prin terminarea mai devreme (cu (cu o o
rezerv de timp rezerv de timp) a ) a activit activit ii respective. ii respective.
Time Management 115
Graficul Gantt Graficul Gantt reprezint o alt form de vizualizare reprezint o alt form de vizualizare i de i de
planificare a proiectelor, a planificare a proiectelor, alturi de re lturi de re elele orientate pe elele orientate pe
evenimente evenimente i activit i activit i; i; el reprezint o re el reprezint o re ea ea n care n care
activit activit ile ile i evenimentele sunt transpuse calendaristic pe o i evenimentele sunt transpuse calendaristic pe o
ax orizontal a timpului ax orizontal a timpului. .
Unei activit Unei activit i i se asociaz o bar de lungime direct propor i i se asociaz o bar de lungime direct propor ional ional
cu durata estimat cu durata estimat. .
Graficele Gantt au dezavantajul c nu arat interdependen Graficele Gantt au dezavantajul c nu arat interdependen ele ele
dintre activit dintre activit i i i evenimente i evenimente
Pentru graficele de timp din proiecte se utilizeaza softul Pentru graficele de timp din proiecte se utilizeaza softul
specializat specializat Microsoft Office Project Microsoft Office Project
Time Management 116
Time Management 117
Din grafic se observa ca: Din grafic se observa ca:
proiectul se poate proiectul se poate ncheia dup ncheia dup 6 z 6 zile lucrtoare ile lucrtoare, u , u or de or de
identificat pe axa timpului; identificat pe axa timpului;
activitatea 2 activitatea 2- -4 4 ncepe abia dup terminarea activit ncepe abia dup terminarea activit ii 1 ii 1- -2 2
(conexiune (conexiune de tip Finish to End); de tip Finish to End);
activit activit ile 1 ile 1- -2 2 i 2 i 2- -4 p 4 pot s se desf ot s se desf oare simultan cu oare simultan cu
activit activit ile 1 ile 1- -3 3 i 3 i 3- -4; 4;
drumul critic marcat cu o alt culoare corespunde cu cel din drumul critic marcat cu o alt culoare corespunde cu cel din
re re eaua PERT (fig. 2.5); eaua PERT (fig. 2.5);
pe grafic se pot afi pe grafic se pot afi a datele de a datele de ncepere/terminare a ncepere/terminare a
activit activit ilor, dur ilor, durata sau numele acestor activit ata sau numele acestor activit i. i.
Time Management 118
2.2 METODELE PERT 2.2 METODELE PERT I CPM I CPM
a) Metoda Drumului Critic a) Metoda Drumului Critic CPM CPM ( (C Critical ritical P Path ath M Method) ethod). .
Aceast metod lucreaz cu timpi bine determina Aceast metod lucreaz cu timpi bine determina i, asocia i, asocia i i
fiecrei activit fiecrei activit i i i permite, i permite, totodat totodat, att estimarea , att estimarea
costurilor, ct costurilor, ct i a timpului de execu i a timpului de execu ie a proiectului. ie a proiectului. Este o Este o
metod determinist metod determinist, care permite controlul timpului , care permite controlul timpului i i
costului de execu costului de execu ie a unui proiect, prin determinarea ie a unui proiect, prin determinarea
drumului critic al acestuia. drumului critic al acestuia.
Time Management 119
b) Metoda PERT. b) Metoda PERT. Aceast metod folose Aceast metod folose te trei durate de timp te trei durate de timp
asociate fiecrei activit asociate fiecrei activit i ( i (optimist optimist, p , pesimist esimist i cea mai i cea mai
probabil probabil), ), formnd o medie ponderat formnd o medie ponderat, c , care reprezint are reprezint
durata a durata a teptat teptat/estima /estimat t. .
Astfel, timpul de execu Astfel, timpul de execu ie a unui proiect este calculat pe baza ie a unui proiect este calculat pe baza
teoriei probabilit teoriei probabilit ilor. Ea ilor. Ea poate fi vazut ca o extensie a poate fi vazut ca o extensie a
graficului Gantt. graficului Gantt.
Time Management 120
2.2.1 CARACTERISTICILE METODELOR PERT 2.2.1 CARACTERISTICILE METODELOR PERT I CPM I CPM
Formeaz baza planificrii Formeaz baza planificrii i predic i predic iei proiectului iei proiectului i furnizeaz i furnizeaz
conducerii proiectului posibilitatea de a gsi cea mai bun folo conducerii proiectului posibilitatea de a gsi cea mai bun folosin sin
a resurselor a resurselor n scopul ob n scopul ob inerii unui rezultat cunoscut, inerii unui rezultat cunoscut, ntr ntr- -un timp un timp
limitat limitat i avnd costuri limitate. i avnd costuri limitate.
Permit o viziune schematic a proiectului Permit o viziune schematic a proiectului i totodat controlul i totodat controlul
asupra proiectelor unice. asupra proiectelor unice.
Ajut echipa de management al proiectului s rezolve probleme de Ajut echipa de management al proiectului s rezolve probleme de
incertitudine care pot aprea incertitudine care pot aprea n desf n desf urarea proiectului, prin urarea proiectului, prin
gsirea rspunsurilor la gsirea rspunsurilor la ntrebri de genul ntrebri de genul: C : Cum va fi afectat um va fi afectat
terminarea proiec terminarea proiec- -tului de o tului de o ntrziere pentru anumite elemente ntrziere pentru anumite elemente
(activi (activit t i, i, evenimente) ale sale? evenimente) ale sale? Unde exist rezerve de timp Unde exist rezerve de timp ntre ntre
elemente? Care elemente sunt determinante pentru respectarea elemente? Care elemente sunt determinante pentru respectarea
termenului proiectului? Aceste termenului proiectului? Aceste rspunsuri furnizeaz conducerii rspunsuri furnizeaz conducerii
proiectului mijloace de evaluare a alterna proiectului mijloace de evaluare a alterna- -tivelor/op tivelor/op iunilor la iunilor la
ndemn pentru redresarea situa ndemn pentru redresarea situa iei. iei.
Time Management 121
Utilizeaz o a Utilizeaz o a a a- -numit analiz de tip re numit analiz de tip re ea a timpului drept metod ea a timpului drept metod
de baz pentru determinarea for de baz pentru determinarea for ei de munc ei de munc, a materialelor , a materialelor i a i a
echipamentelor echipamentelor i, i, totodat totodat, p , pentru furnizarea mijloacelor de entru furnizarea mijloacelor de
verificare a progresului fcut verificare a progresului fcut n desf n desf urarea proiectului. urarea proiectului.
Furnizeaz structura de baz pentru prezentarea rapoartelor de Furnizeaz structura de baz pentru prezentarea rapoartelor de
informare. informare.
Eviden Eviden iaz interdependen iaz interdependen ele dintre elementele sale. ele dintre elementele sale.
Permit exerci Permit exerci ii de genul ii de genul Ce se Ce se ntmpl dac ntmpl dac . .
Identific cel mai lung traseu sau drumul critic Identific cel mai lung traseu sau drumul critic. .
Permit stabilirea termenelor pentru efectuarea analizelor de ris Permit stabilirea termenelor pentru efectuarea analizelor de risc. c.
Time Management 122
2.2.2 SCOPUL METODELOR PERT/ CPM 2.2.2 SCOPUL METODELOR PERT/ CPM
Scopul principal al folosirii metodelor PERT/CPM Scopul principal al folosirii metodelor PERT/CPM l reprezint l reprezint
identificarea corect a activit identificarea corect a activit ilor critice ilor critice i furnizarea ctre i furnizarea ctre
manager cel pu manager cel pu in a urmtoarelor informa in a urmtoarelor informa ii: ii:
care activit care activit i sunt critice; i sunt critice;
care activit care activit i sunt necritice; i sunt necritice;
ce rezerv de timp au activit ce rezerv de timp au activit ile necritice pentru a nu deveni ile necritice pentru a nu deveni
critice. critice.
Time Management 123
2.2.3 2.2.3 ASEMNRI ASEMNRI I DEOSEBIRI I DEOSEBIRI NTRE METODELE PERT NTRE METODELE PERT I I
CPM CPM
Metoda PERT este o metod probabilist Metoda PERT este o metod probabilist; ea folose ; ea folose te trei te trei
estimri ale timpului estimri ale timpului, c , cu ajutorul crora calculeaz u ajutorul crora calculeaz
probablilistic o durat estimat probablilistic o durat estimat. .
Metoda CPM este o metod determinist Metoda CPM este o metod determinist; ea folose ; ea folose te doar te doar
o singur estimare a timpului o singur estimare a timpului, c , ceea ce duce la o precizie mai eea ce duce la o precizie mai
bun bun. .
Metoda PERT permite calculul riscului Metoda PERT permite calculul riscului n ceea ce prive n ceea ce prive te te
terminarea proiectului, terminarea proiectului, n timp ce metoda CPM nu permite n timp ce metoda CPM nu permite
aceasta. aceasta.
Ambele metode permit folosirea activit Ambele metode permit folosirea activit ilor fictive pentru ilor fictive pentru
construirea re construirea re elei. elei.
Time Management 124
Metoda PERT se folose Metoda PERT se folose te mai ales te mai ales n cazul proiectelor de n cazul proiectelor de
cercetare cercetare- -dezvoltare, unde riscurile dezvoltare, unde riscurile n calculul duratelor de n calculul duratelor de
timp au o mare variabilitate. timp au o mare variabilitate. ndeplinirea total a proiectelor ndeplinirea total a proiectelor
de cercetare de cercetare- -dezvoltare este aproape imposibil de dezvoltare este aproape imposibil de
determinat, cu excep determinat, cu excep ia unor evenimente intermediare. ia unor evenimente intermediare.
Metoda CPM se folose Metoda CPM se folose te mai ales te mai ales n cazul proiectele de n cazul proiectele de
construc construc ie care sunt dependente de resurse ie care sunt dependente de resurse i se bazeaz i se bazeaz
pe estimri de timp foarte exacte pe estimri de timp foarte exacte. La aceste proiecte . La aceste proiecte
ndeplinirea procentual se poate determina cu o acurate ndeplinirea procentual se poate determina cu o acurate e e
rezonabil rezonabil, iar taxarea clientului se poate face pe baza , iar taxarea clientului se poate face pe baza
procentajului de procentajului de ndeplinire a proiectului. ndeplinire a proiectului.
Extensii ale acestor metode permit Extensii ale acestor metode permit i coordonarea i coordonarea i i
optimizarea resurselor (for optimizarea resurselor (for a de munc a de munc, utilaje/echipamente). , utilaje/echipamente).
Time Management 125
2.2.4 AVANTAJELE METODELOR PERT/CPM 2.2.4 AVANTAJELE METODELOR PERT/CPM
Planificarea detaliat sub forma unei re Planificarea detaliat sub forma unei re ele. Ec ele. Echipa de management hipa de management
al proiectului este obligat s planifice lucrrile al proiectului este obligat s planifice lucrrile n detaliu n detaliu i s i s
defineasc tot ce trebuie efectuat pentru atingerea la timp a defineasc tot ce trebuie efectuat pentru atingerea la timp a
obiectivului proiectului. Crearea re obiectivului proiectului. Crearea re elelor elelor i analiza drumului critic i analiza drumului critic
eviden eviden iaz interdepende iaz interdepende ele ele i zonele cu probleme care nu sunt i zonele cu probleme care nu sunt
nici evidente, nici bine definite prin alte metode de planificar nici evidente, nici bine definite prin alte metode de planificare. e.
Comunicarea eficient Comunicarea eficient ntre membrii din cadrul organiza ntre membrii din cadrul organiza iei iei i cu i cu
participan participan ii externi la proiect, precum ii externi la proiect, precum i delegarea clar a i delegarea clar a
responsa responsa- -bilit bilit ilor privind timpii de execu ilor privind timpii de execu ie a activit ie a activit ilor. ilor.
Controlul Controlul i monitorizarea eficient i monitorizarea eficient, p , prin depistarea activit rin depistarea activit ilor ilor
critice critice i orientarea pe urmrirea lor i orientarea pe urmrirea lor. A . Aceste metode determin ceste metode determin
unde anume trebuie fcut efortul maxim astfel unde anume trebuie fcut efortul maxim astfel nct termenului de nct termenului de
execu execu ie al unui proiect s fie respectat ie al unui proiect s fie respectat. .
Evaluarea efectelor schimbrilor Evaluarea efectelor schimbrilor n program. n program.
Time Management 126
Identificarea aspectelor cu poten Identificarea aspectelor cu poten ial de a produce dificult ial de a produce dificult i i
(activi (activit t i critice sau i critice sau n apropierea condi n apropierea condi iilor critice). iilor critice).
Utilizarea adecvat a resurselor Utilizarea adecvat a resurselor, prin redistribuirea celor , prin redistribuirea celor
excedentare excedentare n zonele cu probleme. n zonele cu probleme.
Replanificarea Replanificarea - - n scopul reducerii n scopul reducerii ntrzierilor ntrzierilor - - prin depistarea prin depistarea i i
corectarea devierilor de la planificarea ini corectarea devierilor de la planificarea ini ial ial. .
Percep Percep ie u ie u oar a desf oar a desf urrii proiectului prin vizualizarea sa sub urrii proiectului prin vizualizarea sa sub
form schematic form schematic i i n n elegerea facil a succesiunii elementelor elegerea facil a succesiunii elementelor
componente de ctre deciden componente de ctre deciden i/executan i/executan i. i.
Implementarea pe calculator Implementarea pe calculator avantajoas mai ales la proiecte avantajoas mai ales la proiecte
mari. mari.
Suport pentru adoptarea deciziilor Suport pentru adoptarea deciziilor metodele permit verificarea metodele permit verificarea
eficacit eficacit ii altor variante de execu ii altor variante de execu ie (cu rapoarte diferite ie (cu rapoarte diferite ntre timpi ntre timpi
i costuri etc. i costuri etc.) )
Metoda PERT permite specificarea probabilit Metoda PERT permite specificarea probabilit ilor de realizare la ilor de realizare la
termen, termen, n avans sau cu n avans sau cu ntrziere. ntrziere.
Time Management 127
2.2.5 DEZAVANTAJELE METODELOR PERT/CPM 2.2.5 DEZAVANTAJELE METODELOR PERT/CPM
efort mare efort mare n ceea ce prive n ceea ce prive te munca te munca i timpul necesare i timpul necesare
aplicrii lor aplicrii lor; ;
reducerea posibilit reducerea posibilit ii de a lua decizii la nivelul conducerii ii de a lua decizii la nivelul conducerii
superioare; superioare;
lipsa datelor istorice pentru estimarea costurilor; lipsa datelor istorice pentru estimarea costurilor;
premisa resurselor nelimitate poate fi neadevarat premisa resurselor nelimitate poate fi neadevarat; ;
existen existen a unei nevoi prea mari pentru detalii. a unei nevoi prea mari pentru detalii.
Time Management 128
CAP.5 CAP.5
METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A TIMPULUI METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A TIMPULUI
MANAGERILOR MANAGERILOR
Time Management 129
Obiective
Obiective
Prezentarea principalelor metode de eficientizare a Prezentarea principalelor metode de eficientizare a
timpului managerilor timpului managerilor
METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A
TIMPULUI MANAGERILOR TIMPULUI MANAGERILOR
Time Management 130
1. 1. Delegarea de autoritate Delegarea de autoritate
Delegarea Delegarea consta in incredintarea temporara a unor sarcini de consta in incredintarea temporara a unor sarcini de
catre manager, unui subordonat al sau. catre manager, unui subordonat al sau.
Caracteristicile delegarii Caracteristicile delegarii
are caraceter temporar ( perioada scurta de timp) in caz are caraceter temporar ( perioada scurta de timp) in caz
contrar are loc o descentralizare a conducerii; contrar are loc o descentralizare a conducerii;
transfer temporar intre doua persoane a atributelor conducerii; transfer temporar intre doua persoane a atributelor conducerii;
se deleaga toate componentele postului: sarcini, competente se deleaga toate componentele postului: sarcini, competente
si responsabilitati; si responsabilitati;
Time Management 131
Elementele delegarii Elementele delegarii
Transmiterea sarcinilor care se face formal; Transmiterea sarcinilor care se face formal;
Atribuirea competentei formale, a autoritatii si libertatii de Atribuirea competentei formale, a autoritatii si libertatii de
decizie; decizie;
Incredintarea responsabilitatii persoanelor delegate fata de Incredintarea responsabilitatii persoanelor delegate fata de
rezultatele obtinute din exercitarea sarcinilor ( raspunderea rezultatele obtinute din exercitarea sarcinilor ( raspunderea
formala revine managerului ce a delegat formala revine managerului ce a delegat - - are loc asa numita are loc asa numita
<< dedublare a responsabilitatii>>) << dedublare a responsabilitatii>>)
Time Management 132
Delegarea intervine cand: Delegarea intervine cand:
managerul este aglomerat de probleme marunte si managerul este aglomerat de probleme marunte si
numeroase; numeroase;
se doreste formarea de viitori manageri; se doreste formarea de viitori manageri;
se doreste solutionarea dilemei se doreste solutionarea dilemei INCREDERE INCREDERE CONTROL CONTROL
CONTROL + X = INCREDERE CONTROL + X = INCREDERE X X (orice amplificare a (orice amplificare a
controlului exercitat de catre manageri genereaza controlului exercitat de catre manageri genereaza
reducerea increderii percepute de subordonat) reducerea increderii percepute de subordonat)
INCREDERE + X = CONTROL INCREDERE + X = CONTROL X X (sporirea increderii (sporirea increderii
in persoana delegata genereaza diminuarea controlului in persoana delegata genereaza diminuarea controlului
din partea managerului). din partea managerului).
METODE DE GESTIONARE EFICIENTA
A TIMPULUI MANAGERILOR
Time Management 133
Regulile care trebuie respectate de catre manager in cazul Regulile care trebuie respectate de catre manager in cazul
delegarii: delegarii:
delegarea sa vizeze sarcini de importanta minora si mediu delegarea sa vizeze sarcini de importanta minora si mediu
(operationale); (operationale);
transmiterea sarcinilor sa se faca cat mai clar in scris; transmiterea sarcinilor sa se faca cat mai clar in scris;
controlul exercitat sa urmareasca rezultatele si nu modul lor de controlul exercitat sa urmareasca rezultatele si nu modul lor de
indeplinire; indeplinire;
sa se asigure un climat favorabil de incredere; sa se asigure un climat favorabil de incredere;
responsabilitatea fata de superiori pentru sarcinile delegate responsabilitatea fata de superiori pentru sarcinile delegate
revine integral managerului care a realizat delegarea. revine integral managerului care a realizat delegarea.
Time Management 134
ETAPELE PROCESULUI DE DELEGARE ETAPELE PROCESULUI DE DELEGARE
Gruparea tuturor sarcinilor aferente postului respectiv pe trei Gruparea tuturor sarcinilor aferente postului respectiv pe trei
categorii din punct de vedere al delegarii (posibila, probabila, categorii din punct de vedere al delegarii (posibila, probabila,
imposibila); imposibila);
Aprobarea delegarii de catre managerul superior; Aprobarea delegarii de catre managerul superior;
Transmiterea in scris a sarcinilor, competentelor si Transmiterea in scris a sarcinilor, competentelor si
responsabilitatilor delegate persoanei desemnate in acest responsabilitatilor delegate persoanei desemnate in acest
scop; scop;
Evaluarea rezultatelor delegarii efectuata de catre manager si Evaluarea rezultatelor delegarii efectuata de catre manager si
recompensarea/sanctionarea corespunzatoare; recompensarea/sanctionarea corespunzatoare;
Time Management 135
AVANTAJELE UTILIZARII DELEGARII AVANTAJELE UTILIZARII DELEGARII
folosirea mai eficienta a potentialului de conducere prin folosirea mai eficienta a potentialului de conducere prin
degrevarea managerilor de problemele operationale care degrevarea managerilor de problemele operationale care
pot fi solutionate si de catre alte persoane; pot fi solutionate si de catre alte persoane;
valorificarea mai buna a potentialului subordonatilor si valorificarea mai buna a potentialului subordonatilor si
stimularea creativitatii acestora; stimularea creativitatii acestora;
crearea unor conditii favorabile pentru formare a viitorilor crearea unor conditii favorabile pentru formare a viitorilor
manageri; manageri;
Time Management 136
LIMITELE DELEGARII LIMITELE DELEGARII
practicarea aceluiasi stil de management; practicarea aceluiasi stil de management;
temerile din partea managerilor superiori in legatura cu temerile din partea managerilor superiori in legatura cu
pierderea posturilor daca subordonatii delegati se pierderea posturilor daca subordonatii delegati se
dovedesc a fi mai eficienti. dovedesc a fi mai eficienti.
Time Management 137
2. SEDINTA 2. SEDINTA
Este o reuniune a mai multor persoane, pentru o anumita Este o reuniune a mai multor persoane, pentru o anumita
perioada de timp, sub coordonarea unui cadru de conducere, perioada de timp, sub coordonarea unui cadru de conducere,
in vederea solutionarii comune a mai multor probleme de in vederea solutionarii comune a mai multor probleme de
interes general, avand caracter informational sau decizional. interes general, avand caracter informational sau decizional.
Time Management 138
TIPOLOGIA SEDINTELOR TIPOLOGIA SEDINTELOR
Utilizate in procesul de conducere sedintele pot fi: Utilizate in procesul de conducere sedintele pot fi:
sedinte de informare sedinte de informare - - se produc ori de cate ori este nevoie; se produc ori de cate ori este nevoie;
sedinte decizionale sedinte decizionale ale top managementului sau consiliului ale top managementului sau consiliului
de administratie; de administratie;
sedinte de armonizare; sedinte de armonizare;
sedinte de explorare sedinte de explorare cautare de raspunsuri; cautare de raspunsuri;
Time Management 139
De asemenea sedintele mai pot fi: De asemenea sedintele mai pot fi:
sedinte de tip fata in fata sedinte de tip fata in fata ( cu un singur participant); ( cu un singur participant);
sedinte informale sedinte informale in vederea rezolvarii unor probleme in vederea rezolvarii unor probleme
operationale presante; operationale presante;
sedinte regulate sedinte regulate ( Consiliul de Administratie, Sedinta Top ( Consiliul de Administratie, Sedinta Top
Managementului); Managementului);
sedinta publica sedinta publica - - transmiterea publica a unui punct de transmiterea publica a unui punct de
vedere sau a unei informatii despre organizatia respectiva fara vedere sau a unei informatii despre organizatia respectiva fara
a astepta o reactie din partea participantilor); a astepta o reactie din partea participantilor);
sedinta de brainstorming sedinta de brainstorming sedinta in care sunt prezentate sedinta in care sunt prezentate
in comun idei creative; in comun idei creative;
Time Management 140
ETAPELE DESFASURARII SEDINTEI ETAPELE DESFASURARII SEDINTEI
Pregatirea sedintei Pregatirea sedintei include pregatirea agendei, transmiterea include pregatirea agendei, transmiterea
acesteia catre participanti cu cel putin 2 zile inainte de acesteia catre participanti cu cel putin 2 zile inainte de
desfasurare, stabilirea datei , locului, duratei si subiectului desfasurare, stabilirea datei , locului, duratei si subiectului
sedintei si anuntarea participantilor. sedintei si anuntarea participantilor.
Deschiderea sedintei Deschiderea sedintei se face de catre cel care a initiat se face de catre cel care a initiat
sedinta, se prezinta ordinea de zi, paricipantii, vorbitorii si sedinta, se prezinta ordinea de zi, paricipantii, vorbitorii si
problemele ce se vor discuta, concluziile orientative la care ar problemele ce se vor discuta, concluziile orientative la care ar
trebui sa se ajunga. trebui sa se ajunga.
Desfasurarea sedintei Desfasurarea sedintei - - discursuri, discutii, controverse etc; discursuri, discutii, controverse etc;
Finalizarea sedintei Finalizarea sedintei - - pentru eficienta o sedinta nu trebuie sa pentru eficienta o sedinta nu trebuie sa
dureze mai mult de 1,5 maxim 2 ore, de aceea conducatorul dureze mai mult de 1,5 maxim 2 ore, de aceea conducatorul
trebuie sa puna punct prin concluzii asupra problemelor discutat trebuie sa puna punct prin concluzii asupra problemelor discutate, e,
eventual stabilirea unei alte sedinte pentru continuarea eventual stabilirea unei alte sedinte pentru continuarea
dezbaterilor daca timpul a fost insuficient. dezbaterilor daca timpul a fost insuficient.
Time Management 141
AVANTAJELE UTILIZARII SEDINTEI AVANTAJELE UTILIZARII SEDINTEI
posibilitati mai mari de informare a personalului si posibilitati mai mari de informare a personalului si
fundamentare a deciziilor; fundamentare a deciziilor;
facilitarea schimbului de experienta intre persoane; facilitarea schimbului de experienta intre persoane;
Time Management 142
LIMITELE (Dezavantajele) UTILIZARII SEDINTEI LIMITELE (Dezavantajele) UTILIZARII SEDINTEI
consum mare de timp; consum mare de timp;
pierderea de idei valoroase emise de participanti in cazul pierderea de idei valoroase emise de participanti in cazul
neconsemnarii acestora in scris de catre secretarul de sedinta; neconsemnarii acestora in scris de catre secretarul de sedinta;
Time Management 143
3. Tabloul de bord 3. Tabloul de bord
Tabloul de bord este un ansamblu de informatii curente Tabloul de bord este un ansamblu de informatii curente
prezentate intr prezentate intr- -o forma scriptica, prestabilita, referitoare la o forma scriptica, prestabilita, referitoare la
rezultatele activitatilor subordonate unui manager si la rezultatele activitatilor subordonate unui manager si la
principalii factori ce conditioneaza eficienta in vederea principalii factori ce conditioneaza eficienta in vederea
cunoasterii aprofundate si adaptarii deciziilor ce se impun a fi cunoasterii aprofundate si adaptarii deciziilor ce se impun a fi
luate. luate.
Este compus din tabele, grafice, rapoarte si situatii Este compus din tabele, grafice, rapoarte si situatii
comparative care de regula includ urmatoarele informatii: comparative care de regula includ urmatoarele informatii:
informatii privind natura indicatorului; informatii privind natura indicatorului;
unitatea de masura; unitatea de masura;
nivelul previzionat; nivelul previzionat;
nivelul realizat; nivelul realizat;
diferenta absoluta sau procentuala (abateri +/ diferenta absoluta sau procentuala (abateri +/- -); );
factori de influenta / cauze ce i factori de influenta / cauze ce i- -au generat; au generat;
De regula, in prezent acesta se mentine si actualizeaza in De regula, in prezent acesta se mentine si actualizeaza in
format electronic. format electronic.
Time Management 144
CERINTE PENTRU REALIZAREA TABLOULUI DE BORD CERINTE PENTRU REALIZAREA TABLOULUI DE BORD
sa cuprinda informatii privind activitatea din domeniul condus sa cuprinda informatii privind activitatea din domeniul condus ; ;
informatiile sa fie relevante si sa exprime ceva; informatiile sa fie relevante si sa exprime ceva;
informatiile sa reflecte tendintele de evolutie a fenomenelor informatiile sa reflecte tendintele de evolutie a fenomenelor
economice; economice;
structura informatiilor sa fie clara explicita si expresiva; structura informatiilor sa fie clara explicita si expresiva;
tabloul de bord trebuie sa refecte rezultatele obtinute si tabloul de bord trebuie sa refecte rezultatele obtinute si
cauzele ce au generat diverse tendinte; cauzele ce au generat diverse tendinte;
adaptabilitatea tabloului de bord la utilizarea operativa adaptabilitatea tabloului de bord la utilizarea operativa
tabloul de bord trebuie sa fie eficient prin prisma costurilor tabloul de bord trebuie sa fie eficient prin prisma costurilor
implicate de realizarea sa. implicate de realizarea sa.
Time Management 145
FUNCTIILE TABLOULUI DE BORD FUNCTIILE TABLOULUI DE BORD
de avertizare de avertizare
de evaluare de evaluare diagnosticare diagnosticare
de eliminare a aspectelor negative de eliminare a aspectelor negative
de generalizare a aspectelor pozitive de generalizare a aspectelor pozitive
Time Management 146
TIPOLOGIA TABLOURILOR DE BORD TIPOLOGIA TABLOURILOR DE BORD
Dupa sfera de cuprindere Dupa sfera de cuprindere TB complet TB complet
TB restrans (selectiv) TB restrans (selectiv)
Dupa natura mijloacelor de tratare a informatiilor Dupa natura mijloacelor de tratare a informatiilor
TB clasic (suport hartie) TB clasic (suport hartie)
TB computerizat TB computerizat
Time Management 147
AVANTAJELE UTILIZARII Tabloului de Bord AVANTAJELE UTILIZARII Tabloului de Bord
Informarea operativa completa asupra aspectelor activitatii Informarea operativa completa asupra aspectelor activitatii
conduse; conduse;
Fundamentarea eficienta a deciziilor; Fundamentarea eficienta a deciziilor;
Sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea Sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea
condusa; condusa;
Intarirea controlului; Intarirea controlului;
Time Management 148
LIMITELE UTILIZARII TB LIMITELE UTILIZARII TB
Inregistrarea si transmiterea repetata a unor informatii; Inregistrarea si transmiterea repetata a unor informatii;
Volum mare de munca necesar aducerii la zi a informatiilor; Volum mare de munca necesar aducerii la zi a informatiilor;
Cost relativ ridicat al selectarii, prelucrarii si transmiterii Cost relativ ridicat al selectarii, prelucrarii si transmiterii
informatiilor, resurse umane si materiale implicate. informatiilor, resurse umane si materiale implicate.
Time Management 149
4. Scurte concluzii privind programarea activitatii manageriale 4. Scurte concluzii privind programarea activitatii manageriale
eficiente eficiente
Pentru a Pentru a ncadra proiectul ncadra proiectul n timpul alocat, n timpul alocat, un bun manager trebuie un bun manager trebuie: :
s dispun permanent de informa s dispun permanent de informa ii actualizate despre derularea activit ii actualizate despre derularea activit ilor ilor
i etapelor proiectului inclusiv a problemelor aprute i etapelor proiectului inclusiv a problemelor aprute; ;
s analizeze periodic progresul proiectului cu personalul proiec s analizeze periodic progresul proiectului cu personalul proiectului cu tului cu
factorii implica factorii implica i, cu finan i, cu finan atorii; atorii;
s aib alternative s aib alternative n ceea ce prive n ceea ce prive te partenerii te partenerii i furnizorii proiectului; i furnizorii proiectului;
s redefineasc s redefineasc, d , dac este cazul ac este cazul, p , priorit riorit ile etapelor, d ile etapelor, drumul critic etc.; rumul critic etc.;
s s ntocmeasc planuri alternative pentru readucerea proiectului ntocmeasc planuri alternative pentru readucerea proiectului n n
parametri normali parametri normali n situa n situa ia ia n care activitatea a fost perturbat n care activitatea a fost perturbat; ;
s fie permanent un exemplu s fie permanent un exemplu n ceea ce prive n ceea ce prive te respectarea termenelor, te respectarea termenelor,
fr a uita fr a uita ns scopurile ce trebuie realizate ns scopurile ce trebuie realizate. .
Time Management 150
Concluzii privind importanta planificarii
Concluzii privind importanta planificarii
timpului pentru eficientizarea oricarei
timpului pentru eficientizarea oricarei
activitati
activitati
Time Management 151
Concluzii
Concluzii
privind
privind
importanta
importanta
planificarii
planificarii
timpului
timpului
pentru
pentru
eficientizarea
eficientizarea
oricarei
oricarei
activitati
activitati
Fiind Fiind o o resursa resursa limitata limitata si si dinamic dinamic unidirectionala, unidirectionala, timpul timpul trebuie trebuie
planificat planificat astfel astfel incat incat sa sa poata poata fi fi utilizat utilizat cu maxim de cu maxim de eficienta eficienta; ;
De De asemenea asemenea, , fiind fiind una una dintre dintre putinele putinele resurse resurse care se care se
autoconsuma autoconsuma ireversibil ireversibil eficienta eficienta folosirii folosirii acestuia acestuia este este cu cu atat atat
mai mai mult mult importanta importanta
Time Management 152
Concluzii Concluzii privind privindimportanta importantaplanificarii planificarii timpului timpului pentru pentru
eficientizarea eficientizareaoricarei oricarei activitati activitati
Managementul eficient al timpului este esential in orice profesi Managementul eficient al timpului este esential in orice profesie si in e si in
orice domeniu de activitate. Oricine isi poate imbunatati capaci orice domeniu de activitate. Oricine isi poate imbunatati capacitatea de tatea de
organizare a timpului, castigand beneficii importante din aceast organizare a timpului, castigand beneficii importante din aceasta. Felul a. Felul
in care cineva isi organizeaza timpul va avea intotdeauna un imp in care cineva isi organizeaza timpul va avea intotdeauna un impact act
direct asupra celor cu care lucreaza (pozitiv sau negativ!), ast direct asupra celor cu care lucreaza (pozitiv sau negativ!), astfel ca fel ca
merita sa alocati timp dezvoltarii anumitor instrumente si tehni merita sa alocati timp dezvoltarii anumitor instrumente si tehnici care sa ci care sa
va ajute sa va organizati timpul eficient si sa va atingeti obie va ajute sa va organizati timpul eficient si sa va atingeti obiectivele ctivele
respectand termenele limita. respectand termenele limita.
Exista cateva principii simple de care va puteti ajuta pentru a Exista cateva principii simple de care va puteti ajuta pentru a va folosi va folosi
cat mai eficient timpul si care va faciliteaza divizarea obiecti cat mai eficient timpul si care va faciliteaza divizarea obiectivelor pe velor pe
termen lung in actiuni controlabile pe termen mediu si scurt. termen lung in actiuni controlabile pe termen mediu si scurt.
1. Stabilirea obiectivelor 2. Transformarea lor in obiective SMA 1. Stabilirea obiectivelor 2. Transformarea lor in obiective SMART RT
3. Cunoasterea sarcinilor 4. Cunoasterea constrangerilor 3. Cunoasterea sarcinilor 4. Cunoasterea constrangerilor
5. Stabilirea prioritatilor 6. Planificarea sarcinilor 5. Stabilirea prioritatilor 6. Planificarea sarcinilor
Time Management 153
Concluzii
Concluzii
privind
privind
importanta
importanta
planificarii
planificarii
timpului
timpului
pentru
pentru
eficientizarea
eficientizarea
oricarei
oricarei
activitati
activitati
Managementul eficient al timpului inseamna a fi Managementul eficient al timpului inseamna a fi
capabil de a: capabil de a:
Estima in mod realist timpul necesar pentru indeplinirea unei Estima in mod realist timpul necesar pentru indeplinirea unei
sarcini in functie de complexitatea acesteia. sarcini in functie de complexitatea acesteia.
Stabili prioritatile in realizarea sarcinilor in functie de Stabili prioritatile in realizarea sarcinilor in functie de
importanta, urgenta si/sau rezultatele estimate ale acestora. importanta, urgenta si/sau rezultatele estimate ale acestora.
Organiza propriile activitati pentru a respecta termenele Organiza propriile activitati pentru a respecta termenele
limita. limita.
Delega responsibilitatile persoanelor adecvate pentru a va Delega responsibilitatile persoanelor adecvate pentru a va
ajuta sa atingeti mai multe termene limita simultan. ajuta sa atingeti mai multe termene limita simultan.
Time Management 154
Concluzii
Concluzii
privind
privind
importanta
importanta
planificarii
planificarii
timpului
timpului
pentru
pentru
eficientizarea
eficientizarea
oricarei
oricarei
activitati
activitati
Parcurgerea Parcurgerea acestui acestui curs a curs a urmarit urmarit: :
Constientizarea Constientizarea importantei importantei planificarii planificarii oricarei oricarei activitati activitati inclusiv inclusiv
a a planificarii planificarii resurselor resurselor de de timp timp in in cazul cazul unui unui proiect; proiect;
Dezvoltarea Dezvoltarea cunostintelor cunostintelor si si deprinderilor deprinderilor de de planificare planificare eficienta eficienta
a a scopului scopului si si obiectivelor obiectivelor pentru pentru orice orice activitate; activitate;
Identificarea Identificarea capcanelor capcanelor in in folosirea folosirea timpului timpului si si gasirea gasirea
modalitatilor modalitatilor de de eliminare eliminare a a acestora. acestora.
Insusirea Insusirea de de cunostinte cunostinte teoretico teoretico- -metodologice metodologice privind privind
managementul managementul timpului timpului in general, in general, reguli reguli valabile valabile si si pentru pentru
managerii managerii de de proiect proiect si si echipele echipele pe pe care le care le conduc conduc
Time Management 155
Concluzii
Concluzii
privind
privind
importanta
importanta
planificarii
planificarii
timpului
timpului
pentru
pentru
eficientizarea
eficientizarea
oricarei
oricarei
activitati
activitati
Constientizarea faptului ca organizarea deficienta a activitatil Constientizarea faptului ca organizarea deficienta a activitatilor or
proiectului poate duce pe de proiectului poate duce pe de- -o parte la prelungirea termenului o parte la prelungirea termenului
de finalizare al acestuia iar pe de alta la chiar la esecul de finalizare al acestuia iar pe de alta la chiar la esecul
proiectului proiectului
Buna Buna comunicare comunicare in in cadrul cadrul echipei echipei de de proiect proiect privind privind
planificarea planificarea activitatilor activitatilor curente curente este este un pas in un pas in realizarea realizarea unui unui
management management eficient eficient al al timpului timpului
Utilizarea Utilizarea celor celor mai mai potrivite potrivite metode metode si si tehnici tehnici de de gestionare gestionare a a
timpului timpului in in proiect proiect in in functie functie de de specificul specificul acestuia acestuia chiar chiar daca daca
diagramele diagramele de de timp timp ( (graficul graficul Gantt) Gantt) si si de de activitati activitati (Work (Work
Breackdown Breackdown Structure) Structure) sunt sunt folosite folosite pentru pentru orice orice proiect proiect. .
Time Management 156
End
End
Succes in continuare !
Succes in continuare !

Managementul Timpului

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Managementul Timpului

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MANAGEMENTUL TIMPULUI IN

Você também pode gostar